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FINALIDAD
Contar con una norma que regule en forma general los procedimientos sobre foliacin de
documentos archivsticos, estableciendo requisitos y pautas a seguir para una foliacin
uniforme y sistemtica de los documentos generados en la Municipalidad Provincial de
Arequipa,
II.
OBJETIVO
Constituirse como una actividad necesaria y obligatoria en el proceso de organizacin
documental, especficamente en los trabajos de ordenamiento documental y permitir mediante
la foliacin, la ubicacin y localizacin de los documentos archivsticos de manera eficaz y
eficiente, logrando con ello conocer la informacin requerida oportunamente, garantizando la
integridad y seguridad de estos, utilizando para ello los diferentes instrumentos de descripcin,
y de control archivstico.
III.
BASE LEGAL
IV.
Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio Documental
de la Nacin.
Resolucin Jefatural N 073-85-AGN/J, Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos.
Resolucin Jefatural N 173-86-AGN/J, Directivas del Sistema Nacional de Archivos.
Ley N 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Ley N 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacin.
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Ley N 27927, modificatoria de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Directiva N 005-2008-AGN/DNDAAINormas Para La Foliacin De Documentos
Archivsticos en Los Archivos Integrantes Del Sistema Nacional De Archivos, aprobada
con Resolucin Jefatural N375-2008-AGN/j de fecha 19/09/2008.
Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de Gestin del Estado, modificado por Ley 27899
publicada el 31/12/2002 y ley 30039(incorporando los gobiernos regionales y locales en la
estrategia del proceso de modernizacin de la gestin del estado)
ALCANCE Y RESPONSABILIDADES
Las disposiciones contenidas en la presente Directiva debern ser cumplidas con carcter
obligatorio y bajo responsabilidad por todos los funcionarios y servidores de la
Municipalidad Provincial de Arequipa.
V.
V.1
DISPOSICIONES GENERALES
DEFINICION DE FOLIACION
La foliacin es una accin administrativa u operacin que consiste en numerar o enumerar
correlativamente cada una de las hojas, foja (hoja) o folios, de todo documento archivstico o
unidad documental recibida y/o generada por una institucin o entidad.
La foliacin se realizar atendiendo las necesidades prcticas de las instituciones
administrativas, realizando dicha accin de acuerdo al orden cronolgico y/o numrico de la
documentacin recibida y/o generada en forma descendente.
V.2
DE LOS REQUISITOS
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V.2.1
V.2.2
V.2.3
V.2.4
V.2.5
Las unidades documentales (elemento indivisible de una serie documental que puede estar
constituido por un solo documento), no debern exceder de doscientos (200) folios, siempre y
cuando el volumen documental lo permita, en caso contrario, podr dividirse en funcin de la
cantidad de folios, pero siempre formando un solo texto, mantenindose su unidad de
informacin.
V.2.6
VI.
DISPOSICIONES ESPECIFICAS
6.1
DE LA FOLIACIN
La numeracin que se le asigne a cada folio, deber ser consecutivo, es decir, sin omitir ni
repetir nmeros.
La foliacin se realizar de adelante hacia el final, de tal manera que la primera hoja del escrito
y dems hojas sern foliadas en forma correlativa, segn se vayan acumulando los
documentos, escritos y dems actuaciones. Estos debern estar debidamente foliados y por
estricto orden cronolgico, formando con todos ellos un solo cuerpo. En los casos
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El nmero asignado a cada folio deber escribirse de manera legible, sin enmendaduras, sobre
un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes, sellos originales, etc.
Al realizar la tarea de foliar, se debe evitar escribir con trazo fuerte, ya que se puedecausar
dao al soporte.
Se deber colocar fastener a los expedientes que se tramitan cuando exceden de 20 fojas,
con las salidas de los fasteners hacia el final(atrs), con la finalidad de poder acumular los
dems folios que se requiera agregar.
SE FOLIARN:
Toda la documentacin en soporte papel, es decir las hojas tiles que contengan escritos,
dibujos y otro tipo de informacin.
Los proyectos de ordenanza, resoluciones u otros, que obren como antecedentes, siempre que
estn visados o contengan observaciones escritas en los mismos.
Los documentos que se encuentren anexos a uno principal, tales coma planos, mapas, dibujos,
fotografas, impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas, etc.) cuyas caractersticas tanto
internas como externas (formato y temario)impliquen un trato especial y/o se encuentren
doblados o en condiciones poco favorables para su estado de conservacin, de la misma
manera, se podr optar por separar este material, numerndose en un solo folio y dejndose
constancia con la "Hoja de Testigo o Referencia Cruzada" de su existencia dentro de la unidad
documental a la que pertenecen.
Los documentos que se encuentren sueltos (fotografas, planos, mapas, etc.), es decir archivos
con caractersticas particulares,como archivos fotogrficos, sern foliados en la cara vuelta o
folio vuelta (segunda cara de un folio u hojas). Correspondindoleun nmero consecutivo para
cada una de ellas. Si una o msfotografas se encuentran adheridas a una hoja, a esta se le
escribir su respectivo nmero de folio (primera cara de un folio u hoja). El detalle de la
informacin con respeto al nmero y/o cantidad de fotografas deber figurar en el instrumento
descriptivo.
Cuando los documentos en formato pequeo, por ejemplo los documentos contables como
recibos de pago, facturas, rdenes de compra, Boucher, etc. se encuentren adheridos a una
hoja, a sta le corresponde su respectivo nmero de folio, as mismo la informacin detallada
se mencionara en el instrumento descriptivo.
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Los CD, DVD, memorias USB, chips, negativos o documentos en soportes similares, debern
colocarse en un SOBRE DE PROTECCION o unidad de conservacin, que permita realizar
la foliacin sobrel, evitndose de esta manera su degradacin. En este caso tambin se
puede optar por separar el documento en soporte no convencional y dejar la hoja de testigo o
referencia cruzada en su lugar para el respectivo cruce de informacin, detallndose de igual
manera en el instrumento descriptivo correspondiente.
expedientes en cada
Unidad
NO SE FOLIARN:
Los cargos, las hojas, fojas o folios sueltos, totalmente en blanco,adheridos, cosidos
empastados que se encuentren en tomos o legajos, es decir que no contengan informacinen
la cara niel reverso, no debern separarse en el caso de que estos cumplan una funcin de
preservacin y conservacin como aislamiento por deterioro, proteccin de fotografas, dibujos,
grabados u otros o para evitar la migracin por corrosin de tintas al contacto u otros agentes
agresores y contaminantes.
Las unidades documentales que se generan empastadas, foliadas y/o paginadas de fbrica,
como son los libros principales, auxiliares y tomos contables, as como los libros o cuadernos
que sirven de registro de correspondencia. En estos casos se respetar y aceptara su foliacin
original bajo la supervisin y control de la unidad orgnica generadora o receptora,
anotndoseel detalle de la cantidad de folios que contenga en el instrumento de descripcin
(instrumentos que sirve como medida de consulta).
6.2
DE LA RECTIFICACION
6.2.1.
6.2.2.
6.2.3.
Adems de colocarle el trmino "VALE", firma, nombres, apellidos y el cargo de la persona o servidor
encargado de la gestin del documento. Este servidor tendr la obligacin de comunicar a la
oficina respectiva de dicho error para su nuevo registro y control pertinente.
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6.2.4.
En caso contrario, se devolver dicho documento o expediente a la entidad de origen para que
regularice su foliacin.
6.2.5.
6.3. DE LA ACUMULACION:
6.3.1. La Acumulacin de documentos o expedientes, es una tarea administrativa por la cual se
adicionan o se juntan uno o ms documentos o expedientes sobre un mismo asunto, que
guarden afinidad o relacionados entre s, para ser resueltos en una sola resolucin o fallo, a fin
de evitar resoluciones contradictorias.
6.3.2.Los expedientes que se incorporan a otros (documentos acumulados) no continuarn su
foliatura, por lo tanto mantendrn su numeracin, dejndose una constancia que indique
"DOCUMENTO EXPEDIENTE ACUMULADO" (ANEXO N. 4) en la cual se deber indicar su
agregacin y la cantidad de fojas acumulados, segn lo estipula el Art. 152. de la Ley N 27444,
Ley de Procedimiento Administrativo General.
6.3.3.En el caso de expedientes que son ingresados por la Oficina de Trmite Documentario (Mesa de
Partes) y este escrito se refiera a un expediente en trmite, deber registrarse en el sistema
generando un nro. de expediente nuevo, el mismo que cuando se junte con el expediente al
que se hace referencia, se acumular al mismo; mantenindose el nro. principal del primer
expediente y quedar el nuevo expediente como adjunto.
6.3.4 En caso que el nuevo documento o expediente ingresado tenga fecha anterior al primero que
dio inicio al trmite administrativo, se respetar el orden de llegada de dichos expedientes o
documentos.
6.3.5. La persona o servidor responsable de la gestin documentaria de la Oficina o unidad orgnica
que efecta la acumulacin, tiene la obligacin de colocar una aclaracin en la cartula o inicio
de cada documento a expediente acumulado, agregando una hoja al inicio de cada uno de ellos
que indique "DOCUMENTO EXPEDIENTE ACUMULADO" (ANEXO N 4), el cual tambin se
foliar, incluyendo las disposiciones que ordenan la acumulacin (memorando, oficio, etc.),
dicha constancia incluir la cantidad de fojas acumuladas y/o de que folio a que folio se
acumula, la firma, nombres y apellidos, y cargo de la persona o trabajador responsable de
dicha gestin.
6.4 DESGLOSES
6.4.1. El desglose, es una tarea administrativa, que consiste en segregar a retirar momentneamente
uno o ms documentos y/o fojas, que Forman parte de un expediente.
6.4.2. Se proceder al desglose, solo si existe una orden de la autoridad competente, en cuyo caso el
solicitante sea persona natural a dependencia administrativa, realizara un documento (ANEXO
5), la que quedara en lugar del documento o de losdocumentos desglosados, indicando
claramente el tipo documento a desglosar,asunto, fecha del documento, foja (s) a retirar, el
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motivo y destino del desglose(ejemplo: Para conservacin. para remitir al fiscal, para presentar
alegatos antes de una sentencia, para fundamentar algn recurso, cuando los peritos deban
realizar algn estudio, etc.).
6.4.3. No ser factible de desglosamiento:
ESCANEO DE DOCUMENTOS
RESPONSABILIDAD
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Las unidades orgnicas de la Municipalidad son los responsables del estricto cumplimiento de
la presente directiva, supervisando las operaciones de su personal a cargo.
VIII.
DEFINICIONES
a. Clasificacin de Documentos: OperacinArchivstica, que consiste en el establecimiento de
las categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquicaorgnica y/o funcional (fondo,
seccin, serie, asunto y/o tipo documental) de la institucin productora y/o receptora de la
documentacinarchivstica.
b. DocumentoArchivstico: Es toda informacin testimonial en cualquier forma a soporte (escrita,
textual o grfica, sonora en lenguaje natural o codificado, en imagen o electrnica). Tiene como
caracterstica especial ser ejemplar nico, pero puede existir copias o multicopias o reproducido
en imprenta. De cualquier fecha, producido, recibido y acumulado como producto de las
funciones y/o actividades de una persona a entidad pblica o privada, conservados como
prueba, informacin y/o continuidad de la gestin.
c.
j.
Folio Recto: Primera cara de un folio u hoja y a la cual se enumera para identificar su foliacin.
Tambin es llamado cara recta.
k.
Folio Vuelta: Segunda cara de un folio u hoja y a la cual a efectos de esta norma no se le
escribirnmero alguno, salvo casos excepcionales. Tambin llamado cara vuelta.
l.
Hoja de Testigo o Referencia: A efectos de esta norma la hoja de testigo o referencia cruzada,
es un documento que permitir el cruce de informacin, para aquellos casos especiales, donde
el soporte o la informacin requiera un trato especial. Este documento contendrinformacin
vital para la identificacin del documento original, como: fondo, seccin, sub-seccin, serie,
sub- serie, folio, ao, observaciones, tamao, colores. ttulo, asunto, observaciones. etc.
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s.
t.
Unidad Documental: Elemento indivisible de una serie documental que puede estar
constituido por un solo documento (documento simple) o para varios que formen un expediente
(documento compuesto).
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ANEXO N 1
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FOLIO
ANEXO N2
HOJA DE TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA
TESTIGO
En el folio 58 hay un plano
referente a la ciudad de lima,
perteneciente
al
fondo
DUPARD, reconstruido por el
Dr. Jos Barbagelatea, del ao
1821. Esta identificado con el
N. 600, en la Planoteca 5,
gaveta 3.
Oficina
que
correspon
de folear
FOLIO
FOLIO
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10
ANEXO N 3
CONSTANCIA DE RECTIFICACION
FOLI
O
En el que suscribe
HACE CONSTAR
El Exp. N..de
fecha..
. Asunto. ha
sido
OBSERVADO, por tener .. .
detectndose error
en la
Foliacin de.. al
[Escriba texto]
Fecha
Firma
..
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11
NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO
ANEXO N 4
DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO
A. CARATULA
(HOJA)
Caratula u hoja
debidamente
Oficina
foliada
que
correspon
de folear
REF. MEMORANDUM
N 713-06-AGN/OTA
FIRMA
[Escriba texto]
NOMBRES
Y APELLIDOS
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12
CARGO
FOLI
O
ANEXO N 5
CONSTANCIA DE DESGLOSE DE DOCUMENTOS
Oficina
que
correspo
nde
folear
FOLI
O
SOLICITUD DE DESGLOSAMIENTO
Sr. Calixto Rodrguez Snchez
Jefe de..
V B
.
NOMBRES Y APELLIDOS
AUTORIZADO POR
ENRIQUE QUIROZ ALBORNOZ
[Escriba texto]
JEFE DE
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FIRMA