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Repblica Bolivariana de Venezuela

Universidad de Oriente
Ncleo de Sucre
Escuela de Administracin
Departamento de Contadura

CONTABILIDAD I

Libros Mayores y
Diarios Auxiliares

Profesor:
Jos Yegres

Integrantes:
Len Mikael
Marn Lismar
Martnez Veruska
Meneses Kevelin
aez Mara A.
Rodrguez Virginia

c.i. 27.351.851
c.i. 27.428.582
c.i. 27.320.497
c.i. 26.704.466
c.i. 26.545.631
c.i. 26.204.034

Cuman, septiembre de 2016


Libros Contables
En el Sistema Manual, es una disciplina que nos ensea el Arte de registrar las
diversas operaciones en forma ordenada, clara, precisa y cronolgica, con la
finalidad de tener una mejor presentacin de los libros contables y ver el proceso
contable de acuerdo transcurra el tiempo.
En el sistema computarizado, es un conjunto de listados en forma de reporte en
hojas continuas, luego segn importancia son o no legalizados.
En ambos casos la finalidad es mostrar la situacin en que se encuentra una
empresa, en meses o perodos distintos, sujetndose a las disposiciones legales y a
una tcnica contable
Es necesario dividir los libros de la contabilidad por lo siguiente:
Nos permite registrar y/o procesar de forma detallada y por separado todos los
movimientos operacionales.
Permite la divisin del trabajo con grandes beneficios para la funcin de la
empresa.
Permite conocer nuestras deudas y obligaciones, as como las que nos
adeudan.
Libros Auxiliares
Estos libros presentan detalladamente la informacin registrada en los libros
Diario Multicolumnar y Mayor y Balance. Adems de presentar la informacin en
forma detallada, estos libros tienen una funcin de control de los libros principales,
pues debe existir una perfecta correspondencia entre unos y otros, ya que los
registros provienen de una misma fuente: el comprobante de contabilidad.
El registro en los auxiliares proviene de la columna parciales, del comprobante
de contabilidad.
Diarios Auxiliares
Su estructura requiere operaciones relacionadas con ciertas actividades que
se realizan u ocurren al interior de la empresa. Dichas actividades ocurren por
espacios determinados de tiempo o se realizan en forma continua.
Estos diarios auxiliares normalmente su diseo va estar dado por el nivel de
control e informacin que se quiere obtener al procesar la informacin contable
respectiva.
Estructura: Estarn divididos en columnas, cada una de ellas identificaran por
ejemplo, el movimiento u operacin, las cantidades ya sea si se trata de dbitos o
crditos y cualquier otra informacin que sea necesaria para obtener la mayor
cantidad de informacin sobre el hecho econmico ocurrido.
Uso: El perodo de centralizacin de las operaciones registradas en los Diarios
Auxiliares va a depender, de las polticas de la empresa en cuanto al manejo de la
informacin, lo que s que sta por lo menos debe ser efectuada una vez al mes.
Documento que sustenta su registro: Esta centralizacin se llevara a cabo a
travs del registro en el Libro Diario General. Con un asiento contable que contendr:
Un resumen de las operaciones contenidas en el Diario Auxiliar respectivo, es decir
la sumatoria de las cantidades de compras, ventas, letras aceptadas, etc.

Mayores Auxiliares
Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza el anlisis de las
cuentas colectivas, para conocer en forma detallada los movimientos que integran
una cuenta de mayor. Los asientos plasmados en el Libro Diario son el origen del
registro en los mayores auxiliares.
Uso: Las cuentas de mayor, tal como ya se conocen, se refieren a la
agrupacin de movimientos contables que afectan a un rubro, tem, de una misma
naturaleza.
El mayor auxiliar corresponder a la desagregacin ms amplia de una cuenta
de mayor, es decir donde encontraremos la mayor cantidad de informacin de la
operacin, en otras palabras, un detalle ms especfico de cada operacin.
Para: Obtencin de informacin en forma ms rpida. Poder tener la
informacin de cada empresa o persona en particular, de acuerdo al grado de
informacin que necesite la empresa. Distribucin de las tareas a realizar y poder
designar a personas a cargo de un grupo de clientes, proveedores, etc.
Fuente de Informacin. Los registros del libro diario son la fuente de la
informacin para registrar las operaciones en los mayores auxiliares. En el momento
de efectuar los pases del libro diario al libro mayor se proceder a registrar las
operaciones en auxiliares de mayor, ya sea de cargos o abonos que en el libro diario
se encuentran registrados principales en la columna de parcial
Relacin de los auxiliares con el libro mayor: La informacin asentada en los
auxiliares es desglosada y siempre a una fecha determinada debe de coincidir los
saldos de los auxiliares con un saldo de la cuenta del libro mayor.
Para el control de mayores auxiliares es necesario abrir subcuentas cuando la
expansin del movimiento de las operaciones en el libro mayor es numeroso como
es el caso de: bancos, almacn, clientes, documentos por cobrar, proveedores,
documentos por pagar, gastos de venta, gastos de administracin y otros; estos
registros se pueden llevar en tarjetas u hojas sueltas en forma cronolgica, alfabtica
y numrica para mayor localizacin de datos.
En cada periodo de tiempo generalmente al final de cada mes se elabora una
relacin de las subcuentas que ms movimientos tuvieron para confrontarlas con la
suma de valores: cargos y abonos de la cuenta de control o de mayor, cuyas
cantidades deben ser iguales; tambin permite evitar errores o bien localizarlos con
ms facilidad cuando ya trascienden en la balanza de comprobacin
Importancia del uso de los Libros Auxiliares: en la unidad anterior se
estudiaron dos de los libros ms importantes que deben ser llevados en toda
contabilidad: El Libro Diario y el Libro Mayor, sin embargo, el registro de todas las
transacciones directamente en estos libros, haran de este proceso muy lento y
engorroso, especialmente en aquellas empresas que realizan un gran volumen de
operaciones repetitivas tales como: compras, ventas, cobros, pagos, etc.

Por consiguiente, la mayora de las empresas adems del libro diario y mayor
principales, utilizan simultneamente diarios y mayores auxiliares, los cuales
proporcionan las siguientes ventajas:
Permiten la divisin del trabajo
Incrementan la rapidez en el trabajo.
Diarios Auxiliares: Los diarios auxiliares ms utilizados son:
Diario Auxiliar de Ventas a Crdito: en l se registran todas las ventas de
mercancas a crdito que realice la empresa diariamente. Su formato o rayado es el
siguiente:
FECHA

Mes

EXPLICACIN

REF

IMPORTE HABER
(Bs.)

da Cliente / N Factura / Condiciones

Diario Auxiliar de Compras a Crdito: en l se registran todas las compras de


mercancas a crdito que realice la empresa diariamente. Su formato o rayado es el
siguiente:
FECHA
Mes

da

EXPLICACIN

REF

IMPORTE DEBE
(Bs.)

Proveedor / N Factura / Condiciones

Diario Auxiliar de Ingresos (Entradas de Caja o Banco): registra las


transacciones que involucran el ingreso de efectivo a la empresa, especialmente el
originado por cobranzas, ventas de contado, etc. Tiene como objetivo el registro
diario de ingresos de efectivo, cheques, comprobantes de tarjetas de crdito y/o
dbito, etc. El rayado de este libro depende, como es obvio, del volumen de este tipo
de transacciones y de las cuentas que con ms frecuencia intervengan.

FECHA

EXPLICACIN

REF

CAJA
DEBE

EFECTOS
POR
BANCO COBRAR
DEBE
HABER

CUENTAS
POR
COBRAR
HABER

CUENTAS VARIAS
VENTAS
HABER

DEBE

HABER

Diario Auxiliar de Egresos (Salidas de Caja o Banco): registra diariamente


los egresos de efectivo de la empresa, como consecuencia de las compras al

contado, pago a proveedores, cancelacin de gastos, depsitos efectuados a las


cuentas bancarias de la empresa, etc.

EXPLICACIN

FECHA

REF

CAJA BANCO
HABER HABER

EFECTOS CUENTAS
POR
POR PAGAR COMPRAS
PAGAR
DEBE
DEBE
DEBE

CUENTAS VARIAS
DEBE

HABER

Mayores Auxiliares: los mayores auxiliares ms utilizados son:


Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar: la utilidad que nos proporciona este
mayor auxiliar es la de permitirnos conocer en cualquier momento, cunto nos debe
cualquiera de los clientes de la empresa, como consecuencia de una venta de
mercancas a crdito.
Pases del diario auxiliar de ventas a crdito al mayor auxiliar de cuentas
por cobrar: una vez que se registran las ventas a crdito en el diario auxiliar, se
deben ir haciendo los pases al mayor auxiliar de cuentas por cobrar. La tcnica para
hacer tales pases es la misma que se utiliza para el mayor general. Se va
trasladando cada partida registrada en el diario, a la cuenta del mayor auxiliar que
corresponda al cliente involucrado en la transaccin. A medida que se van haciendo
los pases, se van cruzando referencias entre los dos libros auxiliares (columna de
referencias). Para ello, en el diario auxiliar se escribe el nmero del folio del mayor
auxiliar donde se encuentra la cuenta del respectivo cliente, mientras que en el
mayor auxiliar, se escribe el nmero de folio o asiento del diario auxiliar donde est el
asiento que se est pasando.
Cabe destacar, que las consideraciones explicadas para el mayor auxiliar de
cuentas por cobrar, son aplicables al mayor auxiliar de efectos por cobrar.
NOMBRE DEL CLIENTE
FECHA

DESCRIPCIN

REF

DEBE

HABER

SALDO

Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar: este mayor es utilizado para controlar
en detalle el movimiento de las deudas que la empresa haya contrado con cada uno
de los proveedores de mercancas.
Pases del diario auxiliar de compras a crdito al mayor auxiliar de cuentas
por pagar: una vez que se registran las compras a crdito en el diario auxiliar, se

deben ir haciendo los pases al mayor auxiliar de cuentas por pagar. La tcnica para
hacer tales pases es la misma que se utiliza para el mayor auxiliar de cuentas por
cobrar. Si la empresa decide crear un mayor auxiliar de efectos por pagar, puede
hacerlo, siguiendo los mismos lineamientos establecidos para el mayor auxiliar de
cuentas por pagar.
NOMBRE DEL PROVEEDOR
FECHA

DESCRIPCIN

REF

DEBE

HABER

SALDO

Mayor Auxiliar de Bancos: este es otro mayor auxiliar que es indispensable


llevar en todas las empresas. Es imposible concebir una empresa que no tenga
abierta una cuenta corriente en varios bancos. La necesidad de poder controlar el
movimiento de cada banco en particular, hace que se tenga que llevar este auxiliar.
El rayado de este libro es similar al de un mayor general.
NOMBRE DEL BANCO
FECHA

DESCRIPCIN

REF

DEBE

HABER

SALDO

Tcnicas para la utilizacin de los libros auxiliares y su relacin con los libros
principales.
Las ventas a crdito se registran en el Diario Auxiliar de Ventas a Crdito y se
hace el pase al Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar (o efectos por cobrar),
en el folio del Cliente al que se le haya vendido.
Las Compras a Crdito, se registran el en Diario Auxiliar de Compras a Crdito
e inmediatamente se hace el respectivo pase al Mayor Auxiliar de Cuentas por
Pagar (o efectos por pagar) en el folio del proveedor a quien se le haya
comprado.
Los Ingresos de Dinero a la empresa, se registran en el Diario Auxiliar de
Entradas a Caja o Banco. Si el ingreso es por un abono de algn cliente, se
hace inmediatamente el pase al Mayor Auxiliar de Cuentas o Efectos por
Cobrar, en el folio del Cliente que cancela.
Las Salidas de Dinero de la empresa, se registran en el Diario Auxiliar de
Salidas de Caja o Banco. Si se est realizando un pago a un Proveedor, se
hace el pase respectivo al Mayor Auxiliar de Cuentas o Efectos por Pagar, en
el folio del proveedor a quien se le est cancelando.
Las transacciones realizadas a travs de los Bancos (depsitos efectuados,
cheques emitidos), se registrarn en el Mayor Auxiliar del Banco involucrado
en dicha operacin.

Al finalizar cada mes se totalizarn: las Ventas a Crdito del mes (Total del
Diario Auxiliar de Ventas a Crdito), Compras a Crdito del mes (Total del
Diario Auxiliar de Compras a Crdito), Entradas y Salidas de Caja o Banco
(Totales Diarios Auxiliares de Entradas y Salidas de Caja o Banco) y todos
esos totales los registraremos en el Libro Diario Principal, a travs de un
Asiento Resumen, con su respectivo pase al Libro Mayor Principal. Estos
asientos resumen son:
a) Asiento de Resumen Mensual proveniente del Diario Auxiliar de
Ventas a Crdito:
Cuentas por Cobrar
xxxx
Ventas
xxxx
Para registrar ventas a crdito del mes segn
Diario Auxiliar.
b) Asiento de Resumen Mensual proveniente del Diario Auxiliar de
Compras a Crdito:
Compras
xxxx
Cuentas por Pagar
xxxx
Para registrar compras a crdito del mes segn
Diario Auxiliar
c) Asiento de Resumen Mensual proveniente del Diario Auxiliar de
Entradas a Caja :
Caja
xxxx
Cuentas por Cobrar
xxxx
Efectos por Cobrar
xxxx
Ventas
xxxx
Para registrar ingresos del mes segn Diario Auxiliar
d) Asiento de Resumen Mensual proveniente del Diario Auxiliar de
Salidas de Caja:
Compras
xxxx
Cuentas por Pagar
xxxx
Efectos por Pagar
xxxx
Gastos X
xxxx
Caja
xxxx
Para registrar Egresos del mes segn Diario Auxiliar

Aquellas transacciones que por su naturaleza no se pueden registrar en los


libros auxiliares, se registran directamente en los Libros Diario y Mayor
Principales.

EJEMPLOS
Sep. 2.- La Compaa vende a crdito mercanca a Comercial La Fiesta por Bs.
64.520,00; Cond. 5/10 N/30 ; Factura N 497. A Comercial La Fiesta le tenemos
registrada en el Folio N 7 del Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar.
Diario Auxiliar de Ventas a Crdito (DAVC)

Folio N 4

FECHA
Mes

EXPLICACIN

Da

Sep

REF

Fact. 497 Comercial La Fiesta Cond. 5/10

IMPORTE / HABER
(Bs.)

/30

64.520,00

Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar


Comercial La Fiesta
FECHA
Mes

Sep

EXPLICACIN

Da

REF

Venta de Mercanca a Crdito

DAVC

DEBE
(Bs.)

Folio N 7
HABER
(Bs.)

SALDO
(Bs.)

64.520,00

64.520,00

Sep. 3.- Compra de Mercanca a crdito, en trminos 3/10 N/30 a Comercial Lpez por Bs.
10.000,00; Factura N 693 y lo tenemos registrado en el Mayor Auxiliar Cuentas por Pagar Folio N 5
Diario Auxiliar de Compras a Crdito (DACC)

Folio N 8

FECHA
Mes

EXPLICACIN

Da

Sep

Fact. 693 Comercial Lpez Cond. 3/10

REF

/30

IMPORTE / DEBE
(Bs.)

MA 3

Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar


Comercial Lpez
FECHA
Mes

Sep

Da

EXPLICACIN

Compra de Mercanca a Crdito

REF

DACC

DEBE
(Bs.)

10.000,00

Folio N 5
HABER
(Bs.)

10.000,00

SALDO
(Bs.)

10.000,00

Diario auxiliar de Entrada


Empresa PACA, C.A.
2016
Sep. 1.- La compaa trae del mes anterior un saldo de 42.500,00.
Sep. 6.- Vendemos mercancas de contado por Bs. 230.400,00 a Comercial El Nilo
segn Fact. 233.
Sep. 7.- Comercial La Fiesta liquida su cuenta del da 2 por Bs. 64.520,00.
Sep. 9.- Vendemos mercancas de contado por Bs. 7.500,00 a Compaa Tango.
Sep. 17.- Pablo Centeno abono Bs. 20.000,00 a su cuenta.
Sep. 22.- Hacemos efectivo un giro por Bs. 83.500,00.
Sep. 28.- Vendemos mercanca de contado por Bs. 320.640,00 a Compaa Tango.

Fecha
2016
Sep. 1
6
7
9
17
22
28
30

Cuenta Abonada
Saldo al 31/08/2016
Venta
Cuenta por cobrar
Venta
Cuenta por cobrar
Efectos por cobrar
Venta

Explicacin
Comercial El Nilo
Comercial La Fiesta
Ca. Tango
Abono Pablo Centeno
Cobro de giro
Ca. Tango

Ref.
1
2
3
4
5
6
7

Importe
Haber

Dcto s/vta.
Debe

230.400,00
64.520,00
3.226,00
7.500,00
20.000,00
83.500,00
320.640,00
Total Ingresos del mes

Banco
Debe
42.500,00
230.400,00
61.394,00
7.500,00
20.000,00
83.500,00
320.640,00
765.934,00

Asiento contable
Banco
Dcto. en venta
Venta
Cuentas por cobrar
Efectos por cobrar
Para registrar los ingresos del mes de Septiembre
Segn Diario Auxiliar

765.934,00
3.226,00
558.540,00
84.520,00
83.500,00

Diario auxiliar de Salida


Empresa PACA, C.A.
2016
Sep. 2.- Compra de papelera por Bs. 2.040,00 cheque N 92634.
Sep. 7.- Compra de dos (2) escritorios por Bs. 3.960,00 cheque N 92635.
Sep. 10.- Compra de mercanca de contado por Bs. 5.490,00 a la compaa La
Cumanesa C.A., cheque N 92637.
Sep. 15.- Pago de sueldos y salarios por Bs. 40.900,00 cheque N 92640.
Sep. 26.- Pago de Luz, Agua y Telfono por Bs. 1.000,00.
Sep. 28.- Pago de sueldos y salarios por Bs. 45.000,00 cheque N 92649.

Fecha
2016

Cheque
N

Sep. 2
7
10
15
26
28
30

92634
92635
92637
92640
92649

Cuenta Cargada
Papelera y tiles
Mobiliario
Compra
Sueldos y Salarios
Gastos Servicios
Sueldos y Salarios

Explicacin
20 resmas de papel
Escritorios
La Cumanesa
Pago 1era quincena
Luz, Agua y Telfono
Pago 2da quincena

Importe
Dcto s/comp
Debe
Haber
2.040,00
3.960,00
5.490,00
40.900,00
1.000,00
45.000,00
Total Gastos del mes

Banco
Haber
2.040,00
3.960,00
5.490,00
40.900,00
1.000,00
45.000,00
98.390,00

Asiento contable
Papelera
Mobiliario
Compras
Sueldos y Salarios
Gastos Servicios
Banco
Para registrar los Gastos del mes de Septiembre
Segn Diario Auxiliar

2.040,00
3.960,00
5.490,00
85.900,00
1.000,00
98.390,00

Mayor Auxiliar de Bancos


Sep. 1.- Saldo del mes anterior un saldo de 42.500,00.
Sep. 6.- Ingreso venta de contado por Bs. 230.400,00 a Comercial El Nilo segn
Fact. 233.
Sep. 15.- Erogacin pago de sueldos y salarios por Bs. 40.900,00 cheque N 92640.
Sep. 17.- Ingreso por abono de Bs. 20.000,00 a la cuenta de Pablo Centeno.
Mayor Auxiliar de Bancos
Banco Caron
FECHA
Mes

Sep
Sep
Sep
Sep

Da

1
6
15
17

EXPLICACIN

Saldo mes anterior


Venta de contado comercial El Nilo Fact. 233
Pago de Sueldos y Salarios Cheque N 9264
Abono a Cuentas por cobrar Pablo Centeno

REF

Folio N 9
DEBE
(Bs.)

1
2

42.500,00
230.400,00

20.000,00

HABER
(Bs.)

40.900,00

SALDO
(Bs.)

42.500,00
272.900,00
232.000,00
252.000,00