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SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA

)

INDICE

1.

INTRODUCCIÓN

2.

PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

3.

TÉCNICAS DE INSTRUMENTOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS

4.

FORMAS E INFORMES

6.

DISEÑO CONCEPTUAL DE UN SIA

7.

TENDENCIAS FUTURAS

8.

HACIA LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

9.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

10.

PLANEACION Y DESARROLLO

11.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN

12.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

13.

IDEAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

14.

PROCESOS

15.

IMPLEMENTACIÓN

16.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN TÍPICOS

17.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

18.

CONCLUSIÓN

INTRODUCCIÓN

1
Lic. ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA)

1.

Definición de un Sistema de Información:

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de
apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturalezas diversas y
normalmente incluyen:

El equipo computacional, (Hardware)

El recurso humano que interactúa con el sistema de información.

Los datos, o información fuente, que son introducidos al sistema.

Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, (Software)

2.

Actividades Básicas de un Sistema de Información:
1. Entradas de información. Que es proceso mediante el cual el Sistema de

Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser
manuales o automáticas.
2. Almacenamiento de Información. A través de esta propiedad el sistema puede
reconocer la información guardada en la sesión o proceso anterior.
3. Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información para
efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones prestablecida. Estas características
de los sistemas permiten la transformación de datos fuentes en información que puede ser utilizada
para la toma de decisiones.
4. Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información
para sacar la información procesada o bien datos de entrada, al exterior.
3.

El Administrador y los Modernos Sistemas de Información:

Los modernos sistemas de información están cambiando la forma en que operan las
organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los
procesos operativos de las empresas, proporcionan información de apoyo al proceso de toma de
decisiones y, lo que es más importante, facilitan el logro de ventajas competitivas a través de su
implementación en las empresas.

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Lic. ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA)

Tipos y Usos de los Sistemas de Información

4.

Sistemas Transaccionales Automatización de Procesos Operativos: Ahorro de Tiempo y de
Recursos Humanos.

Sistemas de Apoyo a las Decisiones: Proporcionan información que sirve de apoyo al
proceso de toma de decisiones.

Sistemas Estratégicos: Para lograr ventajas competitivas a través de su implementación y
uso.

PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño
eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que
debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente
entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro.
Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es
bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las
organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo
sus propias actividades.
El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo. Existen 2 enfoques para
incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo:
a.

Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que
satisface las necesidades resultantes.

b.

Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva
más amplia, una planeación y mercadotecnia más eficaces del producto y una mejor
utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la
estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.

5.

Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA.

3
Lic. ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh.

Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: La creación de barreras de la comunicación entre sistemas. Héctor Camacho Abanto Mrh. Este método revela la necesidad de una planeación general. 10. 11. 9. 6. . ADM. 7. Necesidad de la Planeación de Sistemas El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades. 4 Lic. el control de inventarios y la introducción incontrolada de computadoras personales. personal e instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su conjunto. en los futuros SIA. 3. Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes 8. Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos. Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA. ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas. beneficios. Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA. Estudiar el sistema de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén 2. 4.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que 1. equipo. será elaborado. Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Establecer los objetivos estratégicos del SIA. Estudiar la posición estratégica de la compañía. Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido. Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que se requieren. 6. el pronóstico de ventas. 5. con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la organización. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: la automatización de nómina y de las funciones administrativas. Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor urgencia.

del alcance que tienen los sistemas computacionales y de su información. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares. más caras resultarán las revisiones que se necesitarán para unificar y estandarizar el modo de aplicar el método al diseño de sistemas integrados. Cuanto más tiempo se posponga un plan maestro. los recursos y el dinero. ● Sentar las bases para controlar los proyectos del SIA. Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta. 5 Lic. pero sin facilitar la interconexión entre ellos. ● Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de información. Ni tampoco han comprendido la inversión que esto representa. Existen algunas razones fundamentales para planear los Sistemas de Información: ● Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes estratégicos a corto plazo. ● Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas. Los objetivos de los sistemas de información han de ser incorporados a los planes de la compañía para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presión de las operaciones. ● Equilibrar los costos y beneficios del SIA. En los últimos años las empresas han advertido la necesidad de lograr una integración realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Información Administrativa. Héctor Camacho Abanto Mrh. en las primeras etapas de desarrollo de sistemas. ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la empresa. Es por lo tanto evidente que para lograr esta integración es necesario definir las políticas de la empresa sobre la información y preparar planes estratégicos y a corto plazo. . El costo del tiempo. al incluir los planes del sistema de información administrativa en los estratégicos y a corto plazo. ● Concentrarse en los objetivos del SIA. ● Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema de información administrativa.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información referente al personal. la gerencia hará de definir los objetivos de los sistemas futuros de información. ADM. con los cuales se evita una resistencia al cambio. Más aun.

● Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en términos del potencial de ganancia. El costo de diseñar e instalar un sistema de información puede ser muy costoso. Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son: ● Que el SIA. La planeación exige buscar y seleccionar. Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas son: ● Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicación en las líneas organizacionales. Por consiguiente. La planeación de los objetivos técnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control. ADM. Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos. los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de sistemas. ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien detallados y se conozcan bien. Héctor Camacho Abanto Mrh. Objetivos de la planeación de SIA. generales. 6 Lic. 7. . sin importar si se invierte mucho o poco en la instalación del sistema. La planeación puede ser útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. Y con ello se asegura mejor que será introducido conforme vaya necesitándose. forme parte del plan estratégico de la compañía ● Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Al planear la instalación del SIA. entre diversas alternativas. ínter organizacionales y que abarquen toda la empresa. ● Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso instalar. ● Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información congruentes. precedencia natural y probabilidad de éxito. la gerencia debe asignar de antemano los recursos. operar y darles mantenimiento. ● Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas. ● Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes. son indispensables su planeación y control. ● Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.

● Evaluar las metas y estrategias. Bajo la presión del tiempo en situaciones reales. .SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) TÉCNICAS DE INSTRUMENTOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS Búsqueda de la Información 8. ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas. ● Gerencia de primera línea y sistemas de operación. No consiste simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. La búsqueda de información constituye un proceso complejo. ● La industria ● La compañía y la alta gerencia. ● Al inicio de un proyecto. el analista reunirá los datos en los siguientes niveles: ● Ambiente de la industria y de la compañía. Cuanto más sepa un analista acerca de la compañía u otra institución. a menudo debe trabajar sin una investigación exhaustiva. más eficiente será en su trabajo con los sistemas. Héctor Camacho Abanto Mrh. Tratándose de proyectos pequeños. 7 Lic. ● Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compañía. Por el contrario. ● Cómo se está haciendo. En la mayor parte de los sistemas. Bajo esos encabezados buscamos información que les ayude a: ● Descubrir las oportunidades de la compañía en el mercado. consiste en aplicar varias técnicas. ADM. ● Quién lo está haciendo. decisiones tácticas y decisiones de implantación. el analista tratará de averiguar: ● Qué se está haciendo ● Por qué se está haciendo. ● La gerencia media. el analista se centrará exclusivamente en los niveles inferiores de la compañía. Los gerentes toman decisiones estratégicas.

Elaboración de técnicas de entrevista El diseñador del sistema de información administrativa (SIA) entrevistará a los gerentes y a otras personas de rango más alto que el suyo en la organización. finanzas y otros sistemas dentro de la compañía. ● Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus necesidades de información. los problemas que advierten y las decisiones que toman. He aquí los métodos. Una adecuada preparación de tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y habilidad. ● Buscar la documentación referente al actual sistema de información administrativa. métodos de medición y técnicas de control sobre actividades a largo plazo y operacionales.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) ● Desarrollar los sistemas de mercadotecnia. ● Lograr mayor eficacia (consecución de metas) y eficiencia (disminución de costos). ● Determinar mediante muestreo estadístico el número de transacciones diarias de cada tipo que interviene en el sistema de información administrativa. 8 Lic. ● Buscar organigramas. ● Fijar normas de funcionamiento. . misiones de la organización. Los métodos de búsqueda de datos aportan información sólo en uno o en varios niveles. Héctor Camacho Abanto Mrh. los cuales estén relacionados con el sistema total de operaciones. Métodos de búsqueda de datos 9. Los cuestionarios pueden presentar una estructura poco rígida. ADM. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad. ● Realizar un análisis en la estación de trabajo. 10. ● Examinar los planes de la distribución física de oficinas y plantas. ● Prevenir desastres. ● Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organización relacionada con el proyecto en cuestión. producción.

El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar sus ideas. ● Realizar la entrevista para aprender. 9 Lic. tiene que ahorrarles el mayor tiempo posible. el analista tratará de aprender lo más posible sobre la actividad del gerente. Y esto requiere una cuidadosa preparación antes de entrevista. ADM. Deberá imaginar mentalmente la posición del gerente para saber cuál será la reacción de éste ante la entrevista. 2. No debe dar la apariencia de un experto. lo cual significa que permitirá el entrevistado hablar con absoluta libertad. Son indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en cuya solución puede colaborar mediante el sistema de información administrativa. Aprobación El analista necesita la aprobación de un gerente para entrevistar a los subordinados de éste o buscar información aplicando técnicas. . Aprovechará al máximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Si quiere recibir la información deseada y ser objeto de consideración. Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos con recelo y desconfianza. Héctor Camacho Abanto Mrh. pues puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificulta al analista penetrar más a fondo en los problemas. El entrevistador deberá establecer un programa global de entrevistas y luego manipularlas para cumplir con los honorarios de los gerentes. En la entrevista inicial. Venta de un servicio. 3. ● Tener y mostrar interés por lo que dice el entrevistado. 1. el analista de sistemas debe ganarse la confianza del entrevistado. ● No tomar apuntes. durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su aprobación antes de presentar la propuesta del proyecto. ● Escuchar. 4. Primero. Realización de la entrevista. Programa. El Analista de Sistemas procurará: ● Encontrar un lugar donde no haya distracciones.

Título y la descripción del puesto. Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el número de estaciones de trabajo. Pero nunca finalizará de modo abrupto. frecuencia. 10. 8. formato. 5. Héctor Camacho Abanto Mrh.) y las salidas de la estación de trabajo se tabulan para analizarlas. teléfonos especiales. Una lista completa de responsabilidades. Una buena descripción contiene tres elementos: 1. Ese estudio revelará el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones. Un resumen de objetivos y funciones. Las entradas y salidas de todas las formas (documentos. Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirán las interacciones entre las estaciones son una importante consideración en la distribución de las oficinas. máquinas de escribir. etc. Conviene examinar el contenido. fuente y control de todo esto. evaluar el control. Entradas y salidas. 6. Medición del trabajo. relaciones verbales. Ese tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la eficiencia. 10 Lic. Este análisis es un método que sirve para descubrir problemas.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) ● Terminar la entrevista en cuanto el sujeto externa signos de fatiga o inquietud. video. Estudiar los objetivos actuales del puesto. medir la salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los "nodos" del sistema de información. ADM. terminales de video. El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por computadoras personales. 2. archivos tubulares. Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo. Análisis en la estación de trabajo. Equipo utilizado. puede servirse del análisis de métodos y de un estudio de medición del trabajo. El título del puesto y la relación jerárquica. máquinas reproductoras y estampadoras. Cada puesto tener un título y una descripción. 7. 3. . 9.

El concepto de sistemas de información implica una comunicación por medio de formas e informes formales. flujo lógico. Por muchas transacciones que una computadora efectúe cada minuto. Las formas han constituido la base del registro y transmisión de la información en las empresas desde hace tanto tiempo que es difícil imaginar una compañía que sea dirigida sin ellas. No hay estandarización en los diagramas de flujo porque los profesionales han construido los suyos en una forma particular que corresponda a sus exigencias. Más aún. flujo de materiales. la documentación del diseño de sistemas. 11 Lic. constituyen la interfaz entre la computadora y el hombre. el formato y el contenido son críticos en dichos sistemas. 2. lo mismos que entre las personas. Diagramas de flujo Los diagramas de flujo son diagramas que constan de símbolos pictóricos conectados por segmentos de líneas que muestran la secuencia de actividades. los métodos de almacenamiento. Tipos de diagramas de flujo. la formulación y análisis del problema. 1. 12. Objetivos de las formas: Uno de los objetivos más importantes de la forma consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. . la definición del problema. la solución del problema 4.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) 11. flujo de datos / información o flujo de autoridad en las organizaciones. Héctor Camacho Abanto Mrh. Por una parte. hacen posibles las operaciones de las empresas modernas. ADM. Los diagramas de flujo son útiles para él porque le ayudan en 1. 3. En un sistema de información administrativa computarizado. unos y otros sirven como entradas y salidas de los sistemas. operaciones. el sistema no estará produciendo información si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida está desorganizada. flujo de materiales. La selección del medio. FORMAS E INFORMES Toda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas. Si los datos no se anotan en ese momento.

su lectura y su verificación. La relación entre un procedimiento particular de un sistema y los procesos de comunicación que se sirven de formas es tal que ambas cosas resultan inseparables. Héctor Camacho Abanto Mrh. El diseño de ellas y de los sistemas deberá ser un proceso integrado. las formas han de guardar relación con el diseño de los sistemas de información y con las operaciones. La finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos tres casos tienen sin duda un efecto importante sobre el diseño. En resumen. ● La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes. 13. La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción. Necesidades de la administración de formas: La elaboración de formas es parte del diseño y mantenimiento de sistemas. El uso de su información constante posiciona los datos. Las formas como parte integral del diseño de sistemas. La responsabilidad de esa actividad ha de recaer en un individuo o grupo. Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseñados como una unidad integral. Las formas pueden ser diseñadas como entradas para un sistema particular de información. identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un círculo. Otros objetivos son ● Lograr el control de las operaciones. 14.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) su recaptura posterior costará mucho más y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes. . Políticas y procedimientos: Una vez delimitada la responsabilidad del puesto. Establecimiento de un programa de administración de formas. habrá que preparar políticas (para el manual) que 12 Lic. el gerente de sistemas estará alerta ante la posible "proliferación de formas" en su compañía. Aun cuando haya sido delimitada claramente la responsabilidad. ADM. como salidas de él o como registros intermedios que permanecen dentro de él. procesamiento y análisis de datos mediante: ● La organización de los datos. ● Facilitar el flujo.

el dinero y el almacenamiento quedarán inmovilizados largo tiempo. Héctor Camacho Abanto Mrh. El archivo numérico se basa en el número de identificación que se asigna a cada forma. Estos archivos son de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. el costo de ordenar diariamente cantidades pequeñas será excesivo y se requerirá mucho tiempo de espera. ● Preparar la información: El análisis de la preparación del material se propone encontrar el modo más fácil y económico de recabar datos. Análisis de formas: 17. . su emisión y conservación. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el archivo numérico. El análisis de formas abarca el diseño de formas y su control. un menor o mayor número de ellos. No es sensato ordenar una dotación de formas para diez años ni pedir diariamente nuevas cantidades de cada una. Para ello se requiere estudiar el sistema 13 Lic. En relación con esto. así como respecto al mantenimiento de archivos de formas. En el primer caso. Y otra cosa igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y habrá necesidad de destruirlas. Ese número puede asignarse en secuencia según el orden en que lleguen las formas al control. su obtención e inventario. el procedimiento con que se inicia o revisa una forma también se preparará y se distribuirá entre todos los gerentes. ADM. En el segundo caso. departamentos o funciones en algunos casos se requiere además un archivo clasificado por medios. Archivos y clasificaciones de formas: 16. Los únicos datos referentes a la forma serán los que resulten absolutamente necesarios. otra para el archivo de títulos de formas y otro para un archivo de temas. El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo documento impreso y de todo formato estándar que se despliegue en el equipo periférico de la computadora. Control del inventario de formas: 15. Tiene cuatro objetivos: ● Determinar la necesidad de información: Las formas en uso han de ser analizadas para precisar si son apropiados datos diferentes. También es posible establecer políticas respecto a temas como la numeración y clasificación de formas.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) definan claramente esta tarea.

Los informes son transmitidos a los gerentes y a los no gerentes y nos y otros hacen uso de ellos. ● Quien llena la forma y quién la utiliza ● Cuántas unidades de la forma se requieren al año. como “microfilm” o cintas de computadora. los informes en los sistemas de información son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación. para guardarlas? ¿Cuál es la condición de los datos almacenados? Diseño de Formas: 18. . implantación. a partir de las formas preparadas con otros fines. La información se presentará en una forma que sea fácil de entender y oportuna para el que toma las decisiones. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las transacciones. Es decir. ● Presentar la información: Los datos se convierten en información cuando alguien se sirve de ellos para tomar decisiones o medidas. ¿Qué formas se conservan? ¿Cuánto tiempo ha sido conservada cada una? ¿Han sido transformadas en otros medios de comunicación. primero hay que investigar: ● La función de una forma ● Cuándo se empleará la forma ● Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transacción. Los contadores expertos en el diseño serán de gran ayuda a quien lo realiza. Con el análisis de formas se ha probado la necesidad de contar con datos específicos en los sistemas contables y de información administrativa. 14 Lic. o en ciertos casos. ● Naturaleza de los Informes en los Sistemas de Información Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del café hasta los informes certificados de auditores que recibe el presidente de la compañía. Consideraciones generales en el diseño de formas. ADM. Se comprenden los puntos centrales que deben ser tenidos en consideración al diseñar una forma.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) entero de operación e información. transmisión y almacenamiento. ● Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros también es parte del análisis de formas. El análisis culmina en el diseño o rediseño de formas. control y problemas de decisión. Héctor Camacho Abanto Mrh. Puesto que éstos son sistemas formales. por lo tanto el estudio se hará para los sistemas de información.

Así. como los encabezados de columna y un listado de los códigos contables en la columna de la izquierda. el informe de un supervisor sobre un accidente o un informe de quejas contienen abundante información fija. También el informe del costo mensual comparado con el presupuesto incluye información fija. ADM. La tabla de contenidos tiende a ser estandarizada.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Por lo tanto todas las formas son informes. Cuanto más información de ese tipo contenga. se trata más bien del resultado confuso de adiciones y supresiones. Lo que hace falta es un enfoque de sistemas en la estructuración de los informes. y los encabezados del informe también pueden estarlo. . no basta una sola orientación en el análisis. Héctor Camacho Abanto Mrh. Los informes especiales. mas pronto se preparara y más rápidamente será leído por el usuario. los retrasos. tienen pocas características de las formas o ninguna de ellas. 2. 15 Lic. los informes se preparan en formas mucho más obvias. tampoco tiene en cuenta la multitud de listas de distribución. En muchos casos. Un ejemplo de ellos es el informe de mercado preparado por petición del gerente. los cuales no suelen ser periódicos. En el enfoque de sistemas aplicados a la estructuración de los informes. Incluso las que se emplean en le nivel mas bajo de operaciones contienes datos. Pero no todos los informes son formas. Y es precisamente esta característica de información fija la que hace la mayor parte de los informes sean formas. pueden ser generados de manera irregular (los que se refieren a accidentes) o pueden ser especiales (en respuesta a una pregunta particular) Para el diseñador del sistema de información administrativa. Este método no toma en cuenta deficiencias como una excesiva diversidad. La semejanza entre unos y otros estriba en el formato y los encabezados estandarizados de muchos informes. que se transforman en información cuando las recibe el usuario. ESTRUCTURACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMES PARA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en realidad sistemas. frecuencia y redundancia de los contenidos de los informes. Por el contrario. es preciso analizar muchas necesidades antes de poder sintetizar el sistema. no es una cuestión trivial la cantidad de información fija que debe asignarse a un informe. Así pues los informes pueden ser periódicos con ciclos variables. la resistencia a anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el hecho de reconocer los que se necesitan.

1. se requiere de conceptos de diseño que son los siguientes: 1. 16 Lic. . el estado actual. El avance de éste se describe señalando el objetivo del proyecto. Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. El análisis de las obligaciones de un puesto. Estructuras de Informes Debe establecerse una estructura de informes que satisfaga las necesidades del sistema. ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh. Necesidades de información para administrar subsistemas organizacionales: La organización puede verse desde cinco perspectivas distintas. abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En cada una la vemos compuesta de una serie de sistemas. Son periódicos. 2. 2. Esas cinco perspectivas (o dimensiones) de la empresa son: ● Unidades estratégicas de negocios ● Fases ● Centros de costos ● Sistemas de recursos y ● Sistema de la zona geográfica En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una persona. 2. deben relacionar el desempeño. Necesidades de información de los gerentes: La creación de una estructura de los informes deberá comenzar con la investigación de las exigencias de información por parte de los gerentes. En lo fundamental. los problemas presentes y la evaluación del avance. costos y tiempo con los planes y presupuestos. se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el analista de sistemas. un comité o un equipo especial de trabajo que se encargue de ella. Informes sobre el desempeño e incidentes: Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Conceptos de Diseño 1. Un informe casi siempre cubre las tareas del proyecto. Por lo anterior.

A mayor número de resúmenes que contengan los informes detallados corresponderá una cantidad también mayor de niveles gerenciales que lo utilicen. así como los pronósticos económicos. su frecuencia. DISEÑO CONCEPTUAL DE UN SIA 17 Lic. tecnológicos y de venta. los planes anuales de utilidades. del número de empleados y de la naturaleza del negocio o industria donde realiza sus operaciones. Informes orientados al futuro: planeación y toma de decisiones: Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación. En las empresas son comunes los planes a largo plazo. la necesidad de ciertos tipos de información puede ser proyectada. podríamos guardarla en la base de datos. Informes pedidos de la investigación: Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano. En vez de proporcionarles informes mensuales que la contengan. Distribución y restricciones: La estructura del sistema de informes y la distribución interna son interdependientes. Cuanto más grande sea el alcance de un informe. . 4. 8. primero hemos de interpretar la organización en términos de los niveles específicos de las jerarquías. Héctor Camacho Abanto Mrh. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. Necesidades externas de los informes: los organismos públicos de la legislación estatal requieren muchos informes externos. 6. El tipo de informe. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe. Al usar el enfoque de la jerarquía. los receptores y los registros de respaldo dependen de la naturaleza de la compañía (pública o privada). ADM. 7. costo y tiempo.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) 3. mayores probabilidades habrá de que sirva a más gerentes. Jerarquía de los informes: Aunque los informes sobre el desempeño constituyen una jerarquía. 5. del juicio y de las proyecciones a futuro. Sistemas computarizados de consulta: Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. esa estructura se centra en el rendimiento. el contenido específico. El diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigación.

Héctor Camacho Abanto Mrh. Análisis de los sistemas: Se trata de una operación tendiente o reunir hechos y a analizar la organización actual. y los programas de proyecto limitan el diseño definitivo. un diagrama de flujo. El diseño conceptual es un proceso extremadamente creativo. ADM. efectuar un estudio del sistema total del negocio u organización. y finalmente diseñar en forma aproximada los principales componentes del SIA. fijar los objetivos del SIA. por esquemas y listas. No les interesa cómo se satisfacen sus deseos. 18 Lic. Además proporciona a los gerentes un resumen del diseño definitivo y detallado del sistema para someterlo a revisión y aprobación. el desempeño. 6. 5. Por tanto nos permite examinar varios diseños posibles antes de escoger uno para precisarlo. consta de cuatro fases: 3. Es un marco de referencia dentro del cual se desarrollara el Diseño detallado. El costo. si no más bien lo que obtienen. investigar las necesidades y restricciones. el sistema de información administrativa en uso y las deficiencias del que está empleándose actualmente. Análisis de factibilidad: Esta parte de la actividad del diseño conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el nuevo sistema de información administrativa. Para el diseño conceptual se requiere ante todo. Desarrollo de las especificaciones del desempeño: Las especificaciones son una minuciosa descripción de lo que los usuarios quieren de un sistema.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) El diseño conceptual de un sistema de información administrativa es el resultado de un proceso. Selección del diseño conceptual: El informe que incluye el diseño conceptual se convierte después en la base de la ampliación detallada del diseño. Es un esbozo del sistema descrito por una relación verbal. la presentación de todas las consideraciones es compleja y larga. 4. . su proceso de decisión.

6. Casi siempre el diseñador debe aceptar la organización y la estructura de decisiones tal como son y luego planear el SIA para ambas. condición y poder de los individuos. el analista aplicará parte de su tiempo a bosquejar los sistemas de operación.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Para la preparación del informe sobre el diseño conceptual se realiza el siguiente proceso: 1. 2. Identificación de los problemas de la compañía: Una vez estudiados los objetivos de la compañía y la estructura del sistema que existen para alcanzarlos. Estudio de las características de la compañía y de la industria: El diseño conceptual ha de basarse en las actividades fundamentales de la compañía. a descubrir los puntos de decisión y estudiar los informes destinados a la gerencia. La introducción de un sistema de información administrativa supone cambios en las funciones. Estudio de la organización de la compañía y de la estructura de la decisión: La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y principales encargados de las tomas de decisiones. Héctor Camacho Abanto Mrh. Determinación de las necesidades de información: Para el diseño adecuado del SIA se requiere una formulación clara de las necesidades de información de cada gerente. ADM. por ello el diseñador de sistemas ha de saber quienes son esas personas y averiguar sus funciones. Si no se cuenta con diagramas de flujo ni manuales de procedimiento. . 4. 3. queremos descubrir los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y conseguirlos. Aunque muchos problemas son comunes a todas las compañías. 5. El sistema de información administrativa deberá proporcionar por lo menos información sobre estas transacciones para facilitar su control. Las compañías se equivocan al invertir grandes sumas en hardware y software y lo que realmente necesitan es disponer de información que mejore las percepciones de 19 Lic. Los gerentes y los diseñadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del cambio exitoso dentro de una organización. hay algunos que son crónicos o peculiares en determinadas empresas. Preparación de los miembros de una organización para el cambio: El primer paso en el diseño no es de índole técnico. Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales: Los sistemas de procesos representan la idea de los gerentes sobre las formas de alcanzar las metas de su compañía. El hecho de que se trate de una compañía de servicio o de industrias determina los ciclos esenciales de transacciones. sino conductual.

Las principales tendencias respectos a los Sistemas de Información son las siguientes. Como ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrónico. la planeación y control. ● La tecnología de información se usará como parte de la estrategia corporativa. Héctor Camacho Abanto Mrh. Determinación de las fuentes de información: Una vez descubiertos las principales necesidades de información de los gerentes y definidas la organización y estructura de las operaciones.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) los gerentes en áreas tan importantes como la identificación de problemas. 7. . Hay que elaborar un informe formal. ● La tecnología facilitará la creación de las oficinas virtuales para las personas que requieren estar en diferentes localidades. y las fábricas usarán la tecnología para el diseño y control de la producción. no son suficientes para registrar el diseño. permitiendo el uso del correo electrónico y las conferencias por computadoras. 3. Documentación del diseño conceptual: Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseño conceptual del sistema. las soluciones alternas. es preciso investigar las fuentes de la información recabada. TENDENCIAS FUTURAS El uso de la tecnología de información en las empresas se ha incrementado considerablemente y en un futuro será aún mayor. ● El uso de la tecnología transformará a la organización y cambiará su estructura. 8. ● La tecnología será parte del trabajo en equipo de las empresas. las oportunidades y riesgos. Las empresas de más éxito serán manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratégicas que proporcionen ventajas competitivas. 20 Lic. Los trabajadores usaran las computadoras personales conectadas en red. ADM.

los explica en términos de una transición de una era a otra. . así como un cambio científico y tecnológico con el que tratamos de alcanzar nuestros propósitos. las cuales se conceptualizaron tan independientes. 4. Para muchos "analizar" era equivalente a "pensar". en sus partes. describiendo el papel que desempeñan dentro de éstas los sistemas de información. estas dos ideas son respecto a la naturaleza del mundo y la manera en que se busca entenderlo. Rusell L. Era de las máquinas: 1. 21 Lic. las unas de las otras. El reduccionismo hizo surgir un modo de pensar analítico que guió el modo de buscar explicaciones y entender el mundo. descomponer. descomponerse o partirse en elementos últimos simples. ego y superego. Entender el mundo fue considerado como el obtener la suma o resultante del entendimiento de sus partes. Dos ideas dan la fundamentación intelectual a la era de las máquinas. A la primera idea se le llama reduccionismo y consiste en creer que todo en el mundo y toda experiencia al respecto. la cual involucra dejar una era cultural y tecnológica y entrar en otra. hasta sus partes independientes e indivisibles para así explicar el comportamiento de esas partes y finalmente agregar esas explicaciones parciales para obtener la explicación del todo. Ackoff. ADM. Las técnicas de reingeniería de proceso continuarán apoyándose en los sistemas de información. A continuación se presentan los orígenes y evolución de las ideas que sustentan al enfoque de sistemas y su aplicación al ver las organizaciones como sistemas. Esto permitió la división del trabajo en la búsqueda del entendimiento del mundo en disciplinas virtualmente independientes. HACIA LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS Todos los cambios que se suceden a nuestro alrededor en esta época contemporánea. de ser posible.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) ● La tecnología de información apoyará de manera importante el rediseño de los procesos de negocios. así como la planeación en general. como fuera posible. Se viven las primeras etapas de un cambio en la concepción del mundo y la manera en que pensamos al respecto. La época que estamos dejando se le llama la era de las máquinas y la que estamos iniciando es la era de los sistemas. Analizar consiste en partir aquello que se desea explicar. En física estas partes indivisibles últimas fueron los átomos. separar en sus componentes. puede reducirse. Héctor Camacho Abanto Mrh. en partes indivisibles. en psicología el id.

de manera última. El trabajo se tomó como el movimiento de la masa por el espacio o la aplicación de energía a la materia para transformar la materia o la energía. con excepción de la causa. El mundo se tomó como un reloj herméticamente cerrado. Los conceptos teleológicos se consideraron innecesarios. mientras más máquinas se usaban para sustituir al hombre en su trabajo. o sin significado. y una propiedad extrínseca: localización en el espacio y tiempo. . Se diseñaron . Ya no tuvieron que hacer todas las cosas necesarias para producir algo. tal análisis se llamó "estudio del trabajo". como la de la caída libre de los cuerpos. se hizo que los trabajadores se 22 Lic. como fuente del trabajo físico. llamados "laboratorios" para usarse. Este proceso afectó la naturaleza del trabajo que quedaba para el hombre. Las leyes causales obtenidas en esos contextos libres de ambiente no aceptaban excepciones. más bien tuvieron que ejecutar operaciones simples en el proceso de producción. La visión que prevalecía del mundo era determinística y mecanicista ya que la ciencia no necesitó de conceptos teleológicos (tales como función. ilusorios.ambientes especiales. Las leyes.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) La segunda idea básica de la era de las máquinas es el mecanicismo. Se creyó que todo fenómeno era explicable usando la relación última simple de causa-efecto. ninguna otra cosa. El compromiso con estas ideas produjo una concepción del mundo como una máquina. por lo tanto. que excluyeron los efectos del ambiente sobre el fenómeno en estudio. de partículas de materia con dos propiedades intrínsecas: masa y energía. ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh. Ya que una causa se tomaba como suficiente para sus efectos. Una cosa o evento se consideró la causa de otro (su efecto) si era necesario y suficiente para que sucediera el último. la búsqueda de causas se hizo en contextos "libres del ambiente". que hicieran su trabajo. llegaron a hacer la producción en masa y la línea de ensamble. El trabajo se mecanizó y analizó. una máquina para hacer el trabajo de Dios y como se creyó que el hombre había sido creado a la imagen de Dios. ejecutando repetitivamente una o pocas tareas elementales. por las máquinas. fines. un mecanismo auto-contenido cuyo comportamiento estaba completamente determinado por su estructura propia. propósito) para explicar ningún fenómeno natural. Hombres y máquinas. se formulaban excluyendo los efectos del ambiente. se requería para explicar los efectos. se organizaron en redes de procesamiento. Se energetizaron las máquinas elementales y la energetización se hacia por otras máquinas. La revolución industrial con la mecanización trajo la sustitución del hombre. fue muy natural para el hombre tratar de desarrollar máquinas que sirvieran a sus propósitos. Los efectos estaban completamente determinados por las causas. La conceptualización de trabajo se obtuvo de la conceptualización del mundo consistente. Se desarrollaron máquinas para ejecutar cada vez más tareas elementales. Como consecuencia. tareas indivisibles. La pregunta principal que surgió de esta concepción fue: ¿el mundo es un reloj que se da cuerda a si mismo o requiere de que alguien le de cuerda? La mayoría consideró al mundo como una máquina creada por Dios para sus propósitos. para ello se descompuso en elementos del trabajo.

Un símbolo es un elemento cuyas propiedades físicas no tienen esencialmente importancia. El expansionismo nos da un nuevo modo de ver las cosas que difiere. desarrolló una teoría matemática volviendo la atención a fenómenos aún mayores: la comunicación. con el trabajo de Langer construyó un marco de referencia para el estudio científico de los símbolos y los todos a los que pertenecen los primeros: los lenguajes. Claude Shannon. En 1940 Charles W. La preocupación sobre los sistemas surgió en los anos 40's y sólo una revisión rápida de los acontecimientos principales se verán aquí. puso la comunicación en otro contexto más amplio: el control. para los que el biólogo Ludwing von Bertalanffy predijo que el concepto de sistemas llegaría a ser un punto de apoyo en el pensamiento científico moderno. Otro matemático famoso. el comportamiento y el fenómeno social. En 1949. A principios de los anos 50'5 se reconoció que el interés en la comunicación y el control eran sólo aspectos de interés en fenómenos más grandes los sistemas. El concepto de sistemas. . así como todas las experiencias al respecto. el concepto de sistemas ha desempeñado un papel cada vez más importante organizando tanto nuestra visión científica del mundo. Hace que nuestra visión vuelva su atención de elementos últimos a un "todo" mayor con partes interrelacionadas. pero su papel organizador. Morris expandió el centro de atención. si lo es. Se puede entonces decir que lo irónico de la revolución industrial es que produjo la deshumanización del hombre en el trabajo. 23 Lic. No se niega que tengan partes más bien se cambia la visión enfocándose al "todo" al que pertenecen.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) comportaran como máquinas. ADM. un matemático. Así. Esta nueva era es el producto de un nuevo marco intelectual en el cual las doctrinas del reduccionismo. el mecanicisrno y el modo de pensar analítico se suplen y/o complementan por las doctrinas del expansionismo de lo teleológico y por un nuevo modo de pensar sintético (de sistemas). Vió al concepto de sistemas como un ariete que podría abrir la vista de la ciencia reduccionista y mecanicista para tratar más efectivamente los problemas de la biología. Desde entonces. se puede decir que en los anos 40's comienza el fin de la era de las máquinas y el principio de la era de los sistemas. otro filósofo. como la no científica. 2. a fijarse en otra clase de elementos: el símbolo. son partes de "todos mayores". El expansionismo es una doctrina que sostiene que todos los objetos y eventos. a sistemas. En 1941 la filósofa Suzzanne Langer argumentó que en las pasadas dos décadas la filosofía había cambiado su atención de partículas y eventos elementales y sus propiedades. Héctor Camacho Abanto Mrh. pero es compatible con el reduccionismo. no es nuevo. Era de los sistemas: A pesar de que las eras no tienen un principio o fin preciso. todos más grandes. Norbert Wiener en su libro "Cibernética" publicado en 1948. Morris.

no se quedan inafectadas. Héctor Camacho Abanto Mrh.. o puede mostrar o realizar algún comportamiento. proceso contrario al analizar que fue poner las cosas separadas. o pueden ser personas (como una sociedad) El conjunto de elementos tiene las tres propiedades siguientes: 1. todo órgano en el cuerpo de un animal afecta el funcionamiento del cuerpo como un todo 2. En el modo de pensar o enfocar sistémico (sintético) se parte de identificar el "todo" (el sistema) que contiene a la cosa que se quiere explicar. Sintetizar es poner las cosas juntas. Por ejemplo.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Un sistema es un conjunto de elementos. Por estas tres propiedades. Por ejemplo. La diferencia en el modo de pensar entre la era de las máquinas y la de los sistemas no es que en una se analiza y en otra se sintetiza. el efecto del corazón sobre el cuerpo depende del comportamiento de los pulmones 3. Además. todos los subsistemas en el cuerpo de un animal. pueden ser objetos (como el caso de un sistema telefónico o el cuerpo humano). El expansionismo produce al concepto de sistemas y estos hacen surgir un modo de pensar sintético (sistémico). ADM. Por ejemplo. se pasa entonces a explicar el comportamiento o propiedades del "todo" y después a explicar el comportamiento o propiedades de la cosa por explicar en términos de su papel o funciones dentro del todo que lo contiene. depende de las propiedades o comportamiento de al menos otro elemento del conjunto. Por lo tanto...Las propiedades o comportamiento de cada elemento del conjunto tiene un efecto en las propiedades o comportamiento del conjunto como un todo. . escribir y ninguna de sus partes puede hacerlo.Todo subgrupo posible de elementos del conjunto tiene las dos primeras propiedades. pero un sistema es más que la suma de sus partes. pero visto funcionalmente es un todo indivisible. Son procesos que se complementan. 24 Lic. Todo agrupamiento de elementos. un conjunto que forma un sistema tiene siempre algunas características. respiratorio. Síntesis y análisis no son procesos nuevos pero toman un nuevo significado en estas eras. no pueden separarse. interactúan y cada uno afecta el funcionamiento del todo. ningún elemento tiene un efecto independiente en el todo. que no pueden tener algunos de sus elementos o subgrupos. los elementos no se pueden organizar en subgrupos independientes. en el sentido de que algunas de sus propiedades esenciales se pierden al partir el sistema. Por lo tanto. un ser humano puede caminar. tiene cada una un efecto en el todo y ninguno es independiente. los elementos pueden ser conceptos (como el caso de un sistema numérico). por ejemplo. pertenecer al conjunto incrementa o decrementa las capacidades de cada elemento. Por ejemplo. interrelacionados. un sistema es un todo divisible. sino que el modo de pensar sistémico (sintético) combina los dos de una nueva manera. como el subsistema nervioso. de cualquier clase.Las propiedades o comportamiento de cada elemento y la manera en que afectan al todo. Desde el punto de vista estructural. digestivo y motor.

El biólogo G. en términos de productorproducto. Mostró además. Héctor Camacho Abanto Mrh. Ninguno niega el valor del otro. a este sentido de relación le llamó productor-producto. El entendimiento completo de cualquier cosa es un ideal al que nos podemos aproximar de manera continua. particularmente en fenómenos colectivos. Hay que recordar que en la era de las máquinas la relación central en términos de la cual se buscaban todas las explicaciones fue la relación causa-efecto. que se puede pensar como una relación causa-efecto probabilística o no determinística. él no puede proporcionar una explicación completa del producto. no se necesita suponer la existencia de un todo último al cual si entendemos. coproductores del producto. Este dilema ahora lo podemos resolver con los conceptos de ideales de EA Singer Jr. La ciencia basándose en la relación productor-producto está orientada a considerar un ambiente lleno. sino que también se usaba como necesaria pero no suficiente. pero nunca alcanzarlo. Sommerhoff llegó a esa misma conclusión y Wiener y Bigelow mostraron el gran valor de conceptualizar las máquinas y los sistemas hombres-máquinas como entidades funcionales. no necesitaban más conceptos inapropiados y sin significado para un estudio científico. A principios de este siglo Singer distinguió que esa relación no sólo era utilizada en los términos determinísticos de necesidad y suficiencia. funcional o buscador de fines. por los que si creen. buscadores de fines. con propósito. 25 Lic. que se incrementará la obtención de entendimiento expandiendo el sistema que se quiere entender. pleno y no situaciones libres del ambiente. La síntesis mira hacia afuera y el análisis hacia adentro. Siempre hay otras condiciones necesarias. . Singer mostró que el estudio del fenómeno usando la relación productor-producto era compatible pero más rico que estudios restringidos al uso de la casualidad determinística. del estudio objetivo y científico del comportamiento con el propósito. nos dará la última respuesta. La relación productor-producto requiere del ambiente. Si el comportamiento de un sistema se explica refiriéndose al supra sistema que lo contiene ¿cómo se explica el comportamiento de un supra sistema? La contestación es simple: haciendo referencia a otro sistema mayor que lo contiene.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) En este proceso la síntesis precede al análisis. Se libera uno entonces de creer o no en un todo amplísimo unificador. la pregunta fundamental es si este proceso de expansión tiene un fin. pero con el pensamiento sintético ganamos entendimiento que no podemos obtener a través del análisis. Ahora. El entendimiento procede del todo y no de sus partes. que es posible desarrollar una teoría de la explicación. el contexto para explicar todo. ADM. Con esto. contenedor de todo. En el modo de pensar o enfocar sistémico se cree entonces. mientras que en causa-efecto no requería del ambiente para explicar algo. un Dios holístico. Como un productor sólo es necesario y no suficiente para el producto. llamado Dios.

se deben considerar los efectos del pensamiento sistémico en la revolución industrial. comunicación.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Así en los anos 50's la teleología. la computadora digital electrónica. el remplazo del trabajo mental. Como los símbolos no tienen materia su movimiento por el espacio no constituye un trabajo físico. La tecnología de la 26 Lic. ideales. metas. Estos avances tecnológicos mecanizaron la comunicación. . se introdujo en la ciencia y comenzó a dominar nuestra conceptualización del mundo. La conversión de la revolución industrial en lo que se llama la revolución postindustrial tiene sus orígenes en tres desarrollos tecnológicos Uno de estos surgió con el telégrafo. sino refiriéndola al propósito para el que se usa dentro del propósito del sistema del cual forma parte. Héctor Camacho Abanto Mrh. como por lo que intenta producir. el estudio del comportamiento con propósito. se pueden ahora estudiar y esos sistemas teleológicos son el interés de los investigadores de sistemas. para automatizar. El segundo desarrollo tecnológico surgió con los instrumentos que pueden observar y registrar las propiedades de objetos y eventos. En la era de las máquinas los mismos hombres fueron considerados corno máquinas. con el pensamiento mecanicista el comportamiento se explica identificando lo que lo causa y no sus efectos. Por ejemplo. y computación comprendía el manejo de símbolos. ADM. buscador de fines. en la era de los sistemas las máquinas mismas se consideran corno partes de sistemas con propósitos. La automatización es para la revolución postindustrial lo que la mecanización fue para revolución industrial. se cree que una máquina no se puede entender. Los fines de un sistema. Odómetros. el teléfono. la gente comenzó a considerar los sistemas que contengan esas tres funciones y que tales sistemas podían usarse para controlar otros sistemas. la televisión. Estos instrumentos que pueden observar y registrar. la radio. como las máquinas anteriores de comunicación. Automatizar es fundamentalmente diferente que mecanizar. la transmisión de símbolos. El tercer desarrollo tecnológico emergió en los anos 40’s. mecanizar tiene que ver con el reemplazo del trabajo físico y automatizar. Revolución postindustrial: Para completar la descripción de este cambio de eras en que estamos. velocímetros son algunos ejemplos de estos Instrumentos a los que podemos agregar el radar y el sonar. 3. Estos instrumentos generan símbolos que llamamos datos y los registran. mientras que con el pensamiento teleológico el comportamiento se puede explicar tanto por lo que lo produce. Lo que esta máquina puede hacer es la manipulación lógica de símbolos La computadora electrónica apareció cuando se comenzó a poner las cosas juntas (con enfoque de sistemas) y como la tecnología de observación. tampoco realizan trabajos fiscos. objetivos.

recordemos que dicha idea consiste en que la actividad o comportamiento de cualquier parte de un sistema tiene algún efecto en la actividad o comportamiento de cualquier otra parte del mismo. El enfoque de sistemas va deliberadamente en la dirección opuesta: extiende y complica el planteamiento del problema hasta que todas las interacciones importantes quedan incluidas. Problemas organizacionales en la era de los sistemas: 27 Lic. Por lo tanto. es aceptada generalmente por la mayoría de los profesionales. vista como sistema. administradores e investigadores.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) revolución postindustrial no es ni panacea. ya. genera un sin fin de posibilidades y de problemas que el pensamiento sistémico puede enfocar. 4. ADM. Sin embargo. ni una plaga. sus componentes deben seleccionarse considerando su grado de significación y susceptibilidad de medición. para evaluar determinada decisión. El término “importante" o "significativo" es capital porque no todas las interacciones en un sistema son significativas ni medibles. Héctor Camacho Abanto Mrh. en el sentido de reducir la magnitud de los problemas y de aislarlos de su medio ambiente o contexto. sea porque (1) se alcancen los límites del control responsable del sistema. efectuando tales reducciones hasta el punto en el que el manejo de los problemas es posible a través de técnicas estándar o juicios basados en la experiencia. administradores o profesionales. pero muy pocos la consideran en la práctica. sin concentrarse en alguna de sus partes. es lo que hagamos de ella. (2) se alcance el punto en el cual una mayor profundidad en la investigación no promete suficientes beneficios o porque (3) otra área de investigación más importante requiere la atención de los investigadores. este enfoque trata de cubrir el área entera bajo el control del administrador o del ejecutivo. en muchos casos. acción o comportamiento en alguna parte del sistema con propósito es necesario identificar todas las interacciones importantes (significativas) y evaluar también su impacto "combinado" en el funcionamiento del sistema considerado como un todo y no solamente en la parte originalmente involucrada. Esto permite al administrador. la investigación tampoco se Iimita a dicha área y generalmente se examinan los efectos de las políticas tomadas fuera de ella. . o bien de eliminar los aspectos que dificultan su solución. Enfoque de sistemas: La idea básica de la era de los sistemas. formar las bases para investigaciones a más altos niveles. El problema en una organización. la investigación llega a un fin. Así. involucrando políticas que muchas veces afectan el funcionamiento de su área de manera adversa. 5. Este enfoque es contrario a la inclinación "natural" de algunos investigadores. Al expandirse y complicarse el establecimiento de un problema se podría cree que la investigación nunca va a terminar. al estudiarse un sistema.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Como la era de los sistemas tiene una orientación teleológica. fines o ambos. son parte de los sistemas de interés de esta era. Todos ellos son sistemas con propósito cuyas partes son sistemas con propósitos y que pertenecen a todos mayores con propósito. ambientales. de los que forman parte y se continúe persiguiendo de manera efectiva. 28 Lic. surgen tres problemas centrales: • Autocontrol: ¿Cómo incrementar la efectividad en la persecución de sus propios propósitos? ¿Como diseñar y manejar sistemas con propósitos de manera que puedan enfrentarse eficazmente a conjuntos interactuantes de problemas. el tipo de grupo que considera más importante. Héctor Camacho Abanto Mrh. con grupos sociales. es decir. de manera efectiva. las organizaciones. Ver una organización como sistema enfatiza verla corno un sistema de problemas a resolver. es aquel que contiene partes que ejecutan diferentes funciones. ADM. con sistemas que pueden escoger su comportamiento en lo que respecta a medios. que tienen una división del trabajo. el propósito del sistema mismo? • Ambientalización: ¿Cómo incrementar la efectividad en la persecución de los propósitos de los sistemas de los que forma parte? ¿Como diseñar y manejar sistemas con propósito de manera que se puedan alcanzar más efectivamente los propósitos de los sistemas contextuales. se preocupa de sistemas que tienen propósito. Se interesa en sistemas mecánicos solamente en tanto que se usan como instrumentos de sistemas con propósitos. y de esto. . el cual se aborda llevando a cabo acciones emanadas de un proceso de toma de decisión para resolver el sistema de problemas. El hombre de la era de los sistemas se preocupa de aquellos sistemas con propósitos en los que algunas de sus partes son elementos con propósitos. administración y control de sistemas con propósito. el propósito del sistema mismo? Ver una organización como sistema es tratar de resolver de manera integral los problemas organizacionales. Ver una organización como sistema difiere radicalmente del modo de verla que la mayoría de las teorías organizacionales clásicas han propuesto. En el manejo. que crecen con complejidad y surgen rápidamente y cuyo ambiente también crece en complejidad y dinamismo? • Humanización: ¿Cómo incrementar la efectividad en la persecución de los propósitos de sus partes? ¿Como diseñar y manejar sistemas con propósito de manera que se puedan alcanzar más efectivamente los propósitos de sus elementos y se continúe persiguiendo. Todas las organizaciones e instituciones que forma parte de nuestra sociedad misma. Los grupos sociales y las organizaciones son partes de sistemas mayores con propósito.

ADM. Así al ver a una organización como sistemas cobran especial importancia los sistemas para el manejo de datos e información sean estos o no computarizados. 5. facturación. corregir o complementar. la conversión de datos en información.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Todo proceso de toma de decisiones tiene como uno de sus fundamentos el conocimiento de la situación. Esos empleados estaban ocupados respondiendo preguntas. se produjeron así los sistemas de procesamiento de datos. contabilidad. del conocimiento de lo que sucede que se plasma en datos y transforma en información útil para la toma de decisiones. sino también contesta preguntas de las personas que reciben la información. La utilización de la computadora en esta transformación de datos e información es la mecanización de dicho proceso. inconsistencias deficiencias de algún tipo y cuando esto sucede pregunta a quienes generaron la información para aclarar. Las operaciones lógicas y matemáticas utilizadas en esas aplicaciones son relativamente simples. la aplicación de estos sistema mecanizados de procesamiento de datos Incluyó la preparación de nómina órdenes de compra. . Procesamiento de datos: La primera aplicación de la computadora envolvió la manipulación más simple de símbolos. Sistemas de información: Los sistemas mecanizados de procesamiento de datos no han remplazado empleados que antes hacían eso. SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA 1. Los datos se convierten en información cuando los símbolos son transformados a una forma usable. por las tendencias actuales nos enfocaremos aquí a los sistemas computarizados para el manejo de datos e información y los relacionaremos con la evolución que se está dando en la construcción de sistemas de administración que enfocan la organización como sistema. 29 Lic. las cuales se habían incrementado con la introducción de los sistemas de procesamiento de datos. La complejidad de estos procesos generalmente se relaciona a la gran cantidad de datos y la variedad de tratamientos a hacer. sin embargo. Los empleados comenzaron a hacer algo que dichos sistemas no hacían. (Fig. Los datos consisten de símbolos que representan propiedades de objetos y eventos.1). 2. Quien la recibe puede encontrar errores. Un empleado no solo procesa datos. En organizaciones productoras de bienes o servicios. etc. Héctor Camacho Abanto Mrh.

así corno la preferencia de lo que deseamos obtener. En algunos casos tengan que obtener datos adicionales. recuperaban y procesaban datos de tal modo de responder preguntas específicas. recolectaban. 3. sólo así la computadora reemplaza la toma de decisiones del administrador.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Quienes diseñaban los sistemas mecanizados para la manipulación de símbolos. Para mecanizar la toma de decisiones es necesario construir una representación de la situación. la mecanización de estos aspectos del trabajo de administrar se le nombra como automatizar. Estos se llamaron sistemas computarizados de información. 4. 3). 30 Lic. (Fig. el sistema de procesamiento de datos y el de información y el sistema que el administra forman un todo que constituye al sistema de información para la administración. el contexto. Observaron que la mayoría de las preguntas eran contestadas por los empleados Ilendo a los archivos de datos de donde la información había sido obtenida. Los administradores afectan el comportamiento del sistema que genera los datos procesados por el sistema de procesamiento de datos e información Lo afectan transformando la información recibida en instrucciones. cuyos archivos. el sistema. Cuando todo esto es posible obtener. Esto fue lo que ciertos especialistas habían estado haciendo desde antes de que las computadoras existieran y con su trabajo fue posible comenzar la mecanización de la toma de decisiones y además corno la toma de decisiones nos orienta hacia el control. Un buen sistema de información para la administración no reemplaza al administrador ni realiza ninguna de sus funciones como la toma de decisiones. los administradores de organizaciones. también computarizados. almacenaban. 2). hacer esto requiere de entender como se toman las decisiones o de preferencia como deberían tomarse. ADM. Así. (Fig.4). . (Fig. Se desarrollaron así sistemas computarizados que generaban. para mecanizar la toma de decisiones también debe de existir un procedimiento para encontrar la mejor solución a la situación. los medios disponibles y los resultados. el administrador. enfocaron entonces su atención a ese proceso de preguntar y contestar. es posible mecanizar la toma de decisión. Sistemas de decisión: El siguiente paso en el proceso de mecanización fue poner la toma de decisiones en la computadora. Sin embargo. Sistemas de información para la administración: Especial atención comenzó a darse a un tipo de usuario de la información. juegan un papel principal y se les conoce como bancos de datos. un modelo de decisión en el que se representa el problema. Héctor Camacho Abanto Mrh. recuperaban Ios datos relevantes y reprocesaban para producir la información deseada.

(Fig. implantar y operar un sistema de administración con las características anteriores permite a los administradores tener bases sólidas para enfrentar problemas estratégicos de las organizaciones. En tanto se mecanizan estas decisiones los administradores se van liberando de ellas y pueden dedicar más tiempo a decisiones no rutinarias y más estratégicas. pero no todos estos son planeación debido esencialmente a tres características: 31 Lic. rutinarias. (Fig. 6. En estos casos. 5.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Pero las decisiones que pueden modelarse y resolverse son relativamente simples. repetitivas. 6. Sistemas de decisión y apoyo: Para poder diseñar. 6). se puede decir que se trata de un proceso de toma de decisiones. (Fig. 9 y 10). PLANEACION Y DESARROLLO Para comenzar a caracterizar la planeación. 7. decisiones tácticas. se presentan las situaciones en que es posible construir un modelo de decisión pero sin embargo. implantar y operar un sistema con las características anteriores se requiere la realización de dos funciones de apoyo que interactúan con los elementos anteriores. a través del aprendizaje y el ser capaz de adaptarse a cambios internos y externos. ADM. 8. Esto involucra tener posibilidades de predicción y memoria. 5). En estos casos el modelo de decisión computarizado puede utilizarse para determinar la factibilidad y estimar los resultados que se obtendrían de soluciones que se propongan y comparar alternativas. Tienden a ser comunes. Además. una relativa a sistemas de información y otra a modelación para la toma de decisiones. Héctor Camacho Abanto Mrh. no se cuenta con procedimientos para obtener soluciones al problema. . Sistema de administración: Para tener un sistema integral de administración es necesario incorporar otros elementos que permitan al sistema mejorar el mismo. así como elementos para identificar síntomas. es posible usar los modelos en forma de un diálogo administrador-computadora. Diseñarla. no pudiéndose obtener la mejor solución.

ADM. porque no hay un límite a la posible revisión de las decisiones previas. Estas dos propiedades muestran el porque la planeación no es un acto sino debe ser un proceso. un cierto estado ocurra. A pesar de que se han hecho un sinnúmero de esfuerzos para desarrollar métodos para la solución de problemas. porque tanto el sistema y su ambiente cambian durante el proceso de planeación y nunca se pueden tomar en consideración todos esos cambios. b) El conjunto de decisiones necesarias no se puede dividir en subconjuntos independientes ya que forman un sistema. un proceso que no tiene un punto natural de conclusión o terminación. 32 Lic. toma tiempo decidir qué y como hacerlo. La planeación es necesaria cuando el estado futuro deseado involucra un conjunto interdependiente de decisiones. o simultáneamente por diferentes grupos o combinación de esfuerzos. como con fallar en utilizar oportunidades. La planeación se preocupa tanto con evitar acciones incorrectas. La planeación debe planearse. la planeación no sería necesaria. Primero. la cual no se alcanzará por dos razones.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) La planeación es algo que se hace antes de llevar a cabo la acción: es toma de decisión anticipatoria. Esto muestra porque la planeación debe hacerse antes de la acción. Esfuerzos secuenciales. Por ejemplo. sin embargo. c) La planeación es un proceso dirigido a producir uno o más estados de futuros deseados que no se espera que ocurran a menos que se haga algo. solo recientemente se han comenzado esfuerzos para desarrollar métodos para la planeación de sistemas. El conjunto de decisiones que requieren de planeación tienen las siguientes características: a) Es un conjunto de numerosas decisiones como para manejarla todas simultáneamente. tomar las decisiones antes de la acción. Es un proceso que se espera lo acerque a uno a la "solución". Si las decisiones se pudieran tomar rápidamente sin pérdida de eficiencia. Héctor Camacho Abanto Mrh. Es el proceso de decidir que hacer y como hacerlo antes de la acción si se desea que. . Segunda. un sistema de problemas. el estado futuro deseado no ocurrirá. La principal dificultad de la planeación se deriva de esta interrelación entre las decisiones. hay un punto en el tiempo en que hay que tomar acciones yeso detiene la revisión con una cierta aproximación. La pesimista cree que a menos que hagamos algo. decisiones que se tomen al principio del proceso de planeación debe considerarse en la toma de decisiones posterior y las primeras revisarse a la luz de las últimas. La planeación tiene una componente pesimista y otra optimista. para algún tiempo futuro. La optimista cree que se puede hacer algo para incrementar las oportunidades de alcanzar el futuro deseado. simultáneos o combinados. La necesidad de actualización permanente y mantenimiento del plan se deriva en parte de esta razón. Deben considerar la relación sistémica. Por lo que la planeación debe dividirse en etapas 0 fases que se lleven a cabo secuencialmente por un solo grupo decisor.

investigadores. Los interactivos continuamente rediseñan el sistema que controlan para incrementar su habilidad para cambiar ellos mismos. tratan de crear oportunidades y no sólo de aprovechar las que aparecen. hay que crearlo. depende de manera crítica en utilizar el mejor proceso de planeación disponible y mejorarlo. buscan un propio desarrollo y realización: incrementar su habilidad para controlar su destino. Los interactivos tratan de influir o presionar al contexto del sistema (sobre el que no tienen control directo) con cambios que consideran tan fundamentales como los que prescribe dentro del sistema. Actitudes sobre la planeación: Existen muchos profesionales. sino controlar. . Su actitud respecto al futuro es de tratar de construirlo. 1. ambigua e imprecisa. En estos cambios no excluyen parte alguna del sistema. la formulación de ideales no es un ejercicio hueco o vacío de utopías. los interactivos sostienen que la experiencia ya no es la mejor maestra. Tratan de cambiar la naturaleza de los sistemas para prevenir problemas y no solo estar preparados para ellos. Los interactivos están insatisfechos tanto en el estado actual de las cosas. manipulan la estructura del sistema. las suposiciones y el procedimiento de toma de decisiones. organización y recursos. Los interactivos creen que no hay que gastar mucho tiempo tratando de predecir el futuro. Para ellos. Creen que se es capaz de al menos influir. Por lo tanto trata de remplazar experiencia con experimentación. así como la habilidad de la organización para implementar la decisión. que lo que ha sucedido entre el pasado y el ahora. ejecutivos y administradores que no creen en la planeación. sino es un paso necesario para establecer rumbos de largo plazo para el desarrollo continuo. Tratan de disertar la implantación de cada decisión como un experimento que prueba su efectividad. No manejan los ideales corno conceptos absolutos. Los interactivos no se conforman con la sobre vivencia o el crecimiento. Dado las tasas aceleradas de cambio tecnológico y social. sino como relativos a conocimiento y entendimiento. la validez de la información usada. como en cómo se están desarrollando. ADM. No buscan la satisfacción y la optimización. su funcionamiento. Héctor Camacho Abanto Mrh. Argumentan que el futuro depende mas de lo que hagamos entre el ahora y el entonces.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) La efectividad en la resolución del problema organizacional de la era de los sistemas del auto-control y de los otros dos. ahora es lenta. De la amplia variedad de actitudes aquí sólo describiremos la de mayor potencialidad: la actitud interactiva hacia la planeación. buscan ideales. que se tiene de uno mismo y del ambiente. Los ideales están sujetos a constantes reformulaciones en tanto se expande el conocimiento y el entendimiento. 33 Lic. en muchos cambios del futuro de manera tal de mejorar la calidad de vida. No solo hay que predecir el futuro.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Los interactivos consideran que la tecnología no es ni buena ni mala. De manera 34 Lic. continuación y holismo. sino facilitar la planeación de otros. de manera metadisciplinario. Los planes deben actualizarse. ningún plan funciona como se prevé o esperaba. 3. Participando en la planeación interactiva los miembros de una organización pueden desarrollarse. un plan. Consideran que la sociedad y la tecnología son aspectos inseparables de los sistemas sociotécnicos. Por ejemplo. sino que tiene potencial para ambos casos. si la dinámica interna y externa del sistema lo está llevando a donde se quiere ir y esto sucede con la rapidez necesaria. el conocimiento. Héctor Camacho Abanto Mrh. debe hacerse por el sistema. el entendimiento. hay que planear para uno mismo (no importa que tan mala sea). la información. Principio de participación: Los beneficios de la planeación no se derivan del uso de su producto. ni navegar frente a la corriente. la sabiduría y la imaginación que otros requieren para que ellos planeen por si mismos. A pesar de considerar la actitud interactivista la más completa y rica en posibilidades. Piensan que la ciencia y las humanidades son aspectos inseparables de una cultura. ADM. Esto resulta del concepto de desarrollo como el incremento de los deseos y habilidades propias para satisfacer nuestros deseos y los de otros. en vez de que planeen otros lo de nosotros (no importa que tan bien 10 hagan). No se puede hacer planeación eficaz para otro. sino tratan de controlar la situación. extenderse. entonces una actitud inactiva es la más efectiva. 2. Cree que sus efectos dependen de como la usa la gente. Buscan llevar a cabo la planeación considerando aspectos que van más allá de las disciplinas. Así. Ni buscan resistir. el proceso que es el producto más importante de la planeación. tratan de cambiar las bases y superestructuras de los sistemas. . La participación les permite entender la organización y los posibilita servir los fines organizacionales de manera más efectiva y facilita el desarrollo organizacional. La planeación eficaz no puede hacerse para un sistema. ni llevarse por la corriente. corregirse continuamente. El beneficio principal se deriva de participar en el proceso. La manera en que la planeación interactiva se lleve a cabo depende de tres principios operativos: participación. Los interactivos son radicales revolucionarios. proporcionando la motivación. es necesario reconocer que hay situaciones en las cuales otra actitud puede ser más apropiada. el papel que debe desempeñar un planeador profesional no es el planear él mismo. Principios de continuidad: Como el sistema y su ambiente cambian continuamente ningún plan mantiene su calidad al paso del tiempo. La planeación no es una cosa que se hace una sola vez.

El conflicto entonces puede aparecer tanto en el mismo nivel como en diferentes y sólo se puede remover con el principio holístico. simultánea e interdependientemente ya que el reto o la oportunidad que puede aparecer en una unidad puede ser tratado mejor por otra u otras unidades del mismo nivel simultáneamente. También hay cambios porque cuando perseguimos algo valioso. de un sistema que puede planear y controlar los resultados del proceso de manera continua. El principio de coordinación enuncia que ninguna parte de una organización puede planear efectivamente silo hace independiente de las unidades a su mismo nivel. La coordinación tiene que ver con la interacción entre las diferentes unidades al mismo nivel e integración con la interacción entre unidades de diferentes niveles. las estrategias fluyen de arriba hacia abajo y los aspectos tácticos fluyen de abajo hacia arriba. Los problemas de una unidad se derivan más de las interacciones con otras. ADM.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) contínua se debe seguir. En organizaciones cuyos fines dominan a los fines de sus miembros. Cada uno tiene que ver con una dimensión diferente de las organizaciones. Principio holístico: Este principio consta de dos partes: el principio de coordinación y el principio de integración. En sistemas cuyos fines principales son servir a sus miembros. las estrategias y las tácticas fluyen al contrario del caso anterior. Héctor Camacho Abanto Mrh. Los problemas que surgen deben enfrentarse simultáneamente y cooperativa mente desde diferentes puntos de vista. Las organizaciones se dividen en niveles y los niveles en unidades que se diferencian por función. Estas situaciones en muchos sistemas se dan en forma combinada causando conflicto que se trata de eliminar con el principio de integración. el valor que le damos a menudo cambia conforme nos acercamos a lo que queremos. que por sus propias acciones que no afectan o son afectadas por otra unidad. 35 Lic. pero el proceso de planeación debe ser controlado él mismo. La planeación debe hacerse en las unidades del mismo nivel. 4. como una corporación. . evaluar y modificar un plan. producto o mercado. como las ciudades. El principio de integración enuncia la necesidad de efectuar la planeación de manera interdependiente entre los diferentes niveles. Al planear se busca un control. Este principio hace necesario el desarrollo de un sistema con capacidad de adaptarse y aprender.

ADM. .SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) DATOS INFORMACIÓN Figura 1 36 Lic. Héctor Camacho Abanto Mrh.

Héctor Camacho Abanto Mrh.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) DATOS INDAGACIONES Figura 2 37 Lic. . ADM.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) INSTRUCCIÓN DATOS INDAGACIONES Figura 3 38 Lic. . ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) 39 Lic. ADM. . Héctor Camacho Abanto Mrh.

Héctor Camacho Abanto Mrh. ADM.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) INFORMACIÓN Figura 5 40 Lic. .

. ADM. E INSTRUCCIONES DESDE ARRIBA INFORMACIÓN 41 Lic.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) INFO. Héctor Camacho Abanto Mrh.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Figura 6 42 Lic. Héctor Camacho Abanto Mrh. . ADM.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) PREDICCIÓN DE FUNCIONAMIENTO REPORTE DE DESVIACIONES REPORTE DEL FUNCIONAMIENTO ACTUAL Figura 7 43 Lic. Héctor Camacho Abanto Mrh. ADM. .

. Héctor Camacho Abanto Mrh.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) DATOS DEL FUNCIONAMIENTO Y AMBIENTE 44 Lic. ADM.

. Héctor Camacho Abanto Mrh. ADM.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Figura 8 45 Lic.

HACIA ARRIBA REPORTE DE DESVIACIONES INFORMACIÓN 46 Lic. ADM. E INSTRUCCIONES DESDE ARRIBA INFORMACIÓN PREDICCIÓN DE FUNCIONAMIENTO INFO. . Héctor Camacho Abanto Mrh.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) INFO.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Figura 9 47 Lic. . ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh.

ADM. SUPOSICIONE. INFORMACIÓN Y PROCESO USADO 48 Lic. Héctor Camacho Abanto Mrh. .SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) (6) REGISTRO DE DECISIONES: EXPECTTIVAS.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA)

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Lic. ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA)
SUPOSICIONES-INFORMACIÓN RELEVANTE Y FUNCIONAMIENTO ACTUAL

Figura 10

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Lic. ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA)
7.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN

Todos los negocios, ya sean de productos o servicios, involucran transacciones a lo largo de la
cadena de abastecimiento: productores con industriales, industriales con mayoristas, mayoristas con
detallistas, con consumidores. Todo esto genera grandes volúmenes de transacciones basadas en
papel en cada etapa: órdenes de compra, facturas, catálogos, notas de entrega, balances bancarios,
documentos legales, etc.
El reto para toda dirección de negocios consiste en administrar este flujo de información de una
manera eficiente, costeable y productiva. El dato apropiado en cada etapa debe ser extraído,
procesado, comunicado y almacenado en forma rápida, precisa y barata.
Históricamente, el papel ha sido el único medio de comunicación de información para la
administración, transacciones y comercio. Un comercio basado en papel requiere de manejo manual,
lo cual da como resultado: retrasos, costos y gastos. La computación y las telecomunicaciones
constituyen una alternativa que agiliza el flujo de información y mejora su precisión y eficiencia.
Hoy en día, no se puede concebir una buena administración empresarial, sin hacer uso de la
herramienta fundamental como lo es la Informática; podemos afirmar que en un futuro inmediato, a
todo administrador, cualquiera que sea su sector económico, que pretenda competir de manera
eficaz e imaginativa, le será absolutamente imposible hacerlo sin contar con los recursos que, hoy ya
tiene a su disposición con la imagen, la informática y las tecnologías modernas de la comunicación.
La información es uno de los recursos más importantes de una empresa y es utilizada como materia
prima por todos los departamentos de la misma para efectuar su toma de decisiones. Desde el
departamento de mercadotecnia, hasta el de producción requieren de información oportuna,
confiable y especializada que les permita desarrollar con efectividad su trabajo. Día a día se
desarrollan métodos más eficientes y rápidos que puedan proveer a la empresa de información con
calidad, lo que hace que los sistemas de información computarizados tengan cada vez mayor
demanda.
En muchas ocasiones para alcanzar el nivel óptimo de competitividad deseado por la alta dirección
de las organizaciones donde la computación es un factor decisivo para obtener ese nivel, es
necesario rediseñar todos o algunos de los procesos administrativos críticos, ya que no basta con
simplemente computarizar los ya existentes, es decir deberá aplicarse en la organización la
reingeniería de procesos.

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Lic. ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh.

y así competir más efectivamente en su segmento industrial. Se utilizan técnicas y herramientas adecuadas para estructurar y entrelazar en forma efectiva: los modelos cuantitativos. permite crear una estructura de información completa para las áreas administrativas de una organización con las siguientes características: que sea correcta. Identificar las áreas de mayor potencial de aplicación de las TI´s. Se presentan modelos gerenciales de sistemas de información y su interconexión con las actividades de origen estratégico que se realizan en la empresa. Al mismo tiempo proporcionar consejos sobre dónde y cuándo es apropiado el uso de las computadoras. Se analiza cómo la tecnología de información ha modificado las estructuras y sistemas organizacionales modernos. y con las bases de información para que el usuario fundamente y realice decisiones eficaces a altos niveles estratégicos de la organización. Héctor Camacho Abanto Mrh. Comprender las habilidades requeridas por la dirección corporativa para asegurar que la organización use y controle adecuadamente la TI. Se combinan los conceptos de sistemas expertos a los convencionales para un apoyo integrado e inteligente a los procesos administrativos. Incrementar el entendimiento del uso de las Tecnologías de Información (TI) en las organizaciones. Los sistemas de información se centran en el diseño y desarrollo de sistemas computacionales de apoyo al proceso de toma de decisiones.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) 1. Proporcionar las bases técnicas necesarias y hacer del conocimiento general que: La herramienta más importante de los últimos años. la computadora. ADM. Adaptar las TI a las nuevas circunstancias de las organizaciones. Se analizan diferentes esquemas de uso de la información como herramienta estratégica dentro de la organización. . Lograr la integración de la planeación del negocio y la planeación de los sistemas de información dentro de una planeación estratégica global. Analizar varios conceptos de la administración de la TI a la realidad de las empresas. 52 Lic. que esté disponible en el momento en que se necesite y que pueda ser accesada desde cualquier lugar. Objetivo: Examinar la forma en que actúan la información y el proceso en la computadora como procesadora de información. y de cómo combinarlos con los diferentes enfoques administrativos. y explicar dónde se ubican estos conceptos en las empresas. Se realiza la planeación a largo plazo de la inversión en sistemas de información y de su aplicación al desarrollo empresarial. cualitativos y de información con las interfaces apropiadas al usuario.

Héctor Camacho Abanto Mrh. Un sistema de información debe configurarse de modo que sería posible realizar cosas como localizar un dato en especial o un conjunto de datos utilizando ciertos criterios más complejos de selección. Su carácter de empresas privadas. ADM.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) 8. para recuperar elementos específicos de información o para ayudarse a tomar decisiones o para llevar un registro de sucesos? Lo cual comprende la utilización principal de los sistemas de información: recuperación de información. Los rasgos comunes de las empresas transnacionales parecen predominar respecto a las características diferenciales. 53 Lic. Podría usarse en la recuperación de información o ayudar en la selección de información que reúna los criterios que uno ha decidido. Los equipos de cómputo son buenos para almacenar y manipular una gran cantidad de datos. condicionan los elementos fundamentales de su comportamiento. hasta una gran organización. 3. apoyo a toma de decisiones y el proceso de las operaciones. EEUU se encontró en una situación favorable para que sus grandes corporaciones crecieran y desarrollaran sistemas de operación en donde se conjugaban la existencia de múltiples plantas y empresas. Modos de utilización: Cómo deben comportarse los sistemas de información en la vida diaria de un administrador. etc. En casa. pero tiene sus aplicaciones. la posibilidad de comunicarse con otros equipos. tiene limitaciones de comunicación. que se expanden fundamentalmente en sectores con estructura oligopólica y que se ofertan principalmente hacia los mercados de países de mayor tamaño y nivel de ingreso. . ingredientes. Tecnología de información: Después de la Segunda Guerra Mundial. lo hace sobre otras bases de funcionamiento y respaldada por un sistema financiero sólido basado en el “patrón dólar”. cuando sale al mercado mundial. ya sea. recetas. 2. director o personal operativo se convierte en usuario de un sistema. y es completamente literal en la interpretación de órdenes que se le proporciona. ¿Qué es un sistema de información (menús. como las recetas de cocina. para llegar a un objetivo en particular: el organizar una cena para determinado grupo de amistades. invitados)? y ¿cómo un administrador. rapidez con que se quieran recuperar. los cálculos repetitivos. así. en una pequeña empresa. Debemos tomar en cuenta que el equipo hace lo que se le ordena. El modelo de lo que debería ser un sistema de información. SISTEMAS DE INFORMACIÓN 1. la impresión de presentaciones. no puede anticipar necesidades. Visión de sistemas de información: La posibilidad de utilizar un equipo de cómputo en apoyo al manejo de un sistema de información deberá determinarse de acuerdo con el volumen de datos. líderes en los países capitalistas avanzados.

diseñar sistemas de información que ayuden a estas necesidades. Este concepto tiene un gran potencial para integrar y coordinar todas las actividades de la empresa. proveer servicios de información y coordinar las diversas funciones de los diferentes especialistas de la empresa. ha creado. La valoración de los flujos “cautivos” de tecnología sugiere la conveniencia de analizar las tendencias en el mercado internacional que son el vehículo a través de las cuales se incorpora una porción importante del progreso técnico. la competencia y una reducción considerable para los errores en la toma de decisiones de la dirección. con su habilidad de manejar grandes volúmenes de información. 54 Lic. Lo fundamental es destacar la importancia decisiva que sobre la importación de tecnología. distinguiendo entre las empresas y las filiales de empresas transnacionales. más que otro aspecto de la revolución tecnológica. ejercen las opciones que se efectúan en el ámbito de la política industrial. una proporción elevada de la oferta tecnológica disponible. que es la procedencia de la tecnología que importa la industria bajo la forma de bienes de capital y de contratos de transferencia tecnológica. La función de liderazgo que desempeñaban las empresas transnacionales se atribuye en gran parte a la magnitud de los recursos que canalizan a las actividades de investigación tecnológica. La concentración del flujo de bienes de capital. Analizar el destino de la tecnología que se importa. Concepto de sistemas: El sistema es la idea de ver a la organización como un todo y no como una serie de partes que pueden o no estar relacionadas. Héctor Camacho Abanto Mrh. en los cuales se incorpora una proporción importante del progreso técnico. dirigiéndolos siempre hacia los objetivos de la corporación. 4. ADM. La necesidad de extender el uso de sistemas de información se acentúa por la existencia de grandes y complejas organizaciones. El alto grado de concentración de la oferta es la característica básica del mercado internacional de tecnología. las que orienten y estimulen el esfuerzo de innovaciones y progreso técnico. con base en las actividades de investigación y desarrollo. conduce a prever que cada vez en mayor medida serán las condiciones técnico-económicas que prevalecen en esos mercados. administradores competentes y profesionales capaces de analizar la información de una organización. Un reducido número de empresas transnacionales generan. afinando en mayor grado los métodos y procedimientos y simplificando ampliamente el trabajo de la administración. . La computación. entre el grupo de países proveedores de tecnología.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) La participación creciente de las empresas transnacionales en el comercio internacional conduce a que una proporción cada vez mayor de los flujos de bienes se canalicen al interior de éstas empresas y se sustraigan a la competencia del mercado internacional.

y se les conoce como sistemas institucionales. o los sistemas que tienen un objetivo bien definido. sin una buena planeación. la computadora es un poder frustrado. Muchos sistemas son extremadamente complejos. El objetivo de toda administración es ver que todo el trabajo necesario sea llevado a cabo con eficiencia. sistemas eficientes y toda la cooperación del personal afectado. lo cual hace necesario el establecer estándares para hacer estas actividades y llenar controles para asegurar un máximo rendimiento al medir: tiempo.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Toda persona. alguien más que quisiera hacer lo mismo podría configurarlo de distinta manera.” Vemos a los sistemas como aceptando entradas desde el entorno. IDEAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 1. ¿Qué es un sistema de información? Un sistema es un grupo interactivo de cosas que queremos tratar como un conjunto para un propósito particular. Héctor Camacho Abanto Mrh. La organización de la función del proceso de datos debe basarse en un solo criterio: el servicio que proporciona a los elementos de la empresa. son sistemas y también pueden subdividirse en subsistemas menores hasta que se alcance un nivel conceptual conveniente de subdivisión. En una organización encontramos sistemas que son utilizados por diferentes personas. generalmente para realizar tareas rutinarias. Un sistema abierto es uno con entradas y salidas. Un sistema cerrado es uno que no tenga entradas ni salidas. y emitiendo salidas hacia él. y debe servir a todos los departamentos funcionales. organización. . La 55 Lic. Por otro lado. ADM. conectados conjuntamente en una forma organizada. que esté completamente aislado de su entorno. y es muy útil dividirlos en sistemas más pequeños interconectados llamados subsistemas. es decir. calidad. en estos sistemas se supone que todos efectúan las mismas tareas. en las áreas de administración necesita estar familiarizada con las capacidades de la computación para usar inteligentemente sus servicios aún sin tener conocimientos técnicos. Cuando un sistema es ideado y creado para un uso en particular se dice que es un sistema personal. La administración de sistemas de información debe contribuir generalmente a la dirección de la corporación para la planeación y control. “Un sistema es un conjunto de componentes. cantidad y costos. Una subclase importante de sistemas es la que se refiere a los sistemas significativos. 9. Este conjunto organizado hace algo y ha sido identificado como de particular interés. Los componentes están afectados al estar en el sistema y el comportamiento de éste cambia si lo abandonan. Los costos para realizar las actividades administrativas son altos.

Al nivel de interacción entre subsistemas se conoce como acoplamiento. Es más productivo analizar un sistema en términos de las funciones que realiza. Características de los sistemas de información: La característica esencial de un sistema de información es el uso de registro de datos para representar el movimiento. Ej. Un almacén formado por bienes: llegan. Se empieza confeccionando registros de lo que hay. pero el sistema en su totalidad no funciona bien porque los subsistemas operan sin tener en cuenta al sistema como un todo. constituyen un sistema de información. y los dos pueden contemplarse como subsistemas de un sistema organizativo más amplio. ADM. Los sistemas llevan consigo mecanismos de control que se emplean para comprobar el comportamiento y para irse adaptando a circunstancias variables. con el cual también interactúa. o pueden tomarse importantes decisiones de negocios. 56 Lic. ya sea en el entorno o dentro del sistema. los cuales pueden ser físicos o abstractos. se guardan y se venden. 2. Mediante las salidas de los sistemas se pueden tomar acciones correctoras. en la forma de cambiar o renovar las entradas. o que se presume efectúa (visión funcional) que de una manera estructural (visión estructural). Es bueno hacer notar que el desacoplamiento de subsistemas puede tener un efecto negativo.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) elección de los subsistemas se determina en al análisis final por la visión global que queremos adoptar sobre dicho sistema. . el estado o la existencia de objetos en algún otro sistema. porque en muchas ocasiones es una visión muy estática. pueden realizarse ajustes a las máquinas. El sistema de información es un modelo o representación de un sistema físico. El conjunto de registros y los medios que se utilizan para conservarlos. Donde no se puedan prevenir los problemas es necesario detectar y corregir los potenciales antes de que pasen a ser graves. o contraproducente: cada uno de los subsistemas trabaja correctamente. Las entradas al sistema de información desde el sistema físico son observaciones. Debería ser posible derivar una visión general de las organizaciones que ponga un mayor énfasis en sus características comunes y que nos permita aplicar nuestra experiencia particular en un tipo de organización a los problemas que se encuentran en otras. Lo que queremos es que las interacciones dentro de cada subsistema sean más fuertes de las existentes en el entorno (en los otros subsistemas). aunque también conlleva entradas y salidas que son puramente información y no van acompañadas de movimiento alguno. Héctor Camacho Abanto Mrh. mientras que las salidas son reglas para actuar.

Son aproximaciones estructuradas que dan una visión funcional (qué se hace) del sistema de información y están basadas en uso de diagramas de flujo de datos. Una información útil en el sistema puede obtenerse a partir de los datos: seleccionando datos relevantes de objetos o grupo de ellos. que supervisa y planifica. Héctor Camacho Abanto Mrh. que hace cosas. relevante y. su estructura inherente y sus propiedades. despiadados al escogerlos. y un nivel de dirección. también pueden representar abstracciones. movimientos de datos y objetos externos al sistema. Debemos ser selectivos al recoger datos. Tipos de modelos de un sistema de información: “tal como es” corresponde a los sistemas tradicionales de procesos de datos. 3. los que son más fáciles de comprender. Es útil distinguir entre datos actuales y datos históricos. . También se debe representar la forma en que se está implementando (cómo se hace) un sistema. Dentro de una organización. y son una herramienta de 57 Lic. ADM. se utiliza para modernizar consecuencias de posibles decisiones y permite la selección del curso más apropiado de la acción. La materia prima de un sistema de información son los datos: nombres. mientras que los sistemas personales se usan con más frecuencia en una predictiva. y transformando datos. y como una base para tomar decisiones. y comprobar en precisión. la nómina. La información requerida en un nivel operacional necesita estar bien detallada y ser actual y válida minuto a minuto. la forma en que van a usarse los datos y por quién. números. lo cual está implícito en un sistema de información. y capaces de organizarlos de tal forma que sean comprensibles y útiles para que puedan usarse. precisa. con lo cual se puede decir que los datos se guardan en un sistema para dos propósitos: guardar un registro de lo que ha ocurrido. procesos. descripciones y muchas otras cosas. También hay distintos niveles de información necesarios: nivel operacional. accesible. Los requisitos de la información de una parte de la organización son que esta sea: conveniente. Los diagramas de flujo de datos contienen cuatro elementos: archivos. y “como debería ser” es un modelo predictivo. Representación de los sistemas de información: La representación de sistemas es a través de diagramas. por ejemplo. y. “tal como debería ser” implica el uso del sistema en forma de normativa. Son sistemas institucionales que tienden a ser descriptivos con algún componente de normativa. agregando datos. Existen dos aspectos interrelacionados en cualquier sistema de información: los mismos datos.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Los sistemas de información no están restringidos a representar objetos físicos. mientras que la información de la dirección generalmente está resumida y puede ser antigua. Mediante el uso de modelos de datos como el modelo Relación-Identidad se obtiene una visión global de los datos. los sistemas de información más grandes son los que realizan las principales funciones.

se deben identificar muy bien los objetos de datos. representan una abstracción del sistema en términos de sus funciones. la consistencia con los datos existentes. La transformación de datos está a la cabeza de cualquier sistema de información. Para completar la representación se deben proporcionar especificaciones de los procesos y un diccionario de datos. no contienen información sobre la secuencia o la temporización de los procesos. algunos son simples (clasificar los datos). no del sistema físico. Héctor Camacho Abanto Mrh. Un atributo se convierte en un identificador cuando se utiliza para encontrar una información en particular y puede ser que algún atributo o más se conviertan en identificadores para ser más específicos en las búsquedas. En alguna implementación en particular. y otros más complejos (preparar informes de pérdidas en ventas). que se denominan entidades. de redes y jerárquicos. y la comprobación de la fiabilidad de los mismos datos. Captura de datos y codificación: Los procesos básicos que tienen lugar en todo sistema de información. como la captura de datos. también se les conoce como modelos conceptuales. y mostrando cómo pueden organizarse para eliminar duplicados y redundancias. Para llevar esto a una representación gráfica. la cual describe a los datos en términos de objetos en el sistema. los cuales tienden a trabajar en un nivel más detallado. Al proceso de convertir información real a otra que se englobe en categorías se le conoce como codificación y a la conversión de datos de una forma física a otra se le llama transcripción. PROCESOS 1. Existe una segunda clase de modelos llamados de nivel implementación. es el proceso 58 Lic. 10. estos identificadores pasan a ser clave primaria o clave principal y es el orden en que está almacenada la información. los cuales tienen ciertas propiedades o atributos.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) modelización con tres restricciones clave: son una representación del sistema de información. seguimiento de los flujos de datos y el uso de un diagrama físico de flujo de datos. la consistencia interna. La parte esencial de los sistemas de información en alguna clase de sistema de archivo. El modelo entidad-relación pertenece a una clase de modelos conocida como nivel objeto. Las partes principales para dibujar un diagrama de flujo de datos son: descomposición funcional. y. Para que en un sistema de información se tengan datos precisos y dignos de confianza se deben realizar las comprobaciones en diferentes niveles: comprobar la cumplimentación de los datos. incluyen los modelos relacionales. se les llama procesos primitivos y pueden ocurrir como un flujo de información dentro del sistema. alcanzar mejores implementaciones. comprobaciones de datos individuales. o como información generada dentro del sistema. Los modelos de datos sirven para analizar los datos en el sistema como un todo. y de esa manera. ADM. . el cual tiene más detalle sobre el contenido de los archivos y flujo de datos.

que suceden con frecuencia. son los realizadores de los procesos. 2. los procesos de nivel superior se dividen en recuperación de información. Y. lo cual ocurre cuando hay alternativas de acción en una situación particular. que son una secuencia de procesos primitivos. son los que desarrollan y mantienen el sistema. y. la cual implica la recuperación. ADM. la necesidad de una respuesta rápida y consistente. Héctor Camacho Abanto Mrh. hardware. significan cualquier proceso rutinario. lo cual es esencialmente el proceso de recuperación primitivo considerado a un nivel de usuario. Las áreas críticas son las de captación de datos y la entrada de datos. las cuales realizan dos funciones distintas: dictaminar. La siguiente división son los procesos de soporte de una decisión. ¿Qué es una implementación? La implementación de un sistema de información es la manera en que se hacen las tareas. modelizar las consecuencias y. modelizar. y quiénes van a compartir los datos. normalmente se le conoce como actualización.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) de colocar la información relativa a objetos particulares en su lugar correcto y configurar las referencias necesarias para la recuperación de la información de un objeto en particular o una clase de objetos relacionados dando algún criterio. con pequeñas variaciones. llamados mainframes. Hardware son los equipos en donde se instala el sistema de información. es decir su implementación. y es necesario efectuar una elección. o una combinación de varios de ellos. determinar alternativas. ya sean PC o equipos más grandes. software y almacenamiento de datos. elegir la acción apropiada. Transformación: Los procesos de nivel superior se dividen en transacciones. Existen cuatro etapas: organizar la información. se diseña un modelo para predecir el efecto de algunos cambios en ciertos parámetros del sistema. También los procesos se dividen en toma de decisiones. IMPLEMENTACIÓN 1. la medida más útil del tamaño de un equipo es sobre la base del volumen de información y a los datos que mantendrá en memoria para su proceso. la modificación y el almacenamiento. 11. 2. lo que requiere de cuatro componentes: personal. lo que son las funciones. y otra cómo lo hace. que es el proceso de organizar la información. una cosa es lo que un sistema de información hace. . la protección de la 59 Lic. que es el que lleva a cabo la rutina importante necesaria para tomar una decisión. y como proveedores de soporte administrativo y técnico para la operación del sistema. Componentes: Los componentes personales son fuentes de entrada y receptores de salidas. La siguiente subdivisión es la edición de datos. por último.

que son unos conjuntos de instrucciones para copiar archivos. Un sistema informático es tan bueno como la persona que la ha configurado. por ejemplo. aparentemente triviales. Héctor Camacho Abanto Mrh. La información necesaria debe ser accesible en la forma correcta sin que se requiera mucho esfuerzo. debe ser confiable y flexible. y se tiene una tercera opción: los procesos interactivos. Clasificación: La clasificación de los sistemas de información se puede dar de diferentes formas. en un sistema completo se tienen procesos manuales. . es decir. primero. es generalmente la decisión más crucial que debe tomarse. que son llevados a cabo por una persona y una máquina conjuntamente. y 60 Lic. Por tipo de función. Software. la información suministrada debe ser oportuna. por Área funcional.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) información y la responsabilidad en el manejo de la máquina y los datos de una persona o personas en particular. 3. Implementación de procesos: La implementación de procesos puede ser manual o automática. a los conjuntos de instrucciones se les llaman programas. automáticos e interactivos. para dar soporte a decisiones o por recuperación de información. la cual es de acuerdo con el subsistema funcional de la organización en el que va a usarse. monitorear. y los paquetes de uso general y los medios útiles de mantenimiento del sistema. lo cual implica la manera de guardar los datos (centralizados o en subdivisiones y el medio en el que se deben guardar). que es la interface entre el software de aplicación y el hardware. Una implementación es mala si cambios. son difíciles o imposibles de implementar. que son los utilizados por los usuarios para realizar sus tareas y pueden ser de aplicación específica o de uso general. los sistemas de aplicación. los cuales son los lenguajes de programación. por procesos de transacciones. SISTEMAS DE INFORMACIÓN TÍPICOS 1. También los sistemas pueden ser Institucionales o Personales. el sistema operativo. Cualquier implementación debe satisfacer los requisitos básicos de funcionamiento del sistema. existen cuatro tipos de software. 12. ADM. crear. etc. es la habilidad de aceptar e interpretar conjuntos de instrucciones suministradas por el usuario. y además. los lenguajes de cuarta generación o de usuario. precisa e importante. es decir. las utilerías de desarrollo del sistema. Almacenamiento de datos.

además que existe una gran cantidad de experiencias disponibles sobre qué cosas funcionan y cuáles no. interactivo o en línea. se da inicio a las especificaciones. Las implementaciones de los sistemas de programación van desde unos totalmente manuales. y sobre las formas de abordar los problemas de diseño. análisis funcional de las ideas. 3. Para llevar a cabo el análisis de las posibles soluciones. Para la programación de un proyecto. a otros totalmente automatizadas. ADM. 2. La programación de un trabajo. un sistema de reserva de boleto o un sistema de contabilidad. como programar las entregas de mercancía a clientes. y las preferencias estéticas. y la selección de una solución. El valor real de los sistemas de proyecto reside en su monitorización. un diseño es siempre nuevo y diferente en algo. programación de un trabajo y la confección de horarios. debe configurarse diariamente. es necesario decidir sobre las tareas. Héctor Camacho Abanto Mrh. La restricción principal está en los recursos para llevar a cabo una tarea. Los sistemas de transacciones pueden ser: un sistema de nómina. la aproximación empleada es heurística. y que normalmente se divide en tareas realizadas por grupos distintos de gente. Existen tres tipos principales de operaciones de programación: programación de un proyecto. debemos tomar en cuenta: ¿Funcionará. semanal. en los proyectos. un punto intermedio y un final. y por procesos batch. los tiempos en una tarea deben esperar a que otra se termine. cuáles son los requisitos en materia de tiempo y dinero (costo-beneficio). es decir.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) también se pueden clasificar por su implementación: Manual. satisface otros requisitos. Los procesos de operación de diseño son de tres tipos: formulación de ideas. El diagrama de flujo de datos es un intento de describir los procesos implicados en diseñar algo. 61 Lic. mensual o anual. su experiencia en otros proyectos y el sentido estético. Una vez seleccionado el diseño. sujetas a restricciones. pero sí la más razonable. Y. . estimar el tiempo y los recursos a utilizar. Diseño: Para el diseño de sistemas se pueden utilizar diferentes metodologías. no siempre es la más óptima. El criterio que se utilice para la selección de la solución: cumple el diseño correctamente con la especificación funcional de lo que se requiere. también en qué áreas se requieren cambios. el cual es un trabajo preciso: tiene un inicio. En la formulación de ideas el diseñador lo que hace es reunir su conocimiento técnico. los costos comparativos de los distintos diseños. Programación: El problema de la programación consiste en disponer de tiempos determinados para realizar un conjunto de actividades. y si es estéticamente satisfactorio? El análisis revela imperfecciones en un diseño inicial. la confección de horarios implica la configuración de un programa que se repite muchas veces: diario.

. Los requerimientos de información de dirección se encuentran en la acumulación o fuente de información.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Un sistema experto es un sistema que intenta emular el comportamiento de un experto humano en un área en particular. resolver problemas matemáticos o diagnosticar enfermedades. la planificación estratégica juega un papel más significativo. Las técnicas de modelización de datos ayudaron en la integración de sistemas y es una forma de asegurar que el contenido en una base de datos estuviera debidamente especificado. inventario). Procesos de planificación estratégica: Cualquier organización tiene un gran número de sistemas de información. para alcanzar la conclusión. esto puede ser usado para adaptar los resultados o adaptar al sistema para alcanzar un resultado distinto. pasando por los sistemas institucionales al servicio de partes específicas de la organización (Ej. pero mediante un análisis más complicado del problema y un conjunto de instrucciones más complejo. educación). Abarcan desde los grandes sistemas institucionales. de mover información entre los sistemas. 2. ventas. simplemente hace lo que se le indica. a largo plazo en sectores particulares (agricultura. En compañías particulares. industria. ¿Quién hace la planificación estratégica? La planificación estratégica está relacionada con la toma de decisiones a largo plazo. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1. Existe una necesidad. Los sistemas integrales son extremadamente difíciles de implementar y de operar con eficacia. El resultado final de un ejercicio de planificación estratégica es un informe: tablas. En el sector público. hasta los sistemas personales desarrollados y usados por directivos y profesionales individuales (Ej. ya que los gobiernos están interesados en la planificación económica. interpretación de imágenes. 13. ADM. y donde se han utilizado. la modelización de las consecuencias y la selección de la mejor solución. Los sistemas expertos tienen un mecanismo explicativo: dan una lista de las reglas empleadas. a estos sistemas de soporte a decisiones. gráficas y mucho texto. Presupuestos). Aunque debe señalarse que el computador no actúa de forma inteligente. se les da el término de sistemas de información de dirección. Compras. 62 Lic. ya que el área responsable del sistema ha de pensar en todo y ha de ser capaz de responder con flexibilidad a muchas peticiones conflictivas. de infraestructura. es una función de alta dirección dentro de una organización. la formulación de posibles soluciones. Sistema de nómina). Héctor Camacho Abanto Mrh. Las técnicas empleadas en sistemas expertos han sido desarrolladas como parte de investigación en la inteligencia artificial y su objetivo es crear sistemas computacionales que se comporten de forma prerrogativa de los seres inteligentes. juegos. eliminando duplicidad y ambigüedad en los datos y darle un uso efectivo. como: interpretación de lenguaje. en el ámbito organizativo. y en traer información a partir de los distintos sistemas en conjunto. que sirven a la organización como un todo (Ej.

decidir sobre la solución más apropiada. que implica decidir cómo han de realizarse estas funciones. y una etapa de implementación. Se debe mantener una visión global de la solución y no encallar en los detalles. Con los sistemas de información. Héctor Camacho Abanto Mrh. e identifica cualquier restricción en las soluciones posibles. y los problemas administrativos de asegurarse que es el sistema correcto. enseguida. Etapas de desarrollo: Una descripción sencilla del desarrollo de un sistema informático se muestra en tres etapas. y esto lleva casi inevitablemente a una nueva serie de cambios. Las fases primarias de investigación deben ser utilizadas por personas con experiencia en el campo donde se va a usar el sistema de información. o uno enredado y complicado. En los prototipos las funciones requeridas pueden ser claramente definidas. o dan lugar a problemas para realizar cambios. Primero se debe reunir una serie de ideas generales sobre cómo funcionan distintos tipos de sistemas para una solución o soluciones que son aplicables al problema. se evalúa su operación. ADM. Los elementos de solución son: hardware. son una carga para mantener o conservar información. se deben llevar a cabo análisis sobre las ideas aportadas. personal y almacenamiento de datos. Las estrategias empleadas para el desarrollo de sistemas son: prototipos y desarrollos evolutivos. deben ser hechos por profesionales. no un estado del problema en sí mismo. 63 Lic. las necesidades normalmente hacen meditar sobre la incapacidad para obtener la información requerida. El punto de partida es la expresión de una necesidad y representa un estado sobre los síntomas de un problema de base. una etapa de diseño. especifica los requisitos para una solución. elegante y fácil de usar. por lo que.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Desarrollar un sistema informático para un usuario es una forma de ingeniería: se aplican ideas teóricas. La especificación funcional va en la fase de diseño. El sentido estético es el más difícil de obtener. La fase de construcción toma los planos preparados durante la fase de diseño y los implementa. . mientras que el diseño detallado y la implementación. y por último. mientras que los desarrollos evolutivos son desarrollos pilotos que realizan algunas funciones que pueden ir cambiando o adicionando hasta que el sistema alcanza una forma estable y no requiere cambios. y el tiempo y forma de transición al nuevo sistema. una fase de investigación para determinar los requisitos del sistema. Se deben considerar también los problemas de encontrar la solución y ponerla en práctica. experiencias pasadas y sentido estético para dar una solución a un problema particular. después de la implementación. La fase de investigación identifica los problemas reales subyacentes a los síntomas. Los sistemas de información nunca son perfectos. Existen dos tipos de problemas: los técnicos de llevar a cabo el diseño de un sistema que funcione. software. 3. La prueba principal: un sistema sencillo.

y cuando hay un sistema existente que de alguna manera no es satisfactorio. viabilidad organizativa y viabilidad económica. analizar el modelo. se debe decidir cuál de ellos se tratará de resolver y en qué extensión. Héctor Camacho Abanto Mrh. Hay dos situaciones distintas con las que se tienen que enfrentar: cuando no hay un sistema de información y debe crearse uno nuevo. . En la identificación de cómo debe hacerse cada proceso. las interfaces y compatibilidad con otros sistemas. Sólo han de aparecer los cambios que son funcionalmente necesarios. las condiciones de trabajo. definir los objetivos específicos de los cambios que deben hacerse y definir los cambios funcionales necesarios para dar efecto a estos objetivos. una arquitectura del sistema. Para la primera situación se debe: definir los objetivos del sistema y definir las funciones a realizar para alcanzar éstos. Dando la descripción del sistema existente. Especificación funcional: Cuando ya se tiene un sistema de información hay cinco etapas al derivar una especificación funcional: definir un objetivo global para el cambio. 4. Se debe dar una visión global de cómo funcionará el nuevo sistema. en qué escala de tiempo debe actualizarse y cuántos objetivos secundarios se incluyen: requisitos para la captura y entrada de datos. Existe un gran número de implementaciones posibles para un sistema. Las herramientas para especificar las funciones de los sistemas de información son: diagramas de flujo de datos y modelo de datos. Al diseñar el nuevo sistema se está decidiendo cómo han de implementarse las funciones detalladas en la especificación funcional. La evaluación de las propuestas de diseño.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) En la fase de investigación del desarrollo de sistemas se intenta especificar lo que hace el sistema. las escalas de tiempo (frecuencia) y los tipos de entrada y salida de datos y la forma de los procesos manuales que lo complementan. Cada situación de diseño es única. los factores a considerar son: viabilidad técnica. restricciones financieras y límites de tiempo. la complejidad técnica de las personas que se supone van a usar el sistema. la 64 Lic. La viabilidad técnica tiene que ver con los avances tecnológicos y de cuánto dinero se tiene para gastar. para quién. una vez reunidas. se está pasando desde lo que se requiere hasta cómo conseguirlo. normalmente es posible determinar las causas básicas de los síntomas y una vez identificados los problemas. ADM. modelizar el sistema existente. así como una identificación de los subsistemas (tareas o programas) que pueden tratarse por separado. la localización de los procesos y la configuración del sistema. Los objetivos principales de un sistema de información conciernen a la entrega de información: qué información debe estar disponible. En la viabilidad organizativa tienen que ver el valor del sistema para las personas que hacen un trabajo en particular. se deben analizar para ver si van a funcionar o no. se debe incluir: una identificación de los procesos. que cubre requisitos de la forma de organización de los datos. los entornos de trabajo de las personas y tipos de trabajo.

Sistemas muy pequeños pueden desarrollarse dentro de los recursos del grupo o sección que los necesitan. El desarrollo de grandes sistemas institucionales implica el compromiso de recursos significativos (personal calificado. . Uno de los factores más importantes de la estabilidad y el buen rendimiento de los negocios es. Héctor Camacho Abanto Mrh. se desarrollen prioridades y se asuman compromisos. Las estrategias empleadas para la conversión son: puesta en servicio inmediato. En el proceso de conversión tienden a presentarse tres problemas: resistencia al cambio. clasificar y contar. pero al mismo tiempo deberá minimizarse la duplicación de esfuerzos al capturar y conservar los datos. no familiaridad con el nuevo sistema y la transferencia de datos del sistema anterior al nuevo. la planificación de grandes sistemas de información es una responsabilidad corporativa. Esto da como resultado un Plan de Sistemas de Información.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) organización del desarrollo de grandes sistemas y los eventos relacionados globalmente con la sociedad. el establecimiento de estadísticas más completas y su más amplia utilización. El diseño detallado y la codificación de un sistema informático es tal que requiere experiencia técnica. Se aplica a los conjuntos para distinguir. Y la viabilidad económica está relacionada con: los costos del sistema y los beneficios esperados. operación en paralelo y la implementación por fases. Esto requiere que la organización tenga un proceso de planificación corporativa en el que se discutan las necesidades de sistemas de información. La técnica y documentación estadística en la administración de empresas son aplicaciones prácticas. para asegurar un nivel de compatibilidad entre las secciones. así. y es donde surge la necesidad de coordinar la compra de software y hardware siempre que sea posible. La estadística es considerada como la recolección de datos y documentos para administrar mejor. Es el conjunto de los métodos que tienen por fin el estudio numérico de las colectividades. El plan de sistemas de información corporativos significa que se debe distinguir muy bien entre la forma con que las responsabilidades son llevadas a cabo en relación con los principales sistemas institucionales. ADM. Una necesidad posterior es el coordinar el uso de la información dentro de la organización en el sentido de que debe estar disponible dónde y cuándo se necesite. el cual contendría una planificación de desarrollo para 65 Lic. y es de interés para los usuarios sólo en el sentido de que necesitan monitorear el progreso del desarrollo y revisar a la vez el diseño y la implementación para asegurar que el sistema satisfaga sus requisitos. sin discusión. y con respecto a los sistemas personales y a pequeños sistemas institucionales. hardware y dinero) durante un largo período de tiempo.

ADM. compras. debe desarrollar habilidades de los requerimientos de información necesarios por la organización para apoyar la toma de decisiones. donde las empresas grandes pueden llevar procesos simultáneos de finanzas. de hogar. 14. capaz de crear el modelo de información que soporte el análisis de la información y se familiarice con diferentes productos que permitan la creación y explotación de modelos de información.. Un administrador actual debe ampliar sus conocimientos sobre conceptos. Los hay desde muy pequeños. hasta grandes equipos. distribución de información/conocimiento. trabajo en equipo o colaborativo. al proponer soluciones a un problema. teniendo en cuenta el nivel de apoyo de los servicios a prestar a los usuarios. e integrar estos sistemas para una posterior explotación de la información desde niveles operacionales hasta la alta dirección. o subsistemas. y debe estar en constante aprendizaje. es utilizarla para apoyar la formación y diseminación de conocimiento dentro de la organización y estudiar el impacto de la aplicación en un contexto organizacional y entender cómo la tecnología adecuadamente seleccionada y utilizada puede apoyar el aprendizaje. Héctor Camacho Abanto Mrh. es considerado como factor clave para el éxito y evolución de la organización. desarrollo personal y organizacional y técnicas de aprendizaje en el trabajo. y medir sus posibilidades. Un nuevo enfoque de la tecnología de información. debemos comprender lo que es un computador o un equipo computacional.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) sistemas grandes y una estrategia para el desarrollo de sistemas pequeños. ideas o posibles soluciones y se analiza cómo es que lo que se conoce de la disciplina de Administración de Sistemas de Información puede resultar de utilidad para resolver o prevenir este tipo de problemas en el futuro. Bajo el concepto de información multidimensional y su relación con el proceso de manejo y administración. personales. Se deben presentar los diferentes puntos de vista. Las áreas relacionadas con estas teorías de aprendizaje: organización aprehendiente (knowledge-based business). CONCLUSIÓN Como primer punto. donde se puede llevar fácilmente una pequeña administración personal. El administrador. En una organización. o staff de administración. . metodologías y estrategias para la administración de proyectos basándose en las nuevas tecnologías de la información. analizando su aplicación a una organización en el entorno en que se encuentre. generalmente no hay una mejor opción o es difícil apuntar a una razón específica que haya causado un problema. ventas. etc. 66 Lic.

Héctor Camacho Abanto Mrh. procesos e información que interactúan entre sí para ayudar a la toma de decisiones en función de los objetivos institucionales. métodos de trabajo. ADM. . recursos.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Un sistema de información es un conjunto de personas. ANEXOS 67 Lic.

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) 68 Lic. ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh. .

pero a la vez es parte de un sistema superior. en sí mismo. Héctor Camacho Abanto Mrh. es un sistema. ADM. Los sistemas reciben (entrada) datos y proveen (salida) información. Elementos 69 Lic. un subsistema es un conjunto de elemento interrelacionados que. . Subsistema Un subsistema es un sistema que es parte de otro sistema mayor. En otras palabras.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) GLOSARIO Sistema Un sistema es un conjunto de partes o elementos. organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo.

existen muchas formas de comunicación que utilizan los seres humanos. Información Es el resultado del procesamiento de los datos. procesan y arrojan información. Sistema Abierto Son los que interactúan con todo tipo de sistemas y subsistemas. FUENTES DE INFORMACION BIBLIOGRAFIA CHIAVENATO IDALBERTO Administración. Sinergia La sinergia es la integración de elementos que da como resultado algo más grande que la simple suma de éstos.com/sistema-de-informacion-administrativa. Flujograma Es una gráfica o dibujo que representa procesos y procedimientos en un sistema comunicacional. ADM.com http://html. México. Comunicación Es la forma de comunicarse que tienen los seres vivos.monografias. escrita. cuando dos o más elementos se unen sinérgicamente crean un resultado que aprovecha y maximiza las cualidades de cada uno de los elementos. Sistema Cerrado Muestran muy poca o nada interactividad con otros sistemas. etc. es decir.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) Son las partes. . Héctor Camacho Abanto Mrh. 2007 PAGINAS WEB www. simbología. señalética. reciben. Datos Son informaciones primitivas o que falta procesar para obtener una información. desarrollo y muerte de un sistema. McGraw-hill.html 70 Lic. Edit. componentes de un subsistema que tienen diferentes formas y tamaños y son los responsables del nacimiento. Sistema Semicerrado Son los que se abren por momentos y en casos específicos.rincondelvago. gráficos. como ser: oral.

Héctor Camacho Abanto Mrh.wordpress.centrogeo.pdf http://sergiomerino.eduardoleyton.SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA) http://www.pdf 71 Lic.pdf http://www.com/2009/03/sist_de_informacion_audit_rrhh_parte_11.mx/curriculum/germanmonroy/pdf/sistema_de_informacion_adminitrat_198 9.org. ADM.com/apuntes/Udpsia01. .files.