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SUA 3

Contenido
captulo 1 - El modelo del SIG alineado con el SUA

9
1.1 Sistemas de gestin como herramientas para el mejoramiento continuo
13
1.2 Articulacin de los estndares del SUA con los 7 subsistemas del SIG
27

3
captulo 2- POLTICAS DEL
POLTICAS DE ACREDITACIN
2.1 Estructura de las polticas
2.2 Articulacin con cada poltica

SIG

ALINEADAS

CON

28
29

LAS

captulo 1 - EL MODELO DEL SIG ALINEADO CON EL SUA


Es una necesidad para las organizaciones y en especial para las que son de
carcter pblico, poder desarrollar todos sus compromisos de una manera eficaz,
eficiente y efectiva, adems de poder coordinar todos y cada uno de los
interesados, afectados e involucrados.
Cuando hablamos del SUA (Sistema nico de Acreditacin) como ya lo estudiamos
en mdulos anteriores estamos integrando todas aquellas herramientas
necesarias para el mejoramiento continuo y es aqu donde se alinean con el
Sistema Integrado de Gestin.
Al correcto ejercicio de administracin de todos los procesos, recursos, personas,
retos e imprevistos se le denomina Gestin, es esta la capacidad de poder
ejecutar con solvencia los planes, proyectos y polticas de acuerdo a las
expectativas generadas en todos los interesados. Un sistema de gestin es un
proceso que permite trabajar de forma ordenada con el fin de lograr mejoras y
continuidad a travs de un proceso continuo.

4
Ahora bien Qu es el Sistema Integrado
de Gestin? es el conjunto de
actividades recprocamente relacionadas que pretenden orientar y fortalecer la
gestin, direccionar, articular y alinear colectivamente los requisitos de los
Subsistemas que lo componen (Gestin de Calidad, Modelo Estndar de Control
Interno, Gestin Ambiental, Gestin de Desarrollo Administrativo, entre otros). Su
principal propsito es adoptar una visin estratgica que permita dirigir y evaluar
el desempeo institucional, fundamentalmente para mejorar la calidad de los
productos, consolidar estndares que reflejen las necesidades implcitas y
obligatorias, proveer informacin confiable, promover la transparencia, la
participacin y el control poltico y ciudadano, garantizar el fcil acceso a la
informacin relativa a resultados del sistema, emprender acciones preventivas y
correctivas, tener cultura por la mejora continua, buscar relaciones ptimas entre
calidad y costo, satisfacer a los ciudadanos, simplificar procesos, entre otros . 1
Pero por qu es importante integrar los sistemas de gestin? A pesar de que los
sistemas de gestin en el distrito se han trabajado de manera independiente
respondiendo a una normatividad especfica no quiere decir, que en las entidades
y organismos pblicos se hayan desconocido las interacciones y relaciones
existentes entre sistemas de gestin, que en algunos documentos de las normas
han sido sealadas de manera pertinente, ms bien hablamos de que en la
prctica las organizaciones pblicas fueron implementando los sistemas de
gestin como respuesta al surgimiento paulatino de sistemas como la NTCGP
1 Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado de Gestin NTD-SIG 001:2011

1000 (que le permite a las entidades del Estado de la Rama Ejecutiva del Poder
Pblico evaluar y dirigir el desempeo institucional en trminos de calidad y de
satisfaccin social, de manera sistemtica y transparente (NTCGP 1000)), el
Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado
Colombiano MECI (cuyo fin es, a travs del establecimiento de una estructura
para control a la estrategia, la gestin y la evaluacin unificar criterios en cuanto
a control interno para el sector pblico,) y el SIGA, entre otros, por lo cual con el
transcurso de tiempo, a nivel operacional las organizaciones contaban con
sistemas que funcionaban de manera separada.
Por esta razn es necesario esclarecer la importancia de implementar los
sistemas de gestin en forma articulada ya que cuando estamos hablando de
organizaciones pblicas donde se miden los resultados de su gestin en trminos
del grado de satisfaccin ciudadana, creacin de valor pblico generado y
tambin se mide en trminos de eficiencia, eficacia y efectividad, la
implementacin de los sistemas en forma independiente llevara a un desgaste
organizativo generando al interior de cada entidad y organismo pblico duplicidad
de esfuerzos, generacin de costos innecesarios, la excesiva documentacin y por
ende el uso inadecuado del papel, problemas de coordinacin, la persistencia de
sistemas burocrticos, entre otros problemas
que sealaban que la nica forma
5
de salir a flote es adoptar una visin sistmica e integradora como solucin.
De manera que en el distrito, se empezaron a dar los primeros pasos para la
integracin de los sistemas, entre los cuales se destaca los esfuerzos que se
originaron para armonizar los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad SGCcon los del Sistema de Control Interno SCI- (Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica, Secretaria General de la Alcalda Mayor de Bogot, 2007)y los
que se han realizado para integrar el SGC, el Sistema de Gestin Ambiental SGAy el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional -S&SO- (Amores, Garca,
Rodrguez, & Bornay, Barrachina, 2002) y finalmente la integracin de todos ellos
con el Sistema nico de Acreditacin para el sector Salud.
Las principales razones entonces, fueron la existencia de principios comunes
como la mejora continua, la gestin basada en procesos, la importancia del
compromiso de la Alta Direccin para la implementacin, la existencia de
requisitos similares, como la necesidad de definir objetivos, crear polticas, entre
otros y el descubrimiento de las relaciones sinrgicas que se daban entre algunos
elementos. Razn por la cual, se insisti en la necesidad de que la
implementacin deba ser de manera organizada y coordinada ya que esto se
traduce en el logro de los objetivos propios de cada organizacin, en el marco de
sus requisitos constitucionales y legales vigentes.

La literatura especializada, as como la experiencia en los procesos de integracin


han sealado las siguientes ventajas producto de los Sistemas Integrados (Heras
Saizarbitoria, Merc Bernardo, & Casadess Fa, Diciembre, 2007):

Figura 1. Ventajas de la integracin de sistemas


Fuente: Elaboracin propia basado en los estudios de Heras Saizarbitoria, Merc
Bernardo, & Casadess Fa (2007)

El Sistema Integrado de Gestin debe entenderse como sistemas o macrosistemas si se quiere, compuestos por subsistemas en su interior que pese a tener
funciones propias y normas especficas, trabajan de manera sinrgica para el
cumplimiento de los objetivos organizacionales, que en el marco del Estado Social
de Derecho radican en la satisfaccin de las demandas y expectativas de las y los
ciudadanos-as. Razn por la cual, una de las ventajas de su implementacin es
que se puede alcanzar un mayor nivel de compromiso por parte de las y los
servidores pblicos al ser conscientes de su papel como agentes de la
transformacin positiva institucional que se ver reflejada en un mayor nivel de
calidad de vida de la comunidad.
Al trabajar de manera interrelacionada al interior de la organizacin, se alcanzan
mayores niveles de eficiencia, eficacia y efectividad, al reducir la disminucin de
tiempos y costos, entendidos como (Alcalda Mayor de Bogot D.C; Veedura
Distrital):

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados


Eficacia: El grado de cumplimiento con el que se realizan las actividades
planificadas y se alcanzan los resultados planificados
Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Sumado a eso, al unir esfuerzos, tareas y procesos que tienen puntos en comn
se optimizan los recursos, se reducen las duplicidades de polticas y
procedimientos y por tanto de documentacin, lo cual resulta de vital importancia
si tenemos en cuenta que desde el paradigma de la Nueva Gestin Pblica, se ha
insistido en la premisa de que al existir pocos recursos, las entidades y
organismos pblicos deben adoptar como principio superior la racionalizacin de
sus gastos.
Fomenta adems la utilizacin de auditoras integrales capaces de apoyar la
gestin misional de las organizaciones a travs de la evaluacin y vigilancia desde
una enfoque sistmico, garantizando de esta manera la mejora continua que se
va a traducir en mejores servicios y productos acordes con las demandas de la
comunidad.
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Una vez entendido los mltiples beneficios de la integracin de los sistemas, la
administracin pblica Distrital ha tomado el camino para la integracin de los
sistemas a travs de la aplicacin del ciclo PHVA el cual explicamos en el mdulo I
captulo del PAMEC. Sin embargo es pertinente recordarlo ya que esta constituye
la va para la integracin y la implementacin de forma paralela y armonizada de
cada uno de los sistemas de gestin (figura 2).

Figura 2. Modelo del Sistema Integrado de Gestin


Fuente: NTD-SIG 001:2011

Las inciales del ciclo PHVA, corresponden a una serie de pasos secuenciales que
buscan alcanzar la mejora continua en las organizaciones al Planear, Hacer,
Verificar y Actuar. Debido a su propsito, se debe considerar como un proceso sin
fin, ya que una vez se han cumplido con las tareas asignadas en la etapa de
planeacin, se debe verificar si se cumplieron a cabalidad y si tuvieron el impacto
esperado, para luego definir cul ser el actuar identificando las oportunidades de
mejora que van a permitir aprender y avanzar, lo que implica volver a iniciar el
ciclo (figura 7). Veamos cada una de estos pasos:
Primer paso: Planear
Planear corresponde al proceso gerencial que tiene elementos informativos y de
juicio que sirven para fijar prioridades, la misin, visin, objetivos y metas en el
tiempo, as como estrategias de comunicacin interna y externa (Alcalda Mayor
de Bogot, 2007)

As que el primero paso del ciclo de mejoramiento continuo, es el Planear o la


construccin del camino a seguir, lo que implica en primera medida, definir cules
son los resultados que la entidad y organismo pblico esperan conseguir en cada
uno de sus procesos y acciones; para ello se deben establecer la misin, visin y
objetivos de la organizacin de cara a las necesidades y expectativas de los
usuarios-ciudadanos-as, al ser el centro de las actividades de las organizaciones
pblicas. Pero tambin es importante tener en cuenta, cuales son los requisitos
legales aplicables a la organizacin y cules son sus polticas.
Una vez se han definido los resultados,
mtodos y el plan de accin que van
esperados, asegurando siempre, que tanto
los mtodos utilizados, puedan cumplir
interesadas en la organizacin.

se debe planificar cules sern los


a permitir alcanzar esos resultados
el proceso como los procedimientos y
con las expectativas de las partes

Segundo paso: Hacer


Hacer corresponde a la implementacin de los aspectos y acciones definidos en el
Planear. Como parte de esto se definen los elementos de control necesarios para
auto controlar las operaciones con 9
el establecimiento de mtodos de trabajo,
reglas, acciones, puntos de control e indicadores, entre otros, para asegurar el
cumplimiento de los resultados previstos. El Hacer parte del Modelo de Operacin
por Procesos adoptado por la entidad, as que se deben plantear formas de
trabajo, en el hacer se materializan los procesos, se controlan, y se genera nuevo
conocimiento. (Alcalda Mayor de Bogot, 2 007.)
El hacer es una etapa crucial, ya que es all donde se lleva a la prctica los
lineamientos, objetivos y plan de accin definidos en la planeacin, por lo cual es
imprescindible que las entidades y organismos distritales canalicen sus esfuerzos
en procesos de formacin, para que las y los servidores pblicos, conscientes de
la importancia de su cargo, como defensores de lo pblico y como elementos de
un sistema que al estar inmerso en un macro-sistema llamado Estado Social de
Derecho, sean conscientes de que es necesario colocar toda su motivacin y
esfuerzos en la implementacin de los objetivos definidos. Los procesos de
formacin adems, brindan las herramientas necesarias para poder llevar a cabo
la etapa del hacer de la manera ms adecuada.
Tercer paso: Verificar
Para poder garantizar que la implementacin del plan de accin y lineamientos,
se est desarrollando conforme a lo planeado, es necesario hacer un proceso de
evaluacin y monitoreo, de manera que se pueda medir e identificar el grado de
cumplimiento, para al final responder si se alcanzaron los resultados esperados?

Si bien, muchas veces la brecha entre lo planeado y lo realizado es bastante


preocupante, es importante recordar que el principio del ciclo PHVA es el
mejoramiento continuo, de manera que, si no se logr lo esperado, es necesario
identificar cules fueron los problemas y errores que tuvieron lugar en la
ejecucin, y luego difundirlos en todo el sistema, para luego de manera conjunta,
encontrar las soluciones y las medidas correctivas que puedan alcanzar los
objetivos definidos.
Cuarto paso: Actuar
En este paso, es donde se definen cules sern las acciones correctivas y de
mejora que se deben aplicar para poder alcanzar lo planeado, con base en la
identificacin de los problemas que desvan los procesos y acciones de su
propsito principal.
Aqu es donde adquiere sentido, el nombre de ciclo, ya que con base en el
diagnstico realizado, la entidad y organismo pblico, debe volver a planear,
actuar y verificar nuevamente, siempre en bsqueda de mejores formas de
prestar los bienes y servicios a su cargo que puedan cumplir con las demandas de
los usuarios-ciudadanos-as y que puedan
10 impactar en su calidad de vida.
La retroalimentacin, en este paso como en el de verificacin, es crucial para la
mejora continua, ya que como lo habamos anotado cuando hablamos de las
organizaciones pblicas como sistemas, este es un insumo importante en el
proceso de transformacin de recursos en bienes y servicios, al ofrecer corrientes
de entrada nuevas que pueden impactar de manera positiva en la forma como se
llevan a cabo los procesos y acciones en las organizaciones, ofreciendo nuevas
posibilidades de hacer y de actuar, siempre en beneficio de las y los usuariosciudadanos-as.
Con base en esta metodologa del PHVA, las y los servidores pblicos de las
entidades y organismos pblicos, empezaron el proceso de identificacin de los
elementos comunes de cada uno de los sistemas de gestin, que dieron lugar al
establecimiento de los requerimientos generales que deben aplicar para
implementar el Sistema Integrado de Gestin.
El objetivo de alinear este sistema integrado de gestin propuesto por el distrito
con el Sistema nico de Acreditacin es reducir esfuerzos y entender que
finalmente los sistemas de gestin son las herramientas usadas en Acreditacin
para buscar el mejoramiento continuo y que por ende debe trabajarse en paralelo
y establecer como eje principal en los Hospitales del distrito el sistema nico de
acreditacin como se muestra en la siguiente figura:

11

Figura 3. Subsistemas del Sistema Integrado de Gestin


Fuente: Elaboracin propia, 2013.

1.1 Sistemas de gestin


mejoramiento continuo

como

herramientas

para

el

Como lo seala la NTCGP 1000:2009, la mejora continua implica que siempre es


posible implementar maneras ms prcticas y mejores para entregar los
productos o prestar servicios en las entidades (p. 4), por lo cual, el ciclo esta
siempre en pleno movimiento, ya que es un ciclo dinmico que tiene como
objetivo encontrar siempre mejores formas de hacer las cosas que se estn
haciendo.
Antes de continuar hablando sobre los sistemas integrados de gestin es
importante hacer nfasis en que estas son herramientas de enfoque por procesos
como ya mencionamos en el Mdulo I en caractersticas del sistema nico de
acreditacin, el enfoque basado en procesos desde el punto de vista
metodolgico su utilidad y funcionalidad garantiza el anlisis, mejoramiento y

monitoreo de las actividades gerenciales, misionales y de apoyo en las


instituciones permitiendo identificar la interrelacin de cada uno de stos, del
correcto uso de los recursos y la ptima articulacin de cada una de las unidades
funcionales con el usuario quin es la parte central de todos los procesos.
Razn por la cual al interior de la nueva racionalidad administrativa conocida
como la Nueva Gerencia Pblica se habla de la importancia de tener un enfoque
del sistema para la gestin, que permita entender, mejorar y gestionar los
procesos y sus interrelaciones como un sistema, para que con eficiencia, eficacia
y efectividad las entidades y organismos puedan cumplir con sus objetivos
(Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Secretaria General de la
Alcalda Mayor de Bogot, 2007).
El anterior enfoque est estrechamente relacionado con el ciclo de mejora
continua de los procesos PHVA (Rincn, 1998), ya que est metodologa a partir
del Planificar, Hacer, Verificar y Actuar permite mantener y mejorar
continuamente todos los procesos que tienen lugar en las organizaciones. Por lo
cual, la Administracin Distrital acorde con los lineamientos de la Norma Tcnica
de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2008, ha adoptado tanto el enfoque
basado en procesos, como el ciclo de12
mejoramiento continuo en cada uno de los
sistemas de gestin que se han desarrollado a nivel Distrital.
En ese sentido, el mejoramiento de los sistemas, implica que la mejora como una
actividad continua debe ser parte de la filosofa de las organizaciones, y por tanto
de cada uno de las y los servidores pblicos, para que junto con la
implementacin del enfoque por procesos, las entidades y organismos pblicos
puedan crecer y evolucionar como sistemas organizacionales. Esta reflexin
coincide con el propsito mismo de la Acreditacin en Salud donde explcitamente
se menciona como su filosofa el mejoramiento continuo y el enfoque basado en
procesos.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
La Administracin Pblica Distrital ha realizado esfuerzos significativos en cuanto
a la implementacin de sistemas de gestin con el fin de desarrollar en cada una
de las entidades y organismos pblicos aspectos como: calidad, control interno,
gestin ambiental, seguridad de la informacin, gestin documental, seguridad y
salud ocupacional y responsabilidad social. Sin embargo todos estos sistemas
presentan elementos en comn que exigen de la Administracin una visin
integradora y sistmica que permita gestionarlos de una manera ms eficiente y
eficaz.

Es por esto, que en el Distrito Capital se ha optado por el camino hacia la


integracin, hacia la unin de esfuerzos y hacia la adopcin de una visin
sistmica de la Administracin Pblica, lo que ha generado importantes avances
que han desembocado en la creacin del Sistema Integrado de Gestin.
A continuacin en la tabla 1, presentaremos la relacin de cada subsistema con
su propsito y respectivo(s) referente(s) normativo(s).

SUBSISTEMA

Subsistema
de
Gestin de Calidad

Subsistema
Control Interno

de

Subsistema
de
Gestin Ambiental

Subsistema
Seguridad de
Informacin

de
la

Subsistema Interno
de
Gestin
Documental
y
Archivo

PROPSITO

REFERENTE
NORMATIVO

Est orientado a una


gestin basada en
procesos, sin perder de
vista las necesidades,
expectativas, quejas y
reclamos de nuestros
usuarios y partes
interesadas, buscando su
13
satisfaccin y el
mejoramiento continuo.
Permite trabajar en un
ambiente controlado para
evitar desviaciones en el
desarrollo de nuestra
gestin.
Permite identificar los
aspectos ambientales y a
minimizar los impactos
que de ellos se puedan
generar sobre los recursos
naturales del entorno.
Permite establecer
polticas y mecanismos
para proteger nuestros
activos de informacin.

Norma Tcnica de
Calidad en la Gestin
Pblica NTCGP
1000:2009.

Brinda orientacin y
lineamientos para el
adecuado manejo de la
documentacin a travs

Norma Tcnica
Colombiana NTC ISO
9001 del ao 2008.
Modelo Estndar de
Control Interno MECI
1000:2005.
Norma Tcnica
Colombiana NTC-ISO
14001:2004.

Norma Tcnica
Colombiana NTC-ISO
27001:2006. Tecnologa
de la informacin.
Tcnica de seguridad.
(Requisitos).
Norma Tcnica
Colombiana NTC-ISO
15489-1. Informacin y
Documentacin. Gestin

SUBSISTEMA

PROPSITO

de los diferentes niveles


de archivo de la
organizacin.
Enmarca el compromiso
Subsistema
de que tenemos con la
Responsabilidad
sociedad, el ambiente y
Social
con el talento humano de
nuestras organizaciones.
Est enfocado en la
prevencin de
enfermedades laborales,
Subsistema
de
accidente e incidentes que
Seguridad y Salud
puedan daar la
Ocupacional
integridad del personal de
la organizacin.

14

Busca alcanzar estndares


superiores de calidad a
travs del mejoramiento
continuo colocando el
Sistema nico de
paciente y su familia como
Acreditacin
centro de la institucin por
esta razn la Acreditacin
en salud enmarca los
dems subsistemas.

REFERENTE
NORMATIVO
de Documentos.
Generalidades.
Norma Tcnica
Colombiana NTC-ISO
26000. Gua de
Responsabilidad Social.
Norma Tcnica
Colombiana NTC-OSHAS
18001:2007. Sistema de
Gestin en Seguridad y
Salud Ocupacional.
Requisitos.
Resolucin d1445 de
2006.
Modificada por la
Resolucin 0123 de
2012.

TABLA 1. Propsito y referente normativo de los subsistemas del Sistema Integrado de


Gestin Distrital.
Fuente: Elaboracin propia, 2013.

Las normas en las que se sustentan los SIG tienen una compatibilidad basada en
los sistemas normalizados de gestin de la calidad, facilitando la integracin y
articulacin de cada una de ellas, en este particular existen dos enfoques, el
primero es orientacin de la gestin basada en procesos y otro en la integracin
basado en el ciclo de mejoramiento continuo, ambas sustentadas bajo el enfoque
de anlisis sistmico lo que permite su integracin. Esta integracin va ms all
de la adicin de las caractersticas propias de cada sistema, es una integracin
analtica de los procesos fundamentales de la organizacin.

Es apenas natural que no todas las organizaciones tienen el mismo avance en la


implementacin de la normatividad, pero esto no implica que no puedan ser
evaluadas o analizadas en un mismo momento, el grado de madurez del SIG en
cada organizacin indica que hay un crecimiento en el sistema y un
perfeccionamiento de la ejecucin del mismo, esto es posible gracias a las
mismas caractersticas de los SIG y de la posibilidad de integracin de los
mismos.
En el uso de cualquier sistema de gestin, se le da gran relevancia a la
informacin que fluye en la organizacin, ya que es all de donde se obtienen los
insumos para poder hacer cada vez mejor las cosas, no solo de la informacin
generada por el mismo sistema de gestin, sino de toda la informacin que el
mismo proceso genera.
Esta informacin se produce en un sentido determinado, de una dependencia o
persona a otra y bajo unas condiciones especiales y como en cualquier proceso
comunicativo organizacional, debe documentarse e indexarse para su posterior
anlisis y evaluacin. En este proceso comunicativo se sustenta los procesos de
mejora, ya que, al indicarle a cada uno de los involucrados en un proceso cuales
son las oportunidades que se presentan, se garantiza y facilita a todo nivel
organizacional (estratgico, tctico y operativo) una dinmica continua de
construccin de la calidad en la organizacin,
sus procesos y productos.
15

1.2 Articulacin de los estndares del SUA con los 7


subsistemas del SIG
En 1993 mediante la creacin de la ley 100 se involucr el concepto de calidad
cmo un atributo fundamental para la atencin integrada en salud y por esto se
cre el Sistema General de Seguridad Social en salud SGSSS.
En el periodo 1999 2001 se ejecut el proyecto de evaluacin y ajuste de los
procesos estrategias y organismos encargados de la operacin del sistema y se
propuso el Sistema Obligatorio de Garanta en Calidad SOGC, este a su vez est
compuesto por el Sistema nico de Habilitacin, Sistema nico de Acreditacin,
PAMEC y Sistema de Informacin.
En el artculo 1 del Decreto 176 del 2010 se define el Sistema Integrado de
Gestin como el conjunto de orientaciones, procesos, polticas, metodologas,
instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeo institucional
articulado y armnico, que se encuentra conformado por los siguientes
subsistemas (Decreto 170 de 2010):

Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC).


Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA).
Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI).

Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).


Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).
Subsistema de Control Interno (SCI).
Adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital, el Subsistema
nico de Acreditacin (SUA).

De esta manera se indica como es la conformacin y de donde surge todo este


sistema de gestin, es una reunin de elementos que propenden un fin comn y
es la prestacin de servicios de calidad, esto ejemplifica perfectamente el
concepto de sistema, donde varias partes, organizaciones, leyes y personas que
se desempean de manera individual, pueden orientar todos sus esfuerzos para
lograr unos fines comunes y que los productos particulares de cada uno de ellos
es un insumo fundamental para otros en sus procesos particulares y que estos
garantizan que cada una de las partes involucradas puedan lograr sus objetivos.
Gracias a esta articulacin de todas las partes se fortalecen valores tales como el
liderazgo, el trabajo en equipo y la toma de decisiones basada en hechos y datos,
16
por otro lado busca la satisfaccin de todos y cada uno de los involucrados en
dichos procesos, as sean actores fundamentales del proceso o slo sean
afectados colateralmente por los mismos.
Todo lo anterior es posible gracias a que se ha sustentado dentro de una
estructura lgica funcional que ha aprovechado la construccin estructural previa
y que esta se desarrolla bajo la teora de la bsqueda constante de la excelencia,
es decir, el mejoramiento continuo.
En este punto ya es fcil intuir el porqu de la estructuracin de todo este
complejo sistema de gestin para garantizar la calidad en salud y es que permite
que vaya construyendo, acoplando y complementando el concepto general a
partir del diseo particular de herramientas para resolver situaciones puntuales,
estas son todas aquellas que se identificaron e cada una de las partes del proceso
y que dio como resultado el diseo de los 7 (siete) subsistemas y para el caso de
los hospitales 8 (ocho) subsistemas incluyendo el SUA.
El SUA es diseado e implementado especficamente para atender a las
necesidades particulares de los procesos de atencin en salud, sin embargo por
ser un sistema donde se busca alcanzar estndares superiores de calidad, los
sistemas de gestin contribuyen a engranar todos los elementos necesarios
acordes con la filosofa de mejoramiento continuo de la acreditacin, por lo tanto

es necesario articular con el Sistema Integrado de Gestin (que incluye los siete
subsistemas)
Esta manera de articulacin de las herramientas de gestin se da por la
compatibilidad entre todas ellas, ya que manejan un lenguaje comn y pretenden
cumplir requisitos similares y que estn construidos segn otros sistemas
generales como el Modelo Estndar de Control Interno MECI entre muchos otros.
Tambin al existir dicha compatibilidad se garantiza que la construccin o diseo
de una herramienta en particular facilita, fortalece y complementa las ya
existentes logrando una gestin ms efectiva y de esta manera se potencializan
cada una de las partes.
Aunque los siete subsistemas se gestionan independientemente se pueden
obtener beneficios comunes al articularlos de forma integrada. Se pueden
encontrar los siguientes beneficios desde distintos puntos de vista gracias a la
articulacin:
Punto de vista estratgico: Permite la alineacin de la planeacin
institucional con la naturaleza, funciones y competencias de las entidades y
organismos distritales
17
Punto de vista de gestin: hace posible la articulacin de los procesos
para potenciar los resultados de la gestin institucional
Punto de vista de eficiencia: la articulacin de los siete subsistemas
permite la disminucin de tiempos y costos al ejecutar las actividades
Punto de vista operativo: permite que se consideren diferentes riesgos
asociados a la gestin durante la ejecucin de actividades
A continuacin se describe cada uno de los subsistemas del sistema integrado de
gestin:
SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI)
Su propsito es el control de la estrategia, la gestin y la evaluacin para cumplir
los objetivos institucionales, el Modelo Estndar de Control Interno fue instaurado
para repensar la estructura del Sistema de Control Interno y lograr una mayor
eficacia e impacto en las entidades del Estado. La estructura nica de control
interno da los parmetros bsicos que garantizan la implementacin para
alcanzar los objetivos de gestin de la Constitucin Poltica.
El SCI contribuye a que las entidades y los servidores pblicos entiendan que el
ejercicio del control es una actividad individual de los trabajadores del Estado.

La conformacin de equipos de auto evaluacin multidisciplinarios, que estudian


los estndares, cuando proponen e implementen mejoras a partir de ciclos PHVA
se ha comprobado que es un factor crtico de xito. El compromiso de la alta
direccin y una orientacin clara en el direccionamiento estratgico de largo
plazo, son condiciones necesarias para el desarrollo del sistema.
A continuacin se seala la entidad, que tiene a cargo el liderazgo de lo que
corresponde al subsistema de Control Interno para el proceso de conformacin del
Sistema Integrado de Gestin:
SUBSISTEMA

LDER DEL
SUBSISTEMA

SCI (Subsistema
de
Control La Veedura Distrital
Interno)

18

JUSTIFICACIN SOBRE SU
RESPONSABILIDAD
En el Decreto 387 de 2004
en su Art 7 le da la funcin
a la Veedura Distrital de la
coordinacin del sistema de
control interno, sin que esto
implique limitacin alguna
del ejercicio de su funcin
como
ente de
control
preventivo.

Subsistema de gestin de la calidad (SGC).


Mediante este subsistema las organizaciones logran garantizar la satisfaccin de
sus clientes. Para esto se planifica, mantiene y mejora continuamente el
desempeo en los procesos, para lograr ventajas competitivas se realiza todo
este proceso bajo un esquema de eficiencia y eficacia. Entre los beneficios del
Sistema de Gestin de Calidad encontramos: Mejora continua de la calidad de los
productos y servicios, una atencin amable y oportuna, transparencia en los
procesos, asegurar el cumplimiento de sus objetivos, en apego a leyes y normas
vigentes, reconocimiento de la importancia de procesos, integracin del trabajo,
adquisicin de insumos de acuerdo con las necesidades, delimitacin de funciones
del personal, mejores niveles de satisfaccin, aumento de la productividad y
reduccin de costos. La ISO 9001 es la norma internacional que se aplica a los
sistemas de gestin de calidad.
Busca una visin estratgica para dirigir y evaluar el desempeo
institucional orientado a:

Mejorar la calidad de los productos.


Consolidar estndares que reflejen las necesidades.

Dar informacin confiable.


Promover la transparencia, la participacin y el control poltico y ciudadano .
Garantizar el acceso a la informacin sobre resultados del sistema.
Emprender acciones preventivas y correctivas.
tener cultura por la mejora continua.
Buscar relaciones ptimas entre calidad y costo y satisfacer a los
ciudadanos..
Simplificar procesos y a crear un sistema laboral orientado hacia la
productividad

Sin embargo a nivel distrital la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica


NTCGP 1000:2009, adoptada mediante Decreto 4485 del 2009 es la norma que
especfica los requisitos para la implementacin de un Sistema de Gestin de la
Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder pblico y otras entidades
prestadoras de servicios.
A continuacin se seala la entidad, que tiene a cargo el liderazgo de lo que
corresponde al subsistema de Gestin de la Calidad para el proceso de
conformacin del Sistema Integrado de
19Gestin:

SUBSISTEMA

LDER DEL
SUBSISTEMA

SGC (Subsistema La
Secretara
de Gestin de la General
de
la
Calidad)
Alcalda Mayor de
Bogot,
D.C.,
a
travs
de
la
Direccin Distrital de
Desarrollo
Institucional.

JUSTIFICACIN SOBRE
SU RESPONSABILIDAD
La Secretaria General de la
Alcalda Mayor de Bogot es
responsable de liderar este
sistema de gestin de la
calidad
porque
esta
Secretaria es quien trae al
distrito este subsistema y lo
adopta a travs del acuerdo
122
de
2004;
Adicionalmente el Decreto
387 de 2004 en su Art 4 le
da la funcin a la Secretaria

General de la Alcalda Mayor


de Bogot la coordinacin
de la implementacin del
SGC.
Subsistema interno de gestin documental y archivo (SIGA).
Este Subsistema se establece para toda entidad pblica a nivel distrital y est
conformado por los archivos de gestin, central y cualquier otro nivel de archivo
definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de
documentacin y cualquier otra unidad de informacin que apoye el cumplimiento
de la misin de la Entidad. Su propsito principal es dirigir los procesos y
procedimientos propios de la funcin archivstica, as como la asesora,
capacitacin, coordinacin, control y seguimiento de la gestin de los
documentos, archivo y correspondencia.
Los objetivos del SIGA son:
En cada una de las entidades y sus dependencias (desde la recepcin o creacin
20 los procesos necesarios para adelantar
del documento hasta el final) Implementar
la gestin de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia.
Crear la dependencia encargada del SIGA, que debe tener la autoridad suficiente
para dirigir los procedimientos de la funcin archivstica, y hacer seguimiento
para que los mismos se realicen de acuerdo con las polticas y reglas dictadas por
la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, a travs del Archivo de
Bogot.
Coordinacin, Control y Seguimiento de la Gestin de los Documentos, Archivo y
Correspondencia.
Asesorar y capacitar a los funcionarios responsables de las unidades de
informacin y los documentos y establecer las funciones de la Dependencia
Encargada del SIGA.
Contratar al personal profesional idneo2
Generar las acciones y tramitar los recursos necesarios para la implementacin
de los sistemas internos de gestin documental y archivo (SIGA) e incluirlos en el
Plan de Presupuesto anual

2Que acredite ttulo en archivstica y tcnico requerido de acuerdo con el volumen


de produccin documental, los servicios que deben ser prestados, las unidades de
informacin y los niveles de archivo que existan en la Entidad.

A nivel distrital el decreto 514 del 20 de Diciembre de 2006 es la norma que


establece que toda entidad pblica a nivel Distrital debe tener un Subsistema
Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de
Informacin Administrativa del Sector Pblico."
A continuacin se seala la entidad, que tiene a cargo el liderazgo de lo que
corresponde al subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo para el
proceso de conformacin del Sistema Integrado de Gestin:

SUBSISTEMA

LDER DEL
SUBSISTEMA

La Secretara General
de la Alcalda Mayor
SIGA (Subsistema
de Bogot, D.C., a
Interno de Gestin
travs
de
la
Documental
y
21
Direccin Distrital
de
Archivo)
Desarrollo
Institucional.

JUSTIFICACIN SOBRE
SU RESPONSABILIDAD
Mediante el Decreto 267 de
2007.Se establece que es
funcin
de
Secretara
General de la Alcalda Mayor
de
Bogot
formular
la
poltica
de
gestin
documental
y
archivos,
organizar el Sistema Distrital
de
Archivos,
conservar,
proteger
y
difundir
la
memoria
institucional
e
histrica del Distrito.

Subsistema de gestin de seguridad de la informacin (SGSI).


Con el decreto 514 del 20 de Diciembre de 2006 se establece que toda entidad
pblica a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestin Documental
y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Informacin Administrativa del
Sector Pblico."
Comprende la poltica, estructura organizativa, procedimientos, procesos y
recursos necesarios para implantar la gestin de la seguridad de la informacin,
este se implanta siguiendo estndares de seguridad como el ISO 27001. Se basa
en cdigos de buenas prcticas y objetivos de control como los establecidos en
ISO 17799.
A nivel distrital la resolucin 305 de 2008 es la norma donde se expiden polticas
pblicas para las entidades, organismos y rganos de control del Distrito Capital,
en materia de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones respecto a la
planeacin, seguridad, democratizacin, calidad, racionalizacin del gasto,

conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre. En el artculo


primero se establecen Polticas de Planeacin de Informtica para la Formulacin
y Elaboracin del plan estratgico de sistemas de informacin (PESI) en el distrito
capital.
A continuacin se seala la entidad, que tiene a cargo el liderazgo de lo que
corresponde al subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin para el
proceso de conformacin del Sistema Integrado de Gestin:

SUBSISTEMA

LDER DEL
SUBSISTEMA

JUSTIFICACIN SOBRE SU
RESPONSABILIDAD

22
La Secretara
General de la
SGSI (Subsistema Alcalda Mayor de
de Gestin de la Bogot, D.C., a
seguridad de la travs de la
Informacin)
Direccin Distrital
de Desarrollo
Institucional.

Mediante el Decreto 267 de


2007 Art. 1. Se establece que
corresponde a la Secretara
General de la Alcalda Mayor
de Bogot orientar y liderar la
formulacin y seguimiento de
las
polticas
para
el
fortalecimiento de la funcin
administrativa
de
los
organismos y entidades de
Bogot,
Distrito
Capital,
mediante
el
diseo
e
implementacin
de
instrumentos de coordinacin
y gestin, la promocin del
desarrollo administrativo e
institucional, el mejoramiento
del servicio a la ciudadana y
ciudadano, la orientacin de
la
gerencia
jurdica
del
Distrito, la proteccin de
recursos documentales de
inters
pblico
y
la
coordinacin de las polticas
del
sistema
integral
de
informacin
y
desarrollo
tecnolgico.

Subsistema de seguridad y salud ocupacional (S&SO).

El Distrito Capital de Bogot defini en el Decreto 176 de 2010, el Subsistema de


Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), como uno de los componentes del SIG. El
S&SO se refiere a la gestin de condiciones y factores que afecten la salud y
seguridad de personas en el lugar de trabajo. El S&SO es importante para
prevenir accidentes, enfermedades, ausentismo y los respectivos costos, adems
de ayudar a mejorar el compromiso, el ambiente laboral, los aspectos psicolgicos
y la productividad.
El referente es la norma ISO 18001, propone ayudar a la organizacin a (Unidad 4
Sistema Integrado de Gestin)

Comprender y mejorar las actividades y resultados de la prevencin


de riesgos laborales
Establecer una poltica de prevencin de riesgos e implantar la
estructura para desarrollarla
Establecer dos compromisos mnimos (el primero relacionado con el
compromiso del cumplimiento de la legislacin y el segundo acerca
del compromiso de mejora continua)

A continuacin se seala la entidad,23


que tiene a cargo el liderazgo de lo que
corresponde al Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional para el proceso de
conformacin del Sistema Integrado de Gestin:

SUBSISTEM
A

LDER DEL
SUBSISTEMA

S&SO
Secretara
(Subsistema
Distrital
de Seguridad Salud.
y
Salud
Ocupacional)

JUSTIFICACIN SOBRE SU
RESPONSABILIDAD

De acuerdo al Decreto 122 de 2007 se


de establecen como funciones de la SDS
establecer
mecanismos
de
coordinacin y control de las acciones
de promocin de la salud y prevencin
de la enfermedad, a partir de la
participacin y concertacin de las
instituciones, sectores y comunidad y
realizar las de su competencia, para
impactar en forma positiva el estado
de salud de la poblacin bogotana.
Minimizar los efectos negativos,
asociados con la presencia o ausencia
de factores del medio ambiente y del
uso y consumo de productos que
incidan sobre la salud de la poblacin

y asegurar el adecuado cumplimiento


de las normas sanitarias vigentes.
Conocer en primera o nica instancia
los
procesos
administrativos
sancionatorios respecto del control de
los riesgos fsicos, qumicos, biolgicos
y del consumo que sean de
competencia de la Secretara Distrital
de Salud y los relacionados con
medicamentos dentro de Distrito
Capital.
Subsistema de responsabilidad social (SRS)
La Norma ISO 26000:2010 proporciona orientacin sobre los Principios y Materias
Fundamentales de Responsabilidad Social. El SRS se refiere a la gestin de
actividades para adoptar la responsabilidad social (comprensin de las
expectativas e intereses de la sociedad, teniendo a la organizacin como centro
de inters y como principio fundamental la organizacin, igualmente abarca las
24 y el medio ambiente). El documento
responsabilidades respecto a la sociedad
gua es la norma ISO/DIS 2600, los principios la transparencia son:

La rendicin de cuentas
El respeto a la ley y a los derechos humanos.

El Pacto Mundial implanta un marco de trabajo que promueve el desarrollo


sostenible y la responsabilidad social. Es importante tener en cuenta que el Pacto
no es un instrumento obligatorio o regulatorio, es voluntario. Aproximadamente
3700 empresas alrededor del mundo se han unido con el fin de cambiar sus
operaciones comerciales de forma positiva y de informar sobre planes
socialmente responsables. Se basa en diez principios para la proteccin de los
derechos humanos y laborales, la proteccin del medio ambiente entre otros.
La gua tcnica colombiana 180 es un documento voluntario que da
recomendaciones y parmetros respecto a la fomentacin de un compromiso
voluntario de responsabilidad social. Las directrices dadas por la norma giran en
torno al establecimiento, implementacin, mantenimiento y mejora de la
responsabilidad social en la gestin, involucramiento de las partes interesadas en
una gestin socialmente responsable y la comunicacin de este enfoque ante los
involucrados.

El SRS busca que las organizaciones acepten la responsabilidad de abordar los


impactos de sus decisiones y actividades a <travs de un comportamiento
transparente y tico, La norma SA 8000 (Social Accountability 8000) establece
pautas para certificar el desempeo de empresas en nueve reas: trabajo infantil,
trabajo forzado, higiene y seguridad, libertad de asociacin, discriminacin,
prcticas disciplinarias, horario de trabajo, remuneracin y gestin.
A continuacin se seala la entidad, que tiene a cargo el liderazgo de lo que
corresponde al Subsistema de Responsabilidad Social para el proceso de
conformacin del Sistema Integrado de Gestin:

SUBSISTEM
A

SRS
(Subsistema
de
Responsabilid
ad Social)

LDER
DEL JUSTIFICACIN
SOBRE
SUBSISTEMA
RESPONSABILIDAD

Secretara
Distrital
Planeacin.

SU

De acuerdo al Decreto 550 de 2006


dentro de las funciones que tiene la
Secretaria Distrital de Planeacin es
Evaluar y verificar la aplicacin de
los mecanismos de participacin
contribuir
a
la
25 ciudadana,
formulacin de las polticas y
estrategias econmicas, sociales,
territoriales
y
ambientales
de
necesarias para la articulacin de la
ciudad
con
otras
ciudades
y
departamentos, orientar los procesos
de planeacin ambiental requeridos
para el desarrollo sostenible y para
el fortalecimiento del modelo de
ocupacin territorial del Distrito
Capital entre otros los cuales hacen
parte de la Responsabilidad Social.

Subsistema de gestin ambiental (SGA).


El Distrito Capital de Bogot defini en el Decreto 176 de 2010, el Subsistema de
Gestin Ambiental (SGA), como uno de los componentes del SIG. El SGA es el
conjunto de actividades de las instituciones (estatales y particulares) para evaluar
en un momento y en un espacio determinados, las interacciones entre el medio
ambiente y los elementos que se relacionan para concertar, adoptar y ejecutar
decisiones con efectos de que buscan alcanzar un desarrollo sostenible. El
referente es la norma ISO 14001:2004

Tambin es importante mencionar el Decreto 061 de 2003, Art. 11 donde se


establece que las entidades Distritales podrn formar parte del Sistema Ambiental
del Distrito Capital -SIAC- mediante la inclusin de sus proyectos de gestin
ambiental dentro del Plan de Accin Trianual de que trata el artculo 10 del
presente Decreto y la concertacin del correspondiente Plan Institucional de
Gestin Ambiental -PIGA- con el DAMA. Este fue el primer acercamiento a un SGA.
A continuacin se seala la entidad, que tiene a cargo el liderazgo de lo que
corresponde al subsistema de Gestin Ambiental para el proceso de conformacin
del Sistema Integrado de Gestin:

SUBSISTEMA

SGA
(Subsistema
de Gestin
Ambiental)

LDER DEL
SUBSISTEMA

Secretara
Distrital
Ambiente

JUSTIFICACIN SOBRE SU
RESPONSABILIDAD

La Secretara Distrital de Ambiente


es la autoridad ambiental en el
distrito por su misin. Asimismo,
ellos lideraron la construccin del
Plan de Gestin Ambiental para
26 Bogot 2008 2038, el cual se
operativiza a travs de instrumentos
de planeacin como el Plan de
de
Accin Cuatrienal Ambiental PACA y
los Planes Institucionales de Gestin
Ambiental PIGA; este ltimo
estrechamente ligado con el
subsistema de gestin ambiental ya
que su estructura fue construida a
partir de la misma norma tcnica de
referencia, la ISO 14001:2004.

SISTEMA NICO DE ACREDITACIN (SUA)


A continuacin se seala la entidad, que tiene a cargo el liderazgo de lo que
corresponde a la Acreditacin para el proceso de conformacin del Sistema
Integrado de Gestin:

RESPONSABL
E DE LIDERAR
SUBSISTEMA
EL
SUBSISTEMA

JUSTIFICACIN SOBRE SU
RESPONSABILIDAD

SUA
Secretara
(Subsistema
Distrital
nico
de Salud.
Acreditacin)

En el artculo 176 numeral 4 de la


de Ley 100 de 1993 por la cual se crea
el sistema general de seguridad
social, establece en relacin con las
funciones que deben cumplir las
Direcciones Seccinales, Distritales
y Municipales del Sistema de Salud
lo siguiente: "La inspeccin y
vigilancia de la aplicacin de las
normas tcnicas, cientficas,
administrativas y financieras que
expida el Ministerio de Salud, sin
perjuicio de las funciones de
Inspeccin y Vigilancia atribuidas a
las dems autoridades
competentes."
La SECRETARA DISTRITAL DE
SALUD por disposicin legal, entre
otros, el Decreto 812 de 1996, tiene
27 como funcin la de inspeccionar,
vigilar y controlar las Instituciones
que prestan servicios de salud e
informar a las autoridades
competentes, sobre la
inobservancia de las normas
tcnicas, cientficas, administrativas
y financieras de obligatorio
cumplimiento.

Cuando una institucin de salud toma la decisin de Acreditarse debe pensar


inicialmente en articular los sistemas de gestin que ya vena trabajando durante
el proceso del SUA, y tomar este como su eje central en el sistema de gestin, es
decir, dentro de los estndares estn inmersos la aplicacin de estos sistemas ya
que representan las herramientas para el mejoramiento continuo y poder lograr
as la transformacin cultural que tanto se desea donde la organizacin o los
colaboradores (as) que laboran all tomen conciencia de la necesidad de mejorar
la calidad de los servicios continuamente y finalmente alcanzar la satisfaccin de
los clientes internos y externos. Este modelo propuesto por el distrito (SIG) busca
facilitar el entendimiento y la comprensin de todas las herramientas para el
mejoramiento continuo utilizando el ciclo de mejora continua (PHVA) planteado en
la Acreditacin tal como est estructurado en el SIG.

28

Figura 4. Articulacin del SUA y el SIG.


Fuente: Elaboracin propia basado en la Norma Tcnica Distrital del Sistema Integrado
de Gestin NTD-SIG 001:2011

Para evidenciar o explicar con mayor detalle la compatibilidad que existe entre los
sistemas integrados de gestin y el sistema nico de acreditacin a continuacin
se presenta una Tabla elaborada por el distrito donde se relaciona los productos
de los requisitos de la Norma Tcnica Distrital vs los estndares de Acreditacin,
evidenciando as su articulacin.
En matriz adjunta se explica cmo se articulan los sistemas Integrados de Gestin
y se evidencia como unos son complementarios con los otros.
Tabla 2 (adjunto). Matriz de articulacin de estndares del SUA como subsistema del
Sistema Integrado de Gestin.
Fuente: Distrito Direccin de Desarrollo Institucional.

captulo 2- POLTICAS DEL SIG ALINEADAS CON LAS


POLTICAS DE ACREDITACIN
La utilidad de los sistemas de gestin es la posibilidad de articulacin de stos
con otro tipo de sistemas o modelos, en este caso las polticas, programas y
planes que se generan para el correcto funcionamiento del estado, en todos los
niveles (nacional, regional, departamental y municipal) son el sustrato bsico
sobre el cual se han de soportar los siete subsistemas del SIG, incluyendo el SUA,
que para el caso de los hospitales constituye el corazn que alinea los dems
subsistemas.
Esta suma de esfuerzos es la dinmica ms efectiva en cuanto al logro de los
objetivos de todas las partes involucradas, desde el gobierno nacional hasta cada
uno de los departamentos de las instituciones que han decidido hacer parte de
29 se d inicio a cualquier proyecto de
este proceso, porque antes de que
implementacin de un sistema de gestin, se lleva a cabo un proceso de unin de
esfuerzos con el fin de evitar desgastes administrativos y duplicidad de trabajo,
esto ya que las entidades no han podido llevar a cabo una articulacin efectiva de
las polticas. Por esta razn la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot
lanza el documento POLTICA Y OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
en el ao 2013, con el objetivo de contar con una poltica integrada donde se
definen las intenciones globales y directrices que una entidad u organismo
distrital debe seguir para la implementacin, sostenibilidad y mejora continua del
Sistema Integrado de Gestin en todos los niveles.
Esta orientacin general y toda esta estrategia que permea y que de muchas
formas determina el curso de accin de cada institucin, ha sido diseada de
manera conjunta y colaborativa con un grupo multidisciplinario e interinstitucional
con un carcter estratgico y tctico que pretende garantizar que se haga el
mejor uso de los recursos y que se obtengan los mejores resultados, en otras
palabras, es producto de una articulacin y comunicacin constate que ana
esfuerzos, saberes y competencias con la intensin de garantizar procesos,
productos y conocimiento de calidad, ya que cada sub sistema responder a una
serie de estndares generales que estn presente en cada proceso a desarrollarse

y que da como resultado todos los componentes necesarios para la conformacin


del Sistema nico de Acreditacin, como el flujo de informacin es un eje
fundamental de esta metodologa, el SUA genera los recursos bsicos para otros
subsistemas , esto fortalece el proceso y garantiza la sostenibilidad de las
instituciones.

2.1 Estructura de las polticas


Es importante que dentro de la institucin se formalice una poltica integrada con
el fin de definir las intenciones globales y directrices que una entidad u organismo
distrital debe seguir para la implementacin, sostenibilidad y mejora continua del
Sistema Integrado de Gestin en todos los niveles y para la adopcin de esta
Poltica del Sistema Integrado de Gestin se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:3

30

La operacin Interna de la entidad y organismo Distrital


La prestacin de bienes o servicios
La atencin y servicio al usuario
La mitigacin de impactos ambientales significativos
Ser coherente con los principios de seguridad de la informacin y
gestin documental
Cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos del SIG
Compromiso de mejorar continuamente
La sostenibilidad del SIG

La estructura de las polticas puede tener diferentes matices e intencionalidades


particulares, eso por las singularidades de aplicacin y las condiciones diversas
que sern responsabilidad de cada parte del sistema institucional.
Siguiendo con la metodologa sistmica, esta debe ser coherente con la
estructura normativa que sustenta el SUA, de igual forma se debe cumplir con los
requisitos del SIG el cual establece una poltica integrada, es responsabilidad de la
gerencia de cada institucin determinar el plan de implementacin, para esto se
definirn los objetivos, metas, cronogramas, recursos, responsables, mecanismos
3 Lineamiento sobre la Poltica y Objetivos del Sistema Integrado de Gestin Secretara General de La Alcalda Mayor de Bogot Direccin Distrital de
Desarrollo Institucional, 2013

de monitoreo y control. Por estas razones la implementacin del SIG y del SUA
debe ser adoptado en cada institucin segn sus particularidades, lo importante
es que las polticas sean socializadas y entendidas por todos los niveles de la
institucin, directas e indirectas, ya que cada institucin es diferente y tiene
requerimientos particulares es decir que cada institucin deber alinear todos los
elementos de las polticas de gestin con sus estrategias, contextos y
caractersticas.

2.2 Articulacin con cada poltica


Antes de revisar los lineamientos que da el SIG frente a las Polticas es importante
revisar los Estndares de Acreditacin donde se relacionan las diferentes polticas
del SUA:
POLTICA

Poltica de
prestacin
del servicio

ESTNDARES RELACIONADOS CON CADA POLTICA


Intencionalidad del estndar de Gestin de la
tecnologa: manejo
31 seguro de la tecnologa, con
enfoque
de
riesgo,
la
consistencia
con
el
direccionamiento estratgico y la promocin de cultura
institucional para el buen manejo de la tecnologa.
Estndar 133. Cdigo: (GT4) La organizacin cuenta
con una poltica definida, implementada y evaluada para
la puesta en funcionamiento, monitorizacin y control de
la tecnologa.
Estndar 135. Cdigo: (GT6) La organizacin cuenta
con una poltica definida, implementada y evaluada para
la renovacin de tecnologa.

Poltica de
Gestin de la
Informacin y
comunicacin

Intencionalidad del estndar de talento humano:


La divulgacin y el despliegue de los resultados del
mejoramiento hacia los trabajadores de la institucin.
Intencionalidad del estndar de Gerencia de la
Informacin: Polticas de confidencialidad y respeto en
la difusin de informacin.
Estndar 111. Cdigo: (TH9) La organizacin
promueve desarrolla y evala una estrategia de
comunicacin efectiva (oportuna, precisa, completa y
comprendida por parte de quien la recibe) entre las
unidades funcionales, entre sedes (si aplica) y entre

servicios clnicos y no clnicos de todos los niveles. Los


mecanismos son incorporados en la poltica de talento
humano.
Poltica de
Calidad:

Intencionalidad del estndar del mejoramiento de


la calidad: procesos de calidad estn ntimamente
integrados en los procesos organizacionales y que el
mejoramiento organizacional se transforme en cultura de
calidad en la organizacin.

Poltica de
Gestin del
Riesgo

Estndar 91. Cdigo: (GER. 4) La alta gerencia tiene


definido e implementado un sistema de gestin del
riesgo articulado con el direccionamiento estratgico.

Poltica del
Ambiente
Seguro

Estndar 126. Cdigo: (GAF8) La organizacin


promueve una poltica de no fumador y tiene prohibido el
consumo de cigarrillo en las instalaciones fsicas de la
organizacin.

Poltica de la
Gestin de la
Tecnologa

Intencionalidad del estndar de Gestin de la


tecnologa: manejo seguro de la tecnologa, con
enfoque
de
riesgo,
la
consistencia
con
el
32
direccionamiento estratgico y la promocin de cultura
institucional para el buen manejo de la tecnologa.
Estndar 133. Cdigo: (GT4) La organizacin cuenta
con una poltica definida, implementada y evaluada para
la puesta en funcionamiento, monitorizacin y control de
la tecnologa.
Estndar 135. Cdigo: (GT6) La organizacin cuenta
con una poltica definida, implementada y evaluada para
la renovacin de tecnologa.

Poltica de
Gestin de la
Informacin y
comunicacin

Intencionalidad del estndar de talento humano:


La divulgacin y el despliegue de los resultados del
mejoramiento hacia los trabajadores de la institucin.
Intencionalidad del estndar de Gerencia de la
Informacin: Polticas de confidencialidad y respeto en
la difusin de informacin.
Estndar 111. Cdigo: (TH9) La organizacin
promueve desarrolla y evala una estrategia de
comunicacin efectiva (oportuna, precisa, completa y
comprendida por parte de quien la recibe) entre las
unidades funcionales, entre sedes (si aplica) y entre
servicios clnicos y no clnicos de todos los niveles. Los

mecanismos son incorporados en la poltica de talento


humano.

Poltica de
Responsabili
dad Social y
ambiental

Intencionalidad del estndar de Direccionamiento:


El nfasis en los siguientes ejes: gestin centrada en el
cliente y de mejoramiento continuo, la seguridad del
paciente, la humanizacin de la atencin, la gestin de la
tecnologa, el enfoque de riesgos orientados a la
transformacin
cultural
de
largo
plazo
y
la
responsabilidad social.
Estndar 78. Cdigo: (DIR.4.): La alta direccin
promueve desarrolla y evala el resultado de acciones
orientadas a la atencin
centrada en el usuario y su familia, el mejoramiento
continuo, la humanizacin de la atencin, el enfoque y la
gestin del riesgo, la seguridad del paciente y los
colaboradores, la gestin de la

33 la transformacin cultural y la
Tecnologa en salud,
responsabilidad social.

Poltica de
Talento
Humano y
transformaci
n cultural

Estndar 111. Cdigo: (TH9) La organizacin


promueve desarrolla y evala una estrategia de
comunicacin efectiva (oportuna, precisa, completa y
comprendida por parte de quien la recibe) entre las
unidades funcionales, entre sedes (si aplica) y entre
servicios clnicos y no clnicos de todos los niveles. Los
mecanismos son incorporados en la poltica de talento
humano.
Estndar 112. Cdigo: (TH10) En la gestin del
talento humano se analiza, promueve y gerencia la
transformacin cultural institucional.
Intencionalidad del estndar de talento humano:
Implementar estrategias para evaluar la transformacin
cultural.
Intencionalidad del estndar de direccionamiento:
el enfoque de riesgos orientados a la transformacin
cultural.

Poltica de
Estndar 5. Cdigo: (AsSP1) La organizacin tiene
seguridad del formulada implementada y evaluada la poltica de

paciente

Seguridad de pacientes y garantiza su despliegue en


toda la organizacin.
Estndar 32. Cdigo: (AsPL11) En el proceso de
planeacin de la atencin, la organizacin debe tener
una poltica de atencin humanizada como elemento
fundamental de respeto hacia el usuario, su privacidad y
dignidad

Poltica de
Humanizaci
n

Estndar 79. Cdigo: (DIR.5) La poltica de atencin


humanizada y el respeto hacia el paciente, su privacidad
y dignidad es promovida, desplegada y evaluada por la
alta direccin en todos los colaboradores de la
organizacin.
Estndar 96. Cdigo: (GER.9) La organizacin
garantiza la implementacin de la poltica de
humanizacin, el cumplimiento del cdigo de tica, el
cumplimiento del cdigo de buen gobierno y la
aplicacin de los deberes
y los derechos del cliente
34
interno y del paciente y su familia.
Estndar 127. Cdigo: (GAF9) La organizacin
promueve, implementa y evala acciones para que el
ambiente fsico garantice condiciones de privacidad,
respeto y comodidad para una atencin humanizada,
considerando a usuarios y colaboradores.

Poltica de
relacin
docencia
servicio

Estndar 86. Cdigo: (DIR12) Existe un proceso para


establecer los parmetros de la relacin docenciaservicio, alineados con el direccionamiento estratgico
de la organizacin
Estndar 101. Cdigo: (GER.14) La organizacin
planea, desarrolla y evala la relacin docencia-servicio,
prcticas formativas y la investigacin.
Intencionalidad del estndar de Gerencia: que
incluye Balance de la relacin docencia-servicio y la
Articulacin de la institucin educativa en los procesos
de acreditacin de la organizacin.

Tabla 2. Polticas del SUA


Fuente: Elaboracin propia, 2013

Las instituciones no deben desgastarse en esfuerzos innecesarios, duplicando


trabajo, por el contrario la unificacin o articulacin de elementos que hacen
parte de la acreditacin como la implementacin de polticas debe trabajarse en
forma conjunta desde el direccionamiento y desplegarlo en todas las unidades
funcionales.
Es importante hacer ejercicios de coherencia institucional, con el fin de asegurar
la alineacin de todos los elementos de la plataforma estratgica y de estos con
el contexto de la organizacin. Una de las metodologas de referencia que se
puede utilizar es la Gua Ejerciendo Coherencia Institucional (Secretara General
de La Alcalda Mayor de Bogot Direccin Distrital de Desarrollo Institucional,
2013).
Una vez planteadas las polticas que se exigen tanto en el sistema integrado de
gestin como las que se exigen durante la implementacin de estndares de
acreditacin a continuacin se muestra en la Figura 7 una matriz donde se
identificaron uno a uno los requisitos asociados a las polticas de cada subsistema
de manera especfica, con el fin de relacionarlos a los requisitos exigidos por la
NTDSIG 001.

35

Figura 7. Poltica del sistema integrado de gestin

Relacin con Normas Tcnicas


Fuente: LINEAMIENTOS DE LA POLTICA Y OBJETIVOS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN, 2013

En el cuadro de asociacin de requisitos se identificaron los aspectos exigidos por


las diferentes normas tcnicas de referencia y se asociaron, con colores, a los
requisitos de la NTDSIG 001:2011. Los requisitos a los que no se les asign ningn
color no se articulan directamente a las directrices establecidas en la norma, sin
embargo son inherentes a la poltica SIG y hacen parte de su despliegue.
Debido a la especificidad de algunos de los requisitos de las normas tcnicas de
referencia no se les asign ningn color y no se relacionaron al Sistema Integrado
de Gestin.
Como resultado de este ejercicio de asociacin entre la NTDSIG 001 y las normas
tcnicas de referencia, se presenta un modelo de Poltica del Sistema Integrado
de Gestin.
Las instituciones podrn evaluar los resultados por ejemplo midiendo la cobertura
de la socializacin y la efectividad de las mismas, en el proceso de
36
implementacin, se determinaran estrategias de evaluacin del cumplimento de
las polticas y se medir el nivel de implementacin segn la planeacin hecha,
en todos los momentos del proceso se debe identificar los puntos crticos y
determinar planes de accin y actividades correctivas que garanticen el xito de
la gestin.
Se tienen en cuenta a nivel distrital y en cada institucin: el funcionamiento
interno de la institucin y su articulacin con las dems instituciones y el distrito
en general, la finalidad funcional como prestadora de servicio o generadora de un
bien, la identificacin del usuario cmo eje fundamental de su existencia y la
prestacin a l de una atencin de calidad, el cuidado del entorno y el medio
ambiente, la proteccin de la informacin y la correcta gestin documental, se
debe acatar y velar por el cumplimiento de la ley y la normatividad vigente,
siguiendo constantemente en el ejercicio de mejora continua propuesto por el
Sistema.
En resumen las instituciones cuando evalen resultados
establecimiento de una poltica deben considerar lo siguiente:

Nivel de cobertura de la socializacin de la Poltica


Nivel de entendimiento de la Poltica
Evaluacin del cumplimiento de la Poltica

referidos

al

Identificacin de desviaciones frente a resultados e implementacin


de acciones de mejora.

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Bibliografa
Equipo de Trabajo de la Direccin Distrital de Desarrollo Institucional para la
Implementacin del Sistema Integrado de Gestin Distrital, (2011) Norma Tcnica
Distrital del Sistema Integrado de Gestin para las Entidades y Organismos
Distritales, 0012011. Subdireccin Imprenta Distrital, Bogot D.C.
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Secretaria Distrital de Hacienda:
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http://impuestos.shd.gov.co/portal/page/portal/8A348B78FA30F118E0430AB40E04
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Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot (agosto de 2013) Primer
lineamiento poltica y objetivos del sistema integrado de gestin. Sistema
Integrado de Gestin.
Unidad 4 Sistema Integrado de Gestin. Recuperado el 10 de octubre de 2013 de
http://200.93.163.76:8080/2012SIG03/sig_c3_u4_v1.pdf
Yez, Carlo. (2008). Artculo de Gestin: Sistema de Gestin de Calidad en Base
a la Norma Iso 900. Recuperado el 06 de octubre de 2013 de Internacional
Eventos: http://www.internacionaleventos.com/Articulos/ArticuloISO.pdf

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