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Unidad 3.

Proceso de Auditora
Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a
la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.
Cdigo: FGI-083 - PGI-007

ACTA DE INICIO DE AUDITORIA

Fecha de Emisin:
Agosto 03 de 2016
Versin: 01

Fecha de la reunin de D: 01
apertura
Nombre del Proceso: Almacn

M: 11

A: 2016

Hora: 7:30 am

Auditor Lder: Marcela Montoya


Equipo Auditor:
Andres Felipe ceballos
Viviana pineda

Marcar lo
realizado

1. Presentar los miembros del equipo de auditoria y el auditor lder.

Ok

2. Objetivo de la Auditoria - Explicar el alcance de la auditoria y la forma como se


llevar a cabo.

Ok

3. Clarificar los Canales de Comunicacin dispuestos para dar a conocer


inquietudes o mal entendidos durante la auditoria.

Ok

4. Explicar los mtodos y procedimientos que van a ser usados para la realizacin
Ok
de la auditoria.

5. Revisar el Plan de la Auditoria con los auditados para confirmar su


disponibilidad para las entrevistas.

Ok

6. Presentar los formatos que sern utilizados por los auditores, listas de
verificacin.

Ok

7. Aclarar inquietudes por parte de los auditados.

Ok

8. Confirmar compromiso de confidencialidad por parte de los auditores.

Ok

9. Fijar fecha y hora para la reunin de cierre de la auditoria

Ok

Fecha de la reunin de cierre D: 01


M: 11
Firmas del auditor lder y equipo auditor:

A: 2016

Hora: 10:30 am

Participantes en el Proceso de auditoria:


Nombres y Firmas

ETAPAS

REQUISITOS
Desarrollo de los objetivos del programa
Funciones y responsabilidades de las personas que gestionan el
programa de auditora
Competencia de las personas responsables de gestionar el programa
de auditora
1. Establecer el
Determinacin del alcance de un programa de auditora
programa de auditora
Identificacin y Evaluacin de riesgos relacionados con el programa
de auditoras
Establecimiento de procedimientos de programa de auditoras
Identificacin de recursos del programa de auditora
2. Implantar el
Definicin de objetivos, alcance y criterios de auditora de forma
programa de auditora individual
Determinacin del mtodo de auditora
Seleccin del equipo auditor: Al seleccionarlos se debe tener en
cuenta la independencia de stos con los procesos a auditar en el
caso que estos sean internos (los auditores pueden ser contratados
externamente siempre y cuando posean certificado que los acredite
en conocimientos y experiencia en Calidad, Ambiental y SG-SST).
Asignacin de responsabilidades al lder del equipo auditor para las
auditoras individuales.
Gestin del resultado del programa de auditora

Gestin y mantenimiento de los registros del programa de auditora.


Evaluar la conformidad con el programa de auditora, cronograma y
objetivos.
Evaluar el desempeo del equipo auditor
3. Seguimiento al
programa de auditora Evaluar la capacidad de os auditores para implementar el plan de
auditora
Evaluar la retroalimentacin de la Alta Direccin, de los Auditados, de
los Auditores y de Otras Partes Interesadas
Cambios en el programa de auditora
Verificar el cumplimiento de los objetivos del programa de auditora
Resultados y tendencias del programa de auditora
La conformidad con los procedimientos del programa de auditora
La evolucin de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas
Registros del programa de auditora
4. Revisar y mejorar el Mtodos de auditora alternativos
programa de auditora La eficacia de medidas para tratar los riesgos asociados al programa
de auditora
La confidencialidad y seguridad de la informacin relacionados con el
programa de auditora
Implementacin del programa de auditora
Identificar reas de mejora
Revisar el desarrollo profesional de los auditores
Informar a la Alta Direccin los resultados de la revisin del programa
de auditora

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.


N

Documento revisado

Poltica de
almacn

nacional

Observaciones del documento


de

Procedimientos almacn
Procedimientos e instructivos de

ltima actualizacin 31 de enero 2009


este se encuentra desactualizado y no
coincide con los lineamientos actuales
ltima actualizacin 16 de marzo de 2016
Este se encuentra que solo los instructivos

Almacn: PR-CA-01 Almacn.

estn normalizado por control interno

No Conformidades abiertas de
aos anteriores.

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de


comunicacin que usar durante la auditora.
La escucha activa.
d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de
recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo:
lista de Chequeo).
Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental, fsicas y
escritas.
e. Generacin de hallazgos de auditora:
Hallazgos de la Auditora:
Hallazgo encontrado (H): Conformidad (C), No Conformidad (NC), Observacin (O) y
Requisito que contraviene (R)
No H
R
Descripcin

REVISION NO CONFORMIDADES ABIERTAS

NC

AUDITORIA
INTERNA
INTEGRAL
08 y 09 DE
ABRIL DE
2016

4.1 f) ISO 9001:2008 Generalidades. Almacn. No se evidencia


continuidad en el correo electrnico al director de mantenimiento con los
costos de su rea que segn lo determinado en el PR-CA-01 El
coordinador de almacn enviara diariamente va email el informe de
costos de mantenimiento al director del rea para su respectiva;
incumpliendo el numeral 4.2.4 Control de los registros de la norma
ISO 9001:2008

Se cierra la no conformidad. Se evidencia que el coordinador del


Almacn realizo la modificacin del procedimiento quedando con
periodicidad semanal.

NC

AUDITORIA
INTERNA
INTEGRAL
08 y 09 DE
ABRIL DE
2016

7.4.3 ISO 9001:2008 Verificacin de los productos comprados. Tras


revisin aleatoria a los siguientes insumos: Tornillera, materiales
elctricos y filtros en general, se evidencian algunos filtros (ref. 7635 y
4917) sin ningn tipo de empaque vulnerando lo establecido en el PRCA-01 Plan de almacenamiento de materiales y herramientas; en
entrevista realizada al seor Jos Delgado (auxiliar de almacn) no se
evidencia claridad conceptual para la revisin de los materiales que
llegan al almacn segn lo establecido en PR-CA-01; se evidencian
debilidades en el conocimiento de los auxiliares acorde a lo determinado
en el PR-CA-01 para la recepcin de materiales" y para el plan de
almacenamiento de materiales y herramientas.
Se cierra la no conformidad. Se realiz socializacin de las nuevas
pautas establecidas en el nuevo procedimiento, en las reuniones que se
realizan continuamente en el almacn, la socializacin se realiz el 2 de
mayo a la 1 pm, se revis el procedimiento y el nuevo manejo de las
herramientas, se evidencia correo del envi del nuevo procedimiento el
da 26 del coordinador a los auxiliares.

AUDITORIA NOVIEMBRE DE 2016


Se revisa el cumplimiento del procedimiento del almacn segn lo
establecido en PR-CA-01 ALMACEN, se evidencia la trazabilidad con la
requisicin de mantenimiento 2724 escogida al azar y se revisa el
proceso as:

7.5.3
(ISO
9001)

Se recibe el formato FO-CA-07 Requisicin de Suministros el da 19


de febrero de 2016 con la solicitud de 2 un de llantas direccionales
ref. 295x80 R 22.5XZU3 Michelin original para el vehculo 8516 con
sus respectivas firmas.
Se realiza solicitud de compras 10880 con la informacin anterior, se
monta el 19 de febrero del 2016.
Se realiza entrada de almacn n.14333 el 23 de marzo a Casa Lpez
segn orden de compra 13352, se caus el 28 de marzo la factura
22095 con el cc 14045 y se entreg a tesorera el mismo da.
Se verifica el documento fsico y se evidencia factura orden de
compra y causacin con sus respectivos sellos y firmas.
Se entreg a segn salida 64920 infomante del 23 de abril

Segn la nueva modificacin al procedimiento PR-CA-01 Almacn,


El coordinador y/o los auxiliares de almacn realizan inventarios
selectivos de acuerdo al cronograma semanal para tener control
sobre las unidades inventariadas, el inventario general de almacn
se realiza anualmente
Se evidencia que existe el cronograma de selectivos, se realiza el
selectivo aleatorio de 10 tem y no se encontraron diferencias:
Desc. tem

U.M
.

Existenc
ia
Sistema

ALEATORI
O MAYO
29

ALARMA REVERSA

UND

2700

AMORTIGUADOR 472412C91

UND

1022
2

ARO FAROLA KENWORTH

UND

BALINERA 6002

UND

BARRA TRASVERSAL TORQUE


DIFERENCIAL HI

UND

BATERIA 4D 12V

UND

9507

BIELA MOTOR DT466

UND

6619

BOBINA 12V 3 VIAS

MTS

2313

BOTELLA TIPO800

UND

6348

CAMPANA BRONCE

UND

tem

940

7.5.2
(ISO
9001)

894

7481

943

El ltimo inventario se realiz el 13 de julio de 2015, y este ao


est programado para el 3 de diciembre.

NC

4.2.4
(ISO
9001)

NC

6.2.2
(ISO
9001)

El formato Selectivos de almacn FO-CO-23 para el periodo


revisado se encuentran sin firma de validacin y revisin de
control interno o Direccin del rea.

No se evidencia diligenciamiento del formato capacitacin ni induccin al


nuevo auxiliar de almacn Jovany Avalo

NC

7.5.5
(ISO
9001)

4.4.6
(ISO
14001)

Es responsabilidad del Coordinador del Almacn, revisar


trimestralmente todos los materiales del almacn, para verificar que
conserven sus propiedades originales y evitar el deterioro de los
empaques, fechas de vencimiento y compatibilidad de almacenamiento;
de esta forma se disminuyen las posibilidades de generar situaciones
anormales que posteriormente ocasionen un impacto negativo en el
medio ambiente.
El coordinador realiza la inspeccin de manera trimestral y diligencia el
formato FO-CA-24 Inspeccin Almacenamiento de Materiales, se
evidencia la ltima revisin el 18 de marzo de 2014
El procedimiento PR-CA-0A Expresa Para el caso de proveedores que
suministren bateras y agroqumicos (pesticidas, fungicidas) se les har
efectiva la exigencia de un Plan de Gestin de Devolucin de Productos
Pos consumo segn la resolucin 372 del 2009 (bateras) y la resolucin
693 del 2007 (agroqumicos), o en su defecto los avances que con
respecto al Plan de Gestin hayan adelantado y este se debe archivar en
su hoja de vida; lo anterior por considerarse ambos RESPEL (residuos
peligrosos)
Esta revisin no la realiza el almacn, no debera estar en su
procedimiento, las hojas de vida de los proveedores corresponden al
rea de compras. En el almacn se lleva el formato RETORNO A
PROVEERDOR FO CA 27, se evidencia el registro de la entrega de los
cilindros a oxigenar constante, tambin se evidencia devolucin de
recipientes de thiner (canecas 55 galones) y entrega de bateras a Mac.

6.3
(ISO
9001)

Prstamo de herramientas: en el transcurso de la auditoria se presenta el


mecnico Diego Duque y solicita el envolvedor de machuelo,
(herramienta) se evidencia en el momento que se diligencia el formato
FO CA 04 HERRAMIENTAS A CARGO DE V1 el cual consta de las
siguientes especificaciones: cantidad, descripcin, fecha de prstamo,
persona a cargo, fecha de devolucin y recibido del almacn.

8.5.1
(ISO
9001)

En el proceso de Prstamo de herramientas a los mecnicos, Se


realizar la identificacin de la herramienta y su manejo por medio de
cdigos de barra, igualmente se asignar ficha a cada mecnico y al
entregarle la herramienta solicitada se le pedir su ficha como garanta y
control, ya se realiz la solicitud de la pistola para lectura de cdigos de
barra para iniciar el proceso. Debe diligenciarse la accin de mejora.

NC

7.4.1
(ISO
9001)

Manejo de compras de stock: Se tiene el stock mnimo y mximo


identificado por rea, el coordinador del almacn realiza las solicitudes
de stock, pero el tiempo en realizar la compra y que el articulo llegue al
almacn es demasiado lo que provoca q el stock se agote y no se
encuentre disponible para las necesidades del rea que las requiere,
como se pudo evidenciar con el tem 4587 toma fuerza fuller se realiz
el 22 enero del 2016 solicitud 10777, a la fecha no se ha comprado y ya
no hay existencia, y el tem 2958 trompo freno solicitado el 23 de abril en
solicitud 11082, como estos casos se evidencia un gran listado en el
sistema uno.
El coordinador hace una revisin de lo que tiene solicitud de compra de
stock pero a la fecha no tienen orden de compra y tambin se maneja
un informe de las solicitudes q tienen orden de compra pero no han sido
entregadas por el proveedor.

FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

Se evidencia la mejora continua del proceso.

Cualquier informacin adicional generada entre la reunin de cierre y la


presentacin del informe:
Se evidencia que el proceso de Almacn no tiene su caracterizacin y
documentacin del sistema de manera independiente, al igual que en los
procedimientos donde se encuentran actividades que no corresponden al rea del
almacn sino al rea de compras.
Criterio de confidencialidad, se confirma el compromiso de no-divulgacin
de la informacin obtenida.
"Los auditores reiteran su compromiso de confidencialidad frente a los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones dadas en este informe. "
Lista de personas a quienes se les entregar copia del informe: NESTOR
GUARIN, YULLY ALEXANDRA GUTIERREZ, FABIO ALBERTO SALAZAR
Lderes de procesos
YULLY ALEXANDRA GUTIERREZ
Firma del auditor lder y del equipo de auditora:
Marcela Montoya Gomez
Ceballos

Andres Felipe

Anexos:
NINGUNO.

C: Conformidad

NCM: No Conformidad Mayor

NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.


Se debe actualizar la Poltica de Gestin del almacn y crear un procedimiento
para el manejo de inventarios
Se debe revisar el formato de prstamo de herramienta.
se debe revisar las capacitaciones al nuevo personal, para que cumplan con los
requisitos establecidos por la empresa.
Se deben revisar las actividades contenidas en procedimiento para actualizarlas,
debido a que se presentaron casos en los cuales dicha actividad no se realiza.
Se recomienda analizar las solicitudes de stock, ya que los tiempos que
transcurren entre la solicitud, la orden, y la llegada de los tems es muy extenso.se
evidencio el caso con el tem 4587 toma fuerza fuller se realiz el 22 septiembre
del 2016 solicitud 10777, a la fecha no se ha comprado y ya no hay existencia, y el
tem 2958 trompo freno solicitado el 23 de abril en solicitud 11082, como estos
casos se evidencia un gran listado en el sistema uno.
g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).
Fecha de la reunin de D: 11
cierre
Nombre del Proceso: Almacn

11

A:
2016

Hora: 2:00 pm

Auditor Lder: Marcela Montoya Gomez


Equipo Auditor: Andres Felipe Ceballos
Viviana pineda

Marcar
lo
realizad
o

Presentar los resultados de la auditoria, asegurndose de que los auditados


comprendan los resultados:

ok

Agradecimiento a los auditados por la cooperacin:

Ok

Explicacin de las conclusiones:

Ok

Recomendaciones de mejora al S.I.G.:

Ok

Aclaracin de las inquietudes de los auditados:

Ok

Fecha de entrega y
D: 11
M: 11
presentacin del informe
Firmas del auditor lder y equipo auditor:

A:
2016

Hora: 2:00pm

Participantes en el Proceso de auditoria:


Nombres y Firmas

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
En la realizacin de una auditoria es muy importante tener muy claro cul es el
procedimiento

seguir, estructurarlo

bien

para

que

este

muy bien

documentado, y estando en cumplimiento de las normas de auditora relativas a


la ejecucin del procedimiento y a la rendicin de informes, se pudo mirar cmo
se desarrolla el proceso de auditora que en su conjunto lo llevan a conocer en
forma objetiva la forma en la que se realizan las actividades de la empresa y si
estos cumplen los requerimientos de la operacin o la norma.

Fue muy

importante revisar que papeles de trabajo se deben utilizar y cul es la forma de


diligenciarlos ya que estos son los soportes que nos quedan a los auditores
como evidencias de nuestro trabajo y a la empresa como muestras de su
mejoramiento continuo.