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Facturas y Notas de Crdito Electrnicas.

La facturacin electrnica es un mtodo de facturacin que utiliza tecnologa digital


para generar y resguardar este tipo comprobantes fiscales digitales.
Cada factura que se emite cuenta con un sello digital, as como un folio que indica el
nmero de la transaccin. Las facturas electrnicas pueden ser enviadas y guardadas
utilizando medios electrnicos.
La Factura Electrnica es un documento que comprueba la realizacin de una
transaccin comercial entre un comprador y un vendedor, compromete a entregar el bien
o servicio y obliga a realizar el pago de acuerdo a lo que establece la factura emitida.
En el marco fiscal el SAT, contempla a la factura electrnica como uno de los diversos
documentos electrnicos denominados Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), los
cuales son archivos electrnicos con terminacin xml.
Desde el punto de vista fiscal, las facturas electrnicas y las facturas en papel tienen los
mismos efectos y alcances, sin embargo, las facturas electrnicas cuentan con elementos
de seguridad superiores a las tradicionales, ya que estas no pueden ser alteradas (archivo
xml). Otra diferencia importante es la versatilidad, ya que a diferencia de las facturas en
papel, las facturas electrnicas son creadas, enviadas y almacenadas por medios
electrnicos y se pueden imprimir en caso de que as se requiera.
En Sofimex se generarn facturas electrnicas por la emisin de fianzas, endosos de
aumento, cobro de mantenimiento anual y rehabilitacin, siempre y cuando afecten a la
prima. Tambin se generarn Notas de Crdito por cada movimiento de disminucin que
afecte a la prima.
Las Anulaciones cancelarn a las facturas que se hayan generado, por lo tanto, no
generarn Notas de Crdito.
1. Emisin de Facturas. Se genera una factura electrnica por cada Fianza que se
emite.
1.1. Se registra la Solicitud como siempre lo ha hecho.

1.2. D clic en botn Emisin como siempre lo ha hecho. El sistema avisar que
la factura se asignar cuando se firme el movimiento.

1.3. De clic en botn Generar Nmero de Fianza como siempre lo ha hecho.

1.4. Elabore el texto y de clic en el botn Firmar como siempre lo ha hecho.

1.5. Suba el texto, como siempre lo ha hecho.

1.6. De clic en botn Firmar como siempre lo ha hecho.

1.7. Una vez firmada digitalmente la pliza, el sistema genera la factura electrnica,
asignndole el nmero de factura en forma automtica, en la pantalla que se
presenta de clic en botn Regresar a Movimientos por Fianza:

En este momento el sistema ha creado dos archivos: uno con terminacin xml
(Factura Electrnica) y otro con terminacin pdf (Representacin impresa de
la Factura Electrnica).
Como se puede observar, al nmero de factura le antecede una letra, en el
ejemplo la letra A, esta corresponde a la Serie. En el sistema se van a utilizar
dos series:
Serie A para facturas de fianzas, aumentos, rehabilitaciones y cobro
de mantenimiento anual.
Serie C para disminuciones, que sern llamadas Notas de Crdito.
1.8. De clic en el botn Poliza-Factura-etc :

1.9. De clic sobre el nombre de la factura, en el ejemplo: A000123.pdf:

1.10.
El sistema mostrar la representacin impresa de la factura electrnica en
formato pdf, en la cual podemos destacar los siguientes elementos:
Serie y Nmero de Factura.
Nmero y Ao de Aprobacin.
Cadena Original
Sello digital
Nmero de Serie del Certificado.
Cdigo de Seguridad.

Nmero y
ao de
aprobacin

Cadena
Origina
l

Sello
Digital

Nmero de
Serie del
Certificado

Serie y folio

Cdigo de
Seguridad

Puede tomar la decisin de Imprimir o enviar por correo electrnico, la


representacin impresa de la factura electrnica generada, tomando en cuenta a
los dos archivos: xml y pdf.

2. Facturas con Distribucin. Se genera una factura a nombre de una persona fsica
y/o moral distinta al fiado, o se generan varias facturas a nombre de personas fsicas
y/o morales con porcentajes de distribucin, por cada fianza que se emite.
2.1. Se registra la Solicitud como siempre lo ha hecho, y antes de dar clic en el
botn Emisin, se realiza la distribucin de facturas dando clic en el botn
DisFac.

De clic
aqu antes
de emitir la
solicitud

2.2. La distribucin de facturas le permite:


Emitir una factura electrnica a nombre de una persona fsica o moral,
distinta al fiado. Ejemplo: El fiado es Fiado de Prueba y se requiere que la
factura salga a nombre de Prez Aguilar Josefina. En la pantalla de
distribucin de facturas se da clic en botn Agregar y se especifica lo
siguiente:

Rol = F. Significa que la persona es un Fiado, tambin se tienen las


opciones: O = Obligado Solidario y B= Beneficiario. Este valor le
sirve al sistema para buscar a la persona en el catlogo de Fiados, de
Obligados Solidarios o de Beneficiarios, segn corresponda.
RFC Factura: El RFC de la persona.
Porcentaje: 100%. Significa que se emitir una factura por el importe
total.

Emitir varias facturas electrnicas a nombre de personas fsicas o morales,


distintas al fiado. Ejemplo: El fiado es Fiado de Prueba y se requiere que
salgan 3 facturas a nombre de: Prez Aguilar Josefina por el 25%, Prez
Almaraz Jos Luis por otro 25% y Perez Barba Jess por el 50%. En la
pantalla de distribucin de facturas se da clic en botn Agregar para cada
una de las personas descritas quedando como sigue:

2.3. Una vez establecida la distribucin de facturas, de clic en botn Emisin y


contine con los pasos hasta Firmar Electrnicamente la Fianza (vea pasos 1.2 a
1.5).

2.4. Una vez Firmada Electrnicamente la Fianza, de clic en botn Regresar a


Listado de Fianzas, despus elija la Fianza y el movimiento y de clic en botn
Pliza-Factura-etc.

De clic sobre la factura que desea visualizar:

3. Facturas de Endosos.
3.1. Se registra el endoso como siempre lo ha hecho.

3.2. El sistema manda el mensaje: La factura se asignar cuando se firme el


movimiento

3.3. Se construye el texto del documento, como siempre lo ha hecho y se firma


electrnicamente el endoso.

3.4. Una vez que se firma electrnicamente el endoso, el sistema genera la Factura
Electrnica.

Si la emisin de la fianza no tiene distribucin de facturas, entonces los


endosos generados tampoco tendrn distribucin de facturas.
Si la emisin de la fianza si tiene distribucin de facturas, entonces los
endosos generados tendrn la misma distribucin de facturas, es decir, si
en la emisin de la fianza se especific una distribucin para 3 facturas al
25%, 25% y 50%, entonces los endosos tendrn esta misma distribucin.

3.5. Si se registra un endoso de disminucin, el sistema genera una Nota de Crdito,


la cual tiene el mismo formato y elementos de la factura electrnica. Se siguen
los pasos que ya se conocen para el registro de la disminucin, y cuando se
firma electrnicamente, el sistema presenta la siguiente pantalla:

Para visualizar la Nota de Crdito, de clic sobre el movimiento de disminucin,


ya sea en el formato PDF o en el XML.

Leyenda de
Nota de
Crdito

Cadena
Original

Sello
Digital

Nmero y
ao de
aprobacin

Nmero de
Serie del
Certificado

Serie y
nmero de
folio

Cdigo de
Seguridad

4. Sustitucin de Facturas o Notas de Crdito. La sustitucin de Facturas o


sustitucin de Notas de Crdito, se puede realizar a movimientos autorizados Z y
cancelados C, no se puede aplicar a movimientos anulados A. Se permite la
sustitucin de facturas y/o notas de crdito cuando:
Se ha corregido el domicilio, cdigo postal y/o telfono de la persona fsica
o moral.
Se requiere actualizar la fecha de la factura. Se emitir una factura con la
fecha actual, ya que el sistema la asigna en forma automtica.
4.1. En la pantalla de movimientos se elije el movimiento, y se le da clic en botn
Substitucin.

4.2. Se realiza la sustitucin de facturas:

Si el movimiento no tiene distribucin de facturas, se sustituye la factura


seleccionada.
Si el movimiento si tiene distribucin de facturas, entonces el sistema
requiere que se seleccione la factura a sustituir:

5. Redistribucin de Facturas
5.1. En cualquier momento puede realizar una re-distribucin de facturas. Ejemplo:
Si la fianza se emiti sin distribucin de facturas y despus quiere redistribuirlas, de clic en el botn Re-Distribucin:

5.2.
5.3. Realice la distribucin de facturas como se explic en el punto 2.2 de este
instructivo.
6. Facturas Acumuladas.
6.1. Se puede obtener una factura acumulada si la fianza tiene endosos. El sistema
sumar o restar todos los endosos a la emisin de la fianza y crear una nueva
factura. Si la fianza se registr con distribucin de factura, se generar una
factura acumulada para cada una de las personas fsicas o morales que
participan en la factura. En la pantalla de fianzas, de clic en el botn
Acumulado de factura:

6.2. El sistema manda el siguiente mensaje:

6.3. Para visualizar la factura acumulada, entre a la pantalla de movimientos,


seleccione cualquier movimiento, y de clic sobre la factura que desea visualizar:

6.4. El sistema presentar la factura acumulada:

Leyenda de
ACUMULADO

La nica diferencia con una factura normal es la leyenda ACUMULADO en el


Tipo de Movimiento.