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Introduccin a la Contabilidad

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
Despus de completar este captulo usted ser capaz de:
1. Explicar las diferencias entre la contabilidad financiera y contabilidad de
gestin.
2. Describir los datos de la organizacin relacionados con la contabilidad
financiera.
3. Discutir y analizar los principales tipos de datos maestros que participan en
la contabilidad financiera.
4. Explicar y aplicar los conceptos bsicos de contabilidad.
5. Ejecutar los procesos clave en la contabilidad financiera.
6. Identificar los puntos clave de integracin entre la contabilidad financiera y
otros procesos.
7. Preparar informes en materia de contabilidad financiera.
En el captulo 1 brevemente numerosos procesos introducidos Y que la mayora
de las organizaciones realizan normalmente, tales como la realizacin,
produccin y adquisicin. COMN caracterstica de muchos, pero no todos, de
estos procesos es que tienen consecuencias para la posicin financiera de la
organizacin. El papel de los procesos de contabilidad es registrar las
consecuencias financieras de las distintas etapas del proceso. A su vez, la
organizacin utiliza esta informacin financiera para planificar y gestionar estos
procesos.

procesos contables se dividen en dos categoras principales: contabilidad


financiera y contabilidad de gestin. La contabilidad financiera (FI) tiene que
ver con el registro de los impactos financieros de los procesos de negocio a
medida que se ejecutan. Las empresas utilizan estos datos para generar
estados financieros para cumplir con los requisitos legales o reglamentarias de
informacin. Por ejemplo, en los Estados Unidos, la Comisin de Valores (SEC)
requiere que todas las empresas que cotizan en bolsa se someten
peridicamente estados financieros en un formato establecido.
Adems, ciertas industrias reguladas, como la energa y el cuidado de la salud,
tienen requisitos adicionales de informacin impuestas por sus respectivas
agencias reguladoras. Estos informes se centran externamente, lo que significa
que estn destinados principalmente a un pblico fuera de la organizacin,

tales como la SEC. Sin embargo, tambin son tiles para fines de gestin
interna.
Por el contrario, la contabilidad de gestin, o el control (CO), se centra
internamente, lo que significa que proporciona la informacin de la
organizacin necesita para gestionar eficazmente los diversos procesos.
procesos de contabilidad de gestin, como los procesos de FI, datos financieros
uso fi registradas durante la ejecucin del proceso para generar informes.
Especficamente, CO informes se centran en los costes e ingresos que la
direccin usa para alcanzar los objetivos de negocio bsicas, tales como el
aumento de los ingresos, lo que minimiza los costes, y el logro de la
rentabilidad.
En contraste con FI, sin embargo, el contenido de estos informes no es
prescrito por cualquier entidad externa. Por el contrario, los informes de CO se
basan totalmente en las necesidades de la administracin.
Figura 3-1 resalta las principales diferencias entre los informes y reportes FI CO.
Contabilidad financiera
contabilidad de gestin
Externo
Interno
informes legales
la gestin de la empresa
(estados financieros)
con respecto a los
El seguimiento del
costos y los ingresos
impacto financiero de
los procesos
Comunicarse con los
inversores
Contenido
definido por las leyes y
definido por las
reglamentos
necesidades de gestin
Figura 3-1: Contabilidad financiera versus contabilidad de gestin
Atencion
Proposito

Desde una perspectiva ERP, contabilidad financiera es el "corazn" del sistema,


ya que debe volver a reflejar con precisin el estado financiero de la firma en
cualquier punto dado en el tiempo. A medida que aprenda acerca de los
procesos en los captulos siguientes, es esencial que usted entienda el impacto
financiero de estos procesos. Por esta razn, hemos incluido este captulo sobre
la contabilidad temprano en el libro de texto. Al mismo tiempo, sin embargo, la
contabilidad financiera est estrechamente entrelazada con la contabilidad de
gestin. En consecuencia, se introducen algunos conceptos bsicos de
contabilidad de gestin en este captulo.
Los procesos clave en la contabilidad financiera son:
contabilidad general

Cuentas por cobrar de contabilidad


Cuentas por pagar de contabilidad
Contabilidad de activos fijos
Libro mayor banco
El libro mayor (GL) se utiliza para registrar los impactos financieros de los
pasos del proceso de negocio; que contiene la mayor parte de los datos
necesarios para la informacin financiera. contabilidad de las cuentas por
cobrar se asocia con el proceso de realizacin y se utiliza para administrar el
dinero adeudado por los clientes por los bienes y servicios que se venden a los
mismos. Por el contrario, las cuentas por pagar de contabilidad se asocian con
el proceso de adquisicin. Las empresas utilizan las cuentas por pagar que
representa para registrar y gestionar el dinero adeudado a los proveedores
para la compra de materiales y servicios. la contabilidad de activos se utiliza
para registrar los datos relativos a la compra, uso y disposicin de activos tales
como edificios, equipos, maquinaria y automviles. Por ltimo, el libro mayor
de contabilidad bancaria tiene que ver con el registro de los datos asociados a
las transacciones bancarias.
Como se dijo anteriormente, los datos financieros registrados en el libro mayor
se utilizan para generar los estados financieros necesarios para la presentacin
de informes externos. estados financieros tpicos son el balance general,
estado de resultados y estado de fl ujos de efectivo. Un balance es una
instantnea de la organizacin en un punto en el tiempo. Se identi fi ca los
activos, pasivos y patrimonio. Por el contrario, un estado de resultados,
tambin conocido como un estado de prdidas y ganancias, indica los cambios
en la situacin financiera de una empresa durante un perodo de tiempo. Se
identi fi ca los ingresos, costos y las ganancias o prdidas. Por ltimo, una
declaracin de flujo de caja muestra todos los cobros y pagos durante un
periodo determinado, de tiempo. Comenzamos este captulo mediante el
examen de los datos de la organizacin y los datos maestros relevantes para la
contabilidad financiera.
DATOS DE ORGANIZACIN
Los datos de las organizaciones asociadas con la contabilidad financiera son
clientes, la sociedad, y el rea de negocios. Hemos discutido tanto el cdigo del
cliente y de la empresa en el captulo 2. Recordemos que un cliente es el ms
alto nivel de la organizacin en el sistema; que representa una empresa que
consta de varias empresas. Por lo tanto, aunque la mayor empresa slo puede
tener un nico cliente. Las distintas empresas dentro de una empresa estn
representadas por una sociedad. La aplicacin de este escenario de GBI, la
empresa global GBI est representado por un cliente, mientras que las dos

empresas, GBI GBI Estados Unidos y Alemania, estn representados por los
cdigos de la compaa US00 y dE00, respectivamente. Los estados financieros
se preparan generalmente en el nivel de sociedad.
Por lo tanto, Estados Unidos y GBI GBI Alemania producirn estados financieros
separados para cumplir con los requisitos regulatorios de cada pas.

reas de negocio son las divisiones internas de una empresa que se utiliza para
des reas finas de responsabilidad o para cumplir con los requisitos de
presentacin de informes externos de un segmento de la empresa. Un
segmento es una divisin de una empresa para la que la direccin controla el
rendimiento (ingresos, costos, rentabilidad, etc.) por separado de otros
segmentos. Los estados financieros se generan para cada rea de negocio
dentro de la empresa. Un rea de negocio se basa a menudo en cualquiera de
las lneas de productos de la empresa o de su divisin geogrfica, a travs de
las sociedades. Figura
3-2 ilustra dos reas de negocio hipotticos para GBI. La parte superior de la
cifra identifica las tres empresas dentro de la empresa GBI GBI-estadounidense,
GBI Alemania, Australia y GBI. Tambin la define dos reas de negocio basados
en las lneas de productos y accesorios-bicicletas.

Procesos de Negocios en la Prctica 3.1: Apple Inc.


Apple Inc. ofrece un ejemplo familiar de las reas de negocio y segmentos de
empresas pblicas globales. Apple tiene cuatro reas de negocio principales:
Amrica, Europa, Japn, y al por menor. El rea de Amrica incluye dos segmentos,
Amrica del Norte y Amrica del Sur. El rea de negocio de Europa incluye los
pases europeos, as como el Oriente Medio y frica. Por ltimo, la zona de
negocios al por menor incluye todas las tiendas de Apple en todo el mundo, que
son gestionados como un rea de negocio independiente. Dentro de cada rea de
negocio,
Apple
operaanuales,
varias unidades
de productos,
comoenlos
GBI genera
cuentas
tanto para
las reas detales
negocio
lasordenadores
tres
Mac,
iPods,
iTunes,
y
iPads.
Por
lo
tanto,
Apple
debe
reportar
sus
resultados
compaas. Por el contrario, en la parte inferior de la figura, las reas de
financieros
las dos
de negocio
y segmentosgeogrficas
de productos
que los
negocio seen
definen
enreas
trminos
de las ubicaciones
de para
las empresas
inversores
tienen
una
gran
cantidad
de
la
transparencia
en
las
operaciones
en particular. Por lo tanto, los estados financieros se generan para todas lasde la
empresa.
empresasLe
en permite
Amricaexaminar
del Norteel
y informe
Europa. anual de Apple, puede localizar las
ventas totales por reas de negocio (por ejemplo, las Amricas), por segmento de
producto dentro de cada rea de negocio (por ejemplo, Mac de sobremesa dentro
de las Amricas), y por el segmento de productos en todo el mundo (por ejemplo,
Mac mundial ventas)? Este nivel de transparencia es fundamental para los
inversores y grupos reguladores que analice y controle tanto de Apple como
empresa individual adecuadamente y por comparacin con sus competidores en la

DATOS MAESTROS
Como se ha indicado anteriormente, el objetivo de la contabilidad financiera es
registrar el impacto financiero de las actividades empresariales. Estos datos se
registran en la contabilidad general de la empresa. Ms especficamente, el
mayor general incluye muchas cuentas que utilizan las empresas para registrar
los datos financieros. Cada cuenta de seguimiento de diferentes tipos de datos
financieros. Por ejemplo, algunos ingresos rcord de ventas de cuentas,
mientras que otros registran los costos asociados con la produccin y venta de
productos. Una lista de cuentas que se pueden incluir en un libro mayor se
llama un plan de cuentas. En esta seccin vamos a echar un vistazo ms de
cerca a los planes de cuentas y las cuentas del libro mayor.
CATLOGO DE CUENTAS
Un plan de cuentas (COA) es una lista ordenada de cuentas que componen el
libro mayor general de una empresa. Hay tres tipos de planes de cuentas:
operativa COA, pas - especfico COA, y el grupo COA.
El COA operativo u operacional contiene las cuentas operativas que se utilizan
para registrar el impacto financiero de las operaciones del da a da de una
organizacin. Es el COA principal mantenida por una organizacin. Las cuentas
en el COA operativo se asignan a cuentas alternativas en espec fi cos tablas

pas de cuenta. Las empresas crean estas cuentas alternativas para satisfacer
las exigencias de informacin espec fi cos de cada pas especiales. La figura 33 ilustra un escenario en el que tanto Estados Unidos y GBI GBI Alemania
utilizamos el COA INT, mientras que cada compaa tambin mantiene su pas especfico COA - CANA (Amrica del Norte COA) y GKR (COA alemn).

Figura 3-3: planes de cuentas y las sociedades

Por ltimo, un grfico de grupo de cuentas de grupo que contiene las cuentas
de mltiples empresas dentro de un uso empresarial para consolidar su
informacin financiera que resulta. Cuando una empresa incluye varias
empresas, a continuacin, adems de crear estados financieros para cada
empresa (sociedad), sino que tambin debe crear cuentas anuales de la
empresa en su conjunto. Esta consolidacin es necesaria porque la empresa,
que es en s misma una entidad legal separada (por ejemplo, los padres o
holding), ha de informes. El uso de un grfico de grupo de cuentas hace que
sea fcil de generar estados financieros consolidados. De lo contrario, la
empresa debe recurrir a mtodos ms complejos de consolidacin. Todas las
empresas deben mantener un COA operativa con el fin de registrar los datos
financieros. Por el contrario, los grupos y especficos de cada pas COA son
opcionales.
GENERAL mayor de cuentas
Las cuentas en el libro mayor, se definen con base en el COA seleccionado. El
libro mayor es una instancia de la COA para una empresa en particular y puede
incluir algunas o todas las cuentas en el COA. Como la mayora de los datos
maestros, los datos de las cuentas de mayor estn segmentados por nivel
orgnico (Figura 3-4). COA de datos de cuentas incluyen un COA o segmento de
clientes y un segmento de la sociedad.

Segmento COA (Cliente)


Nmero de cuenta
Texto largo
Texto corto
grupo de cuentas
Balance o cuenta de resultados

segmento de cdigo de la compaa


los datos relacionados con los
impuestos.
grupo de status de campo.
gestin de partidas abiertas.
visualizacin de partidas individuales.
conciliacin de cuentas para el tipo de
cuenta.

Figura 3-4: Datos de cuenta de mayor


El segmento COA incluye tpicamente un nmero de cuenta, texto corto y
largo, un grupo de cuentas, y una indicacin de si la cuenta es un balance o
una fi cio cuenta de prdidas y profesional. Cada cuenta se le asigna un
nmero de cuenta nico para distinguirlo de otras cuentas en el COA. Cada
cuenta tambin incluye un texto largo (descripcin) y un texto corto (breve
descripcin) de la cuenta. La designacin de la cuenta, ya sea como un balance
o un per fi t cuenta de prdidas y tiene implicaciones para las formas en que
los saldos de las cuentas se tratan al final del ao. Especficamente, los saldos
en cuentas de balance se llevan adelante en la misma cuenta, mientras que los
saldos de las cuentas de resultados se trasladarn a diferentes cuentas fi
cados, especficos.
En el comienzo del captulo explicamos que los balances de cuentas incluyen
los activos, pasivos y patrimonio del propietario (Figura 3-5), mientras que las
cuentas de prdidas y ganancias incluyen los ingresos y gastos (Figura 3-6).
Activo
Activos lquidos
caja / banco
cuentas por cobrar
gastos pagados por
anticipado
El material cuenta
Inventario - materias
primas
Inventario - producto
terminado
Los productos
semiterminados Inventario
Inventario - buena
negociacin
Los activos fijos

Pasivo
Trmino corto
cuentas por pagar
A largo plazo
prstamos

Equidad
ganancias retenidas
accionistas

tierra
edificio
Activos = Pasivos + acciones
Figura 3-5: Las cuentas de balance

Renovar
ventas
otro

Gastos
costo del bien vendido
nmina de sueldos
utilidades
impuestos

Ingresos = ingresos - gastos


Figura 3-6: cuentas de prdidas y ganancias
Los activos son lo que la empresa posee, tales como dinero en efectivo,
inventario de materiales, terrenos, edificios, y el dinero que se adeuda a la
empresa por parte de clientes (cuentas por cobrar).
Los pasivos son lo que la empresa debe a los dems, incluyendo el dinero
adeudado a los proveedores (cuentas por pagar) y prstamos de instituciones
financieras.
la equidad del propietario se refiere a la parte del propietario de los activos
de la compaa.
Los ingresos son cantidades de dinero a la empresa gana con la venta de sus
productos y servicios
Los gastos son los costos asociados con la creacin y venta de dichos
productos y servicios.
GBI ha creado un COA-GL00 personalizada que utiliza como el COA operativo
para todas las empresas de su empresa. GBI actualmente no utiliza un espec fi
co-pas o grupo COA. Una lista completa de todas las cuentas en GL00 se
proporciona en el apndice 3 del presente captulo. Una explicacin detallada
de estas cuentas est ms all del alcance de este libro. En su lugar, se
discuten las cuentas pertinentes de los distintos captulos del proceso.
El elemento de datos final en el segmento COA es el grupo de cuentas, que
agrupa a las cuentas con caractersticas similares. Por ejemplo, todas las
cuentas bancarias y otros activos lquidos se consolidan en un solo grupo de
cuentas llamados activos lquidos. Cuentas dentro de cada grupo se numeran
dentro de un rango de nmeros fi cado. Por ejemplo, las cuentas en el grupo de
activos lquidos se encuentran entre 100000 y 110300. Adems, las cuentas en
diferentes grupos de cuentas requieren diferentes tipos de datos cuando se

utilizan en la contabilidad general de la empresa. Los datos contenidos en los


grupos de cuentas pueden incluir fechas, datos relacionados con los impuestos,
y los datos de la organizacin. Estos datos pueden ser designados como sea
necesario, opcional, pantalla slo, o se ocultan cuando se crean las cuentas.
Demostracin 3.1: Tabla de Revisin de las cuentas

Aunque las cuentas en un COA pueden ser utilizados por ms de una empresa,
cada empresa utiliza la cuenta de diferentes maneras. Por ejemplo, la moneda
utilizada y los datos relacionados con los impuestos en distintos pases puede
ser diferente. Por lo tanto, la cuenta de mayor exige que los datos espec fi cos
de cdigo de la compaa, adems de los datos COA. Los datos de la sociedad
tpicas en las cuentas de mayor constan de los siguientes elementos (refirase
a la Figura 3-4)
Cuenta de dinero
Los datos relacionados con los impuestos
Los grupos de status de campos
gestin de partidas abiertas
visualizacin de partidas individuales
datos de la cuenta Reconciliacin
divisa de la cuenta determina la moneda en la que se registran todas las
transacciones. Por ejemplo, Estados Unidos utiliza GBI US $ (USD) como
moneda de cuenta, mientras que GBI DE utiliza Euro (EUR). Adems, cada
pas tiene que cumplir con las leyes fiscales distintivas que lo requieran para
incluir diferentes datos relacionados con los impuestos en sus cuentas del libro
mayor. El grupo de status de campo determina tanto el diseo de la pantalla
para la entrada de documentos y el estado de cada campo en la pantalla. Las
opciones de estado de campo disponibles son suprimir, visualizar, es necesario,
y opcional. Si se suprime un campo, a continuacin, se oculta; es decir, que no
se muestra en la pantalla. Un campo con el estado de visualizacin se muestra
y no se puede cambiar. El usuario debe proporcionar datos para los campos
requeridos, mientras que la entrada de datos es opcional para los campos con
la condicin opcional. Diferentes grupos de status de campo pueden definirse
para diferentes tipos de cuentas, como las cuentas de activos lquidos y
cuentas de gastos.
La figura 3-7 ilustra los dos segmentos de la cuenta bancaria del GBI. El grfico
de segmento de cuentas indica que la cuenta bancaria (cuenta # 100000) es

parte de la COA GL00. Tanto Estados Unidos y GBI GBI DE utilizamos esta
cuenta, pero las dos empresas lo utilizan de manera diferente, segn se
especifica en sus segmentos de cdigo de la compaa. Por ejemplo, las dos
empresas tienen diferentes sociedades (US00) y dE00 y diferentes monedas
(USD y EUR).
tabla de segmentos de cuentas

COA: GL100
Cuenta # 100000
Descripcin: Cuenta
bancaria

GBI de EE.UU.
Cdigo de la
Empresa: US00
Moneda: USD

GBI DE
Cdigo de la
Empresa: dE00
Divisa:

segmento de cdigo de la compaa


Figura 3-7: segmentos de cuenta de mayor

Otro elemento en el segmento de cdigo de la compaa de una cuenta de


mayor es la gestin de partidas abiertas. Si se habilita la gestin de partidas
abiertas, entonces cada elemento de la cuenta est marcado como "abierta" o
"aclarado". Un artculo de declararla abierta hasta que una contrapartida
(dbito o crdito) se contabilizan en la cuenta. En ese momento se cambia su
estado a despejado. Por ejemplo, cuando una compaa enva un producto a un
cliente, la cantidad adeudada se registra en una cuenta especfica. Este tema
sigue abierto hasta que la compaa recibe un pago. El pago compensa la
partida abierta, que est marcado a continuacin segn lo autorizado. Por lo
general, el indicador de gestin de partidas abiertas se establece para las
cuentas de compensacin, los cuales son cuentas temporales que contienen
datos hasta que estos datos se mueven a otra cuenta.
Por ltimo, cuando se habilita la visualizacin de partidas individuales, un
enlace a los elementos de lnea que se incluyen en los saldos de cuenta se
mantiene. Las lneas de pedido son las entradas especficas de dbito y crdito
en la cuenta. El mantenimiento de los enlaces a los artculos de lnea es

necesaria cuando la empresa quiere incluir el dbito especfico y los asientos


de crdito en los informes. Trataremos de informes al final de este captulo. En
la siguiente seccin cambiamos nuestro enfoque a la contabilidad auxiliar y
reconciliacin.
Y mayores auxiliares cuentas asociadas

Algunos datos financieros no se mantienen directamente en el libro mayor. Por


ejemplo, las cuentas de clientes, que siguen los clientes deben cantidades y los
pagos que han hecho, se mantienen por separado para cada cliente. Aunque es
necesario realizar un seguimiento de las ventas y pagos por separado para
cada cliente, no es necesario incluir cada cuenta de cliente en el libro mayor.
Del mismo modo, los datos acerca de cada proveedor y activo, tal como un
automvil, se mantienen en cuentas separadas. Proveedor de cuentas de las
compras de la pista y los pagos realizados a partir de ellos. Las cuentas de
activos se utilizan para realizar el seguimiento del precio de compra, as como
los aumentos y disminuciones en el valor del activo a lo largo del tiempo. Estas
cuentas se mantienen en libros auxiliares o libros auxiliares, y no son parte de
la contabilidad general.
Aunque las cuentas de clientes y proveedores no son parte de la contabilidad
general, los datos de estas cuentas deben ser reflejados en el libro mayor. Las
empresas cumplan con esta tarea mediante la publicacin de los datos de
contabilidad auxiliar en las cuentas especiales en el libro mayor denominadas
cuentas asociadas. Cuentas asociadas son las cuentas del libro mayor que
consolidan los datos de un grupo de cuentas de contabilidad auxiliar
relacionados, tales como clientes y proveedores. La conciliacin de cuentas
para los clientes es cuentas por cobrar, y la cuenta asociada para los
vendedores es cuentas por pagar. Debido a que el libro mayor puede incluir
varias cuentas asociadas, es necesario indicar el libro auxiliar de cada cuenta
de la reconciliacin est asociado. Esta informacin aparece en la cuenta
asociada para el tipo de cuenta de campo en los datos maestros de la cuenta
del libro mayor. Estos conceptos estn relacionados con los procesos de
contabilidad por cobrar y pagar las cuentas introducidas al comienzo del
captulo. Estos procesos se explicarn con mayor detalle ms adelante en este
captulo.
Una caracterstica especial de cuentas asociadas es que no es posible enviar
datos directamente en ellos. Por el contrario, los datos se deben contabilizar en
las cuentas de libro auxiliar, momento en el que son enviados
automticamente a la cuenta asociada correspondiente as. Por lo tanto,
cuando una empresa vende productos o servicios a un cliente en el crdito, la
cantidad adeudada se observa en la cuenta del Libro mayor auxiliar del cliente

y tambin se contabiliza en la cuenta asociada correspondiente (cuentas por


cobrar). Del mismo modo, cuando la empresa debe dinero a un proveedor para
compras que efectu en el crdito, esta cantidad se anota en la cuenta del
proveedor libro auxiliar y se publica simultneamente a la cuenta asociada
correspondiente (cuentas por pagar). El saldo de la cuenta asociada (por
ejemplo, cuentas por cobrar y cuentas por pagar) es la suma de las
publicaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar relacionados (por ejemplo,
clientes y proveedores, respectivamente).
Vamos a considerar una contabilidad auxiliar y reconciliacin con mayor detalle
en la seccin de proceso de este captulo. Ahora dirigimos nuestra atencin a
los conceptos clave que participan en la contabilidad financiera, a partir de los
documentos contables.
Demostracin 3.2: Revisar las cuentas del libro mayor

Demostracin 3.2: Revisar las cuentas del libro mayor

CONCEPTOS CLAVE
Antes de que nos dirigimos nuestra atencin a los procesos que intervienen en
la contabilidad financiera, tenemos que explicar dos conceptos contables
financieros claves: documentos de contabilidad y contabilidad paralela.
Tambin tenemos que introducir algunos conceptos clave relacionados con la
contabilidad de gestin. Usted debe familiarizarse con estos conceptos para
entender los procesos que se discuten ms adelante en este captulo y en otros
captulos.

DOCUMENTOS CONTABLES
Hemos introducido los conceptos de documentos en el captulo 2. En este
captulo se elabora en los documentos contables financieros. Un documento de
contabilidad financiera (documento FI) registra el impacto (datos financieros)
de un paso de la transaccin en la contabilidad financiera. Como ilustra la
figura 3-8, un documento FI se compone de una seccin de cabecera y una
seccin de detalle o elemento de lnea. La cabecera incluye los datos que se
aplican a todo el documento, tales como nmero de documento, tipo de
documento, varias fechas, la sociedad, la moneda utilizada, y un nmero de
referencia. Un tipo de documento es un cdigo de dos caracteres que identifica
el paso especfico de procesos de negocio que gener el documento. tipos de
documentos usados comnmente incluyen factura del cliente (DR), pago de

clientes (DZ), la salida de mercancas (WA), y la entrada de mercancas (WE).


Un tipo de documento determina el rango de nmero de documento y el tipo
de cuenta (que se explica ms adelante) asociado con la publicacin.
Encabezamiento
Fecha del documento
Tipo de Documento
documento numbe
Codigo de compaia
fecha de contabilizacin
moneda
nmero de referencia
Figura 3-8: Estructura de un documento

Artculos (detalle)
cuenta
descripciones
clave de contabilizacin (dbito o
crdito)
cantidad

FI

La seccin de detalle normalmente se compone de dos elementos de lnea: un


elemento de dbito y un elemento de crdito. Cada elemento de lnea incluye
el nmero de cuenta del libro mayor, una descripcin de la cuenta, una
indicacin de si la cuenta se cargar o abonar, y la cantidad. La tarjeta de dbito
o de crdito se indica mediante una clave de contabilizacin, que es un cdigo
de dos dgitos que determina cmo se ha publicado un artculo de lnea.
Especficamente se identifica el tipo de cuenta, indica si el elemento es una
lnea de crdito o dbito de mensajes, y espec fi ca el estado de campo de los
datos adicionales necesarios para fijar el artculo.
Los ejemplos de los tipos de cuenta son los clientes (D), proveedor (K), activo
(A), el material (M), y las cuentas del libro mayor (S). Ejemplos de datos
adicionales son centros de costos y reas de negocio. Figura 3-9 incluye varios
ejemplos de las claves de contabilizacin relacionados con tarjetas de dbito y
de crdito envos a clientes, proveedores y cuentas del libro mayor.
clave de contabilizacin
Debito credito
01 factura
dbito
15 pago
crdito
40 de dbito
dbito
50 crditos
crdito
31 factura
crdito
25 pago
dbito
Figura 3-9: publicar ejemplos clave

Tipo de cuenta
cliente
cliente
Cuenta GL
Cuenta GL
Vendedor
vendedor

Demostracin 3.3: Revisin de un documento FI


contabilidad paralela
La contabilidad general se basa en la tabla de funcionamiento de las cuentas.
De hecho, una organizacin puede implementar mltiples libros de contabilidad

en paralelo y utilizar cada libro de contabilidad para diferentes propsitos. Esta


prctica se llama contabilidad paralela. En una disposicin tpica, una empresa
implementar un conjunto de principios de contabilidad para todas las
empresas (sociedad) de la empresa (cliente). Estos principios globales se
consolidan en un solo libro de contabilidad conocido como el libro que lleva. Se
necesita un libro de contabilidad ms importantes, y todos los datos de la
transaccin se registr a la misma. Adems, la empresa se definen no lleva
libros de contabilidad para cada empresa (sociedad) sobre la base de las
prcticas contables locales, tales como los US GAAP y HGB alemn.
GBI ha implementado un libro de contabilidad anticipado, basadas en el GL00
COA. GBI no mantiene libros de contabilidad adicionales. Sin embargo, la figura
3-10 ilustra cmo contabilidad paralela sera implementado dentro de GBI la
empresa debe optar por hacerlo en una fecha posterior. Adems de la
contabilidad que lleva, cada una de las dos empresas GBI tiene un libro de
contabilidad no anticipado, basadas en las normas contables locales. GBI utiliza
el libro de contabilidad que lleva a consolidar sus estados financieros para la
empresa global y los mayores no va en cabeza para satisfacer las necesidades
de informacin locales en Alemania y Estados Unidos.

libro de
contabilidad
IFRS (GBI
Empresa)

Alemn del
libro mayor
HGB (GBI
DE)

US GAAP
libro mayor
(GBI EE.UU.)

libro de
contabilidad que
lleva

libros de
contabilidad no
va en cabeza

libro de
contabilidad

libros de
contabilidad
no va en
cabeza lleva

CONCEPTOS EN LA CONTABILIDAD DE GESTIN

Al principio del captulo hemos explicado que la contabilidad financiera y


contabilidad de gestin, o el control (CO), estn muy estrechamente
relacionados. De hecho, la mayor parte de los datos utilizados en la
contabilidad de gestin se derivan de la contabilidad financiera. Por lo tanto,
nos detenemos aqu para introducir unos a los conceptos clave en la
contabilidad de gestin.
Como su nombre indica, una funcin clave de la contabilidad de gestin es
gestionar y asignar los costos. Las empresas incurren en estos gastos, ya que
llevar a cabo diversos procesos de negocio. Por ejemplo, el proceso de
cumplimiento implica costos relacionados con la venta de productos y
servicios, y el proceso de produccin implica costos asociados con la
fabricacin de productos. Otros costos incluyen materiales de construccin,
mantenimiento y equipos que son consumidos por varios procesos.
Para asignar y realizar un seguimiento de los costos debidamente, la
organizacin se divide en los centros de coste. Un centro de coste est
asociado con una ubicacin en la que se incurre en costos. Los centros de coste
se pueden asociar con los departamentos, como marketing y financiar; con
localizaciones, tales como plantas; y con los individuos. En esencia, un centro
de costos es algo que absorbe los costos que se generan cuando las empresas
se ejecutan los procesos. Por ejemplo, cuando la empresa compra los
suministros, que asigna los costes de la compra de un centro de costos. Por lo
tanto, si las compras del departamento de marketing de suministros de o fi
cina, la empresa asigna o cobra el costo de los suministros al centro de costos
de comercializacin. Peridicamente, los comentarios de empresas y otros
asigna estos costes acumulados. Piense en un centro de costos como un
contenedor o un cubo que se acumula costos.
En el captulo 1 introdujimos numerosos procesos en trminos simples. Uno de
los temas comunes en la mayora de los procesos es la necesidad de
"autorizar" la ejecucin de estos procesos. Esta autorizacin a menudo toma la
forma de "rdenes". Por ejemplo, en la introduccin del proceso de adquisicin,
hemos observado que la autorizacin para adquirir materiales es tpicamente
una orden de compra. Del mismo modo, la autorizacin para llenar un pedido
del cliente es un pedido de cliente, as como la autorizacin para producir algo
es una orden de produccin. Al igual que los centros de costos, los costos
incurridos durante los procesos pueden ser asignados o absorbidas por estas
rdenes. En conjunto, estas rdenes y centros de costos se denominan objetos
de coste. Como se discute diversos procesos que comienzan con el Captulo 4,
vamos a ilustrar cmo las empresas utilizan los objetos de costos para
acumular los costos mientras se ejecutan estos procesos.

PROCESOS
En las secciones anteriores, discutimos los datos maestros y los conceptos
fundamentales relacionados con la contabilidad financiera. En esta seccin, se
examinan los procesos reales que utilizan las empresas en la contabilidad
financiera. Especficamente, se explora libro mayor, cuentas por cobrar,
cuentas y contabilidad de activos por pagar.
Contabilidad principal

contabilidad general se basa en el sistema de contabilidad de doble entrada,


donde cada transaccin tiene tanto un asiento de dbito y una entrada de
crdito. Hay que recordar que las cuentas se dividen en cuentas de balance
(Figura 3-5) e ingresos (prdidas y ganancias) las cuentas del estado (Figura 36). Las cuentas de balance se agrupan en los activos, pasivos y patrimonio
neto, mientras que las cuentas de prdidas y ganancias se dividen en ingresos
y gastos. La figura 3 ilustra cmo 11 publicaciones se debitan y acreditan a
estas cuentas utilizando una cuenta de "T". Los dbitos se muestran en el lado
izquierdo de la cuenta de T, y los crditos en el lado derecho. Un aumento en
una cuenta de activo o un gasto resultados de la cuenta en una contabilizacin
en el Debe, mientras que una disminucin resulta en una contabilizacin en el
Haber. Por el contrario, un aumento de los ingresos y de responsabilidad, da
como resultado un desplazamiento de crdito, mientras que una disminucin
genera una contabilizacin en el Debe. A continuacin se presentan varios
ejemplos que involucran GBI para ilustrar y aclarar el concepto de
publicaciones. Por favor, consulte el apndice 3, al final de este captulo de las
cuentas especficas que se incluyen en los ejemplos.
Nombre de la cuenta
dbito
activos y gastos +
ingresos y pasivos Figura 3-11 : debito y crdito

crdito
activos y gastos ingresos y pasivos +

Considere el siguiente escenario. Un inversor de capital riesgo invierte $


50.000 en GBI estadounidense el 10 de enero de 2010, que los depsitos de
GBI en su cuenta bancaria. A cambio, el inversor recibe GBI acciones comunes
a $ 1 por accin. Cmo se registra esta transaccin en el libro mayor? El
primer paso es identificar las cuentas pertinentes. Para esta operacin en las
cuentas apropiadas son el banco (# 100000) y acciones comunes (# 329000).
La transaccin generar un aumento en ambas cuentas. Debido a que la
cuenta bancaria se considera un activo, habr una contabilizacin en el Debe,

mientras que las acciones ordinarias, un pasivo, recibir una contabilizacin en


el Haber. Esta operacin se ilustra en la figura 3-12.
Cuenta bancaria
Acciones ordinarias
100000
329000
Debito
Crdito
debito
credito
50000
50000
Figura 3-12: Fijacin de ejemplo 1: Inversin en empresa
Consideremos otro ejemplo. GBI adquiere equipos de oficina por $ 500 con un
cheque. equipos de oficina se llevan a resultados; es decir, que se definen
como dinero gastado en lugar de tratarse como un activo despus de la
compra, incluso si algunos de los suministros permanecen sin utilizar. En este
caso, las cuentas relevantes son el banco y materiales de gasto. Esta
publicacin se esquematiza en la figura 3-13.
Cuenta bancaria
los gastos de aprovisionamientos
100000
740000
Debito
Crdito
debito
credito
500
500
Figura 3-13: Fijacin de ejemplo 2: Adquisicin de materiales de construccin
con dinero en efectivo
A continuacin, considere un escenario en el que GBI compra $ 1,000 de
suministros de o fi cina, pero en el crdito en lugar de con dinero en efectivo.
En este caso, la compra y el pago se registran por separado. Una cuenta es el
gasto de alimentacin, que se cargar a $ 1.000. La cuenta de compensacin
de cuentas a pagar es diverso, que se acredita por $ 1.000. El pago se realiza
utilizando la cuenta bancaria ($ 1,000 de crdito). Por ltimo, la cuenta por
pagar-Miscellaneous se borra ($ 1,000 de dbito). Esta operacin se ilustra en
la figura 3-14.
cuentas a pagar - de
diversos materiales
300200
Debito
Crdito
(2) 1000
(1) 1000
(1) compra
(2) el pago
Figura 3-14: Fijacin de ejemplo 3:

los gastos de
aprovisionamientos
740000
debito
credito
(1) 1000

Cuenta bancaria
100000
debito
Crdito
1000

Adquisicin de suministros a crdito

Si una empresa compra los suministros procedentes de mltiples fuentes o


proveedores, que registra todos los datos en una sola cuenta por pagar,
cuentas por pagar varios. Un problema con esta disposicin es que la empresa
no puede determinar la cantidad de dinero que debe a cada proveedor. Si la
empresa necesita para rastrear el dinero que debe a los proveedores
individuales, entonces se utiliza un proceso separado conocido como cuentas

por pagar de contabilidad, que utiliza una contabilidad auxiliar. Las cuentas por
pagar que representa tpicamente se usa en conjuncin con el proceso de
adquisicin. En la siguiente seccin se examinan las cuentas por pagar que
representa en trminos simples. Proporcionamos una discusin ms detallada
en el captulo 4.