Está en la página 1de 33

GUA DE APRENDIZAJE N 9

ASPECTOS CONTABLES Y POLTICAS PARA EL MANEJO DEL


EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

ELABORADO POR:

PRESENTADO A:

BOGOT D.C. NOVIEMBRE 29 DE 2015


SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
TCNICA CONTABILIDAD

GUA DE APRENDIZAJE N9
ASPECTOS CONTABLES Y POLTICAS PARA EL MANEJO DEL
EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO.

Programa de formacin:
caracterizacin:

Ficha

Tecnlogo en contabilidad y finanzas

954416-1

de

Nombre del proyecto


Sistemas de Informacin Contables, de Proyeccin y Presupuestacin
Financiera para Entes Econmicos.
Objetivos Generales
Efectuar los registros contables manuales y automatizados de acuerdo
a la normatividad legal vigente.
Contextualizar los aspectos contables y polticas para el manejo del
efectivo en los entes econmicos.
Comprender los registros contables y el control de caja segn normas
vigentes y las polticas de la organizacin.
Comprender los registros contables y el control de bancos segn
normas vigentes y las polticas de la organizacin.
Procesar la informacin relacionando la seguridad informtica.
Apropiar los procesos y procedimientos en la prestacin de servicios
tercerizados de acuerdo con la normatividad vigente

INTRODUCCIN
La administracin eficiente del efectivo es de gran importancia para el
xito de cualquier compaa, se debe tener cuidado de garantizar que se
disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al
mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas. La
Administracin del efectivo generalmente se centra alrededor de dos
reas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad. El
control de contabilidad es necesario para dar una base a la funcin de
planeacin y para asegurarse que el efectivo se utiliza para propsitos
propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados, la
administracin es responsable de la proteccin de todos los activos de la
empresa, ya que el efectivo es el activo ms lquido de un negocio y
necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y
evitar que los empleados utilicen el dinero de la compaa para uso
personal.
Segn las NIC, Normas internacionales de contabilidad, los equivalentes
a efectivos son inversiones a corto plazo de gran liquidez (mximo 3
meses) que son fcilmente convertibles en importes determinados de
efectivo, estn sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su
valor.
Con esta gua usted podr identificar y aplicar la normatividad vigente
sobre el manejo de efectivo y bancos en los entes econmicos. Para
adquirir dicho conocimiento es necesario consultar la informacin y
desarrollar las actividades propuestas; en cuanto a la normatividad se
hace necesario consultar los decretos 2649 y 2650 de 1993 , las Normas
Internacionales de Contabilidad NIC 8 Polticas contables y prrafo 6 y 7
de la NIC 7
Con esta gua se pretende que el aprendiz pueda prestar el servicio de
B.P.O ya que actualmente, muchas de las funciones comunes de las
empresas se externalizan, de modo que esta se pueda concentrar en su
negocio y la estrategia.
Comnmente, para la atencin al cliente se contrata a una empresa
especializada en recibir y realizar llamadas telefnicas (Centros de
Contacto o de LlamadasCall Center).
Otra rea que comnmente se delega en un tercero es la
administracin de recursos humanos (RRHH), para liquidaciones de
sueldos, contratacin y seleccin de personal, entre otras actividades.
Otras reas de la empresa que son susceptibles de tercerizacin son la
contabilidad y finanzas, y la administracin de la tecnologa.
Respecto a las transacciones contables y libro auxiliar de bancos se
acudir a textos de contabilidad, sobre arqueos, reembolsos de caja y
planilla de conciliacin bancaria se tendrn en cuenta herramientas en

internet, y en cuanto a los manuales de procedimientos sobre manejo y


control del disponible se realizar las consultas en las empresas.

3.1 Actividades de Reflexin inicial.


3.1.1 Realice una narracin sobre las experiencias o situaciones vividas
en su ncleo familiar con el manejo del efectivo y la solicitud de
productos como apertura de cuentas y realizacin de consignaciones, en
entidades bancarias o financieras.
3.1.2 Elabore una historieta animada y relate las experiencias o
situaciones que ha vivido con entidades financieras se sugiere si el
aprendiz no ha tenido este tipo de experiencias acercarse a una entidad
bancaria, represntela en una diapositiva.
3.1.3 De acuerdo a lo investigado sobre B.P.O. Prepare una presentacin
enfocndose a prestar un servicio contable, complemente la informacin
con los aportes de los integrantes del Gaes.
LA B.P.O
Hoy, ms que nunca, esto significa que una organizacin debe ser eficiente y
eficaz, es decir, contar con procesos coherentes, tecnologa uniforme y un firme
entorno de control, para lograr un alto rendimiento en un mercado mundial
complejo.
Los servicios de BPO de Finanzas y Contabilidad de Accenture pueden ayudar a
las compaas multinacionales de la actualidad que desean alcanzar un alto
rendimiento mediante un rea de Finanzas eficaz y eficiente. Podemos ayudar a
estas compaas a mirar hacia el futuro y determinar cmo hacer ms con menos,
adems de encontrar oportunidades y aprovecharlas, con el fin de que alcancen
una fuerte posicin competitiva a medida que la economa actual se recupera.

SERVICIOS ESPECFICOS
Proceso de compras a pagos

Procesamiento de transacciones, incluido el procesamiento de cuentas por


pagar, dietas y gastos de viaje.

Integridad financiera, incluidas conciliaciones de estados de proveedores,


gestin de interfaces y controles de precisin de pagos.

Soporte tcnico, portales para proveedores.

Proceso de pedido a cobro

Cobros y cuentas por cobrar, incluida la gestin y el procesamiento de


cobros, el mantenimiento del Libro Mayor y la optimizacin de efectivo.

Gestin de pedidos y facturacin, incluida la gestin de contratos y rdenes


de venta, as como solicitudes y consultas de clientes.

Anlisis del ciclo de pedido a cobro, incluida la autorizacin y gestin de


crditos y actividades de aseguramiento de ingresos.

Proceso de registro a informe

Procesamiento de activos y transacciones, incluidos activos fijos,


contabilidad entre compaas, operaciones bancarias y administracin de
efectivo.

Cierre de perodos e integridad de datos, incluido el mantenimiento de


datos maestros, conciliacin de cuentas y anlisis.

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin


conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

de

Socialice con su grupo autnomo de estudio y prepare su


representacin; el tiempo para presentar esta actividad no debe ser
mayor a diez minutos.

Su tutor organizara un debate en el grupo en el cual ustedes podrn


participar, teniendo en cuenta el siguiente planteamiento: Cuales son las
ventajas y las desventajas de manejar el efectivo en una entidad
bancaria?
Cules son los riesgos que se presentan en el manejo de efectivo y
cules pueden ser las ayudas para minimizar el riesgo?
Con todo el conocimiento adquirido acerca de la prestacin del servicio
B.P.O determine con su GAES cules son las ventajas y desventajas tanto
para el proveedor como para el cliente al utilizar esta herramienta.

3.3
Actividades
de
apropiacin
(Conceptualizacin y Teorizacin).

del

conocimiento

Actividad de aprendizaje No. 1.


Objetivo:
Comprender el reconocimiento y medicin contable y el control de caja
segn normas vigentes y las polticas de la organizacin.
3.3.1.1 Consulte el decreto 2650 de 1993 Descripciones y Dinmicas
sobre manejo de caja y de bancos; identifique las cuentas que se utilizan
para codificar y registrar caja y caja menor y bancos, construya un
diagrama de la dinmica de cada una de las cuentas. Consulte la NIC 8
Polticas Contables y NIC 1 Presentacin de Estados Financieros para
Caja, Caja menor y Bancos; Consulte y establezca el Reglamento de Caja
Menor.
3.3.1.2 Con base a la lectura sugerida en la bibliografa referente a caja
identifique los elementos de control interno y elabore un mapa mental.
3.3.1.3 Consulte la Webgrafa en la Web:
www.google.com.co: actualcese/ editorial/recopilaciones/cajamenores
http://prezi.com/v7ynu6l9rszw/procedimientos-para-manejar-la-cajamenor/
Procedimiento para el manejo de las Cajas Menores creadas en efectivo
y en cuentas corrientes. Realice una lectura comprensiva y construya
un mapa conceptual.

3.3.1.4 Desarrolle el taller contable sobre caja, caja menor y bancos,


propuesto por el instructor y publicado en la plataforma Black board,
preprelo para socializar en el encuentro presencial.

3.3.1.5 Recolecte tres formatos de reembolso de caja menor y tres


formatos de arqueo de caja menor, utilizados en diferentes empresas,
con la orientacin del instructor diligncielos y elabore un cuadro
comparativo donde establezca las diferencias y similitudes de cada
formato. Socialcelos en su GAES y posteriormente gurdelos en el
portafolio de evidencias.
Actividad de aprendizaje No.2
Objetivo:
Comprender el reconocimiento y medicin contable y el control de
bancos segn normas vigentes y las polticas de la organizacin.
3.3.2.1 Ingrese a Internet, consulte tres sitios Web de entidades financieras y
realice un cuadro comparativo de las polticas sobre manejo de cuentas
corrientes y de ahorros.

BANCO AVVILLAS
Cuenta Corriente

DAVIVIENDA
Cuenta corriente que
le permite disponer de
su dinero a travs de
tarjeta dbito o de
cheque, contando con
disponibilidad
inmediata a travs del
sobregiro y de un
crdito rotativo de libre
inversin.

Depsito a la vista, para el


manejo de los recursos de
su empresa con eficiencia.
La cuenta corriente es
ideal
porque
ofrece
diferentes
mecanismos
para realizar pagos y
recaudos.
Tiene
la
posibilidad de obtener un
cupo de canje, sobregiro y Esta
remesas para atender las

cuenta

BANCOLOMBIA

La cuenta corriente
bancaria se constituye
como una de las
modalidades de
depsitos irregulares
de dinero, dentro de
las operaciones
bancarias, al igual
que los depsitos de
ahorro y depsitos a
hace trmino.

necesidades de liquidez a
corto plazo (sujeto a
polticas y anlisis de
crdito del Banco).
Descripcin y beneficios

Permite
recibir
depsitos de dinero
en
efectivo
y/o
cheque en ms de
1.200 oficinas de la
red de servicios del
Grupo Aval (Oficinas
del Banco AV Villas,
Banco de Bogot,
Banco Popular o
Banco
de
Occidente.
Disponibilidad
de
los
recursos
a
travs del portal de
internet empresarial,
el giro de cheques e
incluso
tarjeta
dbito.
Los cheques AV
Villas
son
nacionales, es decir
que son pagados en
cualquiera
de
nuestras oficinas en
todo el pas como
cheques locales y si
son consignados en
cualquier Banco son
pagaderos
dentro
de canje local si en
dicha ciudad hay
presencia del Banco
AV Villas, es decir
que no constituyen
remesa.
De acuerdo a las

parte de un completo
portafolio
financiero
que
comprende
cuentas corriente y de
ahorro, tarjeta dbito
portafolio, tarjetas de
crdito, Crdiexpress,
nuestro
crdito
rotativo
de
libre
inversin y cupo de
sobregiro.
Caractersticas

Esta cuenta
corriente va
ligada a un
Crdiexpress
Rotativo que
le permite
tener un
sobregiro.

El cupo de
sobregiro
equivale al
20% del valor
del
Crediexpress
Rotativo

Usted dispone
de un
sobregiro
permanentem
ente, con
plazo de
hasta 30 das.
Si no es
cubierto,
pasar
automticame
nte como una
utilizacin del
Crdiexpress
Rotativo,
diferida a 36
meses.

Condiciones de
manejo: Son los
convenios que
acuerda el Banco y
los titulares de cuenta
para el manejo de los
fondos, en el sentido
de indicar si las
rdenes de pago
tendrn dos firmas,
sellos, protector, etc.
Y que una vez
aceptadas por el
Banco, obligan a su
cumplimiento. En
casos de Consorcios
y/o Uniones
Temporales, es
importante verificar si
en los pliegos de
condiciones y/o
trminos de referencia
se consagra que para
la disposicin de los
recursos a manejar en
esta cuenta, se
requiere contar con la
firma de un
funcionario designado
por la entidad estatal,
ser entonces
necesario incluir esta
firma en las
condiciones de
manejo. Clasificacin,
apertura y manejo de
cuentas corrientes
Cuenta individual:
abierta a una persona
que suscribe el
contrato y cuya firma
se registra y es
necesaria para el
manejo de la misma.
Puede autorizar a
otros para que la
manejen. Cuenta

necesidades
y
Usted paga
volumen de giro, su
una sola
empresa tiene la
cuota de
posibilidad
de
manejo por
adquirir chequeras
todos los
de
30
o
100
productos que
cheques.
tiene en el
Igualmente,
para
portafolio.
volmenes altos de
giro, puede adquirir
cheques en formas Beneficios
continuas (a partir
de 500 cheques),
Usted paga
los cuales incluyen
una sola
copia
en
papel
cuota de
qumico
y
manejo por
comprobante
de
todos los
egresos. Y para
productos que
mayor seguridad y
tiene en el
manejo
de
la
portafolio.
imagen institucional
pueden llevar el
Este producto
logo de su empresa.
cuenta con el
seguro de
Los
cheques
depsito
girados se pueden
FOGAFIN
pagar en cualquiera
de las ms de 1.200
Puede
oficinas
del
los
solicitar la
bancos de la Red
chequera en
de Grupo Aval en
cualquier
todo el pas (Banco
oficina del
AV Villas, Bogot,
pas. La
Popular
y
entrega es
Occidente).
inmediata, sin
costos
l sistema ACH.
adicionales.
Manejo
Nuestros
transaccional desde
cheques son
el
Portal
pagados
Empresarial
por
como locales
internet para pagar
en cualquier
proveedores,
ciudad y no le
nominas,
generan cobro
transferencias,
de remesa.
servicios pblicos,
entre otros.

colectiva: abierta a
dos o ms personas
quienes suscriben el
contrato y donde
cualquiera de ellas
puede manejar la
cuenta de forma
independiente o
autorizar que otros la
manejen (enlace o).

Puede matricular la
cuenta
para
la
recepcin
de
recaudos,
adquirencia.

A travs de la
chequera
usted podr
realizar el
Pago de
cheques por
ventanilla o
consignacin
en proceso de
canje y con la
tarjeta dbito
realice retiros
en oficinas o
en cajeros
automticos y
compras en
establecimient
os
comerciales.

Condiciones para
acceder al producto

Este producto
aplica para
clientes
Persona
Natural.

La
documentaci
n completa se
enva al
Departamento
de Evaluacin
y en 4 das,
aproximadam
ente, el Banco
da respuesta
a su solicitud.
Si es
aprobado, su
asesor
Davivienda se
comunicar

con usted
para
informarle que
debe
acercarse a la
oficina a
realizar la
apertura de la
cuenta
corriente con
sobregiro.

3.3.2.2 Realice la lectura del documento PROCEDIMIENTO MANEJO DE


CUENTAS BANCARIAS de una institucin educativa o del sector real que se
encuentra en la plataforma Black Board identifique los elementos de control
interno y elabore un mapa mental.
3.3.2.3 Analice y construya un diagrama sobre el proceso para elaborar una
conciliacin bancaria, puede consultar diferentes textos contables en el marco
de la aplicacin bancaria y contable colombiana.
3.3.2.4 En textos contables o travs de visita a empresas, recolecte una
conciliacin bancaria, el libro auxiliar de bancos y el extracto bancario,
construya un cuadro sinptico para cada uno, estableciendo los elementos y
caractersticas de estos.
3.3.2.5 Desarrolle el taller sobre conciliacin bancaria y registros contables
propuesto por el instructor y publicado en la plataforma Black Board. Preprelo
para socializar en el encuentro presencial.
3.3.2.6 Consulte la seccin de la Webgrafa descargue el archivo en Excel del
taller propuesto sobre conciliacin bancaria, lea las indicaciones para su
desarrollo e imprima la totalidad del taller gurdela en su portafolio de
evidencias.

Actividad de aprendizaje No.3


Objetivo:

Procesar la informacin relacionando la seguridad informtica.


3.3.1.1 Elabore un cuadro sinptico sobre procesamiento de informacin, para
esta actividad consulte:
http://fccea.unicauca.edu.co/old/procesamiento.htm
3.3.1.2 Elabore un escrito en Word en donde destaque la importancia de la
seguridad informtica y la relacin de esta con un ente econmico, para esta
actividad consulte
http://www.cvs.gov.co/jupgrade/images/stories/docs/Alertas/Politicas_de_Seguri
dad_Informatica_CVS_2011-.pdf

POLITICAS Y NORMAS DE SEGURIDAD INFORMATICA

La seguridad informtica es un elemento fundamental para cualquier empresa ya


que se debe tener una buena comunicacin y unas funciones establecidas por
parte de cada uno de los empleados que la conforman para poder enfrentar los
diferentes cambios que se presenten, y para ello se deben tener en cuenta cuatro
principios fundamentales:
1-SEGURIDAD ORGANIZACIONAL: en este grupo se debe tener en cuenta la
organizacin y la seguridad de las personas que se encuentran en ese entorno.
2-SEGURIDAD LOGICA: es donde se debe tener en cuenta la importancia de
cada uno de los activos que posee la compaa y sus funciones.
3- SEGURIDAD DE FISICA: Es el mecanismo en el cual se establecen los
principios que se deben manejar en el momento de transferir una informacin que
tenga referencia con los pasivos.
4- SEGURIDAD LEGAL: este principio nos da a conocer el reglamento que
deben seguir los empleados o los usuarios en el momento de realizar alguna
actividad , se debe tener en cuenta que existen sanciones para aquellas personas
que no cumplan con el reglamento establecido.
En conclusin lo anterior nos da a entender que debemos tener en cuenta
diferentes tipos de seguridad para prevenir problemas de accidentalidad con los
empleados, medio ambiente , como con el rea de sistemas e informacin que
tiene establecido una empresa.

Se debe tener en cuenta las normas de seguridad las cuales son un reglamento o
funciones establecidas para que cada empleado cumpla y as prevenir cualquier
irregularidad, tambin se manejan unas polticas de seguridad las cuales hacen
referencia a la comunicacin que se debe tener para evitar algn dao.
En el rea de seguridad todo va de la mano con el manejo de las diferentes
herramientas, reglas y funciones que se deben tener en cuenta para incrementar y
proteger los activos que se poseen, se debe tener a una persona la cual se haga
responsable y tenga la capacidad de dar solucin a algn activo que se encuentre
en riesgo.

La seguridad informtica es necesaria e indispensable en una compaa y para


lograr el buen manejo y una excelente seguridad es necesario delegar un
conocimiento y unas funciones a todo el personal y as tener claro cul es el
manejo que se debe dar a la red que se estableci.
Actividad de aprendizaje No.4
Objetivo:
Apropiar los procesos y procedimientos en la prestacin de servicios
tercerizados de acuerdo con la normatividad vigente.
3.3.3.1. Investiguen tres empresas especializadas en servicios BPO
3.3.3.2. Ubicacin geogrfica de las empresas y sus clientes
3.3.3.3. Los idiomas ms requeridos para prestar los servicios
3.3.3.4. Servicios ms requeridos por los clientes
3.3.3.5. Cul Ha sido su experiencia cuando a utilizado este tipo de servicios
(callcenter)

ACTIVIDAD 3.4.
3.4.1.
INTRODUCCION

CAJA es una cuenta del Activo Corriente en la cual se registran las entradas o
salidas de billetes, monedas, cheques y recibos de pago con tarjetas de
crdito. De las cuentas de este grupo, esta partida es la de ms lquida, puesto
que est representada por la moneda circulante o cheques aceptados como
medio de intercambio en la compra venta de bienes y servicios.
Como es imprescindible poseer niveles adecuados de efectivo para desarrollar
las operaciones o para negociar en el mercado abierto, la administracin tiene
que aplicar los mecanismos ms apropiados para salvaguardar este activo.
Para proteger el efectivo hay que tener en cuenta dos aspectos: primero, las
empresas deben poseer un mecanismo de control interno que garantice una
contabilizacin apropiada y que permita conocer oportunamente las
desviaciones que afectan el saldo de las cuentas; segundo, definir los fondos
que constituyen caja general, Caja Menor y depsitos bancarios o ahorro, a fin
de facilitar la consolidacin y el seguimiento del flujo de efectivo.
Las exigencias normales de efectivo de una empresa para sus diferentes
transacciones comerciales, especulativas o de proteccin generan desembolsos
ms o menos significativos; pero algunas actividades tales como gastos por
materiales de aseo, compra de refrigerios, envo de correspondencia, pago de
transporte urbano, compra de tiles de bajo valor, etc., exigen por lo general
montos de efectivo de menor cuanta. Elaborar un cheque cada vez que se
precise un desembolso de esta naturaleza sera oneroso para la empresa y a la
vez contribuira a incrementar controles que resultaran mucho ms costosos
que el valor fiscalizado. Por esta razn, los negocios apropian partidas para
satisfacer este tipo de necesidades por medio de Caja Menor. Aunque los
dineros comprometidos en esta caja no son voluminosos, se hace necesario
establecer polticas de manejo y controles en trminos de elaboracin de
comprobantes de salida de Caja Menor que incluyan valor pagado, concepto,

fecha y firma del receptor del dinero; informe de egresos totales; arqueos
aleatorios de caja, etc.

Cajas Menores
Procedimiento para el manejo de las Cajas Menores creadas en efectivo y en
cuentas corrientes.
1. Autorizacin de cajas menores
Las cajas menores se deben crear mediante orden emitida por la Gerencia
General
2. Apertura de cajas menores
La Gerencia Administrativa y Financiera ser la dependencia encargada de
preparar las comunicaciones por medio de las cuales se constituyan las cajas
menores y de coordinar el trmite para contar con la Disponibilidad
Presupuestal.
3. Apertura de cuentas corrientes
Los fondos de las cajas menores superiores a $1.500.000 de la Principal y
Sucursales se deben manejar en cuentas corrientes a nombre de La empresa
indicando -Nombre del cuentadante; para ello, la Gerencia Administrativa y
Financiera debe enviar comunicaciones a los Bancos seleccionados
presentando a los funcionarios responsables del manejo, a efecto de que sea
autorizada la apertura de las respectivas cuentas corrientes.
Habr fondos de cajas menores que pueden mantenerse en efectivo hasta por
$1.500.000 y se abrirn de acuerdo con los requerimientos de las Agencias.

En las cuentas corrientes que se establezcan de conformidad con el presente


reglamento, no se pueden registrar transacciones por consignaciones o retiros
diferentes a los inherentes al manejo de los recursos de las cajas menores.
4. Procedimientos de control y registro de cuentas corrientes y cajas menores.
El registro del movimiento de las cajas menores se debe llevar por los
funcionarios asignados para su manejo, en registros en Excel de acuerdo con la
estructura de control que establezca la Gerencia Administrativa y Financiera.
Registro que en cualquier momento puede ser verificado en lnea desde la
Oficina Central
Se deben manejar los siguientes controles:
Un control de Bancos, para registrar y contabilizar diariamente los desembolsos
que afecten el saldo de la caja menor.
Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con
cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados

Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden


cronolgico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada
operacin, indicando: fecha, codificacin del gasto, concepto y valor, segn los
comprobantes y valor del IVA. .
La primera entrada en el control de Bancos (partida dbito) corresponde al
registro del abono en la Cuenta Corriente que realicen los bancos por el giro de
fondos que efecte la empresa o en su u defecto por la consignacin que de los
cheques tramite la Direccin Financiera por la transferencia electrnica de
fondos; y la primera salida (partida crdito) cuando se efecte el retiro del
dinero de la cuenta corriente mediante giro del cheque por parte del
funcionario autorizado para el manejo de la cuenta corriente y se disponga de
l en efectivo.
El funcionario autorizado para el manejo de la caja menor, debe enviar con
Oficio a la Direccin Financiera copia o certificacin de la consignacin que se
efecte a la cuenta corriente, expedida por la Entidad Bancaria respectiva.
La primera entrada (partida dbito) en el Control diario de la caja menor,
corresponder al valor del primer cheque que se expida para disponer de los
fondos en efectivo, y la primera salida (partida crdito) cuando se inicie el pago
de los bienes o servicios.
Si los registros Auxiliares se llevan en forma manual, los errores de trascripcin
que se lleguen a presentar se deben corregir mediante la anotacin respectiva
en el rengln siguiente, de tal manera que quede constancia de la correccin.

No se admiten tachones, borrones o cualquier otra enmendadura.


Cuando sea necesario anular un folio se deben trazar dos lneas paralelas,
entre las cuales se indicar la razn de la anulacin, la fecha y la firma del
responsable del libro contable.
Cuando por alguna circunstancia sea necesario anular un cheque, se le debe
recortar el nmero para ser adherido a la colilla de la chequera; si ha sido
firmado, se recorta y destruye el espacio de la firma, y se adjunta el
documento anulado al correspondiente comprobante de egreso.

COMPROBANTE DE DIARIO
Fecha:

No.

CODIGO CUENTA Y DETALLE

PARCIAL

DEBE

HABER

Para contabilizar el Fondo


de
Caja Menor.
CAJA MENOR
$ xxxxx
Fondo de Caja Menor

BANCOS
Nombre del Banco, No. del
cheque
y
nombre
del
beneficiario
SUMAS IGUALES

$ xxxxx
XXXXX
XXXXX
------------ ----------

A) Rembolso:
Devolucin de una cantidad de dinero a la persona que la haba desembolsado

B. Recibos de ingreso
Es un documento que se emite para respaldar la recepcin de efectivo o cheque por
ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.

Recibo de egreso:
Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y
servicios al contado o pago de deudas de la empresa.

Arqueos: El arqueo de caja es el anlisis de las transacciones del efectivo, en un


momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra
fsicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los
controles internos se estn llevando adecuadamente.

D) Libros auxiliares del disponible:


Son complementarios a los libros principales de contabilidad, en los que se

registran las operaciones que les son propias, centralizndolas luego en el Libro
Diario.

3.4.2

EGRESO
Se conoce como egreso a todo aquello que egresa o sale de un lugar o espacio
determinado. El trmino hace referencia especficamente al dinero que se utiliza
en un negocio o accin monetaria para pagar determinados gastos y que por lo
tanto no puede ser contado como ganancia. Sin embargo, el egreso tambin es la
finalizacin de una carrera o proyecto ya que es all cuando se considera que una
persona egresa o deja una institucin educativa. Egresar es justamente uno de los
momentos ms importantes en la vida de un estudiante debido a que es la
finalizacin de todo el esfuerzo.
Cuando hablamos de egreso en sentido econmico o contable, hacemos
referencia a todo aquel dinero o capital que se extrae de la ganancia .
MANEJO DE CAJA
El monto y nmero de cajas menores sern determinados por el representante
legal; en todo caso este nmero no podr ser superior a dos (2) por cada entidad.
Los rganos que requieran un mayor nmero de cajas menores debern elevar
solicitud motivada, suscrita por el Ordenar del gasto,. En todo caso, la sumatoria
del valor de las cajas menores no debe superar la cuanta mxima mensual.
REQUISITOS PARA EL PRIMER GIRO DE LA CAJA MENOR
El primer giro constituye el inicio operativo de la caja menor, para el cual se
requiere:
a) Que se haya expedido el certificado de disponibilidad presupuestal previo, el
cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la
apertura y la proyeccin del nmero de reembolsos que se pretendan realizar en
el respectivo ao, respetando los lmites en las cuantas establecidas
anteriormente.
b) Que exista acto administrativo de constitucin de las cajas menores, expedido
por el Representante Legal.
c) Que se haya producido el acto administrativo mediante el cual se nombre al
responsable del manejo y administracin de la caja menor. Este requisito puede
ser incluido en el mismo acto administrativo de constitucin.

d) Que el responsable de su manejo y administracin tenga pliza de manejo


vigente, aprobada con anterioridad al primer giro, amparando el monto total de la

caja menor. e) Que se hayan surtido los trmites bancarios pertinentes, si su


manejo se realiza a travs de una cuenta corriente, entre ellos: Certificacin de
exencin del 4 por mil Autorizacin de apertura Si la cuenta bancaria es diferente a
la del ao anterior, sta debe ser saldada.
RESPONSABLE DEL MANEJO
De acuerdo con la normatividad vigente, se designar a un funcionario
responsable de la caja menor, el cual estar debidamente autorizado mediante
acto administrativo y deber ser amparado mediante pliza de manejo ante una
entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, la cual debe cubrir el
100% del monto del fondo de caja menor establecido. Esta pliza puede ser
individual o global segn las necesidades concretas de la Entidad y el criterio que
se establezca al respecto. El funcionario designado para esta labor deber estar
habilitado y capacitado para su adecuado manejo.

LIBRO AUXILIAR

LLamados tambien de cuentas corrientes


Los libros podrn ser de hojas removibles o formarse por series continuas de
tarjetas, siempre que unas y otras estn numeradas, puedan conservarse
archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentacin del
gobierno (Art. 56, C. Cio.).
Las siguientes hojas son el modelo de libro auxiliar de la hoja de control y
subcuentas:
1110 BancosHoja de control
2010

Detalle

N.

Dbito

Crdito

Saldo
20.000

01.0131.01
28.01

Saldo inicialC. de
contabilidad
C. de contabilidad

31.01

C. de contabilidad.

1.530.000

1.000.000

550.000

01
02

3.000.000

3.500.000

50.000

03

3.500.000

3.100.000

450.000

8.030.000

7.600.000

Movimiento que pasa


Movimiento dbito menos crdito ms saldo inicial = saldo final
Todo libro auxiliar se identifica con la cuenta mayor (cuatro dgitos), previamente
establecida en el plan o manual contable, tales como Caja, Bancos, Inversiones,
Inventarios, Clientes, etc., necesarios para acumular todas las operaciones en
forma global del comprobante de contabilidad y de tantas hojas auxiliares como
subcuentas tenga la cuenta: Clientes nacionales, Clientes extranjeros, donde se
detalla la fecha, razn, valor y saldo en particular, los cuales deben coincidir con la
cuenta control.

La apertura de la hoja de control en todo libro auxiliar se inicia con la anotacin en


la columna saldo del balance inicial, as sea de naturaleza dbito o crdito, y las
columnas del Debe y Haber se reservan para los movimientos del perodo
contable, para cada uno de los Comprobantes de Contabilidad en la hoja de
control.
Luego, en las hojas internas del libro auxiliar, se abrirn las subcuentas donde se
registrar el nombre de la cuenta, la identificacin, fecha, razn o detalle, nmero
de comprobante soporte y el monto de la operacin en el dbito o crdito segn
corresponda.
111005
2012

Bancos: moneda nacional11100501 Banco Popular N. 09468?2


Detalle

N.

Dbito

Crdito

Saldo
20.000

01010301
03-01

100.000

Saldo
inicialConsignacin
Che.392 Julio Perdomo

10.000

Consignacin

01
01

80.000

04-01

Consignacin

02

350.000

90.000

460.000

04-01

Comisiones sobre CN.

01

100.000

3.480

456.520

530.000

93.480

360.000

Movimientos que pasan


En el presente caso, se tiene la cuenta de bancos con su auxiliar Banco Popular
con su respectivo nmero de cuenta corriente, cuyo movimiento del mes super la
primera hoja de registro y se hace necesario, pasar a la siguiente.
Los valores que se pasan son los movimientos dbitos y crditos, para seguir
acumulando las operaciones del mismo perodo contable y poder hacer el cierre
tanto de la cuenta mayor y de la cuenta auxiliar.

111005 Bancos: moneda nacional11100505 Banco Popular N. 390?09468?2


2012

Detalle

N.

Dbito

Crdito

Saldo
456.520

05011001
15-01

Saldos que
vienenConsignacin
Che.394 Pepe Pramo

01
231

530.000

93.480

356.520

20-01

Che.395 Jairo Celis

232

200.000

300.000

31-01

Consignacin Nacional

02

200.000

356.520

200.000

656.520

930.000
Sumas de
movimientosSaldo Inicial

20.000

750.000

750.000
Sumas de
movimientosSaldo de
Balance

950.000

200.000

950.000

950.000

Sumas iguales
200.000
01-02

Saldo que viene mes anterior

El saldo del mes anterior en la cuenta Banco Popular de $200.000 seguir


acumulando las operaciones del siguiente mes y as sucesivamente. Ahora bien, la
hoja de control tiene un saldo de $450.000 quiere decir que habr al menos otra
cuenta con saldo de $250.000 para que las dos cuentas auxiliares sustenten la
cuenta control de bancos por $450.000.

111005 Bancos: moneda nacional11100505 Banco Colombia N. 079?09543?


5
2012

Detalle

N.

Dbito

Crdito

Saldo
0

05010801
15-01

SaldoConsignacin
Che.01 Mara ngel

01
231

20-01

Che.02 Brian Fierro

232

200.000

150.000

31-01

Consignacin Nacional

02

250.000

50.000

250.000

200.000
50.000

450.000
Sumas de
movimientosSaldo Inicial

200.000

200.000
Sumas de
movimientosSaldo de
Balance

450.000

250.000

450.000

450.000

Sumas iguales
250.000
01-02

Saldo que viene mes anterior

El balanceo de la cuenta se har a la hoja de control para hacerla coincidir en


primera instancia con las hojas auxiliares y en segundo lugar con el libro Mayor y
Balances, as:

1110 BancosHoja de control


2012

Detalle

N.

Dbito

Crdito

Saldo
20.000

01013101
28-01

Saldo inicialC. de
contabilidad
C. de contabilidad

31-01

C. de contabilidad

1.530.000

1.000.000

550.000

01
02

3.000.000

3.500.000

50.000.

03

3.500.000

3.100.000

450.000

8.030.000
Suma
movimientosSaldo inicial

20.000

7.600.000

7.600.000
8.050.000

450.000

8.050.000

8.050.000

SumasSaldo de Balance

Sumas iguales
450.000
01-02

Saldo del mes anterior

Segn el ciclo contable, existen dos caminos para obtener los referidos estados
financieros: por intermedio de los libros auxiliares o por medio de los movimientos
y saldos del libro Mayor, los cuales deben coincidir; de lo contrario, uno de las dos
fuentes de informacin tiene error. Es por esta razn, que se recomienda llevar a
cabo el procedimiento de cierre de cada hoja de control y compararla con el libro
Mayor y Balances.
343
3.4.4

B.P.O

1- POLITICAS Y NORMAS
En la sociedad FASHION WO-MEN se establecen unas funciones que cada
empleado debe cumplir las cuales son:
-

Los vendedores deben estar capacitados para realizar las ventas que se el
otorgan como meta.
Se debe manejar una seguridad informtica para que en el momento de
realizar un intercambio de informacin sea claro y confiable.
Tener una red actualizada para que la seguridad de la informacin sea ms
segura.
Manejar una comunicacin saludable entre todos los empleados para evitar
malos entendidos.

2- NORMATIVIDAD APLICADA EN EL SECTOR


Determinar cmo va ser la fabricacin del producto que se va a comercializar para
que el lanzamiento del mismo sea satisfactorio para la sociedad y en el momento
de ser adquirirlo los clientes se sientan a gustos con l ya que cumple con sus
necesidades y fue realizado bajo un seguimiento y una seguridad debidamente
vigilada.
3- SERVICIOS POR PRESTADO
Brindar un servicio seguro para que los usuarios se sientan a gustos y tener la
posibilidad de que los costos obtengan una reduccin.

4- PORTAFOLIO DE PRODUCTOS
Se presentan una serie de productos los cuales se deben realizar con una normas
establecidas por el rea responsable de hacer que todas las normas de seguridad
establecida se cumplan para que los productos o servicios sean seguros y en
caso de algina irregularidad poder brindar una solucin ya que con el manejo de
las B.P.O se puede generar un mejor servicio.

5- REQUERIMINETO DEL USUARIO


Contar con una estructura y capacidad fsica que nos permita brindar un servicio
de comunicacin con los usuarios que sea claro y que nos permita aclararles
cualquier inconveniente que se presente.
Tenemos un sistema de calidad y una serie de herramientas que nos permiten
aclarar todas las peticiones o reclamos que se reciban.
Contamos con empleados que poseen una amplia experiencia acerca del servicio
que se est brindando.

6-RELACION CON EL CLIENTE


Brindar un servicio al cliente el cual ofrezca un servicio que genere eficiencia y
rendimiento tanto para la empresa como para el cliente.
Brindar una atencin innovadora y de buen servicio la cual permita conservar los
clientes.
7- UBICACIN
Los clientes no tienen una ubicacin fija ya que son personas que no asisten todos
los das a adquirir el producto por lo tanto se debe prestar un buen servicio para
que se sientan a gusto y en todo momento sigan adquiriendo nuestro producto.