ESTRUCTURA DE UN PROGRAMA DE CAPACITACIN

A. POR QU REALIZAR UN PROGRAMA DE CAPACITACIN PARA EL

PERSONAL?
Aparentemente un programa de capacitacin requiere de mucho trabajo y de una buena
cantidad de dinero. Su organizacin realmente necesita llevarlo a cabo? La respuesta es
S, por varias razones.
Para el caso de nuevo personal, la respuesta es obvia: un programa de capacitacin es
necesario para que puedan insertarse en sus trabajos con alguna idea sobre lo que se
supone que deben hacer y cmo hacerlo. Pero un programa de capacitacin puede
ayudar a los nuevos miembros del personal de muchas otras maneras:

Les demuestra que la organizacin se toma en serio lo que hace y por lo tanto,
tambin los alienta a tomarse su trabajo en serio.

Les hace sentir que la organizacin los apoya.

Una capacitacin adecuada fomenta su confianza en su habilidad para realizar

sus trabajos.

Un programa de capacitacin puede ayudar a transmitir a los nuevos miembros

cun valiosos son los mtodos y la filosofa de la organizacin.

Los convierte en miembros de la organizacin, brindndoles un vocabulario y

una visin de su trabajo similar a otros en la organizacin.

Acorta los tiempos necesarios para que adquieran competencia en sus trabajos.

Reduce la necesidad de pedir consejos o informacin a otros miembros del

personal, y de esta manera, aumenta su independencia y disminuye el desgaste
de otros miembros del personal.

Disminuye en gran parte la posibilidad de cometer errores que provoque que la

organizacin pierda prestigio, relaciones pblicas, credibilidad, juicios o dinero.

En el caso de miembros experimentados del personal, un programa de capacitacin

tambin tiene numerosos beneficios:

Los ayuda a aumentar continuamente su competencia en lo que hacen.

Aumenta su conocimiento en el rea a desarrollar presentndoles las ltimas

investigaciones y teora y puede exponerlo a nuevas ideas que pueden mejorar su
propia efectividad y la de la organizacin.

Les ayuda a mantener el inters y entusiasmo por su trabajo, ya que evita que se
aburran y se desactualicen.

Puede exponerlos a otros practicantes con mtodos diferentes, y quizs mejores.

Les da una razn ms para quedarse en la organizacin.

Mantiene la dinmica total de la organizacin: pensamiento, crecimiento y

cambio. Una organizacin dinmica es casi siempre efectiva y saludable.

En resumen, un buen programa de capacitacin continua para todo el personal

aumenta la efectividad de la organizacin, en vez de permitir que la organizacin se
estanque.

B. CMO ESTRUCTURAR UN PLAN DE CAPACITACIN?

Identificar cules son los puntos clave para reforzar en los empleados y adecuar
segn las necesidades son algunos aspectos a tener en cuenta.
Un plan de capacitacin debe ser preciso y estructurado. Es importante que se
atiendan las necesidades de formacin y entrenamiento, as mismo, que estn
alineadas con las necesidades de formacin de la compaa.
Jos Manuel Vecino, especialista en gerencia de RR.HH. y en diseo de
ejecucin y coordinacin de capacitacin, considera que el proceso de
administracin y gerencia en los procesos de entrenamiento tienen que apoyar el
marco estratgico corporativo frente a la formacin e impulso de las
competencias que la empresa necesita.
Es imprescindible tener clara cul es la filosofa de un programa de desarrollo
humano. Debe estar orientado al fortalecimiento de las habilidades del recurso
humano de la empresa. De esta manera, se interiorizan las competencias y se
dar un mayor alcance y sentido a la labor que se realiza cada da.
Maritza Pinzn, consultora en capacitacin de Team Consultores Asociados,
recalca que es preciso conocer la misin, la visin y el modelo de negocio para
saber en realidad cmo ejecutar el plan de capacitacin.
El desarrollo de las personas y lo que las empresas esperan de ellas son dos
aspectos que se pueden evidenciar al saber cules son los objetivos que se
esperan.

C. CMO EJECUTAR UN PROGRAMA DE CAPACITACIN? SEGN

ENSUNCHO
Yeini Ensuncho, psicloga organizacional y quien se ha desempeado como directora de
capacitacin en diferentes compaas, aconseja que uno de los puntos para iniciar con

un proceso de capacitacin es la evaluacin del diagnstico de las necesidades de la

empresa.
Ese diagnstico se puede realizar mediante un formato que el jefe de departamento
enva a sus empleados y all se registra el concepto que ellos tengan sobre lo que
consideran puntual para capacitarse.

La experta asegura que pueden ser capacitaciones tcnicas enfocadas hacia una labor
especfica. As mismo, pueden ser corporativas. Estas son las que se enlazan
propiamente con la empresa y que contribuyen al desempeo de los trabajadores y que
abarcan su aspecto personal. Si los empleados necesitan conocer conceptos
relacionados con el manejo efectivo del tiempo, el estrs y la productividad, entre otros,
le agregan valor a su vida profesional e interiormente se sentirn a gusto, y lo reflejarn
en sus relaciones interpersonales dentro y fuera de la empresa.
Despus de hacer el diagnstico se puede empezar a estructurar el programa conforme a
necesidades puntuales.
El programa se puede hacer semestral o anual. Prefiero hacerlo cada seis meses,
porque puede ser flexible si aparece la necesidad de realizar cambios por diversas
razones. No obstante, si es anual se podra afectar mucho el cronograma en el caso en
que se corrieran fechas, subraya Ensuncho.
Tambin recalca que la logstica es un aspecto a tener en cuenta para la realizacin de
las capacitaciones y que est relacionada con el presupuesto, las herramientas y
personas que van a intervenir en su organizacin y ejecucin. El apoyo en los
proveedores de la empresa para realizar las capacitaciones es algo que contribuye a que
se disminuyan costos en el presupuesto que se brinda para hacerlas.
Lo anterior, por cuanto suele suceder que las compaas ofrecen valores agregados con
la compra de sus productos y los talleres o actividades de formacin son parte de ellos.
Igualmente, esto sucede con las capacitaciones que sobre salud ocupacional se
necesiten. Las ARP brindan estas capacitaciones. Por ejemplo, las relacionadas a las
posturas en los sitios de trabajo de acuerdo a cada rea, charlas formativas respecto al
manejo de herramientas o sustancias y prevencin de accidentes, entre otras. Tambin
resalta que cuando en la compaa existe personal altamente competente en una materia,
ellos pueden brindar la capacitacin. Por otro lado, las empresas tienen la opcin de
enviar a sus empleados a capacitaciones ms puntuales y de mayor duracin como las
especializaciones, maestras o estudios de doctorado.

D. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA ANUAL DEL PLAN DE

CAPACITACIN Y ADIESTRAMIENTO DE UNA EMPRESA (y sus
subprogramas)

La capacitacin para los trabajadores, representa una accin tendiente a proporcionar,

desarrollar y/o perfeccionar sus actitudes, aptitudes, habilidades y destrezas con el
propsito de hacerlos capaces de incidir en los procesos de transformacin e innovacin
tecnolgica, as como mejorar sus condiciones de vida.
La capacitacin o el adiestramiento debern impartirse al trabajador durante las horas de
su jornada de trabajo salvo que, atendiendo a la naturaleza de los servicios, la Empresa
acuerde que podrn impartirse de otra manera, as como en el caso de que el trabajador
desee capacitarse en una actividad distinta a la materia de la contratacin colectiva, en
cuyo supuesto, la capacitacin se realizar fuera de la jornada de trabajo. El Plan de
Capacitacin y Adiestramiento para el Personal se integrar por un programa anual que
considerar a su vez, los subprogramas siguientes:

1. ACTUALIZACIN Y ADIESTRAMIENTO.
Actualizacin. Es el proceso de enseanza-aprendizaje para adultos, orientado a
dotar al participante de los conocimientos vigentes respecto de una o varias de
las funciones del puesto que ocupe, establecidas en el Catlogo respectivo, con
la finalidad de mejorar su desempeo sobre nuevas tecnologas, maquinaria,
herramientas y procesos de organizacin en el trabajo.
Adiestramiento. Es el proceso de enseanza-aprendizaje orientado a desarrollar,
perfeccionar y especializar los conocimientos, habilidades y destrezas de los
trabajadores administrativos de base, para que alcancen los objetivos de las
funciones de su puesto, establecidas en el Catlogo vigente, coadyuvando as a
mejorar los procesos de trabajo y su desempeo laboral.
Las caractersticas de los cursos son:
Con duracin preferentemente de 20 horas.
Los de carcter general, se impartirn de acuerdo a las funciones del puesto, a
las innovaciones en los procesos de trabajo o la incorporacin de nuevas
tecnologas; estas ltimas debern atenderse de manera oportuna y expedita.
Los de carcter especfico, se impartirn atendiendo a las necesidades y
particularidades de las funciones del puesto, considerando la naturaleza de la
Entidad o Dependencia y el rea de adscripcin del trabajador.
Estn dirigidos exclusivamente para los trabajadores administrativos de base
de la categora o puesto en cuestin.
2. PROMOCIN ESCALAFONARIA.
Es el proceso de enseanza-aprendizaje para adultos orientado a dotar al
trabajador administrativo de base de los conocimientos, desarrollar sus
habilidades, destrezas y adecuar sus actitudes para que pueda alcanzar los
objetivos de un nuevo puesto a travs de la promocin escalafonaria. En materia
de promocin escalafonaria, las lneas de accin estn enfocadas a habilitar
trabajadores administrativos de base debidamente capacitados que, una vez que

acceden a un puesto superior al suyo, puedan desarrollar el trabajo de manera

eficaz y eficiente.
3. DESARROLLO HUMANO Y SUPERACIN PERSONAL.
Este subprograma constituye un factor fundamental para la capacitacin y
adiestramiento integral del trabajador administrativo de base, est conformado
por cursos cuyo propsito es estimular conductas, hbitos y actitudes en los
trabajadores que favorezcan su superacin personal y laboral, as como el de su
relacin familiar y social en base a valores universales, considerando aspectos de
motivacin que tiendan a:
Elevar su autoestima.
Mejorar sus niveles de comunicacin e interaccin personal.
Favorecer su compromiso institucional.
Mejorar el entorno familiar de los trabajadores.
Fortalecer los mejores valores socio-culturales.
Facilitar su integracin en los diferentes mbitos.
Hacerlo partcipe de un proceso educativo y cultural permanente.
Las caractersticas de los cursos son:
Con una duracin preferentemente de 20 horas con las diferentes temticas de
actualidad en esta rea.
Estos cursos se imparten fuera de la jornada laboral. Los trabajadores
administrativos de base que deseen participar dentro de la misma debern contar
con la autorizacin respectiva.
Se considera la participacin del cnyuge e hijos, fortaleciendo as las
relaciones familiares con temticas que ayuden a dar respuesta a los problemas
ms recurrentes en nuestra sociedad.
4. CMPUTO.
Es el proceso de enseanza-aprendizaje para adultos, orientado a dotar al
participante del conocimiento informtico actualizado, en cualquiera de sus
niveles, con el fin de que fortalezca o desarrolle aptitudes que le ayuden a
incorporarse a las nuevas tecnologas y procedimientos de trabajo.
Con ese propsito, se impartirn cursos permanentes para el uso de la
computadora y aplicacin de paqueteras, principalmente en la sistematizacin
de procesos, as como en el diseo y aplicacin de sistemas de control y reportes
de informacin. Las caractersticas de los cursos son:
Con una duracin de 30 horas en las temticas de: Introduccin al cmputo y
Windows, Word 1, Word 2, Excel 1, Excel 2 y Access Bsico, y de 20 horas para
PowerPoint, Outlook e Internet.
La Empresa integrar los grupos considerando, en primer trmino, a los
trabajadores administrativos de base que por las caractersticas de su puesto,

utilicen la computadora para la realizacin de sus labores, contando para stos,

como curso de actualizacin.
Se considera la participacin del cnyuge e hijos, cumpliendo los requisitos
establecidos.
5. PREJUBILATORIO.
Este curso es impartido con el apoyo del Instituto Nacional de las Personas
Adultas Mayores y est conformado por diversos temas que tienen como
objetivo apoyar a los trabajadores que se encuentran en condiciones de
jubilacin o pensin, para:
Determinar un nuevo proyecto de vida, y
Reforzar su autoestima y seguridad.
Las caractersticas del curso son:
Tiene una duracin de 96 horas.
nicamente los trabajadores que se encuentran en condiciones de jubilacin o
pensin, o aquellos que tengan 28 30 aos de servicio, podrn participar.
6. IDENTIDAD INSTITUCIONAL.
Los procesos de trabajo no slo requieren de equipos y tecnologa de punta
compatibles con el aprovechamiento del desempeo laboral, sino tambin de
nuevas formas de gestin, organizacin y capacitacin para el trabajo, que
adems de propiciar el uso racional y eficiente de los recursos disponibles,
estimulen la capacidad de innovacin, el potencial creativo y la superacin
intelectual de los trabajadores y promuevan el fortalecimiento de su identidad
institucional. Por lo tanto, este subprograma promover y fomentar la
integracin de la identidad de los trabajadores con la Institucin, con sus valores
y sus funciones sustantivas. A continuacin se relacionan los principales
aspectos que los trabajadores administrativos de base debern observar:
Conocer la misin y visin de la Empresa, sus funciones sustantivas,
principios y valores institucionales. Reconocer la importancia de su labor en la
Organizacin.
Reflexionar sobre el conocimiento de sus derechos y obligaciones.
Mantener fortalecido y claro su nivel de compromiso con la Institucin.
7. ENSEANZA ABIERTA.
Es el sistema que considera asesoras dirigidas a los trabajadores administrativos
de base, cnyuge e hijos, que desean iniciar o concluir sus estudios en los
niveles educativos de: primaria, secundaria y preparatoria hasta profesional. Las
acciones con las que se brindar dicho apoyo, son:

 Continuar apoyando la estrategia que favorezca el ingreso, asistencia,

permanencia y conclusin de los trabajadores a los diferentes niveles educativos
para adultos.
Seguir dando facilidades a los trabajadores para que asistan a sus asesoras, en
los trminos establecidos en el Contrato Colectivo de Trabajo. Asimismo,
apoyarles para que puedan continuar con su educacin hasta un nivel
profesional.
Fortalecer los crculos de estudio que concentren trabajadores de diferentes
entidades o dependencias, con el propsito de brindar una atencin continua de
la demanda y con ello disminuir la desercin.

8. FORMACIN DE INSTRUCTORES.
Es el proceso de enseanza-aprendizaje para adultos que forma, desarrolla y
actualiza instructores internos habilitados, con el fin de conformar una plantilla
que d respuesta a los requerimientos de los programas de capacitacin, en los
trminos establecidos por la Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y
Adiestramiento. Las caractersticas del curso son: Objetivos:
Impulsar y fortalecer la formacin de instructores internos, para contar
con recursos humanos que apoyen el proceso de enseanza-aprendizaje
para adultos en la capacitacin y adiestramiento.
Mejorar, en base a la experiencia y a la formacin acadmica de los
instructores internos, la calidad de la Capacitacin y Adiestramiento.
Fortalecer, actualizar, mejorar y orientar los procesos y mecanismos de
capacitacin y adiestramiento.

9. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

La Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento participar en
la realizacin de aquellas acciones que ayuden a prevenir, disminuir y/o resolver
riesgos de trabajo, con la imparticin de cursos de capacitacin y adiestramiento,
en temticas especficas que se encuentren dentro de su mbito de competencia.
Lo anterior basado en el reconocimiento que la Comisin Central de Seguridad y
Salud en el Trabajo har en las entidades y dependencias tal como lo seala el
Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo, para
prevenir eficazmente las enfermedades y los accidentes de trabajo.
10. INFRAESTRUCTURA, RECURSOS Y MECANISMOS DE OPERACIN
PARA LA CAPACITACIN Y ADIESTRAMIENTO.
El Plan de Capacitacin y Adiestramiento requerir de la aplicacin oportuna y
precisa de los recursos econmicos, humanos, materiales y logsticos suficientes

que la Empresa compromete para la instrumentacin del Programa Anual que

corresponde al Plan, que permita hacer frente a las necesidades siguientes:
Revisar, actualizar y/o elaborar bilateralmente los contenidos temticos de los
programas y manuales, con la participacin de los instructores y el apoyo de
algunas entidades o dependencias segn la naturaleza de sus funciones y la
particularidad de los temas;
Cubrir la entrega de los estmulos a los instructores internos habilitados, y a
los trabajadores que participen en los cursos de actualizacin y adiestramiento,
as como los honorarios de los instructores externos y, en su caso, los ingresos
que les corresponda a las entidades acadmicas por su participacin en la
revisin y elaboracin de contenidos temticos;
Adquirir mobiliario y equipos informticos y tecnolgicos, que permitan
brindar una mejor atencin a los participantes de los cursos;
Adquirir recursos materiales y didcticos de ltima generacin para mejorar la
imparticin de los cursos, y
Apoyar los requerimientos que resulten de llevar a cabo el seguimiento,
control y difusin del programa anual de capacitacin y adiestramiento.

E. CMO SE DESARROLLA Y EJECUTA UN PROGRAMA DE

CAPACITACIN PARA EL PERSONAL?
Existen cuatro puntos principales que se deben tener en cuenta al desarrollar y ejecutar
un programa de capacitacin. Los mismos son los siguientes y en este orden:

Planeamiento

Metodologa

Logstica

Evaluacin

Examinaremos cada uno individualmente.

E.1. PLANEAMIENTO
Algunas reglas generales para planificar un programa de capacitacin para el
personal

Involucrar a los miembros del personal en la planificacin e implementacin de

los programas de capacitacin. Ya sea que tengan, o no, control directo de la
capacitacin, quienes realizan el trabajo estn ms aptos para determinar cules
son, al menos, algunas de sus necesidades. De esta manera, incluso los nuevos
miembros pueden participar en la planificacin. Qu los inquieta ms? En
qu reas se sienten menos preparados o menos competentes? Las respuestas a

estas preguntas pueden ayudar a estructurar una capacitacin inicial til y

efectiva.
Tanto para el personal nuevo como para el experimentado, existe siempre la tensin
entre lo que saben que necesitan y lo que no saben que necesitan. Si ustedes pueden
lograr que comprendan que exponerse a nuevas ideas y tcnicas es una parte importante
del crecimiento de cualquier miembro del personal, entonces podrn aceptar y valorar
esta exposicin como parte de su programa de capacitacin del personal.
Adems, cuando los miembros del personal participan en la planificacin y conduccin
de un programa de capacitacin, ellos se convierten en dueos de este programa,
aumentando las posibilidades de que lo tomen en serio y se beneficien con ste.

Responder a las necesidades de los miembros. Si ellos estn involucrados en la

panificacin de la capacitacin, asegrense de que la participacin no sea slo
en la teora, sino que lleve a talleres y sesiones especficas. Otras cosas que
pueden hacer para asegurarse de que satisfacen las necesidades.
o Abordar los temas que los miembros del personal identifican como
importantes. Esto no significa que no se puedan agregar otros temas,
sino simplemente que se deben tratar aquellos que identificaron. Si por
algn motivo no resultase posible, entonces deben discutirlo y expresar
los motivos que llevaron a elegir el tema que se tratar. (Algunas
organizaciones identifican los temas realizando una evaluacin anual, o
ms frecuente, de las necesidades de capacitacin del personal.)
o Intentar preparar la capacitacin de la manera y en la situacin que ms
desean los miembros del personal: crculos de estudio, presentadores
especficos, etc. Es igualmente importante no armar situaciones que
particularmente les desagraden a los miembros del personal. Si alguien
expresa su disgusto por las presentaciones del tipo disertacin, entonces
no las planifiquen.
o Encontrar material que trate los temas de manera interesante y apropiada.

Programar la capacitacin de acuerdo a las necesidades de los miembros del

personal. En el caso de personal nuevo, significa tan pronto como se presentan a
trabajar, de modo que puedan obtener la base que necesitan. En el caso de
actualizacin del personal, significa varias cosas:
o Programar la capacitacin o reajustar los horarios de trabajo de modo
que nadie sienta que est abandonando su trabajo mientras realiza la
capacitacin.
o Programar la capacitacin para momentos que sean convenientes para la
mayor cantidad de gente posible.
o Programar con anticipacin para poder obtener los presentadores que
quieren, reunir los materiales para que el personal lo examine de
antemano, realizar lecturas grupales, etc.

o Crear suficiente disponibilidad o disponer de tiempo sin planificar para

atender los asuntos reales que surgen en el trabajo, cuando sea necesario.
Un programa de capacitacin es ms que una serie de talleres inconexos. Debe reflejar
una manera de ver lo que realiza la organizacin, as como las necesidades del
personal. Algunas organizaciones planifican la capacitacin un ao por vez, eligiendo
concentrarse en uno o algunos temas, y programando debates o presentaciones algunos
meses por adelantado. Otros consideran un programa de capacitacin como algo
progresivo, ya que los miembros del personal construyen sus habilidades y
conocimiento desde la capacitacin inicial y a lo largo de su permanencia en la
institucin. Sin embargo, otros consideran que un programa debe cubrir las reas que
los miembros del personal necesitan para hacer bien su trabajo, y que responden a
menudo a preocupaciones inmediatas. (Estamos recibiendo muchos participantes que
consumen herona. Cmo trabajamos con estos casos?).

Existen algunas reas generales que la mayora de los programas de capacitacin

deberan incluir:

Habilidades laborales e informacin especfica. Cualquier capacitacin,

especialmente la capacitacin inicial, debe abarcar las habilidades particulares y
la informacin que las personas necesitan para realizar su trabajo. Los mtodos
de enseanza, las reglamentaciones federales y nueva informacin sobre
medicina son todos temas para la capacitacin que puede abordar una u otra
organizacin.

En algunos casos, por supuesto, los miembros de su grupo fueron contratados

especficamente porque ya cuentan con la mayora de las habilidades y conocimientos
necesarios (por ejemplo, no es necesario que le expliquen a una enfermera graduada
cmo medir la presin sangunea). La capacitacin debe tener esto en cuenta y
concentrarse en mejorar las habilidades, o en brindar informacin nueva o especfica de
la organizacin.

Habilidades propias de su organizacin. Si han desarrollado una manera propia

o inusual de hacer las cosas, obviamente es importante que los miembros del
personal comprendan cmo usar estos mtodos y los motivos por los cuales la
organizacin los emplea.

Innovaciones en las tcnicas, desarrollos, teoras, polticas, leyes, etc.,

vinculados con su rea de inters.

Otras reas con las que los miembros del personal necesiten familiarizarse, por
encima y ms all de sus habilidades laborales, para poder realizar bien sus
trabajos (por ejemplo, estrategias para tratar con suicidas o para resolver
conflictos). Dentro de esta categora se encuentra la mayora de las
capacitaciones relacionadas con reas como las habilidades interpersonales,
sensibilidad cultural y de diversidad.

Temas especficos de importancia para la organizacin. Dependiendo de la

naturaleza del trabajo y de la poblacin, algunas de las posibilidades en este
punto podran ser violencia familiar, el contagio del virus del SIDA, reformas
para el bienestar social, la Ley de Norteamericanos con Discapacidades
(Americans with Disabilities Act, ADA), la economa de barrios o regiones
especficas, tendencias en las subvenciones federales, etc. Estos temas pueden
no estar directamente relacionados con las metas de la organizacin, pero tienen
un gran impacto en su trabajo debido al efecto que produce en los participantes.

Determinar cunta capacitacin necesita su personal y cundo debera realizarse

Capacitacin inicial. Cunto debe durar la capacitacin para el nuevo

personal? Cundo la van a necesitar? (es decir, saben en qu momento
estaran contratando nuevo personal?)

Actualizacin del personal. En cunta actualizacin de personal debe

comprometerse cada miembro del personal durante un ao? Con qu frecuencia
debe realizarse? Tiene importancia?

Actualizacin profesional. Debera existir un estndar de la organizacin

relacionado con la carga de actualizacin profesional que debe asumir cada
miembro del personal durante cada ao? De ser as, en ese estndar, deben
estipularse los plazos? (es decir, la actualizacin profesional debe terminarse en
un momento determinado cada ao?)

E.2. METODOLOGA
Existen algunas pautas generales a tener en cuenta al momento de considerar la
metodologa a usar en un programa de capacitacin de personal.

Si la capacitacin tiene como objetivo ensear un mtodo o una tcnica,

debe realizarse usando el mtodo o tcnica en cuestin. Por ejemplo, si estn
intentando ensearle a un grupo habilidades de orientacin, entonces ustedes, o
quien est dirigiendo la capacitacin, debe demostrar esas habilidades en la
presentacin.

De manera similar, los mtodos de capacitacin deben ser coherentes con la

misin y filosofa de la organizacin. Por ejemplo, si la organizacin es
colaborativa, entonces el programa de capacitacin debera considerar que cada
uno posee algn conocimiento y experiencia importante que aportar. Se debe
considerar la capacitacin como un esfuerzo en comn y no como una autoridad
que ofrece parte de sus conocimientos a otros que son esencialmente ignorantes.

Variar los mtodos de presentacin para mantener el inters y la emocin

de las personas. Esto se aplica ya sea que la capacitacin se realice dentro de la

organizacin o sea conducida en gran parte por presentadores externos. Entre

los distintos mtodos disponibles podemos mencionar:
o Debates/crculos de estudio.
o Actividades grupales: resolucin de problemas en grupos pequeos,
proyectos colaborativos, etc.
o Multimedia: presentaciones audio-visuales (vdeos, cintas de audio,
proyecciones), uso de computadoras e Internet, etc.
o Actividades fsicas: movimiento, manipulacin de materiales.
o Resolucin de problemas en forma individual.
o Representaciones y simulacros, incluyendo teatro interactivo.
o Peridicos u otras actividades escritas.
o Actividades artsticas: crear imgenes, estructuras, poemas, etc., ya sea
en forma individual o en grupos.
o Investigacin individual o grupal.
o Lecturas.
o Disertacin.
Notarn que la disertacin, que probablemente es el mtodo ms comn de
presentacin, lo mencionamos en ltimo lugar. Esto se debe a que existen
investigaciones que demostraron que para la mayora de las personas la disertacin es el
mtodo menos efectivo de aprendizaje. Para la mayora de los temas, el aprendizaje
grupal y/o manual son usualmente ms efectivos: el ida y vuelta que se produce en un
debate grupal, incluso cuando el grupo est integrado por slo dos personas, es mucho
ms til para la mayora de las personas que escuchar a alguien que les dice algo, y
llevar a la prctica la actividad es incluso mucho ms poderoso.
El debate es interactivo: les da a las personas la oportunidad de confrontar ideas, de
traducir esas ideas a sus propias palabras y de hacerse dueos de ellas. Esto tambin se
aplica en el caso de varios otros mtodos mencionados anteriormente, especialmente el
uso de actividades fsicas, representaciones y las expresiones artsticas.

Conocer los distintos estilos de aprendizaje. Existen muchas descripciones

sobre diferentes estilos de aprendizaje, pero todos se agrupan en dos temas: de
qu manera la gente recibe la informacin y de qu manera la organiza y la usa.
Aunque la mayora de las personas pueden usar una amplia variedad de estilos
diferentes cuando lo necesitan, todos parecen tener un estilo que prefieren y que
pueden usar mejor.

Ensear para tantos estilos de aprendizajes diferentes como sea posible ayuda a que
todos desarrollen su habilidad de usar una variedad de estrategias. Diferentes tipos de
problemas requieren diferentes tipos de soluciones, y cuando una persona puede
cambiar con ms facilidad su estilo cuando lo necesita, mayor ser su capacidad de

aprender y de resolver problemas. A la larga, es una de las mejores maneras de

asegurarse de que cada uno aprenda lo que necesita.
Pueden trabajar con los estilos diferentes ya sea planeando actividades individuales o
una serie de actividades que incluyan varios de estos modos de presentar la
informacin:

Usar mtodos visuales - a travs de los ojos (proyecciones, vdeos); mtodos

auditivos a travs de los odos (cintas, disertacin); y mtodos cinestticos a
travs del tacto y de los movimientos (juegos, construccin con objetos, etc.); y
otros mtodos similares de presentar la informacin.

Brindar a las personas la oportunidad de trabajar en grupos grandes, pequeos,

pares e individualmente, ya que algunas personas aprenden ms en algunas de
estas situaciones.

Prestar atencin a las diferencias entre el hemisferio derecho y el izquierdo del

cerebro. Aunque esta descripcin no es exacta (estas actividades no estn en
realidad disociadas en los hemisferios cerebrales), las diferencias a tener en
cuenta aqu son entre las inteligencias emocional/intuitiva/artstica (hemisferio
derecho) y las inteligencias lgica/secuencial/matemtica (hemisferio
izquierdo). Por ejemplo, algunas personas responden mejor a ideas en secuencia
y otras a ideas conectadas a ancdotas o la literatura.

Existen varias maneras de tratar este tema. Pedirle a la gente que dibuje o acte algo a
menudo involucra funciones del hemisferio derecho; pedirle a la gente que haga una
lista o cree un perfil estadstico sugiere un aprendizaje del hemisferio izquierdo. Una de
las razones por las cuales las representaciones y otras actividades similares son
herramientas de aprendizaje tan poderosas que, usando la retroalimentacin despus de
la experiencia, integran ambos y ayudan a que otras personas los integren. Por lo tanto,
cuando han aprendido algo de esta manera, lo saben de manera intuitiva y lo
comprenden de manera intelectual.

Tratar de referirse al todo (un vistazo general de las ideas o tcnicas que estn
presentando, y de qu manera encajan en su organizacin y en el tema) y a los
detalles ms pequeos, que forman el todo.

Usar humor, juegos, y otras actividades divertidas tanto como sea

posible. Virtualmente todos aprenden ms y ms rpidamente cuando se estn
divirtiendo que cuando se encuentran aburridos o bajo presin.

Especialmente cuando existan habilidades o tcnicas que aprender, intenten

disear actividades con la mayor cantidad posible de oportunidades de
retroalimentacin.

E.3. RETROALIMENTACIN:
Es una de las herramientas disponibles ms importantes para cualquier tipo de
aprendizaje. Tener la oportunidad de practicar una habilidad o explorar una idea con la

retroalimentacin de los observadores u otros participantes puede ser una experiencia de

aprendizaje tremendamente poderosa. (Esta experiencia puede resultar an ms
significativa cuando la prctica se desarrolla en una situacin de la vida real bajo la
supervisin de un miembro del personal experimentado o de un supervisor, como
sucede cuando se realizan prcticas docentes.)
Para usar correctamente la retroalimentacin, es importante entender que tiene un gran
efecto en la persona a la cual va dirigida. Si no se tiene cuidado, puede ser devastadora.

La retroalimentacin debe ser primero positiva. Recordar que en la mayora de

los casos, va dirigido a una persona que a menudo est haciendo algo en lo que
es un principiante. Encontrar algo bueno que decir antes de sealar las reas
problemticas.

La retroalimentacin debe ser clara y concreta. En vez de decir Usted no hizo

esto bien, intentar Parece haber tenido alguna dificultad cuando ocurri X.
Qu estaba usted pensando/sintiendo en ese momento? Qu podra haber
hecho para hacer que las cosas resulten de manera diferente? o Qu hubiera
sucedido si probaba A en lugar de B en esa situacin? Qu cree que hubiera
sucedido?

La retroalimentacin debe apuntar al dominio de la actividad, y no a criticar a la

persona. Lo arruinaste no sirve. Tomar la retroalimentacin como una
actividad de resolucin de problemas en forma conjunta es mucho ms til.
Respuestas como las del punto 2 por un lado involucran a la persona en la
resolucin del problema e indican apoyo para su aprendizaje.

La retroalimentacin debe ser realmente til para quien se est capacitando en

una situacin real. Debera ayudarlo a entender la situacin ms claramente, y le
brinda algunas herramientas para usar cuando la situacin se presente
nuevamente.

Existen muchos modos de dar una retroalimentacin adems de la observacin

de un tercero.

Filmar o grabar a quien se est capacitando brinda un registro de la actividad,

ante el cual puede reaccionar en forma individual o con otros.

Filmar o grabar a otra persona (quizs un miembro experimentado del personal)

haciendo lo mismo que el empleado nuevo fue filmado haciendo puede brindarle
otro modelo.

Brindar una retroalimentacin puede resultar una experiencia de aprendizaje tan

poderosa como recibirla. De la misma manera en que el mejor modo de aprender
algo es ensearlo, la mejor manera de comprender la dinmica de una situacin a
veces puede ser observarla y comentarla, en lugar de estar directamente
involucrado en esta. Por lo tanto, resulta crucial que todos tengan la oportunidad
de dar una retroalimentacin as como de recibirla.

E.4. LOGSTICA
La logstica, la clave para arreglar todo de modo que pueda llevarse a cabo la
capacitacin, puede no ser la parte ms emocionante de una capacitacin, pero es
absolutamente crucial. El cuidado que tengan con los detalles puede influir mucho en el
xito de su programa de capacitacin, de modo que empiecen a pensarlo con
anticipacin. Para la mayora de las organizaciones, los temas importantes son la
ubicacin, el armado y los materiales.

Ubicacin. Quieren (o deben) llevar a cabo las sesiones de capacitacin o

actualizacin de personal en su lugar de trabajo? O sera mejor realizarlas en
otro lugar? Dentro de las posibilidades podemos incluir la casa de los
integrantes (gratuito), espacios institucionales (una biblioteca o universidad, por
ejemplo); un espacio alquilado; un espacio prestado por otra organizacin; al
aire libre; o un espacio para conferencias alquilado, que suele estar lejos de casa
y ser muy diferente del ambiente normal de trabajo.

Los recursos de su organizacin, probablemente no demasiados, determinarn en gran

medida si pueden alquilar un espacio o no. La filosofa y el estilo de su organizacin
pueden ayudar a determinar si quieren alquilar un espacio o si prefieren gastar el dinero
directamente en el trabajo que realizan.
El tiempo y el espacio necesarios pueden ser tambin factores determinantes. Si la
actualizacin de personal se llevar a cabo en las reuniones de personal, por ejemplo,
entonces sin lugar a dudas se realizar en el lugar de trabajo. Si estn planeando
actividades que involucran mucho movimiento fsico, necesitarn mucho ms espacio
del que necesitaran para un par de sillas.

Armado. De qu manera van a armar (organizar) el espacio? Qu tan formal o

informal quieren que sea? Quieren muebles cmodos? Sillas en fila o en un
crculo? Mesas o escritorios donde escribir? Pizarrones? Estas preguntas
tambin pueden influir cuando decidan sobre la ubicacin.

Adems, deben considerar la comodidad de los asistentes. El espacio tiene suficiente

luz, natural o artificial? (Recuerden que las luces fluorescentes hacen un zumbido, un
ruido que a algunas personas no les molesta o no escuchan y que otros no pueden
soportar) Hay suficiente circulacin de aire? (Los cuartos que no poseen una
ventilacin adecuada adormecen a las personas.) Cmo est la temperatura? (Si uno
tiene demasiado fro o demasiado calor, es difcil concentrarse.)
La comida cambia la dinmica de cualquier situacin, hacindola ms amigable y
relajada. Quieren incluir comida? De ser as, la proveer la organizacin o las
personas debern compartir los gastos o turnarse?
En general, crear una atmsfera informal induce ms a la discusin y al aprendizaje. El
mejor aprendizaje resulta de lanzar ideas entre las personas, y este tipo de intercambio
se produce ms fcilmente en un ambiente informal. Esta disposicin adems crea una
menor distancia entre el orientador y los participantes de una sesin de capacitacin. El
compaerismo que produce la informalidad lleva a un sentimiento de pertenencia de la
capacitacin y a un aprendizaje ms efectivo.

Materiales. Los materiales de la capacitacin dependern, por supuesto, de la

naturaleza de la capacitacin y los mtodos que elijan. No obstante, hagan lo
que hagan, sin lugar a dudas debern distribuir una buena cantidad de textos y
otros papeles (aunque tambin pueden subirlos para que sean descargados de un
sitio Web o de una red de computadoras), y otros materiales necesarios para
sesiones de capacitacin en particular. Estos materiales deben estar disponibles
en el momento adecuado, y probablemente sea responsabilidad del coordinador.

Tener los materiales listos para cuando se los necesite puede implicar mucho trabajo.
Puede significar copiar muchas pginas, teclear texto en un sitio Web, hacer
proyecciones, vdeos, o CD-ROMs (as como conseguir los aparatos donde
reproducirlos); crear presentaciones de Power Point, reunir suficientes materiales
artsticos para su utilizacin, etc. Puede incluso significar armar o escribir un manual
para la capacitacin, que puede incluir algunos de estos materiales.
La planificacin que hayan realizado es crucial en este punto. Si el coordinador tiene
ms tiempo para preparar los materiales, tiene ms posibilidades de tenerlos listos
cuando se requieran, y ms flexible podr ser el programa de capacitacin en su
conjunto.
La publicidad puede ser o no un cuarto tema aqu. Depende del tamao de la
organizacin (si tienen un personal de 20 o menos personas, no resultar difcil informar
a todos de que existe una oportunidad de capacitarse, an as usted tiene que hacerlo), y
lo que probablemente es ms importante, depende de si la capacitacin ser abierta a
otras organizaciones o al pblico en general. Si van a publicarlo abiertamente, debern
seguir algunas reglas generales para difundir su mensaje:
Usar tantos recursos como sea posible (volantes y psteres, publicidad, artculos y
comunicados de prensa en medios grficos y televisivos, enviar cartas o correos
electrnicos,
juntas
editoriales
comunitarias,
etc.).
Usar un lenguaje que entienda fcilmente la audiencia a la cual se dirigen (incluyendo
otros
idiomas
cuando
corresponda).
Publicar su mensaje donde la audiencia a la cual se dirigen lo vea o lo escuche (en sus
barrios, en los negocios que frecuentan, en las estaciones de radio que escuchan, etc.

E.5. EVALUACIN:
Al igual que todo su trabajo, su programa de capacitacin debe ser dinmico, cambiar
constantemente para mejorar su efectividad y satisfacer las nuevas necesidades de la
organizacin. La manera de asegurarse el dinamismo es mediante un examen y una
evaluacin regulares y cuidadosos sobre lo que estn haciendo y cmo lo estn
haciendo.
Existen algunas maneras obvias de determinar la efectividad de su programa de
capacitacin.

Retroalimentacin por parte de los miembros del personal, tanto sobre las
sesiones individuales como el programa de capacitacin completo. Obtener

una retroalimentacin honesta podra resultar difcil si no existe un alto nivel de

confianza dentro de la organizacin. Tanto las discusiones grupales como las
conversaciones individuales son la mejor manera de obtener informacin real.
Permiten dar y recibir, y brindan una oportunidad de ordenar las ideas a medida
que escuchan las de los otros.
Adems pueden pedirles a los participantes que llenen una encuesta (annima o no).
Esto puede resultar un poco menos revelador, pero tambin podra brindarles una
informacin exacta sobre qu tan interesante y til es su capacitacin. (Por favor, ver
Herramienta N 1 donde encontrarn un modelo de encuesta sobre la capacitacin.)
Las preguntas clave son si los miembros del personal sienten que el programa de
capacitacin result til en general y de qu manera podra mejorarse. Pueden sealar
una capacitacin especfica que haya tenido un efecto prctico? Usan algunas de las
ideas o tcnicas que aprendieron o que se les presentaron? Se encuentran ms abiertos
a la innovacin en su trabajo que antes? La capacitacin ha mejorado su confianzaza o
su sensacin de idoneidad? Sienten que la capacitacin les brinda un apoyo?
Consideran el tiempo que invirtieron en la capacitacin como una parte valiosa de su
trabajo? Qu temas de importancia no fueron abordados? Qu les gustara que se
agregue o descarte en el futuro?

Retroalimentacin de los participantes, de la poblacin con la que trabajan,

miembros de la comunidad, etc., sobre la competencia de la organizacin en
las reas a las que apunt el programa de capacitacin. Se han hecho
cambios en la manera de ejecutar las cosas o cambios en la efectividad de la
organizacin? Se han hecho cambios en el modo de percibir la organizacin?

Observacin y supervisin de los miembros del personal en situaciones de

trabajo. Con cunta facilidad se adaptan los miembros del personal a las
tcnicas, ideas y actitudes presentadas en la capacitacin inicial? Existe alguna
mejora, o indicios de mejora, en el trabajo del personal experimentado? Se
adopt en la prctica alguna de las ideas propuestas? Y Qu tan bien estn
funcionando? Los supervisores observan diferencias en la actitud de las
personas, sus mtodos o su competencia? Los miembros del personal conversan
sobre temas de la capacitacin con los supervisores o entre s?

La meta de la capacitacin inicial y de la capacitacin continua es que los miembros del

personal sean ms efectivos en lo que hacen. Para muchas organizaciones, esto puede
significar ser ms creativo, ms innovador, atender a una mayor poblacin, tener
mayores xitos con los participantes actuales, involucrar a ms personas de la
comunidad o tener un mayor impacto poltico. No importa cules sean las metas de
efectividad de su organizacin, se encontrarn ms cerca de alcanzarlas si cuentan con
un programa de capacitacin bien planificado y bien ejecutado.

EN RESUMEN:
Un buen programa de capacitacin de personal es simplemente eso, un programa, con
una estructura lgica que tenga sentido para su organizacin. Debe continuar durante la

existencia de la organizacin e incluye una capacitacin inicial para el personal nuevo,

actualizacin de personal (capacitacin continua para todo el personal), y actualizacin
profesional (la oportunidad de obtener nuevos conocimientos o habilidades, o de
avanzar en los niveles de pericia).
Crear un programa de este tipo implica la planificacin, que incluye a quienes sern
capacitados, y considera tanto la modalidad del entrenamiento como los temas que se
deberan tratar. La actualizacin de un programa de capacitacin requiere pensar sobre
la metodologa (cmo se presentar la capacitacin), la logstica (dnde y cundo se
llevar a cabo la capacitacin, y qu es necesario para que todo salga bien, etc.), y la
evaluacin (cmo averiguarn qu result valioso y qu no y qu deben hacer para
mejorar el programa con el tiempo).
Desarrollar un programa de capacitacin que satisfaga las necesidades de los miembros
del personal y de la organizacin y que mantenga a la organizacin creciendo y
cambiando para mejor, implica mucho trabajo. Pero los beneficios obtenidos superarn
en gran medida el esfuerzo realizado.

BIBLIOGRAFA CONSULTADA

Adriana Surez. Gestin Humana. com

GESTIN DE LA CAPACITACIN EN LAS ORGANIZACIONES. Marino
Costa Bauer. 1998. Ministerio de Salud. Per.
DESAROLLAR PROGRAMAS DE CAPACITACIN PARA EL PERSONAL.
2015. Phil Rabinowitz
PLAN DE CAPACITACIN Y ADIESTRAMIENTO PARA EL PERSONAL
ADMINISTRATIVO DE BASE DE LA UNAM, 2014. Mxico.