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PROCESO GESTIN DE CONTRATACIN

PROCEDIMIENTO CONTRATACIN DIRECTA


CELEBRACIN DE CONTRATOS DE PRESTACIN
DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A
LA GESTIN, CONTRATOS Y/O
INTERADMINISTRATIVOS, CONVENIOS DE
COOPERACIN Y/O ASOCIACIN Y CARTAS
ACUERDO

Cdigo: GC-PD-02
Versin: 2.0
Fecha: Mayo 13 de 2014

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1. Objetivo: Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el cumplimiento de las funciones del Ministerio
del Trabajo, a travs de modalidad de contratacin directa.
2. Alcance: El procedimiento inicia con la identificacin de la necesidad y termina con la comunicacin de
la designacin del supervisor.
Este procedimiento aplica en Sede Central del Ministerio del Trabajo y en las Direcciones Territoriales
y Oficinas Especiales a nivel nacional.
nacional
3. Definiciones:
CDP:: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Certificacin de idoneidad:: Documento mediante el cual se da a conocer que el futuro contratista
tiene la idoneidad y experiencia para ejecutar el objeto contractual. Este certificado se genera como
producto de la verificacin de los documentos que acreditan la idoneidad y experiencia del contratista
y su comparacin con los
os requisitos exigidos en el estudio previo respecto al perfil requerido.
Contrato: Existen prestaciones
restaciones recprocas para las partes, ya que cada una asume una obligacin a
favor de la otra, que para una de ellas ser brindar un servicio, la transferencia de un bien, entre otros
y para la otra ser el pago del servicio prestado, implicando adems que existe un precio, como
elemento esencial del contrato.
Contrato de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin: Corresponden a
aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultora que se derivan del cumplimiento de
las funciones de la Entidad Estatal; as como los relacionados con actividades operativas, logsticas, o
asistenciales
Convenio interadministrativo:
interadministrativo No existen prestaciones recprocas para las partes, ya que ninguna de
ellas le brinda un servicio a la otra, puesto que lo que existe en el fondo, es la distribucin de
actividades entre las partes interesadas, cuyo propsito es el de desarrollar un objetivo
objeti comn;
pudiendo incluso existir convenios en los que los aportes puede ser:
a) En dinero
b) En dinero y en desarrollo de actividades
c) En desarrollo de actividades conjuntas
Aqu estn presentes dos entidades pblicas en desarrollo de relaciones interadministrativas cuyo
objeto es coordinar, cooperar, colaborar o distribuir competencias en la realizacin de funciones
administrativas de inters comn a las entidades.

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Contrato Interadministrativo:
administrativo: Es un negocio jurdico en el cual estn presentes dos entidades pblicas
en desarrollo de relaciones interadministrativas cuyo objeto es el logro de los fines estatales de alguna
de las partes. Por lo anterior, el objeto contractual y las obligaciones
bligaciones establecidas en el contrato
interadministrativo que se pretende suscribir, debe tener relacin directa con el objeto de la entidad
ejecutora.
Existen prestaciones recprocas pues cada una de las partes asume una obligacin a favor de la otra
que para una ser la prestacin de un servicio, la transferencia de un bien, etc. y para la otra ser el
pago de una remuneracin lo que adems implica que existe un precio como elemento esencial del
contrato.
Convenio de Asociacin: Son aquellos celebrados
celebrados con entidades privadas sin nimo de lucro y de
reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de inters pblico. "Se entiende
por reconocida idoneidad la experiencia con resultados satisfactorios que acreditan la capacidad tcnica
y administrativa de las entidades sin nimo de lucro para realizar el objeto del contrato. La entidad
facultada para celebrar el respectivo contrato deber evaluar dicha calidad por escrito debidamente
motivado"
Convenio de Cooperacin: Se
S celebran entre una entidad pblica con una persona jurdica particular o
pblica sin nimo de lucro de carcter internacional.
Carta Acuerdo: Es un documento mediante el cual la entidad pblica y el organismo internacional,
describen un acuerdo, en el que establecen un objetivo comn, una serie de compromisos que debe
asumir cada una de las partes, los aportes que respaldan la ejecucin del proyecto objeto de la
suscripcin de la carta acuerdo y los productos que las partes esperan obtener. Este documento, se
realiza con base en la minuta que para el efecto ya tiene definido el organismo internacional.
DT: Direccin Territorial.
Estudios y documentos previos: Son los documentos que sirven de soporte para la elaboracin del
contrato, de manera que se pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, as
como la asignacin de los riesgos que la entidad propone.
Expediente del Contrato. Es el conjunto de los documentos que forman parte integral del proceso de
contratacin que se est adelantando y que debe estar organizada y archivada en la respectiva carpeta,
de acuerdo con las normas de archivo vigentes.
GGC: Grupo de Gestin Contractual.

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Inexistencia de pluralidad de oferentes en el mercado:

Cuando no existiere ms de una persona inscrita en el RUP.


Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los
derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la Ley, su
proveedor exclusivo.

Plan Anual de Adquisiciones Es un instrumento


instrumento de planeacin contractual que las Entidades Estatales
deben diligenciar, publicar y actualizar en los trminos del presente decreto.
RP: Registro Presupuestal.
Urgencia manifiesta: Cuando
uando se presenten situaciones excepcionales relacionadas con calamidades,
desastres, hechos de fuerza mayor, guerra exterior o conmocin interior, emergencia econmica,
social o ecolgica o vinculada a la imperiosa necesidad de impedir la paralizacin
para
de un servicio
pblico y, como consecuencia, para prescindir del procedimiento de licitacin o concurso pblicos que
es el que ordinariamente rige cuando se trata de escoger al contratista, de manera que pueda hacerlo
directamente y de manera inmediata, aunque sin prescindir del cumplimiento del deber de seleccin
objetiva.
4. Generalidades del procedimiento:
procedimiento
La modalidad de contratacin directa se aplicar para los siguientes casos:

Urgencia manifiesta
Contratos interadministrativos, excepto el de seguros.
seguros El Ministerio podr celebrar directamente
contratos interadministrativos con cualquiera de las entidades sealadas en el artculo 2 de la Ley 80
de 1993, siempre que las obligaciones contractuales a realizar tengan relacin directa con el objeto de
la entidad ejecutora.
Convenios interadministrativos.
interadministrativos
Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas
Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
mercado
Prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la ejecucin
ejecuc de trabajos artsticos
que slo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.
Contratacin con organismos internacionales
Arrendamientos y Adquisicin
dquisicin de inmuebles
inmuebles.
Contratacin de emprstitos
emprstitos: Son aquellos contratos mediante los cuales una entidad u organismo
estatal, recibe en calidad de prstamo unos recursos en moneda legal o extranjera, con plazo para su
pago.

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De las restricciones a la contratacin directa en periodo electoral


De conformidad con lo establecido en la Ley 996 de 2005, todas las entidades del Estado no podrn hacer
uso de la modalidad de seleccin de contratacin directa dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las
elecciones presidenciales y hasta la realizacin de la eleccin en la segunda vuelta, si fuere el caso, queda
prohibida la contratacin directa por parte de todos los entes del Estado.
Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crdito pblico, los
requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres,
desastres, as como tambin los utilizados
para la reconstruccin de vas, puentes, carreteras, infraestructura energtica y de comunicaciones, en
caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, de sastres naturales o casos de fuerza
mayor, y los
os que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias. Adicionalmente se exceptan
aquellos gastos inaplazables e imprescindibles que afecten el normal funcionamiento de la administracin.
Para las dems elecciones distintas a las presidenciales, incluidas las elecciones atpicas, las entidades
territoriales, adicional a las dems prohibiciones establecidas en el pargrafo del artculo 38 de la Ley 996
de 2005, no podrn celebrar contratos o convenios interadministrativos cuando ejecuten recursos pblicos,
dentro de los cuatro (4) meses anteriores a tales elecciones.
Las prrrogas, modificaciones o adicio
adiciones
nes de los contratos suscritos antes de la entrada en vigencia de las
prohibiciones anotadas, as como la cesin de los mismos, podrn tener lugar dentro de los cuatro (4)
meses anteriores a las elecciones, sin que ello haga nugatoria la restriccin de la contratacin directa y
siempre que cumplan las reglas aplicables a la materia, dentro del principio de planeacin, transparencia y
responsabilidad.
Este procedimiento se rige por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y dems decretos reglamentarios.

5. Descripcin de las actividades:


actividades
Nro.
1.

Actividad

Responsable

Identifica la necesidad del bien o servicio a adquirir de Responsable


acuerdo con lo estipulado en el P
Plan Anual de dependencia
Adquisiciones de la Entidad
Entidad.
solicitante
Para el caso de los contratos y convenios
interadministrativos,, convenios de asociacin y/o
cooperacin y cartas acuerdo,
acuerdo se requiere establecer el
proyecto de inversin a desarrollar, la necesidad y como

Registro
/documento

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2.

3.

satisfacerla:
- Identificar la entidad pblica o el organismo
internacional o una entidad
en
privada sin nimo de
lucro,, que tenga la capacidad e idoneidad para la
correcta ejecucin del proyecto
proyecto.
- Solicitar al organismo internacional o a la entidad
estatal o una entidad privada sin nimo de lucro
lucro,
una propuesta de ejecucin del proyecto.
- Establecer
ablecer la legislacin que regir la ejecucin
del contrato, convenio o carta acuerdo, teniendo
como base la naturaleza de las partes y el
porcentaje de los aportes.
- Establecer un obje
objetivo comn, distribucin y
cuantificacin de actividades, las cuales deben
ser tangibles y encaminadas a la obtencin de
los productos del contrato; esto en el evento que
los aportes se encuentren representados en
especie.
- Definir Cronograma,
Cronograma Plan de Trabajo y Costos
del Proyecto (indicando el estudio que arrojo el
valor correspondiente).
correspondiente)
Determina si el bien o servicio a adquirir se encuentra
incluido en el PAA,, salvo en caso de tratarse de Urgencia
Manifiesta.
Elabora estudios previos para la realizacin de la
solicitud.

Responsable
dependencia
solicitante
Responsable
dependencia
solicitante

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Formato que para el


efecto se determine

Los estudios previos se elaboran diligenciando el formato


que para el efecto se determine. Formato Estudios
Previos para Contratacin Directa aplicable a esta
modalidad de contratacin.

4.

Solicita la expedicin del CDP.

5.

Si el contrato corresponde a una Prestacin de Servicios


Profesionales y de apoyo a la gestin, o para la

Responsable
dependencia
solicitante

Solicitud
Expedicin
Certificado
Disponibilidad
Presupuestal

de
de
de

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ejecucin de trabajos artsticos que slo pueden


encomendarse a determinadas personas naturales, va a
actividad 6 porque requiere la certificacin de
inexistencia o insuficiencia de personal; en caso contrario
actividad 7.
6.

Genera la certificacin de inexistencia o insuficiencia de


personal en la planta de la entidad,
entidad y certificacin de
idoneidad y experiencia, de conformidad con el artculo 1
del Decreto
ecreto 2209 de 1998.
1998
La certificacin de insuficiencia de personal la firma la
Secretaria General y la Subdireccin de Gestin del
Talento Humano.

Secretaria
General /
Subdireccin de
Gestin del
Talento
Humano.

La certificacin de inexistencia de personal la firma la


Subdireccin de Gestin del Talento Humano.
Cuando se trata de contratacin de servicios altamente
calificados, se debe generar la certificacin ordenada en
el pargrafo 3, artculo 1 del Decreto 2785 de 2011, que
debe ser firmada por el Jefe de la Entidad.
En los convenios de asociacin, de cooperacin,
contratos y convenios interadministrativos no se requiere
la certificacin de que trata el artculo 1 del Decreto 2209
de 1998.

7.

Recibe el CDP y/o la certificacin de inexistencia o Responsable


insuficiencia de personal.
dependencia
solicitante
La certificacin de inexistencia o insuficiencia de
personal slo aplica para Prestacin de servicios
profesionales y de apoyo a la gestin, o para la ejecucin
de trabajos artsticos que slo pueden encomendarse a
determinadas personas naturales.
En el caso de que se presente alguna objecin a alguna
de estas certificaciones, se debern resolver hasta lograr

Certificacin
inexistencia o
insuficiencia de
personal
Certificacin
de
servicios altamente
calificados suscrita
por el Ministro.

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la expedicin de las mismas para continuar con el


procedimiento.

8.

Cuando el contrato cubra presupuesto de vigencias


futuras, la elaboracin del cont
contrato se soporta en la
autorizacin de la vigencia futura y en el CDP del
presupuesto que se cubrir en la vigencia actual. Una
vez se abra el presupuesto de la nueva vigencia, se
deber solicitar el CDP correspondiente.
Solicita los siguientes documentos a la entidad pblica u Responsable
organismo internacional con el que se ejecutar el objeto dependencia
contractual.
solicitante
1. Propuesta de trabajo y anexo tcnico para la
ejecucin del objeto contractual.
2. Documentos soporte que acrediten la capacidad
del representante legal o director de pas, para
suscribir el contrato o convenio.
3. Rut (Registro nico Tributario)
4. Certificado de antecedentes disciplinarios
expedido por la Procuradura General de la
Nacin,, de la persona jurdica y de su
representante
entante legal.
5. Certificado de antecedentes fiscales expedido
por la Contralora
ralora General de la Repblica, de la
persona jurdica y de su representante legal.
6. Certificacin bancaria, cuenta de ahorro o
corriente (para efectos de realizar los pagos y/o
desembolsos).
7. Diligenciamiento de los siguientes formatos:
formatos
Documento de tica y Compromiso del
Contratista (para la entidad estatal)
Formato de Liquidacin y Pago (para
organismo internacional u entidad
estatal)

9.

Realiza la solicitud de contratacin al grupo de Gestin Director o Jefe o Memorando


Contractual.
Coordinadores
del
rea
solicitante.

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10.

11.

12.

13.

14

Recibe la solicitud de contratacin con todos los


documentos requeridos, e incluye lista de chequeo de
documentos.
Recibe la solicitud de contratacin con todos los
documentos requeridos, e incluye lista de chequeo de
documentos.
Asigna al abogado responsable para que revise los
documentos y determine el cumplimiento de los
requisitos jurdicos y que los documentos estn
completos para iniciar el proceso.
Revisa la carpeta con la solicitud de contratacin a fin de
garantizar que se encuentren los documentos
requeridos: Se verifica contra la lista de chequeo.
En caso de que la carpeta no incluya todos los
documentos requeridos y se requieran ajustes a los
estudios y documentos previos se devuelve al rea
solicitante, ir a actividad 3.
Se requiere acto administrativo de justificacin de la
contratacin Directa? Ir a la actividad 15, en caso
contrario ir a la actividad 16.
1

15.

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Secretaria
Grupo Gestin
Contractual.
Secretaria
Lista de Chequeo.
Grupo Gestin
Contractual.
Coordinador de
Grupo Gestin
Contractual
Profesional
Documento
de
asignado
del observaciones
GGC.
dirigido al rea
solicitante.

Se requiere acto administrativo para:


-

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Contratacin de Bienes y Servicios en el Sector


Defensa, la Direccin Nacional de Inteligencia y
la Unidad Nacional de Proteccin que necesiten
reserva para su adquisicin.
Contratacin para el desarrollo de actividades
cientficas y tecnolgicas.
tecnolgicas
Contratacin
acin directa cuando no exista pluralidad
de oferentes.
Adquisicin de bienes inmuebles.
Arrendamiento de bienes inmuebles.

En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo


que la declara, har las veces del acto a que se refiere el
presente artculo.
Elabora el acto administrativo de justificacin de la Gestin
modalidad de contratacin directa.
Contractual
Abogado

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El acto administrativo incluye:


Responsable.
El sealamiento de la causal que se invoca.
La determinacin del objeto a contratar.
El presupuesto para la contratacin y las condiciones
que se exigirn a los proponentes si las hubiera, o al
contratista.
La indicacin del lugar en donde se podrn consultar
los estudios y documentos previos, salvo en caso de
contratacin por urgencia ma
manifiesta.
16

17

18.

19.

20.

Revisa el completo de requisitos de Ley y determina si


por el valor total del contrato o convenio, se debe
convocar a los miembros del Comit Asesor de
Contratacin,, para que se discuta y se tomen a su
interior, las recomendaciones respectivas. El criterio para
que una solicitud de contratacin se someta a
consideracin del Comit, es que su valor total supere
los 1.000 SMLMV
Aprobada la celebracin del contrato o convenio, por
parte de Comit Asesor de Contratacin, se ajustan los
estudios y documentos previos por parte de la
dependencia solicitante,, si es del caso, y se realiza o
revisa por parte del Grupo Gestin Contractual la minuta
respectiva, teniendo en cuenta las recomendaciones
impartidas por el Comit.
Consolida informacin y organiza
or
expediente del
contrato.
Revisa la minuta del contrato y documentos soporte,
colocando Vo. Bo. en la minuta del contrato y enva
expediente de la contratacin, as como la minuta del
contrato a la Subdireccin Administrativa y Financiera. Si
se presentan observaciones a la misma, se ejecuta
nuevamente la actividad 112.
Revisa minuta del contrato y documentos soporte,
colocando Vo. Bo. en la minuta del contrato y la enva
junto con el expediente,
expediente al Asesor de la Secretara
General. Si se presentan observaciones a la misma, se
ejecuta nuevamente la actividad 112.
Revisa minuta del contrato y documentos soporte,

Abogado
asignado
del
Grupo Gestin
Contractual

Se convoca a
Correo Electrnico
o
mediante
memorando
enviado por el
Coordinador
del
Grupo de Gestin
Contractual.
Dependencia
Estudios y
solicitante/Abog
Abog documentos
ado asignado previos/Minuta del
GGC
contrato

Coordinador (a) Minuta del contrato


de Contratos
y expediente

Subdirector (a) Minuta del contrato


Administrativa y y expediente
Financiera

Asesor (a) de Minuta del contrato

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21.

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colocando Vo. Bo. en la minuta del contrato. Si se


presentan observaciones a la misma, se ejecuta
nuevamente la actividad 12.,
1 en caso contrario, enva al
ordenador del gasto para su revisin y firma
firma.
Revisa y firma
irma el contrato y/o de la modificacin.

Secretara
General
y
Secretara
General/ DT
Ordenador del Contrato
Gasto
En la Sede Central del Ministerio, todos los contratos de (Secretara
esta modalidad independiente del tipo, deben ser General/Ministro
firmados por la Secretaria General
o dada la /Director
especialidad de los mismos, por el seor Ministro.
Territorial)
Los Directores Territoriales firmarn aquellos sobre los
cuales hayan recibido la delegacin y autorizacin
explcita respectiva.

22.
23.

24.

25.

26.

27.

Enva la carpeta soporte de la contratacin y contrato Secretara


firmado al Grupo de Gestin Con
Contractual
General
Solicita al contratista para la firma del contrato.
Abogado
asignado Grupo
de
Gestin
Contractual
Firma del contrato por parte del contratista.
contratista
Contratista
o
Representante
Legal del
Realiza la numeracin y/o
y asignacin de fecha al Secretaria
contrato.
Grupo
Gestin
Los contratos se enumeran de manera secuencial Contractual
ascendente independiente de su mo
modalidad y por
perodos anuales, lo incluye en la base de datos vigente.
En cada Direccin Territorial tambin
ta
se lleva un
consecutivo de numeracin.
Solicita el Registro Presupuestal (Si aplica)
Secretaria
Grupo
Gestin
Contractual
Solicita al contratista las garantas respectivas.
Abogado
asignado

Contrato

Contrato
Documento de tica
pblica y privada
(Si aplica)
Contrato
con
de nmero y fecha.

Registro
de Presupuestal

Pliza solicitada

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El tipo y cubrimiento de las garantas depende de la


naturaleza del proceso y su complejidad.

28.

29.

30.

No se solicitan garantas para contratos y convenios


interadministrativos,, y para convenios de asociacin y
cooperacin, salvo cuando la
las partes as lo consideren
necesario.
Recibe, revisa y aprueba la (s) garanta(s) solicitadas.
Abogado
asignado /
Revisa
evisa la garanta recibida a fin de verificar que la Coordinador
informacin all contenida se ajuste a lo solicitado en el GGC
contrato. En particular se revisa:

Acta de Aprobacin

Si se cumplen los requisitos, se procede a aprobar la


pliza,, mediante acta de aprobacin, suscrita por el (la)
Coordinador (a) del Grupo Gestin Contractual y por el
Abogado que lleva a cabo el proceso y/o a quien se le
designe.
Comunica al contratista y al supervisor del contrato, el Abogado
cumplimento en cuanto a los requisitos para la ejecucin asignado
/
del contrato y designacin de supervisin.
Coordinador
Grupo
de
Gestin
Contractual
Publica el contrato y/o la modificacin del contrato.
Funcionario
/
Contratista GGC
Se publica el contrato en el Sistema Electrnico de
Contratacin Pblica, SECOP
SECOP.

Comunicacin
Externa (contratista)
y
Comunicacin
Interna (supervisor
del contrato)
Publicacin
sitios web

en

6. Requerimientos Tcnicos del Procedimiento (puntos de control)


Actividad 11. Se revisa que la solicitud de contratacin contenga los documentos establecidos en la
lista de chequeo que para el efecto ha definido el Grupo Gestin Contractual.
Actividad 13. Se revisa la carpeta con la solicitud de contratacin a fin de garantizar que se encuentren
los documentos requeridos segn la lista de chequeo.
Actividad 28. Se revisa que la garanta nica del contrato, se encuentre suscrita en los trminos del
mismo, en particular se revisa:

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Informacin de la aseguradora que expide la garanta
Datos del contratista
Datos del contratante
Datos del contrato
Fechas de cobertura
Porcentajes de la cobertura.
Firmas
7. Anexos: N/A.

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