2.

Contabilidad en las organizaciones

La contabilidad

Fuente: (Fotolia, 2004)

Desarrollo histrico
Hechos representativos de la contabilidad en la poca antigua

Durante la poca del esclavismo lo que era la propiedad comn se convirti en

propiedad privada y se dio en cierta forma la primera organizacin del Estado.
Las tribus vencidas eran sometidas en calidad de esclavos, convirtindose esto
en uno de los hechos ms importantes de la contabilidad, debido a que el
esclavo ms inteligente llamado Nomenclator (Ruiz, 1985, 104) tena la misin de
llevar la contabilidad de los esclavos del amo, pues estos eran considerados
bienes.
En Roma existan muchas luchas entre patricios y plebeyos, particularmente por
motivos de deudas y abusos cometidos por los acreedores (patricios), en contra
de los deudores, debido a esto se vio la necesidad de implementar medidas

legislativas como la Paetiela papiria (impuesta por Marco Tulio Cicern); la cual
se basaba en la inscripcin del nombre del deudor en el Codex del acreedor con
el consentimiento de primero y la mencin de la cantidad de vida para crear la
obligacin a favor del acreedor.

Despus del esclavismo, aparece el feudalismo, donde el poder no est en la

cantidad de esclavos sino en la tierra. La iglesia se convierte en un sector
predominante como la primera institucin bancaria, que conceda prstamos y se
apropiaba de las tierras como castigo por el no pago, hoy en da esto es el cobro
jurdico. En esta poca predomin la Contabilidad Romana, donde realmente se
impuls la partida doble y adems, aparecen los libros auxiliares con
disposiciones especficas (Gertz Manero, 1976, 74-75) como:
Registro de operaciones en orden cronolgico.
No se podan dejar espacios en blanco entre las partidas.
Mencin del documento soporte de la operacin.

Posteriormente, en la poca del mercantilismo, dos acontecimientos marcaron

su desarrollo: el crecimiento de la economa monetaria y el surgimiento de los
Estados Nacionalistas. Durante el siglo XVI, la actividad contable entra en una
etapa de gran auge, tanto en el campo econmico, como en el campo
profesional. Carlos V emiti en Valladolid una Cdula Real en la que se ordena el
cmo se deben registrar las operaciones, y se establece que todas deben estar
firmadas por el contador y el tesorero, esto es El Principio Fundamental de
Control.
Luca Paciolo, revelador de la partida doble

Estudiando la historia, puede observarse que no fue Paciolo quien descubri la

partida doble, pues varios tratadistas ya la haban desarrollado antes que l; sin

embargo, Fray Luca Paciolo, nacido en 1445, en el burgo de San Sepolcro,

provincia de Toscana, merece el reconocimiento por la primera edicin impresa
del tema, pues las obras producidas cientos de aos atrs, eran todas
manuscritas. La vida de este ilustre personaje, merece un anlisis para la mejor
comprensin de su obra, que inaugur una nueva fase de la literatura contable y
cuyos efectos perduran hasta nuestros das. Fray Luca Paciolo fue monje de la
orden de San Francisco de Ass, en su juventud se radic en Venecia con un
prominente comerciante judo llamado Antonio Rompais, all estudi en la
escuela Domnico Bragadino un lector pblico de matemticas (Lpez De S,
2002, 87), pas varios aos de su vida fuera de Venecia estudiando las grandes
teoras matemticas y se especula que en ese periodo se empez a relacionar
con la contabilidad, cuando regres, imprimi su clebre obra Summa de
arithmetica, geometra, proportioni et proportionalita (todo sobre aritmtica,
geometra, proporciones y proporcionalidades), en el ao de 1494.

El propsito de Paciolo era disear un sistema de contabilidad para proporcionar

al comerciante informacin oportuna en relacin con sus activos y obligaciones.
Con respecto al tema, Paciolo da una explicacin del inventario diciendo que es
una lista de activos y pasivos realizada por el propietario de la empresa antes de
iniciar actividades, dicho inventario deber ser hecho en un solo da; toda
operacin ser registrada por sus efectos de crditos y dbitos, el libro Mayor
(Quaderno) llevaba usualmente un ndice y era balanceado cuando se agotaban
las paginas, este libro era saldado por dos personas, el balance de cierre era el
mismo balance para abrir un nuevo libro, este proceso se denominaba Summa
summarium, su clausura era correcta si dbitos y crditos eran iguales, las
operaciones por el dbito se conocan por la preposicin Per y las del crdito
por A.

Paciolo muri en 1514 despus de haber dedicado su vida a las matemticas y

en particular, a las matemticas comerciales. Invent procedimientos para la

suma, resta, multiplicacin y divisin, y hasta se podra decir que la forma de

divisin de hoy es un invento ms de Paciolo y sus publicaciones son un legado
importante que se conservan como la base de la contabilidad actual. (Fierro,
2011)

Definicin de contabilidad

Fuente: (Fotolia, 2004)

La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar,

evaluar e informar la historia de las operaciones de un ente econmico, en forma
clara, completa y fidedigna (Articulo. 1, Decreto Reglamentario 2649/93).
La contabilidad es un proceso para la elaboracin de informacin de las
empresas de produccin, de comercio y de servicios, que comprende tres
conceptos bsicos:
Causacin o devengo de todas las operaciones independientemente sean en
efectivo o a crdito.

 Efectivo, cuando se recibe el efectivo por concepto de cartera.

Acumulacin de todos los valores causados, menos los valores recuperados.

Estos conceptos se resumen en los tres estados financieros simultneamente: la

causacin es por excelencia para el Estado de Resultados, el efectivo es para el
Flujo de caja, como la acumulacin lo es para el Balance general.

De la definicin de la contabilidad se deducen los siguientes conceptos:

recolectar, identificar, medir, clasificar, codificar, acumular, registrar, emitir
estados financieros, interpretar, analizar, evaluar e informar y hacer el
seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente econmico, en forma
clara, completa y fidedigna.

Todas las definiciones sobre contabilidad giran en torno a la norma, que describe
un proceso donde confluyen las siguientes actividades:

1.

Recolecta todos los documentos soportes de contabilidad utilizados durante

el periodo contable, tales como recibos de caja,

consignaciones,

comprobantes de pago, facturas de venta, notas de contabilidad, entre otros;

como resultado de las mltiples transacciones en las decisiones de inversin
en activos fijos, operaciones de compra y venta de mercancas no fabricadas
por la empresa, pago de gastos y del financiamiento por la consecucin de
recursos para desarrollar la actividad.

2.

Identifica en cada transaccin realizada contenida en el soporte de

contabilidad, la causa y el efecto, para encontrar la cuenta precisa que
aumenta o disminuye y darle la importancia relativa a cada erogacin al
considerarlo: un gasto necesario, proporcional y con relacin de causalidad
con la actividad, una inversin para la produccin de la renta, o un
financiamiento como apoyo al capital de trabajo o a los bienes o activos fijos.

3.

Mide el valor econmico de la transaccin mediante verificacin de precios,

clculos aritmticos, autorizaciones, requisitos legales. Otro aspecto bien
importante de la contabilidad es la medicin de los bienes y los derechos que
tiene la empresa para producir riqueza, cuando han pasado varios aos de
posesin, la medicin se hace con base en estudios de avalo tcnico para
darle un justo valor razonable en la contabilidad.

4.

Clasifica cada documento soporte de contabilidad, por grupos homogneos

de operaciones, tales como ingresos de caja, facturas de ventas, facturas de
compras, comprobantes de pago, notas de contabilidad de ajustes contables,
para continuar con el siguiente proceso.

5.

Codifica cada soporte en la parte pertinente mediante un cdigo establecido

en el Plan nico de Cuentas (PUC) para los comerciantes, el cual se adopta
por cada empresa de acuerdo al sector y a las necesidades de informacin.

6.

Acumula en el Comprobante de Contabilidad todas las operaciones similares

a una determinada cuenta, expuestas en los soportes de contabilidad por las
operaciones llevadas a cabo, durante un periodo contable que puede ser un
da o un mes, con el fin de proceder al siguiente proceso. Si la contabilidad
es sistematizadas este proceso se cambia por el ingreso de cada transaccin
en los documentos del programa de contabilidad que se identifican por la
clase el nmero, periodo y fecha, valor, cdigos de las cuentas afectadas, y
valor de la transaccin, los cuales se resumen en el comprobante de diario.

7.

Registra los libros auxiliares en el procedimiento manual mediante el

comprobante de contabilidad, en primer lugar en la hoja control y luego a sus
respectivas subcuentas que se identifican en cada hoja del libro, para luego
elaborar los libros principales de contabilidad (Diario, Mayor y Balances,

Inventarios) y presentar los informes financieros. Si la contabilidad se lleva

en un programa de contabilidad, tanto los libros auxiliares como principales
al igual que los estados financieros se emiten como reportes, mediante doble
clic.

8.

Emite estados financieros, mediante la elaboracin de la hoja de trabajo con

el objeto de darle razonabilidad a la informacin y terminar el proceso
contable. La emisin de estados financieros es muy sencilla cuando se
dispone de un programa de contabilidad como el de Novasoft, porque con un
clic se las operaciones del ejercicio, y con otros en reportes se obtienen los
estados financieros que se requieren.

9.

Interpreta los resultados de la contabilidad, justifica su estructura financiera,

elabora los indicadores financieros y de gestin para encontrar respuesta al
desempeo de la administracin y mediante una segunda lectura los
relaciona con los del sector y concluye un informe.

10. Analiza los problemas, mediante el estudio de causas y efectos para plantear
soluciones y planes de mejoramiento de las situaciones crticas que no
permiten lograr el xito en el mediano y largo plazo.
11. Evala la factibilidad financiera de la empresa en marcha, e incorpora
soluciones a los problemas, con nuevas actividades operativas y estratgicas
que la ubiquen en nuevos escenarios probables y posibles, con un anlisis
de los resultados de acuerdo al devenir de la empresa; quiere decir que
adems de las operaciones propias del negocio se muestran otras
alternativas en un horizonte con la prospectiva posible que se desea.

12. Informa a los usuarios los resultados en primera instancia a la gerencia,

luego a la Asamblea general o Junta de socios que toma las decisiones de

mejoramiento, estrategias hacia el futuro, distribucin de excedentes.

Tambin a los proveedores, nuevos inversionistas del mercado de valores y
empleado que requieran informacin.

13. Seguimiento mediante indicadores de gestin sobre los planes que dan la
factibilidad financiera al negocio para llegar al final del ejercicio econmico
con resultados y dar explicacin a las diferentes situaciones que se
solventaron durante el periodo contable.
La definicin de contabilidad como proceso incluye muchas actividades
importantes para obtener el objetivo de informacin oportuna y objetiva sobre la
razonabilidad de las operaciones, que en la mayora de las contabilidades se
quedan en la actividad nueve, donde apenas sacan unos indicadores sin ninguna
lectura de anlisis ni ubicacin en el sector, por consiguiente, falta profundizar los
ltimos cuatro puntos que son los que generan valor agregado a la empresa y le
da al contador y al administrador la relevancia profesional.

Algunos gurs de la administracin opinan que tomar decisiones sobre los

informes de contabilidad no tiene sentido, primero, porque solamente se limitan a
presentar unos estados financieros fros sin ningn anlisis y sin la evaluacin de
la situacin real; y segundo, cuando se presentan ya tienen tres meses de
retardo.

Otros opinan que administrar la empresa con base en los datos de contabilidad,
es como quien maneja un carro mirando por el espejo retrovisor, pues aunque no
se debe desconocer el pasado, hay que potenciarlo mediante planes de accin
para tener xito en el futuro. La verdad es que todo es cierto, porque hay
administradores que toman decisiones sobre el Estado de Resultados, que es el
ms incierto, y porque debera utilizar el Estado de Flujos de Efectivo.

Clases de contabilidad

Existen diferentes bases comprensivas de contabilidad. Las ms importantes

permiten referirse a seis grandes tipos de contabilidad:
1. Contabilidad financiera.
2. Contabilidad fiscal.
3. Contabilidad gerencial.
4. Contabilidad cientfica.
5. Contabilidad ambiental.
6. Contabilidad estandarizada.

Contabilidad financiera: es la ms conocida de todas y su base comprensiva

son los principios de contabilidad generalmente aceptados a partir de los cuales
se ha elaborado un modelo contable basado en el costo histrico recuperable y
en el concepto de mantenimiento del capital financiero nominal.

El objetivo es que pretende con esta base es proporcionar informacin respecto

de la informacin financiera, el desempeo y los cambios en la posicin
financiera de la empresa, de utilidad para un amplio rango de tomadores de
decisiones.
Contabilidad fiscal: la base de la contabilidad es la base gravable, definida en
trminos impositivos a partir del poder coercitivo del Estado para obtener
recursos. No necesariamente es una base tcnica aunque se insiste que por
desarrollo del principio de legalidad, debe cumplir condiciones de equidad y
justicia. En ltimas, corresponde a las decisiones de poltica econmica del
Estado.
Contabilidad gerencial: la informacin para usuarios externos y con marcada
responsabilidad social (contabilidad financiera) sigue siendo importante. Pero la

gerencia necesita otro tipo de informacin, ahora de carcter interno, con el fin de
impulsar y controlar su gestin, proceso que recibe el nombre de contabilidad
gerencial (administrativa, directiva, interna, etc).

Contabilidad cientfica: la contabilidad como tal no es ciencia. Es un

conocimiento intuitivo-emprico, prctico. Un arte. O si se prefiere usar trminos
modernos, una tecnologa. En un ejercicio tiene prelacin la rutina (mecanizacin,
automatizacin), la experiencia y el sello personal de quien ejerce.
Contabilidad ambiental: toma vigencia por la responsabilidad de todo ente
econmico de preservar la naturaleza al momento de desarrollar su objeto social
con responsabilidad, para que su rentabilidad obtenida no sea a costa de la
destruccin del medio ambiente.

Contabilidad estandarizada: las nuevas tendencias de la contabilidad son hacia

la armonizacin, estandarizacin y ahora ltimo a la convergencia de las normas
internacionales de contabilidad para que permita elaborar informacin que sirva
para cualquier continente, el flujo de capitales y movimientos de bienes y
servicios de empresas transnacionales, de tal manera que el contador tiene la
responsabilidad

de

actualizar

sus

conocimientos

con

los

parmetros

internacionales y lograr ser eficiente en una economa globalizada mediante los

nuevos tratados internacionales de libre comercio y libre ejercicio profesional.

El tema es objeto de estudio en simposios y congresos de contadores pblicos, al

terminar el ao 2004 se conoci la prorroga segn la Ley 992 por dos aos ms
del Artculo 63 de la Ley 550 de 1999, mejor conocida como Ley de Intervencin
Econmica, sin embargo, hoy no se conocen los pronunciamientos del rgano
normativo Consejo Tcnico de la Contadura, respecto a los ajustes pertinentes
en materia de contabilidad y aseguramiento de la informacin en cumplimiento de
la Ley 1314 de 2009.

Ciclo contable

Describe el proceso de la contabilidad fundamentalmente en los siguientes

aspectos:
Recoleccin de todos los documentos de contabilidad (recibos de caja,
comprobantes de pago, facturas de venta, facturas de compra, notas de
contabilidad, etc.).
Codificacin de los soportes contables con la ayuda del concepto de cuenta y
manejo del Plan nico de Cuentas.
Elaboracin del comprobante de contabilidad con todos los soportes
anteriores.
Registro de los libros auxiliares tanto en la cuenta de control y subcuentas y
de los libros principales.
Ajustes contables que sean necesarios.
Elaboracin de los estados financieros del ejercicio.
Informe de gestin para calificar el desempeo de sus directivos.

Definicin

El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los
hechos econmicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios
de la informacin (Articulo. 46, Decreto Reglamentario 2649/93). El ciclo de
informacin contable est compuesto por tres procesos: entrada, proceso y salida
de la informacin contable.

Entrada de la informacin

El ciclo contable muestra todo el proceso de informacin financiera y consistente

fundamentalmente en los siguientes aspectos:

 Transacciones comerciales resultado de la naturaleza del negocio.

Recoleccin de los documentos soportes externos e internos.
Codificacin de cada soporte en sus operaciones o transacciones.
Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad.
Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal.
Elaboracin de los estados financieros. El ciclo es vlido tanto por la
contabilidad manual como tambin para la contabilidad sistematizada.

En el grfico N 1 se muestra la recoleccin de soportes que facilitan la

elaboracin de la contabilidad en un periodo contable de un mes o trimestre, o
ciclo contable de un ao. (Fierro, 2011)

Grfico No 1. Recoleccin de soportes y elaboracin de libros

Soportes contables
Soportes de contabilidad internos:
1. Recibo de caja o comprobantes de ingreso
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias
se archivan as: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja, y el crdito de

acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

2. Recibo de consignacin
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
cuentahabientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el

banco, y una copia con el sello del cajero recibido o el timbre de la mquina
registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y
cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y las copias que sean necesarias
segn las exigencias de la empresa.
Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que
suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o
retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para
elegir slo una; depsitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en
efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y exigencia del cliente.
(Universidad Libre de Colombia, 2009)

3. Factura de venta

 Concepto
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de venta y del
comprador factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
Requisitos de la factura
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

- Estar denominada expresamente como factura de venta, preimpreso.

- Numeracin en orden consecutivo, preimpreso.
- Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el
servicio, preimpreso.
- Apellidos y nombre o razn social del adquiriente de los bienes o servicios.
- Fecha de expedicin.
- Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios
prestados.
- Valor total de la operacin.
- El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura, preimpreso.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. (Universidad del
Quindo, s.f)

Documentos equivalentes a la factura

Son documentos equivalentes a la factura:
- Los tiquetes de mquinas registradoras.

- Las boletas de ingreso a espectculos pblicos.

- Los tiquetes de transporte de pasajeros.
- Los recibos de pago de matrculas y pensiones expedidos por los
establecimientos de educacin reconocidos por el Gobierno.
- Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes
de pago.
- Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversin, fondos
de inversin extranjera, fondos mutuos de inversin, fondos de valores, fondos
de pensiones y de cesantas.
- Facturas electrnicas. (Decreto 1165, 1996)

Entindase por factura electrnica el documento computacional que soporta una

transaccin de venta de bienes o prestacin de servicios, transferido bajo un
lenguaje estndar universal denominado Edifact de un computador a otro.
(Decreto 1094, 1996)
Quines no estn obligados a facturar?
No se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

a) Los Bancos, las Corporaciones Financieras, las Corporaciones de Ahorro y

Vivienda, las Compaas de Financiamiento Comercial;

b) Las Cooperativas de Ahorro y Crdito, los Organismos Cooperativos de grado

superior, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, las Cooperativas
Multiactivas e Integrales, y los Fondos de Empleados, en relacin con las
operaciones financieras que realicen tales entidades;

c) Los responsables del rgimen simplificado;

d) Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo y gas

natural comprimido, en lo referente a estos productos;

e) Las empresas que presten el servicio de transporte pblico urbano o

metropolitano de pasajeros, en relacin con estas actividades;

f) Quienes presten servicios de baos pblicos, en relacin con esta actividad;

g) Las personas naturales vinculadas por una relacin laboral o legal y

reglamentaria, en relacin con esta actividad;

h) Las personas naturales que nicamente vendan excluidos del impuesto sobre
las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los
topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del rgimen
simplificado. (Decreto 1001, 1997)

Factura de venta de mercanca al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por
mayor y al por menor, si la mercanca no est gravada; si est gravada se
acredita tambin la cuenta impuesto sobre ventas por pagar.
Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercanca no est
gravada se debita adems impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita
bancos o caja.
Factura de venta de mercanca a crdito
El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su
organizacin contable, as: original para cartera, una copia para el cliente, otra
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad. La empresa que compra mercanca al contado o a crdito,
seleccionan los proveedores que les cotizan los artculos de acuerdo con la
calidad, precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades.
Despus de estudiar las solicitudes de mercanca de su almacn, efectan los
pedidos de mercancas mediante una orden de compra para el proveedor elegido,
por haber, presentado la mejor cotizacin.

4. Comprobante de venta con tarjeta de crdito

Concepto de tarjeta de crdito
La tarjeta de crdito (o dinero plstico) es un medio de pago que utiliza el
tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema. (Universidad Libre de
Colombia, 2009)
La tarjeta de crdito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilizacin de
tarjeta de crdito, suscrito mediante la entidad financiera y una persona natural o
jurdica. Por medio del contrato, el tarjetahabiente se compromete a utilizar este
documento en forma personal e intransferible y a pagar peridicamente a la
entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios
comprados a travs de este medio.
El establecimiento comercial para afiliarse al sistema suscribe un contrato con la
entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las
tarjetas de crdito como un medio de pago de sus clientes y a la vez la entidad
financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes
firmados por los tarjetahabientes, deducido por el servicio un porcentaje de
comisin que oscila entre el 5% y el 10%.
Consignacin del comprobante de venta
El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crdito en la cuenta
corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidacin y el formato
establecido debidamente diligenciado.
5. Cheque
Es un ttulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco
denominado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un
tercero llamado "beneficiario".

6. Comprobante de pago o de egreso

Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al

comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para
mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el
titulo valor se entrega al beneficiario. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando

claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

7. Letra de cambio
Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que
da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago de compras y

ventas a crdito. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por
cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
8. Pagar
Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad
de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar
los crditos bancarios. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Nota dbito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de
facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus
obligaciones. (Universidad Libre de Colombia, 2009)

Nota crdito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas,
para su contabilizacin se utiliza un comprobante que se denomina nota crdito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas
mnimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un monto
denominado caja menor. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Soportes de contabilidad externos
Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen
un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre.
(Universidad Libre de Colombia, 2009)
Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y
en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as
como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los
documentos y soportes que lo justifiquen.

Cuenta

La cuenta es como una persona, con capacidad de dar y recibir, por

consiguiente, todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y
muestra la diferencia en el saldo. Las operaciones comerciales se relacionan con
una cuenta en particular, las que presentan movimiento dbito y movimiento
crdito y como resultado el saldo que implica:
Disponibilidad (caja general, bancos, fondos).
Inversiones a corto plazo (ttulos, acciones, cuotas, partes de inters social).
Valores a recaudar (clientes, ingresos por cobrar).
Materias primas (inventarios de materias, materiales).
Mercancas (Productos no elaborados por la empresa).
Valores con capacidad de ser realizable (inventarios).
Valores capitalizados en activos (propiedades, planta y equipo, maquinaria,
muebles y enseres, etc.).
Contribuciones al Estado (impuestos, gravmenes y tasas, nacionales o
municipales).
Obligaciones laborales (sueldos, prestaciones sociales, aportes patronales,
parafiscales).
Obligaciones por pagar (proveedores de bienes y servicios).
Cuentas por pagar (gastos a terceros).
Deudas con instituciones financieras (Obligaciones financieras).
Valor a reembolsar o restituir a sus dueos (patrimonio).
Beneficios por distribuir (utilidades del ejercicio, acumuladas, dividendos o
participaciones).
Supervit por realizar (valoracin econmica de activos pendiente de realizar
en el momento de la enajenacin). (Fierro, 2011)

Las cuentas se pueden interpretar como una serie de cajoncitos con nombres propios,
donde se guarda y se saca los valores comunes a l, para mostrar al final un saldo y
elaborar el balance, el cual acta y acumula transacciones para el nuevo periodo.
Clasificacin de las cuentas
Segn su naturaleza:
Naturaleza dbito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con los
registros que se hagan al dbito y disminuyen con registros al crdito, su saldo
siempre representa derechos y bienes controlados por la empresa.
Naturaleza crdito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con
registros que se hacen en el crdito y disminuye con registros al dbito, su
saldo representa las obligaciones que tiene la empresa surgida de unos
sucesos pasados. (Fierro, 2011)

Las cuentas de naturaleza dbito son las que trabajan para producir y las cuentas de
naturaleza crdito son las que consumen el trabajo.
Segn los estados financieros
Las cuentas que contienen los estados financiero, balance general y estado de
resultados, se clasifican en cuentas reales, nominales y cuentas de orden.
Cuentas reales o de balance: son las cuentas con las cuales se prepara el balance
general y corresponden a las clases: 1. Activo, 2. Pasivo y 3. Patrimonio.
Activo: son derechos y bienes que controla el ente econmico al servicio de la
actividad, tanto en capital de trabajo operativo, como bienes de capital e
inversiones, diferidas todas ellas aumentan su saldo con los registros en el dbito
y disminuyen su saldo con registros en el crdito.

ARTCULO 35: un activo es la representacin financiera de un recurso obtenido

por el ente econmico como resultado de eventos pasados, de cuya utilizacin se
espera que fluyan a la empresa beneficios econmicos futuros. (Decreto 2649,
1993)

Por ejemplo:
-

Caja.
Bancos.
Deudores.
Inversiones.
Inventarios.

Pasivo: son las obligaciones contradas por el ente econmico con terceras
personas, porque han facilitado el financiamiento y han permitido desarrollar sus
operaciones e inversiones, ellas aumentan sus saldos con registros en el crdito y
disminuye con registros en el dbito, su saldo siempre ser de naturaleza crdito.
Un pasivo es una obligacin presente en la entidad, surgida a raz de sucesos
pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera
desprenderse de recursos que incorporan beneficios econmicos. (Fundacin IASC,
2009)
Por ejemplo:
-

Obligaciones financieras.
Proveedores.
Impuestos por pagar.
Cuentas por pagar.

Patrimonio: son los aportes llevados por los dueos al fondo comn de la empresa
para desarrollar la actividad comercial que se denomina capital social, que luego se
alimentan con parte de los beneficios que se acumulan durante la vida del negocio y
se llaman reservas, utilidades acumuladas; y otras se distribuyen en calidad de
dividendos o participaciones por pagar en acciones, cuotas o partes de inters social.
Estas cuentas aumentan con registros en el crdito y disminuyen con registros en el
dbito, su saldo siempre ser de naturaleza crdito.

Es la participacin residual en los activos de una entidad una vez deducidos todos sus
pasivos. (Fundacin IASC, 2009)
Cuentas nominales o de resultado: acumulan las operaciones realizadas
durante un ciclo contable y estn relacionadas con las clases: 4 Ingresos, 5
Gastos, 6 Compras y 7 Costos de produccin u operacin.
Nominales de ingreso: recogen los ingresos por ventas o prestacin de
servicios y se disminuyen con las devoluciones o anulacin de los contratos.
Hacen parte los grupos 41 Operacionales, 42 No operacionales y estas a su
vez tienen mltiples conceptos.
Nominales de gasto: son todos los gastos de administracin y de distribucin
y venta, necesarios en la produccin de la renta. Hacen parte los grupos 5
Operacionales de administracin, 52 Operacionales de ventas, 53 No
operacionales, 54 Impuesto de renta y complementarios y 59 Ganancias y
prdidas. (Fierro, 2011)

Nominales de costo: son los costos de la mercanca vencida, no fabricada por la

empresa y tratndose de empresas de fabricacin, est compuesta por los costos de
produccin y venta. Hacen parte los grupos 61 Costo de venta y prestacin de
servicios, cuando se maneja el sistema de inventario permanente y la 62 Compras
cuando se maneja el sistema de inventario peridico.
Costos de produccin u operacin: cuando la empresa es manufacturera, debe
utilizar cuentas apropiadas para la produccin, antes de llevar los productos a los
inventarios, los que a su vez en el momento de la venta contribuyen en costos de la
mercanca vendida y fabricada por la empresa. Hacen parte los grupos 71 Materia
prima, 72 Mano de obra directa, 73 Costos indirectos y 74 Contratos de servicios.
Cuentas de orden: recoge los hechos econmicos que no comprometen
directamente la estructura financiera del balance o del estado de resultados y se
clasifican en las clases de cuentas, 8 Cuentas de orden deudoras y 9 Cuentas de
orden acreedoras. (Fierro, 2011)

 De orden deudora: son hechos o circunstancias que generan derechos que pueden
afectar la estructura financiera, tambin se incluyen registros de control interno de
activos, informacin general o control de futuras situaciones, as como las diferencias
en las conciliaciones tributarias. Son de naturaleza dbito.
De orden acreedora: son compromisos o contratos que se relacionan con posibles
obligaciones que pueden llegar a afectar la estructura financiera, se incluyen los
registros de control interno de pasivos y patrimonio, como tambin las diferencias en
conciliaciones tributarias entre los pasivos y patrimonio con las declaraciones de
renta. Son de naturaleza dbito y aumentan su saldo con los siguientes grupos 91
Responsabilidades contingentes, 92 Acreedoras fiscales, 93 Acreedoras de control, y
son de naturaleza crdito, 94 Responsabilidades contingentes por el contrario, 95
Acreedoras fiscales por el contra y 96 Acreedoras de control por el contra.
La caracterstica principal de las cuentas de orden es que son cruzadas, quiere decir
que no se combinan con ninguna otra cuenta real o nominal que conforme se crean y
cancelan cruzando sus saldos cuando han cumplido su objetivo.
Mtodo de la cuenta T
Existe la forma grfica de presentar las cuentas en forma de T, utilizada por el aprendiz
que se inicia en estas labores, la que se puede interpretar desde el punto de vista de la
persona que observa:
En la parte superior se identifica el nombre de la cuenta mayor o de balance, la
cuenta nominal o de ingresos, egresos , etc.; en la parte izquierda de la persona
que observa se registra o escriben los movimientos dbitos (valores que recibe) y
en la parte derecha los movimientos crditos (valores que entrega), para saldar o
calcular el saldo de la cuenta se traza una lnea inferior y se suman los
movimientos, los que no son iguales; enseguida se coloca el saldo por diferencia
entre los dos movimientos, por ejemplo, si los movimientos dbitos son
superiores a los crditos la diferencia se coloca al crdito para mostrar finalmente
sumas iguales, caso contrario si los movimientos crditos son superiores a los
dbitos la diferencia se coloca al dbito para obtener sumas iguales, como se
puede observar a continuacin:

Mtodo de la cuenta T
Cabeza: nombre de la cuenta
Izquierda

Derecha

Dbitos con efectos contrarios Crditos con efecto contrarios segn

segn la naturaleza de la cuenta:
la naturaleza de la cuenta:
De naturaleza dbito su saldo
aumenta.
De naturaleza crdito su saldo
disminuye.
Activos
Aumentan
Gastos
Aumentan
Costos
Aumentan
Pasivos
Disminuyen
Patrimonio
Disminuyen
Ingresos
Disminuyen
Suma de movimiento dbito
Saldo de la cuenta crdito

De naturaleza dbito su saldo

disminuye.
De naturaleza crdito su saldo
aumenta.
Pasivos
Aumentan
Patrimonio
Aumentan
Ingresos
Aumentan
Activos
Disminuyen
Gastos
Disminuyen
Costos
Disminuyen
Suma de movimiento crdito
Saldo de la cuenta crdito

Sumas iguales
Dinmica de la cuenta T: para mostrar el proceso contable en forma didctica
algunos autores recurren a la cuenta T, para reemplazar la codificacin del
soporte en forma de reporte; no solamente con el nombre de la cuenta y el
registro dbito y crdito, sin embargo, para nadie es un secreto que este proceso
no se usa en la elaboracin de la contabilidad manual, las cuales son
reemplazadas en la prctica por el registro diario que sirve a su vez para la
elaboracin del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares respectivos
en va de extincin, por la presencia de los computadores que realizan ese
trabajo. (Fierro, 2011)

a) Mtodo de la partida doble

La partida doble es considerado el mtodo matemtico de la contabilidad, esta teora
expone que en toda transaccin intervienen mnimo: la cuenta que recibe y otra cuenta

que entrega para una operacin sencilla, pero pueden suceder operaciones mltiples
donde sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que entregan (se
acreditan), como si fuera una balanza.
De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (dbitos) con los
valores entregados (crditos) y se fortalece el mtodo de la partida doble. Por
consiguiente, cada transaccin tendr un doble registro como mnimo, uno a la cuenta
del activo o egresos y otro a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma
simple o mltiple. El saldo de cada cuenta despus de haber acumulado todas las
transacciones de un periodo, sirve para elaborar los estados financieros como resultado
final de una contabilidad financiera donde se guarda el equilibrio de la partida doble.
b) Mtodo de la ecuacin contable
A partir del mtodo de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la
ecuacin contable, que presenta los activos en equilibrio con la suma de los
pasivos y el patrimonio:
Activos = Pasivo + Patrimonio

Esta ecuacin tambin puede confeccionarse de otras formas a partir de la

primera ecuacin:

Activos + Costos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos

Activos = Pasivos + Patrimonio + (Ingreso Costos gastos)
Activos Pasivos = Patrimonio + (Ingresos costos gastos) (Fierro, 2011)

Para practicar la ecuacin contable, se debe buscar toda clase de transaccin para
identificar que cuentas reciben los derechos o bienes de capital o que cuentas entregan
dichos bienes o derechos, para mostrar en forma permanente el equilibrio de la
ecuacin que contribuye a el objeto de ser la contabilidad y de los estados financieros
del balance general y el estado de resultados.
c) Ajustes contables
Por demasiado cuidado que se tenga en el registro de las operaciones, as est
sistematizada la contabilidad, el carcter humano del operador en uno y otro sistema
hace que se omitan registros que se requieren del consecuente ajuste de las

operaciones, por esta razn y antes de emitir estados financieros se debe consultar las
normas bsicas y tcnicas consagradas en el decreto reglamentario 2649 de 1993 para
reconocer hechos con posterioridad a la fecha de corte, antes de la emisin de los
estados financieros.
Ajustes: los ajustes a las operaciones son de tres tipos:
Hechos econmicos no reconocidos.
Errores involuntarios que son objeto de recomendaciones de auditora.
Ajustes a los pasivos en moneda extranjera y en unidades UVR.
Algunos ejemplos de hechos no reconocidos pueden ser las mercancas
recibidas con orden de remisin y que en el momento no se conoce la factura,
gastos por transporte de carga sin conocimiento de factura de transporte, nmina
de empleados al igual que las prestaciones sociales sin causar. Los errores
involuntarios pueden ser cambios en el valor del soporte, error en la codificacin
y por ltimo los errores en el clculo de la depreciacin, amortizacin y
agotamiento.
Cierre: el cierre contable es el procedimiento que se ejecuta antes de divulgar
cualquier estado financiero, cancelando las cuentas nominales de ingresos y
egresos operacionales, de ingresos y egresos no operacionales, para mostrar el
resultado neto del ejercicio en la parte pertinente del patrimonio, como nica
cuenta 360505 Utilidades del ejercicio o 361005 Prdidas del ejercicio, que se
obtienen del estado de resultados.
El cierre contable o cierre del ejercicio est previsto hacerlo mensualmente,
cuando los estados financieros son intermedios o anualmente cuando solamente
se presentan al finalizar el ejercicio contable, cuando el sistema es manual, en
cambio cuando es por computador no requiere este proceso para emitir un
estado financiero, porque simula el cierre contable y determina utilidad o
prdidas. (Fierro, 2011)

d) Ejercicio de aplicacin
1. Consignacin o depsito en entidades financieras

De acuerdo con los principios de auditora, el dinero que recibe la empresa debe
consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de ahorro. Al efectuarse
pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco valor, que
se cancelan por caja menor.

Consignacin en el Banco de Amrica por $ 1.000.000

Se consigna en el Banco, cdigo 1110.
El dinero sale de la caja de la empresa, cdigo 1105.
Bancos: Cuenta del Activo, al consignar Aumenta = Dbito.
Caja: Cuenta de Activo, al retirar dinero Disminuye = Crdito.

Cdigo

Cuenta

Debe

1110

Bancos

1.000.000

1102

Caja

Haber

1.000.000

2. Compra de mercanca
Compra de mercanca al contado por $ 500.000, valor cancelado con cheque del
Banco de Amrica.
Cdigo

Cuenta

Debe

6205

De mercanca

500.000

1110

Bancos

Haber

500.000

3. Venta de mercanca al contado

Venta de mercanca al contado por valor de $ 2.000.000

Cdigo

Cuenta

Debe

1105

Caja
Comercio al por mayor y al por
menor

2.000.000

4135

Haber

2.000.000

4. Venta de mercancas a crdito

Venta de mercancas a crdito por $ 700.000

Cdigo

Cuenta

Debe

1305

Clientes
Comercio al por mayor y al por
menor

700.000

4135

Haber

700.000

(Universidad del Quindo, s.f.)

5. Compra a crdito de activos diferentes de mercanca

Compra a crdito muebles para la oficina por valor de $ 3.500.000
Cdigo
1524
2205

Cuenta
Equipo de oficina
Bancos

Debe
3.500.000

Haber
3.500.000

Prstamos recibidos por la empresa

La empresa obtiene un prstamo del Banco de Amrica por $ 35.000.000 y lo consigna
en la cuenta corriente.
Cdigo
1110
2105

Cuenta
Bancos
Bancos Nacionales
(pagares)

Debe
35.000.000

Haber
35.000.000

6. Abono de clientes
Un cliente abon $ 400.000 a la deuda por la venta de mercancas a crdito y gir un
cheque a favor de la empresa.
Cdigo

Cuenta

Debe

1105

Caja

400.000

1305

Clientes

Haber
400.000

7. Se abona a un proveedor
La empresa gira cheque por $ 1.000.000 a un proveedor por concepto de abono a
deuda por mercanca.
Cdigo

Cuenta

Debe

2205

Nacionales

1.000.000

1110

Bancos

Haber
1.000.000

8. Gastos
La empresa gira un cheque por $ 900.000 por concepto de arrendamiento de oficina por
un mes.
Cdigo
5120
1110

Cuenta
Arrendamientos
Bancos

Debe
900.000

Haber
900.000

9. Gastos pagados por anticipado

La empresa gira un cheque por valor de $ 300.000 correspondientes a tres meses de
honorarios anticipados.
Cdigo
1705
1110

Cuenta
Gastos pagados por
anticipado
Bancos

Debe

Haber

300.000
300.000

10. Ingresos
La empresa recibe consignacin por $ 100.000 por concepto de arriendo del
parqueadero.
Cdigo
1110
4220

Cuenta
Bancos
Arrendamientos

Debe
100.000

Haber
100.000

Referencias
Coral, L. (2007). Contabilidad universitaria. (Sexta Edicin). Bogot, Colombia: Mc
Graw Hill.
Decreto 1001. (1997, 8 de abril). Diario Oficial, 43017, 1997, 10 de abril.
Decreto 1009. (1996, 21 de junio). Diario Oficial, 42814, 1996, 26 de junio.
Decreto 1165. (1996, 28 de junio). Diario Oficial, 42824, 1996, 5 de julio.
Decreto 2649. (1993, 29 de diciembre). Diario Oficial, 41156, 1993, 29 de diciembre.
Daz, H. (2008).Contabilidad general. (Segundo edicin). Mxico: Prentice Hall.
Fierro, A. (2011). Contabilidad General. (Cuarta edicin). Bogot, Colombia: Eco
ediciones.
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http://co.fotolia.com/id/56710032
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 Universidad Libre de Colombia. (2009). Soportes de contabilidad. Consultado el 20

noviembre de 2003, en
http://www.unilibre.edu.co/CienciasEconomicas/Webcontaduria/estudie/Conta/Conta
Sopor.htm#ir3
Control del documento
Nombre
Martha Isabel
Pinzn Dueas
Autor
Amparo Ballesteros
Rodrguez

Adaptacin

Paola Andrea
Bobadilla Gutirrez

Cargo

Dependencia

Fecha

Expertas
temticas

Centro Industrial del

Diseo y la
Manufactura
Regional Santander

Noviembre
de 2013

Guionista Lnea de
produccin

Centro
Agroindustrial
Regional Quindo

Diciembre
de 2013