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MANUAL DE OPERACIN

SISTEMA DE CONTROL HOTELERO.

NATIONAL SOFT HOTELES


Versin 2.5

National Soft de Mxico

Manual de Operacin
COPYRIGHT. DERECHOS RESERVADOS 2010
NATIONAL SOFT DE MEXICO S DE RL DE CV.
MEXICO OCTUBRE 2010
CONTRATO DE LICENCIA
Importante: Este documento contiene las condiciones del contrato de licencia y una garanta para el
software contenido en el paquete sellado adjunto o para el software adquirido por medios electrnicos.
CONTRATO DE LICENCIA DE USUARIO FINAL QUE SE CELEBRA POR PARTE DE LA EMPRESA NATIONAL SOFT
DE MXICO, S. DE R. L. DE C. V. DE MANERA DIRECTA O A TRAVS DE ALGN DISTRIBUIDOR AUTORIZADO
POR AQUELLA, A QUIENES EN LO CONSECUTIVO SE LES DENONIMAR EL LICENCIANTE; Y DE OTRA PARTE
LA PERSONA FSICA O MORAL QUE COMO USUARIO FINAL ADQUIERE EL SOFTWARE O PROGRAMA
INFORMTICO, Y A QUIN EN ADELANTE SE LE TRATAR COMO EL LICENCIATARIO, CON SUJECIN A LAS
SIGUIENTES CONDICIONES DE LA LICENCIA, SIN PERJUICIO A LAS DISPOSICIONES QUE SOBRE EL USO Y
EXPLOTACIN LCITA DE LICENCIAS SE ESTABLECE EN LA LEGISLACIN NACIONAL E INTERNACIONAL EN
MATERIA DE DERECHOS DE AUTOR. -----------------------------------------------------1. ACEPTACIN. EL LICENCIATARIO ACEPTA ESTE CONTRATO DE LICENCIA YA SEA CON LA APERTURA
DEL PAQUETE QUE CONTIENE EL PROGRAMA INFORMTICO, O CUALQUIER ACTO QUE IMPLIQUE
LA INTENCIN DE USAR EL MISMO, POR S O A TRAVS DE TERCERO, SIGNIFICA LA ACEPTACIN
INEQUVOCA Y SOMETIMENTO EXPRESO E INCONDICIONADO DE EL LICENCIATARIO PARA LA
OBSERVANCIA DE LAS CONDICIONES QUE RIGEN LA PRESENTE LICENCIA. ---------------------------------------------------------------------------------------2. DELIMITACIN. ESTE CONTRATO DE LICENCIA SE REFIERE EXCLUSIVAMENTE A LA EXPLOTACIN Y
USO DE LAS CARCTERSTICAS, RECURSOS, REQUISITOS Y APLICACIONES A QUE SE LIMITA EL
PROGRAMA INFORMATICO, POR LO QUE NO GENERA DERECHOS DE LICENCIA RESPECTO LOS
SERVICIOS OFERTADOS POR LA LICENCIANTE QUE SEAN O PUEDAN SER CONTRATADOS POR EL
LICENCIATARIO. ------------------------------------------------3. CONCESIN DE LICENCIA: LA PROPIEDAD DE EL PROGRAMA INFORMTICO NO SE TRANSFIERE A
EL LICENCIATARIO, NI STE ADQUIERE DERECHO DISTINTO DEL QUE TRATA STA LICENCIA DE USO.
EL LICENCIANTE CONCEDE A EL LICENCIATARIO, POR LA ADQUISICIN DE EL PROGRAMA
INFORMTICO, UNA LICENCIA NO EXCLUSIVA Y NO TRANSFERIBLE PARA USAR EL PROGRAMA
INFORMTICO AUTORIZADO, EN LAS COMPUTADORAS DEL PROPIO LICENCIATARIO BAJO UN
MISMO NOMBRE COMERCIAL, UNA RAZN SOCIAL Y EN UNA MISMA SOLA DIRECCIN FSICA,
DATOS QUE UNA VEZ EFECTUADO EL REGISTRO CORRESPONDIENTE NO PODRAN SER CAMBIADOS,
SI SE REQUIERIERA ALGUN CAMBIO DE DATOS EL LICENCIANTE SE RESERVA EL DERECHO DE
COBRAR POR DICHO CAMBIO DE LICENCIAMIENTO Y EL LICENCIATARIO DEBER EROGAR LOS
PAGOS RESPECTIVOS SEGN LAS POLITICAS COMERCIALES VIGENTES AL MOMENTO. 4. VIGENCIA. SE REGIRA DE ACUERDO A LAS ESPECIFICACIONES DE COMPRA YA SEA EN a)
MODALIDAD DE RENTA PERIODICA MENSUAL O b) LA MODALIDAD DE USO PERMANENTE CON
CADUCIDAD A LOS 24 MESES DE LA ACTIVACION DE EL PROGRAMA INFORMATICO. UNA VEZ
VENCIDO CUALQUIERA DE LAS MODALIDADES EL LICENCIATARIO PODRA OPTAR POR
RECONTRATAR UNA NUEVA LICENCIA DE ACUERDO A LAS MODALIDADES COMERCIALES VIGENTES
AL MOMENTO. EXISTE LA POSIBILIDAD QUE AL RECONTRATAR UNA NUEVA LICENCIA ALGUNAS DE
LAS FUNCIONALIDADES, MODULOS O ACCESORIOS SE DESCONTINUEN O DEBAN SER
REEMPLAZADOS (EN EL CASO DE DISPOSITIVOS DE HARDWARE) O CONTRATADOS, EN TODOS LOS
CASOS CON UN COSTO ADICIONAL. -------5. COPIA AUTORIZADA: EL LICENCIATARIO PODR COPIAR, POR UNA SOLA OCASIN, EL PROGRAMA
INFORMTICO OBJETO DE LA PRESENTE LICENCIA, EN PARTE O EN SU TOTALIDAD Y NICAMENTE

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6.

7.

8.

9.

PARA FINES DE SEGURIDAD Y ARCHIVO FISICO, EN NINGUN MOMENTO PARA DISTRIBUCIN,


TRANSFERENCIA A SUCURSALES DE LA MISMA EMPRESA O EMPRESAS DEL GRUPO O DE TERCEROS.---------- -------------------------------------------------PROHIBICIONES Y USO NO AUTORIZADO: QUEDA PROHIBIDO PARA EL LICENCIATARIO.- a) LA
UTILIZACIN DE EL PROGRAMA INFORMTICO CON LA FINALIDAD DE DESCIFRAR SU CDIGO
FUENTE; b) USAR EL PROGRAMA INFORMTICO O HACER OTRAS COPIAS DEL MISMO QUE NO
SEAN LAS PERMITIDAS EN ESTA LICENCIA; c) TRADUCIR, EFECTUAR INGENIERA INVERSA,
DESCOMPILAR O DESMONTAR EL PROGRAMA INFORMTICO; d) ALQUILAR, ARRENDAR, CEDER O
TRANSFERIR EL PROGRAMA INFORMTICO; e) MODIFICAR EL PROGRAMA INFORMTICO; f)
FUSIONAR TODAS O ALGUNAS DE LAS PARTES CON OTRO PROGRAMA SIN PREVIA AUTORIZACION
POR ESCRITO POR PARTE DE EL LICENCIANTE, YA SEA CON EL LICENCIATARIO O CON EL
PROVEEDOR DEL PROGRAMA TERCERO; g) TRANSFERIR O CEDER A UN TERCERO EL PROGRAMA
INFORMTICO O CUALQUIER COPIA DEL MISMO O SU LICENCIA DE USO; h) EN GENERAL SE LE
RESTRINGE TODA CONDUCTA QUE CAUSE LESIN A LOS INTERESES MORALES Y PATRIMONIALES DE
EL LICENCIANTE EN SU CARCTER DE TITULAR DE EL PROGRAMA INFORMTICO.
ADICIONALMENTE, VIGILARA QUE LAS PERSONAS POR L EMPLEADAS, SEAN FACTORES O
DEPENDIENTES, BAJO SU DIRECCIN O SUPERVISIN, O EN GENERAL, CUALESQUIERA OTRA QUE
TENGAN ACCESO A EL PROGRAMA INFORMTICO NO COMETAN ALGUNA DE LAS CONDUCTAS
ANTES MENCIONADAS, Y CUMPLAN CON LAS CONDICIONES Y TRMINOS DE LA PRESENTE
LICENCIA. --------------------------------------------------------------------------------OPERATIVIDAD DE EL PROGRAMA INFORMTICO Y EXCEPCIONES. EL LICENCIANTE CERTIFICA EL
DEBIDO FUNCIONAMIENTO DE EL PROGRAMA INFORMTICO TAL COMO ESTA, SIEMPRE Y
CUANDO EL LICENCIANTARIO SE ADHIERA A LOS TRMINOS TCNICOS Y ESPECIFICIDADES QUE
PARA DICHO EFECTO SE DESCRIBEN EN LA LITERATURA INCLUIDA EN EL PAQUETE. POR LO QUE EL
LICENCIANTE NO ASUME RESPONSABILIDAD DE NINGUNA NDOLE PARA CON EL LICENCIATARIO,
EN EL SUPUESTO DE INEJECUCIN PARCIAL O TOTAL DE EL PROGRAMA INFORMTICO, EN LOS
CASOS EN QUE EL LICENCIATARIO NO SE AJUSTE ESTRICTAMENTE A LOS REQUISITOS TCNICOS O
ESPECIFICIDADES QUE PARA SU FUNCIONAMIENTO SE DESCRIBEN EN LA LITERATURA INCLUIDA EN
EL PAQUETE, O IMPLEMENTE ADECUACIONES NO AUTORIZADAS, O SI NO CUENTA CON SISTEMAS
ORIGINALES INSTALADOS. EL LICENCIANTE NO GARANTIZA QUE EL PROGRAMA CUMPLIRA LOS
REQUISITOS ESPECIFICOS DEL CLIENTE O QUE FUNCIONE EN LA COMBINACION ESCOGIDA POR EL,
ASI COMO NO GARANTIZA QUE ESTE LIBRE DE ERRORES INTERNOS NO IDENTIFICADOS POR LAS
PRUEBAS DE DEPURACION Y COMPILACION. --------------------------------------------------------------------------------------------------IDONEIDAD. EL LICENCIATARIO ES EL UNICO RESPONSABLE DE LA SELECCIN EN CUANTO A LA
IDONEIDAD DE EL PROGRAMA INFORMATICO PARA OBTENER LOS RESULTADOS POR EL
PROYECTADOS. SI EL LICENCIATARIO REQUIERE QUE EL PROGRAMA INFORMATICO REALICE
OPERACIONES ESPECIFICAS A SUS NECESIDADES, PODRA OPTAR POR LA CONTRATACION DE
SERVICIOS DE ADECUACION DE MEJORAS AL MISMO CON COSTO A CARGO DE EL LICENCIATARIO
REALIZADOS POR PARTE DE EL LICENCIANTE Y ESAS MEJORAS O PRODUCTO MODIFICADO
SEGUIRAN SIENDO REGIDAS POR ESTE CONTRATO DE LICENCIA -----------------------------------------------------------------------------------------------------SOPORTE Y ASESORIAS. LOS SERVICIOS DE SOPORTE TECNICO Y ASESORIAS PODRAN TENER COSTO
A EL LICENCIATARIO YA SEA POR EVENTO O POR CONTRATO, DE ACUERDO A LAS POLITICAS
COMERCIALES VIGENTES DE EL LICENCIANTE. -------------------------------------

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10. RECHAZO DEL PRODUCTO. GARANTA DE RECAMBIO O REPOSICIN DE DINERO Y CONDICIONES
PARA HACERLA VLIDA. EL LICENCIATARIO ACEPTA CONOCER Y ENTENDER LAS CARCTERSTICAS,
RECURSOS, REQUISITOS, APLICACIONES Y EN GENERAL EL USO Y DESTINO DE EL PROGRAMA
INFORMTICO, POR LO QUE EL MERO ERROR DE APRECIACIN EN SU ADQUISIN O LA NO
CONSECUCIN DE EXPECTATIVAS PROYECTADAS O ESPERADAS DE EL LICENCIATARIO, NO ES
SUPUESTO PARA HACER EFECTIVA GARANTA ALGUNA. SIN EMBARGO, EL LICENCIANTE OTORGA
UN PLAZO DE NOVENTA DAS NATURALES COMPUTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE COMPRA QUE
CONSTE EN LA FACTURA, PARA QUE EL LICENCIATARIO COMPRUEBE QUE EL PROGRAMA
INFORMTICO CUMPLE CON LOS PARMETROS TECNICOS Y ESPECIFICIDADES ESTABLECIDAS EN EL
PAQUETE, Y/O QUE EL PROGRAMA INFORMTICO FUNCIONA PARA LO CUL FUE DISEADO DE
ACUERDO A SU OFERTA PUBLICITARIA. DE SER EL CASO, PARA HACER EFECTIVA LA GARANTA, SER
CONDICIN NECESARIA QUE LA COMPRA SE HUBIERE REALIZADO DIRETAMENTE A NATIONAL SOFT
DE MXICO, S.A. DE C.V. O CON DISTRIBUIDOR AUTORIZADO, A QUIN SE LE MANIFESTAR EL
ARGUMENTO TCNICO VLIDO DEL RECHAZO, Y DEVOLVER EL PROGRAMA INFORMTICO
COMPLETO (MANUALES, DISCO DE INSTALACIN, EMPAQUE ORIGINAL) EN CASO DE QUE SE HAYA
ADQUIRIDO EL PAQUETE FISICO, SIN QUE SE EVIDENCIEN DAO PARCIAL O TOTAL, ALTERACIN O
CUALQUIER OTRA AFECTACION, EN CASO DE ADQUISICIN POR MEDIOS ELECTRONICOS NO
APLICAR ESTA POLITICA DE ENTREGA DE MATERIALES ORIGINALES. LA GARANTA SOLO OBLIGA AL
CAMBIO POR UN NUEVO PAQUETE DE EL PROGRAMA INFORMTICO O BIEN AL REEMBOLSO DE
LOS DERECHOS DE LICENCIA POR EL IMPORTE ESPECIFICADO EN LA FACTURA DE COMPRA, Y ESTE
IMPORTE NO EXCEDERA EN NINGUN CASO EL PRECIO UNITARIO DEL PRODUCTO SEGN LA LISTA
OFICIAL VIGENTE Y NO CONTEMPLARA LOS COSTOS EROGADOS DE SERVICIOS CONTRATADOS Y
EJECUTADOS ASI COMO NINGUN PRODUCTO O SERVICIO DE TERCEROS O FABRICANTES AJENOS A
EL LICENCIANTE. EN CASO DE HABER OBTENIDO LA COPIA DE SEGURIDAD AUTORIZADA ASOCIADA
A EL PROGRAMA INFORMTICO QUE SE DEVUELVE, DEBER PROCEDERSE A SU INMEDIATA
DESTRUCCIN A SATISFACCIN DE EL LICENCIANTE, EN TODOS LOS CASOS PARA PODER
REALIZARSE EL REEMBOLSO EL LICENCIATARIO DEBE GARANTIZAR LA DESISNTALACION Y
DESACTIVACION DEL PROGRAMA INFORMATICO Y EN SU CASO SI FUERA REQUERIDO OFRECER EL
ACCESO FISICO O POR MEDIOS ELECTRONICOS DE PERSONAL TECNICO O DEL DISTRIBUIDOR
AUTORIZADO QUE DESIGNE EL LICENCIANTE PARA DESACTIVAR O VALIDAR LA DESACTIVACION
EFECTIVA. ----------------------------------------------------------------------------------11. SI EL PROGRAMA INFORMATICO VIENE ACOMPAADO DE UN DISPOSITIVO DE HARDWARE, LA
GARANTIA DEL MISMO ESTARA REGIDA POR SU PROPIA POLIZA DE GARANTIA INCLUIDA EN EL
PAQUETE. --------------------------------------------------------------------12. ACTUALIZACIONES DEL SOFTWARE AUTORIZADO: EL LICENCIANTE PODR OFRECER A EL
LICENCIATARIO ACTUALIZACIONES PERIDICAS DE EL PROGRAMA INFORMTICO AUTORIZADO, Y
STE CUBRIR EL PAGO DE UN PRECIO ADICIONAL QUE POR DICHAS ACTUALIZACIONES
ESTABLECER EL LICENCIANTE. EL LICENCIANTARIO PODR, POR SUPUESTO, RECHAZAR DICHAS
ACTUALIZACIONES, SIN QUE SEA RESPOSABILIDAD DE EL LICENCIANTE LAS CONSECUENCIAS QUE
DERIVEN DE LA FALTA DE ACTUALIZACION DE EL PROGRAMA INFORMTICO. LAS CONDICIONES Y
TRMINOS DE LA LICENCIA APLICAN EN LO CONDUCENTE A LAS ACTUALIZACIONES QUE SE
ADQUIERAN POR EL LICENCIATARIO. --13. LIMITES DE RESPONSABILIDAD PARA EL LICENCIANTE: EN NINGN CASO EL LICENCIANTE SER
RESPONSABLE POR DAOS DIRECTOS, INDIRECTOS, INCIDENTALES, CONSECUENTALES,
AMBIENTALES O ESPECIALES PRODUCIDOS, INCLUYENDO, DE MODO ENUNCIATIVO MAS NO

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LIMITATIVO, LA PRDIDA DE GANANCIAS O INGRESOS, PRDIDA DE PRIVACIDAD, PRDIDA DEL USO
DE CUALQUIER COMPUTADORA O SOFTWARE, INCLUYENDO EL PROGRAMA INFORMTICO, LA
INTERRUPCIN COMERCIAL O DE COMUNICACIN POR REDES O INTERNET, POR MAL
FUNCIONAMIENTO O INCOMPATIBILIDAD DE UN DISPOSITIVO DE HARDWARE, COMUNICACIONES
O SOFTWARE DE TERCEROS O EN GENERAL DE TODA LA INFRAESTRUCTURA DE TECNOLOGIA Y
ENERGIA O AFECTACIONES A LAS COMUNICACIONES POR MOTIVO DE CAMPOS MAGNETICOS,
PRDIDA DE INFORMACIN DE PLUSVALA, USO, DATOS U OTROS DAOS INTANGIBLES O
PECUNIARIOS, DERIVADOS POR EL USO O LA INCAPACIDAD DE USO DE EL PROGRAMA
INFORMTICO O POR EL ACCESO NO AUTORIZADO O LA ALTERACIN DE SU INFORMACIN O
DATOS, LA INFECCIN EN SU EQUIPO POR VIRUS U OTRO SOFTWARE MALICIOSO; LA CONDUCTA
NEGLIGENTE O DE MALA F DE UN TERCERO AL USAR EL PROGRAMA; O CUALQUIER OTRO ASUNTO
RELACIONADO CON EL USO DESVIADO DE EL PROGRAMA INFORMTICO . -----------------------------------------------------------------------------14. DERECHOS RESERVADOS. EL PROGRAMA INFORMTICO Y CUALQUIER COPIA AUTORIZADA O NO
AUTORIZADA SON DE PROPIEDAD INTELECTUAL Y PATRIMONIAL DE NATIONAL SOFT DE MXICO, S.
DE R. L. DE C. V. LA ESTRUCTURA, ORGANIZACIN Y CDIGO DE EL PROGRAMA INFORMTICO SON
SECRETOS INDUSTRIALES Y COMERCIALES E INFORMACIN CONFIDENCIAL VALIOSA DE NATIONAL
SOFT DE MEXICO, S. DE R. L. DE C.V. POR LO QUE SIN PERJUICIO A LAS PROHIBICIONES DE QUE
TRATA ESTA LICENCIA, EST PROHIBIDA LA REPRODUCCIN O COPIA NO AUTORIZADA, LA
CREACION Y/O GENERACION LICENCIAS Y/O CLAVES DE ACTIVACION, LA MODIFICACIN O
DISTRIBUCIN DEL SOFTWARE O SU MANUAL O DOCUMENTOS SIN LA AUTORIZACIN DEL
TITULAR, PUESTO QUE CUALQUIERA DE TALES CONDUCTAS CONSTITUYE UN DELITO CONTRA LA
PROPIEDAD INTELECTUAL, PREVISTO Y SANCIONADO EN EL ARTCULO CORRESPONDIENTE EL
CDIGO PENAL FEDERAL. ----------------------------------------------------------------------------------

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1. Bienvenidos a SoftHotel. .................................................................................................. 1

2. Instalacin del sistema. ..................................................................................................... 2


2.1. Requerimientos mnimos. .......................................................................................... 2
2.2. Equipo recomendado.................................................................................................. 2
2.3. Instalacin del sistema. .............................................................................................. 2

3. Asistente de configuracin de Soft Hotel 2.5. .................................................................. 5


3.1 Configurar servidor. ..................................................................................................... 5
3.2 Configurar estacin. ..................................................................................................... 7

4. Ingreso al sistema por primera vez. .................................................................................. 8


4.1. Asignar el servidor. ..................................................................................................... 8
4.2 Asignar estaciones. ...................................................................................................... 8

5. Licencias. ............................................................................................................................ 9
5.1. Licencia del sistema. ................................................................................................... 9
5.1.1. Registro Online................................................................................................. 9
5.1.2. Registro Offline. ............................................................................................. 11
5.2. Registrar Mdulos..................................................................................................... 12
5.2.1. Registro Online............................................................................................... 13
5.2.2. Registro Offline. ............................................................................................. 13
5.3. Habilitar Lector. ........................................................................................................ 14
5.4. Habilitar Estaciones. ................................................................................................. 14

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5.5. Consultar Licencia. .................................................................................................... 15


5.6. Eliminar Licencia. ...................................................................................................... 15
6. Pantalla de verificacin y acceso. .................................................................................... 16
7. Pantalla principal del sistema. ........................................................................................ 16
8. Botones utilizados en los catlogos. ............................................................................... 17
9. Configuracin del sistema. .............................................................................................. 17
9.1 Configuracin. ............................................................................................................ 17
9.1.1. Datos de la empresa. ..................................................................................... 17
9.1.2. Moneda. ......................................................................................................... 18
9.1.3. Facturacin. .................................................................................................... 20
9.1.4. Renta de habitacin. ...................................................................................... 21
9.1.5. Apariencia. ..................................................................................................... 22
9.1.6. Seguridad. ...................................................................................................... 23
9.1.7. Formatos. ....................................................................................................... 24
9.1.8. General. .......................................................................................................... 25
9.1.9. Compras y Almacenes. ................................................................................... 26
9.1.10. Enlace Telefono IP........................................................................................ 27
9.1.11. Bolivia. .......................................................................................................... 28
9.1.12. Notas de Consumo. ...................................................................................... 28
9.1.13. Nomenclatura .............................................................................................. 28
9.1.14. Tarjeta de Crdito. ....................................................................................... 29
9.1.15. Facturacin Electrnica(Mxico) ................................................................. 30
9.1.16. Reservaciones Online................................................................................... 31

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9.2. Configuracin de estacin. ....................................................................................... 31


9.3. Categoras cuentas contables. .................................................................................. 32
9.4. Cuentas contables. .................................................................................................... 33
9.5. Tipos de habitaciones. .............................................................................................. 34
9.6. Caractersticas habitacin. ....................................................................................... 35
9.7. Temporadas. ............................................................................................................. 35
9.8. Das temporadas. ...................................................................................................... 36
9.9. Servicios y tarifas. ..................................................................................................... 37
9.10. Habitaciones. .......................................................................................................... 38
9.11. Folios y Series. ........................................................................................................ 40
9.11.1. Nota de Consumo. ....................................................................................... 40
9.11.2. Facturas. ....................................................................................................... 40
9.12. Configurar Formatos de Impresin........................................................................ 41
9.12.1. Formato Tickets. .......................................................................................... 41
9.12.2. Formatos de Factura. ................................................................................... 42
9.12.2.1 Formatos Texto. .................................................................................... 42
9.12.2.2 Formatos Grfico................................................................................... 43
9.12.2. Formatos Varios. .......................................................................................... 44
9.13. Conmutador............................................................................................................ 45
9.13.1. Configuracin del Conmutador. .................................................................. 45
9.13.2. Ladas. ............................................................................................................ 46

9.14. Contabilidad. .......................................................................................................... 47

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9.14.1. Asignacin de Cuentas Contables a Conceptos. ......................................... 47
9.15. Configuracin de envio de E-mail. ......................................................................... 48
9.15.1. Configurar parmetros para envo de E-mail. ............................................ 48
9.15.2.Editar contenido de E-mail ........................................................................... 49
9.16. Configuracin de Reservaciones Online. ............................................................... 51
9.17. Configuracin de Cerradura Electrnica................................................................ 52
10. Seguridad. ...................................................................................................................... 54
10.1. Perfiles de usuarios. ................................................................................................ 54
10.2. Usuarios................................................................................................................... 54

11. Utileras. ......................................................................................................................... 56


11.1. Respaldar base de datos. ........................................................................................ 56
11.2. Recuperar respaldo. ................................................................................................ 56
11.3. Calculadora. ............................................................................................................ 57
11.4. Libetas de notas(Bloc de notas). ............................................................................ 57
11.5. Origen de datos....................................................................................................... 57
11.6. Lnea de comandos para base de datos ................................................................. 57
11.7. Lnea de comandos de sistema. ............................................................................. 58

12. Mdulos adicionales. ..................................................................................................... 59


12.1 Mdulo de acceso por medio de huella digital. ..................................................... 59
12.2 Mdulo de conmutador telefnico. ........................................................................ 59
13. Soporte tcnico. ............................................................................................................. 60

Manual de Operacin

Manual de Operacin
1. BIENVENIDOS A NATIONAL SOFT HOTELES.

Gracias por adquirir National Soft Hoteles ; el cual es un sistema de control para hoteles, registrando en
una base de datos la informacin concerniente de los huspedes y movimientos que se generan en el
establecimiento, obteniendo informacin valiosa sobre la ocupacin actual, detalle de los movimientos
histricos entre otros datos.

LAS MARCAS MENCIONADAS Y LOS LOGOTIPOS MOSTRADOS EN ESTE DOCUMENTO SON PROPIEDAD DE
SUS RESPECTIVAS COMPAAS.

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2. INSTALACIN DEL SISTEMA.
Para instalar el sistema requiere tener una configuracin mnima recomendada.

2.1. REQUERIMIENTOS MNIMOS.

Procesador Intel Celeron de 2.5 GHz o superior.


Memoria RAM de 512 MB o superior.
Almacenamiento en Disco duro: mnimo 200 MB libres.
Monitor con resolucin 1024 x 768 pxeles.
Windows XP Profesional o Vista Ultimate
Impresora lser.

2.2. EQUIPO RECOMENDADO.

Procesador Intel P4 HT 3.6 GHZ o superior.


Memoria RAM de 1GB.
Disco duro con 1 GB o ms libre.
Unidad de CD ROM.
Monitor con resolucin 1024 x 768 pxeles.
Windows 7 Ultimate.

2.3. INSTALACIN DEL SISTEMA.


1.

Inserte el disco de instalacin o entre manualmente al disco, busque el archivo llamado "Soft Hotel
2.5.exe" y haga clic sobre ello.
Se iniciar el asistente de instalacin, haga clic en el botn Siguiente.

2.

Seleccione el tipo de instalacin que desee realizar, a) Servidor: utilice esta opcin para instalar en
la computadora donde residir la base de datos y en la cual los dems equipos se conectarn; b)
Cliente: seleccione esta opcin si la computadora donde va a instalar va a conectarse a una
maquina servidora (en red) para obtener la informacin.

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3.

Lea el texto de la licencia y acepte los trminos de licencia para continuar. Si no acepta los trminos
de licencia y hace clic en el botn No estoy de acuerdo el programa de instalacin lo cancelar y
ya no se instalar National Soft Hoteles 2.5.

4.

Se muestra el directorio de instalacin del sistema. Haga clic en Siguiente para continuar con la
instalacin.

5.

Si el directorio de destino no existe se mostrar el mensaje: El directorio de destino no existe.


Quiere crearlo?, haga clic en el botn si, para continuar. De lo contrario la instalacin se
cancelar.

Manual de Operacin

6.

Haga clic en el botn Iniciar para comenzar la instalacin de National Soft Hoteles 2.5

7.

Haga clic en Salir para terminar el asistente de instalacin.

8.

Al terminar la instalacin del sistema Soft Hotel inicie el sistema, ya sea a travs del grupo de
programas o desde el acceso directo en el escritorio. El asistente de configuracin de Soft Hotel 2.5
se debe iniciar. En la siguiente seccin se indica el proceso ha llevar en el asistente de
configuracin.

Manual de Operacin
3. ASISTENTE DE CONFIGURACIN DE NATIONAL SOFT HOTEL 2.5.
El asistente de configuracin de National Soft Hotel nos permite instalar el servidor de base de datos
MySQL5, as como configurar los parmetros de conexin.

3.1 CONFIGURAR SERVIDOR.


Al ejecutar el sistema Soft Hotel e identificarse que no se ha realizado la configuracin de conexin, se abre
el Asistente de configuracin, con el cual se configuran los parmetros de conexin y para el caso de la
computadora servidor se instala el manejador de la base de datos MySQL5.

En la pantalla de bienvenida se indican las funcionalidades del asistente. Para continuar hacemos clic en el
botn Siguiente.
Al detectarse que el tipo de instalacin fue Servidor, el asistente nos
permite instalar el servidor de la base de datos MySQL5, por default la
opcin No he instalado el servidor de datos. Es la primera instalacin del
sistema se encuentra seleccionada, al igual que la opcin Si deseo realizar
la instalacin. (Recomendado). En caso que ya cuente con el servidor de
base de datos MySQL5 instalado, puede seleccionar la opcin Ya tengo
instalado un servidor de datos, es importante que este seguro que el
servidor de base de datos MySQL5 se encuentre debidamente instalado, de
lo contrario no podr establecer conexin al configurar los parmetros de la
conexin. En el caso inicial y que no se cuente con el servidor de datos
MySQL5, dejamos seleccionada la opcin No he instalado el servidor de
datos. Es la primera instalacin del sistema, y proseguimos a hacer clic
sobre la opcin INICIAR INSTALADOR. Al iniciar el instalador se abre la pantalla de instalacin del servidor
de datos MySQL5.

En la pantalla de instalacin del servidor de datos MySQL5 slo es


necesario hacer clic en el botn siguiente durante el proceso, para que
de esa manera quede instalado. Una vez finalizada la instalacin del
servidor de datos MySQL5, en el asistente de configuracin hacemos clic
en el botn Siguiente para proseguir a configurar los datos de conexin.

Manual de Operacin

En esta pantalla se configuran los datos de conexin de la


computadora servidor, estos datos vienen pre-cargados, por lo
que s el servidor de datos MySQL5 se instal a travs del asistente
no es necesario modificarlos, en caso contrario basta con ingresar
los datos de la computadora servidor, usuario, contrasea y
nombre de la base de datos. Ya sea que se modifiquen o no los
datos, se prosigue a hacer clic al botn PROBAR, con esto se
verifica la conexin al servidor de datos, si la prueba es exitosa nos
indica el mensaje Conexin vlida y se habilita el botn
INSTALAR, en caso que no se logre establecer conexin y el
servidor de datos MySQL5 se haya instalado a travs del asistente
es posible que un firewall este bloqueando el acceso, verifique e
inicie el asistente seleccionando que ya tiene instalado un servidor
de datos, para de esa manera configurar los parmetros de
conexin y omitir la instalacin de MySQL5. Una vez se obtenga
una conexin vlida y el botn INSTALAR se encuentre
habilitado, hacemos clic sobre el mismo y se procede a realizar la
instalacin de la base de datos. Una vez finalizada la instalacin de
la base de datos un mensaje de confirmacin se despliega, en caso
que no se pueda realizar la instalacin de la base de datos cierre e
inicie de nuevo el asistente seleccionando que ya tiene instalado
un servidor de datos, pruebe la conexin y realice la instalacin.
Una vez instalada la base de datos, el asistente nos permite
recuperar un respaldo si as lo deseamos, por default la opcin
No. No deseo recuperar ningn respaldo esta seleccionada, por
lo cual hacemos clic en el botn siguiente y se despliega los
datos de conexin del proceso que hemos llevado a cabo.

Esta pantalla nos muestra los datos de conexin que hemos


configurado, permitiendo exportar esta configuracin, para
posteriormente importarla al momento de configurar las
estaciones si as se desea. Para exportar los datos simplemente
hacemos clic en el botn Exportar y guardamos el archivo que
genera el sistema, ese mismo archivo puede importarse
posteriormente en las dems estaciones que se deseen conectar al
servidor, de esa manera se evita capturar y recordar los datos de
conexin.
Con esto se finaliza la configuracin del servidor de datos y los
parmetros de conexin. Para salir basta con hacer clic en el botn
Finalizar.

Manual de Operacin
Ejecute el sistema Soft Hotel, un mensaje indicando su computadora va a registrarse como servidor es
desplegado, confirme para ingresar al sistema.

3.2 CONFIGURAR ESTACIN.


Al ejecutar el sistema Soft Hotel e identificarse que no se ha realizado la
configuracin de conexin, se abre el Asistente de configuracin, con el
cual se configuran los parmetros de conexin en la estacin.

En la pantalla de bienvenida se indican las funcionalidades del asistente.


Para continuar hacemos clic en el botn Siguiente.

Al detectarse que el tipo de instalacin fue Cliente (estacin), nos


permite configurar los parmetros de conexin, con lo cual
ingresamos la direccin IP de la computadora servidor, as como los
dems datos necesarios. En caso que los datos de conexin al
momento de configurar el servidor se hayan exportado y tenga el
archivo generado, se puede hacer clic en el botn IMPORTAR y
seleccionar el archivo, para que de esa manera se obtengan los
datos de conexin al servidor. Una vez se tiene los datos de
conexin, se procede a hacer clic en el botn PROBAR, con lo cual
se verifica la conexin al servidor y en caso de resultar exitosa se
despliega el mensaje Conexin Vlida y se habilita el botn
Siguiente, basta hacer clic sobre el botn siguiente para
continuar.

Se despliega una pantalla de informacin con los datos de


conexin, en la cual podemos exportar los datos si as lo
requerimos, para terminar basta con hacer clic sobre el botn
Finalizar.
Ejecute el sistema Soft Hotel, un mensaje indicando que su
estacin va enviar una peticin al servidor se despliega, por lo
cual debe indicarle al administrador para que en el servidor se
habilite su estacin (vase seccin 5.3 Habilitar estaciones).

Manual de Operacin
4. INGRESO AL SISTEMA POR PRIMERA VEZ.
Una vez se haya configurado los datos de conexin con el asistente de configuracin y finalizado con xito,
dependiendo si es servidor o estacin se efecta una confirmacin diferente, las cuales son explicadas a
continuacin.

4.1. ASIGNAR EL SERVIDOR.


Una vez que se haya instalado la base de datos correctamente puede ejecutar el sistema, con lo cual se
mostrar si desea almacenar la IP del servidor y nombre para la PC actual.
Es importante que la primera PC donde instale el sistema sea el servidor de la base de datos para que estos
datos se almacenen por primera vez. Al realizarlo se mostrar un mensaje como el siguiente para
advertirnos de esta configuracin, presione el botn Si y estos datos se almacenarn.

Al volver a ejecutar el sistema estar todo listo para empezar a utilizar el sistema.

4.2 ASIGNAR ESTACIONES.


En las dems estaciones donde instale el sistema y se enlacen al servidor, es necesario que se genere una
peticin, esto sucede al momento de querer ingresar al sistema, con lo cual se despliega el siguiente
mensaje:

Una vez se acepte, se crea una peticin en el servidor, con lo cual a travs de la pantalla de Habilitar
estaciones (vase seccin 5.3) se puede indicar si la estacin est habilitada o no para acceder. En caso
que se intente acceder nuevamente al sistema y el servidor no haya habilitado la estacin an, el siguiente
mensaje se despliega:

Manual de Operacin
5. LICENCIA
5.1. LICENCIA DEL SISTEMA.
Este men se utiliza para solicitar y registrar la licencia del sistema.
Procedimiento:
Ingresar al sistema Soft Hotel. Se mostrar la pantalla de evaluacin del sistema, en la cual se
muestran los das de uso que an le quedan al sistema. Para ingresar al modulo de solicitud de
licencia, presione el botn Registrar o bien, en el men: Configuracin / Licencias / Registrar
Soft Hotel.

Se abrir la pantalla asistente de solicitud de registro. Para realizar el registro del sistema de forma
correcta debe revisar y especificar la informacin que se requiera.

Debe seleccionar la forma de registro, ya sea ONLINE/OFFLINE, el registro ONLINE se debe contar
con conexin a internet, el registro OFFLINE puede hacerse sin conexin a internet, pero debe de
tener las claves para el registro.

5.1.1 REGISTRO ONLINE:


Presione el botn ONLINE, lea las clausulas, haga clic en botn siguiente, el sistema genera la serie del
producto automticamente, ingrese los datos que se requieren: Fecha de Compra, Nmero de Factura y
Distribuidor haga clic en botn siguiente y aparecer una ventana de informacin.

Manual de Operacin

Habr dos campos que se necesitan ingresar claves para la reactivacin, el Nmero de control principal y
Contrasea Principal.
Si usted compr el CD con el sistema, dentro del paquete viene estos datos como se muestra en esta
imagen, si los tiene ingrselos, y haga clic en el botn siguiente.

Seleccione el tipo de licencia y de clic en enviar

NOTA: La activacin del servicio requiere su correo electrnico donde se le enviar la confirmacin y datos
de la activacin, adems es un requisito para completar el proceso de registro ONLINE.

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Manual de Operacin
5.1.2 REGISTRO OFFLINE:
Este tipo de registro se requiere el Nmero de control principal y Contrasea Principal, que viene dentro
del paquete del CD de instalacin, (Ver Imagen 1 de la pgina anterior), presione siguiente, hasta llegar al
final del registro, habr un botn llamado Generar. Presione generar, posteriormente deber entrar a la
pgina http://www.nationalsoft.com.mx, busque el men Registro de Licencias, escriba el nmero de
control y contrasea; luego presione el botn Acceder, el sistema de registros verificara la informacin
proporcionada para poder proseguir en caso de que la informacin sea correcta.

Seleccionar la ubicacin del Archivo Offline, y presione el botn Enviar. Esperar que el sistema valide la
licencia, el cual al terminar enviara a la cuenta de correo.

Capturar el nmero de licencia, clave de activacin o llave de licencia, en el campo Numero de licencia
principal, despus haga clic en el botn Ya tengo mi licencia
Aparecer una ventana donde le pedir la licencia principal, ingrese la licencia principal que recibi, despus
haga clic en el botn Registrar.

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Manual de Operacin

Si se registr correctamente aparecer un mensaje que confirma el registro con xito

5.2. REGISTRAR MDULOS.


Para activar la licencia de los mdulos se realiza de manera individual y se adquiere por separado, los
mdulos a registrar son:

Tarificador
Back office
Cerradura Electrnica

Seleccione el men Configuracin/Licencia / Registrar Mdulos

Ejemplo: Registro de Tarificador:


1. Seleccin el mdulo a registrar: Tarificador.

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Manual de Operacin

2.

Seleccin el tipo de Forma de registro: Online/ Offline.

3. Capturar los datos Fecha de compra, Nmero de Factura y Distribuidor y seleccionar Siguiente.

4. Capturar el nmero de control y contrasea de modulo a registrar, presione el botn siguiente.

5. Seleccione el tipo de licencia, y seguir la instruccin segn la seleccin de la forma de registro:


5.2.1 REGISTRO ONLINE:
a) Presiona le botn Enviar y esperar que el sistema descargue la licencia y registre el sistema, al
terminar le enviar un mensaje de que sus licencia ha sido registrada.
5.2.2 REGISTRO OFFLINE:
a) Presione el botn Generar para crear el archivo de licencia Offline.
b) Se realizar una peticin de capturar de correo electrnico al cual se enviar la informacin de la
licencia. Mostrar el mensaje de que el archivo ha sido creado con xito.
c) Abrir el explorador de internet, y entre a la pgina www.nationalsoft.com.mx y localizar el botn
Registrar Licencias.
d) Escribir el nmero de control y contrasea; luego presione el botn Acceder, el sistema de
registros verificara la informacin proporcionada para poder proseguir en caso de que la
informacin sea correcta.
e) Seleccionar la ubicacin del Archivo Offline, y presione el botn Enviar. Esperar que el sistema
valide la licencia, el cual al terminar enviara a la cuenta de correo.
f) Capturar el nmero de licencia, clave de activacin o llave de licencia, en el campo Numero de
licencia principal.

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Manual de Operacin

5.3. REGISTRAR LECTOR.


Seleccione el men Configuracin/Licencia / Registrar lector

.
Al obtener el modulo de huella digital, es necesario que registre el o los lectores que haya solicitado, para
que de esta manera sean reconocidos en el sistema y pueda utilizarlos. De igual forma debe activar el uso
del mdulo en le men: Configuracin/Configuracin del sistema/Seguridad.
En esta pantalla se registran los lectores biomtricos que sean adquiridos con el sistema o adicionalmente.

5.4. HABILITAR ESTACIONES.


Seleccione el men Configuracin/Licencia/Habilitar estaciones

Esta pantalla sirve para habilitar las estaciones que envan su peticin para utilizar el sistema, estas
peticiones se envan automticamente cuando el sistema no encuentra la estacin en la base de datos. Se
muestra una tabla de informacin con las estaciones habilitadas y deshabilitadas mediante la seleccin de la
casilla de verificacin "Estado":

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Manual de Operacin

Campos de informacin requeridos:

Nombre: Nombre de la estacin.


Direccin IP: Direccin IP de la estacin.
Serie: Nmero de serie que genera el sistema para utilizar esta estacin.
Estado: Habilitado o deshabilitado.

5.5. CONSULTAR LICENCIA


Men de acceso: Configuracin/Licencia/Consultar licencia
La consulta de licencia
permite ver en una lista
todos los nmeros de serie
con sus respectivas llaves de
licencia, si el sistema tiene
activo ms mdulos
adicionales tambin se
pueden ver en la lista, as
como tambin se puede ver
en la parte inferior de la lista
en la seccin Mdulos adicionales instalados.

5.6. ELIMINAR LICENCIA


Men de acceso: Configuracin/Licencia/Eliminar licencias.

La opcin de eliminar licencia permite eliminar


las licencias del sistema, esta opcin sirve cuando
es necesario cambiar los datos de la empresa.

Nota: Al eliminar la licencia, el sistema regresa al modo demostrativo, y es necesario adquirir


una nueva licencia.

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Manual de Operacin
6. PANTALLA DE VERIFICACIN Y ACCESO.
Esta pantalla es para el acceso al sistema despus de haber pasado la fase inicial del sistema.
Una vez creado sus usuarios en el sistema, esta pantalla se desplegar cada vez que intente acceder
al sistema.
Haga clic en el botn Entrar o presione la tecla Enter para acceder al sistema.

Nota: Si introduce su nombre de usuario o contrasea de forma incorrecta ms de tres veces, el sistema se
cerrar automticamente.

7. PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA.

Esta pantalla es la interface principal del sistema de hoteles, en ella se puede acceder a las principales
funcionalidades a travs de la barra de botones, que nos brinda acceso al check in, las reservaciones, la
recepcin, la apertura de turno, el cierre de turno y el botn de salir del sistema.
El logo de la empresa (en caso de haber seleccionado la imagen) se visualiza, as como los datos de la
empresa, un reloj (en caso de configurar que se visualice) y la grfica de ocupacin actual del hotel.
En la barra de estado que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, se encuentra la versin del
sistema, el usuario activo, la fecha y hora actual.

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Manual de Operacin
8. BOTONES UTILIZADOS EN LOS CATLOGOS.
Los siguientes botones sirven para configurar los datos de los catlogos y se accionan presionando su
respectivo botn.
Nuevo registro: Este botn se usa para crear un nuevo registro. Al presionar este botn en la
pantalla, hace que se habiliten (algunos o todos) los campos para permitir la captura de datos.
Guardar registro: Este botn se usa para guardar el registro capturado, o para guardar un
registro que ya fue capturado y acaba de ser editado.
Deshacer registro: Este botn se usa para cancelar la captura de un nuevo registro.
Editar registro: Este botn se usa para modificar un registro que ya se ha sido capturado.
Buscar registro: Este botn se usa para buscar un registro en la base de datos. Se puede
realizar la bsqueda por su Clave o su Nombre (Descripcin).
Eliminar registro: Este botn se usa para eliminar de la base de datos el registro que haya sido
seleccionado.
Cerrar pantalla: Este botn sirve para cerrar la pantalla en la cual se est trabajando.

9. CONFIGURACIN DEL SISTEMA.


9.1 CONFIGURACIN.
9.1.1 DATOS DE LA EMPRESA.
Seleccione el men Configuracin /Configuracin del sistema.

Seleccione la pestaa Datos de la empresa.


Debe configurar los datos que se solicitan de su empresa.

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Manual de Operacin

Nota: Si desea cambiar los datos de la empresa, debe hacerlo con el botn Cambiar datos de la empresa,
pero si estos son diferentes a los del registro de su compra, entonces puede generar un costo por la licencia.

9.1.2 MONEDA.

Seleccione la pestaa Moneda.


Configure el nombre y valor porcentual de los impuestos que desea manejar en el sistema. Nota:
en el nombre de los impuestos slo se permiten caracteres alfabeticos sin espacios o simbolos.
Para Mxico:Se debe poner el impuesto nmero 1, ya que se usar para la generacin de
facturacin electronica.
Establezca el simbolo y el nombre de la moneda con la que trabajar el sistema.
Los decimales a utilizar nos permite establecer cuantos decimales se deben mostrar en los importes
del sistema.
Las Cuentas sin impuesto configura precios o cargos que se muestren sin impuestos.Al seleccionar
la casilla, activar la configuracion.
Una vez establecidos los parmetros anteriores entonces puede proceder a guardar los datos, ya
que los campos capturados con anterioridad as como los datos de empresa son los que el sistema
establece como obligatorios.
Forma de pago efectivo: seleccione la forma de pago del tipo efectivo para que de esta manera en
el corte de caja se totalice. Nota: previamente debe dar de alta la cuenta contable en el men
Configuracin-> Cuentas contables

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Manual de Operacin

Forma de pago dlar: debe seleccionar la cuenta contable que desee utilizar como forma de pago
del tipo dlar, de esta manera puede hacer facturas en moneda extranjera. Nota: previamente
debe dar de alta la cuenta contable en el men Configuracin-> Cuentas contables.
La opcin Utilizar dlar para servicios de habitacin tiene la funcionalidad de permitir que
establezca los precios para las noches de habitacin en dlares y el sistema hace el cambio al tipo
de moneda local.
El servicio de propina que seleccione ser el que se utilizar en la factura en caso que desee
facturar las propinas como exentos, ademas este servicio ser el que deber establecer en la
configuracin de Soft Restaurant en caso que cuente con el enlace Soft Restaurant - Soft Hotel y
desee enviar el cargo de propina separado del consumo total de la cuenta. Nota: previamente debe
dar de alta el servicio en el men Configuracin-> Servicios y tarifas.

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Manual de Operacin
9.1.3 FACTURACIN.

Seleccione la pestaa Facturacin.


Agrupar servicios: esta opcin le permite que en la factura los servicios del mismo tipo se agrupen
en un solo concepto
. Agrupar solamente movimientos con
unidades diferentes: agrupa los movimientos
con unidades diferentes, (no se obtiene precio
unitario, solo subtotal)
Agrupar solamente movimientos con importes
iguales: agrupa los movimientos con importes
iguales (til si en la factura se requiere precio
unitario).
Siempre agrupar rentas(Agrupan importes o
unidades diferentes)
Leyenda Noche de Habitacin: establece como
quiere que se visualice el concepto de Noche de
habitacin en la factura, la opcin 1 utiliza la
descripcin del servicio de Noche de habitacin
que haya establecido, la opcin 2 utiliza la
descripcin de la cuenta contable que se utiliza
para los servicios de Noche de Habitacin. Cabe
mencionar que la leyenda para cada servicio de
habitacin es muy probable que sea establecida
con una descripcin diferente para cada
servicio, esto para hacerlo fcil de identificar,
por esta razn en la factura puede ser que el
concepto para la Noche de Habitacin salga
diferente; a diferencia de los servicios la cuenta
contable para la Noche de habitacin es una, con lo cual la descripcin se vuelve estndar y de esta
manera tiene un concepto nico en la factura.
Divide alimentos: esta opcin permite establecer si desea que en la factura los cargos de alimentos
de la cuenta contable que seleccione se impriman en una columna especfica (configurada en el
formato de factura).
Imprimir remisin: permite determinar si la remisin que se genera al momento de hacer el check
out se imprimir, las opciones disponibles son: 1) Preguntar.- hace que el sistema pregunte si desea
imprimir la remisin. 2) Siempre.- imprime la remisin cuando se realiza el check out. 3) Nunca.hace que la remisin NO se imprima al momento de hacer el check out.
Sumar propina al total de la factura: en caso que se facture la propina, esta ser sumada al total de
la factura, en caso contrario el total no se ver afectado por la propina.
Permitir editar folio de facturacin: esta opcin permite que al momento de generar una factura el
folio de la factura puede ser editado en caso que se requiera, como ejemplo, si se toman facturas
fsicas y se facturan aparte del sistema, de esa manera puede modificarse el folio en el sistema para
que corresponda con el folio de la factura fsica.
Permitir editar fecha de facturacin: esta opcin permite que al momento de generar una factura
la fecha de la factura puede ser editada en caso que se requiera, como ejemplo, puede ser que una
empresa solicite que a fin de mes sus facturas tenga fecha del mes siguiente.

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Manual de Operacin
9.1.4 RENTA DE HABITACIN.

Seleccione la pestaa Renta de habitacin.


Cuenta de Noche de Habitacin: establece la cuenta contable que el sistema utilizar para
identificar los servicios de Noche de habitacin, tanto para realizar el check in como para opciones
de facturacin y reportes. Nota: es
muy importante que configure esta
opcin, de lo contrario no podr
realizar ningn check in, asimismo
previamente debe dar de alta la
cuenta contable en el men
Configuracin-> Cuentas contables.
Cuenta de Noche de Habitacin
Convenio: establece la cuenta
contable que el sistema utilizar
para identificar los servicios de
Noche de habitacin de convenio.
Nota: previamente debe dar de alta
la cuenta contable en el men
Configuracin-> Cuentas contables.
Cargos: esta opcin permite
configurar la manera en que el
sistema permite realizar los cargos
de noche de habitacin. Puede
seleccionar el tipo de cargo al hacer
el check in, las opciones son las
siguientes: A) Tipo de cargo al hacer
el check in, los parmetros de los
que dispone son: 1) Por da.- esta
opcin hace que los cargos de Noche
de Habitacin se realicen por da, de
esta manera al momento de realizar
el check in, nicamente se cobra la noche actual, y las posteriores, en caso que el husped se
hospede por mas das, se van cobrando al momento de hacer el cargo de cuentas por medio de la
opcin Cargo Auditoria. 2) Total de das.- los cargos de Noche de habitacin se realizan en un solo
movimiento, de esta manera si el husped se registra por 3 das, el sistema carga las 3 noches al
momento de su ingreso en un solo movimiento. Nota: esta opcin solo se mantiene por
compatibilidad, no es recomendada su utilizacin 3) Sin servicios.- esta opcin es muy parecida a la
primera, a diferencia que cuando se hace el check in no se carga la Noche de Habitacin, esta se
carga hasta el momento de hacer el Cargo Auditoria. B) Forma de cargo al da, esta opcin permite
definir si el cargo de las noches de habitacin se realiza de forma manual o automtica, en caso
que sea manual deber cargar las cuentas con la opcin Cargo Auditoria, pero si es automtico
entonces el proceso se realizar de manera automtica a la hora que establezca. C) Incluir da
actual, esta opcin hace que la Noche del da actual se cargue cuando se realice el Cargo Auditoria,
ya sea de manera manual o automtica. D) Respetar precio inicial, esta opcin permite que el
precio (tarifa) con la cual se registr el husped, sea la misma para cada noche de ocupacin,
independientemente de la configuracin de tarifas por temporada. En caso que no seleccione esta
opcin los cargos de Noche de habitacin al da sern tomados en base a la configuracin de tarifas
por temporada.
Nota: para poder realizar el cargo de la rentas, ya sea de forma manual o automatica, es necesario
que haya un turno abierto, en caso contrario las rentas no se cargaran.

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Manual de Operacin

Folios Externos: esta opcin le permite seleccionar el tipo de habitacin que el sistema identificar
como folios externos, de esta manera cuando utilice una habitacin del tipo folio externo, no
afectar el total de ocupacin, adems que un check in de este tipo de habitacin no carga el
servicio de Noche de Habitacin. Nota: previamente debe dar de alta el tipo de habitacin en el
men Configuracin-> Tipos de habitaciones. Asi mismo debe tener en cuenta que las habitaciones
de este tipo son tomadas en cuenta en el limite de habitaciones del sistema.
Husped extra: permite establecer si el sistema realiza el cargo automtico de los huspedes
extras, en caso que active el cargo de husped extra deber seleccionar el servicio que desea que
se cargue. El sistema determina los huspedes extras en la habitacin con el nmero de personas
que haya configurado a la habitacin, de esta manera si se excede el nmero de huspedes en
habitacin, el servicio de husped extra se carga a la habitacin. Este servicio se carga por da de
ocupacin, siempre y cuando siga estando el husped extra en la habitacin. Nota: previamente
debe dar de alta el servicio en el men Configuracin-> Servicios y tarifas.
Rango de horas para realizar Check in: Rango de horas que los huspedes entran al hotel que se
cargar de la noche anterior.
Saldo a favor del husped: No permite check out si existe saldo a favor del husped.

9.1.5 APARIENCIA.

Seleccione la pestaa Apariencia.


Usted podr personalizar su sistema ponindole los colores que usted quiera,
simplemente con hacer clic sobre los botones
y se desplegar una
pantalla para seleccionar el color que desee despus solo haga clic en aceptar
para que las propiedad de color de los botones, letras y cajas de texto
cambien.

El sistema ya viene pre cargado con unos temas o combinaciones de colores


predeterminados, los cuales podr seleccionar desde una lista en la seccin
Temas predeterminados.

Al seleccionar cualquiera de estos automticamente los colores se aplicaran en la seccin que


corresponde.
Si lo desea puede cambiar todo o parte de la combinacin de las combinaciones predeterminadas.
Las secciones de los que puede configurar el color son los siguientes:
o Fondo: Es el color de fondo de todas las pantallas, puede hacer una combinacin de dos
colores y ponerle un tipo de trama, al escoger la trama se muestra una vista previa de
cmo quedar el fondo de la pantalla y luego solo cierra la pantalla.
o Etiquetas: Cambia el color de fondo y el color de fuente (letras), tambin puede configurar
si quiere que el color de fondo de la fuente se vea o que sea transparente, solamente
active o desactive donde dice Fondo opaco.
o Cajas de texto activas: Cambia el color de fondo y el color de fuente cuando se encuentran
activas para escribir.
o Cajas de texto bloqueados: Cambia el color de fondo y el color de fuente cuando stas se
encuentran bloqueadas.
o Botn activo: Cambia el color de fondo y el color de fuente cuando los botones se
encuentran activos para hacer clic sobre ellos.

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Manual de Operacin
o

Botn bloqueado: Cambia el color de fondo y el color de fuente cuando los botones se
encuentran bloqueados.
o Listas: Cambia el color de fondo y el color de fuente de la lista cuando no hay registros
seleccionados (sin seleccin), color de fondo y fuente cuando hay registros seleccionados
(seleccionado) y poner dos colores de intercala.do de lneas de la lista.
o Encabezados : Cambia el color de fondo y el color de fuente de los encabezados de las
ventanas
Despus haga clic sobre el botn Aceptar para guardar toda la configuracin de los colores y
automticamente todo el sistema se actualiza con todos los colores configurados.

9.1.6 SEGURIDAD.
En esta opcin puede configurar los eventos en los cuales el sistema solicitar contrasea. Los eventos son
los siguientes:

Editar cuenta.
Eliminar cuenta.
Eliminar cuentas.
Continuidad de husped.
Cambio de habitacin.
Descuentos.
Precios abiertos.
Tipo de cambio (pantalla principal).
Traspaso de movimientos (cuentas).
Editar nota de cxc
Cuenta sin impuestos (Pantalla Recepcin.)

Tambin puede establecer si el sistema utiliza lector de huella digital como medio de seguridad.
Nota: no active esta opcin si no ha adquirido el Modulo de huella digital, con su lector biomtrico e
instalado los drivers correspondientes, de lo contrario no podr acceder al sistema. Para mayor informacin
contacte a su distribuidor o ejecutivo de ventas.

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Manual de Operacin

9.1.7 FORMATOS.
Seleccionamos en el men: Configuracin/Configurar del sistema/pestaa formatos
En esta seccin configura y establece la ruta donde se localizan algunos de los formatos que el sistema
maneja. Puede configurar los siguientes:

Estado de cuenta.
Remisiones.
Tarjeta de Registro.

En esta misma seccin podr seleccionar si en el corte de caja desea que se muestre los abonos o
abonos/cargos realizados durante el turno. De igual forma puede configurar el tipo de formato de impresin
para el corte de caja, los formatos disponibles son el Formato para miniprinter, el cual se utiliza con las
impresoras miniprinter y, el Formato para impresin de inyeccin de tinta o laser, este es en tamao carta.
Nota: para los formatos que son configurables es necesario que la carpeta donde se localizan los formatos se
encuentre compartida en la red en el dado caso que desee utilizar un solo reporte para todas las estaciones.
Para especificar que el reporte esta en red debe iniciar con \\ seguido del nombre de la computadora donde
se encuentra el reporte. Si el reporte se encuentra localmente en cada computadora, basta con dejarlo vaco
y al guardar el sistema indica la ruta por default.
Para la Tarjeta de Registro se necesita confirmar este permiso, clic en el botn SI

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Manual de Operacin

9.1.8 GENERAL.
En esta seccin puede configurar las siguientes opciones:
Ama de llaves: determina si el sistema cambia a la hora establecida el estatus de limpieza de
las habitaciones ocupadas. El estatus de limpieza que establecer el sistema ser a sucias.
Nacionalidad: establece la nacionalidad local, esto sirve para que en el reporte de turismo le
indique la ocupacin Nacional y la extranjera.
Pas: establece el pas local, esto sirve para
saber la facturacin recomendada de ese pas.
Conmutador: en esta seccin establece si el
sistema har enlace con un conmutador para
tarificar las llamadas. Si habilita esta opcin
debe establecer la cuenta contable que maneja
los servicios de las llamadas telefnicas. Nota:
previamente debe dar de alta la cuenta
contable en el men Configuracin-> Cuentas
contables
Cmara: permite seleccionar la cmara que
utilizar para la captura de fotos.
Mapeo: indica si se desea que en la pantalla de mapeo se desea que las fechas de salida (check
out) se coloreen, en caso contrario la fecha de salida de una ocupacin o reservacin no se
colorea en el mapeo.

Estacin de Soft Restaurant Selecciona las estaciones para que el sistema Soft Restaurant
pueda obtener turnos para los movimientos de cargo a la habitacin.
No afectar reportes de ocupacin: No a hacer cambios en el rango de horas de check in, para
cargar das anteriores,(No activar esta opcin a menos que el asesor de sistemas lo indique)
Horario de corte: Asignacin de la hora de corte de caja(corte diario)

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Manual de Operacin

Desactiva animaciones: esta opcin le


permite hacer una serie de cambios a las
animaciones del sistema, entre las cuales
estn:
o Hotel de fondo.
o Desplazamiento de titulo.
o Reloj principal.

9.1.9 COMPRAS Y ALMACENES.

En esta seccin ayuda a controlar y administrar los gastos y compras

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Manual de Operacin

Impuestos de egresos: Se asigna los impuestos que tenemos que hacer para compras.
No permitir capturar compras con costos mayores a los registrados: Activa las otras casillas para
poder generar un filtro de parmetros de compras, el parmetro consta de un porcentaje de
variacin.
Solicitar importe de compra: Solicita un importe de compra al capturar una nueva compra y valida
importe al guardar(evita errores de captura)

CONCEPTOS DE MOVIMIENTOS

Inventario fsico: Configura la manera de entrada y salida del inventario


Transferencias: Configura la manera de transferir al almacn, entrada y salida.
Frigobar: Configura la manera de contar la salida de un frigobar.
Transferencia almacenes-habitacin: Configura la manera de contar la salida de un frigobar ala
habitacin.

9.1.10 ENLACE TELEFONO IP


Activa en enlace a telfonos tipo IP, para activar, requiere la instalacin de telfonos de este tipo, requiere
configuracin. Al hacer clic en Activar enlace da conexin a los telfonos.

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Manual de Operacin
9.1.11 BOLIVIA
NOTA: Esta seccin es exclusivo para el pas de Bolivia.
En este apartado se necesitan dos claves, la primera es
el Nmero de autorizacin, posteriormente la llave de
dosificacin, estas claves son asignadas por el gobierno
de Bolivia.
Este sistema utiliza el cdigo de control versin 7.0
implementado por administracin tributaria de Bolivia.
El cdigo de control es necesario aadirlo al formato de
impresin de factura, en caso de requerir imprimirlo.

9.1.12 NOTA DE CONSUMO.


En esta seccin se muestra la manera de activar tickets de consumo.

Generar ticket de nota de consumo: Esta casilla activa la generacin de tickets de consumo as
mismo activa las casillas confirmar folio de nota de consumo antes de generarla y solicitar generar
nota de consumo o factura.
Solicitar confirmacin de generacin de notas de consumo: Esta casilla hace que solicite solo
confirmar la peticin, esto quiere decir que se generar una nota de consumo siempre y cuando se
confirme en una ventana de mensaje.
Confirmar folio de nota de consumo antes de generarla: Solicita confirmacin de folio de nota
para imprimir el ticket de consumo
Solicitar generar nota de consumo o factura: En esta casilla tendremos la opcin que el sistema
nos pregunte una forma de generacin de ticket, en este caso una nota de consumo o una factura.

9.1.13 NOMENCLATURA.
En esta seccin realiza cambios de nombres
de campos para facturacin, en algunos
pases se les llama diferentes a estados o
municipios, en esta seccin se puede realizar
el cambio y sustituir por otro nombre a estos
campos.
NOTA: En Pases de Centro y Sur de Amrica
ser necesario sustituir estos campos.

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Manual de Operacin
9.1.14 TARJETA DE CRDITO.
En esta seccin se habilita el pago en tarjeta de crdito, el
tipo de banco, el nmero de copias de voucher (Boucher),
servidores y afiliaciones.
Para hacer pagos con tarjeta de crdito en internet basta
con activar la casilla de Habilitar pago en lnea con tarjeta
de crdito, al activar esta casilla podemos asignarle el
nmero de copias de voucher.
*NOTA: El tipo de servicio acepta el pago o transaccin de
tarjeta visa o MasterCard a excepcin de tarjetas
american express.
URL Servicio: Este es la pgina del servicio del banco, no se
recomienda cambiarlo ni modificarlo, consulte a personal
especializado para cualquier cambio.
Modo: Configura el modo de transaccin, real o
simulacin, es recomendable hacer pruebas de simulacin,
permite definir la forma en la que se van a operar las
transacciones, nos da las siguientes opciones:

Production (Real).
Reject (Simulacin Tarjeta Rechazada).
Accept (Simulacin Tarjeta Aceptada).
Random (Simulacin aleatoria aceptada o rechazada).

NOTA: Si el modo se configura en Produccin (Real), las transacciones se reflejan en las cuentas reales.
Configurar estaciones: Configura el tipo de dispositivo a usar para pago en tarjeta de crdito, as mismo la
computadora que se usar para las transacciones.

**AVISO: EL TIPO DE DISPOSITIVOS PARA PAGO CON TARJETA DE CRDITO RECOMENDADO ES EL


PINPAD, ACTUALMENTE SE ESTA DESCONTINUANDO DISPOSITIVOS POR BANDA MAGNTICA DEBIDO A LA
INSEGURIDAD INFORMATICA QUE ESTE PUEDE CAUSAR.

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Manual de Operacin

Configuracin de afiliaciones:
Para Pesos, Dlares, pagos definidos:
Numero de afiliacin: Nmero de afiliacin que el banco enva para el cliente, utiliza un nmero de
afiliacin diferente para Pesos, dlares y pagos diferidos.
Clave cliente: Clave o identificador nico que el banco enva como cliente.
Nombre del cliente: Nombre de cliente el cual generalmente es el mismo nmero de afiliacin.
Contrasea: Contrasea que el banco enva para la clave de cliente.
Estos ltimos campos son exclusivamente para realizacin de pruebas entre el banco y National
Soft, as como no es necesario capturarlos.
User Id: Es la serie y el nmero de folio de la cuenta.
TrackII: Track del que se leer el nmero de tarjeta.
Total: Total de la cuenta simulada.
OrderId: Es la serie y el nmero de folio de la cuenta, este valor es asignado cuando la preautorizacin es vlida y es utilizada para cerrar la transaccin.

9.1.15 FACTURACIN ELECTRNICA (MXICO).


Facturacin electrnica: Para
habilitar la facturacin electrnica
debemos tener la opcin habilitada, en
caso de no tenerla escoger la opcin
Habilitar.
Modo de operacin:
Servicio Local: En servicio local,
el sistema genera la facturacin y los
sellos, es necesario tramitar la firma
electrnica avanzada (FIEL) y solicitar los
sellos de certificado digital utilizando la
aplicacin SOLCEDI del SAT
Servicio Web: Es necesario
adquirir los paquetes de CFDs del

servicio web de SoftFacturas , y darse de

alta en la pgina web de Softfacturas ,


puede consultar la pgina web

http://www.softfacturas.com.mx/requisitos.php
Clave privada: Es una clave que el SAT da a las empresas para que puedan facturar, se necesita esta
clave para que pueda tener lectura los archivos de sellos electrnicas-

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Manual de Operacin
9.1.16 RESERVACIONES ONLINE.
Para poder realizar reservaciones online se
requiere activar el acceso web con un cdigo que
se da al contratar el modulo de reservaciones
online.
Si tiene el cdigo,
ingrselo,
posteriormente hacer
clic en el botn
Validar CODE.
Si ingres correctamente el cdigo aparecer un mensaje de confirmacin.
NOTA: No requiere internet para realizar esta operacin.

9.2. CONFIGURACIN DE ESTACIN.


Seleccione el men Configuracin /Configuracin de estacin.

En la seccin General puede configurar las siguientes opciones:


Serie de reservacin: establece la serie a utilizar para las claves de las reservaciones.
Formato de factura: permite establecer el formato de la factura que se utilizar para la impresin
de las mismas en la estacin seleccionada. En caso que no se establezca un formato, este se
solicitar al momento d la impresin de la factura. En los casos que maneje 2 o ms formatos por
algn motivo especial puede dejar vaco este campo y de esta manera cada vez que facture tendr
la opcin de seleccionar que formato desea utilizar, por el contrario, si nicamente utilizan un
formato de facturacin, entonces lo ms conveniente es establecer el formato a utilizar, de esta
manera se agiliza el proceso de facturacin.
Turno de ventas: se establece de que manera se abre el turno en la estacin, las dos opciones
disponibles
son: a) ligado a estacin actual; con esta opcin se establece que la estacin
seleccionada maneja su turno de manera independiente, esto quiere decir que abre y cierra su
turno en la misma computadora, caso contrario a lo que sucede con la opcin b) ligado a otra
estacin; esta opcin nos permite seleccionar la estacin o computadora de la cul depender el
turno, esto quiere decir que el turno deber ser abierto y cerrado en la otra estacin (esta opcin
nos permite que en caso de manejar 2 o ms estaciones y que se requiera que el corte x contemple
los movimientos de ambas estaciones, se pueda realizar haciendo que el turno dependa de una sola
estacin).

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Manual de Operacin

En la Seccin Impresoras puede configurar las impresoras a utilizar en los siguientes documentos:
Impresora de facturas: cuenta con la opcin de configurar dependiendo de la impresora el tipo de
controlador a utilizar, pudiendo ser Puerto de impresin en caso de las impresoras de matriz
(impresora recomendada para la impresin de facturas) o Controlador de impresora en caso de las
impresoras laser o de inyeccin de tinta.
Impresora tickets: permite establecer la impresora miniprinter que se utilizar para la impresin de
los tickets generados por el sistema, con la opcin que si la impresora miniprinter cuenta con la
opcin de Autocutter, esta pueda ser activada en el sistema.

9.3. CATEGORAS CUENTAS CONTABLES.


Seleccione en el men: Configuracin / Categoras cuentas contables.

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Manual de Operacin
Esta opcin le permite manejar las diferentes categoras para las cuentas contables. El sistema viene con 3
categoras dadas de alta por default, ABONO A CUENTA, para agrupar todas las cuentas contables a utilizar
como formas de pago; CARGO HABITACIN, para aquellas cuentas que sirvan para generar cargos a la
habitacin tales como lavandera, consumo de restaurant, etc. La 3ra categora es NOCHE HABITACIN,
para agrupar las cuentas que sirvan para las rentas de habitacin.

9.4. CUENTAS CONTABLES.


Seleccione el men: Configuracin /Cuentas contables.

En esta pantalla se dan de alta las diferentes


cuentas contables a utilizar, pudiendo ser estas
de dos tipos: Cargo o Abono. Las cuentas
contables de tipo Abono son las formas de pago
a utilizar.
Entre las opciones para las cuentas contables
tipo Abono tenemos:
Tipo de cambio: establece el tipo de cambio de
la forma de pago, por default es de 1.00, pero
esta puede ser modificada si se requiere, tal es el
caso para el manejo de dlares.
Solicitar referencia al pagar: indica si cuando se
pague por la forma de pago el sistema requiere que se ingrese una referencia.
Forma de pago genera cambio: indica si la forma de pago genera cambio, en caso contrario se ajustar el
importe al total a pagar.
Genera CxC: se utiliza cuando la forma de pago se va a utilizar para generar una cuenta por cobrar, de esta
manera puede ser consultada posteriormente en la pantalla de cuentas por cobrar as como en los reportes
correspondientes.
Genera Reembolso: se utiliza cuando la forma de pago se va a utilizar para generar un reembolso de dinero,
de esta manera al ingresar un importe con esta forma de pago el sistema resta ese importe del total de la
cuenta.

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Manual de Operacin
Entre las opciones para las cuentas contables tipo Cargo la nica configuracin que requerimos es establecer
los impuestos que maneja la cuenta, el sistema por default nos establece los impuestos ingresados en la
configuracin del sistema, pero en caso de requerir editar un impuesto hacemos clic al botn de %, con lo
cual los campos de los impuestos pueden ser modificados, en la siguiente figura se puede observar cmo se
editan lo impuestos, estableciendo el ISH en 0 para la cuenta contable de RESTAURANTE.

9.5. TIPOS DE HABITACIONES.


Seleccione en el men: Configuracin /Tipos de habitaciones.

En esta pantalla puede dar de alta los diferentes


tipos de habitaciones con los que cuenta el hotel,
el sistema viene con ciertos tipos de habitacin
dadas de alta, en caso que cierto tipo de habitacin
no la requiera puede eliminarla o editarla, si
requiere nuevos tipos de habitaciones puede
darlos de alta.

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Manual de Operacin
9.6. CARACTERSTICAS HABITACIN.
Seleccione en el men: Configuracin / Caractersticas habitacin

En esta pantalla puede dar de alta aquellas caractersticas que identifiquen a las habitaciones, como ejemplo
podemos dar de alta el BALCN en caso que 1 o ms de las habitaciones del hotel cuenten con esa
caracterstica y posteriormente asignarla en la configuracin de habitaciones.

9.7. TEMPORADAS.
Seleccione en el men Configuracin / Temporadas.

En esta pantalla puede dar de alta las temporadas que maneje el hotel, como mnimo se requiere dar de alta
una temporada para que el sistema pueda configurar los servicios y tarifas. Si no se manejan temporadas en
el hotel, entonces slo se requiere dar de alta una temporada, pudiendo definir esta como TEMPORADA
UNICA, en caso contrario ingresar todas las que se requieran.

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Manual de Operacin
9.8. DAS TEMPORADAS.
Seleccione el men Configuracin / Das temporadas.

Esta pantalla permite definir las fechas en las cuales aplica cada temporada previamente dada de alta en la
configuracin de Temporadas. Una vez seleccionemos la temporada podemos definir las fechas ya sea
asignndolas por da o por un rango de fechas. En caso que se requiera limpiar toda la asignacin de das por
temporada, se cuenta con el botn Limpiar todos los botones. Nota: es necesario que todos los das tengan
una temporada asignada, en caso contrario mostrara un importe de 0.00 en la renta de la habitacin.

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Manual de Operacin
9.9. SERVICIOS Y TARIFAS.
Seleccione el men Configuracin / Servicios y Tarifas.

En esta pantalla se dan de alta


los servicios que se vayan a
manejar en el hotel, as como la
tarifa correspondiente para el
servicio por cada temporada
registrada en el sistema.
Todos los servicios deben tener
asociada una cuenta contable de
tipo cargo, con lo cual el sistema
realiza el desglose de los
impuestos correspondientes, el precio puede definirlo ya sea con impuestos o sin impuestos, el sistema
realiza el clculo necesario.
En el caso que el servicio a ingresar no tenga un precio definido, entonces se tiene la opcin del precio
abierto. Un ejemplo sera el servicio de lavandera, el cual no tiene un precio definido y en el sistema se
captura libremente al momento de hacer el cargo en la habitacin.

Para el caso de los servicios que sean para renta de habitacin y que tengan asociada la cuenta contable
correspondiente, se permite manejar la tarifa del servicio en base a los dlares, siempre y cuando
previamente se haya configurado la forma de pago para los dlares y activado la casilla Utilizar dlar para
servicios de habitacin, esto en la Configuracin del sistema, seccin Moneda. De esta manera el sistema
aplica el tipo de cambio al servicio para obtener el importe correspondiente.

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Manual de Operacin

De igual manera para los servicios que sean para renta de habitacin y que tengan asociada la cuenta
contable correspondiente, se pueden manejar precios alternativos. Al asociar el servicio a la cuenta contable
para las rentas de habitacin, se activa el botn de Precios alternativos, al hacer clic sobre el mismo nos
despliega la pantalla donde podemos ir agregando los precios alternativos que vayamos requiriendo, estos
se van configurando tambin por cada temporada. Los precios alternativos tienen la finalidad de que en el
check in podamos seleccionar alguno de estos precios alternativos para aplicar como la tarifa para la renta u
hospedaje.

9.10. HABITACIONES.
Seleccione en el men: Configuracin / Habitaciones.

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Manual de Operacin

En esta pantalla se dan de alta las habitaciones que se van a manejar en el sistema, tanto las que existen
fsicamente en el hotel, as como si se desea manejar las habitaciones de folios alternos. Entre las opciones
para las habitaciones tenemos:

Numero de habitacin: es el nmero de habitacin o cuarto a dar de alta, las consultas y reportes
muestran este nmero de habitacin.
Tipo de habitacin: establece el tipo el
habitacin a la cual pertenece la
habitacin, esta puede ser DOBLE, JRS,
etc.
Status (limpieza): permite establecer si
la habitacin se encuentra limpia, sucia o
en mantenimiento.
rea habitacin: establece el rea a la
que pertenece la habitacin, pudiendo
ser rea de Fumar o rea de No
Fumar.
Servicio de habitacin: establece el
servicio a cargar al momento de hacer el
check in, en este sentido el servicio
seleccionado debe ser
el que
corresponda a la renta de la habitacin.
Detalles de habitacin: a cada
habitacin se le puede agregar las
caractersticas de la misma, esto
haciendo clic al botn Agregar detalles.
Extensin: nmero de la extensin telefnica en la habitacin, es necesario configurar este campo
en caso que se desee utilizar el enlace con el conmutador, para que de esta manera se haga el
cargo correspondiente a la habitacin de las llamadas efectuada.
Tiempo Optimo de limpieza: es el tiempo estimado para la limpieza de la habitacin, esto se utiliza
cuando se tiene el modulo Tarificador y es compatible para poder iniciar-finalizar la limpieza
marcando desde la extensin en la habitacin.
Almacn: seleccione el almacn para esta habitacin en el caso de contar con el mdulo back
office, de esta manera puede manejarlo como un frigobar y hacer cargos de consumo del frigobar
(cada habitacin debe tener un almacn propio).
Nmero de cerradura: ingrese el nmero de cerradura para codificar las tarjetas (slo si cuenta con
el mdulo de cerradura electrnica).

En la parte de los detalles de habitacin, clic en editar, despus clic en Agregar detalles, nos despliega la
pantalla siguiente, en la cul de lado izquierdo nos muestra los detalles dados de alta en el sistema, y en el
izquierdo se van alojando aquellos servicios que indiquemos que corresponden a la habitacin.

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Manual de Operacin

9.11 FOLIOS Y SERIES


9.11.1 NOTAS DE CONSUMO
Seleccionamos en el men: Configuracin/Folios y series/Notas de consumo

Aparecer una pantalla donde nosotros podemos crear y archivar los folios y nmero de notas de consumo.
Para crear un nuevo folio, haga clic el
botn Nuevo, ingrese un nmero de folio
en la seccin de Notas de consumo
posteriormente haga clic en el botn
Guardar.

9.11.2 FACTURAS
Seleccionamos en el men: Configuracin/ Folios y series/Facturas

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Manual de Operacin

Aparecer una pantalla donde podemos crear y archivar los folios y facturas, incluyendo la facturacin
electrnica.

Para crear un nuevo folio,


haga clic el botn Nuevo,
ingrese un nmero de folio,
escoja si desea en folio
electrnico. Se marcara un
cuadro de color verde que
marcar
las
series
electrnicas.

Posteriormente haga clic en


el botn Guardar.

9.12. CONFIGURAR FORMATOS DE IMPRESIN


9.12. 1 FORMATO TICKETS
Seleccionamos en el men: Configuracin/ Configurar formatos de impresin/Formato tickets

Nos ayuda a editar o configurar los datos que se imprimirn en las notas de consumo.

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Manual de Operacin

En el apartado ticket escogemos la


opcin que queramos editar, en este
caso aparecer Nota de consumo.
Nosotros mismo podemos modificar
las cosas que deseemos que imprima la
nota.
Existen herramientas que nos ayudan
en nuestra edicin, podemos regresar a
los alores predeterminados, escoger el
idioma de impresin, y comandos de
edicin.
Hay tres botones que nos ayudan a
tener una edicin ms especializada.
Restaurar valores predeterminados: Restaura los valores que estaban en su estado
original.
Idioma de ticket: Este botn tiene las opciones de imprimir los campos en espaol y
en idioma ingls. Solo escogemos el idioma que deseemos imprimir la nota.
Comandos de impresin: Este botn se usa para usar diversos formatos tales como:
negrita, doble alto, subrayado, doble ancho, etc.

9.12. 2 FORMATO DE FACTURA.


Dentro del formato de factura, existen dos tipos: modo texto y modo grfico.
Seleccione en el men: Configuracin/Configurar formatos de impresin /formato facturas, en la cual se
encontrar dos modos.

9.11.2.1 FORMATO TEXTO

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Manual de Operacin

Esta pantalla sirve para adecuar el formato de factura al formato requerido por la empresa
Para configurar un formato:

Seleccionamos un formato de la lista de nmeros de formato o creamos uno nuevo pulsando el


botn nuevo.
En la respectiva parte (encabezado, cuerpo o pie) pulse el botn Agregar enseguida se agrega un
nuevo registro a la lista.
Seleccione el registro agregado y pulse el botn con que se encuentra en la tercera columna.
Ahora ubquese en la primera columna para indicar en qu fila se imprimir el campo.
Despus ubquese en la segunda columna para especificar en qu nmero de columna se
comenzara a imprimir el campo.
Si agrego algn campo que ya no desea que se imprima en la factura, lo puede quitar pulsando el
botn Eliminar.
Despus de configurar las tres secciones del formato, pulse el botn guardar, para que los cambios
se graben en el sistema.
Es necesario asignar el nmero de formato a utilizar en cada estacin, en la configuracin de
estacin.
Puede ver una vista previa del formato que configur pulsando el botn Vista previa.
Tambin puede imprimir una muestra de este formato en una impresora que utilice para imprimir
sus facturas.

9.12.2.2 FORMATO GRFICO

Nuevo: Puede crear un nuevo formato de factura.

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Manual de Operacin

Editar: Edita un formato ya guardado.


Eliminar: Borra un formato ya creado.
Vista previa: Puede ver en pantalla el formato creado.
Imprimir muestra: Puede imprimir un folio para ver cmo va quedando su formato configurado

9.12.3 FORMATO VARIOS


Esta seccin permite configurar o personalizar otros tipos de tickets o notas que imprime el sistema, por
ejemplo; Boucher de pago con tarjeta de crdito o de acumulacin de puntos o saldos de tarjetas de
monedero electrnico.
Seleccione en el men Configuracin/Configurar formatos de impresin/Formato Varios

El sistema tiene predeterminado varios formatos de los cuales solo los ms indispensables estn
configurados.

Para configurar el formato se debe de:


1. Seleccionar el nmero de formato que desea configurar o personalizar.
2. Para agregar nuevos campos al ticket, pulse el botn Agregar.
3. Para quitar un campo del ticket, seleccione el campo a eliminar y pulse el botn Eliminar.
4. Como en la configuracin de los formatos anteriores, tiene que especificar en qu fila y columna se
posicionaran los campos al imprimirse.

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Manual de Operacin
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7.
8.

Pulse el botn Guardar para que los cambios se graben en el sistema.


Para ver una vista previa del ticket que acaba de configurar, pulse el botn Vista previa.
Tambin puede imprimir una muestra de este.
Si modifico el ticket y no le gust como qued, puede regresarlo al predeterminado pulsando el
botn Restaurar formato predeterminado.

9.13 CONMUTADOR
9.13.1 CONFIGURACIN DEL CONMUTADOR
Seleccionamos en el men: Configuracin/Conmutador/ Configuracin

Aparecer una pantalla donde podemos escoger opciones para una configuracin ptima.
Podemos escoger el conmutador a utilizar. Escogemos
el que requerimos.
Puerto: Asignacin de los puertos donde se encuentra
conectado el dispositivos (FDU)
Bits por segundo: La cantidad de bits por segundo de
velocidad de la informacin.
Bits de datos: El nmero de bits de una palabra.
Paridad: Bit agregado para detectar, y en algunos
casos corregir, errores en la transmisin.
Bits de parada: Se usa para separar un carcter del
siguiente.
Control de flujo: El mtodo de comunicacin que se quiere utilizar.
Habilitar RTS: Es la lnea de datos que indica al modem que la PC quiere enviar datos.

LONGITUD DE DATOS
Hay parmetros que se pueden asignar para la longitud de datos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Da.
Mes.
Ao.
Hora.
Extensin.
LN.
Nmero Marcado.
Duracin.
Cod.

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Manual de Operacin
Despus de asignar a cada parmetro, haga clic en el botn Aceptar.
9.13.2 LADAS
Seleccionamos en el men: Configuracin/Conmutador/ Ladas

Aparecer una venta con la configuracin de las ladas

Para agregar una nueva clave, haga clic en el botn Nuevo, ingresamos la clave, la lada, y el tipo de servicio,
en este ejemplo aparece CLAVE: 1 LADA: 044 SERVICIO: LLAMADA CELULAR.
Podemos activar la casilla Cobra por llamada, para activar la forma de cobro por llamada.
Esta pantalla funciona cuando hay conectado un conmutado, de lo contrario aparecer un mensaje de aviso
que el conmutador no ha sido activado.
NOTA: ver informacin en el ndice 9.1.8 GENERAL.
(pg25.)

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Manual de Operacin
9.14 CONTABILIDAD
9.14.1 ASIGNACIN DE CUENTAS CONTABLES A CONCEPTOS
Seleccione en el men: Configuracin/Contabilidad/Asignacin de cuentas contables a conceptos

Aparecer una venta donde veremos las configuraciones de cuentas contables.

Cuenta con una configuracin para las cuentas


contables:
Retiros de efectivo de caja: cuenta para
los retiros de efectivo de caja.
Depsitos de efectivo de caja: cuenta
para los depsitos de efectivo de caja.
Cuenta para aplicar retiros y depsitos:
cuenta para aplicar los retiros y depsitos,
usualmente es la cuenta de efectivo.
IVA de ventas: es el importe del IVA
generado por las ventas.
ISH de ventas: impuesto de servicios de
hospedaje
IVA de compras: es el importe del IVA
generado por las compras
Una vez finalizada la configuracin haga clic en el botn ACEPTAR.

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Manual de Operacin
9.15 CONFIGURACIN DE ENVIO DE E-MAIL
9.15.1 CONFIGURAR PARMETROS PARA ENVO DE E-MAIL
Seleccione en el men: Configuracin/ Configuracin de envo de e-mail/Configurar parmetros par envo de
e-mail

Aparecer en pantalla la configuracin del servidor de correo electrnico


Habr parmetros para configurar el servidor (SMTP)
Servidor de correo: En este campo se escribe el dominio de la
empresa, esto sirve para cuando se enviado un mail (correo),
este le llegue con el remitente del correo y dominio que
escribamos.
Correo electrnico: El nombre de correo electrnico que se
quiera llamar o poner. Esto sirve para cuando se quiera recibir
correos de otros usuarios, estos puedan escribir la direccin
del correo que se ha puesto.
Requiere Autentificacin: Esta casilla activa la confirmacin de
autenticidad del usuario
Usuario: Se escribe la persona que lo usura, es el login o el usuario.
Contrasea: En este campo debe ingresar la contrasea que se le ha asignado
Nmero de puerto: el trmino puerto se refiere a un nmero que se muestra en una URL, despus de una
coma justo despus del Nombre de Dominio. Cada servicio en un servidor de Internet escucha en un nmero
de puerto particular.
Asunto de correo: Es el nombre del correo, en la bandeja de entrada el destinatario vera en los correos algo
llamado asunto, es como el titulo de correo enviado, con este nombre la persona vera este campo.
Para probar si la configuracin qued correctamente hecha, haga clic en el botn Probar, una vez realizada
la operacin con xito, haga clic en el botn Guardar.

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Manual de Operacin
9.15.2 EDITAR EL CONTENIDO DE E-MAIL
Seleccione en el men: Configuracin/ Configuracin de envo de e-mail/ Editar contenido de e-mail

Aparecer una pantalla que desplegara el editor de e-mail, aqu podemos editar el contenido del mensaje
que mostrar ala persona que le enviemos correos.

Hay dos botones que nos ayudan a personalizar el mensaje con el tipo de letra y color de fondo, el formato
del mensaje est configurado en un modo de demostracin.
Podemos editar el contenido de:
1. Asunto

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Manual de Operacin
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Encabezado
Mensaje Inicial
Encabezado del detalle
Reservacin
Husped
Check in
Check Out
Telfono
Habitacin
Tarifa
Nmero de habitaciones
Nmero de noches
Nmero de adultos
Nmero de nios
Importe total
Mensaje final
Datos del lugar
Datos adicionales

Los ltimos dos campos (18 y 19) aparecern cuando son activadas en la casilla llamada Datos del lugar y
adicionales por default
Si se desea ver la configuracin que se realiz. Haga clic en el botn Probar
Aparecer una ventana con la vista previa del cuerpo de correo electrnico.

Haga clic en el botn Aceptar para salir de


la ventana.

Si la configuracin qued completa haga clic en el botn Guardar.

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Manual de Operacin

9.16 CONFIGURACIN RESERVACIONES ONLINE


Seleccione en el men: Configuracin/ Configuracin reservaciones online

Aparecer el asistente de reservaciones en lnea.

NOTA: Debemos de tener contratado este mdulo de


reservaciones en lnea y activarlo.
Para que podamos usarlo tuvimos que activar el cdigo, esto se
hace en el men: Configuracin/Configuracin del sistema/ en la
pestaa reservaciones online. Ingresamos el cdigo, y damos clic
en el botn Validar CODE Para mayor informacin ir al apartado
de esta configuracin (9.1.16 RESERVACIONES ONLINE Pg.31)
En el apartado Temporadas y das temporada, aparecer un botn
llamado Subir damos clic en el botn. El sistema subir las
temporadas automticamente.

Al finalizar aparecer un mensaje de confirmacin.

Terminando este apartado otros botones se activarn, as mismo damos clic en los botones que se
habilitarn, hasta que todos queden completados.
A lado de cada apartado aparecer un signo que confirma la operacin.

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Manual de Operacin
En el apartado de servicios y tipo de habitaciones habr botones
que se activarn para abrir los servicios para hacer alguna revisin
previa antes de subir la informacin.
Cuando todos los apartados hayan sido subidos correctamente,
haga clic en el botn Salir para cerrar el asistente.

9.17 CONFIGURACIN CERRADURA ELECTRNICA


Seleccione en el men: Configuracin/Configuracin cerradura electrnica

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Manual de Operacin
Aparecer una ventana que despliega la configuracin del enlace de la cerradura electrnica.
*NOTA: EL modelo compatible para el mdulo de cerradura
electrnica es el equipo FDU 780 marca KABA ILCO.
Datos de conexin es una pequea configuracin donde
asignaremos algunos parmetros relacionados con el envo de
datos para la cerradura electrnica.
Puerto: Asignacin de los puertos donde se encuentra
conectado el dispositivos (FDU)
Bits por segundo: La cantidad de bits por segundo de velocidad
de la informacin.
Bits de datos: El nmero de bits de una palabra.
Paridad: Bit agregado para detectar, y en algunos casos corregir, errores en la transmisin.
Bits de parada: Se usa para separar un carcter del siguiente.

General configuracin
respuestas.
Hay dos opciones

rpida del formato de envo de

Se puede establecer un horario para que las tarjetas tengan


validez, una vez pasado el horario de expiracin, la tarjeta ya no
abre la habitacin asignada.
Se puede activar tarjetas por cada husped adulto, solo estas
personas tienen acceso al habitacin asignada, si van tres dos
personas o mas, tienen que registrar cada tarjeta de manera
individual.

Configura las computadoras donde se enviaran los registros de


las estaciones, es necesario que cada computadora tenga el
equipo codificador.
Selecciones el nombre de las computadoras que sern
estaciones, posteriormente haga clic en aceptar.

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Manual de Operacin
10. SEGURIDAD.
10.1. PERFILES DE USUARIOS.
Seleccione en el men: Seguridad / Perfiles de usuarios.

Al iniciar por primera vez el sistema, este cuenta con dos perfiles precargados, ADMISNITRADOR Y
RECEPCION. El ADMINISTRADOR tiene todos los privilegios para el sistema, cuando crea su
primer usuario o cuando su administrador crea el primer usuario, este ser forzado a ser del perfil
ADMINISTRADOR.
El perfil de ADMINISTRADOR no podr ser modificado ni eliminado ya que es el perfil principal del
sistema.
Para crear ms usuarios con diferente perfil en su sistema, vaya al men Configuracin y haga clic
sobre la opcin Perfiles de usuarios, y se abrir la pantalla de captura.
Haga clic en el botn nuevo para habilitar todas las opciones del perfil.
Despus ya podr ir eligiendo todas las opciones que le asignar al perfil del usuario que se vaya a
crear.

10.2. USUARIOS.
Seleccione el men Seguridad / Usuarios.

De de alta a los usuario que podrn acceder al sistema, puede clasificar el tipo de usuario segn los perfiles
que haya creado anteriormente.

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Manual de Operacin
Campos:
1. Nombre: Nombre completo del usuario.
2. Usuario: Nombre o palabra clave que el usuario puede usar para poder acceder al sistema.
3. Contrasea: Contrasea con la que el usuario podr acceder al sistema, puede usar combinacin de
caracteres; maysculas, minsculas y nmeros. Utilice una contrasea que sea fcil de recordar.
Mnimo 5 caracteres.
4. Confirmar contrasea: Confirme que su contrasea sea el mismo que escribi anteriormente, de lo
contrario el sistema le avisar.
5. Perfil: Asigne un perfil al usuario; administrador o usuario comn.
6. Tambin puede tener una clave para realizar mltiples acciones, como si fuera el administrador,
solicitando la contrasea al usuario para realizar ciertas acciones restringidas.
7. Fotografa: Puede asignarle una fotografa al usuario que dio de alta para poder identificarlo, la foto
aparecer en la pantalla principal del sistema cuando este en sesin.
Para asignar la foto haga clic sobre el botn Asignar, y se abrir un visor de la cmara para tomar
la fotografa o de lo contrario puede buscar el archivo de la foto en la PC.
8. Huella digital: Puede asignar la huella digital del usuario, para de esta manera poder identificarse
en el sistema en caso que haya adquirido el modulo de reconocimiento por huella digital y cuente
con los lectores autorizados por parte de la empresa National Soft.

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Manual de Operacin
11. UTILERAS.
11.1. RESPALDAR BASE DE DATOS.
Seleccione en el men: Utileras / Respaldar base de datos.

Se recomienda respaldar su base de datos en periodos no muy largos, para as mantener su


informacin de forma ms segura.
Haga clic sobre el botn con la imagen de una lupa y se mostrar una pantalla para buscar el
destino del respaldo que usted desee o guarde el respaldo en la direccin que se predeterminada
que se carga cuando la pantalla se abre.
Cuenta con dos opciones de respaldo. A) Solo datos (Recomendado): esta opcin respalda
nicamente los datos que se encuentren en la base de datos. B) Datos y estructura: esta opcin
respalda toda la estructura actual de la base de datos, as como los datos.
Haga clic en el botn Aceptar y el respaldo se crear automticamente, despus el sistema le
mostrar un mensaje de que el respaldo se ha creado.
Despus en el espacio de destino se mostrar la ruta donde se guard el archivo de respaldo.

Nota: El archivo o la carpeta se guardan con la fecha en que se hace el respaldo.

11.2. RECUPERAR RESPALDO.


Seleccione en el men: Utileras / Recuperar respaldo.

Esta es una herramienta de recuperacin de respaldos de base de datos.


Haga clic sobre el botn Localizar base de datos y se mostrar una pantalla para localizar el
archivo de la base de datos, seleccione el archivo y haga clic en el botn Aceptar.
Se recomienda sacar un respaldo de la base de datos actual antes de recuperar un respaldo.

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Manual de Operacin

11.3. CALCULADORA.
Seleccione el men Utileras y despus la opcin Calculadora.
Abre la calculadora de Windows

11.4. LIBRETA DE NOTAS (BLOC DE NOTAS).


Seleccione el men Utileras y despus la opcin Libreta de notas.
Abre el bloc de notas de Windows

11.5. ORIGEN DE DATOS


Abre de nuevo la pantalla de origen de datos para asignar una nueva conexin hacia la base de datos, por lo
que la aplicacin se cerrara, para que al iniciar tome la nueva ruta de base de datos.

11.6. LNEA DE COMANDOS PARA BASE DE DATOS


Seleccione en el men: Utileras / Comandos base de datos.

Abre una pantalla para escribir comandos SQL para ejecutar consultas (para usuarios avanzados)

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Manual de Operacin

11.7. LNEA DE COMANDOS DE SISTEMA.


Seleccione el men Utileras y despus la opcin Comandos sistema.
Abre una pantalla para ejecutar instrucciones directas a sistema, es para uso exclusivo de administradores
avanzados

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Manual de Operacin
12. MDULOS ADICIONALES.
12.1 MDULO DE ACCESO POR MEDIO DE HUELLA DIGITAL.
Permite el acceso al sistema por medio de la huella digital del usuario (Recepcionista, Administrador, etc.).
De igual forma en los eventos de seguridad donde se requiera una contrasea, incrementando con esto el
nivel de seguridad. Nota: este mdulo se adquiere por separado.

12.2 MDULO DE CONMUTADOR TELEFNICO (TARIFICADOR).


Permite el cargo de las llamadas telefnicas directamente a la habitacin. El mdulo se enlaza con el
conmutador, obteniendo las llamadas que se realizan e identifica si provienen de una habitacin y hace el
cargo del servicio correspondiente (tanto las extensiones de las habitaciones como los servicios a cargar se
configuran en el sistema Soft Hotel). El mdulo es compatible con el conmutador Panasonic TES 824 y
Panasonic KX-TDA100, otros modelos favor de pedir presupuesto. Nota: este mdulo se adquiere por
separado.

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Manual de Operacin
13. SOPORTE TCNICO.
Soporte Tcnico:

www.nationalsoft.mx/soporte
Registros: registros@nationalsoft.com.mx

NATIONAL SOFT (MATRIZ)


Calle 16 No.91 x 5 y 18 diagonal, Fraccionamiento Montecristo
C.P. 97133 Mrida, Yucatn Mxico
Tels. (52) (999) 9418641 / 9415077 / 9419286
Tels. Soporte: (52) (999) 94156785 / 9415676

SUCURSAL MEXICO DF
Baja California No 255 Edificio B Despacho 101.
Colonia Hipdromo Condesa, Delegacin Cuauhtmoc,
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