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SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO DE SISTEMAS
La palabra SISTEMA puede ser utilizada con varios sentidos diferentes. Por ejemplo, podemos
decir que el profesor Jos tiene un sistema de evaluacin muy riguroso o que Juan tiene un sistema
estupendo para jugar domin, o inclusive que el sistema solar tiende a alejarse de un hoyo negro. Sin
embargo, para nuestro propsito, diremos que SISTEMA, es un conjunto de partes integradas que
tienen la finalidad de alcanzar determinado objetivo u objetivos.

De este concepto podemos extraer tres caractersticas bsicas:


a)
b)

Un conjunto de partes: Todo sistema tiene ms de un elemento


Partes integradas: Existe una relacin lgica entre las partes que constituyen un sistema.
Sistemas electrnicos o mecnicos, como una maquina de lavar ropa o de un videojuego. Un
sistema de administracin de personal consiste en procedimientos integrados para reclutar,
seleccionar, capacitar y evaluar empleados.

c)

Propsito comn de alcanzar determinado objetivo: Todo sistema existe para alcanzar uno o
ms objetivos, y sus partes integrantes deben ajustarse entre s para lograr el objetivo
global del sistema.

Otras connotaciones son: un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes, un grupo


de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado es mayor que el resultado que
las unidades podran tener si funcionaran independientemente.

El ser humano, por ejemplo, es un

sistema que consta de un nmero de rganos y miembros, y solamente cuando estos funcionan de modo
coordinado el hombre es eficaz. Similarmente, se puede pensar que la organizacin es un sistema que
consta de n nmero de partes interactuantes. Por ejemplo, una firma manufacturera tiene una seccin
dedicada a la produccin, otra dedicada a las ventas, una tercera dedicada a las finanzas y otras varias.
Ninguna de ellas es ms que las otras, en s. Pero cuando la firma tiene todas esas secciones y son
adecuadamente coordinadas, se puede esperar que funcionen eficazmente y logren las utilidades.

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Sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinacin de cosas o partes, que
forman un todo complejo o unitario. Un sistema es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de
interaccin o interdependencia. Cualquier conjunto de partes unidas entre s puede ser considerado un
sistema, desde que las relaciones entre las partes y el comportamiento del todo sea el foco de atencin.
Un conjunto de partes que se atraen mutuamente (como el sistema solar), o un grupo de personas en una
organizacin, una red industrial, un circuito elctrico, un computador o un ser vivo pueden ser
visualizados como sistemas.

Realmente, es difcil decir dnde comienza y dnde termina determinado sistema. Los lmites
(fronteras) entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad. El propio universo parece
estar formado de mltiples sistemas que se compenetran. Es posible pasar de un sistema a otro que lo
abarca, como tambin pasar a una versin menor contenida en l.

De la definicin de Bertalanffy, segn la cual el sistema es un conjunto de unidades


recprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: el de propsito (u objetivo) y el de globalismo
(o totalidad). Esos dos conceptos reflejan dos caractersticas bsicas en un sistema. Las dems
caractersticas dadas a continuacin se derivan de estos dos conceptos.

a)

Propsitos u objetivos: todo sistema tiene uno o algunos propsitos u objetivos. Las unidades o
elementos (u objetos), como tambin las relaciones, definen una distribucin que trata siempre
de alcanzar un objetivo.
b) Globalismo o totalidad: todo sistema tiene una naturaleza orgnica, por lo cual una accin que

produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha probabilidad producir cambios
en todas las otras unidades de ste. En otros trminos, cualquier estimulacin en cualquier
unidad del sistema afectar todas las dems unidades, debido a la
relacin existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o alteraciones se presentar
como un ajuste del todo al sistema. El sistema siempre reaccionar globalmente a cualquier
estmulo producido en cualquier parte o unidad. Existe una relacin de causa y efecto entre las
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diferentes partes del sistema. As, el sistema sufre cambios y el ajuste sistemtico es continuo.
De los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenmenos el de la entropa
y el de la homeostasia.
c)

Entropa: es la tendencia que los sistemas tienden al desgaste, a la desintegracin, para el


relajamiento de los estndares y para un aumento de la aleatoriedad. A medida que la entropa
aumenta, los sistemas se descomponen en estados ms simples. La segunda ley de la
termodinmica explica que la entropa en los sistemas aumenta con el correr del tiempo.

d)

Homeostasia: es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una
tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos
del medio ambiente.

La definicin de un sistema depende del inters de la persona que pretenda analizarlo. Una
organizacin, por ejemplo, podr ser entendida como un sistema o subsistema, o ms aun supersistema,
dependiendo del anlisis que
se quiera hacer: que el sistema tenga un grado de autonoma mayor que el subsistema y menor que el
supersistema. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios
para la realizacin de un objetivo, dado un cierto nmero de restricciones. El objetivo
del sistema total define la finalidad para la cual fueron ordenados todos los componentes y relaciones
del sistema, mientras que las restricciones del sistema son las limitaciones introducidas en su operacin
que definen los lmites (fronteras) del sistema y posibilitan explicar las condiciones bajo las cuales debe
operar.

Otra definicin de sistemas: El sistema es un conjunto de elementos organizados que se


encuentran en interaccin, que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello sobre datos o
informacin, sobre energa o materia u organismos en una referencia temporal para producir como
salida informacin o energa o materia u organismo.

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FINALIDAD DE LOS SISTEMAS
El sistema existe para lograr uno o ms objetivos. Un objetivo es una situacin deseada, un
resultado a alcanzar. Un sistema es eficaz cuando alcanza adecuadamente los objetivos para los cuales
fue creado. La eficacia est ligada a los fines, a los resultados, a los objetivos logrados.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS


Todo sistema est constituido por partes relacionadas entre s. Las partes son los subsistemas
que a su vez estn constituidos por otras partes relacionadas entre s, y as sucesivamente. Por otro
lado, todo sistema es parte de un sistema mayor, el suprasistema. Este es el atractivo que la Teora de
sistemas ofrece. Se puede estudiar cada sistema con sus susbsistemas integrantes, como partes de un
sistema ms grande.
Los componentes de todo sistema son los siguientes:
Entradas o insumos (inputs): El sistema recibe entradas (inputs) o insumos para poder operar,
procesando o transformando esas entradas en salidas (outputs). La entrada de un sistema es aquello que
el sistema importa de su mundo exterior. La entrada puede ser constituida de uno ms de los
siguientes ingredientes: informacin, energa y materiales.
1.-

2.3.-

INFORMACIN: es todo aquello que reduce la incertidumbre con respecto a alguna


cosa. Cuanto mayor sea la informacin, tanto menor ser la incertidumbre. La
informacin proporciona orientacin, instruccin y conocimiento con respecto a algo,
permitiendo planear y programar el comportamiento o funcionamiento del sistema.
ENERGA: se utiliza para mover y dinamizar el sistema, hacindolo funcionar.
MATERIALES: son los recursos a ser utilizados por el sistema como medios para
producir las salidas (productos o servicios). Los materiales son llamados operacionales
cuando son utilizados para transformar o convertir otros recursos ( por ejemplo:
mquinas, equipos, instalaciones, herramientas, etc.) y son llamados productivos (o
materias primas) cuando se transforman o convierten en salidas (esto es, productos o
servicios).

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A travs de la entrada, el sistema importa insumos de su medio ambiente
Operacin o Procesamiento (caja negra): Todo sistema procesa o convierte sus entradas mediante
sus subsistemas. Cada subsistema se encarga de un tipo de insumo que le es peculiar.
Algunos autores utilizan el concepto de caja negra, en dos circunstancias.
1.- cuando el sistema es impenetrable o inaccesible, por alguna razn (por ej.:, el cerebro
humano, cuerpo humano, etc.);
2.- cuando el sistema es excesivamente complejo, de difcil explicacin o detalle (por ej.:
computador electrnico, economa nacional).
El concepto de caja negra se refiere a un sistema cuyo interior no puede ser descubierto, cuyos
elementos internos son desconocidos y que slo puede conocerse por fuera, a travs de manipulaciones
externas o de observacin externa.
Salidas o resultados (outputs): Es el resultado final de la operacin o procesamiento de un sistema.
Todo sistema produce una o varias salidas. A travs de la salida, el sistema exporta el resultado de sus
operaciones hacia su medio ambiente. Es el caso de las organizaciones que producen bienes o servicios y
una infinidad de otras salidas (informaciones, lucros, personas jubiladas o se retiran, contaminacin,
basura, etc.)
Retroaccin o retroalimentacin (feedback): La retroalimentacin es un mecanismo mediante el cual
una parte de la energa de salida de un sistema o de una mquina retorna a la entrada. La
retoalimentacin (tambin llamada servomecanismo, realimentacin, en ingles feedback) es bsicamente
un sistema de comunicacin de retorno proporcionado por la salida del sistema a su entrada, en el
sentido de alterarla de alguna manera. La retroalimentacin sirve para comparar la manera como un
sistema funciona en relacin con el patrn establecido para su funcionamiento: cuando ocurre alguna
diferencia (desvo o discrepancia) entre ambos, la retroalimentacin se encarga de regular la entrada,
para que la salida se aproxime al estndar establecido.
Las principales funciones de la retroalimentacin son:
a.- Controlar la salda enviando mensajes generados despus de la salida al regulador de
entrada;
b.- mantener un estado relativamente estable de operacin del sistema cuando se enfrenta con
variables externas que pueden ocasionar su fluctuacin;
c.- a causa de esto, aumentar la probabilidad de que el sistema sobreviva frente a las presiones
externas.

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Como la retroalimentacin es bsicamente una accin por la cual el efecto (salida) repercute
sobre la causa (entrada), sea incentivndola inhibindola, podemos identificar entonces dos tipos de
retroalimentacin: la positiva y la negativa.
a.- Retroalimentacin positiva: Es la accin estimuladora de la salida que acta sobre la
entrada del sistema. En la retroalimentacin positiva, la seal de salida amplifica y refuerza
la seal de entrada. Es el caso que, las ventas aumenten y los inventarios salgan con mayor
rapidez, se presenta la retroalimentacin positiva, en el sentido de aumentar la produccin
y la entrada de productos al almacn, para mantener un volumen adecuado.
b.- Retroalimentacin negativa: Es la accin que frena e inhibe la salida, y que acta sobre la
entrada del sistema. En la retroalimentacin negativa la seal de salida disminuye e inhibe la
seal de entrada. En el caso de que las ventas disminuyan y los inventarios salgan con menor
rapidez, se presenta la retroalimentacin negativa en el sentido de disminuir la produccin y
reducir la entrada de productos al almacn, para evitar que el volumen de inventarios
aumente demasiado.
A partir de esos componentes, se puede evaluar el funcionamiento de un sistema. En lenguaje
sistmico, la eficiencia es el cociente de salida sobre la entrada, es decir, la cantidad de salida por
unidad de entrada. Si dos sistemas presentan los mismos resultados, pero uno de ellos requiere menos
recursos de entrada, entonces ste ser ms eficiente. O dos sistemas utilizan la misma cantidad de
insumos, pero uno de ellos produce mejor resultado, entonces ste ser el ms eficiente. La eficacia,
por otro lado, es la relacin entre la salida y el objetivo del sistema, esto es, en cuanto ms contribuye
el resultado al alcance del objetivo, ms eficaz ser el sistema.

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EFICIENCIA Y EFICACIA DE UN SISTEMA


ENTRADA

SALIDA
SISTEMA

EFICIENCIA

RELACION ENTRE
SALIDA/ENTRADA

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OBJETIVO

EFICACIA

RELACION ENTRE
SALIDA/OBJETIVO

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CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS
Hay varias maneras de clasificar los sistemas: en cuanto a su constitucin y en cuanto a su relacin
con el medio ambiente.
En cuanto a su constitucin, los sistemas pueden clasificarse en:
A. Fsicos o Concretos (en ingles hardware): son los sistemas compuestos de elementos
palpables y concretos, como mquinas, equipos, instalaciones, edificios, materias primas,
etctera.
B. Conceptuales o Abstractos (en ingles software): son los sistemas compuestos de aspectos
intangibles y abstractos, como filosofa, polticas, directivas, programas, procedimientos,
reglas y reglamentos, etctera.
En realidad, las empresas son sistemas constituidos por subsistemas fsicos y conceptuales: ellas
necesitan de maquinas, equipos e instalaciones, pero requieren tambin de filosofas, directrices, reglas
y reglamentos para funcionar.
En cuanto a su relacin con el medio ambiente, los sistemas pueden clasificarse en:
A. Cerrados o Mecnicos: Son los sistemas cuyas entradas y salidas hacia el medio ambiente
externo son pocas y sobre todo conocidas. Son los sistemas mecnicos o determinsticos
que con determinada entrada producen determinada salida, como el motor, la mquina,
etctera. Son previsibles y sujetos a certezas.
B. Abiertos u Orgnicos:
son los sistemas que tienen una infinidad de entradas y salidas
hacia el medio ambiente externo, no siempre bien conocido. Mantienen intenso
intercambio con el ambiente. Son los sistemas vivos y orgnicos sujetos a la
indeterminacin e incertidumbre.
En realidad, no existen sistemas absolutamente cerrados o absolutamente abiertos: los primeros
seran hermticos y los ltimos se confundiran con el ambiente externo. En las empresas existen
sistemas mecnicos (como mquinas, equipos, instalaciones, etctera) y sistemas orgnicos (como
las personas, principalmente). La propia empresa es un sistema orgnico, vivo y abierto.
Clasificacin arbitraria de los sistemas, segn Stafford Beer :
Este propone una clasificacin arbitraria de los sistemas para facilitar su estudio. Esta
clasificacin se basa en dos criterios diferentes:
A.-

En cuanto a su complejidad, los sistemas pueden ser:


1.- COMPLEJOS SIMPLES, pero dinmicos: son los menos complejos
2.- COMPLEJOS DESCRIPTIVOS: no son simples, son altamente elaborados y
profusamente interrelacionados;
3.- EXCESIVAMENTE COMPLEJOS: extremadamente complicados y que no pueden
ser descritos de forma precisa y detallada.

B.-

En cuanto a la diferencia entre sistemas DETERMINSTICOS y

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PROBABILSTICOS:
1.- Sistema DETERMINSTICO, es aquel en el cual las partes interactan de una
forma perfectamente previsible, sin dejar lugar a dudas. A partir del ltimo estado
del sistema y del programa de informacin, se puede prever, sin ningn riesgoo
error, su estado siguiente. Por ejemplo, cuando se gira la rueda de la maquina de
coser, se puede prever el comportamiento de la aguja.
2.- Sistema POBABILSTICO es aquel para el cual no se puede suministrar una
previsin detallada. Estudiando intensamente, se puede prever probabilsticamente
lo que suceder en determinadas circunstancias. No es predeterminado. La previsin
se encuadra en las limitaciones lgicas de la probabilidad. Por ejemplo, el
comportamiento de un perro cuando se le ofrece un hueso: puede aproximarse, no
interesarle o retirarse.
De all su clasificacin de seis categoras de sistemas:
a.- Sistemas determinstico simple: es aquel que posee pocos componentes e
interrelaciones, que revelan un comportamiento dinmico completamente previsible.
Es el caso de un juego de billar, que cuando est adecuadamente definido, es un
sistema de geometra dinmica muy simple (aunque abstracto). En el mundo real, el juego de billar se
vuelve probabilstico.
b.- Sistema determinstico complejo: es el caso del computador electrnico. Si su
comportamiento no fuere totalmente previsible, funcionara mal.
c.- Sistema deterministico excesivamente complejo: esta categora esta vaca, pues
no existe ningn sistema que pueda encuadrarse en ella.
d.- Sistema probabilstico simple: es un sistema simple, pero imprevisible, como jugar
con una moneda. El control estadstico de calidad es un sistema probabilistico
simple.
e.- Sistema probabilstico complejo: es un sistema probabilstico que, aunque
complejo, puede ser descrito. El volumen de agua que pasa por un ro es un ejemplo.
El concepto de lucratividad en la industria, es otro.
f.- Sistema probabilstico excesivamente complejo: es un sistema tan complicado que
no puede ser totalmente descrito. Es el caso del cerebro humano o de la economa
nacional. El mejor ejemplo de un sistema industrial de esa categora es la propia
empresa.
NOTA: Se recomienda investigar sobre otros tipos de sistemas.

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BIBLIOGRAFA
CHIAVENATO, Idalberto. (1.998). INTRODUCCIN DE LA TEORA GENERAL DE LA
ADMINISTRACIN. (3. ed.). Brasil. Editorial Mc. Graw. Hill.
CHIAVENATO, Idalberto. (1.993). INICIACIN A LA ORGANIZACIN Y EL CONTROL.
(1. ed.). Mxico. Editorial Mc. Graw. Hill.
MURDICK, Robert. (1.988). SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA. (2. ed.).
Mxico. Editorial Prentice Hall.

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