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Gestin de Proyectos

(Gua del PMBOK 5ta Edicin)


Marco Referencial para la Direccin de
Proyectos

Qu es el PMBOK?

Es la suma de
conocimientos
de la gestin de
Proyectos.

Incluye prcticas
tradicionales y
prcticas
Innovadoras.

Reside en los
practicantes y
acadmicos

Est
evolucionando
Constantemente

Propsito de la
Gua del PMBOK

Proporciona un
panorama general
antes que una
descripcin
exhaustiva.

Identificar el
subconjunto del
PMBOK que se
reconoce
generalmente
como buena
prctica.
Aplicable a la
mayora de los
proyectos la mayor
parte del tiempo.

Existe un acuerdo
general de que su
correcta aplicacin
aumenta las
probabilidades de
xito.

Qu es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear


un producto, servicio, o resultado nico.

Qu es un Proyecto de TI?
Un proyecto de TI es aquel esfuerzo temporal realizado para resolver
las necesidades de tecnologas de informacin y comunicacin de las
organizaciones; obteniendo para ello un determinado producto,
servicio o resultado nico

Proyecto

Nueva
Tecnologa

Variedades
Tecnolgicas

Proveedores No
Experimentados

Proyecto

Ambiente
externo en
los
proyectos TI

Negocios
Cambiantes

Falta de
metodologa

Usuarios sin
experiencia en
TI

Falta de
infraestructura
de Desarrollo y
certificacin

Qu es la gerencia de proyectos?
Consiste en la aplicacin de conocimientos, habilidades y
herramientas, adems de tcnicas, a las actividades del proyecto a fin
de alcanzar o exceder las necesidades del mismo.

Marketing

Comercial

RRHH

Operaciones

Sistemas

Gestin de la Integracin
Gestin del Alcance
Gestin del Tiempo
Gestin del Costo
Gestin de la Calidad
Gestin de los Recursos
Humanos
Gestin de la Comunicacin
Gestin del Riesgo
Gestin de las Adquisiciones
Gestin de los interesados

Qu es la gerencia de proyectos de TI?


La Gerencia de Proyectos de TI es "la aplicacin de
conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a
las actividades de un proyecto de TI para satisfacer
sus requerimientos".

Planificacin

Inicializacin

Control

Ejecucin

Cierre

Importancia para la administracin de TI

Presencia de las TICs en la empresa y proyectos es comn, incrementando los


requerimientos de calidad de los servicios que brinda.

La problemtica
25% de los proyectos se cancelan.
Las compaas entregan productos
a sus clientes con un 15% de
errores no eliminados
Muchas organizaciones dedican
entre el 30 y 40% de su tiempo y
dinero a corregir el producto
desarrollado
En los proyectos se cumplen los
plazos en un 50% de las ocasiones
Sources: Capers Jones and Bill Curtis

Debilidades mas comunes en proyectos de TI


Causas
OTROS

TAMAO DEL PROYECTO

HARD/SOFTW

CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO

17

DEFINICIN DE OBJETIVOS Y ALCANCE

17

FALLAS EN COMUNICACIN

20

FALLAS EN PM, PLANEAMIENTO Y CONTROL

32
0

10

15

20

25

Causas

Estudio hecho por KPMG a 252 empresas (Fortune 500).

30

35

Qu es la Direccin de Proyectos?
Identificar
Requisitos

Es la aplicacin de
conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las
actividades del proyecto
para cumplir con los
requisitos del mismo.

Abordar
necesidades,
inquietudes, y
expectativas de
los Interesados
Equilibrar
alcance,
cronograma,
costo, calidad,
recursos, y
riesgos

Qu es la Direccin de Programas?
Consiste en la aplicacin de
conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a un
programa para satisfacer los
requisitos del mismo.

Qu es la Direccin de Portafolios?
Consiste en la gestin
centralizada de uno o ms
portafolios con objeto de
alcanzar los objetivos
estratgicos.

Interacciones
entre la
Direccin de
Proyectos,
la Direccin
de Programas
y la Direccin
de Portafolios

El Director del Proyecto


Equilibrar la triple
restriccin
contrapuestas del
proyecto o en
competencia

Alcance

Tiempo

Costos

Rol del Director del Proyecto

Conocimiento

Desempeo

Actitud

Qu es lo que sabe
sobre la gestin de
proyectos

Es capaz de hacer o lograr


cuando aplica sus
conocimientos sobre la
direccin de proyectos.

Comportamiento del
director del proyecto
cuando ejecuta el
proyecto o actividades
relacionadas con el
mismo.

Lograr los
objetivos del
proyecto.

Relacin entre el Plan Estratgico y los


Proyectos
Plan Estratgico

Portafolio de Proyectos

Visin

PR11

Programa 1
PR12
Misin

Objetivos

Seleccin y
Priorizacin
(Proyectos)

PR11
Programa 2
PR12
PR11

Programa 3
Estrategias

PR12

Ciclo de vida del desarrollo del proyecto y


producto-servicio
Ciclo de vida del Proyecto

Evaluacin de detalle
Anlisis

Fecha de implementacin
Diseo

Linea base del


Plan del Proyecto

Construccin

Inicio y Planificacin
(Plan del Proyecto)

Pruebas - Calidad
Entrenamiento
Implementacin
Ejecucin y Control
Cierre
Reporte de estado, segui mi ento, gesti n de ri esgos,
Evaluacin, cierre y
problemas y
lecciones aprendidas
cambios, escalamiento, etc.

Ciclo de vida de la Gerencia del Proyecto

Oficina de Direccin de Proyectos (PMO)


Cuerpo
Organizacional
con
responsabilidades relacionadas a la
gestin centralizada y coordinada
de aquellos proyectos bajo su
dominio.
Gestionar
recursos
compartidos
entre todos
los proyectos

Identificar y
desarrollar
metodologa,
mejores
prcticas y
estndares.

Coordinar
comunicacin
entre proyectos.

Instruir,
orientar,
capacitar y
supervisar.

Desarrollar y
gestionar
polticas,
procedimient
os, plantillas
y otros.

Gestin de las Operaciones y Direccin de


Proyectos
Proyectos
Esfuerzos
temporales
emprendidos para
crear un producto,
servicio, o resultado
nico, sujetos a
elaboracin
progresiva.

Intersecciones
Realizados por
personas
Restringidos por
limitacin de
recursos
Planificados,
ejecutados y
controlados

Operaciones
Esfuerzos continuos
que producen
salidas repetitivas,
con recursos
asignados para
realizar bsicamente
el mismo conjunto
de tareas

Proyectos

Gerencia de
proyectos vs
operaciones

Operaciones

Son temporales
y nicos

Continuas y
repetitivas

Producto o
servicio nico

Producto o
servicio
estndar

Equipos
heterogneos

Equipos
homogneos

Concluye
cuando se
alcanza el
objetivo

Adopta nuevo
conjunto de
objetivos y
contina

Gerencia de proyectos vs operaciones

Todo Proyecto es trabajo, pero no todo trabajo es Proyecto

Influencia de la Organizacin en la Direccin


de Proyectos
La cultura, estilo y estructura de
una organizacin influyen en la
forma en que se llevan a cabo
sus proyectos. Tambin pueden
influir en el proyecto el nivel de
madurez de la direccin de
proyectos de la organizacin y
sus sistemas de direccin de
proyectos.

Cultura y Estilo Organizacional


Visin, misin, valores, creencias y
expectativas compartidas.
Normas, polticas, mtodos y
procedimientos.
Sistemas de motivacin e
incentivos.
Tolerancia al riesgo.
Percepcin del liderazgo, jerarqua
y relaciones de autoridad.
Cdigo de conducta, tica laboral y
horario de trabajo.
Entornos operativos

Comunicaciones en la Organizacin
El xito en la direccin de
proyectos de una organizacin
depende en gran medida de un
estilo de comunicacin efectivo
dentro de la organizacin, sobre
todo si se considera la globalizacin
de la profesin de direccin de
proyectos. Las capacidades de
comunicacin dentro de la
organizacin tienen gran influencia
en la forma en que se llevan a cabo
los proyectos.

Estructura de la Organizacin

Factor ambiental de la empresa que puede afectar a la disponibilidad


de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos

Organizacin funcional
Agrupados por
especialidades, tales
como: produccin,
ventas, ingeniera y
contabilidad.
Se realiza el trabajo del
proyecto de forma
independiente de los
dems departamentos

Organizacin Matricial Dbil


El rol del director del proyecto es
ms bien el de un coordinador o
facilitador.

Organizacin Matricial Equilibrada


Reconoce la necesidad de contar
con un director del proyecto, no
le confiere autoridad plena
sobre el proyecto ni sobre su
financiamiento

Organizacin Matricial Fuerte


Caractersticas de la organizacin
orientada a proyectos: tienen
directores de proyecto con
dedicacin plena y con una
autoridad considerable, as
como personal administrativo
dedicado a tiempo completo

Organizacin Orientada a Proyectos


La mayor parte de los recursos
de la organizacin estn
involucrados en el trabajo de los
proyectos y los directores de
proyecto tienen bastante
independencia y autoridad.

Activos de los Procesos de la Organizacin


Activos relacionados con
procesos, que pueden ser usados
para influenciar el xito del
proyecto.
Son agrupados en dos categoras:
1. Procesos y procedimientos,
2. Base de conocimientos
corporativa.

Activos de los Procesos de la Organizacin


Iniciacin y Planificacin
Guas y criterios para adaptar el conjunto
de procesos y procedimientos estndar.
Estndares especficos de la organizacin.
Plantillas.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Ejecucin, Monitoreo y Control


Procedimientos de control de cambios.
Requisitos de comunicacin de la
organizacin.
Cierre
Guas o requisitos de cierre del proyecto.

Activos de los Procesos de la Organizacin

BASE DE CONOCIMIENTO DE LA
ORGANIZACIN

Base de conocimiento de la
gestin de configuracin.
Bases de datos financieras.
Informacin histrica y bases de
conocimiento de lecciones
aprendidas.
Bases de datos de gestin de
incidentes y defectos.
Bases de datos para la medicin
de procesos.
Archivos de proyectos anteriores.

Factores Ambientales de la Empresa


Hacen referencia a condiciones que
no estn bajo el control del equipo del
proyecto y que influyen, restringen o
dirigen el proyecto Se consideran entradas para la mayor
parte de los procesos de planificacin
Pueden influir de manera positiva o
negativa sobre el resultado

La cultura, estructura y gobierno de la organizacin;


La distribucin geogrfica de instalaciones y
recursos;
Los estndares de la industria o gubernamentales
Las infraestructuras
Los recursos humanos existentes
La gestin de personal
Los sistemas de autorizacin de trabajos de la
compaa;
Las condiciones del mercado;
La tolerancia al riesgo por parte de los interesados;
El clima poltico;
Los canales de comunicacin establecidos en la
organizacin;
Las bases de datos comerciales
El sistema de informacin para la direccin de
proyectos

Stakeholders o Interesados
Individuo, grupo u organizacin
cuyos intereses pueden afectar
positiva o negativamente la
ejecucin o la terminacin del
proyecto.

Stakeholders o Interesados
Cliente (quien usar el producto)
Gerente de Proyecto (quien lo
dirige)
Sponsor (patrocinador) Quien
proporciona los recursos
(dinero)
Equipo (quienes ejecutan las
actividades)

Organizacin ejecutante (donde


se realiza el proyecto)
Organizaciones externas
(Gobierno, reguladores)
Sociedad, Ciudadanos
Influyentes internos/externos

Stakeholders o Interesados
Proyecto de Informacin Gerencial para un Departamento

El gerente de un departamento
que ha pedido un nuevo sistema
de informacin gerencial
Empresa contratada para la
programacin

Gobernabilidad del Proyecto


Es una funcin de supervisin
que est alineado con el modelo
de gobierno de la organizacin y
que abarca el ciclo de vida del
proyecto.
Involucra tanto a los interesados
como a las polticas, los
procedimientos, los estndares,
las responsabilidades y las
autoridades documentadas.

Equipo del Proyecto


Personal de direccin de proyecto

El equipo del proyecto incluye


al director del proyecto y al
grupo de individuos que
actan juntos en la realizacin
de los trabajos del proyecto
para alcanzar sus objetivos

Personal del proyecto


Expertos de Apoyo
Representantes del Usuario o del Cliente
Vendedores
Miembros de Empresas Socio
Socios de Negocios

Grupo de Procesos de la Direccin de


Proyectos

Grupo de Procesos de la Direccin de


Proyectos
47 procesos de la Direccin de
Proyectos

Procesos del PMBOK


Cada proceso del PMBOK tiene la siguiente estructura.

Entradas

Herramientas y
tcnicas

Salidas

rea/Grupo de
Procesos
Integracin

Alcance

Tiempo

Costos

Inicio

Planificacin

4.1 Desarrollar el acta


4.2 Desarrollar el plan
de constitucin del
para la direccin del
proyecto
proyecto
5.1 Planificar la gestin
del alcance
5.2 Recopilar requisitos
5.3 Definir el alcance
5.4 Crear la EDT
6.1 Planificar la gestin del
cronograma
6.2 Definir las actividades
6.3 Secuenciar las
actividades
6.4 Estimar los recursos de
las actividades
6.5 Estimar la duraciones
de las actividades
6.6 Desarrollar el
cronograma
7.1 Planificar la gestin de
costos
7.2 Estimar los costos
7.3 Determinar el
presupuesto

Ejecucin

Monitoreo y control

Cierre

4.4 Monitorear y controlar


4.3 Dirigir y gestionar el el trabajo del proyecto
4.6 Cerrar el
trabajo del proyecto
4.5 Realizar el control
proyecto o fase
integrado de cambios
5.5 Validar el alcance
5.6 Controlar el alcance

6.7 Controlar el
cronograma

7.4 Controlar los costos

rea/Grupo de
Procesos

Planificacin

Ejecucin

Monitoreo y
control

8.1 Planificar la gestin de la


calidad

8.2 Realizar el aseguramiento de


calidad

8.3 Controlar la
calidad

Recursos humanos

9.1 Planificar la gestin de


RRHH

9.2 Adquirir el equipo del proyecto


9.3 Desarrollar el equipo del
proyecto
9.4 Dirigir el equipo del proyecto

Comunicaciones

10.1 Planificar la gestin de las


10.3 Controlar las
10.2 Gestionar las comunicaciones
comunicaciones
comunicaciones

Riesgos

11.1 Planificar la gestin de


riesgos
11.2 Identificar los riesgos
11.3 Realizar el anlisis
cualitativo de riesgos
11.4 Realizar el anlisis
cuantitativo de riesgos
11.5 Planificar la respuesta a los
riesgos

Adquisiciones

12.1 Planificar la gestin de


adquisiciones del proyecto

Calidad

Interesados

Inicio

Cierre

11.6 Controlar los


riesgos

12.2 Efectuar las adquisiciones

13.1 Identificar a
13.2 Planificar la gestin de los 13.3 Gestionar la participacin de
los interesados
interesados
los interesados

12.3 Controlar las 12.4 Cerrar las


adquisiciones
adquisiciones
13.4 Controlar la
participacin de
los interesados