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Auditoria de La Funcion de La Informatica PDF
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AUDITORIA DE LA FUNCIN DE
INFORMATICA
Materia:
Auditoria de Sistemas
Alumno:
Catedrtico:
AUDITORIA DE SISTEMAS
CAPITULO III
AUDITORIA DE LA FUNCION DE INFORMATICA
1. RECOPILACIN DE LA INFORMACIN ORGANIZACIONAL
Una vez que se elabora la planeacin de la auditoria, la cual servir como plan maestro de
los tiempos, costos y prioridades y como medio de control de la auditoria, se debe empezar
a recopilar la informacin.
Se debe realizar la revisin sistematizada del rea a travs de la observacin y entrevistas
de fondo en cuanto a:
A) Estructura Orgnica
- Jerarquas
- Estructura Orgnica
- Funciones
- Objetivos
B) Revisar la situacin de los recursos humanos.
C) Entrevistas con el personal de de procesos electrnicos
a) Jefatura
b) Anlisis
c) Programadores
d) Operadores
e) Capturistas
f) Personal administrativo
D) Conocer la situacin presupuestal y financiera:
- Presupuesto
- Recursos financieros
- Recursos materiales
- Mobiliario y equipo
E) Realizar un levantamiento del censo de recursos humanos y anlisis de
situacin:
- Nmero de personas y distribucin por reas
- Denominacin de puestos
- Salario
- Capacitacin
- Conocimientos
- Escolaridad
- Experiencia profesional
- Antigedad
- Historial de trabajo
- Salario y conformacin
AUDITORIA DE SISTEMAS
- Movimientos salariales
- ndice de rotacin del personal
- Programa de capacitacin (vigente y capacitacin dada en el ltimo ao)
F) Revisar el grado de cumplimiento de los documentos administrativos:
- Normas y polticas
- Planes de trabajo
- Controles
- Estndares
- Procedimientos
Objetivos de la direccin
Polticas y normas de la direccin
El director de informtica y aquellas personas que tengan un cargo directivo deben llenar
los cuestionarios sobre estructura orgnica, funciones, polticas y objetivos.
2.1.
Estructura orgnica
AUDITORIA DE SISTEMAS
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
Operacin?
Supervisin?
SI
SI
NO
NO
SI
SI
SI
NO
NO
NO
Comunicacin ascendente?
Comunicacin descendente?
Toma de decisiones?
AUDITORIA DE SISTEMAS
Mayor jerarqua?
Menor jerarqua?
Por qu razn?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2.1.3. Departamentalizacin
AUDITORIA DE SISTEMAS
2.1.5. Expectativas
Detectar deficiencias y frustraciones de las personas
Considera que debe revisar la estructura actual, a fin de hacerla ms eficiente?
S
NO
S, por qu razn?_________________________________________________________
________________________________________________________________________
Cul es la estructura que propondra?__________________________________________
_________________________________________________________________________
De realizar una modificacin a la estructura, cundo considera que debera hacerse?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2.1.6. Autoridad
Se encuentra definida adecuadamente la lnea de autoridad?
S
NO
No, por qu razn?_________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Su autoridad va de acuerdo a su responsabilidad?
S
NO
No, por qu razn?_________________________________________________________
_________________________________________________________________________
En su rea se han presentado conflictos por el ejercicio de la autoridad?
S
NO
S, explique en qu casos_____________________________________________________
_________________________________________________________________________
Existe en el rea algn sistema de sugerencias y quejas por parte del personal?
S
NO
2.2 Funciones
Pueden diferir de un organismo a otro, aunque sea designado con el mismo nombre
2.2.1. Existencia
Se han establecido funciones del rea?
S
NO
Por qu no?______________________________________________________________
Las funciones estn de acuerdo con las atribuciones legales?
S
NO
Por qu no estn de acuerdo?________________________________________________
Sugerencias_______________________________________________________________
AUDITORIA DE SISTEMAS
2.2.2. Coincidencias
Se deben conocer las funciones del rea
Las funciones estn encaminadas a la consecucin de los objetivos institucionales e
internos?
S
NO
Por qu no?______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Sugerencias_______________________________________________________________
Las funciones del rea estn acordes al reglamento interior?
S
NO
No, En qu considera que difieren?_________________________________________
_________________________________________________________________________
A qu nivel se conocen las funciones del rea?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Conocen otras reas las funciones del rea?
S
NO
Por qu no?___________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Considera que se deben dar a conocer?
S
NO
Por qu no?______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2.2.3 Adecuadas
Cmo las funciones no son adecuadas a las necesidades, pueden existir problemas de
definicin de funciones o bien de cargas de trabajo.
AUDITORIA DE SISTEMAS
AUDITORIA DE SISTEMAS
2.2.5 Apoyos
Para cumplir con sus funciones requiere de apoyos de otras reas?
SI
NO
Si, de qu tipo? ___________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Cul es el rea que proporciona el apoyo?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Se lo proporciona con oportunidad?
SI
NO
No, Qu le ocasiona?_______________________________________________________
_________________________________________________________________________
No, Cmo resuelve esa falta de apoyo?_________________________________________
_________________________________________________________________________
Con que frecuencia lo solicita?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Para cumplir con sus funciones, proporciona apoyos a otras reas?
SI
NO
AUDITORIA DE SISTEMAS
AUDITORIA DE SISTEMAS
Cules fueron las principales razones de la seleccin de los objetivos?-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Los objetivos establecidos son congruentes con:
Los de la direccin?
SI
NO
Los de la subdireccin?
SI
NO
Los del departamento/oficina?
SI
NO
Los de otros departamentos/oficinas?
SI
NO
Por qu no se han establecido objetivos para el rea?
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nadie le exige establecerlos?
SI
NO
Considera importante que se establezcan?
SI
NO
Es responsabilidad de otra rea establecer los objetivos?
SI
NO
Cul? ___________________________________________________________________
De qu manera planea el trabajo del rea? ______________________________________
Cmo afecta la operacin del rea el no tener establecidos los objetivos? _____________
________________________________________________________________________
2.3.2 Formales
Se han definido por escrito los objetivos del rea?
SI
NO
En qu documento? (recabar) ________________________________________________
Por qu no estn definidos por escrito? ________________________________________
Qu problemas se han derivado de esta situacin? _______________________________
________________________________________________________________________
Conocimiento
Se han dado a conocer los objetivos?
SI
NO
A quin se han dado a conocer? ______________________________________________
Quin mas debera conocerlos? ______________________________________________
Qu mtodo se ha utilizado para dar a conocer los objetivos?_______________________
________________________________________________________________________
Por qu no se han dado a conocer los objetivos?_________________________________
________________________________________________________________________
Considera importante que los conozca el personal?
SI
NO
Cmo afecta la operacin del rea el hecho de que los objetivos no se hayan dado a
conocer o que su conocimiento sea parcial?______________________________________
________________________________________________________________________
AUDITORIA DE SISTEMAS
2.3.3 Adecuados
Abarcan los objetivos toda la operacin del rea?
SI
NO
Qu aspectos no se cubren? _________________________________________________
________________________________________________________________________
Los objetivos son claros y precisos?
SI
NO
Son realistas?
SI
NO
Se pueden alcanzar?
SI
NO
Por qu?_________________________________________________________________
Estn de acuerdo con las funciones del rea?
SI
NO
Son congruentes con los objetivos institucionales?
SI
NO
Sirven de gua personal?
SI
NO
Sirven para motivar al personal?
SI
NO
Se han establecido para el corto, mediano y largo plazo?
SI
NO
Qu adecuaciones puede sugerir para los objetivos actuales?________________________
________________________________________________________________________
2.3.4 Cumplimiento
En qu grado se cumplen los objetivos?________________________________________
Existen mecanismos para conocer el grado de cumplimiento de los objetivos?
SI
NO
Si, Cules? ______________________________________________________________
No, De qu manera se establece el grado de cumplimiento?________________________
________________________________________________________________________
Se elabora algn reporte sobre el grado de avance en el cumplimiento de los objetivos?
SI
NO
Para quin y con qu frecuencia? (recabar) _____________________________________
________________________________________________________________________
Quin elabora este reporte?__________________________________________________
Qu se hace en caso de desviacin en el cumplimiento de los objetivos?______________
________________________________________________________________________
Qu sugerencia puede hacer para lograr el cumplimiento total de los objetivos?_________
________________________________________________________________________
2.3.5 Actualizacin
Se revisan los objetivos?
SI
NO
Por sistema? _____________________________________________________________
Quin revisa los objetivos?__________________________________________________
AUDITORIA DE SISTEMAS
Cuando se analiza la estructura orgnica se debe responder a las siguientes preguntas sobre
las tareas asignadas a cada puesto
AUDITORIA DE SISTEMAS
Desempeo y comportamiento
Condiciones de trabajo
Ambiente
Organizacin en el trabajo
Desarrollo y motivacin
Capacitacin
Supervisin
SI
NO
AUDITORIA DE SISTEMAS
En qu forma?
Cmo se les da respuesta a las sugerencias?
3.2 Capacitacin
Uno de los puntos que se deben evaluar con ms detalle dentro del rea de informtica es
la capacitacin; esto se debe al proceso cambiante y al desarrollo de nuevas tecnologas en
el rea.
Los programas de capacitacin incluyen al personal de:
Direccin
( )
Anlisis
( )
Programacin
( )
Operacin
( )
Administracin
( )
Captura
( )
Otros (especifique)
( )
Se han identificado las necesidades actuales y futuras de capacitacin del personal del
rea?
SI
NO
Por qu no?
Se desarrollan programas de capacitacin para el personal del rea?
No, por qu?
SI
NO
SI
SI
NO
NO
3.3 Supervisin
Cmo se lleva a cabo la supervisin del personal?
Porque no se realiza?
Cmo se controlan el ausentismo y los retardos del personal?
Por qu no se llevan controles?
Cmo se evala el desempeo del personal?
Por qu no se evala?
AUDITORIA DE SISTEMAS
3.4 Limitantes
Cules son los principales factores internos que limitan el desempeo del personal?
Cules son los principales factores externos que limitan el desempeo del personal del
rea?
Cul es el ndice de rotacin de personal en:
Anlisis
( )
Operacin
( )
Administracin
( )
Captura
( )
Programacin
( )
Direccin
( )
Tcnicos
( )
Otros (especifique)
( )
En trminos generales, se adapta el personal al mejoramiento administrativo (resistencia
al cambio)?
SI
NO
Existe una poltica uniforme y consistente para sancionar la indisciplina del personal?
SI
NO
Se lleva a efecto esta poltica?
SI
NO
Puede el personal presentar quejas y/o problemas?
SI
NO
Si, Cmo se soluciona?
Otras areas externas presentan quejas sobre la capacidad y/o atencin del personal del
rea?
SI
NO
Si, Qu tratamiento se les da?
Cmo se otorgan los ascensos, promociones y aumentos salariales?
SI
SI
NO
NO
AUDITORIA DE SISTEMAS
SI
NO
3.6 Remuneraciones
Normalmente las personas estn inconformes con su remuneracin; es importante evaluar
que tan cierta es esta inconformidad o si est dada por otros malestares pero con sealados
como inconformidad en las remuneraciones, o bien puede deberse a que se desconoce
cmo se evala a la persona para poder darle una mejor remuneracin.
Est el personal adecuadamente remunerado con respecto a:
.Trabajo desempeado?
SI
NO
.Puestos similares en otras organizaciones?
SI
NO
.Puestos similares en otras areas?
SI
NO
Si, Cmo repercute?
No, Cmo repercute?
Conseguir informacin sobre los sueldos de los mismos niveles en toras organizaciones.
AMBIENTE (el ambiente en el rea de informtica principalmente en programacin es
muy importante para lograr un adecuado desarrollo).
El personal est integrado como grupo de trabajo?
SI
NO
No, por qu?
Cul es el grado de convivencia del personal?
Cmo se aprovecha esto mejorar el ambiente de trabajo?
Con adecuadas las condiciones ambientales con respecto a:
Espacio del rea?
SI
Iluminacin?
SI
Ventilacin?
SI
Equipo de oficina?
SI
Mobiliario?
SI
Ruido?
SI
Limpieza y/o aseo?
SI
Instalaciones sanitarias?
SI
Instalaciones de comunicacin?
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
AUDITORIA DE SISTEMAS
En cantidad?
SI
NO
En calidad?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
AUDITORIA DE SISTEMAS
12) Con que frecuencia recibe capacitacin y de qu tipo? Mencione las del ltimo
ao
13) Cmo recibe las instrucciones de los trabajos encomendados?
Por Aplicacin ( )
SI
NO
( ) Servicio de mantenimiento
( ) Impuestos
( ) Otros
( ) Renta
( ) Maquila
( ) Otro cul?
AUDITORIA DE SISTEMAS
_________________________________________________________________________
Se respetan los planteamientos presupuestarios del rea?
SI
NO
SI
NO
No, Qu efectos se han tenido en el rea al no contar con suficientes recursos financieros?
_________________________________________________________________________
SI
NO
SI
NO
son
las
limitaciones
del
rea
SI
en
NO
cuanto
recursos
materiales?________________________________________________________________
Qu sugerira para superarlas?________________________________________________
Servicios generales
Existe un programa sobre servicios generales que requiere el rea?
Usted los considera:
Adecuados
SI
NO
Suficientes
SI
NO
Oportunos
SI
NO
SI
NO
AUDITORIA DE SISTEMAS
NO
Por qu?_________________________________________________________________
Estn adecuadamente distribuidos?
SI
NO
SI
NO
SI
NO