Está en la página 1de 7

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICA NACIONAL
SUBDIRECCIN GENERAL

Bogot, D.C.,
INSTRUCTIVO NMERO

SUDIR SEGEN - 70

LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN DE LOS GRUPOS DE


CONTRATOS DE LA POLICA NACIONAL

La Polica Nacional atendiendo el fortalecimiento continuo en el marco del proceso de Gestin


Documental el cual es transversal en toda la Institucin, y en concordancia con las pautas establecidas
en el Manual nico de Gestin Documental, establecido mediante la Resolucin No. 00208 del 25 de
enero de 2016, que entre otros aspectos, establece los parmetros en cuanto a la administracin de los
archivos, la gestin, el acceso, consulta y la conservacin de los documentos, tiene como finalidad
presentar los pasos generales sobre la organizacin de los Archivos de Gestin, Intermedios y Centrales
en las diferentes dependencias que integran la Polica Nacional, las cuales debern velar por la
conformacin, organizacin, preservacin y control de los Archivos de Gestin bajo su responsabilidad,
teniendo en cuenta siempre los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normativa archivstica vigente.
En este contexto y bajo el principio de responsabilidad que todos los servidores pblicos deben cumplir
con la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos, la Polica Nacional define los
lineamientos para la organizacin de los Archivos de Gestin de los grupos de contratos de la Institucin.
Finalmente, los seores Directores, Jefes de Oficinas Asesoras y Comandantes en sus diferentes niveles
de gestin administrativa y operativa, sern los responsables de la aplicacin y observancia constante de
lo dispuesto en el presente Instructivo; as mismo ejecutarn las misiones y procedimientos
correspondientes de acuerdo con sus competencias.

General JORGE HERNANDO NIETO ROJAS


Director General Polica Nacional de Colombia
Elaborado por: APA08. Laura Bibiana Briceo Rincn / SEGEN-ARGEN
PT. Bayron Jos Herrera Salcedo / SEGEN-ARGEN
Revisado por: ASE06 Clara J Ruz Lenis / SEGEN-PLANE
CT. William Alejando Moncada Vega / SEGEN-ARGEN
CR. Pablo Antonio Criollo Rey / SEGEN-JEFAT
Fecha de elaboracin: 12/09/16
Ubicacin: C:\ Mis documentos/actos administrativos

Transversal 33 No. 47 - 35 Sur, Barrio Ftima


Telfonos 315 9000 ext. 21365

segen.gacod@policia.gov.co
www.policia.gov.co

1DS-IN-0001
Ver: 1

Pgina 1 de 7

Aprobacin: 28-04-2014

ANEXO 1 AL INSTRUCTIVO No. ____________/ DEL ________________/ LINEAMIENTOS PARA LA


ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN DE LOS GRUPOS DE CONTRATOS DE LA
POLICA NACIONAL.
MARCO NORMATIVO
Es necesario tener en cuenta que la administracin de los archivos, la gestin, el acceso, consulta y la
conservacin de los documentos, sin tomar las prevenciones necesarias, pueden conllevar a una
materializacin inminente de los riesgos derivados de la Inexistencia de Inventarios Documentales y la
No disponibilidad de la informacin por una inadecuada identificacin y clasificacin o disponibilidad de
la informacin, por ende, la importancia de referenciar a continuacin el marco normativo que permite
determinar los lineamientos para la organizacin de los Archivos de Gestin de los Grupos de Contratos
de la Polica Nacional, as:
Constitucin Poltica de Colombia de 1991
Artculo 74.
Artculo 209.

Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de


la Administracin Pblica.
Ttulo II De los principios de la contratacin estatal
Artculos 23.
Artculo 39.

Ley 42 de 1993 Sobre la organizacin del sistema de control fiscal financiero


y los organismos que lo ejercen
Ttulo I Del control fiscal: sus principios sistemas y procedimientos tcnicos
Captulo I. Principios y sistemas
Artculo 8
Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y
se dictan otras disposiciones"
Titulo I. Objeto, mbito de aplicacin, definiciones fundamentales y principios
generales.
Artculo 1. Objeto
Artculo 2. mbito de aplicacin
Artculo 3. Definiciones.
Artculo 4. Principios Generales
Ttulo IV. Administracin de archivos
Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos.
Artculo 12. Responsabilidad.
Artculo 13. Instalaciones para los Archivos.
Artculo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos.
Artculo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos.
Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las
Entidades Pblicas.
Artculo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo.
Artculo 19. Soporte Documental.
Ttulo V. Gestin de documentos
Artculo 22. Procesos Archivsticos.
Artculo 23. Formacin de archivos.
Artculo 26. Inventario Documental.

1DS-IN-0001
Ver: 01

Pgina 2 de 7

Aprobacin: 28-04-2014

ANEXO 1 AL INSTRUCTIVO No. ____________/ DEL ________________/ LINEAMIENTOS PARA LA


ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN DE LOS GRUPOS DE CONTRATOS DE LA
POLICA NACIONAL.
Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico.
Artculo 34. Deberes
Numeral 1
Numeral 5
Artculo 35. Prohibiciones.
Numeral 1
Numeral 13
Ley 1015 de 2006 Por medio de la cual se expide el Rgimen Disciplinario
para la Polica Nacional.
Artculo 34. Faltas gravsimas.
Numeral 14.
Numeral 21.
Numeral 30.
Artculo 35. Faltas graves.
Numeral 1.
Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Artculo 36. Formacin y examen de expedientes
Ley 1712 de 2014 Ley de transparencia
Artculo 6. Definiciones.
Informacin.
Informacin pblica.
Informacin pblica clasificada.
Informacin pblica reservada.
Publicar o divulgar.
Sujetos obligados.
Gestin documental.
Documento de archivo.
Archivo.
Datos Abiertos.
Documento en construccin.
Acuerdo No. 07 de 1994 Reglamento General de Archivos
Capitulo I. Gestin de documentos
Artculo 20. Responsabilidad.
Capitulo IV. Descripcin de los documentos.
Artculo 37. Instrumentos de control y consulta.
Artculo 39. Acceso a los instrumentos de consulta.
Capitulo V. Acceso a los documentos de archivo
Artculo 40. Acceso a los documentos de archivo.

1DS-IN-0001
Ver: 01

Pgina 3 de 7

Aprobacin: 28-04-2014

ANEXO 1 AL INSTRUCTIVO No. ____________/ DEL ________________/ LINEAMIENTOS PARA LA


ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN DE LOS GRUPOS DE CONTRATOS DE LA
POLICA NACIONAL.
Acuerdo 047 de 2000 Por el cual se desarrolla el artculo 43 del captulo V
"Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de
archivos sobre "Restricciones por razones de conservacin".
Artculo 1-Acceso a los documentos e informacin.
Artculo 2-Evaluacin de soportes.
Artculo 3-Restriccin de originales.
Artculo 4-Produccin de informacin.
Artculo 5-Alteraciones.
Artculo 6-Consulta.
Artculo 7-Fuentes bibliogrficas para la conservacin del patrimonio documental.
Artculo 8-Factores de deterior.
Acuerdo No. 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artculo 45, Requisitos
para la Consulta del captulo V, acceso a los documentos de archivo, del
reglamento general de archivos.
Artculo Primero. Acceso a los documentos pblicos.
Artculo Segundo. Consulta de documentos y archivos.
Artculo Tercero. Consulta de los archivos con fines de investigacin histrica.
Artculo Sexto. Copias de documentos.
Acuerdo No. 04 de 2002 del Archivo General de la Nacin.
Artculo 5. Consulta de documentos.

Acuerdo No. 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la
organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico
Documental y se desarrollan los artculo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000
Artculo primero. Objeto.
Artculo segundo. Obligatoriedad de la organizacin de los archivos de gestin.
Artculo tercero. Conformacin de los archivos de gestin y responsabilidad de los
jefes de unidades administrativas.
Artculo cuarto. Criterios para la organizacin de archivos de gestin.
Artculo sptimo: Inventario documental.

Acuerdo No. 005 de 2013 Por el cual se establecen los criterios bsicos para
la clasificacin, ordenacin, y descripcin de los archivos en las entidades
pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras
disposiciones
Captulo I Generalidades
Artculo 3. Organizacin de documentos de archivo.
Artculo 4. Obligatoriedad de la organizacin de los archivos.
Capitulo III. Ordenacin documental
Artculo 9. Ordenacin documental

1DS-IN-0001
Ver: 01

Pgina 4 de 7

Aprobacin: 28-04-2014

ANEXO 1 AL INSTRUCTIVO No. ____________/ DEL ________________/ LINEAMIENTOS PARA LA


ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN DE LOS GRUPOS DE CONTRATOS DE LA
POLICA NACIONAL.
Capitulo IV. Descripcin documental
Artculo 11. Obligatoriedad de la descripcin documental.
Artculo 41. Derecho de peticin.
Artculo 42. Reserva legal
Artculo 43. Restricciones por razones de conservacin
Artculo 44. Acceso a las sedes de archivo
Artculo 45. Requisitos para la consulta
Artculo 46. Horario de atencin al pblico
Artculo 47. Salas de consulta.
Artculo 48. Normas de consulta.
Artculo 49. Servicio de documentos
Artculo 50. Restricciones en el prstamo de originales
Artculo 51. Obligaciones del investigador
Capitulo VII. Conservacin de documentos
Artculo 65. Conservacin de documentos originales.
Acuerdo No. 05 de 2013 Por el cual se establecen los criterios bsicos para la
clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades
pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras
disposiciones.
Artculo 14. Consulta en lnea de los instrumentos de descripcin documental.
Acuerdo No. 002 de 2014 Por medio del cual se establece los criterios bsicos
para creacin, conformacin, organizacin, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.
Artculo 29. De la reserva de documentos.
Artculo 30. De la consulta de expedientes.
Resolucin 03208 del 09 de octubre de 2009 Por la cual se modifica
parcialmente el Manual de Contratacin de la Polica Nacional, adoptado
mediante la Resolucin No. 04963 del 14 de Noviembre de 2008

REVIS,

Coronel FABIN LAURENCE CRDENAS LEONEL


Jefe Oficina de Planeacin

1DS-IN-0001
Ver: 01

Pgina 5 de 7

Aprobacin: 28-04-2014

ANEXO 1 AL INSTRUCTIVO No. ____________/ DEL ________________/ LINEAMIENTOS PARA LA


ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN DE LOS GRUPOS DE CONTRATOS DE LA
POLICA NACIONAL.
LINEAMIENTOS FRENTE A LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN DE LOS GRUPOS DE
CONTRATOS DE LA POLICA NACIONAL.
En este sentido, el productor documental es el responsable de cumplir con los lineamientos frente a la
organizacin de los Archivos de Gestin de los Grupos de Contratos de la Polica Nacional, sin olvidar
que en este sentido tambin le atae una responsabilidad directa de control y supervisin al Jefe de
unidad, rea, Grupo, Oficina o Dependencia productora a la que le sea asignada una Tabla de Retencin
Documental, y que dentro de sus funciones sea la encargada de desarrollar procesos de contratacin en
las etapas precontractual, contractual y postcontractual, quienes debern seguir los parmetros
establecidos, as:
1. La identificacin y organizacin de los Archivos de Gestin, deber realizarse con
observancia en la Tabla de Retencin Documental de la dependencia productora
debidamente aprobada para la unidad.
2. La apertura e identificacin de las unidades de conservacin (carpetas), debe reflejar la
serie y subserie correspondiente a cada unidad administrativa.
3. La ubicacin fsica de los documentos se ceir a la conformacin de los expedientes, los
tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
trmites, el documento con la fecha ms antigua de produccin ser el primero que se
encontrar al abrir la unidad de conservacin (carpeta) y la fecha ms reciente de
produccin reposara al final de la misma, iniciando con el acto administrativo de adjudicacin
o su equivalente y finalizando con el acta de liquidacin del contrato.
Cuando el contrato no sea de aquellos que requieren liquidacin, el ltimo documento ser el
informe final del supervisor sobre la ejecucin del mismo.
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control.
5. Las carpetas y dems unidades de conservacin se debern identificar, marcar y rotular de
tal forma que permita su fcil ubicacin y recuperacin, mediante el formato actualizado de
la suite visin empresarial (1GD-FR-0008 Rotulo identificacin carpeta y/o libro).
6. Las transferencias primarias debern efectuarse de conformidad con lo estipulado en la
Tabla de Retencin Documental de la unidad, para ello se elaborar un plan y/o cronograma
de transferencias y se seguir la metodologa y recomendaciones que sobre el particular
determine el Jefe de Gestin Documental de la unidad, diligenciando el respectivo formato
(1GD-FR-0010 Formato nico de Inventario Documenta).
7. La organizacin final de la informacin, se realizar una vez termine la vigencia o la gestin
de la dependencia, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre, sobre los expedientes de
contratos que tengan cierre definitivo, es decir, una vez superada la vigencia de las
actuaciones y cumplido el tiempo de prescripcin de acciones administrativas, fiscales o
legales.
8. En el caso de series documentales complejas como es el caso de los expedientes de
contratos, se manejar una sola foliacin de manera continua y si tal expediente se
encuentra repartido en ms de una unidad de conservacin (carpeta), esta foliacin se
ejecutar de forma tal que la segunda unidad de conservacin sea la continuacin de la
primera.

1DS-IN-0001
Ver: 01

Pgina 6 de 7

Aprobacin: 28-04-2014

ANEXO 1 AL INSTRUCTIVO No. ____________/ DEL ________________/ LINEAMIENTOS PARA LA


ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN DE LOS GRUPOS DE CONTRATOS DE LA
POLICA NACIONAL.
9. La persona o la Dependencia responsable de gestionar el expediente durante toda la etapa
de trmite, est obligada a elaborar la respectiva hoja de control por expediente, dentro de
la misma se describir la informacin bsica pero descriptiva de cada tipo documental que
se encuentra contenido en la unidad de conservacin (carpeta) y antes del cierre se deber
realizar la respectiva foliacin.
10. Debe evitarse la desmembracin (disgregacin) y dispersin de los expedientes y la
creacin de falsas series documentales.
11. Se debe evitar la duplicidad de los expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la
precaucin de saber si este ha sido abierto con anterioridad.
12. Para el caso de los grupos que se supriman o se fusionen, se deber hacer entrega de
estos archivos con el cierre definitivo, previa valoracin por parte de los productores
documentales al respectivo Archivo Central de la unidad; por otra parte, la dependencia que
asuma la nueva responsabilidad como ordenadora del gasto, deber tener en cuenta que
para los expedientes o archivos que an estn vigentes o activos, el jefe del rea y/o
Dependencia administrativa, deber hacerle la entrega de estos procesos mediante el
Formato nico de Inventario Documental (FUID), indicando el estado en el que se
encuentran los mismos, con el fin de garantizar la trasparencia en la informacin entregada.
Por lo expuesto anteriormente, el productor documental y Jefes de unidad, rea, Grupo, Oficina o
Dependencia en sus diferentes niveles de gestin, sern responsables de la difusin, socializacin y
aplicabilidad de lo dispuesto en el presente instructivo, a fin de sensibilizar al personal que desarrolla el
proceso de contratacin y sobre el cual le asisten obligaciones frente a la organizacin y control de este
tipo de acervo documental, logrando de este modo la efectiva prctica de los lineamientos antes
relacionados.
REVIS,

Coronel FABIN LAURENCE CRDENAS LEONEL


Jefe Oficina de Planeacin

Elaborado por: APA08. Laura Bibiana Briceo Rincn / SEGEN-ARGEN


PT. Bayron Jos Herrera Salcedo / SEGEN-ARGEN
Revisado por: ASE06 Clara J Ruz Lenis / SEGEN-PLANE
CT. William Alejando Moncada Vega / SEGEN-ARGEN
CR. Pablo Antonio Criollo Rey / SEGEN-JEFAT
Fecha de elaboracin: 12/09/16
Ubicacin: C:\ Mis documentos/actos administrativos

Transversal 33 No. 47 - 35 Sur, Barrio Ftima


Telfonos 315 9000 ext. 21365

segen.gacod@policia.gov.co
www.policia.gov.co

1DS-IN-0001
Ver: 01

Pgina 7 de 7

Aprobacin: 28-04-2014