Licenciatura: Relaciones Comerciales Internacionales

Materia:
Estrategias y Trminos de Negociacin Internacional

Alumno: Jess Alberto Garca Chvez

Matricula: 516421995

Actividad:
ENSAYO: PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Unidad 4
Octubre de 2016

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
INTRODUCCIN
La compra se puede definir como la adquisicin de bienes y servicios de la calidad
adecuada, en el momento adecuado, al precio adecuado y del proveedor adecuado. Las
compras se deben manejar por un departamento adecuado de la empresa. Los objetivos
de las compras son: 1) Mantener la continuidad de abastecimiento; 2) Hacerlo con la
inversin mnima en existencia; 3) Evitar duplicidades y desperdicios; 4) Mantener los
niveles de calidad en los materiales; 5) Procurar materiales al precio ms bajo posible.
Desde el punto de vista econmico, las compras son importantes por las siguientes
razones: 1) No es posible hacer ventas apropiadas cuando se fabrica un producto con
insumos caros; 2) El departamento de compras tiene que asegurar la recepcin de los
materiales adecuados cuando se necesiten; 3) El departamento de compras debe asesorar
sobre: nuevos materiales, nuevas lneas de surtido, variaciones en los precios, aumento del
monto de crdito.
Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la negociacin y del
trmite burocrtico. Con una buena gestin de compras la empresa consigue ahorrar
costos, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales
directos, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la
empresa tenga xito o fracaso.
Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden se pueden clasificar en:
compras especiales, compras anticipadas, compras estacionales, compras rutinarias,
compras oportunidad, compras de urgencia, etc.
Tanto el sector pblico como privado realizan compras. La Organizacin Mundial del
Comercio estima las compras gubernamentales en el mundo en ms de un trilln de
dlares anuales (US$1,000,000,000,000), para Amrica Latina es posible estimarse el
gasto pblico en bienes y servicios en alrededor de cien mil millones anuales (Pimienta,
2002).
Considerando la importancia de las compras, este trabajo tiene como objetivo analizar
cules son las mejores estrategias de compras, el procedimiento de compras y la
importancia de las compras para el sector pblico y privado. Para alcanzar el objetivo se
har una revisin del texto bsico de compras de Mercado (2006) y de otros autores.

DESARROLLO
Las compras las puede realizar el sector pblico o el sector privado. Dentro del sector
pblico las compras involucran directamente a: los gobiernos federal, estatal, provincial,
condados, municipios, sistemas escolares del gobierno, bibliotecas pblicas, universidades,
colegios del gobierno, entre otros. Los montos gastados por cualquier entidad debern ser
cuidados y merecen especial atencin, ya que en el caso de las compras estatales los
fondos provienen de los contribuyentes, derivados de los impuestos que pagan los
ciudadanos.
El sector privado realiza sus compras con base en los programas de produccin o accin
que han sido planeados y fijados en los presupuestos anuales. Cada empresa privada lleva
a cabo una planeacin de gastos en la que se destinan montos y niveles de produccin a
alcanzar durante un tiempo determinado. El comprador privado considera y mantiene como
informacin confidencial sus fuentes de suministro, as como los montos a pagar a sus
proveedores. La mayora de las empresas tienen necesidades y requerimientos de ndole
especializada y sus volmenes de compra tienden a ser elevados, dependiendo de su giro.
La gestin de compras puede contribuir significativamente a generar ventaja competitiva y
mejorar los resultados de una empresa. Para ello, es necesario la implicacin e integracin
de la funcin de compras en el proceso de planificacin estratgica de la empresa. De esta
forma, se asegura que las decisiones y los logros del departamento de compras ayudan a
desarrollar la estrategia competitiva de la empresa y complementan las iniciativas
emprendidas en otros departamentos. La importancia estratgica de la funcin de compras
debe reconocerse en la estructura organizativa de la empresa. Elevar al departamento de
compras al mismo nivel que otros departamentos funcionales como el de produccin facilita
un correcto alineamiento de la gestin de compras con los objetivos de la empresa y, por lo
tanto, contribuye a mejorar la posicin competitiva (Gonzlez, 2006).
La funcin del departamento de compras es ayudar a producir ms utilidades a la empresa.
El departamento de compras puede hacer compras nacionales e internacionales.
Cuando el departamento de adquiere bienes en el pas, son compras nacionales. El
objetivo es establecer los compromisos, relaciones e intercambios de informacin del
departamento de compras para los requirentes y stos para el departamento de compra. El
procedimiento para realizar este tipo de compras es el siguiente. 1) El requirente solicita al
departamento de Compras el material que necesita; 2) El Departamento de Compras
deber mantener informado al requirente del avance de sus requisiciones desde la solicitud
hasta la entrega de los materiales solicitados.
En ocasiones no existe produccin o fabricacin nacional del bien que necesita la empresa,
de tal forma que tiene que adquirirlo en otros pases, en este momento estamos en una
compra internacional. El comprar en otro pas comprende los siguientes tipos de
adquisicin: 1) Compras de exportacin y; 2) Comprar para exportar. El comprador de
importacin puede hacer uso de muchos canales de distribucin, cuya seleccin
depender del tamao de la empresa. Hacer compras de importacin tiene grandes

problemas como: el aspecto legal, los estndares de calidad, los tiempos de entrega y la
comunicacin en idiomas diferentes.
El proceso para localizar extranjeros es bsicamente el mismo que se utiliza en la
bsqueda de proveedores nacionales. El costo de los materiales que se compran de
importacin no est dado nicamente por el precio y la cantidad sino que habr que pagar
por el flete nacional e internacional, los impuestos y servicios aduanales.
El procedimiento para las compras de importacin incluyen: 1) El requirente solicita al
departamento de Compras a travs de requisicin el material; 2) El departamento de
Compras revisa la descripcin correcta, posteriormente la registra, solicita cotizaciones,
compara las cotizaciones, negocia con los diferentes proveedores, eleccin del proveedor;
3) El departamento de servicios aduanales checa que la informacin est completa para
realizar la clasificacin arancelaria: nombre comercial, naturaleza del producto, aduana por
donde se importar, especificaciones, informacin tcnica; al tener toda la informacin para
su clasificacin, Servicios Aduanales proceder a registrarlo y clasificarlo dentro de la tarifa
de importacin; Servicios Aduanales deber informar a compras los siguientes datos:
fraccin arancelaria, impuesto aduanal, si se requiere o no permiso de importacin, otros
permisos que se pudieran requerir, licitaciones del material; 4) Una vez que el
departamento de Compras es notificado por Servicios Aduanales que el permito de
importacin ha sido obtenido procede a comprar la orden de compra para materiales de
importacin al proveedor; 5) El proveedor recibe la orden de compra y embarca el material;
6) El compradora al recibir la notificacin del embarque genera solicitud de servicio al
departamento de Trfico e informa al requirente, verifica que el embarque se haya
realizado de acuerdo a lo solicitado; 7) Servicios Aduanales, al recibir notificacin de que el
material ya ha arribado al puerto o frontera de destino checar a travs del agenta aduanal,
que el embarque haya llegado completo; 8) Trfico, recibe copia de la forma de servicios
aduanales, donde se le notifica cundo y cmo sali el embarque; 9) Requirente, al recibir
el embarque completo emitir acuse de recibo.
La planeacin comprende pronsticos, objetivos, polticas, programas, procedimientos y
presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier rea de la
misma.Un gerente de compras que tiene que determinar el curso a seguir necesita hacer
pronsticos, necesita mirar hacia el futuro en forma sinttica y constante para adelantarse
a las oportunidades y a los peligros.
Los objetivos son obtener las partes necesarias para la integracin de la produccin al
mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen
requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado. Es indispensable comprar el volumen
requerido de acuerdo a los programas previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de
paro de la produccin. El control de inventarios es un sistema de registro por medio del
cual se comprueban las existencias fsicas de materiales en los almacenes. Existen tres
mtodos de control de inventarios: el primero es aqul en que se usa alguna forma de
mximos y mnimos; el segundo se aplican controles de mercancas que se produce por
rdenes especiales y; el tercero ocurre en caso de materias primas cuyos precios varan
ampliamente.

El principal objetivo de Compras ser el abastecimiento de materiales que satisfagan las

necesidades de produccin. Para lograrlo es necesario contar con las siguientes polticas:
1) Fuentes de abastecimiento, deben ser competitivas, bien ubicadas, tener solvencia
financiera; 2) Especificaciones, sealan las caractersticas y tolerancias establecidas y
aceptadas para las mercancas; 3) Precio y calidad, precios y calidades deseadas en
beneficio de la empresa; 4) Investigacin desarrollo; 5) Compras recprocas; 6) tica,
Compras anticipadas; 7) Venta de material excedente y desperdicio.
El procedimiento que se seguir para realizar las compras es el siguiente: I) Nacimiento del
pedido; II) Elaboracin, registro y seguimiento del pedido; III) Recepcin, supervisin, y
colocacin en los almacenes del artculo solicitado; IV) Controles afectados por la
recepcin del artculo y; V) Conciliacin de documentos y chequeo de operaciones para su
pago.
Nacimiento del pedido: 1) Algn departamento elabora la solicitud de compras en original y
copia, se registra y se turna al departamento de Compra; 2) El departamento de Compras
recibe la solicitud y elabora un cuadro de cotizaciones. Elaboracin, registro y seguimiento
del pedido: 1) Una vez seleccionado del proveedor elabora el contrato de pedido; 2) El
departamento de produccin o de consumo recibe la primera copia del pedido. Recepcin,
supervisin, y colocacin en los almacenes del artculo solicitado: 1) El proveedor recibe el
original del pedido con base al cual procede al envo del artculo; 2) El departamento de
caja recibe la factura y remisin y con base a ellas elabora el contra recibo; 3) El
departamento de produccin o de consumo recibe el artculo requerido procediendo a
comprobar que lo entregado este conforme a lo pedido en cuanto a cantidad y calidad.
Controles afectados por la recepcin del artculo: 1) El departamento de compras recibe el
original de la nota de recepcin o entrada con base a la cual lleva a cabo el registro de sus
datos e los siguientes controles; 2) Si se trata de un artculo nomenclaturado se lleva a
cabo su registro en un control individual para este tipo de artculos. Conciliacin de
documentos y chequeo de operaciones para su pago: 1) El departamento de compras
concilia los documentos a efecto de terminar el pedido y nota de recepcin o entrada que
corresponden a la factura; 2) El departamento de contabilidad elabora el cheque y registro
contable correspondiente en pliza de egreso, turnando el cheque adjunto a todos los
documentos al departamento de caja; 3) El departamento de caja recibe los documentos a
fin de que al presentarse el proveedor le canjee el original del contra recibo que posee por
el cheque respectivo; 4) Compras recibe los documentos que consisten en factura,
remisin, pedido, nota de recepcin o entrada, contra recibo y la pliza de egreso,
procediendo a anotar la fecha de pago para indicar que la operacin se a cumplida.
Las ventajas que aportan los procedimientos son las siguientes: 1) Fijan en forma definida
la responsabilidad; 2) Definen las funciones y deberes; 3) Sustituyen las instrucciones
verbales por las escritas; 4) Reducen al mnimo la posibilidad de querer descargar en otros
la responsabilidad de cada quin; 5) Dan un cuadro completo del departamento; 6) Ayudan
para la preparacin del presupuesto y los costos.
El programa de compras se puede definir como el instrumento administrativo que contiene
la determinacin de los diferentes pasos a seguir para la adquisicin de materiales
precisando fechas, tiempos de tolerancia, el tiempo de desarrollo y las fechas lmites. El
presupuesto de compras se define como la formulacin para un futuro perodo dado en
trminos numricos. Los presupuestos forman parte de la planeacin y representan la
cristalizacin financiera anticipada de los recursos y necesidades de una empresa. Los
presupuestos se pueden clasificar en presupuestos de operacin de la gerencia de
compras y presupuestos de compras de materiales o partes.

A la hora de elaborar una estrategia de compras, tenemos en cuenta los siguientes

factores: 1) Las condiciones del mercado; 2) Posicionamiento interno de la funcin
Compras; 3) El entorno organizativo del rea de Compras y; 4) el control del ciclo del
gasto. Considerando lo anterior, se consigue mejorar el nivel de competitividad de la
compaa, establecer una relacin ptima con los usuarios y proveedores estratgicos y
mejorar los niveles de ahorro en costes. En definitiva, el plan estratgico de compras define
los primeros pasos para transformar compras en una fuente de servicios internos que
mejore la competitividad de la empresa.
CONCLUSIONES
Las compras son muy importantes para el desarrollo de una empresa, por esta razn el
encargado del departamento de Compras debe planificarlas de forma correcta. Realizar
una buena compra por parte de la empresa con proveedores que operan en mercados
competitivos permite adquirir insumos a bajos precios que van a originar mayores
beneficios para la empresa. El entendimiento de los procedimientos para realizar las
compras es muy importante para el departamento de compras sobre todo cuando se
realizan compras en el extranjero. La adquisicin de insumos en mercados internacionales
requiere de la coordinacin de compras en este caso el departamento de compras se debe
de coordinar con el departamento de servicios aduanales y de trfico para realizar de la
manera ms exitosa la compra. Una buena compra requiere obtener los materiales a
precios bajos de ah que el encargado de compras deber usar estrategias de compras
que aseguren su xito.
REFERENCIAS
Gonzlez B., J. (2006). Efectos competitivos de la integracin estratgica de la gestin de
compras. Universia Business Review, Nm. 12, pp. 10-21.

Mercado H., S. (2006). Compras, Principios y Aplicaciones. Editorial Limusa. Cuarta

Edicin. Mxico, D.F.
Pimenta, C. C. (2002). Gestin de compras y contrataciones gubernamentales.
RAE electrnica. Vol. 1, N1. http://dx.doi.org/10.1590/S1676-56482002000100013