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Control y Seguimiento de Los Proyectos
Control y Seguimiento de Los Proyectos
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Mano de obra
Materiales
Gastos Generales
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Margen de Gestin
Presupuesto distribuido
Cambios en el contrato
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Coste presupuestado del trabajo realizado CPTR (BCWP) Budgeted cost for
work performed: es la cantidad de coste que se ha presupuestado para el trabajo
terminado. A veces tambin se le conoce como valor ganado.
Coste real del trabajo realizado CRTR (ACWP) Actual cost for work
performed: es el coste real incurrido en la actividad que ha sido necesario para
culminar el trabajo en un perodo dado.
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Tipos de estimaciones
Los controles para estos indicadores de variacin deben ser diferentes para cada
programa y estar adaptados a cada uno de ellos.
Para muchos programas y proyectos, las variaciones permiten cambiarse sobre la
duracin del programa. Para los programas de fabricacin, estas variaciones pueden
fijarse a la duracin del programa utilizando criterios adecuados. Para programas
que incluyen investigacin y desarrollo, se permiten variaciones ms grandes
durante las primeras fases antes que las ltimas. Puesto que el riesgo va
descendiendo a medida que avanza el tiempo, los lmites permitidos en las
variaciones se van reduciendo.
Mediante el uso conjunto de las variaciones de costes y plazo, podemos desarrollar
un sistema de informacin integrado de coste/plazo que pueda formar la base de
un anlisis de variaciones midiendo el coste programado relacionado con el trabajo
realizado. Este sistema debe ser diseado sobre la misma base de datos para
presupuestos de costes y previsiones del plazo.
Adems de poder calcular las variaciones de coste y plazo, nosotros tambin
deberamos saber el nivel de eficiencia del trabajo que se ha completado.
Para calcularlo se utiliza un porcentaje del Coste presupuestado del trabajo
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Para completar nuestro anlisis del estado de un proyecto debemos determinar el Coste presup
Coste presupuestado del Proyecto (Budgeted Cost at Completion) (BAC) y la
Coste Estimadodel Proyecto(Estimated Cost at Completion) (EAC).
El presupuesto de ejecucin es la suma de todos los presupuestos CPTP (BCWS)
asignados al proyecto. Es lo que debe costar el total de los esfuerzos programados.
La estimacin para la ejecucin del proyecto identifica las unidades monetarias u
horas que representan una valoracin realista del trabajo cuando est realizado. Es
la suma de todos los costes directos e indirectos hasta la fecha ms la estimacin de
todo el trabajo restante autorizado.
Utilizando estas definiciones, podemos calcular la variacin de la ejecucin (VAC) (Cost and Sc
(Cost and Schedule Variaces / Explanations) diferencia entre BAC y EAC.
VAC = BAC EAC
La estimacin de la ejecucin (EAC) es la mejor estimacin del coste total al final
del proyecto. El EAC es una evaluacin peridica del estado del proyecto
(generalmente mensual) o tambin puede ser hasta un cambio significativo que se
ha identificado. La organizacin es la encargada de preparar la ejecucin del EAC.
El clculo de un nuevo EAC y su posterior revisin no implica que se haya tomado
una accin correcta. Consideremos una tarea de 3 meses que se complet en un
99% y fue presupuestada en 400.000 (CPTP) BCWS. Los costes a la fecha de hoy
son de 395.000 (CRTR) ACWP. Usando la regla del 50/50 tenemos un (CPTR)
BCWP de 200.000 . Por estos datos, tenemos que la estimacin de ejecucin es
de 395.000 /200.000 , lo que implicara que tenemos unos sobrecostes de casi el
100%. Obviamente no es este el caso.
Utilizando los datos de la Tabla 1, podemos calcular la estimacin (EAC) mediante la
siguiente expresin (siendo BAC = (CPTP) BCWS al final del proyecto):
EAC = (ACWP/BCWP) BAC = (360/340)579.000 = 613.059
Esto implica que hay sobrecoste por valor del 5.88% sobre lo previsto y el coste final
exceder de lo presupuestado en 34.059 (VAC). Sin embargo, no hemos
considerado el margen de gestin que lgicamente reducir este coste. El anlisis
final es que el trabajo se est logrando dentro del programa pero tenemos que los
costes estn por encima de lo normal.
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Los hitos principales que se necesitan para que el proyecto tenga xito.
Comparacin de especificaciones.
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ANLISIS DE VARIACIONES
Empezado
No empezado
50
0
450
50
0
340
25
0
360
0
-24,4
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-5,9
PROBLEMA ACTUAL
IMPACTO
POTENCIAL
ACCIN CORRECTORA
Falta de materiales
Sobrecostes y
retraso en el
programa del
proyecto.
Cliente insatisfecho
con los resultados y
quiere que se aplique
trabajo adicional.
Necesitamos
planificacin
adicional.
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Valor
> 1 Indica mayor actividad.
= 1 Indica actividad de acuerdo a lo planificado.
< 1 Indica menor actividad.
ndice de Ejecucin Presupuestaria
Valor
> 1 Indica menor coste.
= 1 Indica coste de acuerdo a lo planificado.
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TRMINOS NETOS
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Estos tres datos puntuales pueden descubrir puntos crticos que son los llamados
distribucin de PERT , asociada con el secado de pinturas de nuestras sillas.
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Esto es, considerando que la pintura podra secar en un tiempo corto de 3 horas, y el
ms largo de 7 horas, si 4 horas es lo ms frecuente, dar como promedio 4.33
horas para secar. Este valor es un punto estimado, que permite sintetizar lo que
sucede despus de contar la variabilidad de los resultados. Sin embargo, en la
realidad conocemos que hay un rango de posibles resultados.
En la vida cotidiana por ejemplo si tardamos tres horas en llegar a Madrid,
proporcionamos o tomamos media hora, a lo que nos enfrentamos es que queremos
saber cmo computar eso de dar o tomar.
Estadsticamente el dar o tomar es una estimacin que a menudo es computada
como la desviacin estndar. En estadstica hemos discutido las implicaciones de la
desviacin estndar (DS). Para muchos de ellos la D.S. es un concepto diablico de
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Identificacin de riesgos.
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