PROYECTO DE FORMACIN

ADRIANA SOTO RAMIREZ

INSTITUCIN LA CONCORDIA CONVENIO SENA

ASISTENCIA EN ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
BOGOTA
2015
PROYECTO DE FORMACIN

ADRIANA SOTO RAMIREZ

APOYO AL PROCESO DE ORGANIZACIN TCNICA DEL ARCHIVO DE GESTIN

DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA EN LA INSTITUCIN INGABO.

INSTITUCIN LA CONCORDIA CONVENIO SENA

ASISTENCIA EN ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
BOGOTA
2015

TABLA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIN.3

Justificacin...4
Cronograma de Actividades5
Objetivo General y Objetivos Especficos.6
Diagnostico....7
Matriz DOFA..8
Matriz PHVA......9
Tabla de Clasificacin Documental......10
Recomendaciones...11
Conclusin....12
Glosario..13
Bibliografa.....14

INTRODUCCIN

El Tcnico Asistencia en Organizacin de Archivo en el que se desarrolla

diferentes habilidades e intereses bsicos en archivo institucional, que pretende
desarrollar destrezas en el manejo de las herramientas del orden de la
documentacin de una empresa o institucin, para tener un excelente orden y
desarrollo de la misma.
Los archivos adems de contribuir a la adecuada gestin de la informacin,
constituyen un valioso aporte a las diferentes empresas, que posibilitan el
aspecto investigativo en el ciclo del documento.
Se pretende con este proyecto, dotar a la Institucin INGABO de herramientas
que le permita mejorar y normalizar, tanto el manejo y administracin de los
archivos, como la utilizacin de estos procesos archivsticos.
Este proyecto se crea con la finalidad de ayudar en la organizacin, la
clasificacin, la coordinacin y la orientacin en el manejo de los documentos,
de manera controlada y ordenada, se propone como primera medida para
salvaguardar los documentos de la institucin INGABO bajo los distintos
lineamientos y normas que se requieran.
Se mejorara principalmente la organizacin de estos archivos, para una buena
conservacin. Tambin tendr un fcil y eficiente acceso, ahorrando trabajo y
tiempo a los funcionarios de la empresa.

PROYECTO
DE
FORMACIN

JUSTIFICACIN
El presente proyecto es realizado para cubrir y satisfacer todas las necesidades
de clasificar, organizar y despachar todos los conjuntos de documentos que
estn bajo el poder de la institucin privada INGABO. En pro del mejoramiento
de su utilidad, control y consulta de manera eficiente, para que estas
actividades sean desarrolladas de manera rpida y efectiva.
En este proyecto se aplicara lo aprendido durante la etapa productiva, en
donde aplicaremos los conocimientos obtenidos sobre la Organizacin de
Archivos.
Apoyaremos a la institucin INGABO en Gestin Documental, donde
emplearemos las normas bsicas de organizacin para eficiente administracin
de los mismos.
De acuerdo a la formacin que hemos tenido de Asistencia en Organizacin de
Archivos, atribuiremos nuestro conocimiento para mejorar el servicio de inters
en las entidades pblicas o privadas, en este caso la institucin INGABO, en la
que mejoraremos la organizacin archivstica,

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD
ES
NOMBRE
DEL
PROYECTO
OBJETIVO
GENERAL
OBJETIVOS
ESPECIFICOS
JUSTIFICACI
N
VISITA AL
ARCHIVO
PLANTEMIEN
TO DEL
PROBLEMA
DIAGNOSTIC
O

SEMANA
1

SEMANA
2

SEMANA
3

SEMANA
4

SEMANA
5

OBJETIVO GENERAL
Proporcionar a la institucin INGABO los elementos bsicos administrativos,
tcnicos y operativos que faciliten el acceso a los documentos, ayudando en la
organizacin y conservacin de la informacin contenida en los archivos.

OBJETIVOS GENERALES
-Manejar pautas para la normalizacin delos procesos tcnicos de produccin,
clasificacin, descripcin, transferencia, seleccin, conservacin y el servicio de
los documentos.
Tendremos un pleno conocimiento de los temas del Archivo.
-Organizar la documentacin de acuerdo con las normas ICONTEC.
-Manejar eficaz y eficientemente el sistema operativo que haya en el archivo.
-Facilitar el servicio a los clientes y a los funcionarios en el fcil acceso a los
documentos
-Ordenar los documentos de archivo bajo la exigencia de las normas ISO.
-Organizar los documentos de archivo de acuerdo con su ciclo de vida, la
normatividad vigente y las condiciones institucionales.

DIAGNOSTICO
5

Viernes 21 de agosto del presenta ao, en horas de la tarde estuvimos los

aprendices de la corporacin la Concordia en convenio Sena, estuvimos
analizando y observando en el quinto piso de la institucin INGABO en el
cuarto de archivo histrico de la institucin.
- No se evidencian estndares para produccin de documentacin fsica y
electrnica.
- No existe un plan presupuestal priorizado para cada necesidad en cuanto a
gestin documental.
- La entidad no cuenta con personal con experiencia en gestin documental.
- Se requiere la revisin de procesos y procedimientos que permitan establecer
cada una de sus etapas que ha vivido el documento.
- La entidad no cuenta con manuales, reglamentos y procedimientos para
regularizar las actividades de gestin documental como: Recepcin, radicacin,
distribucin y envo de las comunicaciones oficiales, organizacin de archivos
de gestin; transferencia de archivos; Consulta y prstamo de documentos.
- No se ha diseado, publicado e implementado un Sistema Integrado de
Conservacin, con sus distintos programas, para as regular y controlar el
monitoreo a condiciones ambientales; almacenamiento, custodia y
mantenimiento de los documentos de archivo.
- Los documentos estn es muy mal estado.
- La unidad documental no es adecuada para la conservacin de estos
documentos.
- El mobiliario, tanto en los archivos de gestin, como en el archivo central, no
se encuentra debidamente identificado y est en mal estado.
- El espacio destinado para la custodia y administracin de los archivos de
gestin no es suficiente, se requiere evaluar una medida de contingencia que
permita tener acceso a la documentacin de manera inmediata, conservando
debidamente los diferentes soportes.
- No se rige bajo las Normas ISO, de Gestin de la Calidad.

MATRIZ DOFA

DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

Desorden en la documentacin.
Falta de muebles adecuados.
No hay ventilacin o manejo de
los distintos cambios climticos
Documentos deteriorados y
hmedos.

FORTALEZAS

Cambio de soportes.
Ampliacin de las instalaciones.
Cambiar
las
unidades
de
conservacin.
Limpieza a la instalacin.
Ampliar la ventilacin del lugar.

AMENAZAS

Personas especializadas en
organizacin de archivos.
Mantenimiento mensual de los
archivos.
Manejo de situaciones ajenas al
archivo que sean una amenaza
para estos.

Calor.
Desastres naturales.
Incendio.
caros y otros factores.
El no manejar la digitalizacin.

MATRIZ PHVA
PLANEAR

HACER

Aplicar cada uno de los pasos a seguir

para
realizar
una
organizacin
archivstica. Desde la ordenacin,
tramitacin, facilitando el manejo de la
informacin y contribuir con la
racionalizacin de la produccin
documental.

Aplicar
principios
normas.

en primera medida los

archivsticos
y
dems

Facilitar el acceso a los documentos y a

la informacin contenida en
los
archivos.

Facilitar el control y acceso a los Ahorrar trabajo y tiempo.

documentos, a travs de los tiempos
de Retencin en ella estipulado.
Garantizar la seleccin y conservacin
de los documentos que tienen carcter
permanente.
VERIFICAR
ACTUAR
Comprobar
que
todo
est
completamente
organizado
y
clasificado
de
acurdo
a
los
lineamientos establecidos en Gestin
Documental.

Utilizar los conocimientos obtenidos, el

proceso de la organizacin del archivo
documental.
Y realizar la actividad lo mejor posible.

TABLA DE CLASIFICACION DOCUMENTAL

CDIGO
4

SECCION
ACADEMICA

SERIE
-Estudiantes inactivos
8

SUBSERIE
-Soportes

4.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4

ESTUDIANTE

5
5.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5

ADMINISTRATIVA
GERENTE
COORDINADOR
AUXILIARES

6
6.1
6.1.2
6.1.3
6.1.4

CONTABILIDAD

7
7.1
7.1.2
7.1.3

RRHH
GESTIN
HUMANA

8
8.1
8.1.2
8.1.3

ADMINISTRATIVA
PERSONAL Y
BIENESTAR
SOCIAL

paq.1
-Estudiantes inactivos
paq.2
-Docs. Estudiantes
inactivos paq.3
-Estudiantes inactivos
paq.1
-Docs. Administrativos
-Formularios de
inscripcin
-Formularios de
inscripcin
-Formatos INGABO
-Programas en el rea
salud
-Recibos de caja.
Sede-FERVIL
-Control de pagos II
semestre
-Recibos de caja.
Sede Restrepo
-Facturas y cuentas
paq.1
-Hojas de vida
profesores 2007
-Hojas de vida
profesores 2007
-Hojas de vida auxiliar
de consultorio
odontolgico
-Cuadre diario de caja
-Dotacin
-Informes

RECOMENDACIONES
-

Adecuacin de espacios para el archivo.

-Documentos
-Soportes
-Documentos

-Soportes
-Estudiantes
-Soportes
-Estudiantes

-Recibos de
pago -Recibos
de pago
-Recibos de
pago
-Paq. De
estudiantes
-Soportes
-Soportes
-Soportes

-Informes de
actividades
-Informes de
gestin

Especificaciones tcnicas de muebles aptos para cada tipo de archivo.

Manejar las condiciones ambientales, as como tambin el espacio que

debera ocupar los archivos.

Implementar programas de limpieza en el lugar de conservacin de los

archivos.

Revisar todos los documentos que hemos generado por trabajo,

estudios o temas personales, clasificarlos de acuerdo al tipo documental
en un buen lugar de fcil acceso.

Utilizar una forma de destacar, distinguir o resaltar los archivos ms

importantes o que se deben tener en cuenta.

Todas las unidades

administrativas deben mantener su archivo
correctamente organizado mediante la formacin de expediente y series
documentales, de acuerdo a criterios archivsticos para garantizar una
gestin rpida y eficaz durante el periodo inicial en el que los
expedientes se tramitan y se guardan.

Manejar los diferentes climas para una conservacin ms duradera y de

bues estado para los archivos.

Cambiar todos los soportes en los que estn guardados los documentos
por unos nuevos para conservarlos durante el tiempo que se requiera.

Invertir dinero para la gestin documental.

Para un mejor manejo y conservacin se recomienda digitalizar los de

los documentos que ya estn en conservacin de manera fsica.

Evitar subrayar,
documentos.

aplicar resaltador, perforar, grapar y anillar los

CONCLUSIN
La realizacin del diagnstico es la primera fase que debe realizarse en la
organizacin del fondo documental acumulado, teniendo en cuenta los
aspectos y deficiencias que se encontraron de su situacin actual, se empez a
planificar como organizarlo, as se establecieron las polticas, misin y visin
para el futuro, objetivos y metas del archivo, de esta manera, se pretende no
10

slo contar con un fondo organizado, sino que siga funcionando con el tiempo
en beneficio del Instituto y para el desarrollo de la investigacin, la cultura y la
ciencia.
Los fondos documentales acumulados exigen implementar estrategias y
herramientas administrativas que permitan su organizacin, y tener el respaldo
estratgico fundamental para el desarrollo de una propuesta de este alcance.
Se debe propender por involucrar y sensibilizar a todos los funcionarios sobre
la importancia del archivo para la organizacin, adems de ser un instrumento
para la administracin, produccin y la economa indispensable para la toma
de decisiones, es la memoria de la entidad, en los cuales se registran todas sus
operaciones.

GLOSARIO
ACCESO

11

Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental, de

acuerdo con la normativa vigente.
Mtodo de utilizacin de una memoria para la entrada y salida de datos, en un
orden independiente de su posicin en el soporte.
ACTA
(1) Documento redactado con unas caractersticas internas y externas
determinadas que lo validan, para consignar la realizacin de un acto o la
constancia de un hecho.
ADMINISTRACCIN DE ARCHIVOS
Organizacin responsable de la aplicacin de la poltica archivstica a travs de
la direccin, planificacin y control de los programas establecidos.
ARCHIVADOR
(1) En los archivos, mueble generalmente metlico que sirve para la instalacin
ordenada de documentos.
(2) Mueble que contiene, debidamente ordenadas, fichas, micro-fichas, carretes
de microfilme. etc. comnmente llamado fichero.
ARCHIVAR
(1) Conjunto de operaciones intelectuales y fsicas que componen las
diferentes fases del tratamiento archivstico propias de cada uno de los tipos de
archivo, segn la etapa del ciclo vital de los documentos.
(2) Dar por terminado un expediente o asunto dentro de un procedimiento
ARCHIVSTICA
Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos (tipologa,
organizacin, funcionamiento, planificacin, etc.) de los archivos y el
tratamiento archivstico de sus fondos documentales.

ARCHIVO

12

(1) Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio

de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas, pblicas y privadas.

ARCHIVO DE GESTIN
Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que rene
su documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con
carcter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que
superen los cinco aos de antigedad.
ARCHIVO HISTRICO
Dentro del ciclo vital de los documentos, es aqul al que se ha de transferir
desde el archivo intermedio la documentacin que deba conservarse
permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminacin por
parte de la Comisin Superior Calificadora de documentos Administrativos.
Tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin,
depsito, adquisicin, etc.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se
producen en el archivo de gestin y pasan por el archivo central y/o intermedio,
hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histrico.
CLASIFICACIN
Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las categoras y
grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del
proceso de organizacin, dentro de la fase del tratamiento archivstico
denominada identificacin.
CONSERVACIN
Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la
preservacin o prevencin de posibles alteraciones fsicas en los documentos,
y, por otra, la restauracin de stos cuando la alteracin se ha producido.

CONSERVACIN PERMANENTE
13

Situacin derivada de la fase de valoracin que afecta a los documentos que

han desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser
eliminados.
CONSULTA
Examen directo de la documentacin por parte de los usuarios (investigadores.
Administracin, etc.), sin que ello implique necesariamente la autorizacin para
que stos reproduzcan y/o divulguen total o parcialmente los datos contenidos
en los documentos.
CUADRO DE CLASIFICACIN
Instrumento de consulta resultado de la fase de identificacin, que refleja la
organizacin de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un
archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominacin de
secciones y series, fechas extremas, etc....).
DEPSITO
(1) Conjunto de espacios destinados a la conservacin de documentos en una
institucin archivstica
DOCUMENTO
Toda expresin en lenguaje natural o convencional. O cualquier otra expresin
grfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material,
incluso los soportes informticos. Se incluyen los ejemplares no originales de
ediciones (Ley de Patrimonio Histrico Espaol, art. 49). Un documento de
archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con
unas caractersticas de tipo material y formal.
FOLIACIN
Operacin incluida en los trabajos de ordenacin que consiste en numerar
correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS COMUNES
Son las genricas que sirven de base para el ejercicio de las competencias de
cualquier organismo (personal, gestin econmica, etc.).

GESTIN ADMINISTRATIVA

14

Conjunto de actuaciones regladas que realizan los organismos de la

Administracin para ejercer las funciones administrativas comunes y
especficas que tienen encomendadas.

IDENTIFICACIN
Fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y
sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se
sustenta la estructura de un fondo.
MANUAL DE NORMAS
Instrumento resultante de las fases de identificacin y valoracin que rene
toda la informacin relativa a los aspectos orgnicos y funcionales de la/s
serie/s documental/es as como las instrucciones relativas a periodos de
transferencia, acceso y eliminacin y/o conservacin permanente.
ORDENACIN
Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin, que
consiste en establecer, secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas,
dentro de las categoras y grupos definidos en la clasificacin. Se encuentra,
por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivstico denominada
identificacin.
ORGANIZACIN
Proceso que mediante las etapas de clasificacin y ordenacin, aplica las
conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura de un
fondo.
PRSTAMO DE DOCUMENTOS
Accin que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines
administrativos o de difusin cultural. La devolucin suele quedar consignada
en un documento denominado acta de devolucin.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cauce formal de la serie de actos por el que discurre la actividad administrativa
para la realizacin de un fin.

SECCIN DE ARCHIVO

15

Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificacin de un archivo y

que puede corresponder a una parte de un fondo, a un fondo o a un conjunto
de fondos
SERIE
Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de
una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de
procedimiento.
SOPORTE
Material fsico en el que se registra la informacin (papel, pergamino, papiro,
cintas y discos magnticos, pelculas fotogrficas, etc.)
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una
competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo
formato, contenido informativo y soporte son homogneos (por ejemplo, el
expediente personal).
TRAMITACIN
Pas de un asunto oficial por los trmites sucesivos que requiere su resolucin.
TRAMITE
Forma de actuacin concreta del procedimiento administrativo.
TRANSFERENCIA
Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado
de las fracciones de series documentales, una vez que stas han cumplido el
plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para
cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.
TRATAMIENTO ARCHIVSTICO
Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el
proceso de control intelectual y fsico de los fondos a lo largo del ciclo vital de
los documentos.

TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

16

Conjunto de procedimientos u operaciones tcnicas que, basados en el estudio

y anlisis de la produccin, tramitacin, utilizacin e informacin contenida en
los documentos, tiene como resultado el establecimiento de normas sobre las
transferencias, la eliminacin y/o conservacin permanente, y accesibilidad de
las series documentales.

UNIDAD DOCUMENTAL
Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por
un solo documento o por varios que formen un expediente.

BIBLIOGRAFIA
https://www.google.com.co/search?newwindow=1&espv

17

https://www.google.com.co/search?sourceid=chrome-psyapi2&ion
https://www.google.com.co/search?
newwindow=1&espv=2&q=DICCIONARIO+ARCHIVISTICO&oq

18