Estrategias para optimizar la

ADMINISTRACIN
DE INVENTARIOS

ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

Introduccin
Cada vez son ms los negocios que entienden la necesidad
de maximizar el capital con el que trabajan. Ms all de que
los recursos incrementen y se reduzca la dependencia en el
endeudamiento u otras formas de financiamiento externo,
incrementar el flujo disponible te permitir fortalecer tu
balance financiero y el rendimiento operativo en el negocio.
Sin embargo, existe una brecha para muchas empresas entre
reconocer cmo optimizar el capital de trabajo y entender qu
pasos se deben emprender para mejorar la liquidez.
Para ayudarte a reducir esta brecha, te proporcionaremos
algunas estrategias para incrementar tu capital. La clave es
construir una cultura de manejo de efectivo que implique
mejorar la relacin de las cuentas por cobrar, las cuentas por
pagar y los procesos de gestin de inventario.
Un control de inventario eficiente permitir reducir
costos de almacenaje, evitar compras innecesarias y
tener producto disponible ante los requerimientos
de los clientes. Estos factores en conjunto
darn a tu empresa la liquidez necesaria
para soportar los embates de un entorno
cada vez ms competitivo, en el que las
fugas de dinero pueden representar el
fracaso de un negocio en el corto plazo.

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MANEJO DEL EQUILIBRIO

EN EL INVENTARIO

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Teniendo en cuenta las disposiciones

de efectivo por egresos, el inventario a
menudo constituye una de las mayores
partidas del balance contable de una
empresa. Como resultado, tiene una
influencia significativa en el capital
circulante. Determinar cmo tener
inventario suficiente para satisfacer la
demanda, pero no tanto que afecte el
flujo de efectivo, requiere un delicado
equilibrio en tu empresa.

equilibrio del stock. Tales procesos

te permitirn seguir el rendimiento
de las mercancas en el almacn,
dar seguimiento a los patrones de
demanda, mantener un recuento de
inventario precisos y asegurar que los
proveedores se sumen a la estrategia.

Una organizacin debe equilibrar las

necesidades del cliente acorde con los
objetivos de la empresa en un modelo
de gestin integrado en el que el
inventario est en el sitio correcto, en
el momento indicado.

Significa que los gerentes deben evitar

que haya una sobre compra o que se
pierda una venta respecto por la poca
existencia de mercancas en el almacn.
En su lugar, se deben crear procesos
precisos para asegurar pedidos que
se basen en la demanda real, lo que
permitir a la empresa mantener niveles
mnimos de inventario sin comprometer
el servicio al cliente.

Lo que se necesita es un proceso

riguroso en el que el nivel de inversin
del inventario est en conjuncin con lo
que el cliente espera.

Estos esfuerzos deben estar sustentados

en base a la adopcin de una cultura de
gestin de efectivo.

Para mantener niveles ptimos

de inventario, son necesarios
sistemas robustos para rastrear
con precisin las existencias
y mantener el control de las
mismas. Se requieren procesos
internos para gestionar los
proveedores y clientes, la cadena
de suministro, y para mantener un

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ADOPTANDO
MEJORES PRCTICAS

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Antes que las empresas puedan mejorar

el capital circulante a travs de la
adopcin de iniciativas de planificacin
de inventario, stas debern extender
la responsabilidad de gestin de
inventario ms all de la funcin
financiera.
Cada integrante de la empresa debe
desempear un papel que involucre
una tarea de mejora continua -compras,
produccin, ventas, marketing- y todos
tienen que ser responsables de alguna
manera por el xito o fracaso de la
gestin del inventario.

Como, por ejemplo, a travs de la

identificacin de las necesidades
de inventario de nuevos mercados
potenciales, el seguimiento a las
demandas de los clientes, la deteccin
de las variaciones estacionales y la
adhesin a procesos comunes en toda
la empresa.
Aunque no hay una definicin nica
para todos los enfoques de gestin de
inventario, existen tcnicas que pueden
conducir al xito.

Algunas de ellas incluyen:

Centralizar la gestin de inventarios a travs de sucursales
regionales o nacionales para reducir los costos de almacenamiento
y optimizar el envo a los consumidores finales, independientemente
del canal que utilicen para hacer pedidos. Una ventaja adicional es
que la centralizacin de inventario a menudo puede ofrecerte mayores
conocimientos sobre los patrones de compra de tus clientes.
n

Fortalecer los controles internos de todo el inventario, como

transferencias, ajustes, y las prcticas de contratacin y de abastecimiento
para garantizar que las existencias de mercanca estn protegidas
adecuadamente.
n

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Automatizar los procesos para mejorar la exactitud e integridad del

seguimiento al inventario y ayudar a mantener los niveles ptimos. Es
importante actualizar datos precisos para garantizar que todas las partes
involucradas en el sistema de gestin tengan una visin en tiempo real de
las cantidades disponibles, con costo y localizacin de mercancas. Sin esta
transparencia, se corre el riesgo de que haya una sobre compra porque los
clientes no pueden confiar en los datos disponibles.
n

La creacin de portales de proveedores para que puedan rastrear

electrnicamente el estatus de los pedidos, horarios de entrega, cantidad
de existencia del producto y los pagos correspondientes. Con el objetivo de
reducir el tiempo que demoran esos procesos, los sistemas tambin debern
minimizar los errores manuales, mejorando la precisin en los pedidos.
n

La consolidacin de proveedores, para obtener mejores precios,

extender los plazos de pago y entrega, y obtener valor agregado y otros
beneficios. Este objetivo se cumple en las organizaciones mediante el uso
de cuadros de mando que se utilizan para controlar el rendimiento del
proveedor a travs de una serie de parmetros, por ejemplo, tiempo de
espera, tiempo de trnsito de la mercanca, incrementos en precio de la
materia prima, la escasez de inventario y tasas de defectos o fallas.
n

La negociacin de envos completos mediante los cuales los

proveedores podrn entregar mercancas directamente en las instalaciones
del cliente en lugar de tener almacenes o centros de distribucin de la
empresa, lo que permite reducir costos de envo y almacenaje.
n

Seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) con la

finalidad de medir el rendimiento y la mejora a travs de la organizacin.
Desde una perspectiva de inventario, las mtricas comunes incluyen niveles
promedio de inventario, tasas de pedidos, rotacin de inventario, pedidos
pendientes y capacidad utilizada. Mejoras en los KPI pueden conducir a ms
oportunidades en el rendimiento del inventario.
n

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Una de las formas de mejorar el flujo de efectivo al momento de

surtir el inventario es el uso de una tarjeta de crdito para surtir la
mercanca, lo cual permitir destinar dinero en efectivo a otras reas de
la empresa. Algunas de las ventajas del uso de las tarjetas de crdito o
empresariales para financiar el stock es que podrs disponer de hasta 40
das para el pago de las compras sin intereses, o extender el periodo con un
inters fijo, de acuerdo al banco emisor de la tarjeta.
Asimismo, el uso de una tarjeta de crdito te permitir crear historial para futuros
prstamos que puedas necesitar para financiar tus existencias en almacn.
n

Eleccin apropiada
de reportes
El nivel y el tipo de informes que
generes dependern de las mtricas
que traces. Por ejemplo, si nos
fijamos slo en un alto nivel de KPI,
los informes sern menos detallados
que si se supervisa las mtricas
operacionales, tales como la capacidad

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de utilizacin, el rendimiento del

proveedor, los plazos de entrega,
pedidos pendientes y la rotacin de
inventario. De cualquier manera, la
clave est en seleccionar parmetros
relevantes para tu negocio que
gestiones las inversiones correctas
con un mejor rendimiento del capital
circulante.

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ESTRATEGIAS PARA MEJORAR

EL MANEJO DE INVENTARIOS

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Hay una serie de procesos dentro del manejo de inventarios que,

si son optimizados y controlados, pueden ayudarte a liberar efectivo
y fortalecer tu capital circulante:

a) Adquisicin / abastecimiento
Las empresas necesitan tener un proceso adecuado de reemplazo de inventario si esperan
maximizar su capital circulante. Aunque el enfoque variar en cada organizacin, la
mayora de las empresas deben considerar la adopcin de procesos para:
Realizar pedidos y recepcin de
inventario: Esto implica seleccionar entre
un mtodo centralizado o descentralizado,
determinar cundo tiene sentido distribuir
rdenes de pedido individuales contra
grandes volmenes de mercanca para
mantener los costos de envo al mnimo,
calendarizar rdenes a fin de aprovechar
los descuentos y decidir si se hacen
pedidos por adelantado para las entregas
denominadas justo a tiempo.
n

Por ejemplo, si tu proveedor de

mercancas es un importador, debers
realizar pedidos a gran escala con
anticipacin. Por el contrario, si se
trabaja con los proveedores locales, es
posible tener una mayor flexibilidad
para las compras individuales y
entregas inmediatas.

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Estrategia de cumplimiento del cliente:

en lugar de hacer entregas todos los das,
puedes reducir costos mediante envos
con menor frecuencia, o puedes ser capaz
de retrasar la entrega a algunos clientes.
Ha realizado tu empresa una revisin
al centro de distribucin y las locaciones
donde se ubica inventario? El inventario
est en un centro de distribucin cercano
a donde se ubica el cliente? El inventario
debe moverse forzosamente entre el centro
de distribucin y los puntos de venta para
evitar costos de carga y manejo, e incluso
pagar por espacio de almacenamiento.
n

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La creacin de cadenas de suministro locales: en aos anteriores, muchas empresas

se surtan de productos importados en un esfuerzo por contener los costos. Si bien esta
estrategia todava puede ser vlida, las empresas dependen cada vez ms de proveedores
nacionales por tres razones principales: la entrega es ms rpida, la calidad del producto
es superior, y en un deseo de apoyar a vendedores locales. Si eliges este esquema, trata de
negociar el pago en trminos ms largos o conseguir grandes descuentos para compensar
precios posiblemente elevados.
n

La planificacin de contingencias:
ten cuidado a la hora de concentrar
a los proveedores en una sola regin.
Para mitigar el potencial impacto de los
desastres naturales u otras interrupciones
del negocio, puede tener sentido tener
proveedores dispersos geogrficamente.
n

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Monitorear el desempeo del

proveedor: cada vez ms empresas
utilizan los vnculos de los proveedores
para negociar descuentos adicionales o
descuentos en caso de incumplimiento.
Al establecer cuadros de mando, ten
en cuenta el seguimiento de mtricas
como errores del proveedor, entregas
incompletas o retrasadas, calidad del
producto, tiempos de respuesta, precios y
abandono de los trminos contractuales.
n

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Clculo de niveles seguros de

inventario: Muchas empresas
mantienen un abasto de inventario
para cubrir los retrasos en las entregas
o satisfacer los picos de demanda
inesperados. El clculo de la seguridad
en los niveles de inventario, sin embargo,
debe ser manejado con cuidado para
evitar la existencia de inventario caduco
o mantener poco inventario y que se
deban surtir pedidos urgentes.
Para lo anterior, puedes hacer uso de
alertas del sistema cuando los niveles
de inventario son bajos, entonces, los
encargados de compras revisarn los
nmeros para confirmar si se debe
realizar un nuevo pedido. De esa
manera, puedes evitar de forma
automtica la colocacin de mercanca
obsoleta o que est perdiendo la
atencin del cliente.
n

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12

Prever la demanda: para asegurar

un alto nivel de precisin, esto debe
ser responsabilidad de las distintas
unidades funcionales de la empresa, no
slo del grupo financiero. Las empresas
deben tener en cuenta el prestigio de
los proveedores para garantizar buenos
niveles de stock y que no haya merma.
n

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13

b) Los recuentos de inventario

Antes que el inventario se pueda administrar eficazmente, las empresas deben
asegurarse de que sus registros sean exactos. Para mejorar la precisin del inventario,
las empresas deben:
Revisar la frecuencia de existencias
en el inventario: es recomendable
realizar un conteo slo una vez al ao,
con el apoyo de la gestin las unidades
de mantenimiento de existencia o
almacn (SKU).

Evitar el error de conteo doble:

identificar y aislar la mercanca de
trnsito lento para evitar su inclusin en
los nmeros del inventario final. Decidir
cmo identificar y contar las mercancas
en trnsito y envo de inventario, y
realizar recuentos en diferentes lugares
al mismo tiempo para evitar que el
personal transporte mercancas a
diferentes ubicaciones simultneamente
en un esfuerzo para cubrir las prdidas.

Dar salida al inventario obsoleto:

el recuento de inventario ofrece un
mecanismo para supervisar aquella
mercanca que puede estancarse o
convertirse en obsoleta, e incluso
el inventario que se ha perdido. Los
conteos frecuentes te permitirn vender
o transferir este inventario mediante la
venta forzada, devoluciones, paquetes
de promocin, o incluso dando ofertas
especiales a tus clientes preferidos.

Mejorar los controles de inventario:

para permitir una mejor contabilidad,
hay que dar instrucciones claras a los
encargados, proporcionando hojas
foliadas para el recuento, disponiendo
adecuadamente los productos para
evitar duplicidades. Se puede asignar la
responsabilidad del recuento a personal
interno o a un tercero.
n

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Conciliar las diferencias de

inventario: durante el conteo es posible
que existan variaciones entre el libro
mayor y la disponibilidad fsica. Donde
las variaciones sean significativas, las
empresas pueden optar por realizar
varios recuentos, o investigar si un
SKU especfico muestra variaciones
frecuentes.

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Ajustando el efectivo

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Predecir con exactitud la demanda del cliente y trabajar con

los proveedores para ajustar las rdenes de tiempo real no
son tareas fciles. Es por eso que las empresas necesitan
procesos estandarizados para dar un seguimiento del
rendimiento de inventarios, seguimiento de los patrones
de demanda, mantener un recuento exacto de mercancas
y asegurar que los proveedores respeten sus compromisos.
Contando con el apoyo a nivel
ejecutivo, este tipo de iniciativas de
gestin de inventario puede liberar
capital circulante y fortalecer tu balance
contable, obteniendo una mayor
liquidez y flujo de dinero.
Asimismo, el uso de un producto
financiero como una tarjeta de crdito
empresarial te permitir hacer frente al
pago de los proveedores sin necesidad
de descapitalizarte, siendo una opcin
de financiamiento que te da un
margen para pagar en el corto plazo las
inversiones que se requieran para surtir
tu almacn.

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Adems, en el caso de los clientes,

ofrecer tambin la posibilidad de pago
de mercancas con tarjeta de crdito es
una forma de incrementar las ventas,
puesto que el dinero lo vers en el
momento, y ellos tambin podrn gozar
las ventajas de no desembolsar efectivo
por tu mercanca, con lo que ambos
ganarn.
Guardar la informacin de tarjetas de
crdito de tus clientes permite que
el cliente repita un pedido de forma
conveniente y puede incrementar los
ingresos de tu empresa.

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Somos una empresa con ms de 35 aos

de experiencia en el mercado financiero,
ofreciendo a nuestros clientes productos y
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Permtenos ayudarte y explicarte cmo una
tarjeta de crdito empresarial puede ser la
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