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EL LIBRO CAJA Y BANCOS

CONCEPTO:
De acuerdo al Cdigo de Comercio, es un libro obligatorio y principal de foliacin doble.
Segn las disposiciones legales vigentes.
EI LIBRO CAJA Y BANCOS tiene por objeto registrar mensualmente las operaciones que
significan movimiento de dinero en efectivo, cheques o valores representativos de dinero.
En otras palabras se registran los ingresos y egresos que la empresa realiza en forma
diaria y cronolgica como consecuencia de sus variadas y mltiples operaciones
mercantiles que realiza, algunos autores le llaman tambin "libro de ingresos y gastos".
Por qu es importante? Es importante porque permite controlar todos los valores que
recibe y entrega la Empresa, llmese dinero en efectivo, cheques representativos de
valor, para luego determinar su saldo disponible, ello le permite ser considerado como
parte integrante de la contabilidad completa, por lo tanto es obligatorio su registro.

ASPECTO LEGAL:
De acuerdo al Artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta estn obligadas a llevar este
libro todas las personas jurdicas para efectos del impuesto a la renta as como las
personas naturales, bajo las siguientes caractersticas:
Las personas jurdicas que llevan contabilidad completa por lo tanto estn en la
obligacin de llevar el Libro Caja y Bancos.
Las personas naturales perceptoras de rentas de 3ra categora estn obligadas a
llevar este libro en base a las siguientes particularidades:
Hasta 150 UIT de Ingresos Brutos Anuales: Registro de Ventas, Registro de
Compras, Libro de Inventarios y Balances y Libro Caja y Bancos.
Ms de 150 UIT de Ingresos Brutos Anuales: Contabilidad Completa.
Debe ser legalizado ante un Juez de paz letrado o ante un Notario Pblico para
que tenga los efectos que la ley le confiere.

OBLIGACIN DE LLEVAR LIBROS Y REGISTROS CONTABLES


OBLIGACIN DE LLEVAR LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
RENTAS DE TERCERA CATEGORA
RGIMEN
Los perceptores de rentas de Debern
llevar
como
GENERAL
tercera categora cuyos ingresos mnimo:
brutos anuales no superen las
150 UIT.
Registro de Compras.
Registro de Ventas.
Libro Diario de Formato
Simplificado.
Los dems perceptores de Debern llevar Contabilidad
rentas de tercera categora (1)
Completa
RGIMEN
Personas Naturales, Sociedades
Registro
de
Ventas
ESPECIAL
Conyugales,
Sucesiones e Ingresos.
Indivisas y Personas Jurdicas
Registro de Compras.
NUEVO
Personas
Naturales
y No estn obligados a llevar
RUS
Sucesiones Indivisas, as como libros y registros contables.
personas
naturales
no
profesionales
ADMINISTRACIN DEL LIBRO CAJA Y BANCOS:
La administracin que se ejerce sobre el Libro de Caja y Bancos est supeditada al buen
control sobre el efectivo referente a lo que se da o recibe y la cuenta corriente referente a
pagos y cobros. Estos activos son para cubrir erogaciones previstas o imprevistas, por lo
que podramos decir entonces que caja y Bancos representa el denominador comn al
cual pueden reducirse todos los Activos Lquidos.

QU ES EL EFECTIVO?
Est compuesto por monedas (ya sea de metal o papel) de curso legal con los cuales se
pueden realizar pagos o depsitos de cuenta corriente o ahorros.
El efectivo representa el factor ms importante que tiene toda empresa para consolidarse
como ente de xito en el mercado.
Generalmente toda empresa a fin de proteger sus efectivos los transfiere a una cuenta
corriente de algn banco de sus preferencia y mediante la emisin de un cheque poder
cumplir son sus obligaciones.
Si es verdad que todo desembolso debe hacerse mediante la extensin de un cheque
existen tambin pagos menores que se realizan en base al sistema de fondos fijos, el cual
consiste en crear una Caja Chica para cumplir con ciertos pagos para compras
imprevistas de menor cuanta ya que sera poco prctico o demasiado costoso girar un
cheque. El fondo de caja chica se crea mediante el giro de un cheque contra las cuentas
de la empresa. El efectivo cobrado se coloca en una pequea caja controlada por un

empleado al que se le conoce como el supervisor del fondo. Una vez agotado el mismo se
volver a solicitar una suma menor o mayor que el anterior pedido, previa entrega de los
gastos realizados anteriormente sustentados con documentos permitidos por ley. Dichas
operaciones mercantiles posteriormente sern registradas en el Libro Caja y Bancos.

EL ESTADO DE CUENTA BANCARIA:


Las empresas suelen tomar varias cuentas bancarias. Cuando uno abre una cuenta
bancaria se firma unas tarjetas a fin de verificar la firma de los cheques remitidos para su
pago.

QU ES UN CHEQUE?
Es un documento firmado por el depositante, que ordena al banco pagar una cantidad de
dinero a una persona o entidad. Los cheques deben ser enumerados previamente, para
que tanto el banco como quien los expide puedan darle seguimiento con facilidad.
A travs del sistema de cuenta bancaria existe un doble registro de las transacciones en
efectivo, una por parte de la empresa y otro por parte del Banco, como veremos ms
adelante en el extracto Bancario

EL LIBRO CAJA Y BANCOS: SU NATURALEZA Y USO COMO CONTROL DE


EFECTIVO:
El hecho de considerarse como un libro integrante de la contabilidad completa significa
que este es importante y obligatorio para todo contribuyente generador de rentas de
Tercera categora.
El registro de Libro Caja y Bancos le permite al contribuyente un mayor control sobre los
ingresos y egresos de su efectivo, tratando de cumplir con los objetivos fundamentales:
Manejo eficiente del efectivo
Anticipacin a las necesidades de endeudamiento.
De igual forma la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria podr verificar
que contribuyentes cumplen o no con las transacciones financieras a travs del sistema
financiero ya sea mediante la Bancarizacin o el Impuesto a las Transacciones
Financieras (ITF)

EL LIBRO CAJA Y BANCOS Y REQUERIMIENTOS MNIMOS:


Como se dijo anteriormente es un libro principal y obligatorio para todo contribuyente
generador de rentas de 3ra categora. Es un libro de informacin mensual a travs del
registro de 2 formatos.
Formato 1.1 libro Caja y Bancos. Detalle de los movimientos del efectivo.
Formato 1.2 Libro Caja y bancos. Detalle de los movimientos de la Cuenta
Corriente (Equivalente a efectivo)
Cada uno de los formatos establecidos por Ley adems de os requisitos mnimos deben
contener como datos de cabecera:
a) Datos de Cabecera
Denominacin de Libro
Periodo y/o RUC ejercicio a que corresponde la informacin registrada o Numero
de RUC de la Empresa o Nombre o Razn Social de la Empresa

b) Registro de las operaciones


El sujeto obligado debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Anotar las operaciones en forma cronolgica
Registrar de manera legible, sin espacios, ni lneas en blanco, interpolaciones,
enmendaduras ni seales de haber sido alteradas.
Utilizar el plan contable general vigente a nivel de dgitos establecidos en dicho
plan.
Anotar los valores en folios originales, no admitindose la adhesin de hojas o
folios.
Totalizar sus importes.

LEGALIZACION
El libro caja y bancos considerado como integrante de la contabilidad completa debe ser
legalizado por un Notario o, a falta de estos, por un Juez de Paz Letrado o Juez de Paz,
cuando corresponda de la provincia en la que se encuentra ubicado el domicilio fiscal del
deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao en cuyo caso la
legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas
provincias.

PLAZO MXIMO DE ATRASO

Segn la resolucin de superintendencia N 234-2006 / SUNAT el libro Caja y Bancos


puede ser llevado con un plazo mximo de atraso de 3 meses" desde el primer da del
mes siguiente a aquel en que se realizaron las operaciones relacionadas con el ingreso o
salida del efectivo con equivalente de efectivo", de lo contrario ser tipificada como una
infraccin especificada en el numeral 5 del artculo 175 del Cdigo Tributario.

EXCEPTUADOS
Estn exceptuados de llevar este libro los deudores tributarios que lleven su contabilidad
en hojas sueltas o continuas (computarizadas) en la medida en que dicha informacin se
encuentre contenida en el Libro Mayor o cuando la persona jurdica con ingresos menores
a 150 UIT hubiera optado por llevar el libro diario-Formato simplificado.
Pero a pesar de dicha advertencia el contribuyente puede optar por llevarlo ya que no
afecta o invalida el desarrollo normal de los registros contables as como los resultados
finales de ios Estados Financieros.
Bien, veamos cada uno de los formatos establecidos por la SUNAT mediante la R.S. -2342006/SUNAT

FORMATO 1.1.
EFECTIVO

LIBRO CAJA Y BANCOS. DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS EN

En este formato se detalla todos los movimientos que realiza la empresa en efectivo ya
sea como pagos o cobros.
Requisitos Mnimos:
Numero correlativo del Registro o cdigo nico de operacin considerada como
una calificacin interna de la empresa especialmente asentada por aquellas
compras que llevan la contabilidad en forma computarizada (Hojas sueltas o
continuas)
Fecha de la operacin.
Descripcin de la operacin registrada que indique su naturaleza. De tratarse de
saldos, inicial o final, indicarlo en esta columna. En caso que las operaciones se
encuentren centralizadas en otro libro o registros vinculados a asuntos tributarios
ser necesario nicamente su referenciacin.
Cdigo y denominacin de las cuentas contables asociadas que son el origen o
destino de la operacin, segn el pian de cuentas utilizado, tratndose de libros o
registros llevados en forma manual.
Saldos y movimientos: Saldo deudor de ser el caso o Saldo acreedor de ser el
caso

EJEMPLO
El registro de la factura n 001-721
30 metros de Tela x S/. 10 = S/. 300
IGV18% = 54
Monto a Registrar SI. 354
Si la empresa compra 30 metros de tela registrar S/. 354 como saldo Acreedor Si la
empresa vende 30 metros de tela registrar S/. 354 como saldo Deudor. f. Totales
EJEMPLO PRCTICO
En el mes de Dic-2011. La empresa Aquarium SA con RUC 20714672911 realiza las
siguientes operaciones en efectivo.
1. Al 01 de diciembre se tiene un saldo deudor de S/. 3 000
2. El 05 de diciembre, se paga en efectivo el pintado de una oficina por S/. 300 segn
recibo de Honorarios N 001-104, emitido por Juan Lpez Puma.
3. El 15 de diciembre se vende en efectivo 30 metros de Tela Polpyma a S/. 10 c/u
ms IGV. Segn factura N 001-72130 mt. Tela x SI. 10 = SI. 300, IGV 18% = 54
Monto a Registrar SI. 354
4. El 20 de diciembre se paga en efectivo los servicios de Luz por SI. 400 ms IGV
segn recibo N A-356 emitido por la sociedad Elctrica del Sur SA Servicio de luz
SI. 400, IGV 18% = 72, Monto a Registrar SI. 472
5. El 26 de diciembre se vende en efectivo 1 Pantaln Marca Ranger a S/. 100 ms
IGV. Segn factura emitida N 001-722, Pantaln S/. 100, IGV 18% = 18 Monto a
Registrar S/. 118
FORMATO 1.1. - LIBRO CAJA Y BANCOS. DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE EFECTIVO

PERIODO :

2016

RUC :

20714672911

APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZON SOCIAL :

Aquarium S.A.

NUMERO
FECHA DE LA DESCRIPCIN
CUENTA
CORRELATIVO O OPERACIN
DE
LA ASOCIADA

CONTABLE SALDOS Y MOVIMIEN

CODIGO UNICO
DE
LA
OPERACIN

OPERACION

COD

DENOMINACION

Saldo Inicial

DEUDOR

3,000

020

05 de die

Pago
servicios

021

15 de die

Cobro
clientes

022

20 de die

Pago servicios
421
de luz

Recibos por pagar

023

26 de die

Cobro
clientes

Facturas por cobrar

por
a

424

Honorarios por pagar

121

Facturas por cobrar

121

300
354
472
118

SALDO FINAL
TOTAL

2,700
3,476

FORMATO 1.2.- LIBRO CAJA Y BANCOS. DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE LA


CUENTA CORRIENTE.
En este formato se registran todos los movimientos que la empresa realiza en cuenta
corriente. Los requisitos mnimos que deben fijarse para su registro son:

1. Se deber incluir como datos de cabecera adicionales a los contemplados en el


nmero 6 del presente informe:
a. Nombre de la entidad financiera
b. Cdigo de la cuenta corriente

ACREED

3,476

2. Nmero correlativo del Registro o Cdigo nico de la Operacin


3. Fecha de Operacin

4. Medio de Pago utilizado

5. Descripcin de la operacin opcionalmente se podr consignaren esta columna, en


forma literal, el medio de pago utilizado, en cuyo caso no ser necesario utilizar la
columna sealada para registrar la informacin que corresponde al medio de pago.

6. Apellidos y Nombres, denominacin o Razn Social del girador o beneficiario. En


esta columna se indicaran los saldos inicial o final y de tratarse de operaciones
mltiples se podr consignar como concepto el trmino "Varios"

7. Nmero de la transaccin bancaria, numero del documento sustentatorio o nmero


del control interno de la operacin.
8. Cdigo y denominacin de las cuentas contables asociadas que son el origen y
destino de la operacin, segn el plan de cuentas utilizado, tratndose de
contabilidad manual.
9. Saldos y movimientos

10. Saldo deudor de ser el caso


11. Saldo acreedor de ser el caso.
12. Totales.

EJEMPLO PRCTICO
La empresa Aquarium SA con RUC 20714672911 tiene depsitos en la cuenta corriente
N 4797214 perteneciente al Banco Universo SA, En el mes de diciembre del 2011 realiza
las siguientes operaciones:
Al 01 de diciembre tiene un saldo deudor en cuenta corriente de S/. 5,000
El 06 de Diciembre se deposita en Cuenta Corriente del banco Universo SA S/. 2,700
en efectivo.
El 10 de diciembre se cobra al cliente Maravilla SA la letra N 0014 valorizada en SA
1,904. el cliente paga con cheque N 005 el cual es depositado en cuenta corriente de
la empresa.

El 15 de Diciembre mediante cheque N 476 se paga SA 2,380 al proveedor"


Comercial Raro SA" segn Fact. 001-9614
El 20 de Diciembre el cliente Amrica SA cancela su deuda de S/. 1,500 segn factura
N 001-952. el mencionado cliente deposita su deuda directamente en la Cuenta
Corriente de la empresa.
El 27 de Diciembre mediante tarjeta de Crdito se paga SI. 357 por consumo en el
Restaurante Campestre El Olivar SA segn Factura N 001-847.

FORMATO 1.2. - LIBRO CAJA Y BANCOS. DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DE LA


CUENTA CORRIENTE
PERODO

: 2016

RUC

: 20714672911

APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZON SOCIAL

:Aquarium SA

ENTIDAD FINANCIERA

: Banco Universo SA

CDIGO DE LA CUENTA CORRIENTE

: 47- 97214

OPERACIONES BANCARIAS

NUMERO
CORRELATIVO
DEL REGISTRO
O CODIGO

FECHA

CUENTA CONTABLE
ASOCIADA

APELLIDOS
Y
MEDIO DE DESCRIPCION
NOMBRES
PAGO
DE
LA DENOMINACION
(TABLA1) OPERACIN
O
RAZON
SOCIAL

01-dic

NUMERO
DE
TRANSACCION
BANCARIA
DE
COD
DOCUMENTO
SUSTENTATORIO
O .
DE
CONTROL
INTERNO
DE
OPERACIN

DENOMINACIO
N

Saldo Inicial

062

06-dic

Deposito

063

10-dic

Deposito

064

15-dic

Pago

065

20-dic

Deposito

066

27-dic

Pago

SALDOS Y
MOVIMIENTOS

DEUDOR

ACREEDO
R

5,000
101

Caja

2,700

Maravilla SA

123

Letras por Pagar

1,904

Comercial Rayo
SA

421

Facturas
Pagar

121

Fact. Por cobrar

454

Otros inst. finan,


por pag.

357

Saldo Finai

8,367

Rest. El Olivar
SA

TOTAL

OBLIGACIONES A TOMARSE EN CUENTA

por

2,380
1,500

11,104

11,104

De acuerdo a la sptima disposicin complementaria y final RS: N 234-2006 / SUNAT ha


establecido ciertas excepciones:
Obligacin al utilizar los formatos.
Es obligatorio utilizar el formato del libro caja y bancos siempre que sea llevado en forma
manual.

Obligacin de observar la informacin mnima.


En cuanto a la informacin mnima se ha sealado que los deudores tributarios no
obligados a incluir determinada informacin podrn optar por no incorporar en el formato
del libro o registro relacionado con dicha informacin, las columnas en donde de debe
consignar la referida informacin.
PLAZO DE ATRASO
De acuerdo al numeral 1 del anexo 2 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT tendr el
siguiente plazo de atraso:
a. Tres (3) meses desde el da hbil del mes siguiente en que se realizaron las
operaciones relacionadas con el ingreso o salida del efectivo o equivalente de efectivo.
De llevarse con atraso mayor al indicado no se aplicara la sancin tificada en el numeral 5
del artculo 175 del Cdigo Tributario.

MODALIDADES

DEL LIBRO CAJA Y BANCOS

Las operaciones registradas en el Libro Caja y Bancos estn sujetas a ciertas


modalidades entre las principales tenemos:

RESUMEN DE CAJA:
Consiste en que al final de cada mes debe ser cerrado, para ello se suman las cantidades
del DEBE y HABER establecindose as el saldo para el prximo mes.
Veamos el ejemplo correspondiente al Formato 1.2 Detalle de los movimientos de Cuenta
Corriente
SALDOS
Debe
11,104
Saldo Final Deudor
Sumas

11,104

Haber
2,737
---> 8,367
11,104

As el saldo de S/. 8,367 se registra en el Haber a fin de que las columnas del Debe y
Haber resulten iguales en S/. 11,104 de sta forma los S/. 8,367 soles se fijan como saldo
Deudor para el prximo mes.

REAPERTURA DE CAJA
Una vez efectuado el cierre, al da siguiente se procede a efectuar la Reapertura de Caja
colocando en l Debe el saldo que queda del mes anterior que en este caso es de SI.
8,367 el cual se convierte como saldo deudor inicial para el mes de enero y as
sucesivamente se cumple con el ciclo constante que se realiza cada mes.
El mismo procedimiento se puede realizar para el formato 1.1 Detalle de los movimientos
de efectivo.
CENTRALIZACIN EN EL LIBRO DIARIO
Se procede tan igual que los registros de compras y ventas tomando en cuenta solo los
pagos y cobros del mes, se excepta de su registro en el libro diario los saldos iniciales
y Final.
Centralizaremos en el Libro Diario los importes del formato 1.2 Detalle del movimiento de
cuenta corriente, perteneciente a la Empresa Acuarium S.A.
Para mejor entendimiento previamente registraremos sus importes en una especie de
Caja Tabular Columna la cual se divide en 2 partes: En la parte izquierda se anotan los
cargos respecto al Debe y en la parte derecha se anotan los abonos respecto al Haber.
Bien anotemos los importes del Formato 1.2 Correspondiente a los movimientos de
Cuenta Corriente.

Deb
e
454

CAJA TABULAR

421

104

TOTAL

DESCRIPCION DE LA
101
OPERACIN

2,700

2,700

Deposito Efectivo

1904

1,904

Depsito de Letras

2,380

Pago a
Rayo SA

1,500

Depsito de Cobro
Fact.

357

Pago Rest. Olivar SA

8,841

Total

2,380
1,500
357

357

2,380

Habe
r

6,104

104

121

123

2,700
1,904

Comercial

2,380
1,500
357

2,700

2,73
7

1,500

1,904

De acuerdo a los resultados de Caja Tabular centralizamos sus importes en el Libro


Diario, bajo la siguiente modalidad:
1. Las sub cuentas que se encuentran cargadas en l Debe pasan al Libro Diario en
su misma posicin, es decir tambin se cargan.
2. Las sub cuentas que se encuentran abonadas en el Haber pasan al libro diario en
su misma posicin, es decir tambin se abonan
As tenemos:

N ASIENTO

FECHA

LIBRO DIARIO

GLOSA

053

31-Dic

Centralizacin del 1

REFERENCIA
OPERACIN
COD

LA CUENTA CONTABLE ASOCIADA A


MOVIMENTO
LA OPERACIN
COD

DENOMINACION

DEBE

104

CUENTAS CORRIENTES

6,104

Libro
Caja
bancos

421

FACTURAS POR PAGAR

2.380

454

OTROS
FINANCIEROS

FOLIO
DEL
MAYOR

DE

N
DOC

HABER

INST.

POR PAGAR

357

101

CAJA

2,700

104

CUENTAS CORRIENTES

2,737

TOTALES

121

FACTURAS
COBRAR

POR

123

LETRAS POR COBRAR

1,500
1.904

8,841

8,841