MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAMANGA AYACUCHO “CAPITAL DE LA EMANCIPACION AMERICANA" ARO DELATHVERSIN PARA ELDESARKOLLO RURAL ¥ LA SEGURIDAD ALIMENTARY Ayacucho, 2.8 ENE, 2019 visto: Informe N° 06-2013-MPHI24.25 del 17 de enero del 2013 y dems actuados sobre Normas para ef Manejo, Otorgamiento, Control y Rendicién del FA Fondo ea Cae Chi denM ovina Haman y chy CONSIDERANDO: Que, estando a Lo dispuesto en el Articulo 194° de la Constitucién Politica del Estado, modifiado por la Ley N° 28607 Ley de Reforma Constitucional, las munieipalidades son érganos de gobierno local que gozan de autonomia politica, administativa y econémica en los asuntos de su competencia y promueven la adecuada prestacin de los servicios publicos, asi como el desarollo integral de su jursdiceion; ‘Que, el segundo pairafo del antiuto I det Titulo Pretiminar 4e In Ley 27972 Ley Orginica de Municipalidades, sefala que la autonomia que la Sax SN) Constitucién establece para las municipatidades radiea en I facultad de ejercer actos de ‘gobierno administrtivos y de administacion, con sujecin al ordenamienojuridco; Que, la Directiva de Tesoreria N° 001-2007-EF/77.15 modifiado por Ia Resolucidn Directoral N° 001-2011-EF/77.15 del 21 de enero del 2011 en el aniculo 10° inciso £)establece que el Director General de Administracin, 0 quien haga sus veves, debe aprobar una Directiva para la administracién de ls Caja Chica, en Ia ‘misma oportunidad de su eonstiueién, y disponer la realizacién de arqueos inopinados sin Petiuicio de las acciones de fiscalizacién y contol a cargo det Organo de Control Insttucional; (Que, para un mejor mangjo, administacién y contol del fondo fijo para caja chica, es necesario establecer las disposiiones y procedimientos de ‘aricter general y permanente relacionados con Ia ejecucidn financiera y demis operaciones de tsoreria asi como las condiciones legales que estas deben contener; 2AYACUCHO “CAPITAL DE LA EMANCIPACION AMERICANA” LEY N° 24682 > MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAMANGA y “ARO DE LA INVERSION PARA EL DESARROLLO RURAL ¥ LA SEGURIDAD ALIMENTARIA” Que, mediante Resolucién de Alcaldia N° 077-2011-MPH/A de fecha 01 de febrero del 2011, se aprobé la Habilitacién de Fondo para el ejercicio anual 2011; iio para Caja Chica Por los fundamentos expuestos y de conformidad con la Ley General del Sistema Nacional de Tesoreria Ley N° 28693 y la Directiva de Tesoreria N° 01-2007 aprobado mediante Resolucién Directoral N° 002-2007-EF/77.16 y modificado por la Resolucién Directoral N° 001-2011-EF/77.15 del 21 de enero del 2011 y en uso de Jas atribuciones conferidas por el numeral 6 del articulo 20° de la Ley Orgénica de unicipalidades N° 27972; ® ‘SE.RESUELVE: ARTICULO PRIMERO. DEJAR SIN EFECTO la Resolucién de Alcaldia N° 105-MPHY/A de fecha 17 de febrero del 2,011 que aprucba la Directiva N° 01-2011-MPH/23.24 de Normas Para el Manejo, Otorgamiento, Control y Rendicién del Fondo Fijo Para Caja Chica. Way ARTICULO SEGUNDO... APROBAR Ia. Directiva N° 001-2013-MPH/24.25 sobre Normas Para el Manejo, Otorgamiento, Control y Rendicién «del Fondo Para Caja Chica. ARTICULO TERCERO.. DEJESE SIN EFECTO toda Resolucién y Directiva que se oponga a la presente. iy SS ARTICULO CUARTO.- TRANSCRIBIR cl presente acto Resolutivo a los érganos estructuados de la Municipalidad Provincial de Huamanga con las formalidades establecidas por Ley, para su conocimiento y fines correspondientes. REGISTRESE, COMUNIQUESE, CUMPLASE Y ARCHIVESE.BASE LEGAL + Ley N° 28112, Ley Marco de la Administracion Financiera del Sector Pablico, y modificatorias. + Ley N° 28693 Ley del Sistema Nacional de Tesoreria, y modificatorias, + Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto + Ley N® 29626 Ley del Presupuesto del Sector Pablico para el ‘Afio Fiscal 2011 + Directiva de Tesoreria N° 001-2007-EF/77.15 aprobado con R.D. N? 002-2007-EF/77.15, y modificatorias. = Resolucién Directoral_N* 001-2011-EF/77.15, Dictan disposiciones complementarias a la Directiva de Tesoreria aprobada por la R.D. N° 002-2007-EF/77.15 y sus modificatorias, a + Resolucién Directoral N° 004-2011-EF/77.15, Modifican el literal b. del numeral 10.4 del articulo 10° de la Resolucién ae Directoral N° 001-2011-EF/77.15. ‘+ Resolucién Directoral N° 026-80-BF/77.15, que aprucba las Normas Generales del Sistema de Tesoreria - NGT- 06: “Uso del Fondo para Caja Chica” y NGT- 07: “Reposicién Oportuna del Fondo para Pagos en Efeetivo y del Fondo para Caja Chica’, © Resolucion De Superintendencia N° 007-99/SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago, ampliatorias modificatorias, ‘VLDISPOSICIONES ESPECIFICAS La gestién y atencién de estos Fondos lo realizar la Municipalidad Provincial de Huamanga a través de su Unidad de Tesoreria 6.1 DELA APERTURA DEL FONDO 6.1.1B1 documento sustentatorio para la apertura del FONDO PARA CAJA CHICA cs la Resolucion de Alealdia, mediante el cual se designa al responsable de Ia administracion del Fondo para Caja Chica. 6.1.2La Resolucién de Autorizacién del Fondo para Caja Chica fundamentalmente debera contener: ‘* Monto total del Fondo, desagregado por Fuentes de Financiamiento para’ gastos corrientes. y de ‘+ Nombres y Apellides del Responsable de la ‘Administracion del Fondo para Caja Chica. ‘+ Monto maximo para cada retiro y/o adquisicion. 6.2. DE LA HABILITACION DEL FONDO 6.2.1Las habilitaciones de fondos al responsable de la ‘Administracion del Fondo para Caja Chica de laMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAMANGA. para cada ejercicio fiscal se efectuarin de acuerdo a lo solicitado por los Gerentes, Sub Gerentes, Directores, con sujecién a la disponibilidad presupuestal y financiera; los cuales seran evaluados por las Unidades de Tesoreria y Contabilidad el mismo que sera atendido mediante cheques girados a nombre del Responsable del fondo para Caja Chica, El requerimiento se efectuaré de acuerdo a la Resolucion de Habilitacion de Caja Chica, previa solicitud de las areas usuarias; detallando la Secuencia Funcional y el Rubro de Financiamiento de acuerdo al POI, justificando los gastos a realizar. 6.2.21 Responsable de la Administracién del Fondo para Caja Chica, otorga a su vez habilitaciones a los usuarios del Fondo’ mediante Autorizacion de Retiro de Caja Chica (ANEXO 01}; en los que detallarén los gastos a ejecutar y el monto solicitado, ademas de: ‘© Autorizacién del funcionario de mayor jerarquia de la unidad y/o dependencia a la que pertenece, quien a ‘su vez asume la condicién de responsable solidario de Ia rendicion de la habilitacion de Caja Chica © Visacion de la Unidad de Tesoreria dando cconformidad de la disponibilidad de Fondos; y + El visto bueno de la Oficina de Administracion y Finanzas, 6.2.31 Responsable de la Administracion del Fondo para Caja Chica; habilitara fondos por concepto de Pasajes y Vidticos y/o Racionamiento siempre que sea imprevista y de caricter urgente; es decir, que los viajes no hayan podido ser debidamente programados, La liquidacion de los Pasajes y Viaticos 0 Racionamiento Jo generar Ia Oficina de Administracién y Finanzas dependiendo el lugar de viaje y la duracién; ademas de la oferta y la demanda del transporte vigente. Para su atencién, deberin adjuntar el documento de autorizacién de viaje, autorizado previamente por el funcionario de mayor jerarquia de la unidad y/o dependencia a la que pertenece ademas de la ‘Autorizacion de la Gerencia Municipal conjuntamente con la Autorizacién de retiro de Caja Chica (Anexo 01) y los requisitos senalado en el Numeral 6.2.2 6.2.41 Responsable de la Administracién del Fondo para Caja Chica, mantendra un archivo cronolégico y numerado de todos los recibos de Habilitacién asi como de los Pendientes de rendicién; debiendo informar a través de la Unidad de Tesoreria a la Oficina de Administracién y Finanzas la relacién de los servidores que no han cumplido con rendir documentadamente y63 apropiadamente en el plazo establecido de 02 dias hhabiles, para el descuento de cualquier retribucién econémica que perciba, de acuerdo a la autorizacion suscrita por el usuario. Los usuarios del Fondo para Caja Chica, no podrin solicitar nuevas habilitaciones si mantienen a su cargo rendiciones de cuentas por habilitaciones anteriores. 6.2.5E1 monto maximo solicitado para adquisiciones de bienes y/o servicios por caja chica sera hasta la suma de DOSCIENTOS CINCUENTA NUEVOS SOLES (S/. 250.00). DE LA RENDICION DEL RESPONSABLE (USUARIO) DEL FONDO PARA CAJA CHICA. 6.3.1 BI usuario del Fondo de Caja Chica, debe presentar su rendicién al Responsable de la Administracion del Fondo para Caja Chica como maximo a los 02 dias habiles de haber sido habilitado mediante el Anexo 01; cifiéndose estrictamente al detalle y a los montos para el cual fue autorizado, siendo de entera responsabilidad ddel usuario y los jefes inmediatos que lo autorizan. Se reconoce como documentacién sustentatoria del gasto los comprobantes de pago establecidos en la Ley ‘Marco de Comprobantes de Pago Decreto Ley N° 25632 reglamentado por el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobada por Resolucion de Superintendencia N° 007-99/SUNAT y sus modificatorias, en originales y debidamente cancelados; los cuales deberan de ser ‘emitidos a nombre de la Municipalidad Provincial de Huamanga consignando cl RUC 20143137296 y Ia Direccién: Portal Municipal N° 44 estos tltimos dos datos dependeran de acuerdo al comprobante de pago a presentaf, siendo los Siguientes: Factura, Boletas de Venta Recibo por Honorarios. Tickets de Venta 0 Cinta Emitidas por Maquinas Registradoras. + Recibo de Pago de Tasas y Otros Los comprobantes de pago deberdn estar debidamente lenados y legibles Sola se aceptaran Declaraciones Juradas de Gasto (ANEXO 02) por Movilidad Local y excepcionalmente en ‘casos, lugares 0 conceptos por los que no sea posible ‘obtener posible la obtencién de algunos de los documentos sefalados en el reglamento de Comprobantes de Pago.63 apropiadamente en el plazo establecido de 02 dias hhabiles, para el descuento de cualquier retribucién econémica que perciba, de acuerdo a la autorizacion suscrita por el usuario. Los usuarios del Fondo para Caja Chica, no podrin solicitar nuevas habilitaciones si mantienen a su cargo rendiciones de cuentas por habilitaciones anteriores. 6.2.5E1 monto maximo solicitado para adquisiciones de bienes y/o servicios por caja chica sera hasta la suma de DOSCIENTOS CINCUENTA NUEVOS SOLES (S/. 250.00). DE LA RENDICION DEL RESPONSABLE (USUARIO) DEL FONDO PARA CAJA CHICA. 6.3.1 BI usuario del Fondo de Caja Chica, debe presentar su rendicién al Responsable de la Administracion del Fondo para Caja Chica como maximo a los 02 dias habiles de haber sido habilitado mediante el Anexo 01; cifiéndose estrictamente al detalle y a los montos para el cual fue autorizado, siendo de entera responsabilidad ddel usuario y los jefes inmediatos que lo autorizan. Se reconoce como documentacién sustentatoria del gasto los comprobantes de pago establecidos en la Ley ‘Marco de Comprobantes de Pago Decreto Ley N° 25632 reglamentado por el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobada por Resolucion de Superintendencia N° 007-99/SUNAT y sus modificatorias, en originales y debidamente cancelados; los cuales deberan de ser ‘emitidos a nombre de la Municipalidad Provincial de Huamanga consignando cl RUC 20143137296 y Ia Direccién: Portal Municipal N° 44 estos tltimos dos datos dependeran de acuerdo al comprobante de pago a presentaf, siendo los Siguientes: + Pactura, + Boletas de Venta. + Recibo por Honorarios, * Tickets de Venta 0 Cinta Emitidas por Méquinas Registradoras. + Recibo de Pago de Tasas y Otros Los comprobantes de pago deberdn estar debidamente lenados y legibles Sola se aceptaran Declaraciones Juradas de Gasto (ANEXO 02) por Movilidad Local y excepcionalmente en ‘casos, lugares 0 conceptos por los que no sea posible ‘obtener posible la obtencién de algunos de los documentos sefalados en el reglamento de Comprobantes de Pago.Racionamiento al interior de la Provincia de Huamanga previa autorizacién del Director de administracién. VII. DE LA PROHIBICION DE PAGO EN EFECTIVO 7.1 Esta prohibido la conformacién de fondos especiales de la nnaturaleza o caracteristica similares al Fondo para Caja Chica, cualquiera sea su denominacion, finalidad o fuente de financiamiento, 7.2 Est prohibido el retiro de dinero en efectivo para acciones distintas de las establecidas en la presente Directiva, asi como otorgar habilitaciones a personas que no tengan vinculo laboral con la institucion, ‘VIII, DE LA REPOSICION DEL FONDO 1 El Responsable de la Administracién del Fondo para Caja Chica presentara la Rendicién de Cuenta Documentada a la Oficina de Administracién y Finanzas (Control Previo) segiin las Normas establecidas en el Numeral 6.3 de la presente Directiva utilizando el formato “Rendicion del Fondo para Caja Chica” (Anexo 03) adjuntado los documentos sustentatorios para su verificacion; quien a su vez, dard el tramite administrativo correspondiente para. su Habilitacién oportunamente, con los que se atendera las necesidades que ‘se requieran. 8.2 El formato Rendicion del Fondo para Caja Chica debe de contar con la visacién del Jefe de la Unidad de Tesoreria ademas de la firma y posfirma del Responsable del Fondo para Caja Chica para ser presentado a la Oficina de Administracion yy Finanzas para su revision y visacion El Grea de Control Previo, es la encargada de revisar las rendiciones de cuentas visando los documentos de gastos y las rendiciones en sefial de conformidad asi como derivandolas a la unidad de Contabilidad para la afectacién del reembolso 0 rendicidn definitiva. Se podra gestionar la reposicién del fondo asignado mensualmente en un maximo de hasta tres veces el monto fnicial habilitado por unidad o dependencia (secuencia funcional). Siempre y cuando se haya hecho uso a mas del 60%; con la finalidad de efectuar el tramite de reposicion y pueda seguir haciendo uso de los mismos para cubrir las necesidades prioritarias, La habilitacion del Fondo para Caja Chica no esta sujcto all tiempo, sino a los requerimientos de su empleo, pudiendo ser empleada la cantidad senalada en el numeral 8.3 de acuerdo a ‘sus necesidades y cuando cuenten con disponibilidad Financiera y Presupuestal. Se podran habilitar Fondo para Caja Chica sélo hasta el imo dia habil del mes de Noviembre, lo posterior sera silo ara tramite administrativo por cierre de ejercicio fiscalDE LA SUPERVISION ¥ LIQUIDACION DEL FONDO 9.1 La Oficina de Administracién y Finanzas dispondré, cuando estime por conveniente, arqueos sorpresivos a los fondos a ‘cargo del responsable de la Administracion de Fondo para Caja Chica, mediante la Unidad de Tesoreria y la Unidad de Contabilidad levantando el Acta Correspondiente. 9.2 La Unidad de Tesoreria, podra disponer se practiquen arqueos sorpresivos a los fondos a cargo del responsable de la Administracién de Fondo para Caja Chica, por lo menos una ‘vez al mes levantando el Acta Correspondiente, 9.3 Bl procedimiento para la liquidacién del Fondo sera similar @ Jo establecido en el Numeral 6.3 de la presente Directiva; con Ja diferencia que no se solicitaré la reposicién, sino la contabilizacion de las Rendiciones presentadas, revirtiendo los fondos no utilizados mediante la Papeleta del Depésito o TS ante el Banco de la Nacién, siendo responsabilidad del responsable de la Administracién de Fondo para Caja Chica X. DISPOSICIONES FINALES 10.1 Los Funcionarios y/o Servidores responsables de cada Gerencia y Sub Gerencia estin encargadas de hacer cumplir dentro de su ambito de la presente Directiva, 10.2 Los Formatos que forman parte de la presente directiva son: ‘+ Anexo 01 : Autorizaci6n de Retiro de Caja Chica * Anexo 02 : Declaracién Jurada de Gastos ‘= Anexo 03 : Rendicién del Fondo Para Pagos en Bfectivo 10.3 La presente Directiva entra en vigencia a partir de la fecha de ‘su aprobacién, Ayacucho,ANEXO 01 i) [roca AUTORIZACION DE RETIRO DE CAJA CHICA POR S/.... recido de sen del Fondo Fj para Cas Chica dea nied de Tevvel dea Cons de ‘Adminstacén 7 Ficas de la shmsopaiéad Promncal de Huamanga, 1 caida de: smporte qu lsat para tender or gut ue detlloa continu En caso de incumplimionto en la presentacion de la rendicién ocumentada en un plazo maximo de dos dias habiles (48 horas), el suscrito AUTORIZO a la Oficina de Tesoreria, Personal y/o Logstica para el escuento de mis remuneraciones correspondientes al mes de: 2011, ‘Avacaeho. de det 2010 Spelider» Somes Sikes, eae. Arronizicion oft Fonss0 ox oxoANEXO 02 DECLARACION JURADA brs y Apes det Comisona Nacon Fein: av janet ein x on tal cnn, So a me ie poses oben Conpobaesd ag cone Fema a Tati Jefe Inmedito Superior Divecctn de Adminitrociny FinanANEXO 03 PrograuaESTADISTICA DEL OBJETIVO DEL GASTO PROGRAMA (6 PLASSEASIES-TO GUBERSAMESTAL ACTIVIDAD/PROYECTO soon jssasaeaseq