PROCESOS DE APOYO DEL SERVICIO FARMACUTICO

(Resumen tomado del Texto: Gerencia y Administracin de Sistemas de

Suministro de Medicamentos Esenciales Cooperativa de Hospitales de Antioquia.
Cuarta edicin. Medelln- Colombia, 2005)
1. LA ADQUISICIN
El suministro de medicamentos e insumos para la salud, es uno de los aspectos
importantes en la gestin de la institucin prestadora de servicios de salud; su falta
de disponibilidad afecta a la poblacin que los requiere para la prevencin de
enfermedades, el tratamiento y la recuperacin. Por lo tanto la adquisicin, parte
de la estimacin de necesidades y su propsito es el de disponer de los
productos con calidad, en el momento oportuno, en la cantidad requerida y a
precios asequibles.
La adquisicin podemos dividirla en tres momentos, el primero es la planeacin
con un papel fundamental y determinante en toda la adquisicin. Comprende la
formulacin de polticas, la definicin de objetivos, funciones, cantidades a
comprar y la modalidad a utilizar. El segundo paso es la ejecucin, donde se lleva
a cabo la adjudicacin de insumos, la utilizacin de variables como niveles
mnimos, punto de reposicin, niveles mximos y cantidad a comprar y los
registros del servicio prestado por los proveedores. Por ltimo est la evaluacin
tanto del proceso y el cumplimiento de este frente a lo programado, como de los
resultados, disponibilidad de insumos, precios adquiridos frente a los precios del
mercado, oportunidad, calidad y servicio prestado por los proveedores.
1.1 Planeacin de las adquisiciones
Es tener claridad en los requisitos y normas a seguir, por lo tanto se deben definir
claramente: las polticas, objetivo, funciones, estimacin de necesidades, plan de
compras y la modalidad de negociacin a elegir.
Para las organizaciones y especficamente para el sistema integral de suministro
de medicamentos e insumos para la salud, es necesario conocer la demanda
esperada. Se puede cuantificar a partir de la tendencia histrica, de la
investigacin de mercados, de las proyecciones estratgicas resultantes del
manejo de ciertas variables endgenas (productos, precios y servicios) y de
variables exgenas (plan de desarrollo, crecimiento de la poblacin, perfil
epidemiolgico, competencia, las polticas econmicas y la inflacin);
complementadas con tcnicas matemticas o estadsticas que permiten predecir
con un margen mnimo de error, las unidades que se van a suministrar y sus
tendencias de variacin a travs del tiempo.

El plan de compras es por lo tanto el resultado del estimativo de necesidades y su

propsito es garantizar la disponibilidad de los productos con calidad, en el
momento oportuno, en las cantidades requeridas y a precios asequibles, para una
adecuada prestacin del servicio. Hace parte de la adquisicin de insumos, el
manejo adecuado de las donaciones, las cuales deben tenerse en cuenta en la
planeacin de las compras; en casos de emergencia es preciso hacer una
planeacin contingencial, tener claridad sobre los insumos recibidos en la
institucin por concepto de donaciones, as como el cubrimiento de sus
necesidades, con el fin de dar un uso adecuado y racional a los recursos.
Las buenas prcticas de adquisicin plantean algunas pautas tiles como:
comprar los insumos con denominacin comn internacional-DCI, limitarse a la
lista de medicamentos esenciales y a procedimientos formalmente aprobados,
comprar en volumen, valorar y monitorear a los proveedores, comprar por
concurso, pedir basados en estimativos confiables de las necesidades actuales,
desarrollar mecanismos para pagos prontos / confiables y para una adecuada
gestin financiera, trabajar sobre procedimientos escritos y claros, separar
funciones, contar con programas que verifiquen y conserven la calidad de los
productos, realizar auditoras anuales con publicacin de resultados, presentar
informes regulares en la ejecucin de la compra, con indicadores comparados
1
frente a las metas y estndares
Polticas de compras
Las polticas de compra, son las directrices a seguir por las personas involucradas
en el proceso de adquisicin, comprenden parmetros como:
x
x
x
x
x
x
x
x
x

Relacin de largo plazo con los proveedores

Responsabilidades durante el proceso
Niveles de inventario
Tiempos para los que se efecta la compra
Compra centralizada o descentralizada
Tipo de documento que legaliza la negociacin, ejemplo: contrato
Modalidad de compra que se va a seleccionar
Porcentaje de incremento mximo permitido en la negociacin.
Compras priorizando al proveedor adjudicado y en qu momento y por qu se
va a otro proveedor.
x La decisin de comprar los productos que corresponden al listado de
medicamentos esenciales de la institucin.
x Cuando y como se compran productos que no pertenecen al listado de
medicamentos esenciales
x Manejo de donaciones.
Objetivos de compras.

El objetivo de la adquisicin, establece la finalidad del proceso, involucra aspectos

como:
x Desarrollar estrategias que posibiliten la disponibilidad y accesibilidad de los
medicamentos e insumos requeridos para satisfacer las necesidades de la
poblacin a atender
x Planear, programar, ejecutar, controlar y evaluar las compras, de acuerdo con
la rotacin de inventarios definida para el perodo,
x Establecer relaciones y negociaciones que favorecen a la institucin y a los
proveedores
x Asegurar la calidad de los medicamentos e insumos para la salud desde la
adecuada gestin de proveedores, mediante el establecimiento de relaciones
basadas en la confianza y la transparencia,
x Hacer investigacin de mercados referente a precios, productos y servicios
para conocer el nivel de competitividad,
x Regular precios de medicamentos, controlando su incremento en el porcentaje
establecido de acuerdo con la poltica de cada pas, o de la organizacin.
Funciones de compras.
La funcin de compras es principalmente adquirir los medicamentos e insumos
para la salud, de acuerdo con las especificaciones tcnicas y administrativas
definidas, en el momento oportuno, al precio adjudicado y al proveedor elegido;
para lo cual se incluye:
x Asignar actividades y responsables
x Investigar las fuentes de suministro,
x Actualizar permanentemente la informacin y registro de proveedores,
x Elegir, desarrollar y valorar proveedores confiables que brinden garanta de
calidad,
x Negociar y renegociar con proveedores buscando regular precios,
x mantener actualizada la informacin de proveedores, productos, precios,
x Realizar la actualizacin de las cantidades a adquirir en un periodo
determinado.
x Evaluar la ejecucin del proceso y tomar acciones de mejora.
x Respaldar las relaciones basadas en la confianza y la transparencia.
Estimacin de necesidades y plan de compras.
La estimacin de necesidades es el proceso que cuantifica la cantidad de
medicamentos e insumos para la salud, necesarios para un periodo determinado,
con el fin de asegurar el suministro, presupuestar los costos, evaluar
comparativamente frente a la ejecucin, llevar a cabo negociaciones ms

eficientes, anticipar las necesidades de largo plazo para fabricantes o

proveedores, definir pautas de entrega parciales, etc.
Mtodos de estimacin de necesidades
a) Mtodo de perfil epidemiolgico o por Morbilidad: mtodo recomendado por
OMS, se basa en la frecuencia de la morbilidad por los esquemas de
tratamiento utilizados
b) Por consumo histrico: Se basa en el registro histrico del movimiento de los
medicamentos e insumos para la salud
c) Consumo ajustado: Este mtodo solo se utiliza cuando no se cuenta con
informacin, siendo necesario basar la estimacin en el comportamiento de
una regin similar.
La estimacin obtenida por los mtodos anteriores, se puede llevar a una
herramienta llamada PLAN DE COMPRAS, que facilita el seguimiento de su
ejecucin mensualmente. El plan de compras, es la relacin de la compra con las
finanzas, se precisa el control de la ejecucin del presupuesto de compras, con la
programacin del pago a los proveedores en los trminos comerciales y
contractuales concertados. Las compras forman parte del plan estratgico de
desarrollo de la organizacin, el cual est enmarcado dentro de la visin, misin,
objetivos y polticas. En la elaboracin de este plan, se toman en cuenta tanto las
unidades a adquirir, como su valor monetario por lnea de insumos y por tem para
un perodo.
Modalidades de compras
Licitaciones
Concertados
Abiertos
Subasta
Concursos

Internacionales
Selectivos
Consolidados

Compras
Directas

La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta factores: legislacin

vigente, gasto en el proceso, valor monetario de los productos requeridos,
servicios del proveedor y control del proceso.
La legislacin define en gran parte la naturaleza de la modalidad, por cuanto
seala tipo de compras segn la cuanta y nmero de proveedores; tambin la
modalidad de compra est dada como una poltica interna de la organizacin.
Concursos: Los proveedores son convocados a presentar sus propuestas en un
certamen en el cual las reglas de juego estn previamente fijadas; por las
caractersticas de su apertura pueden ser abiertos, si se invita por un medio
masivo de comunicacin a todos los proveedores; selectivos, si se invita a un
grupo de proveedores previamente establecido.
Concursos abiertos: las organizaciones convocan pblicamente a los
proveedores a presentar ofertas, las cuales deben someterse a exigencias
sealadas en los pliegos llamados de condiciones. Tambin se les conoce como
licitaciones pblicas y pueden tener carcter nacional o internacional. Lo
destacado de este mtodo es la posibilidad de obtener una amplia participacin de
cotizantes y con ello, precios muy favorables. Se logran adems mejores
condiciones de entrega, envases y rotulaciones especiales por tratarse de lotes
elaborados conforme a un plan especfico. Los concursos abiertos a su vez
pueden ser concertados e internacionales.
Concursos selectivos. En el concurso selectivo, los proveedores son escogidos
entre los inscritos en el krdex o registro de proveedores, e invitados a presentar
sus cotizaciones. Si bien la oferta es limitada y los precios de cotizacin pueden
no ser tan bajos, la agilidad administrativa es mayor.
Concursos consolidados. A la modalidad de concursos consolidados se recurre
cuando las diferentes organizaciones de salud de un pas o regin se unen para
hacer compras conjuntas, invitando a los proveedores a someter sus ofertas, una
vez sumadas sus necesidades de medicamentos e insumos para la salud. Uno de
los componentes del sistema acta como elemento nuclear, en la planificacin,
direccin y coordinacin del proceso. Son muchas las ventajas de los concursos
consolidados: mayor nmero de oferentes, bajos precios, fomento del desarrollo
de la industria farmacutica nacional beneficiaria de estos concursos, y grandes
posibilidades de aplicacin de programas de calidad; requiere una gil y oportuna
coordinacin intersectorial, simplificacin administrativa, una legislacin adecuada
y un proceso sistematizado.
Compras directas. En este caso ya no opera la participacin colectiva de
proveedores, se surten con una o ms cotizaciones. El sistema de salud
responsable del programa, pide tres cotizaciones directamente a fabricantes o
distribuidores inscritos en el krdex o registro de proveedores y realiza la

adjudicacin de la compra de acuerdo a pautas y polticas previamente

establecidas por la organizacin. Solo en casos de emergencias se omite las
cotizaciones, haciendo el proceso ms gil.
1.2 Ejecucin de la compra
Dentro del concepto de calidad, los proveedores forman parte integral de la
organizacin, lo que conduce a desarrollar un plan que garantice proveedores
confiables y eficaces; para lograr este propsito se cuenta con actividades de
inscripcin en el registro, eleccin, y valoracin, obteniendo un nmero selecto de
proveedores comprometidos con el aseguramiento de la calidad, estableciendo
relaciones basadas en el respeto mutuo y a largo plazo. En las relaciones con los
proveedores, el primer paso es dar a conocer las polticas y asegurarse de su
amplia difusin; con esto se est garantizando que la informacin a los
proveedores y la que stos ofrecen, corresponde a las expectativas de ambas
partes.
2

Para K. Ishikawa el objetivo fundamental de estas relaciones es el de mejorar el

aseguramiento de la calidad y eliminar las insatisfactorias condiciones existentes
3
entre el comprador y el proveedor; para lograrlo enuncia diez principios : 1.
comprador y proveedor son totalmente responsables por la garanta de calidad, 2.
comprador y proveedor deben ser independientes y respetar sta independencia,
3. el comprador debe dar informacin clara y adecuada sobre lo que desea, 4. el
contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio, condiciones
de entrega, tiempos y forma de pago, 5. el proveedor debe certificar y garantizar
una calidad satisfactoria, respaldada con datos, 6. las partes deben previamente
acordar los mtodos de evaluacin, 7. las partes deben conocer los
procedimientos para la solucin de conflictos, 8. las partes deben intercambiar la
informacin necesaria para ejecutar un mejor control de calidad, 9. las partes
deben controlar eficientemente las actividades comerciales y 10. comprador y
proveedor deben prestar siempre la debida atencin a los intereses de los
usuarios.
Para que estos principios se cumplan es necesario contar con un listado de
proveedores potenciales, invitarlos a inscribirse en el registro de proveedores y
elegir los que cumplan satisfactoriamente las condiciones de negociacin
establecidas.
a) Inscripcin en el registro de proveedores.
El registro corresponde a la inscripcin en el Krdex, para lo cual se llena un
formato con la informacin resumida sobre la identificacin del proveedor, los
productos, condiciones de distribucin, as como un espacio para el concepto de la
funcin de compras, como anexos al registro deben aparecer los documentos

exigidos de acuerdo con las condiciones administrativas y jurdicas, financieras y

tcnicas as:
x Condiciones administrativas. Incluye los aspectos organizacionales y legales
del proveedor, as como los requisitos funcionales, exigidas por cada pas.
x Condiciones financieras. Las condiciones financieras se refieren a la solidez
econmica del proveedor, as como los respaldos bancarios, se incluye
adems, lista de precios, incluyendo los precios mximo al pblico para
aquellos medicamentos que estn regulados, mtodo de ajuste de los precios,
fletes a cargo del comprador o proveedor, formas de pago, descuentos y
plazos otorgados.
x Condiciones tcnicas. Son todos los requerimientos de calidad: Buenas
prcticas de Manufactura (BPM), autorizaciones de la entidad sanitaria para la
distribucin y/o comercializacin, sistema de produccin o distribucin,
especificaciones tcnicas de los medicamentos e insumos, protocolos de
calidad para lotes, forma de entregas, procedimientos tcnicos y documentos
para pedidos y entregas, garantas de calidad, poltica de devoluciones, fichas
tcnicas, artes o positivos de los empaques de los productos.
La documentacin entregada en el inscripcin al krdex, puede valorarse y
generar un puntaje, teniendo en cuenta que hay documentos habilitantes, cuya
ausencia, deja por fuera al proveedor, ejemplo BPM. La valoracin de la
documentacin es necesaria para la aprobacin e incorporacin del proveedor al
registro de proveedores de la organizacin. Un ejemplo es partir de 100 puntos,
distribuidos en cada una de las condiciones requeridas (administrativas y jurdicas,
financieras y tcnicas), asignando un puntaje deseado que refleje el perfil del
proveedor que la organizacin, proyecto o sistema de suministro desee.
Previa a la inscripcin al Krdex de proveedores, es beneficioso un mayor
conocimiento de las organizaciones y socializar los requisitos y condiciones
alrededor de la relacin comercial a iniciar, por lo tanto los proveedores deben
tener acceso a un documento, con esta informacin.
b) Invitacin a cotizar y contraofertar.
De acuerdo con la modalidad de compra elegida, las condiciones para presentar
las cotizaciones varan. La modalidad de compra por licitacin exige un pliego de
condiciones que debe incluir: fecha y hora de apertura y cierre, especificaciones
tcnicas sobre los insumos con la denominaciones comunes internacionales (DCI),
forma farmacutica, envase, empaque, embalaje, informacin sobre los envases y
rotulacin especial para el sistema de salud, especificaciones de calidad,
documentos para licitar, formas de presentacin de la propuesta, nmeros y
fechas de entrega, forma de pago, pliza de seriedad de la propuesta, formas de

evaluacin de la propuesta (generalmente se hace por ponderacin de factores

como precio, cumplimiento y servicio), perodo mximo para adjudicar, posibilidad
de adjudicar total o parcialmente y contrato marco. En las modalidades de
concurso concertado y compras directas, las condiciones de negociacin para la
compra estn establecidas en el formato de cotizacin por producto, los
proveedores inscritos en el registro de la institucin, son invitados a cotizar y a
contraofertar, previa socializacin del pliego de condiciones y el manual de
proveedores de la institucin, documentos que buscan claridad en los requisitos
antes de la presentacin de sus ofertas. Estos documentos contienen las polticas
establecidas en cuanto a requisitos administrativos, financieros y tcnicos, legales
e internos de la institucin y los clientes.
Los proveedores que deseen presentar sus cotizaciones deben cumplir con un
pre-requisito y es tener como mnimo una valoracin o calificacin de su
documentacin y de negociaciones anteriores, sea aceptada por la organizacin.
Es importante realizar un anlisis de los resultados obtenidos durante la cotizacin
y la contraoferta, comparados contra la negociacin del perodo inmediatamente
anterior, obteniendo as porcentajes promedio de regulacin de precios.
c) Adjudicacin de la compra. Tiene por objetivo definir por un periodo, en lo
posible mnimo 1 ao, a que proveedor se har la compra de cada uno de los
productos requeridos.
El equipo evaluador de las ofertas (comit de compras), realiza un anlisis
teniendo en cuenta variables como: valoracin del servicio, valoracin de la
calidad de producto, valoracin de la documentacin entregada en el registro al
krdex, sostenimiento de la oferta, plazos de pago, cupo de crdito y precio.
El resultado de esta actividad, es la adjudicacin de cada producto a un comprado
especfico, esto se consolida en un documento utilizado para el momento de la
compra (elaboracin de pedidos parciales).
Entre las funciones del comit de compras esta: definir y evaluar la aplicacin
de la (s) poltica (s) de compras de la organizacin; verificar las cotizaciones que
respaldan la evaluacin de las ofertas y contraofertas; analizar las ofertas y
contraofertas; adjudicar los productos a los proveedores de acuerdo al orden de
parmetros previamente establecido; evaluar la ejecucin del plan o presupuesto
de compras, el estado de cartera con proveedores; analizar las novedades
reportadas en el perodo, as como tomar decisiones sobre los resultados
arrojados por los indicadores de gestin del proceso.
d) Valoracin de proveedores.
Es el proceso mediante el cual la organizacin realimenta a sus proveedores en
cuanto a la calidad tanto del servicio como de los productos recibidos en un

perodo determinado, contribuyendo de esta forma al mejoramiento contino de

ellos. Tiene como objetivo establecer unas relaciones favorables a las dos partes
(organizacin y proveedores), caracterizadas por el respeto, la confianza y el
compromiso de ambas partes de trabajar en equipo por ofrecer en todo momento
medicamentos e insumos para la salud y servicios de calidad certificada a la
poblacin demandante. Durante todo el proceso se evalan: la calidad del servicio
y la calidad del producto; en ellos se trata de compilar todos aquellos aspectos
fundamentales que debe contener la prestacin de un servicio y un producto de
excelente calidad.
En este proceso se recomiendan criterios de evaluacin como:
La calidad del servicio : se evalan factores crticos a tener en cuenta en la
prestacin del servicio, se recomienda llevar un registro diario de las no
conformidades, las cuales se comparan con la tabla de puntaje por demritos,
para obtener el resultado de valoracin para calidad del servicio, los factores ms
importantes son: la oportunidad en la entrega, la entrega del pedido completo, el
informe oportuno de la situacin del pedido, atencin al servicio, sostenimiento de
las ofertas, poltica en el manejo de devoluciones, cumplimiento de las
especificaciones administrativas, cumplimiento de requisitos solicitados en la
inscripcin al registro de proveedores o contrato firmado, si es el caso,
presentacin e implementacin del plan de mejoramiento.
La calidad del producto: tiene como objetivo fundamental evaluar el
cumplimiento de las especificaciones tcnicas de los productos recibidos en
cuanto a sus caractersticas organolpticas, fsico - qumicas, microbiolgicas y
material de acondicionamiento,
Se debe generar un registro diario de defectos detectados durante la recepcin
tcnica y administrativa, y las dificultades presentadas en el servicio durante la
solicitud de los productos, con la ejecucin de plizas de cumplimiento y calidad
cuando aplique. Cada institucin debe definir los demritos por las no
conformidades presentadas y adecuar una herramienta de valoracin que incluya
variables de servicio y variables con respecto a la calidad de los productos.
e) El momento de la compra: son una seria de variables utilizadas para definir la
cantidad a comprar o las cantidades a entregas en forma parcial cuando se
tiene un contrato de adjudicacin a largo plazo, se determina teniendo en
cuenta las directrices dadas para la adjudicacin.
Se utilizan parmetros de control como el de oferta y demanda en el pas o regin,
las dimensiones del rea de almacenamiento, componentes significativos del
inventario, la poltica de rotacin de inventarios, el nivel de existencias y la
cantidad a comprar. El momento de comprar se refiere adems, a parmetros
requeridos para controlar los inventarios, de manera que se cuente con los

insumos necesarios para la prestacin del servicio, logrando la optimizacin de los

recursos.
Para calcular los parmetros de control mencionados, as como las cantidades a
comprar, se plantean diferentes frmulas matemticas, aplicables de acuerdo a las
caractersticas de la organizacin y/o a condiciones particulares presentes en el
momento de tomar la decisin. Con el fin de optimizar el tiempo del talento
humano encargado de ejecutar la compra, conviene utilizar herramientas
computacionales, por ejemplo tablas de excell o, preferiblemente, softwares o
programas integrales para el manejo de los suministros. En todo caso, tener
claridad sobre el tiempo para el que se compra o perodo de cubrimiento (TC),
atendiendo las polticas previamente establecidas.
Descripcin de las variables y parmetros a tener en cuenta:
Consumo promedio (CP). Es el registro de las cantidades despachadas en
promedio (cada mes, semana, da); este promedio se calcula teniendo en cuenta
la informacin de un perodo (ltimos 3, 6 o 12 meses), y se actualiza
4
peridicamente (mensualmente, semanalmente) . Sirve para calcular otros
parmetros de control como niveles mnimo y mximo de existencias, con los
cuales puede calcularse al mismo tiempo, la cantidad a comprar. Consumo
promedio mvil. (CMP). Tambin en este caso el promedio de una serie de
valores observados sobre la demanda de medicamentos sirve para pronosticar
cmo se va a dar el prximo valor. Al tomar seis meses de consumo (por ejemplo)
y promediarlos, este resultado constituira el valor del mes sptimo. Si se hace lo
mismo para el octavo mes se elimina el mes primero y la serie toma del mes dos
al mes siete, su promedio sera la demanda del mes octavo y as
5
sucesivamente5 . Ntese que en este caso, el resultado del consumo promedio
mvil sera la cantidad a comprar para el perodo siguiente, sin tener en cuenta
otras variables como meses de consumo no representativos o que distorsionan la
compra del mes siguiente.
Tiempo de reposicin (TR). Es el tiempo durante el cual se realizan todas las
actividades propias de la compra y vara en funcin de la modalidad de compra
seleccionada y de los proveedores seleccionados. Incluye actividades como
cuantificacin de necesidades, preparacin del concurso, cierre de la licitacin,
elaboracin de contratos, presentacin de plizas, tiempos de entrega, tiempos de
recepcin.
En algunos sistemas de salud este perodo se duplica por la lentitud en los
trmites administrativos. En los concursos selectivos el tiempo requerido puede
reducirse en un 30%. En los concursos concertados podra disminuir en ms de un
50%; cuando los concursos son internacionales, la apertura de cartas de crdito,
embarques, llegada a puerto y trmites de aduana gasta un tiempo cercano a los
90 das, dependiendo de las exigencias.

Nivel mnimo de existencias. El nivel mnimo de existencias (NmE), representa

la cantidad de reserva para evitar rupturas en inventarios o agotamientos totales
que podra generar demanda insatisfecha. El nivel mnimo, al igual que los dems
parmetros de control, puede calcularse de diferentes formas, aplicables de
acuerdo a las caractersticas de la organizacin y/o a condiciones particulares
presentes en el momento de tomar la decisin.
Cuando se cuenta con informacin de consumos mensuales y tiempos de
reposicin del inventario, el NmE puede ser:
NmE = CP x TR (en meses)
TR: Tiempo de reposicin, en este caso debe expresarse en meses.
Al utilizar esta frmula, se encuentra que la existencia mnima que debe tenerse
es el equivalente al consumo promedio requerido para cubrir las necesidades en
un tiempo de reposicin, til en el caso de compras directas y tiempos de
reposicin que no superen los 15 das.
Punto de reposicin (PR). La cantidad en existencia que realmente da comienzo
al proceso de compras es conocida como punto de reposicin (PR). Es la relacin
entre la existencia de seguridad y la demanda o consumo promedio (CP) de un
perodo en el cual pueda reponerse la existencia y alcanzar nuevamente un nivel
de normalidad. Los clculos pueden hacerse en las formas siguientes:
PR = NmE + (TR x NmE/ das mnimos de inventario)
Tambin:
PR = NmE + (CP da x TR)
Finalmente:
PR = 2 NmE
Nivel mximo de existencias (NME). El nivel mximo de existencias (NME)
representa la cantidad tope que no debe sobrepasarse porque compromete los
recursos del sistema de salud; para calcularlo se toma en cuenta el nivel mnimo
de existencias (NmE), las cantidades en punto de reposicin (PR) y el consumo
promedio (CP). Las diferentes frmulas propuestas son:

NME = PR + CP + NmE
Tambin:
NME = NmE + (CP X TR expresado en meses)

Cantidad a comprar. Revisados y actualizados los parmetros de control para el

inventario (consumo promedio o mvil, nivel mnimo de existencias, punto de
reposicin, nivel mximo de existencias), se procede a calcular la cantidad a
comprar as: de acuerdo al consumo histrico: el consumo promedio de los
medicamentos e insumos para la salud es la base fundamental para el clculo de
los dems parmetros de control mencionados; con las siguientes expresiones es
posible calcular la cantidad a comprar en los casos en que el consumo de dichos
insumos es regular y cuando no ocurren cambios importantes en el perfil
epidemiolgico de la poblacin atendida:
Cantidad a Comprar = (NME NmE) + (PR E)
Siendo E: Las existencias actuales.
Tambin:
Cantidad a comprar = (TR expresado en meses X CP) + PR - existencias
Cuando se cuenta con herramientas sistematizadas, como hojas de excell o
software especializados en suministro, es importante conocer qu frmulas
maneja dicha hoja o programa para hacer los diferentes clculos y determinar si
es necesario hacer algn cambio en dicha herramienta, logrando un ajuste a las
necesidades reales.
f) Donaciones de medicamentos y de insumos de salud
Por ser los medicamentos productos bsicos en la atencin en salud, es frecuente
encontrar donaciones, que han sido entregadas con el fin de brindar una ayuda en
6
momentos crticos . Las donaciones pasan a crear un problema cuando no renen
las caractersticas necesarias para su utilizacin.
Con el fin de dar un mejor uso y aprovechamiento a las donaciones y obtener su
mximo beneficio, es necesario establecer una serie de parmetros a considerar.
La OMS en 1996 trabaj con organismos internacionales de socorro y consult a
ms de 100 organizaciones humanitarias para definir las directrices para manejar

las donaciones de medicamentos, las cuales se fundamentan en cuatro principios,

aplicables a otros insumos hospitalarios:
1. Todas las donaciones debern beneficiar a quienes las reciben.
2. Deben respetarse los deseos y autoridad del beneficiario.
3. No debe haber discriminacin en la calidad de los productos.
4. Debe establecerse un mecanismo de comunicacin efectivo entre el donante y
el beneficiario.
Implementacin de una poltica institucional para donaciones. Para una
adecuada gestin de donaciones, tanto los receptores como los donantes
necesitan actuar para asegurar el buen uso de las donaciones recibidas. Deben
definirse guas nacionales y procedimientos administrativos que en el futuro,
orienten a los donantes sobre el tipo de asistencia y productos que realmente se
necesitan, basadas en las directrices de la OMS. A su vez, los procedimientos
administrativos definidos por el receptor, deben servir para definir necesidades,
priorizar los requerimientos, coordinar las donaciones, decidir qu documentacin
se requiere cuando se propone hacer una donacin y a quin se dirige, establecer
criterios para aceptar o rechazar una donacin, coordinar la recepcin,
almacenamiento y distribucin de los insumos, definir cmo se van a incluir las
donaciones en los registros de presupuesto y gasto y desechar las donaciones
que no sirven.
1.3 Evaluacin de las compras
Despus de las adjudicaciones y la ejecucin de las compras, es preciso continuar
controlando y evaluando el cumplimiento de las decisiones y polticas definidas por
el comit de compras y por el sistema, organizacin o proyecto. Esta evaluacin
est integrada con otras reas como presupuestos y financiera, conformando un
equipo de trabajo.
La evaluacin de la compra debe incluir: revisin mensual al krdex de
proveedores, garantizando la actualizacin de la documentacin e informacin
como: razn social, representante legal, direcciones y nmeros de telfono,
vigencia de registro sanitarios, certificado de buenas prcticas de manufactura,
certificacin ISO, entre otros. Informar por escrito al proveedor la actualizacin del
respectivo documento en una fecha lmite, su incumplimiento afecta la valoracin.
Es necesario evaluar peridicamente los resultados del plan de compras, los
proveedores, la regulacin de precios, la ejecucin del presupuesto en unidades y
en valor monetario, la adjudicacin a proveedores en diferentes perodos, el
incremento de precios entre perodos, el desabastecimiento, disponibilidad de
insumos pertenecientes al listado de medicamentos esenciales, entre otros.