ORGANIZACIN TECNICA DE UN ARCHIVO

PERMANENTE O HISTORICO
ALMACENAMIENTO Y CONSERVACION:
AREAS LOCATIVAS, QUIPO Y MOBILIARIO, UNIDADES DE
CONSERVACION Y ALMACENAMIENTO
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos debern cumplir con
las condiciones de edificacin, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad
y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de los acervos
documentales. La edificacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
-

Ubicacin.
Caractersticas de terreno sin riesgos de humedad subterrnea o
problemas de inundacin y que ofrezca estabilidad.
Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y en lugares que
disminuyan el posible peligro por atentados.

Aspectos Estructurales.
-

Si se utilizan estantera de 2.20 m de alto, la resistencia de las placas y

pisos deber estar dimensionada para soportar una carga mnima de
1200 k/m2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantera
compacta o de mayor tamao sealado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material
ignfugos de alta resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin.
En caso de utilizar pinturas, debern igualmente poseer propiedades
ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el
desprendimiento de sustancias nocivas para la documentacin.

Capacidad de almacenamiento.
Los depsitos se dimensionarn teniendo en cuenta:
-

La manipulacin, transporte y seguridad de la documentacin.

La adecuacin climtica a las normas establecidas para la conservacin
del material documental.
Prever el espacio suficiente para albergar la documentacin acumulada
y su natural incremento. de acuerdo con los parmetros archivsticos que
establezcan los procesos de retencin y valoracin documental.

Distribucin.

Las reas destinadas para la custodia de la documentacin deben contar

con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad
de los acervos.
Las zonas de trabajo archivstico, consulta y prestacin de servicios
estarn preferiblemente fuera de las de almacenamiento tanto por
razones de seguridad como de regulacin y mantenimiento de las
condiciones ambientales en las reas de depsito.
Las reas tcnicas tendrn relacin con el depsito, tomando en cuenta
el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la funcin
desarrollada, as como las relaciones de stas con las zonas de
custodia, recepcin, organizacin y tratamiento de los documentos.
El almacenamiento de documentacin debe respetar el concepto de
series, y estar dispuestos en forma consecutiva ascendente, de
izquierda a derecha, iniciando arriba hacia abajo.

reas de depsito. El almacenamiento de la documentacin, deber

establecerse a partir de las caractersticas tcnicas de los soportes
documentales, considerando los siguientes aspectos:
Estantera:
-

Diseo acorde con las dimensiones de las unidades o cajas que

contendr, evitando bordes o aristas que produzcan daos sobre los
documentos.
Los estantes deben estar construidos en lminas metlicas slidas,
resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado qumicamente estable:
Deber tener una altura de 2.20 m y cada bandeja soportar un peso de
100kg/m lineal.
Si se disponen mdulos compuestos por dos cuerpos de estanteras, se
deben utilizar los prales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se debern anclar los estantes con sistemas
de fijacin a piso.
La bandeja o entrepao o balda superior debe estar a un mximo de 180
cm., para facilitar la manipulacin y el acceso del operario a la
documentacin.
La bandeja o entrepao o balda inferior debe estar por lo menos a 10
cm. del piso.
Estas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas,
para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos o tamaos de
cajas, permitiendo una graduacin cada 7 cm. o menos.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser
redondeados para evitar desgarres en la documentacin.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningn otro material.
Distribucin de Estanteras.

La estantera no ir recostada sobre los muros y se debe dejar un

espacio mnimo de 20 cm., entre stos y la estantera.

El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un

mnimo de 70 cm., y un corredor central mnimo de 120 cm.
La estantera deber tener un sistema de identificacin visual de la
documentacin acorde con las Tablas de Retencin Documental.
Para unidades de conservacin como libros, legajos o carpetas se
recomienda el empleo de separadores metlicos con el fin de evitar el
deslizamiento y la deformacin de la documentacin almacenada.
Mobiliario para documentos en otros formatos.
Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas
fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre
otros o digital como disquetes, CD. Principalmente, se deben contemplar
sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o
estantes con diseos desarrollados acordes con las dimensiones y tipo
de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestticos
a que haya lugar.
Cajas o Contenedores
Las dimensiones de las cajas estn
General de la Nacin, as:

normalizadas por el Archivo

Archivo de Gestin: se utilizarn las cajas en cartn corrugado de

referencia X- (200)
Archivo Central: se utilizarn las cajas en cartn corrugado
referencia X- 200

de

Archivo Histrico: se utilizarn las cajas en cartn corrugado de

referencia X-300, (200)

Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren

sistemas distintos y eficientes de proteccin, acordes con las
caractersticas de tamao y funcin.
Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar cajas o
contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos,
legajos, libros o tomos encuadernados con el propsito de prolongar de
una manera considerable la conservacin de los mismos.
Los contenedores o cajas deben ser elaborados en cartn neutro y si no
se dispone de
stos, se aplicar al cartn un recubrimiento que
impida la acidificacin por contacto. Si usted no maneja documentos de
carcter histrico, puede utilizar cajas de archivo corrientes; pero en
ningn caso utilice las *recicladas*
El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de
almacenamiento deben
estar dimensionados de acuerdo con el
peso y tamao de la documentacin
a conservar. Para el ensamble
no se utilizar adhesivo o materiales metlicos.

La distancia libre entre la unidad de conservacin o caja y la bandeja

superior debe ser mnimo de 4 centmetros.
Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas
fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa, entre
otros y digitales como disquetes y CD, se tendr en cuenta lo siguiente:
Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobre individuales y
en cajas de PH neutro (7) y nunca emplear materiales plsticos.
Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y
contenedor elaborados en material estable y qumicamente inerte; cada
rollo estar en una unidad independiente debidamente identificada y
dispuesto en las respectivas estanteras diseadas acordes con el
formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su
preservacin.
Los diskettes y CD podrn contar con una unidad de conservacin
plstica en polipropileno u otro polmero qumicamente estable y que no
desprenda vapores cidos o contener molculas cidas retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservacin contendr solo un disquete o
CD.

Condiciones ambientales y tcnicas: Los edificios y locales destinados a

albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales
que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilacin,
contaminantes atmosfricos e iluminacin, as:
Condiciones Ambientales para Soporte en papel.
Temperatura de 15 a 20 grados C con una fluctuacin diaria de 4 grados.
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuacin diaria del 5%.
Estas condiciones son en resumen, un lugar muy fresco, seco y con muy
buena ventilacin.
Otros medios especiales tales como fotografas, microfilmes, grabaciones,
medios magnticos, medios digitales y otros, deben ser preservados en
forma muy especial, para lo cual se sugiere consulte la normatividad que al
respecto ha sacado el Archivo General de la Nacin.
Ventilacin.
El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de
una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las
condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber
permitir una adecuada ventilacin a travs de ellos.
Deber en lo posible contar con medios de filtracin del aire de ingreso
tanto de partculas slidas como de contaminantes atmosfricos. Los
niveles de stos guardan relacin con el sitio de emplazamiento de la
edificacin.
En palabras sencillas, debe haber una ventilacin tan buena que nunca se
acalore el archivo, que nunca se humedezca por falta de aire, que se ventile
adecuadamente, en forma permanente y que los corredores deben estar
orientados paralelamente a la direccin de la ventilacin para mejorar su
flujo.

Iluminacin y seguridad en depsitos.

-

Debe evitarse el uso de luz incandescente y preferirse la fluorescente, pero

tomando en cuenta que los balastros estn fuera del depsito.
Debe evitar la incidencia de la luz directa sobre documentacin y
contenedores.
Disponer de equipos para atencin de desastres como extintores de CO2,
Solfa clan o Multipropsito y extractores de agua de acuerdo con el
material a
conservar. Evitar el empleo de polvo qumico y de agua.
Las especificaciones tcnicas de los extintores y el nmero de unidades
deber estar acorde con las dimensiones del depsito y la capacidad de
almacenamiento.
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Proveer la sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los
diferentes
equipos para la atencin de desastres y las rutas de
evacuacin y rescate de las unidades documentales.

Mantenimiento.
-

Garantizar la limpieza y fumigacin de las instalaciones y estantera con un

producto que no incremente la humedad ambiental.
Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en
seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
El aseo debe ser una ocupacin diaria para detectar y corregir posibles
problemas con las cubiertas.

CAJAS PARA DOCUMENTOS DE GRAN FORMATO

Est formada por una tapa con bisagra de apertura a 15 cm. Del borde, lo que
permite facilitar la consulta y retiro de la documentacin.
Cajas de Archivo
Se utilizan para la transferencia documental del archivo de gestin al central,
empleadas por la entidad para la conservacin en el Archivo Central de los
archivos inactivos; se encuentran en el mercado de diferentes tamaos y
materiales dependiendo de los tipos documentales de cada dependencia, la
entidad dispondr de ellas segn un previo anlisis.

CAJAS PARA DOCUMENTO DE GRAN FORMATO

TAPA
BASE
DIMENSIONES
DIMENSIONES
DIMENSIONES
DIMENSIONES
INTERNAS
EXTERNAS
INTERNAS
EXTERNAS
Largo 88 cm.
Largo 88,5 cm.
Largo 87 cm.
Largo 88,5 cm.
Ancho 61 cm.
Ancho 62,5 cm.
Ancho 59 cm.
Ancho 60 cm.
Alto 8 cm.
Alto 8,5 cm.
Alto 8 cm.
Alto 8,5 cm.
CAJAS PARA DOCUMENTOS DE FORMATO MEDIANO
Est formada por una tapa con bisagra de apertura a 15 cm. Del borde, lo que
permite facilitar la consulta y retiro de la documentacin.
CAJAS PARA DOCUMENTOS DE FORMATO MEDIANO
TAPA
BASE
DIMENSIONES
DIMENSIONES
DIMENSIONES
INTERNAS
EXTERNAS
INTERNAS
Largo 60 cm
Largo 60,5 cm
Largo 57,5 cm
Ancho 44 cm
Ancho 44 cm
Ancho 41 cm
Alto 8 cm
Alto 8,5 cm
Alto 8 cm
4.21.1 CAJAS ARCHIVO CENTRAL
Posee una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaa para
facilitar su manipulacin.
CAJAS DE ARCHIVO CENTRAL
DIMENSIONES
DIMENSIONES
INTERNAS
EXTERNAS
Ancho 20 cm
Ancho 20 cm
Alto 25 cm
Alto 25,5 cm
Largo 39 cm
Largo 40 cm

En caso del formato no ajuste al formato de la documentacin el diseo de

estas cajas tambin se puede utilizar para el Archivo Histrico.
4.21.2 CAJAS ARCHIVO HISTRICO
Posee una apertura superior y dos aletas fuelle, con el fin de evitar que las
unidades contenidas en su interior como lo son las carpetas, legajos o libros se
deslicen.
CAJAS DE ARCHIVO HISTORICO
DIMENSIONES
DIMENSIONES
INTERNAS
EXTERNAS
Ancho 11,5 cm
Ancho 12,5 cm
Alto 25,5 cm
Alto 26,5 cm
Largo 42,5 cm
Largo 42,5 cm