CAPITULO II

Las organizaciones y la necesidad de administrarlas. La administracin

en las organizaciones. Importancia del estudio de la administracin y las
organizaciones. La tica en las organizaciones.
2.1 La administracin en las organizaciones
Dentro de las organizaciones existen diversos conceptos que interactan
de manera directa con conceptos propios de la administracin y que se
relacionan entre ellos y forman parte de la esencia de la administracin a
continuacin mencionaremos algunos.
Las Organizaciones
Dentro de las organizaciones existen diversos conceptos que interactan
de manera directa con conceptos propios de la administracin y que se
relacionan entre ellos y forman parte de la esencia de la administracin.
Funciones del Administrador
Representacin.

Esta funcin tiene que ver con la definicin pura de la autoridad

formal.

Una organizacin est constituida por un grupo de hombres y

como consecuencia de ello se requiere que alguien cumpla el rol
de vocero, de elemento aglutinante, de nexo ante la comunidad.

El administrador en todo momento est representando a la

organizacin.

Liderazgo.

El administrador es el responsable directo del logro de los

objetivos que la organizacin se ha planteado. Para ello se le
brinda

de

los

recursos

necesarios,

entre

los

cuales

(constituyndose en el ms importante) se lo responsabiliza por

la conduccin de un grupo de hombres.

El deber conducir la labor de la organizacin en pos de la

consecucin de los objetivos propuestos, por tal, l debe liderar
la operatoria.

El ideal de todo jefe es constituirse en un verdadero lder; es

decir, disponer de la autoridad que otorga la organizacin
informal.

Planificador.

Este es un rol fundamental dentro de la organizacin, por

consiguiente, se requiere de una visin integradora y del ms
alto nivel para llevarla a cabo.

Se refiere a la capacidad de coordinacin en el tiempo de los

recursos disponibles (actuales y futuros; materiales, humanos e
intangibles) en funcin de las necesidades operativas en directa
relacin a de los objetivos deseados.

De no cumplimentar dicha gestin, la organizacin, se

encontrara actuando en forma reactiva (reacciona en funcin del
estmulo directo) y no pro-activa; lo que conlleva una relativa
lentitud en su respuesta y vulnerabilidad dado la dependencia al
estmulo exterior.

La planificacin requiere la interpretacin de las necesidades

operativas y estratgicas y la disposicin de los medios para
satisfacer a las mismas.

Enlace.

Muchas veces en diversas pelculas de guerra se ve a un Oficial

que cumple la funcin de Oficial de Enlace operando en otra
fuerza a los efectos de ser un elemento de comunicacin y
coordinacin.

El administrador ocupa gran parte de su tiempo oficiando de

hombre de enlace con el contexto.

La empresa se encuentra constituida por muchas personas. La

gran mayora de ellas tiene su epicentro de accin dentro de la
organizacin; su cabeza est en su escritorio, con sus papeles y
obligaciones funcionales.

El ejecutivo, adems de sus tareas operativas, tiene la

responsabilidad de desarrollar y mantener un fluido contacto con
el contexto. El objetivo perseguido no es otro que permitir a la
empresa cambiar e inter-relacionarse con el mundo que la
rodea.

Base de Datos y Centro de Informacin

El administrador es un cazador de datos e informacin. Su figura

se asemeja a un pulpo donde cada informacin; al margen si es
formal o informal; escrita, verbal o por otro medio; solicitada u
ocasional e incluso una simple especulacin; se convierte en
una presa codiciada para su apetito voraz.

Su puesto es un importante centro neurlgico de donde

emanarn las decisiones que le permitirn a la organizacin
competir e intentar cumplir con sus objetivos; pero, la
informacin es el combustible indispensable de tal gestin. De la
cantidad, oportunidad y calidad de ella depender en gran parte
el xito.

Distribuidor.

La informacin que dispone un administrador no es para su

exclusivo uso. Dicho elemento es un recurso invalorable solo
cuando es utilizado convenientemente por el o los individuos
asignados para tal tarea.

Por ende, el administrador debe saber distribuir la informacin

que recolect a la organizacin en su todo considerando para
ello las particularidades de cada sector e individuo y la funcin
que los mismos deben cumplir dentro del plan maestro.

El administrador debe compartir y brindar la informacin a sus

colaboradores directos e indirectos sabiendo que de no ser as le
estara quitando capacidad de respuesta a su empresa.

Nadie mejor que l tiene la capacidad para capturar los datos del
entorno, los miembros de la organizacin, en mayor o menor
medida,

les

resulta

dificultoso

poco

transparente

la

visualizacin de la problemtica exterior y cmo se interpreta

sta a la luz del plan estratgico.
Vocero.

Como consecuencia directa de los puntos anteriores, el

administrador, se constituye en el vocero oficial de la
compaa.

La voz de le organizacin, el hombre con quien hay que hablar,

negociar y acordar.

Su voz es escuchada por la comunidad, ms all de su

componente personal, como la palabra de la empresa a la que
representa. Es en la voz del administrador una de las formas de
comunicacin de la organizacin.

El poder de influencia que ejerce el CEO de cualquier empresa

se debe a esto y no tanto a sus intrnsecas caractersticas de
personalidad.

Intrapreneur.

El intrapreneur es aquel ejecutivo que no desea salir de la

empresa en que se encuentra para montar un nuevo negocio.
Orientado a la accin, transforma, a travs de su visin global y
de su espritu emprendedor, un producto y/o servicio en una
nueva rea de negocios dentro de su actual organizacin.

En otras palabras, el intrapreneur es el gerente de un nuevo

negocio, que administra todas las reas y actividades necesarias
para realizar ese emprendimiento internamente

Administrador de conflictos.

La organizacin; al igual que los seres humanos; se encuentra

en un proceso de cambio y dentro de un contexto igualmente
cambiante. Esto origina un constante flujo y reflujo de estmulos
(positivos y negativos); es decir, vemos que la organizacin vive
una continua crisis dado que la modificacin del status quo es lo
nico que se mantiene fijo. Estas crisis dan fundamento a los
conflictos, que no son otra cosa que la puja entre intereses
contrapuestos o factores de poder de distinta especie.

No existe organizacin en el mundo, que pueda prever todas las

variables y contingencias posibles (Teora de la Racionalidad
Limitada); por tal, todo administrador invierte una gran parte de
su tiempo en dar solucin a los conflictos. De no cumplirse con
tal misin, la organizacin caera en un profundo caos que la
paralizara y desintegrara por completo, impidiendo as el logro
de los objetivos propuestos

Facilitador de recursos.

Esta funcin tiene dos grandes aristas. La primera es la definir y

asignar los recursos para cada unidad. La segunda es la de
estar atento y predispuesto a facilitar cualquier otro recursos que
los distintos sectores puedan necesitar para cumplir su misin.

La errnea asignacin de recursos o el escatimar los mismos

solo permiten asegurar el fracaso de la organizacin.

Negociador.

Una gran parte del tiempo disponible del administrador estar

comprometido con la negociacin. Dado que es l la persona
que puede disponer de los recursos de la organizacin el peso
de la negociacin siempre pasar por sus hombros.

Por tanto, dicha gestin pasa a ser una rutina de la funcin.

La negociacin podr ser con factores externos o internos, por

problemas estratgicos o aparentemente menores, no obstante,

todo aquello que comprometa en todo o en parte a la

organizacin es responsabilidad del administrador, por ende, l
estar comprometido en la resolucin del conflicto.

2.2 Importancia del estudio de la administracin

La importancia radica en que:

La planeacin reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio,

la redundancia y fija los estndares para facilitar el control.

La planeacin establece un esfuerzo coordinado. Da direccin tanto

a los administradores como a lo que no lo son.

La falta de planeacin puede dar lugar a un zigzagueo y as evitar

que una organizacin se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.

La planeacin reduce la incertidumbre.

La planeacin tambin reduce la superposicin y desperdicios de

actividades. La coordinacin antes del hecho probablemente
descubra desperdicios y redundancia.

Propsitos de la planificacin

Disminuir el riesgo del fracaso

Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa.

Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.

Es decir:
Asegurar el xito en el futuro

Principios de la planeacin
Precisin

Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y

genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a
regir acciones concretas

Flexibilidad

Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en
este, y a razn en la parte imprevisible, y de las circunstancias
que hayan variado despus de la revisin

Unidad de direccin

Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que
existe uno slo para cada funcin, y todos los que se aplican en
la empresa deben de estar de tal modo coordinados e integrados
que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.

Consistencia

Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los

planes, para que todos interacten en conjunto, logrando as una
coordinacin entre los recursos, funciones y actividades, a fin de
poder alcanzar con eficiencia los objetivos.

Rentabilidad

Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios

que espera con respecto a los costos que exige, definiendo
previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se
obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe
expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos
o gastos.

Participacin

Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las

personas que habrn de estructurarlo, o que se vean
relacionadas de alguna manera con su funcionamiento

Pasos en la planeacin
Deteccin de las oportunidades

La deteccin de las oportunidades tanto en el ambiente externo

como dentro de organizacin, es el verdadero punto de partida
de la planeacin.

Prelimita las posibles oportunidades futuras y verla con claridad

y de manera compleja, saber dnde se encuentra los puntos
dbiles y fuertes, comprender que problema se desean resolver
y porque, as como saber lo que se esperar ganar. La plantacin
requiere de un diagnostico realista de la determinacin de
oportunidades.

Establecimiento de objetivos.

Consiste en establecer objetivos para toda la empresa y

despus para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe
realizarse tanto para a corto plazo, como largo.

Los objetivos especifican los resultados esperados y sealan los

puntos finales de lo que se debe hacer, a que habr de darse
prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias,
polticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

Desarrollo de premisas.

El tercer paso lgico de la planeacin es establecer, difundir,

obtener consenso para utilizar premisas crticas de la planeacin
tales como pronsticos, las polticas bsicas y los planes ya

existentes en la compaa. Ests son suposicin sobre el

ambiente en el que el plan a de ejecutarse
Determinacin de curso alternativo de accin.

Consiste en buscar cursos alternativos de accin, en particular

aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas
veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables
y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la
mejor

Evaluacin de cursos alternativos de accin.

Despus de buscar los cursos alternativos y examinar sus

puntos fuertes y dbiles el paso siguiente es evaluarlos,
ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas.
Quizs un curso parezca ser el ms lucrativo, pero puede ser
que requiera un gran desembolso de efectivo y que sea de lenta
recuperacin; otro puede parecer menos rentable pero quizs
representa un riesgo menor; otro quizs se adapte a los
objetivos de largo plazo de la compaa.

Seleccin de un curso de accin.

Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la

toma de decisiones. Ocasionalmente un anlisis y evaluacin de
cursos alternativos revelara que dos o ms de ellos son
aconsejable y quizs el administrador decida seguir varios
cursos en lugar del mejor.

Formulacin de planes derivados.

Pocas veces cuando se toma una decisin, la planeacin esta

completa por lo cual se aconseja un sptimo paso, casi
invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el
plan bsico.

Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto.

Se debe presentar una expresin numrica convertida en

presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten
en un medio para sumar los diversos planes y fijar estndares
importantes contra los que se puedan medir el avance de la
planeacin.

Elementos de la planeacin
Los propsitos.

Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo

que persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo
social.

La investigacin.

Aplicada a la planeacin la investigacin consiste en la

determinacin de todos los factores que influyen en el logro de
los propsitos, as como de los medios ptimos para
conseguirlos.

Los objetivos.

Representan los resultados que la empresa desea obtener, son

fines

para

alcanzar,

establecidos

cuantitativamente

determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico

Las estrategias.

Cursos de accin general o alternativas que muestran la

direccin y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los
objetivos en las condiciones ms ventajosas.

Polticas.

Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos

generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas
que se repiten dentro de una organizacin.

Programas.

Son esquemas en donde se establece, la secuencia de

actividades que habrn de realizarse para lograr objetivos y el
tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos
aquellos eventos involucrados en su consecucin.

Presupuestos.

Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del

grupo social expresado en trminos econmicos, junto con la
comprobacin subsecuente de la realizacin de dicho plan.

Procedimientos.

Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades

que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.

2.3 Importancia del estudio de la organizacin

La importancia radica en que:

Se trata de terminar que recurso y que actividades se requieren para

alcanzar los objetivos de la organizacin.

Luego se debe de disear la forma de combinarla en grupo operativo,

es decir, crear la estructura departamental de la empresa.

De la estructura establecida necesaria la asignacin de

responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto.

Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta funcin es

el establecimiento de una estructura organizativa.

Estructura organizativa

Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la

estructura de la organizacin formal y no de la informal. La estructura
organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi
todas las compaas necesitan unidades o departamentos tanto de
lnea como de asesora ("staff").

Los gerentes de lnea contribuyen directamente al logro de los

objetivos y metas principales de la organizacin. Por lo tanto, se
encuentran en la "cadena de mando". Ejemplos son produccin,
compras y distribucin. Los gerentes de asesora contribuyen
indirectamente (pero de manera importante) a los objetivos de la
empresa. Sus contribuciones primordialmente son proporcionar
asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente de las
unidades de "staff" no se halla en la cadena de mando. Ejemplo de
dichas unidades de apoyo son contabilidad, relaciones pblicas,
personales y legales.

Es importante una estructura organizacional bien definida porque

asigna autoridad y responsabilidades de desempeo en forma
sistemtica.

Propsitos de la organizacin

Eliminar duplicidad de trabajo.

Permitir la consecucin de los objetivos primordiales de la empresa lo

ms eficientemente y con un mnimo esfuerzo

Representar la estructura oficial de la empresa.

Establecer canales de comunicacin

Comportamiento organizacional

Es el estudio de los individuos y de los grupos que actan en las

organizaciones, esto es:

Las estrategias que escoge la organizacin,

El establecimiento de los objetivos globales por alcanzar,

Las polticas y los procedimientos que adopta,

La estructura organizacional,

La autoridad formal y la tecnologa que emplea y que deben seguir

todos los empleados de la empresa

Cultura organizacional

Es el conjunto de hbitos y creencias establecidas por normas, valores,

actitudes y expectativas compartidos por todos los miembros de la
organizacin.

2.4 La tica en las organizaciones

La tica es la preocupacin por el buen comportamiento, nuestra
obligacin es considerar no solo nuestro bienestar personal, sino el de

otros seres humanos. En los negocios la tica se define como la

capacidad de reflexionar sobre los valores en el proceso de tomar
decisiones corporativas, para determinar cmo los gerentes pueden
utilizar estas observaciones en la administracin de la compaa en el da
a da.
Importancia de la tica en las Prcticas Administrativas.

Aunque las prcticas ticas no pueden ligarse a indicadores

especficos como la rentabilidad financiera, no hay conflicto
insalvable entre las prcticas ticas y el logro de ganancias
financieras.

El uso de prcticas de negocios puede aumentar la salud corporativa entre

reas: la productividad, la relacin con los grupos de inters y las normas
gubernamentales