FASE DE PROGRAMACION Y ACTOS PREPARATORIOS:

1)

DETERMINAR LAS NECESIDADES DE UNA ENTIDAD:

En la fase de programacin y formulacin del Presupuesto Institucional,
cada una de las dependencias de la Entidad determinar, dentro del plazo
sealado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de bienes,
servicios y obras, en funcin de sus metas presupuestarias establecidas,
sealando la programacin de acuerdo a sus prioridades (Base Legal:
Artculo 6 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado).

2)

PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES:

El Plan Anual de Contrataciones es un documento de gestin que cada

Entidad elabora, en el cual deber prever todas las contrataciones de
bienes, servicios y obras que se requerirn durante el ao fiscal, con
independencia del rgimen que las regule o su fuente de financiamiento,
as como de los montos estimados y tipos de procesos de seleccin
previstos.
La determinacin de los bienes, servicios y obras a contratar por parte de
las Entidades estarn en funcin de sus metas presupuestarias y
prioridades. (Base Legal: Artculo 8 de la Ley de Contrataciones del
Estado y artculo 6 del Reglamento, concordado con la Directiva N 0052009-OSCE/CD)

Finalidad:
Uniformizar los criterios para la elaboracin y publicacin de los Planes
Anuales de Contrataciones de las Entidades del Sector Pblico bajo el
mbito de aplicacin de la Ley de Contrataciones del Estado.

Objetivo:
Precisar las obligaciones que las Entidades del Sector Pblico bajo el
mbito de aplicacin de la Ley de Contrataciones del Estado tienen
respecto de la elaboracin, contenido, aprobacin, modificacin,
publicacin, registro, difusin, ejecucin, supervisin y evaluacin del Plan
Anual de Contrataciones.

alcance
La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por todas las
Entidades del Sector Pblico comprendidas en el numeral 3.1 del artculo
3 de la Ley de Contrataciones del Estado.

Base legal
Ley de Contrataciones de Estado, aprobado por Decreto Legislativo
NQ1017, en adelante la Ley.
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por
Decreto Supremo N 184-2008-EF, en adelante el Reglamento.
Reglamento de Organizacin y Funciones del Organismo Supervisor de
las Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo N 006009-EF.
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

DISPOSICIONES GENERALES
o Todas las Entidades del Sector Pblico bajo el mbito de aplicacin de la
Ley de Contrataciones del Estado se encuentran obligadas a elaborar,
aprobar, modificar, publicar, difundir, ejecutar, supervisar y evaluar su Plan
Anual de Contrataciones - en adelante PAC, de acuerdo a lo dispuesto en
la presente Directiva.
o El Plan Anual constituye un instrumento de gestin que debe obedecer en
forma estricta y exclusiva a la satisfaccin de las necesidades de la
Entidad, las que a su vez provienen de todos y cada uno de los rganos y
dependencias de aqulla, en atencin al cumplimiento de sus funciones y
al logro de sus metas institucionales a lo largo del ao fiscal
correspondiente, conforme lo establece el artculo 80 de la Ley y el
artculo 60 del Reglamento.
o Cada Entidad en particular deber considerar en su PAC las
contrataciones de bienes, servicios y obras que la Entidad requerir
durante el ao fiscal" con independencia del rgimen que las regule o su
fuente de financiamiento.
o La informacin del PAC que se publique en el SEACE deber incluir todos
los campos consignados en el Anexo N2 1 de la presente Directiva.
o Conforme lo dispone el artculo 52 del Reglamento, la Entidad puede
realizar contrataciones a travs de sus rganos desconcentrados, siempre
que stos cuenten con capacidad para contratar; o por medio de otros
rganos funcionales con presupuesto propio y autonoma administrativa.

o El PAC deber estar a disposicin de cualquier interesado en el rgano

encargado de las contrataciones de la Entidad y en el portal institucional
de sta, si la tuviere.

DISPOSICIONES ESPECFICAS
De la elaboracin del Plan Anual de Contrataciones
En la fase de programacin y formulacin del Presupuesto Institucional El titular
de la entidad o, el rgano o funcionario al que se le haya delegado dicha
funcin, establecer el plazo mximo dentro del cual las diversas reas
usuarias presentarn al rgano encargado de las contrataciones, en funcin de
sus metas presupuestarias, sus requerimientos de bienes, servicios y obras.
El rgano encargado de las contrataciones deber consolidar y/o valorizar los
requerimientos de todas las reas usuarias de la Entidad para su inclusin en
el proyecto de PAC, teniendo en cuenta las funciones propias de la Entidad, en
armona con las metas presupuestarias propuestas y respetando el monto
financiado en el proyecto de presupuesto institucional.
Para efectos de la valorizacin de los requerimientos, el rgano encargado de
las contrataciones de la Entidad, en coordinacin con cada una de las reas
usuarias de las cuales provienen los requerimientos, deber efectuar las
indagaciones de las posibilidades de precios que ofrece el mercado, con la
finalidad de definir la descripcin, la cantidad, las caractersticas y las
especificaciones de los bienes, servicios y obras que van a contratarse, as
como sus valores estimados y el tipo de proceso de seleccin mediante el cual
se realizar, dando como resultado de dicha actividad la elaboracin del
Cuadro Consolidado de Necesidades.
Para el financia miento de las necesidades, el rgano encargado de las
contrataciones deber remitir a la Oficina de Presupuesto de la Entidad o la
que haga sus veces, el Cuadro Consolidado de Necesidades, para su
conformidad e inclusin en el proyecto de presupuesto institucional. Los
rganos desconcentrados u otros rganos funcionales de la Entidad, con
facultad para contratar directamente, podrn elaborar en el mismo plazo
establecido para la Entidad, el provecto de PAC a travs de su rgano
encargado de las contrataciones.

3)

EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
I.

Definicin
Todo procedimiento de contratacin administrativa sujeto a la Ley de
Contrataciones del Estado en adelante, la Ley requiere de la
tramitacin del respectivo Expediente de Contratacin.
En sentido amplio, el Expediente de Contratacin es el conjunto de
documentos que contiene todas las actuaciones relativas a la contratacin
de bienes, servicios u obras. Se inicia con la formulacin del
requerimiento del rea usuaria y concluye con la culminacin del contrato.
El Expediente de Contratacin se origina en la fase de actos preparatorios
y sucesivamente ir incorporando documentos, dictmenes, decretos,
acuerdos, notificaciones, resoluciones, propuestas tcnicas y econmicas,
y dems diligencias hasta su cierre en la fase de ejecucin contractual,
especficamente con la culminacin del contrato.
El artculo 7 de la Ley prescribe lo siguiente:
La Entidad llevar un Expediente de Contratacin que contendr todas
las actuaciones de proceso de contratacin, desde el requerimiento del
rea usuaria hasta la culminacin del contrato, debiendo incluir las ofertas
no ganadoras. El referido expediente quedar bajo custodia del rgano
encargado de las contrataciones, conforme establezca el Reglamento.
En efecto, el rgano encargado de las contrataciones tendr a su cargo la
custodia y responsabilidad del expediente de contratacin, salvo en el
perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit Especial.
En concordancia con lo antes expuesto, la Direccin Tcnico Normativa
del OSCE, mediante Opinin N 0582009/DTN, seala que El
Expediente de Contratacin contendr todas las actuaciones del proceso
de contratacin, desde el requerimiento del rea usuaria hasta la
culminacin del contrato, incluyndose las etapas y acciones en donde no
interviene el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad.
De otro lado, conforme lo dispone el artculo 42 de la Ley, el Expediente
de Contratacin se cerrar con la culminacin del contrato. En el caso de
los contratos de bienes y servicios, stos culminan con la conformidad de
recepcin de la ltima prestacin pactada y el pago correspondiente. En
los contratos de ejecucin o consultora de obras, estos concluyen con la
liquidacin y el pago correspondiente; liquidacin que ser elaborada y
presentada a la Entidad por el contratista, conforme los plazos y requisitos
sealados en el Reglamento.
En sentido estricto, podemos afirmar que el Expediente de Contratacin
comprende toda aquella documentacin tcnica y econmica que debe

ser sometida a aprobacin previa por el funcionario competente de la

Entidad, a fin de dar inicio al procedimiento de seleccin de postores para
la contratacin definitiva.
De esta manera, en esta fase inicial y de conformidad con lo dispuesto por
el artculo 10 del Reglamento de la Ley, el Expediente de Contratacin se
inicia con el requerimiento del rea usuaria. Dicho expediente debe
contener la informacin referida a las caractersticas tcnicas de lo que se
va a contratar, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el
valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de
seleccin, la modalidad de seleccin, el sistema de contratacin, la
modalidad de contratacin a utilizarse y la frmula de reajuste de ser el
caso. Cuando se trate de obras, se adjuntar el expediente tcnico
respectivo excepto en el caso de la modalidad de concurso oferta y,
cuando corresponda, la declaratoria de viabilidad conforme al Sistema
Nacional de Inversin Pblica.
Una vez aprobado el Expediente de Contratacin, se incorporarn todas
las actuaciones que se realicen desde la designacin del Comit Especial
hasta la culminacin del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras.
El rgano encargado de las contrataciones es el responsable de remitir el
Expediente de Contratacin al funcionario competente para su
aprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna.
En el caso en que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la
nueva convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del
Expediente de Contratacin slo si este ha sido modificado en algn
extremo.
Finalidad e Importancia: La finalidad de la formulacin del Expediente de
Contratacin es contar con la base tcnica y econmica que permita a la Entidad
obtener una oferta idnea, con la calidad requerida o mejorada y a un costo o
precio adecuado, en el momento oportuno.
A su vez, la debida formulacin del Expediente de Contratacin nos permitir:
Cumplir las metas y objetivos de la Entidad, segn lo establecido en
sus planes estratgicos y operativos.
Aplicar los principios de eficacia, eficiencia y celeridad.
Contar con un abastecimiento oportuno para la satisfaccin de las
necesidades.
Maximizar el valor del dinero.
Cabe destacar que el Expediente de Contratacin reviste especial
trascendencia, toda vez que constituye un aspecto medular de la actuacin
administrativa: la formulacin del mismo determina en gran medida el resultado
favorable o no de la contratacin [1]. As, en la fase inicial, si se presenta fallas

en su elaboracin, es posible la ocurrencia de diversas eventualidades en las

siguientes fases de contratacin.
Por tanto, el xito de la contratacin depender de una adecuada formulacin
del Expediente de Contratacin; tanto de una debida definicin de las
caractersticas tcnicas y dems requerimientos mnimos, como de un apropiado
clculo del valor referencial.
Contenido mnimo en la fase inicial
En su fase inicial, previo a su aprobacin por parte del funcionario competente,
el Expediente de Contratacin debe comprender aspectos indispensables, como
los que se enumeran a continuacin:
1. El requerimiento del rea usuaria con las respectivas caractersticas
tcnicas mnimas (requerimientos tcnicos mnimos).
Subdireccin de Capacitacin del OSCE
2. El estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, que entre otros
datos, contiene el valor referencial.
3. La certificacin presupuestal.
4. El tipo de proceso de seleccin, la modalidad de seleccin, el sistema
de contratacin, la modalidad de contratacin a utilizarse y la frmula
de reajuste, de ser el caso (Art. 10 RLCE).
En el caso de contrataciones relacionadas a la ejecucin de Proyectos de
Inversin Pblica, se deber contar con la declaratoria de viabilidad en el marco
del SNIP (Sistema Nacional de Inversin Pblica). Y tratndose de obras, se
requerir adicionalmente el Expediente Tcnico; salvo que la contratacin se
realice bajo la modalidad de concurso oferta, en cuyo caso se anexar el estudio
de preinversin y el informe tcnico sustentatorio de la declaratoria de la
viabilidad.
Una vez aprobado dicho expediente, ser derivado al comit especial u rgano
encargado de contrataciones, segn corresponda, para la elaboracin de las
bases administrativas y la posterior convocatoria del proceso de seleccin.
Es preciso sealar que el Comit Especial, previo a la convocatoria del proceso,
tiene competencia para efectuar consultas sobre los alcances de la informacin
contenida en el Expediente de Contratacin y sugerir las modificaciones del
caso. De producirse cambios, se requerir nuevamente la aprobacin del
Expediente de Contratacin

4)

EL COMIT ESPECIAL:

A. Definicin
La normativa que rige las contrataciones del Estado estipula que el Comit
Especial es el rgano facultado para elaborar las bases administrativas y
conducir el proceso de seleccin, desde su convocatoria hasta su culminacin
con el consentimiento de la buena pro o su cancelacin.
Est integrado por tres miembros y su designacin est a cargo del Titular de
la Entidad o de otro funcionario a quien el primero le haya delegado esa
funcin. Sus integrantes debern estar identificados con nombre propio y con
indicacin expresa de la persona que lo presidir. Igualmente, deber
nominarse tantos suplentes como titulares se haya designado.
El Comit Especial puede ser designado para un proceso en particular o para
ms de uno (permanente). Esta ltima designacin slo es posible en
adjudicaciones directas y de menor cuanta.
El encargo para desempear la funcin del comit especial es irrenunciable.
B. Requisitos legales para conformar el Comit Especial
La designacin debe realizarse mediante documento escrito firmado por el
Titular de la Entidad o por el funcionario a quien se hubiese delegado tal
facultad. Puede ser para ms de un proceso de seleccin.
Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la indicacin
expresa de quien ejercer como presidente. En el mismo documento deber
precisarse el nombre de los suplentes y su respectiva correspondencia con
los titulares para el caso de reemplazo.
Uno de los miembros debe pertenecer al rea usuaria, otro a Logstica y
cualquiera de los miembros debe tener conocimiento tcnico sobre el objeto
de la convocatoria.
Si en la Entidad no existe un entendido en el objeto de la convocatoria, se
deber contratarlo en calidad de experto independiente. Asimismo,
mediante convenio, ste puede provenir de otra entidad pblica, en cuyo
caso se requiere autorizacin del Titular de esta ltima.
No pueden ser miembros del Comit Especial: el Titular de la Entidad; los
funcionarios que ejerzan funciones de control o fiscalizacin, excepto
personal del rgano de control interno cuando ste sea el rea usuaria; los
funcionarios que hayan aprobado el Expediente de Contratacin o las bases,
o que tengan que resolver el recurso de apelacin del proceso en curso; y
los funcionarios que en su calidad de miembros de un Comit Especial
hubieren sido sancionados por resolucin debidamente fundamentada dejar
de ser miembro del Comit Especial quien sea sancionado con posterioridad
a su designacin.

 Si el proceso de seleccin se llevara a cabo con las disposiciones contenidas

en el Decreto Legislativo N 0782009, el Comit Especial debe ser
designado en un plazo mximo de dos (02) das despus de haberse
aprobado el Expediente de Contratacin.
C. Cambio de los miembros del Comit Especial
Los miembros del Comit Especial slo podrn ser cambiados por razones de
caso fortuito o fuerza mayor; es decir, por situaciones naturales o humanas
que hagan imposible el cumplimiento de su funcin, tales como enfermedad,
muerte, culminacin del contrato, cese en las funciones, entre otros.
La remocin deber hacerse mediante decisin escrita y motivada. En el
documento de remocin se nombrar su reemplazo.

D. Reemplazo por los suplentes

En caso de ausencia del miembro titular, por causas imprevistas, ser
reemplazado por uno de los suplentes de manera definitiva. Adems, deber
evaluarse el motivo de la ausencia para determinar responsabilidades, si
fueran justificadas. Previa autorizacin, quien fuera titular, podr ocupar el
cargo de miembro suplente.
E. Tipos de Comit Especial
Permanente
Es nominado para que lleven a cabo las adjudicaciones directas y
las de menor cuanta que se vayan a convocar en el curso del ao.
Ad Hoc (para un proceso especfico)
Se lo nombra para que lleven a cabo una licitacin pblica o un
concurso pblico. En adjudicaciones directas y de menor cuanta
puede designarse uno cuando sea necesario.
F. Derechos del Comit Especial

Sus miembros tienen derecho a ser notificados con su nominacin, y su

presidente, a recibir el Expediente de Contratacin debidamente
aprobado.
Pueden realizar consultas acerca del contenido del Expediente de
Contratacin, realizar observaciones y sugerir modificaciones. Si se
aceptara esto ltimo, es necesario que el Expediente de Contratacin
vuelva a aprobarse.

El Comit Especial tiene la facultad de exigir la colaboracin de cualquier

oficina orgnica de la Entidad para el mejor desempeo de sus
actividades.
Tiene derecho a su plena autonoma como correlato de la responsabilidad
que se le asigna.
Puede proponer las modificaciones del contenido del Expediente de
Contratacin, aunque su aprobacin deber realizarlas la misma
autoridad que lo aprob.
Puede observar el valor referencial y comunicar dicha situacin a la
oficina de Logstica. Si esta la acepta debe ser aprobado por el
funcionario que dio visto bueno al Expediente de Contratacin y solicitarse
la certificacin presupuestal.
Sus miembros no pueden ser removidos de sus cargos; salvo por caso
fortuito, fuerza mayor o falta grave debidamente acreditada.
En la realidad, la mayora de personas que conforman un Comit Especial
pocas veces son expertos en asuntos de contratacin; por lo que resulta
natural que se les haya dado la facultad de exigir la asesora de cualquier
otro rgano, funcionario o servidor de la Entidad a efectos de llevar
correctamente el trabajo que se le ha encomendado.
Por otro lado, es lgico suponer que una gran responsabilidad tenga como
correlato la autonoma en el ejercicio de sus funciones.
La tentacin de seducir o presionar al Comit Especial por parte de
diversas personas interesadas en el negocio que va implcito en todo
proceso de seleccin, siempre estar presente. La razn reside en que
finalmente, en las manos de ste, de algn modo est la adjudicacin de
contratos, cuyos montos van desde unos pocos miles a varios millones de
nuevos soles. En ese sentido, el Comit Especial tiene que gozar de
autonoma e independencia; pero tambin es su deber hacerla respetar, de
otro modo no podr alegar violacin de su fuero, sino que se habr
convertido en cmplice de las acciones ilcitas.

G. Deberes y responsabilidades del Comit Especial

El da siguiente de su designacin, el presidente del Comit Especial debe
convocar a los dems miembros para su instalacin.
Elaborar las bases administrativas del proceso de seleccin.
Conducir el proceso de seleccin hasta su culminacin.
Tomar decisiones con la presencia de todos sus miembros, ninguno de los
cuales puede abstenerse de emitir su voto. Los acuerdos pueden ser
unnimes o por mayora.
Sus decisiones deben constar en actas.
La responsabilidad por las decisiones tomadas alcanza a todos y cada uno
de los miembros; salvo que alguno de ellos haya votado en contra.

 Guardar la confidencialidad de la informacin contenida en el Expediente

de Contratacin y de las propuestas de los postores; en tanto no se
hubiesen abierto o hecho pblicas para su evaluacin en la fecha y hora
previstas en el calendario del proceso de seleccin. Una vez producido
este evento, cesa el deber de confidencialidad
y aparece el de transparencia, en virtud del cual se deber permitir que
cualquier postor revise toda la informacin generada en el transcurso del
proceso de contratacin.
Advertencia! El comit especial, de oficio por cuenta propia no puede
modificar las bases.
H. El Comit Especial tambin es responsable de los requisitos mnimos
Las normas que regulan las contrataciones del Estado no establecen
responsabilidad del Comit Especial respecto de los requisitos mnimos; pero
s los rganos de control. Los auditores sustentan su posicin en dos criterios:
el primero tiene su origen en las Normas de Auditora Gubernamental
(NAGU), segn las cuales, los funcionarios y servidores pblicos deben
desempear sus funciones con la debida diligencia, cuyo concepto,
sumamente amplio y de apreciacin subjetiva, alcanza para responsabilizar a
cualquier persona que haya tenido alguna vinculacin con el procedimiento de
contratacin. El segundo, tiene que ver con la conformacin del Comit
Especial, que por mandato legal debe tener entre sus miembros, por lo
menos, un experto en el objeto del contrato.
I. Funciones del Comit Especial
Elaborar las bases administrativas del proceso de seleccin.
Llevar a cabo el proceso de seleccin desde su convocatoria hasta su
culminacin, que ocurre en los siguientes supuestos: con la confirmacin
de la buena pro, cancelacin del proceso, el postor ganador renuncie a
la buena pro por causas atribuibles a la entidad y cuando no se firme el
contrato por razones de recorte presupuestal especficas para el proceso
o porque haya desaparecido la necesidad.
A primera vista, las funciones parecen sencillas; sin embargo, ambas
requieren conocimiento y experiencia en logstica y en las normas que
regulan las contrataciones del Estado; pues, aunque se les provee de
determinada informacin, est en sus manos completarla hasta
convertirla en una oferta vlida, firme, seria y, sobre todo, para los fines
buscados.
El ejercicio de la labor como miembro de un Comit Especial implica
necesariamente el conocimiento de los derechos y deberes; los primeros para
exigirlos y los otros para cumplirlos.

J. Fuentes de informacin para elaborar las bases administrativas

Si asumimos que las bases, esencialmente, estn estructuradas en tres partes
principales: reglas del proceso de seleccin, requisitos mnimos y factores de
evaluacin, el Comit Especial recurrir a las siguientes fuentes de informacin:
1. Reglas del proceso de seleccin y ejecucin del contrato
La fuente de informacin principal son las bases estandarizadas
publicadas por el OSCE, en las que se ha sistematizado las reglas fijadas
en el Reglamento que son aplicables a los procesos de seleccin. A ellas
deben aadirse la informacin propia de la institucin y la que consta en
el Expediente de Contratacin.
2. Requisitos mnimos
La fuente de informacin es el Expediente de Contratacin y las normas
legales que regulan el objeto del proceso de seleccin.
3. Factores de evaluacin
La fuente de informacin es el Reglamento; pero el aporte de la experiencia
de los miembros del Comit Especial es fundamental. En realidad, los
factores de evaluacin constituyen el nico aporte real del Comit Especial
y de los cuales es el nico responsable.