Excel Avanzado

Juan Carlos Campos Palazn

UNED Cursos de verano 2009

Juan Carlos Campos

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Excel Avanzado 6,7 y 8 de julio de 2009

INTRODUCCIN
Definiciones de Excel y hoja de clculo
Excel es una aplicacin desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete Office, que no es
gratuito, para usarse en Windows y Macintosh. Se utiliza para la creacin de hojas clculo.
Y una hoja de clculo es un programa que permite efectuar operaciones aritmticas y
funciones con datos dispuestos en forma de tablas (filas y columnas). En algunos casos se
pueden incluir grficos que se corresponden a los resultados de las operaciones matemticas.

Nombre de archivo y extensiones principales

Los archivos de Excel se llaman libros. Y dentro de cada libro puede haber una o varias pginas.
La extensin de los archivos principales son:
XLS Hoja de clculo de Microsoft Excel 97 a 2003 (XLSX para Excel 2007)
XLT - Plantilla de Microsoft Excel 97 a 2003 (XLTX para Excel 2007)

Limitaciones
Excel 2003: 65.536 filas por 256 columnas. Hojas, en funcin de la memoria disponible (el
nmero predeterminado es 3)
Excel 2007: 1.048.576 filas por 16.384 columnas. Mismas hojas.

Alternativas a Excel
Calc: se encuentra dentro del paquete gratuito Open Office.

CONCEPTOS BSICOS
Celda, rango y hojas
Celda: interseccin entre una columna y una fila. Se nombra con el nombre de columna y
luego con el nmero de fila. Ej: A1, B25, F8...

Celda activa: celda en la que est situado el cursor. Se resalta con el borde negro.
Rango: bloque rectangular de una o ms celdas. Se nombra con el nombre de la celda inicial,
el signo : y con la celda final. Ej: selecciona el rango A1:B5 y luego el C3:F5

Hojas: clic derecho encima de cualquier hoja para insertar, eliminar o modificar.

Tipos de datos
Valores constantes , es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede
ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
Nmeros: Para introducir nmeros se pueden incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los
signos especiales + - ( ) / % E e . . Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en
la celda.
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Fecha u hora: Para introducir una fecha u hora, basta con escribirla de la forma en que se
quiera que aparezca. Ej: 1/12/99, 1-12-99, 2:30 PM
Texto: Para introducir texto como una constante, seleccionar una celda y escribir el texto. El
texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Frmulas , es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen,
Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre
por el signo =.

Comentarios
Para introducir un comentario en una celda basta hacer clic derecho sobre ella y elegir la
opcin Insertar comentario. Una vez terminado el comentario, hacer clic fuera. La celda
quedar cn un tringulo rojo indicando que hay un comentario escrito. Para modificar o
borrarlo, volver a hacer clic derecho encima de la celda y elegir la opcin deseada.
Ejercicio: Insertar en la celda A1 una palabra, en A2 un nmero, en A3 un nmero decima, en
A4 una fecha, en A5 la frmula 6+5 y en A5 un comentario que diga que celda frmula.
Eliminar el comentario.

Series
Cuando se necesita ingresar un conjunto de datos que tengan alguna relacin entre si, se
pueden utilizar las series.
Una serie debe tener:
Valor Inicial: el dato por el cual comienza la serie
Incrementeo: el dato que indica en qu medida aumenta o disminuye la serie
Procedimiento para hacer una serie:
a) Ingresar el valor inicial
b) En una celda contigua, ingresar el valor que representa el incremento
c) Seleccionar los dos valores ingresados
d) buscar el controlador de relleno (acercar el mouse al punto resaltado que aparece en la
esquina inferior derecha de la seleccin; el indicador del mouse adoptar la forma de una cruz
negra fina)
e) arrastrar hasta el lmite del valor deseado
En el caso de las series cronolgicas y del texto numerado, se puede completar la serie
ingresando solo el valor inicial el incremento se calcular por defecto.
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TEST PARCIAL
1. Cul es la extensin de los archivos de Excel 2003 o anterior?
a. XSL
b. XLX
c. XLS
d. XLSX
2. De cuntas filas y columnas disponemos en Excel 2003?
a. 65536 x 16384
b. 65526 x 254
c. 65536 x 256
d. 65526 x 16384
3. El nmero mximo de hojas que soporta un libro Excel es de:
a. 1.666.234
b. No tiene lmite
c. 16.666.234
d. Lo que da de s la memora
4. Si quiero marcar de la celda C4 a la D7 y la celda B5 usar el rango:
a. C4:D7:B5
b. B5:C4;D7
c. B5:C4:D7
d. B5;C4:D7
5. Si borro una celda con la tecla SUPR, se borrar:
a. El contenido
b. El contenido y el formato
c. El formato
d. El contenido y el color
6. Cal de estas afirmaciones es falsa?
a. Si autoincremento una celda con el texto Lunes, las siguientes celdas pondrn
Lunes
b. Para seleccionar celdas, se hace con el cursor que es una cruz blanca
c. Predeterminadamente, Excel coloca los nmeros a la derecha
d. Si autoincremente una celda con el nmero 1, las siguientes celdas pondrn 1
7. Cal de estas afirmaciones es verdadera?
a. Cuando hago el autoincremente de esta fecha 22/02/2009, continuar con el
da 23
b. Para hacer una serie del 1 al 10 basta poner en una celda el 1 y
autoincrementarlo hasta 10
c. Si autoincremento una celda que contiene el texto Hoja 1, la siguiente celda
repetir el mismo texto
d. Excel no autoincremente automticamente las fechas y horas.

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Operaciones matemticas simples

Para introducir una operacin matemtica simpre, hay que introducir el signo = y la celda o
celdas con las que se quiera operar con sus correspondientes signos matemticos.
Pero hay que tener presente que se tiene que seguir el orden de prioridad de las operaciones:
1 ()

2 ^

3 *y/ 4 + y

Para comprobar que queda claro, resolver estas operaciones a mano y luego introducirlas en
Excel para comprobar que estn bien:
Enunciado

Resultado a mano

Resultado en Excel

6+2*3
3*2+5*2
8/4*(2+6)

Recargos y descuentos
En este aspecto, Excel es un poco diferente a las calculadoras tradicionales. Pensar y probar
estos supuestos directamente en Excel:
Enunciado

Solucin en Excel
Cal es el 13% de 34?

Cul es el resultado de aadir un recargo de

75% a una prenda que vale 134?
Cul es el resultado de aplicar un
descuento del 66% a una mesa que vale
239?

Escribir las frmulas genricas con la ayuda del profesor

Recargo

Descuento

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Referencias
En Excel y ms concretamente cuando se hace uso de frmulas y funciones casi es seguro que
se pongan referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda
donde se tiene la formula.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula se escribe = A1+B1 se
est refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.
Para hacer referencias absolutas o mixtas, hay que usar el signo $ (shift + tecla 4) o con la tecla
F4 cuando tenemos escrita la celda de referencia. Si el signo se pone delante de la fila, bloquea
la fila para cuando hagamos autoincremento hacia abajo o arriba. Si el signo se pone delante
de la columna, bloquea la columna para cuando hagamos autoincremento hacia la derecha o
izquierda.
Relativas

Absolutas

Las referencias de filas y

columnas cambian si se copia
la formula en otra celda, es
decir se adapta a su entorno
porque las referencias las
hace con respecto a la
distancia entre la formula y
las celdas que forman parte
de la formula.

Las referencias de filas y

columnas no cambian si se
copia la formula a otra celda,
las referencias a las celdas de
la formula son fijas.

Podemos hacer una

combinacin de ambas
referencias, podemos hacer
que las filas sean relativas y
las columnas absolutas o
viceversa.

Consejo: se usarn en el caso

de cada oveja con su pareja

Consejo: se usarn en el caso

de todas las celdas
dependen de una y se
tendr que bloquear la que
est sola
Ej: =$A$1+2

Consejo: casi siempre bastan

las mixtas para hacer la
mayora de ejercicios. Se
debe seguir el mismo consejo
que con las absolutas
Ej: =$A1+ 2 o A$1+2

Ej: =A1+2

Mixtas

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Ejemplos:
En esta caso hay que sumar A3 con B3, A4 con
B4, A5 con B5 y A6 con B6.
Tipo de refencia:

Frmula a poner en C3:

Hacer autoincremento de C3 hasta C6.

En este caso hay que multiplicar E3 con F9, E4
con F9, E5 con F9, E6 con F9.
Tipo de referencia:

Frmula a poner en F3:

Hacer autoincremento de F3 hasta F6.

Ejercicio: hacer el ejercicio practico-4-referencias. El ms difcil de todos es la hoja tabla de

multiplicacin.

Referencias a hojas
Para hacer referencia a celdas de otras hojas se debe indicar el nombre de la hoja seguido del
signo de exclamacin y el nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia est diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera de este
modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el nombre de la hoja entre comillas
simples ' '.

Nombres de rango
Si queremos, podemos asignar un nombre a un rango de celdas. Esto nos servir para poder
trabajar ms cmodamente y no tener que recordar o seleccionar siempre el rango de celdas a
mano.
Para ello, seleccionamos el rango y nos situamos a la izquierda de la barra de frmulas.
Introducimos el nombre que queramos y pulsamos Intro.
Para modificar, eliminar o dar nombre a un rango, tambin debemos acceder por el men
Insertar -> Nombre ->Definir... o pulsar la combinacin de teclas Ctrl+F3.
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Validacin de datos
La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta caracterstica tiene
una funcin muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un
mensaje de error o aviso si llegara el caso.
Para aplicar una validacin a una celda.
- Seleccionamos la celda que queremos validar.
- Accedemos al men Datos - Validacin...
Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de
datos como el que vemos en la imagen donde
podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que los datos sean correctos.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha,
Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Nmero entero, Excel slo
permitir nmeros enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un nmero decimal, se
producir un error.
Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos:, donde, por
ejemplo, podemos indicar que los valores estn entre 2 y 8.
Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el
usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer,
Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que
aparezcan en forma de lista.
Importante: la lista slo funciona con rangos de celda de la misma hoja o con nombres de
rango de otras hojas.
En la pestaa Mensaje entrante podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la
celda. Este mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son considerados vlidos para
esa celda.
En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le
muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

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Funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera con uno o ms valores y devuelve
un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula
que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejar espacios antes o
despus de cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Usando el asistente
Si se quiere introducir una funcin en una celda usando el asistente:
Situarse en la celda
donde queremos
introducir la funcin,
desplegar el men
Insertar y elegir la
opcin Funcin...
O bien, hacer clic sobre
el botn de la barra
de frmulas.
Aparecer el cuadro de
dilogo Insertar
funcin de la derecha.
Seleccionar la frmula
y continuar.

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Escribir la sintaxis
Si no se quiere usar el asistente, se puede escribir directamente la frmula en la celda. Aqu
estn las frmulas ms principales y bsicas de Excel:
NOMBRE DE
LA FRMULA

SINTAXIS

SIGNIFICADO

SINTAXIS

SIGNIFICADO

SINTAXIS

SIGNIFICADO

SUMA
Ejemplos:

NOMBRE DE
LA FRMULA

PROMEDIO
Ejemplos:

NOMBRE DE
LA FRMULA

MXIMO
Ejemplos:

10

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NOMBRE DE
LA FRMULA

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SINTAXIS

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SIGNIFICADO

MNIMO
Ejemplos:

Frmulas bsicas del tipo CONTAR.

NOMBRE DE
LA FRMULA

SINTAXIS

SIGNIFICADO

SINTAXIS

SIGNIFICADO

CONTAR
Ejemplos:

NOMBRE DE
LA FRMULA

CONTARA
Ejemplos:

NOMBRE DE
LA FRMULA

SINTAXIS

CONTAR.BLANCO
Ejemplos:

11

SIGNIFICADO

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Ejercicio. Usa las frmulas adecuadas para:

-Cuntos trabajadores hay?

-Nmero de salarios

-Cuntos salarios nos faltan poner?

Operadores aritmticos y operadores lgicos

SIMBOLO DEL
OPERADOR

OPERACIN QUE
REALIZA

SUMA

RESTA

MULTIPLICA

DIVIDE

EXPONENCIACIN

&

UNIN /
CONCATENAR

Comparacin IGUAL
QUE

>

Comparacin MAYOR
QUE

<

Comparacin MENOR
QUE

>=

Comparacin MAYOR
IGUAL QUE

<=

Comparacin MENOR
IGUAL QUE

<>

Comparacin
DISTINTO

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Funcin Contar.si
NOMBRE DE
LA FRMULA

SINTAXIS

SIGNIFICADO

CONTAR.SI
Ejemplos:

Ejemplo: qu formulas hay que usar:

1. Cuntos adjuntos hay?
2. Cuntos directores hay?
3. Nmero de salarios
superiores a 1500
4. Cuntos cobran como
mximo 1500?

Soluciones:

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Funcin Sumar.si
NOMBRE DE
LA FRMULA

SINTAXIS

SIGNIFICADO

SUMAR.SI
Ejemplos:

Ejemplo: qu formulas hay que usar:

1. Suma de los salarios de los
directores
2. Suma de los salarios
superiores a 1500
3. Suma de los salarios de los
DNI mayores a 43100000

Soluciones:

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Ejercicio para asimilar conocimientos

Copia esta tabla en Excel. En las celdas de TIPO, solo se tiene que poder escribir PRIVADA o
FUNCIONARIO.
Qu frmula usaras para la columna cdigo? Intenta hacerla slo con el asistente.
DNI
43111111
45222222
78554222
58999999
45222111
98666666
25555555

TIPO
CODIGO
PRIVADA
FUNCIONARIO
PRIVADA
PRIVADA
FUNCIONARIO
FUNCIONARIO
PRIVADA

NOMBRE
PEPE
ANA
LUIS
PACO
PARIS
CARLOS
MARIA

APELLIDO
VIYUELA
SERRA
PEREZ
PICOS
HILTON
RUIZ
SANCHEZ

EDAD
55
24
27
60
30
44
30

PREGUNTAS
1. SUMA TOTAL DE LAS EDADES
2. PROMEDIO DE LAS EDADES
3. EDAD MXIMA
4. EDAD MNIMA
5. EDAD MS REPETIDA
6. 2 MANERAS PARA-> NMERO/ CUNTOS ASOCIADOS HAY
7. CUANTOS SOLTEROS/SOLTERAS HAY
8. CUANTAS CASADAS HAY
9. CUANTOS ASOCIADOS TIENEN 30 O MS AOS
10. SUMA DE LAS EDADES DE ASOCIADOS CON MENOS DE 30 AOS
11. SUMA DE LAS EDADES DE LOS FUNCIONARIOS
12. PROMEDIO DE LAS EDADES DE LA PRIVADA
13. CODIGO: PARA PRIVADA (SI ES PRIVADA) -> 1 // PARA FUNCIONARIO-> 2)
14. FORMATO CONDICIONAL PARA LAS EDADES DE 55 O MS -> COLOR AZUL

Anota las soluciones de las frmulas

15

ESTADO CIVIL
SOLTERA
SOLTERA
CASADO
VIUDO
SOLTERO
CASADO
CASADA