: CAPITULO V _ INSTRUMENTOS Y HERRAMIENTAS DE PLANEACION mentos © técnicas utilizadas para realizar la Planeacidn, se dos: Técnicas ¢ instrumentos de Planeacién Estratégica y 0 instrumentos de Planeacién Operativa. EINSTRUMENTOS DE PLANEACION ESTRATEGICA. @ se ha explicado la planeacién estratégica, provee a la on del marco conceptual para la accién, es decir, proporciona la que los empleados utiizando los instrumentos adecuados con de la organizacién fos dinamicen, Estos instrumentos deben $us fronteras o bien fortalecer aspectos internos para fs@ al exterior y de esa manera proporcionarle una nueva direccién Gabriel Alfredo Pitofia, el proceso de investigacién, “debe 3 como el “procedimiento”, el conjunto de elementos, pasos 0 que se “deben” realizar ordenadamente, para alcanzar el i investigacion” y continda afirmando que “el proceso, aunque lly légico no es rigido. Existen “disefios de investigacién” ferentes autores; sin embargo en la mayoria de casos, con wlaridad, predomina el siguiente esquema: Seleccién del © del problema de investigacién (marco teorico, la problema y los objetivos de la investigacién), formulacion de probacién de hipotesis, desarrollo y determinacién de plicaci6n y verificacién de Conclusiones”Benchmarking. Es el proceso de recopilar informacién de los competidores mas q importantes de la competencia, para compararlos con tos aspectos predominantes de la empresa u organizacién. Por su importancia el benchmarking flega incluso a constituirse en el punto de referencia y | comparacién para sus unidades, funciones o dreas mas importantes. David T. Keams, Director General de Xerox Corporation la define como “un proceso sistematico y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones reconocidas como las de | mejores practicas, aquellos competidores mas duros”. Los objetivos predominantes en el proceso de Benchmarking se orientan a alcanzar un nivel superior de calidad o valor creado sobre un producto (considerando su precio y costes para su fabricacién) y mayor productividad. El benchmarking se divide en tres tipos; Intemo, cuando hace comparaciones interdepartamentales; Competitive, cuando hace comparaciones con tas empresas del mercado mas fuertes en el mercado. Y funcional, cuando hace comparaciones con empresas que desarrollan funciones diferentes a la de la organizacién. Manual de Planificacién. Instrumento que provee de lineamientos a los gestores de la Planeacion Estratégica, es el producto de! plan para planear, o guia para la planeacién ya sea verbal 0 escrito, es el documento que exponen las obligaciones de los ejecutivos o encargados de la funcién estratégica de las organizaciones, la informacién de quien o quienes deben proporcionar que informacién, el glosario de términos claves a utilizar en el proceso de Planeacidn, datos basicos para el sistema, el plan de fiujos de informacién, las normas especiales que rigen las acciones dentro del proceso de Planeacion. También proporciona informacion sobre la manera 78que se integra la Planeacién Estratégica en ol deber directivo, sobre las iiones y las visiones, evaluacién del medio ambiente, procedimientos siandarizados sobre la distribucién de capital, estrategias, planes de encia y cualquier elemento contenido en el proceso base de la de los requisitos fundamentales para que fa Planeacion estratégica el éxito esperado, es que Ia alta gerencia se comprometa en la cién de los planes estratégicos, y que ese compromiso se articule a | de la organizacién en pleno. Para evaluar las fuerzas que apoyan y que se oponen al proceso de planeacién estratégica aplicada y su én se utiliza el anélisis de fuerza (campo de, Lewin (1975), el cual 2 a continuacion:FUERZAS COERCITIVAS eee 1 STATU QUO LOSE inet eral @ FUERZAS IMPULSORAS. Elabore una lista de as fuerzas en los espacios a al h. Dibuje flechas hacia la linea del statts quo para indicar la intensidad de 1 5, ‘ Tomado de Leonard D. Goodstein, Timothy M, Nolan, J. William Pfeiffer, Planeacion Strategic Aplicada, McGraw Hill. 1998. P.120 Figura No. 6 Analisis de Situacién o Linea de Ba Quienes emprenden el proceso de Planeacién Estratégica, deben estar | plenamente conscientes que estan actuando en escenarios sujetos a grandes | cambios, y que el éxito 0 fracaso de sus organizaciones depende de la | ‘capacidad que posean para adeptarse a esos cambios. De esta reflexion surge precisamente la siguiente pregunta: ,Cémo evaluar objetivamente ese _ medio ambiente, donde actia y se desenvuelve la organizacién? Y la respuesta precisa es el Analisis de la Situacion, que se refiere al andlisis de | datos, pasados, presentes y futuros, que proporcionan la base o fundamento Para iniciar o continuar con el proceso de Planeacion estratégica. Otros como presupuestos, tabla de valores, cédigos de ética, base de datos, el FODA, etc.| TECNICAS E INSTRUMENTOS DE PLANEACION OPERATIVA. | Las Técnicas e instrumentos de Planeacidn Operativa, pueden dividirse en tres: Técnicas de Investigacién Operativa, Técnicas de Programacién Técnicas de procesos de las cuales se hard a continuacion una exposicién, écnicas de Investigacion Operativa. | Las técnicas de Investigacién Operativa constituyen una rama de la | Administracin, que consiste en realizar los procesos de toma de ‘decisiones a través del uso de modelos mateméticos, estadistica y _ akgoritmos. Se ocupa de estudiar los sistemas reales con el fin de mejorar osu funcionamiento, y analizar la toma de decisiones considerando ta © escasez de recursos, para determinar cémo optimizar los objetivos, _ objetivos que pueden orientarse a la maximizacién de los beneficios o la | la investigacin de operaciones, tuvo su origen a finales de la segunda ‘guerra mundial, especificamente en las fuerzas aéreas, cuando el sefior Donald Douglas, de la Douglas Aircraft Corporacidn a peticién del general Fuerza Aérea, llegando a ser considerada una disciplina cuyas [caracterfsticas més comunes eran que tenia un enfoque de sistemas y de 1B economia y la educacién. {Pero que es investigacién operativa?, como se planted al principio es disciplina administrativa que se distingue porque aplica teorias, a1LLL métodos y técnicas especiales para solucionar problemas relacionados con la administracion, organizacion y control que surgen y se fortalecen en la naturaieza y también en los creados por los seres humanos como las estructuras organizativas. q La investigacién de operaciones busca facilitar y dar lineamientos para la toma de decisiones en los sistemas y también en coadyuvar en la planificacién de actividades operativas que buscan ta consecucién de | objetivos. Su enfoque es sistémico, pues analiza cémo actian las partes en conjunto 1 y analizan las ‘consecuencias de ese comportamiento.Para encontrar soluciones utiliza la matematicas y se auxilia de otras ciencias por lo que se considera interdisciplinaria, A ta investigacion de operaciones se le conoce como teorla de las decisiones 0 programacién mateméticas, pues busca encontrar la 4 solucién ptima para un problema militar, econémico, logistico o de infraestructura. En esencia no pretende sustituir el criterio de quienes toman decisiones pero si orientarlos d&ndoles soluciones al problema con métodos cientificos. Se utiliza en técnicas como la programacién lineal que planifica problemas, o en la planificacién dinémica como la de ventas, y en la teoria de colas, se vale de las computadoras y la matematica. Muchos de los problemas que atiende la investigacién de operacionos $e resuelven por experiencia pero debido al enorme campo de influencia que FE ha tenido el mundo contempordneo muchos problemas ya no pueden ser resueltos solo por la experiencia. Por to que ios problemas se agrupan en dos categorias: Categoria Deterministica, que se da cuando fa informacién requerida para oblener a2“goluciones se conoce perfectamente y Categoria Estocastica, que se da ‘cuando ta informacion no se conoce perfectamente. 'Para elaborar un problema se requiere de! desarrollo de un examen de fa fuacion real y recoleccién de informacion, segundo se requiere formular ‘dl problema, construir el modelo matemiético, resolverlo, analizar y verificar soluciones obtenidas y finaimente utilizar el sistema obtenido para su enel futuro. Para la resolucién de un modelo analitico de investigacion operaciones, se utilizan mateméticamente entre otras las siguientes feoria de juegos. Para explicar la presente teorla se tomaré como encia lo expresado al respecto por Stephen P. Shao “Aunque en la lo pertinente es presentar juegos bipersonales cuya suma es igual a lo caracteristico de este tipo de juego es que los intereses de los lores del juego se encuentran en un conflicto directo. Si un jugador el otro pierde, la suma de las ganancias de uno més la suma de las ides del otro es igual a cero. (+2 ganancias) + (-2 perdidas)= 0. Se ne que los dos jugadores tienen las mismas habilidades e inteligencia los resultados ya sean ganancias 0 pérdidas, referidas como No existe jugador torpe, cada uno utilizar jas optimas con el fin de maximizar sus ganancias si puede ganar, mminimizarlas si no puede ganar. La solucién de un juego 0 valor luego, representa el promedio de ganancia o pérdida por juego y ser obtenido en dos situaciones: 1. Cada jugador juega una ja pura: hay un punto de silla en la matriz de compensaciones. Y 2 jugador juega una estrategia mixta: no hay punto de silla en ta matriz pensaciones.Una estrategia pura es Unica y el jugador la usa todo el tiempo, porque a través‘de ellas puede maximizar sus ganancias o minimizar sus pérdidas, Las compensaciones ya sean ganancias 0 pérdidas se escriben en matriz que es un arreglo rectangular de nimeros dispuestos en columnas) yfilas, para determinar las estrategias de los jugadores. 2Teoria de colas de espera.Esta teoria se basa en la mateméticas simulada para resolver problemas de cualquier tipo ya sea de! campo posible a la realidad, completéndose por medio de una tabulacién o bien por un diagrama que recoge la informacion cuantitativa concemiente a un | problema dado, lo que puede faclitar el proceso de toma de decisiones. La simulacién implica distibucién de probablidades derivadas del pasado | Casi de una organizacién empledndose para el efecto formulas mateméticas 0 q decir bion mediante el método de Monte Carlo que involuora nmeros aleatorios toma obtenidos mediante procedimientos mecénicos tales como el uso de | ham dados resquardados en un recipiente, un mazo de cartas, sin embargo de 1 soft acuerdo a Shao, fo més adecuado es ullizer una tabla de probabilidades 0 | numeros aleatorios. Per oot Uno de fos problemas mas légicos de resolver por medio de ta simulacién des es ol de linea de espera 0 colas, como ejemplo se puede tomar la fila que de se hace para cobrar un cheque en una agencia bancaria. La forma mas un simple que se puede analizar es la Hamada canal simple con una sola me estacion de servicio la cual se muestra gréficamente ast: ek bi @ @O@8O0@ Linea de espera (cola), formada por las llegadas.Los clientes que esperan en cola, llegan en forma aleatoria. El cdlculo del tiempo de, llegada pueden ser descritos de mejor manera a través de la distribucién de Poisson, que es una distribucién de probabilidad simétrica © iguales por cualquier lado y continua, debiendo utilizarse por lo tanto para estimar una distbucién binomial fo cual es 0 se aproxima a una distrbucién simétrica o bien por el método de Monte Carlo o de numeros © aleatorios. 3. Teoria de la decisiOn.Esta teoria se relaciona con casi todos los que participan en las ramas de la administracién, psicologias, Economia, y se basa en perspectivas cognitivo-conductuales, 0 del comportamiento. Y " fenémenos psiquicos de aquellos que toman las decisiones, asi como las. - condiciones en que se toman. _ Casi en su totalidad la teoria de la decision es normativa o prescriptiva, es decir que las decisiones. se tomen en un entomo de informacién para _ tomar las decisiones en forma racional o como deberla ser, a lo que se le llama andlisis de la decisién y busca herramientas y metodologias y/o > software para mejor ayuda. Pero como Io légico es que las personas no se hallen en entomos | éptimos, se ha creado un drea de estudio que se encarga de lo positive 0 © descriptivo intentando describir lo que la gente hace en el proceso de toma | de decisiones. Las decisiones que se toman desde el punto de vista de una teotia son decisiones sin riesgo entre mercancias que no pueden ser medidas bajo las mismas unidades. Elecciones bajo impredecibilidad, ecciones intertemporales o el valor que la gente fe asigna a dos o mas | bienes en diferentes oportunidades. Teoria de los grafos.También llamada teoria de las graficas, (corresponde © esté contenida en las matematicas y la computacién, "analiza las propiedades de los grafos o graficas, estructuras que constan dos partes: conjunto de vértices, nodos 0 puntos; y el conjunto de 85aristas, lineas 0 lados que pueden ser orientados. La teorla de grafos (también llamada teoria de las gréficas) es un campo de estudio de las matematicas y las ciencias de la computacién, que estudia las EP propiedades de los grafos (también lamadas gréficas, que no se debe confundir con las gréficas que tienen una acepeién muy amplia) | etn estructuras que constan de dos partes, el conjunto de vértices, nodos 0 | ime puntos; y el conjunto de aristas, ineas 0 lados que pueden ser orlentados | 3 | ono. 5, Programacién lineal. Técnica matemética que se utliza para encontrar pin cu ta solucion més adecuada posible, o solucién dptima de un problema dado ee entre un conjunto de soluciones posibles, se usa regularmente en problemas complicados de negocios para maximizar utildades o minimizar costos. — Para utlizar la programacion lineal en la resolucién de un problema primero se deriva un grupo de ecuaciones lineales y desigualdades bajo ciertas condiciones restrictivas dadas por el mismo problema. Las relaciones lineales de dos o més variables se describen por medio de las eouaciones y desigualdades. Para resolver las ecuaciones y Se desigualdades que lieve a una solucién éptima, los métodos que mas se puee utiizan son el algebraico, el simplex y el grafico. | lagram La investigacion de operaciones también se utiiza para resolver sistemas, gad. Diagr jo de un conjunto ordenado de operaciones sistematicas que hs ~ralculo y hallar la solucién de un tipo de problemas, y Si q jtmos, entre los que se puede mencionar los tp mar para resolver problemas de optimizacion cy) i de Kruskal, lgoritmo de Dijkstra, de Ford, dele HM | S§ plex. | agcucin de fines por medio de operaciones. Dentro de la istracion un programa se materializa a través de una forma donde PROCESO PARA ELABORAR UN PROGRAMA. presentacion de los programas siguiendo los lineamientos del proceso n realizar a través del desarrollo preciso y técnico de los as de Redes. amas de Redes. Esan en el disefio de una red de acciones u operaciones, que facilitan en el logro de los objetivos, entre los diagramas mas comunes de se encuentran los siguientes: 1. El Método del Camino Critico . Las técnicas de Evaluacién y Revisién de programas (PERT), y écricas. de revisiin y programaciin de proyectos miltiples. PS), A continuacion se presenta un ejemplo del Método de Camino | para su comprensién.Una empresa productora de sillas de ruedas, ha planeado_inici operaciones en el Departamento de Mazatenango, para el efecto disehié través de sus profesionales en Administracion de empresas, un pi que propone ocho actividades basicas, las cuales deben ser programad: utiizando para el efecto el método CPM, para alcanzar el objetivo produccién de la Direccion de Produccién. Véase. Tdentificacton y “Tnterrlacionarias 0 -—| Aaignatle of fompa @ cada ‘ordenamiento de determinar cudl va antes de | actividad. actividades. laactividad. A - z 8 cI $ ¢ 5 & 3 x 3 E c_. s F A 4 6 DEE 2 Los pasos para la elaboracién del diagrama son los siguientes. -Se crea un circulo 0 evento para cada actividad y en su interior se coloca en este ejemplo Ia letra que identifica la actividad y entre paréntesis el tiempo asignado a dicha actividad. Ast A(2), B(6), C(4), D(3),E(6), F(4),¥G(2) -En base a la interrelacién expuesta en la segunda columna, Iniciar el disefio de! diagrama de red. Se dibuja un evento de inicio con cero tiempos. Después se coloca A, que no tiene precedente por lo que su origen seré el inicio, después B que no tiene precedente por lo que su origen es el inicio, C que no tiene precedente por lo que su origen es el inicio, D que le precede A, E que le precede C, F que le precede A, G que le precede D, B, E, en base a esa informacién dibijese el diagrama. -Dibujado el Diagrama de Redes, se procede a plantear las operaciones que conjugan las actividades con sus tlempos de duracién, para maximizarlas o minimizarlas, y para extraer las holguras, y e! camino critico que no acepta ninguna holgura. 88 3 simbolog has yae tiempos final. Mi ai Tiempo m actividades actividad F el tiempo | anterior ( _ cada una -Las ope esta ane casos © cuatro tl Poste durac prime__-La simbologja y términos utilizados en el proceso cuando el diagrama de | fochas ya esté disefiado, Para empezar Maximizar que significa utlizar los tiempos mayores, calculados de izquierda a derecha, es decir del inicio al final. Minimizar significa utilizar los tiempos menores calculados de derecha a izquierda, es decir del final al inicio. “Tiempo més temprano (TTe), © tiempo normal de aplicacién de las idades, Tiempo mds tardio (TTa) o tiempo maximo que tiene una idad para ser desarrollada. Tiempo mas temprano anterior (TTea) es ior (TTaa), es el tiempo tardio TTa, de la actividad precedente \do el andlisis viene de derecha a izquierda o del fin al inicio. Tiempo actividad (Ta) o la duracién que tiene la actividad segiin la columna ‘operaciones Se aplican para maximizar o para minimizar cuando se analizando el diagrama de redes, por ejemplo para el primero de los sea maximizar, se inicia del inicio que tiene cero tiempo, y los lempos se colocan asi. fente se suma el TTea que en este caso es cero mas Ta o fide la actividad, lo que se constituye en el TTe, al trastadarlos ala dad en este caso A, pasa a constituirse en TTea y que 39sumado al tiempo Ta de la actividad, da como resultado el TTe de A, 058 0+ 222, véase. ° 2 i Igual se va haciendo con el resto de actividades del diagrama de redes. Nota: Hay que tener en cuenta que lo que se busca es maximizar, 0 colocar las cantidades mayores, por tal razén se busca las actividades que desembocan.en el fin, en este caso la G y la F, y para cada una de ella se analiza cuéles son las actividades que les preceden, en este caso pari cada una de ellas en su orden son 5,6 y 9, entonces se selecciona el mé grande 9 y se coloca como el TTea de la actividad G, que sumado a del proyecto, Véase. ait 1 ninimizar o sea seleccionar los tiempos mas pequefios, . fa la izquierda, y después de restar el tiempo mas tardio | del Ta 0 tiempo de Ia actividad que es cero, da como| resultado el TTaa, o tiempo tardio anterior, el cual se va restando del Ta | detodas las actividades anteriores, véase ‘Nota: a la inversa de lo que se hizo al maximizar, al minimizar se analiza _ cuales actividades desembocan en el inicio del diagrama, en este ejemplo | las actividades A, By C, y se selecciona la que tiene el tiempo tardio | anterior mas pequefio, analizando A que tiene un TTaa igual a 4, B que {iene 3, y la C que tiene O, se detecta que la mas pequefia y por lo tanto _ la seleccionada, es la actividad C , la que al restarla del Ta del inicio que | @50, da como resultado 0. _ -Para calcular las holguras se resta de TTa o tiempo mas tardio, el TTe 0 tiempo mas temprano, si al hacer la operacién el resultado es 0, implica que dicha actividad es parte del camino critico, si el resultado es una antidad mayor que 0, eso implica que es una actividad con holgura de tiempo que puede ser utllizada en beneficio de la empresa. " Recuerde todas las actividades con holgura critica, deben conectarse lentro del diagrama de redes sombreando o haciendo mds visibles los conectores, para evidenciar el camino critico. Véase a continuacion el “diagrama completo con las consideraciones totales que se dieron | anteriormente:DIAGRAMA CPM 8 | identifica fundam finalizar “ tenido respor activid perso innect empl Figura No7Figura No Diagrama de Gantt. Henry Gantt en 1917, propuso el diagrama de Gantt, con el fin de planficar las actividades que intervienen en el desarrollo de un proyecto, sin anticipar el hecho de que por st enorme facilidad de aplicacién y de promocién de la comunicacién entre:los equipos de trabajo, seria uno de | los instrumentos de mayor uso y el que inspiraria mayor confianza entre | los directores 0 gestores de proyectos de cualquier tipo. "Las actividades en un diagrama de Gantt, se representan por una linea | horizontal en las filas, en tanto que las columnas sirven para determinar el | fiempo en dias, semanas o meses que duraran en el programa. _ Las actividades se pueden colocar y plantear en forma secuencial cuando | primero se desarrollan las basicas y una vez finalizadas, se desarrollan las : Para elaborar un diagrama de Gantt, se parte del mismo procedimiento de fundamentalmente conocer al detalle cuando comienzan y cuando “finalizan las diversas actividades, el avance y cumplimiento que se ha _responsables directos @:indirectos de fa ejecucion de cada una de las “actividades que intervienen en el proyecto, eliminar que dos o mas personas se ocupen de una o mas actividades, generando erogaciones necesarias de fondos por duplicidad de esfuerzos, orientar a cada mpleado en la funcién especifica que tiene que manejar en el 93cumplimiento de su puesto. Véase a continuacion un ejemplo deli Didgrama de Gantt sencillo, pero esquematizado como tradicionalment se hace en las empresas que formulan proyectos. DIAGRAMA DE GANTT Proyecto: Implementacién de mejoras a una unidad bancaria. Fecha: Responsable | (Seminario para dar a | conocer el proyecto a los | seleccionados_ Contratacion de los, | especialistas [ACTIVIDADES aa ‘SEMANAS: \ 7 3 Conformacién | equipos de trabajo, entre | | fos, espocialistas. | contratados. Bee Determinacién de los i destinos asignados a los especialistas. Finicio f | sltuacion por area, por, parte de los | | especialistas- a [Primera visita 2 to: lugares seleccionados en | | slestudio z [Asignacién de recursos [necesarios para el desarrollo del estudio. Primera encuesta de| opinién en el universo | seleccionado.2. Diagramas de Procesos Operativos. En las organizaciones se llevan a la practica una serie de actividades necesarias @ indispensables, que para su ejecucién requieren de la aplicacién de una serie de pasos que se repiten en forma cotidiana y que llegan a conformar procedimientos. Lo caracteristico de los | procedimientos es que no corresponden en forma exclusiva a una unidad organizativa, sino que traspasan fronteras organizacionales. “Un procedimiento puede ser creado en forma descriptiva, es decir, ‘enumerando y explicando fos pasos en hojas de instruccién, en i “ edacciones continuas, y en libretos operativos o bien disefarios en forma “de diagramas de procesos, de Distribucion de formatos, 0 de logica como ® Algunas empresas presentan como manuales, documentos que presentan an forma descriptiva los diferentes procedimientos necesarios para la formas: 1. En forma de redaccién continua, 2. En forma de Operacion ‘Como hoja de instruccién de trabajo. fa primera forma, la presentacién del proceso en forma de redaccién ‘ontinua, se caracteriza porque no se explicita cada paso, si no que en una redaccion amplia se explica que hacer y en que orden para desarrollar hina accion determinada, naturalmente cada paso se encuentra incluido en redaccién pero no en forma trascendental o evidente. Véase.Departamento de Recursos Humanos Tramite: Certificacion de Trabajo. No. Deseripcion 1 Gualquier trabajador que nacesite tramitar una certificacién de trabajo, debe hacer la solicitud con copia, al Departamento de recursos humanos.. 2 El Departamento de Recursos Humanos, Analiza ia solicitud y determina su factibilidad, girando instrucciones a 1a Seccién Administrativa para que proceda a su realizacion. 3 ‘La Seccién Administrativa procede a revisar el expediente del: ‘trabajador para determinar si se encuentra activo, o su situacién laboral en el momento. 4 Recopilada la informacién, se redacta el documento correspondiente en el cual, se asientan los datos pertinentes y oficialmente necesarios, para el uso que le dard el trabajador. 5 Se cila al trabajador para un dia, mes y hora convenientes, para hacerle entrega, del documento solicitado, archivando la copia de la solicitud original que hiciera en su expediente laboral. Procedimiento en Redaooién Continua. *Cuadro No. 14 Departamento de Produccion Tramite: fabricacién de mesas para oficina. No. | Gperacién Deseripcion 7 }ompra de | Para la compra de materiales, debe realizarse materiales. cotizaciones en tres Distribuidoras de materiales. 7} Preparacién del | Los ingenieros, deben determiner los pasos necesarios proceso. y.dejarios sentados en un manual. : 3} Fabricacion de | Proceder a producir las mesas en los tiempos y con los - Andlisis las mesas. materiales disponibles. Procadimiento a través de operaciones. *Cuadro No. 12 Para el Departamento de Recursos Humanos. proced Instrucciones para realizar el Tramite de excusa por falta. 1 lleva u Puesto: Ingeniero Mecdnico titular Ing. Mario Augusto Sierra Meyer. dicha No. Operacin _| Forma a utlizar Dasoripcién | conoci 7 [Lenar solicitud =| SE-4 ‘Cuando una persona falta a sul #) cuidad trabajo debe justificar su ausencia 4 ‘en la forma SE-4, con copia _ entae 2 | Presentar a | SE-4 orginal | Presenta la excusa y se queda con ae ventana del la copia correspondiente. departamento. ] enel| 3 | Conserva copia | SE-4 copia Con la copia el trabajador puede de solicitud para justificar su ausencia, mientras esta su respaldo. ___|se oficializa. Procedimiento como hoja Ge instrucciones.“Cuadro No. 13esarias para la consecucién de determinados objetivos, existe ciones pero casi todos se basan para su disefio, en los siguientes nas: Diagrama de procesos, de Distribucién de Formatos y pramas de Iogica. ama de Procesos o fluxograma. aS organizaciones que han detectado, que sus procedimientos son jados porque contienen pasos innecesarios, mucha supervisién, Etoridos exagerados y otros males, proceden a utlizar diagramas de focesos, con el fin de, evidenciar dos situaciones importantes. 4. Cudl es el procedimiento actual y cual es el resumen de sus pasos 1. Cul es el procedimiento propuesto y el resumen de sus pasos. inalisis del procedimiento Actual por medio de Fluxograma. el andlisis de un procedimiento actual, quien realiza el estudio debe coder a recoger informacién de forma directa, siguiendo el rumbo que ja un proceso entre las diversas unidades de la organizacién, captada cha informacion como una segunda accién la vacia en la forma ida como Diagrama de Procesos o Fluxograma, teniendo el sumo ado de evitar en forma absoluta, dejar vacios que pudieran repercutir mila eficiencia del estudio. Vaciada la informacion se procede a detectar 0 minimo las siguientes situaciones:Cuantas supervisiones se realizan el proceso; Cuantas operaciones o acciones; cuantos desplazamientos ios 0 innecesarios; Cuantas demoras se dan entre operacién y peracion; Y cualquier otra informacién que se considere importante.\Véase un caso: La Empresa XYU, productora de afiches para la industria Comercial través de sus ejecutivos, ha solicitado a una empresa Consultora que realice un Estudio para solucionar los retrasos y problemas de lentitud demora que han tenido en tos procesos en la titima temporada. consultor y su personal, proceden a seguir el rumbo del proceso princ! de la empresa y detectan cada uno de los pasos que se efectian para sil realizacién, informacion que vacian en el diagrama actual de procesos fluxograma actual. Véase.| + DIAGRAMA DE PROCESO FLUXOGRAMA Nombre del proceso ‘Compras de insumos Abril junio | Seinicia en, Termina en, 22 de marzo Ing. Carlos Funes i cha, Hecho por. | [Uc Jorge Sierra uno } Revisado por: Diagrama No. | r o 7 : Ly aA [Oo Cc i Actual Eis ik la lm ls [hfe rie jn jo [a it |r im " | ale fs {re je ja |t |p é je jp ja je |x lo lo ' : i je lo ne ja ‘ i o |r jr ait |o | g ere eae erie J A | |Propuesto nee . : lena formulario e > |DIAT 4 revisa el contenido. OB ei pA 4 (So traslada a analista etl [3 => BR item 4 [Analista opera la forma de > DA 1 Solicitud revisa el contenido on > a 4 ol > & fe] co aN Om = | DA ° > ogs @ 3 3 (se archiva previo a su visto D 2 | 10 traslada a jefe de unidad DAT ‘trasiada para revision. Bb sm 2 | Queda en archivo esperando BD 2 [ed : tunmo : revisa {4 | Firma de autorizado 4 SUMEN 4 2] 2 [= [14 | { it CGuadro No. 14 Diagrama de Flujo Actual Analisis del diagrama actual. 4SpPrPrrnrenre rere errr eee eee eee eee Fundamentandose en los resultados del andlisis, el encargado del estudio procede, a proponer un nuevo procedimiento, utilizando para el efecto las conclusiones a que se arribé para disefiar el diagrama de proceso 0 Fluxograma propuesto: El procedimiento esté mal estructurado pues 1 desarrolla solamente tres operaciones, y las mismas estén sujetas a cuatro inspecciones; Tiene doce dias de demora el proceso de solo tres operaciones; 26 metros de desplazamiento que provoca pérdida de tiempo; y La solicitud se mantiene 12 dias archivado, lo cual puede provocar en caso extremo hasta extravios de informacion. Conclusiones del analisis: Se pudo detectar que existe una contradiccién evidente, pues el proceso consta de tres operaciones y cuatro inspecciones, hay mas controles a las operaciones que operaciones que ejecutar; Las inspacciones 0 revisiones requiere de desplazamientos veinticinco metros que consumen tiempo y capital, por lo que fo prudente seria acercar el despacho de quien revisa 0 inspecciona el trabajo, a quienes requieren dentro del proceso dicha revision; También se pudo establecer que un proceso de tres operaciones, que en la practica deberia ser expedito por ser tan corto, tiene dos demoras innecesarias que suman en conjunto doce dias, consistentes en paralizar el proceso mientras que alguien en este caso quien revisa, tiene tiempo, voluntad 0 la necesidad de realizar su trabajo, por lo que deben ser totalmente eliminadas; y hay cuatro inspecciones y lo recomendable es que se realice una sola revision al final del proceso para agilizarlo. Véase diagrama propuesto: DIAGRAMA DE PROCESOstudio FLUXOGRAMA fo las. 7 | 300 Nombre del proceso ues Gompras de insumos | tas a 4 Abril junio ‘Se inicia en. Termina en. 0 tres eee | 22.de marzo Ing. Carlos Funes oe | Fecha: Hecho por. auede | : Lic. Jorge Sierra uno | Revisado por. Diagrama No.. | = oO TT tT 7Oo JA yo je |r} 4 Actual EUS ]k la fe is jm fe | | oceso ale (sje fe lade [ep q salas | nets et] miei ettlialt a i o |r Ir af [3 siones: nN poe J A sropuesto yolE z mpo y a visa 0 Wena formulario Ss iDa 4 ‘ |Analista opera la forma de >)pAal 4 dicha lsolicitud : [Se traslada a Jefe de Unidad. i> | D IAT 4 foneor RRevisa el contenido del trabajo => B Ach e dos ia de autorizado = | Dia 1 Ga a => j Sipe E > (DA i i > [DA iizarlo, SUMEN 3/411 fo [o jo (5 [o ' CCuadro No, 15 Olagrama de Flujo Propuesto a RESUMEN ANALISIS DE PROCESO | fologia~ BD TAR [arate [eas Troma | q 3 [2 [2 [aml /42 ’ inados. 2 [2 T27y2sm] 9 42 ' Nuevo 1 [0 |o [om] 5s | 0 cedimiento tt 4 4 201C. Diagrama de Distribucién de Formatos. Estos diagramas permiten mantener un monitoreo del movimi formatos de una organizacién con el objeto de contar con una del esquema total. Véase. Descripaion ‘axiar Tale de Rimacin Breveedor |. pune te semana | toota e tciones ae | Sen sateen at srovoeer El viemes envia ta | solicitud de compras, _| | 2. Firma de recibido on copia que devoeive faimacén. Consulta, ‘Agends (AP) y anota posibles proveedores en {a sofictud 3 4. Decide et mejor | proweodor y. elabora | Dedido, Archive una copia | | S51 peatdo junto’ con te | soled | Envia ol original al proveedor y la sogunds opi al siacén Comprobacion > *cuadro No. 16 Peete ee eee Ejomplo tomade de Javier Benavides Patieda, pagina 110, Adrainistadion 2005 Hecho por JLK Rev. Por. ELV3. Diagramas por Logica. ica de acuerdo al diccionario Larousse, es “una serie coherente de jieas y razonamientos”, lo que significa que es una serie de planes o fpropdsitos. relacionados en formacronolégica en el tiempo. En virtud de 0 un Diagrama por Légica, es una figura o grafico que muestra fos janes 0 propésitos, las ideas 0 razonamientos cronolégicamente argo todos o casi todos se fundamentan en los tres siguientes: 1. El agrama de Arbol, el de Bioques y el de Recorrido, de los cuales se hard Seda situacién acompariada de su respectiva probabilidad. Esas primeras amas se conocen como “ramas de primera generacion” bél final de cada rama de primera generacién se extraen nudos (vinculo 0 facion, tercera generacién, cuarta etc. hasta llegar al final del iperimento o nudo final. 103utilizando su criterio para ir seleccionando lo que de acuerdo a su 1s es lo mas viable. Véase. Procedimiento: Seleccion entre Econémicas y Medicina Hecho por: Jorge Sierra. Revisado por. KJHU fecha: dic. 2014 Es facile trabajar y estudiar utilzado compute FF ciagram Después del andlisis de las probabilidades graficadas se toma fa decision | bloques evidenciando ventajas y desventajas. contien solo mé Econtmicas ‘Wenlajas: Es feclibie trabajar, e8 accesible en dinero. Desventajas: Su nivel es bajo, implica mucho esfuerz0. Wedicina ‘Ventajas: Su ensefianza es de calidad y tiene prestigio, Desventajas: Consume recursos extras y no hay becas."B. Diagrama de Bloques. “A través del diagrama de bloques, se representa gréficamente el “funcionamiento interno de un sistema, mediante bloques y sus relaciones {que también permite definir la organizacién del proceso interno en su dad con sus entradas y salidas. En su proceso de desarrollo el dagrama de bloques utiliza los siguientes simbolos.Si ust entre fortale DIAGRAMA DE BLOQUES Piscediivianto: Solis de materiales para Construccién demesss Diagrams actual diciomb _. pues oe : difere ——Encargads de Bodags Tageslera on fate de Construct, C. Diagrama de Recorrido.Si ugted observa un diagrama de procesos 0 fluxograma, detectara que nes existen desplazamientos, que son eliminados para con, entro las operacior fortalecer y dinamizar los procesos, pero en que consiste esa elimina + acortando 0 haciendo minimos o inexistentes las distancias entre fos de Recorrido. _ pues diferentes pasos, para el efecto se utiliza el Diagrama Lo que hay que considerar es que para realizar un diagndstico se requiere a elaboracién de dos diagramas de recorrido, uno actual que muestre la situacion actual y olf que muestre la forma en que quedaran 10s no vez eliminados los inadecuados. Véase. ~ desplazamientos ul ———- 70 metros.