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Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 --

FORMULAS
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de
clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=). Ejemplo:

La
siguiente frmula multiplica valor 1 * valor 2, a continuacin, suma 5 al resultado.

Para los porcentajes

Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que
se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11
porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y,
a continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a
continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
1

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 --

=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican
a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los
valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
En el siguiente ejemplo vamos a realizar tres operaciones, par esto debemos utilizar
parntesis para separar una operacin de otra.
Las notas 1,2 y 3 equivalen al 10% de la nota final.

Operadores aritmticos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin,
combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores
aritmticos.

Operador
aritmtico

Significado
(Ejemplo)

+ (signo ms)

Suma (3+3)

- (signo menos)

Resta (3-1)
Negacin (-1)

* (asterisco)

Multiplicacin
(3*3)

/ (barra oblicua)

Divisin (3/3)

% (signo de
porcentaje)

Porcentaje (20%)

^ (acento

Exponenciacin
2

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -circunflejo)

(3^2)

Operadores de comparacin
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan
dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o
FALSO.
Operadores de referencia
Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores.

Operador
de
referencia

Significado (Ejemplo)

: (dos
puntos)

Operador de rango que genera una


referencia a todas las celdas entre dos
referencias, stas incluidas (B5:B15)

, (coma)

Operador de unin que combina varias


referencias en una sola
(SUMA(B5:B15,D5:D15))

Operador de interseccin que genera


(espacio) una referencia a celdas comunes a las
dos referencias (B7:D7 C6:C8)

FUNCIONES
Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el
nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin
separados por comas y un parntesis de cierre

1. Funcin Autosuma
3

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Consiste en realizar la suma de un rango de celdas que especifiquemos y que es una de


las que se usan con ms frecuencia.
Nos ubicamos en la celda C14 como vemos en la figura. -

-una vez situados presionamos el botn autosuma :


barra de herramientas,

que lo encontramos en la

Coge por defecto el rango C11:C13 que no es correcto, as que nosotros deberemos
decirle a qu rango queremos aplicarle la autosuma, as que seleccionamos el mismo
con el ratn.

Ahora lo que vamos a hacer es que todas las dems columnas tambin nos den la
autosuma y para ello podramos ir columna por columna haciendo la misma operacin
que acabamos de ver, para facilitar las cosas est Excel, y lo que haremos ser realizar
4

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -el clculo de todas en una misma operacin; para ello presionamos C14 y una vez ah
debemos escoger Inicio-Copiar:

Seleccionamos con el ratn el rango de celdas D14:H14 para que quede as:

- ahora sobre Pegar:

2. Funcin Promedio
5

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 --

Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.


Sintaxis
PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)
Nmero1, nmero2, .

son entre 1 y 30 argumentos numricos cuyo promedio desea

obtener.
Observaciones
Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros.
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas
vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el
valor cero.
Ejemplo
A
1

Datos

10

27

2
Frmula
=PROMEDIO(A2:A6)

Descripcin (Resultado)
Promedio de los nmeros anteriores (11)

3. Funcin Min
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
6

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -Sintaxis


MIN(nmero1;nmero2; ...)Nmero1, nmero2, ...

son entre 1 y 30 nmeros de los

que desea encontrar el valor mnimo.


Observaciones
Puede especificar los argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos
o representaciones numricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o
texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz
o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de
la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores lgicos o el texto no deben
pasarse por alto, utilice la funcin MINA.
Ejemplo
A
1
2
3

Datos
10
7

4
5
6

9
27
2
Frmula
=MIN(A2:A6)

Descripcin (Resultado)
El menor de los nmeros anteriores (2)

4. Funcin Max
7

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MAX(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2, ...

son entre 1 y 30 nmeros de los cuales desea encontrar el

valor mximo.
Observaciones
Puede especificar los argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos
o representaciones numricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o
texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz
o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de
la matriz o referencia se pasan por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto
los valores lgicos y el texto.
Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.

A
1
2
3

Datos
10
7

4
5
6

9
27
2
8

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 --

Frmula
=MAX(A2:A6)

Descripcin (Resultado)
El mayor de los nmeros anteriores (27)
5. FUNCION SI

Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho


argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica es

cualquier

valor

expresin

que

pueda

evaluarse

como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la


celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la
expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de
comparacin.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de
presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin
SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento
devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico
VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.
Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el
argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto
"Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se
devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en
9

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el
parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra
frmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Vea el ltimo de los ejemplos
siguientes.

Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI


devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matriz
se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI.

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar
los datos basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces
que aparece una cadena de texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice
la funcin de hoja de clculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basndose en una
cadena de texto o un nmero dentro de un rango, utilice la funcin SUMAR.SI.
Obtenga informacin sobre calcular un valor basado en una condicin.

Ejemplo 1
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo realiza en una hoja de clculo en
blanco.
A
1

Datos

2
10

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 --

50
Frmula
=SI(A2<=100;"Dentro
presupuesto";"Presupuesto
excedido")

Descripcin (Resultado)
de

Si el nmero anterior es menor o


igual que 100, la frmula muestra
"Dentro de presupuesto". De lo
contrario,
la
funcin
mostrar
"Presupuesto excedido" (Dentro de
presupuesto)

=SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"")

Si el nmero anterior es 100, se


calcula el rango B5:B15. En caso
contrario, se devuelve texto vaco ("")
()

Ejemplo 2
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en
blanco.
Herramientas, elija Auditora de frmulas y, a continuacin, haga clic en Modo de
auditora de frmulas.
A

Gastos reales

Gastos previstos

1500

900

500

900

500

925

Frmula

Descripcin (Resultado)

=SI(A2>B2;"Presupuesto
excedido";"Aceptar")

Comprueba si la primera fila sobrepasa


el presupuesto (Presupuesto excedido)

=SI(A3>B3;"Presupuesto
excedido";"Aceptar")

Comprueba si la segunda fila sobrepasa


el presupuesto (Aceptar)

11

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -Ejemplo 3


El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en
blanco.
A
1
2
3

Puntuacin
45
90

4
78

Frmula

Descripcin
(Resultado)

=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F
"))))

Asigna
una
puntuacin de
una letra al
primer
resultado (F)

=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F
"))))

Asigna
una
puntuacin de
una letra al
segundo
resultado (A)

=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F
"))))

Asigna
una
puntuacin de
una letra al
tercer
resultado (C)

En el ejemplo anterior, la segunda instruccin SI representa tambin el argumento


valor_si_falso de la primera instruccin SI. De manera similar, la tercera instruccin SI
es el argumento valor_si_falso de la segunda instruccin SI. Por ejemplo, si el primer
argumento prueba_lgica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si
12

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -el primer argumento prueba_lgica es FALSO, se evala la segunda instruccin SI y as
sucesivamente.
Las letras de puntuacin se asignan a nmeros utilizando la siguiente clave.
Si la puntuacin es

La funcin devuelve

Mayor que 89

De 80 a 89

De 70 a 79

De 60 a 69

Menor que 60

F
6. FUNCIN BUSCARV

Esta funcin nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una
vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que
deseamos obtener.
Estructura: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos
donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)
Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento, de
forma vertical el valor que ponemos en el primer argumento. Normalmente esta
bsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna est ordenada. Si los
valores no lo estuvieran tenemos que indicrselo para que pueda encontrar el dato. Si
la tabla no est ordenada deberemos escribir Falso en el argumento que hemos
llamado Ordenado.
Ejemplo: Vamos a crear una pequea hoja en la que segn el cdigo de un artculo nos
devuelva la descripcin de este dependiendo de una lista. Para ello primero de todo
necesitaremos una tabla de valores. Imaginemos que la introducimos a partir de la
celda A5 donde escribiremos el primer cdigo, por ejemplo X-1. En la celda B5 la
descripcin: Coches. En la celda A6 escribiremos X-2 y en la B6: Camiones... y as
todos los valores que queramos.
Lo que desearemos es que el usuario de esta hoja introduzca un cdigo en la celda A1
y automticamente en la celda A2 aparezca la descripcin que depende del cdigo.
13

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -Para ello solamente tendremos que escribir la funcin siguiente en la celda A2.
=BUSCARV(A1;A5:B8;2;FALSO)
Explicaremos detenidamente los argumentos de esta funcin para terminar de entender
el funcionamiento. En esta funcin buscamos el valor de la celda A1, dentro de la matriz
A5:B8, recuerda que Excel busca primero por la primera columna. Como resultado nos
mostrar lo que encuentre en la segunda columna de la fila del valor encontrado.

Ordenar una tabla de datos


A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar
por un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer
apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos
acceder a la pestaa Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de
ordenacin o bien pulsar sobre uno de los botones
de la seccin Ordenar y
filtrar para que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Estos
botones tambin estn disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la
pestaa junto al encabezado de la columna.
Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo
ordenar la lista por el primer apellido ms la fecha de nacimiento, en la
pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de
dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que
queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para aadir un campo), si
ordenamos segn el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Segn), y
el Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico (A a Z o Z a A)
o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la
tabla se guardan los nombres de das de la semana o meses, la ordenacin
alfabtica no sera correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los
valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y as el criterio
de ordenacin seguir el mismo patrn.

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Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,


aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se
ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems
niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para
abrir el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones
en el criterio de la ordenacin.

REFERENCIAS.

Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de frmulas


y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas
que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula.
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Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos
=SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido
de B1.
Existen 3 tipos de referencias:

Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la


formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace
con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula.
Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto.
Supongamos el ejemplo:
A

15

20

=A1+2

30

3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha
y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2 . Lo que variar es la
referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el
nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila
hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2 , resultado =B2+2 . Para mantener en la frmula
sumar 2 al contenido de la celda superior.
Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la
formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.
Supongamos el ejemplo:
A

15

20

=$A$1+2

30

3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la
derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila
encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2 . Una referencia
de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda
en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la
frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o
columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas
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frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias


absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3,
permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Frmula copiada con referencia absoluta


Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos
hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.
Supongamos el ejemplo:
A

15

20

=$A1+2

30

3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna
aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el
signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez
de 1 y el resultado ser =$A2+2 .
Supongamos el ejemplo:
A

15

20

=A$1+2

30

3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque
se copie una fila hacia abajo sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la
columna, al copiarla una columna ms a la derecha la columna cambiar por B en
vez de A y el resultado ser =B$1+2 .

Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la
columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).
Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y
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absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).
Otra opcin, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la
formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar
sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos de referencias que
podemos hacer con la celda.

Referencias a otras hojas o libros


Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir
referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.
Referencia a otras hojas.
Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja
seguido del signo de exclamacin y el nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia est diciendo que coja la celda A2 de la hoja
Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera
de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el nombre de la hoja
entre comillas simples ' '.
Referencia a otros libros.
Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro
entre corchetes y el resto como acabamos de ver.
Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se
encuentra en el libro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2.
Muy importante: Fjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya
espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.

GRAFICOS
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Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 --

Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y


facilita su interpretacin.
Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos
introducidos en una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e
inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que
una serie de datos clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como
cualquier otro objeto.
- Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico,
en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.

Crear grficos
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin
Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de


celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma,
Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el
grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo
de error en los datos que solicita.
Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra
disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar
haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue
el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de grficos podrs
encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra
Todos los tipos de grfico...

19

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar
grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la
seccin Grficos.

Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa
Aceptar para empezar a crearlo.
Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo
insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico
escogido. Si has decidido probar suerte y no tenas celdas seleccionadas, debers
seguir leyendo los siguientes apartados.
Aadir una serie de datos
Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos
queremos que aparezcan en el grfico.
Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas
para mostrarnos nuevas opciones.
Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:

20

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 --

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente


cuadro de dilogo:

Observa detenidamente el contenido de esta ventana.


Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el
grfico.
21

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos
seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de
la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y
345.
Pulsa el botn
y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de
texto con el rango correcto.
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje
horizontal (categoras) y otros al eje vertical (series).
Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse
(por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la
imagen) se bastan con uno solo.
Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la
leyenda del grfico.
Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto
en las series como en las categoras.
Haciendo clic en el botn Cambiar
fila/columna podremos permutar
los datos de las series y pasarlas a
las categoras y viceversa. Este
botn acta del mismo modo que el
que podemos encontrar en la
banda de opciones Cambiar entre
filas
y
columnas
(pestaa
Diseo).
Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de
dilogo desde donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o
estn ocultas.

Modificar las caractersticas del grfico

En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto


del grfico.
Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de
fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin
Ejes:
22

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 --

Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se


mostrarn en el grfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y
arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada.
Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico.
Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn
modificar el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.

La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos
bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).
Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los
grficos tridimensionales disponibles:

23

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas,
as que despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders
perfectamente sus comportamientos y resultados.
Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que
puedes sacarle a estas caractersticas.
Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde
encontrars la seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para
enriquecer la visualizacin de los objetos que insertemos).

Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos.


Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus
componentes (reas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que ms se ajuste
a lo que buscas.
Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de
forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar an ms el estilo
del grfico.
Modificar el tamao de un grfico

Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo.


Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que
explicaremos a continuacin:
Los
controles
cuadrados
establecen el ancho y largo del
objeto, haz clic sobre ellos y
arrstralos para modificar sus
dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los
controles
circulares
podrs
modificar su tamao mantiendo el

24

Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrs escalar el objeto y hacerlo
ms grande o pequeo.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma

podrs hacer clic y arrastrarlo a la posicin deseada.

Modificar la posicin de un grfico

Excel te permite decidir la posicin del grfico en el documento.


Adems de poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo tambin
podrs establecer su ubicacin.
Para ello haz clic en el botn Mover grfico que encontrars en la pestaa

Diseo

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

La primera opcin Hoja nueva te permite establecer el grfico como una hoja nueva.
Tendrs la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs
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Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -contrastar los datos nmericos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del
formato que quieras utilizar.
Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya
existente.
Si utilizas este mtodo, el grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la
posicin y con el tamao que t elijas.

Proteger libros de trabajo

Excel2007 nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseas.


Existen dos tipos de contraseas:
Contrasea para abrir: para que slo puedan acceder al libro aquellas personas que
conocen la contrasea.
Contrasea de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero
solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contrasea.
Las contraseas pueden tener como mximo 15 caracteres, distinguiendo entre
maysculas y minsculas.
Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, sigue los siguientes pasos:
Seleccionar el Botn Office.
Elegir la opcin PREPARAR...

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Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 --

Hacer clic en cifrar documento.

Elegir la opcin Opciones generales...


Aparecer el cuadro de dilogo Opciones para guardar que te mostramos a
continuacin:

Escribir la contrasea en el recuadro Contrasea


Al escribir la contrasea aparecern ***** para que nadie pueda verla.
Hacer clic sobre el botn

Aceptar.

Aparecer el cuadro de
la derecha para confirmar la
(es
una
forma
de

dilogo de
contrasea
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Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -asegurarnos que la contrasea que introduzcamos es la deseada y no nos hemos
equivocado).
Volver a escribir la contrasea en el recuadro.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para salir de la confirmacin.
Si no hemos escrito las dos veces la misma contrasea, Excel2007 nos pedir volver
a introducirla.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de guardar como.
El efecto de la proteccin al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de
abrirlo.
Si hemos utilizado una contrasea para
abrir, aparecer el cuadro de dilogo de la
derecha.
Si conocemos la contrasea, la escribimos en
el recuadro y Aceptar. Excel2007 recuperar
el libro para poder realizar cualquier
modificacin sobre ste.
Si no conocemos la contrasea, Excel2007 no nos dejar abrirlo.
Si
hemos
utilizado
una
contrasea
de
escritura,
aparecer el cuadro de dilogo
de la derecha.
Si conocemos la contrasea, la
escribimos en el recuadro y
Aceptar.
Excel2007 recuperar el libro para poder realizar cualquier modificacin sobre ste.
Si no conocemos la contrasea, podremos pulsar el botn Slo lectura en cuyo caso
Excel2007 lo abrir pero cualquier modificacin se tendr que guardar con otro
nombre.
Si queremos borrar una contrasea, tenemos que abrir el libro con la contrasea
para tener la posibilidad de modificarlo, y a continuacin realizar los mismos pasos
que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro de contrasea.

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Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 --

Adems de la proteccin mediante contraseas para los libros de trabajo, Excel2007


ofrece varias rdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que
realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no
queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja.
Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por
defecto todas las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios,
pero no nos damos cuenta ya que la hoja no est protegida, para que realmente se
bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de clculo.
Para desbloquear las celdas que queremos variar en algn momento sigue los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar
variaciones.
Seleccionar la pestaa Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se
encuentra bajo la seccin Fuente.
Hacer clic
Proteger.

sobre

la

pestaa

Aparecer la ficha de la derecha:


Desactivar la casilla Bloqueada y
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si se activa la casilla Oculta, lo que
se pretende es que la frmula o el
valor de la celda no se pueda
visualizar en la barra de frmulas.
Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de
clculo, por lo tanto a continuacin tendremos que realizar los siguientes pasos:
Seleccionar la pestaa Revisar.
Hacer clic sobre el botn Proteger hoja que se encuentra en la seccin Cambios.

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Manual utilizando office 2007 -- Semana 1 -Aparecer el cuadro de dilogo Proteger hoja
de la derecha:
Dejar activada la casilla Proteger hoja y
contenido de celdas bloqueadas para
proteger el contenido de las celdas de la hoja
activa.
Activar las opciones deseadas de la casilla
Permitir a los usuarios de esta hoja de
clculo para que no tenga efecto la proteccin
para la modificacin seleccionada y desactivarla
para tener en cuenta la proteccin.
Si queremos asignar una contrasea para que
solamente pueda desproteger la hoja la
persona que sepa la contrasea, escribirla en el
recuadro Contrasea.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si hemos puesto contrasea nos pedir confirmacin de contrasea, por lo tanto
tendremos que volver a escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar.
A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrn
modificar aquellas celdas bloqueadas en un principio.
Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la
proteccin, es decir:
Seleccionar la pestaa Revisar.
Hacer clic sobre el botn Desproteger hoja que se encuentra en la seccin Cambios.
Si habamos asignado una contrasea nos la pedir, por lo que tendremos que
escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar. Si no haba contrasea asignada,
automticamente la desprotege.

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