Administracin del tiempo

Estar ocupado no
significa estar trabajando.
Thomas Alva Edison

YIELD

Resultado o efecto productivo de una

accin o actividad. Se deben hacer
primero las actividades que tengan el
mayor yield. De acuerdo al yield se
programan las actividades y se decide
cuales hacer y cuales no enfocndose en
el 20% ms alto.

Como se calcula el yield?

Actividad: Recolectar datos en la lnea para el informe mensual de actividades.
Factor

Importancia
Esfuerzo
Urgencia
Satisfaccin

Calificacin Porcentaje

5
3
4
5

30%
20%
40%
10%

Resultado

1.5
0.6
1.6
0.5

Yield = 4.2

Objetivo: El participante aprender

herramientas que lo ayudarn a obtener
mayor productividad de su tiempo con el
fin de aumentar su calidad de vida

Esperanza mundial de vida

[Datos de noviembre 2008CIA The World Factbook 2008]

ADVERTENCIA
El tiempo no se puede
administrar.
El tiempo transcurre siempre
en una lnea continua y
parece incluso estar en
nuestra contra.

El tiempo pasa ms
rpido cuando se
deseamos que pase
ms lento y pasa lento
cuando deseamos
que corra.

No podemos obtener
ms tiempo, lo nico
que podemos hacer
es administrar la
manera en la que lo
usamos.

 El universo se encuentra en un perfecto equilibrio y

aunque nosotros somos parte de ese universo. Los seres
humanos tenemos la virtud de poder romperlo si as lo
deseamos. A esta virtud se le llama Libre Albedrio y nos
hace diferentes a todos los dems seres de la creacin.

Nuestra memoria RAM

no es suficiente

46478

6798653

03739680

796456245658

2568546336598908

1. Eliminar

2. Evitar
3. Controlar
4. Fomentar
5. Implementar

Procrastinacin

Sentir autnticamente miedo por comenzar una

labor que es difcil.
Nuestro instinto prefiere hacer 10 labores
sencillas aunque no sean importantes a una
importante que nos llevar ms tiempo.
En las labores difciles el paso ms difcil es
comenzar. La solucin a este paso es obligar al
cuerpo fsicamente a comenzar aunque la mente
no lo siga inmediatamente. Poco a poco se ver
jalada por la inercia corporal.

Perfeccionismo

Buscar dejar las cosas por encima de los estndares

aceptables por el simple hecho de sentirnos bien con
nuestro trabajo.
El perfeccionismo ocupacional se disfruta ya que nos
permite trascender a travs de nuestro trabajo.
Podemos siempre hacer las cosas mejor, sin embargo
para nuestro indicador laboral es preferible hacer 10
cosas bien a hacer una sola de manera superior. El
resultado final es ms satisfactorio que la fantasa de
trascendencia.

Zapping

Cuando estamos realizando una actividad, nos

acordamos de hacer algo ms y dejamos
pendiente la primera por realizar otra cosa.
Saltar de una actividad a otra es normal por
que queremos abarcar lo mximo posible y
nos causa placer mental el hecho de hacer
muchas cosas, sin embargo podemos perder
la ilacin de lo que hacemos al zappear.

Divisin mental

Imagina que tienes una maana libre, de 8

a.m. a 1 p.m., 5 horas completamente
dedicadas a un proyecto, sin embargo de
ltima hora, tu jefe te dice que quiere verte 20
minutos, de 10:30 a.m. a 10:50 a.m. Para
revisar tus resultados del mes.
A pesar de que an te quedan 4 horas, 40
minutos, estas se convierten en tu cabeza en
tiempo nulo. por qu?

La administracin del tiempo tiene una

analoga en una manguera de agua.

Es posible incrementar un sistema de agua

mediante dos mtodos:

1.

Incrementar la presin (Lo cual significa

En nuestra analoga)
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Decir que si a todo

Quedarse tarde en el trabajo
Dormir tarde
Levantarse ms temprano
Pisarle al acelerador
Dejar de desayunar o comer

STRESS:

Reaccin de nuestro
cuerpo ante un
desequilibrio.

Los 5 principales
desequilibrios

Alimentacin
Sueo
Ejercicio
Contaminacin
Tensin mental

En la actualidad uno de los problemas ms grandes que padecemos es el

estrs, y ste origina problemas de salud fsica y emocional. En la medida
en que administramos nuestro tiempo podemos controlar el estrs.
Tanto el estrs a corto plazo como el estrs a largo plazo pueden afectar su
organismo y puede influir en los siguientes problemas:

Efectos del STRESS

Las venas se contraen
La circulacin se vuelve
deficiente
Se reduce el flujo linftico
Se reduce el flujo de nutrientes
en la sangre
El corazn es forzado a trabajar
ms rpido
La digestin se vuelve lenta
La potencia sexual disminuye
Los msculos y articulaciones se
comprimen
Pensamientos negativos
redundantes atacan nuestra
mente.

Manifestaciones
Aumento o prdida de peso
Dificultad para dormir
Tristeza
Hipertensin Arterial
Diabetes
Falta de energa
Dolores de cabeza
Dificultad para dormir

Ansiedad
Dolores Musculares
Problemas cardiacos
Tensin Muscular
Falta de concentracin
Irritabilidad
Depresin
Impotencia

5 principales causas de
muerte en E.U.

Enfermedades del Corazn (#1)

Accidentes automovilsticos (#2)
Accidentes vasculares (#3)
Enfermedades del hgado por
consumo de drogas y alcohol. (#4)
Enfermedades pulmonares (#5)

5 principales causas de
muerte en Mxico
Diabetes (#1)
Enfermedades del corazn (#2)
Enfermedades del hgado por
consumo de alcohol, drogas y
medicamento (#3)
Accidentes vasculares (#4)
Enfermedades pulmonares (#5)

Nadie a muerto por

trabajar demasiado
pero para que arriesgarnos?

Mtodo alternativo para aumentar el

rendimiento de una manguera:

2.

Modificar el dimetro (Lo cual significa)

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

Planear
Definir nuestros valores
Dejar el perfeccionismo
Hacer 1 cosa a la vez
Usar el tiempo de otros
Apalancarte
Priorizar
Maximizar productividad

Ejemplo: Bandeja de Entrada

Formar equipos de 2 personas.
Ayudar a Juan Gonzlez a planear su da jueves.
Tomar las mejores decisiones para l.
Agendar lo que se va a hacer en el da y apuntar lo que se va a posponer para despus.

Tcnicas

Las mejores
herramientas

Herramientas de administracin
Las mejores herramientas de administracin
del tiempo no sirven de nada si tu cerebro
no est acondicionado para usarlas.

Una palm no te har ms organizado, un

buen reloj no te har ms puntual,
un ERP no te har ms productivo.

Los ciegos de nacimiento

(Tomado de artculo: Mayo Clinic Journal, Jun. 1987)

Que ve un recin nacido al abrir los ojos?

Luz?
Sombras?
Movimiento?

Tom Morrison de 18 aos es un ciego de nacimiento a quien se le

practic una ciruga que le permitira ver por primera vez en su vida.
Clnica Mayo estudi cuidadosamente sus reacciones. Cuando
le quitaron la venda, frente a el estaba un armario blanco con
cajones, su cama, persianas, 2 sillones y varias personas
frente a el.
Cuando los investigadores le preguntaron Tom, que es lo que ves? Que
creen que tom contest?

Descripcion de lo que un hombre ciego ve:

[Segn J.Z. Young Doubt] and certainty in science

El paciente que abre sus ojos por primera vez no ve nada. Manifiesta poca
o ninguna alegra, se enfrenta de hecho a una experiencia dolorosa. Relata
solo una masa confusa de luces y colores. Manifiesta no estar en
condiciones de ver objetos, de reconocer cuales son o de nombrarlos.
No concibe un espacio con objetos, aunque conoce todos los objetos por
sus nombres mediante el tacto. No solo le tomara poco tiempo, sino de
hecho un tiempo muy largo, de hecho aos por que su cerebro no ha sido
entrenado en las reglas del sentido de la vista.
Nosotros no estamos conscientes de la existencia de tales reglas,
pensamos que vemos en forma natural, pero de hecho hemos aprendido
una serie de reglas durante la niez. Los ojos van conectados al cerebro.
Sin la conexin, los ojos no sirven de nada. Es posible que tarde varios
aos a aprender a utilizar sus ojos, ser para el ms difcil que para un
recien nacido, ya que su cerebro est cargado con informacin distinta
acerca de la percepcion del mundo.

Qu paso con Tom Morrison?

Tom tard dos dias en poder diferenciar un tringulo de
un cuadrado de madera. Contaba los bordes, 3 en el
tringulo y 4 en el cuadrado. Confundi varias veces un
cuadrado con un pentagono o incluso con un crculo y
tardaba varios minutos en poder decir cual era cual.
Al tocar las figuras inmediatamente poda decir cual era
cual.
Tom dijo: Al final de cuentas Para qu me sirve ver? La
diferencia entre las dos figuras es mnima y me tardo
mucho en definirlo. El paciente prefiri tapar los ojos con
una venda, ya que solo le acareaba inseguridad y una
sensacin de incertidumbre

TCT (Mi escala de valores)

1. Definir mi escala de valores

2. Ser congruente con ella
3. Priorizar actividades

Salud

Dinero
3

Salud
2

Aceptacin social
4
Bienestar Familiar
5
Amor

1
Descanso

8
Orden y limpieza
6
Recreacin

Dinero
Amor

La mayora de las personas pasan un 90%

del tiempo haciendo actividades que no son
sus prioridades.
Peter Drucker

Lunes 30 de Septiembre

Trabajar

9:00

4:00

6hrs

Almorzar

10:00

10:30

0.30hrs

11:00

11:15

0.15hrs

Reunin con mi jefe

12:00

12:30

0.30hrs

Traslado para comer y

recoger nios

13:30

14:00

0.30hrs

Comer

14:00

14:30

0.30hrs

Traslado de regreso

14:30

15:00

0.30hrs

Llamadas por telfono

Matriz de Covey
(Priorizar)

COVEY

1 1, 2, 3
2 4, 5
3 6, 7, 8
4 9, 10
5 11, 12

La primera
herramienta para
administrar tu tiempo
es una lista de actividades
En esta lista tienes que
identificar todas las
actividades por hacer
de todos tus valores,
en todos tus roles.

Una vez que tengas tus actividades, hay que priorizarlas, dndoles nmeros del 1 al 4.

Matriz de administracin del tiempo de Stephen Covey

SI

NO

Stephen Covey's Seven Habits Of Highly Effective People

Agenda

Lista de actividades
priorizadas

2. TIME LOG?

Diagnstico sobre que hacemos en el da.

Cuantas interrupciones tienes?
Cunto tiempo seguido trabajas en algo sin cambiar de actividad?
Cuntas cosas haces al mismo tiempo?
Qu porcentaje de tus actividades son planeadas y cuales surgen en ese momento?
Cuando surgen esas actividades no planeadas? Qu dias? A que horas?

Time Slots
Sistemas en constante cambio causan que nuestras actividades
sean imposibles de planear y se basen en imprevistos, azar,
urgencias, reacciones, etc.
Para sistemas de este tipo funcionan los time slots
Los cuales son espacios (basados en datos histricos) que tambin
se planean y se destinan a imprevistos.
En los time slots se detecta: estacionalidad, duracin, frecuencia,
patrones. Entre ms jerarqua tengas, menos time slots se deben
tener.

Saber decir que NO

La administracin del tiempo comienza
cuando se aprender a condicionar al
entorno en vez de que el entorno nos
condicione. Si toleras y aceptas todo sin
cuestionar interrupciones, demandas y
peticiones, entonces ests fomentando
que la presin y el stress contine.

A LAS DEMAS
PERSONAS
TU NO LES
IMPORTAS

Planeacin
El secreto no consiste tanto en planear tu
tiempo sino en defender el tiempo
planeado
Quin nunca tiene tiempo, llega tarde,
incumple compromisos, etc. es por una
falla en alguna de estas 2 actividades, o
no planean o bien, no defienden su tiempo
planeado. Quien planea y despus se
aferra al tiempo planeado, siempre tiene
tiempo. Defender tu planeacin implica
decir que no.

Boston Matrix

No hay mucha competencia todava

Mercado receptivo y educado
Alto crecimiento
Altas utilidades
Altas ventas
Requiere inversin
Requiere promocin

Participacon de mercado
Mercado no educado
Mercado no receptivo
Requiere mucha promosin
Nuevo desarrollo
No probado
No hay datos histricos
Altas utilidades
Alto potencial de crecimiento
Requiere publicidad

+
Potencial
No mantenimiento
Mucha competencia
Producto posicionado
Ventas bajas
Ventas constantes
Utilidades bajas
No requiere tiempo
No requiere promocin

Bajas ventas
Necesita publicidad
Necesita inversin
Productos con poco mercado
Bajo potencial de crecimiento
Baja particpacin de mercado

The Boston Matrix 1976 Boston Consulting Group

No hay mucha competencia todava

Mercado receptivo y educado
Alto crecimiento
Altas utilidades
Altas ventas
Requiere inversin
Requiere promocin

Participacon de mercado
Mercado no educado
Mercado no receptivo
Requiere mucha promosin
Nuevo desarrollo
No probado
No hay datos histricos
Altas utilidades
Alto potencial de crecimiento
Requiere publicidad

+
Potencial
No mantenimiento
Mucha competencia
Producto posicionado
Ventas constantes
Utilidades bajas
No requiere tiempo
No requiere promocin

Bajas ventas
Necesita publicidad
Necesita inversin
Productos con poco mercado
Bajo potencial de crecimiento
Baja particpacin de mercado

The Boston Matrix 1976 Boston Consulting Group

No hay mucha competencia todava

Mercado receptivo y educado
Alto crecimiento
Altas utilidades
Altas ventas
Requiere inversin
Requiere promocin

Participacon de mercado
Mercado no educado
Mercado no receptivo
Requiere mucha promosin
Nuevo desarrollo
No probado
No hay datos histricos
Altas utilidades
Alto potencial de crecimiento
Requiere publicidad

+
Potencial
No mantenimiento
Mucha competencia
Producto posicionado
Ventas constantes
Utilidades bajas
No requiere tiempo
No requiere promocin

Bajas ventas
Necesita publicidad
Necesita inversin
Productos con poco mercado
Bajo potencial de crecimiento
Baja particpacin de mercado

The Boston Matrix 1976 Boston Consulting Group

Apalancamiento
EN OTROS
(USANDO EL TIEMPO
DE LOS DEMAS)

Delegar
Delegar es una habilidad gerencial muy importante. Una buena
delegacin ayuda a hacer rendir tu tiempo, desarrolla a tu gente,
motiva y crea sucesores. Una mala delegacin confunde, causa
frustracin, desmotiva y consume ms tiempo del necesario para
hacer una actividad.

Niveles de Delegacin
1. Operacin
Espera a que te diga
Haz exactamente lo que te indique
Sigue las instrucciones y procedimientos
2. Anlisis
Investiga, dime la situacin y yo decido
Haz un proyecto, trelo y te lo reviso
3. Asesora
Investiga, dime la situacin y decidimos juntos
4. Administracin
Investiga, analiza, traza planes de accin, y decide, pero espera a
obtener autorizacin de mi parte para actuar.

Niveles de Delegacin
5. Accin
Ejecuta las acciones necesarias para lograr los objetivos
Avsame que hiciste
6. Responsabilidad
Ejecuta las acciones necesarias para lograr los objetivos
No es necesario que me avises que hiciste
Revisaremos solo los objetivos periodicamente.
7. Compromiso
Ejecuta las acciones necesarias para lograr los objetivos
No es necesario que me avises que hiciste
El lograr los objetivos te beneficia directamente.
El no lograrlos te perjudica directamente.

Ahorro
de tiempo
Los diez consejos principales
para recuperar su tiempo:
Salga a tiempo de su oficina o lugar de trabajo una vez cumplido su
objetivo de una jornada normal de trabajo.
Vea menos televisin, navegue menos por Internet
Pguele a otros por hacer las tareas que a usted no le gustan, de
manera que tenga ms libertad y tiempo para hacer las cosas que si le
gustan.
Archive los documentos importantes.
Tenga orden. Ningn dispositivo electrnico ni software ayuda si no
existe primero orden en la informacin que tiene.
Adquiera el habito de hacer una cosa a la vez
Duerma bien por las noches
Tire a la basura las cosas que no ha usado en mucho tiempo.
Reserve varias horas a la semana en las cuales no tendr nada que
hacer y podr dedicar a usted