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INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LOS FORMATOS DE INSTRUCTIVO

DE EJECUCIN EN OBRA IEO Y PREGUNTA TCNICA TQ


DESARROLLO DE ACTIVOS DE PRODUCCIN
SUPERINTENDENCIA DE INGENIERA
CODIGO
GTD-SPI-I-001

Elaborado
08/11/2010

Versin: 1

1. OBJETIVO
Facilitar el diligenciamiento de:
El formato GTD-SPI-F-001 Pregunta Tcnica TQ, el cual permite hacer preguntas tcnicas
(solicitud de aclaracin y/o modificaciones al diseo), generadas desde ejecucin de las obras, el
equipo de compras o de talleres de fabricacin de equipos hacia el Equipo de Ingeniera del Proyecto.
El formato GTD-SPI-F-002 Instructivo de Ejecucin en Obra IEO, el cual permite hacer cambios
menores a la ingeniera emitida, por parte del Equipo de Ingeniera para ser ejecutados por el Equipo
de Construccin en Obra.

2. GLOSARIO
IEO: Instructivo de Ejecucin en Obra que aplica para el ajuste menor de planos o documentos con los
cuales se est ejecutando la obra.
Disciplina: Corresponde a las disciplinas relacionadas con el desarrollo de las Ingenieras de
Facilidades de Superficie, las cuales son: Civil, Mecnica, Instrumentacin y Control, Proceso y
Elctrica.
Oficina Tcnica: Rol responsable del aseguramiento de la informacin generada durante las fase de
ejecucin y cierre de los proyectos de infraestructura.
Originador: Hace referencia a la persona que formula la Pregunta Tcnica.
Profesional de Ingeniera: Profesional que tiene dentro de sus funciones realizar el diseo o el
aseguramiento tcnico de las ingenieras conceptuales, bsicas y detalladas bajo los parmetros
tcnicos, de calidad y mejores prcticas establecidos. Resolver todas las preguntas tcnicas derivadas
de la ejecucin de proyectos asociadas a las disciplinas mecnicas, elctrica, civil, de procesos e
instrumentacin y control.
Sistema: Mdulo o unidad de proceso.
TQ: Preguntas Tcnicas derivadas de la ejecucin de los proyectos y asociadas a solicitudes de
aclaracin y/o cambios en los diseos de las disciplinas mecnicas, elctrica, civil, de procesos e
instrumentacin y control.

3. CONDICIONES GENERALES
3.1

Responsable Soporte Tcnico

Es responsabilidad del equipo de Ingeniera del proyecto resolver todas las preguntas tcnicas
derivadas de la ejecucin de las obras asociadas a las disciplinas mecnicas, elctrica, civil, de procesos
e instrumentacin y control.
3.2

Desarrollo de una TQ

El desarrollo de una TQ generalmente est enmarcado dentro de los siguientes pasos:

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DE EJECUCIN EN OBRA IEO Y PREGUNTA TCNICA TQ
DESARROLLO DE ACTIVOS DE PRODUCCIN
SUPERINTENDENCIA DE INGENIERA
CODIGO
GTD-SPI-I-001
3.3

Elaborado
08/11/2010

Versin: 1

Formulacin de la TQ. El originador (Ejecucin, Compras o Talleres de Fabricacin de Equipos)


formula la TQ indicando el sistema afectado, los impactos generados en el proyecto, los
documentos afectados y la propuesta de solucin a la pregunta planteada.
Respuesta TQ. Validacin por pate del Profesional de Ingeniera de la TQ y propuesta de
solucin emitida por el originador. El Profesional de Ingeniera emite su concepto sobre la
propuesta planteada de solucin exponiendo las razones de aceptacin o rechazo.
Aprobacin y Cierre. El Lder del Proyecto o el Lder de Construccin aprueba el concepto
emitido y se realiza el cierre de la TQ por parte del grupo de Aseguramiento de Calidad.
Desarrollo de un IEO.

Los pasos generales para el desarrollo de un IEO corresponden a:


-

Definir el plano o documento sujeto a cambio


Identificar los roles a ser informados del IEO.
Realizar una descripcin clara del cambio
Listar los planos o documentos impactados por el cambio
Anexar los documentos o planos sobre los cuales se indican los cambios realizados.

4. DESARROLLO
4.1

Formato Pregunta Tcnica TQ

Los siguientes son los pasos para diligenciar correctamente el formato GTD-SPI-F-001 - PREGUNTA
TCNICA TQ:

4.1.a Informacin del Proyecto.


1

1. Nombre del Proyecto: Indicar en forma clara el nombre del proyecto, tal y como aparece en
el documento de definicin del alcance.
2. rea/ubicacin Geogrfica: Indicar el rea geogrfica del proyecto. Ejemplo, Castilla,
Chichimene, Casabe, etc.

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4.1.b Formulacin del TQ


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3. Fecha de envo: Hace referencia a la Fecha en la que se est generando la TQ (Da/Mes/Ao)


Hora de envo: Hace referencia a la Hora en la que se est generando la TQ
4. Tiempo de respuesta esperado: En este campo el originador define el plazo mximo para
recibir respuesta a la TQ. Se define como tiempo mximo de respuesta 48 horas.
5. T.Q N: En este campo se asigna un consecutivo a la TQ, de la siguiente manera:
TQ-X-YYY
X: Disciplina: C: Civil,
M: Mecnica;
E: Elctrica,
I: Instrumentacin,
P: Procesos
YYY: Consecutivo del TQ por proyecto
El consecutivo de TQ debe ser asignado por la Oficina Tcnica en campo, que ser responsable
del almacenamiento y seguimiento a las TQs generadas con cada Dossier de Ingeniera.
6. Disciplina: En este espacio se indica la disciplina o disciplinas involucradas en la formulacin y
respuesta de la TQ.
7. Sistema Involucrado: En este campo se relacionan las unidades de proceso involucradas en la
TQ.
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8. Para: Hace referencia al nombre del Profesional de Ingeniera a cual va dirigida la TQ. Se
especifica el Rol y la Empresa a la cual pertenece.
9. De: Hace referencia al nombre de la persona de ejecucin, compras o de talleres de fabricacin
de equipos que emite la TQ. Se especifica el Rol y la Empresa a la cual pertenece.
10. Descripcin de la Pregunta Tcnica: En este espacio se expone claramente la pregunta
tcnica.
11. Descripcin del impacto que origina la pregunta tcnica: En este espacio se describe el
impacto potencial que se generara en la ejecucin al no tomar acciones sobre el hallazgo,
desviacin o propuesta solicitada en la pregunta tcnica.
12. Ejecucin interrumpida hasta posterior instruccin escrita: El originador de la TQ debe
indicar si se interrumpe la ejecucin a causa de le TQ generada, marcando la opcin Si o No
segn corresponda.
13. Justificacin: Se describen las razones por las cuales se requiere interrumpir la ejecucin
hasta recibir la respuesta a la TQ, cuando aplique.
14. Documentos y/o planos involucrados: En este campo se enuncian los documentos y/o
planos involucrados en la TQ generada, los cuales debern ser anexados con sus
modificaciones.
15. Solucin propuesta por originador: El originador de la TQ describe la solucin propuesta
para dar respuesta a la TQ, la cual ser validada por el Profesional de Ingeniera del proyecto.
16. Preparado por: Hace referencia al nombre de la persona que propone la solucin a la TQ,
indicando el Rol y Fecha de preparacin y consignando la Firma en los campos dispuestos
para ello.
17. Revisado por: Hace referencia al nombre de la persona que revisa la TQ formulada y la
solucin planteada, indicando el Rol, Fecha de revisin y consignando la Firma en los campos
dispuestos para ello. Esta actividad ser realizada por el Lder de Construccin y/o la persona
que este designe con el fin de llevar un control tcnico de las TQs generadas.
La Oficina Tcnica proceder con el envo en copia magntica de la TQ diligenciada y firmada a los
Profesionales de Ingeniera que aplique, con copia a los Lderes de Disciplina y al Profesional de Gestin
de la Superintendencia de Ingeniera para su seguimiento.

4.1.c Respuesta TQ
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18. Respuesta: El Profesional de Ingeniera valida la solucin propuesta por el originador de la TQ


e indica la aceptacin, rechazo o aceptacin con modificacin de la misma, marcando la opcin
Aceptada, Rechazada o Aceptada con Modificacin segn corresponda.
19. Justificacin: El Profesional de Ingeniera describe las razones por las cuales se acepta o
rechaza la solucin propuesta. En caso de ser rechazada, presentar una nueva solucin a ser
implementada.
20. Elaborado por: Hace referencia al nombre del Profesional de Ingeniera que da respuesta a la
TQ, indicando el Rol y Fecha de elaboracin de la respuesta y consignando la Firma.
21. Aprobado por: Hace referencia al nombre del Lder de Ingeniera/Disciplina o quien estos
designen para validar y aprobar la respuesta emitida por el Profesional de Ingeniera a la TQ,
indicando el Rol y Fecha de aprobacin de la respuesta y consignando la Firma.
El Profesional de Ingeniera responsable de dar la respuesta a la TQ enviar esta a la Oficina Tcnica
con copia al originador, el lder de construccin y al Profesional de Gestin de la Superintendencia para
su seguimiento.

4.1.d Aprobacin y cierre TQ

22
23
24
22. Genera variacin en costo o tiempos: La supervisin Tcnica indica si la solucin a la TQ
impacta el costo y/o el tiempo el proyecto, marcando la opcin Si o No segn corresponda. En
el campo Justificacin se describen las razones de la variacin en costo y/o en tiempo. El Lder
de Construccin y/o Proyectos deber validar si se cuenta con los recursos contingentes para
ejecutar el cambio y proceder a tramitar la Orden de Cambio, si se requiere.
23. Aprobado por: Hace referencia al nombre del Lder del Proyecto o Lder de construccin que
valida y aprueba la respuesta emitida por el Profesional de Ingeniera a la TQ, indicando el Rol,
Fecha de aprobacin y consignando la Firma.
24. Cerrado por: Hace referencia al nombre de la persona de Aseguramiento de la Calidad que
valida que la solucin propuesta ha sido debidamente implementada, indicando el Rol, Fecha
de cierre y consignando la Firma.

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4.1.e Flujograma Formulacin y Respuesta TQs


Actividad
Necesidad de aclaracin
y/o
cambios
en
los
diseos.

1.

Responsable
Originador de la TQ
(Persona de
Ejecucin,
Compras o Talleres
de Fabricacin que
emite la TQ)
Originador de la TQ
(Persona de
Ejecucin,
Compras o Talleres
de Fabricacin que
emite la TQ)

Descripcin
Se genera la necesidad de solicitar al equipo
de Ingeniera del Proyecto aclaracin y/o
cambios en los diseos de la ingeniera

Formular la TQ indicando la Pregunta


Tcnica, el sistema afectado, los impactos
generados en el proyecto, los documentos
afectados y la propuesta de solucin a la
pregunta planteada, documentndolo en el
formato Pregunta Tcnica TQ.

2.

Formular la TQ

3.

Responder TQ

Profesional de
Ingeniera

El Profesional de Ingeniera valida


propuesta de solucin emitida por
originador y emite su concepto.

Aprobar TQ

Lder de
Construccin o
Lder del Proyecto

El Lder del Proyecto o el Lder de


Construccin aprueba el concepto emitido y
verifica si la solucin impacta al proyecto en
Costo o Tiempo.

Aseguramiento de
la Calidad

Verificar que la solucin aprobada ha sido


implementada.

4.

Cerrar TQ
5.

la
el

Fin

4.2

Formato Instructivo de Ejecucin en Obra IEO

Los siguientes son los pasos para diligenciar


INSTRUCTIVO DE EJCUCIN EN OBRA IEO:

correctamente

el

formato

GTD-SPI-F-002

4.2.a Informacin del IEO


1
2

1. Proyecto: Indicar en forma clara el nombre del proyecto, tal y como aparece en el Documento
Soporte de la Decisin del Proyecto -DSD.
2. IEO No: En este campo se asigna un consecutivo al IEO, de la siguiente manera:

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IEO-X-YYY
X: Disciplina: C: Civil,
M: Mecnica;
E: Elctrica,
I: Instrumentacin,
P: Procesos
YYY: Consecutivo del IEO por proyecto
El consecutivo de IEO debe ser asignado por el Profesional de Gestin de la Superintendencia de
Ingeniera, que ser responsable del almacenamiento y seguimiento a las TQs generadas para
cada proyecto.
3. Fecha del IEO: Hace referencia a la fecha en la que se est generando el IEO (Da/Mes/Ao).

4.2.b Informacin del Plano o Documento

4
5
6

4. Nombre: Indicar el nombre del Plano o Documento origen del cambio.


5. Nmero del Plano o Documento: Indicar el Cdigo del Plano o Documento origen del cambio.
6. Revisin Actual: Indicar la revisin en la que se encuentra el Plano o Documento origen del
cambio.

4.2.c Lista de Distribucin


7

7. En la columna IEO marcar con una X los roles informados del IEO.
8. En la columna ANEXO marcar con una X los roles que sern informados de los anexos del
IEO.

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4.2.d Descripcin del IEO

10

9. Descripcin del IEO: Incluir la descripcin detallada del ajuste o cambio al plano o
documento. Se deben anexar los detalles de la modificacin realizada sobre el plano o
documento.
10. Planos o Documentos Afectados: Listar los documentos que son impactados por el cambio,
indicando el Nmero del Documento, ltima Revisin y descripcin del cambio generado.

4.2.e Aprobacin por Ingeniera

11
12
11. Elaborado por: Hace referencia al nombre del Originador del IEO, indicando el Rol, Fecha de
aprobacin y consignando la Firma.
12. Aprobado por: Hace referencia al nombre del Lder de Ingeniera/Disciplina que aprueba la
modificacin propuesta, indicando el Rol, Fecha de aprobacin y consignando la Firma.

4.2.f Recibido por Construccin

13
14

13. Observaciones: En este espacio se consignan las observaciones hechas por el Lder de
Construccin sobre los impactos generados por el IEO propuesto

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Versin: 1

14. Aceptado por: Hace referencia al nombre del Lder de Construccin del proyecto o la persona
que este designe para aceptar la modificacin propuesta, indicando el Rol, Fecha de
aprobacin y consignando la Firma.
El Profesional de Ingeniera proceder con el envo en copia magntica de la IEO diligenciada y firmada
a la Oficina Tcnica en campo, con copia al Lder de construccin y/o a quien este designe y al
Profesional de Gestin de la Superintendencia de Ingeniera para su seguimiento.

4.2.g Flujograma Emisin de IEO


Actividad

1.

Necesidad de informar
un ajuste menor a
planos o documentos
de la Ingeniera.

Responsable

Profesional de
Ingeniera

Profesional de
Ingeniera

2.

Documentar el IEO.

3.

Aprobar la IEO

Profesional de
Gestin

Se genera la necesidad de hacer cambios


menores a la ingeniera emitida, por parte
del Equipo de Ingeniera para ser ejecutados
por el Equipo de Construccin en Obra
El Profesional de Ingeniera documenta IEO en
el formato Instructivo de Ejecucin en Obra
IEO, indicando la informacin del proyecto,
plano o documento origen del cambio, roles
informados, descripcin del IEO, planos y/o
documentos afectados.
El Profesional de Gestin de Ingeniera indica
el consecutivo del IEO.

Lder de Ingeniera

El Lder de Ingeniera valida y aproba el IEO


generado por el Profesional de Ingeniera.

Lder de
Construccin

El Lder de Construccin consigna las


observaciones sobre la IEO recibida,
indicando si existe algn impacto en costo y
tiempo del proyecto.

Recibir la IEO
4.

Descripcin

Fin

5.

CONTINGENCIAS

No Aplica

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INSTRUCTIVO
PARA DILIGENCIAR
LOS FORMATOS DE INSTRUCTIVO
DE EJECUCIN EN OBRA "lEO" Y PREGUNTA TCNICA "TO"
,"

DESARROLLO DE ACTIVOS DE PRODUCCIN


SUPERINTENDENCIA
DE INGENIERA

: -:PeTROL

CODIGO
GTD-SPI-I-OOl

RELACIN

Elaborado
08/11/2010

DE VERSIONES

Cambios

Fecha

I Emisin del Documento

08/11/2010

Para mayor informacin sobre este documento


dependencia responsable:

dirigirse

a quien lo elabor,

Elabor: Lexy Mirella Quintero Roa y Luz Helena Chvez Vesga


Telfono: 2342253 y 2341849
Buzn: lexV,QUlllterc.J1JeCOPUrc ~
y
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Dependencia: SPI

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en nombre de la

rr.c.o

Aorob

Revis

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Versin:

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tJ

FREDY OMAR NINO FLOREZ

Superintendente

de Ingeniera

RI
G

ANDRS SARMIENTO

cnico y de Desarrollo

10/10