PKI 03 - Gobernanza de Proyectos

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INDICADORES DE GESTIN DE DESEMPEO

GOBERNANZA DE PROYECTOS
CONSTRUCCIN DE INDICADORES DE
RENDIMIENTO PARA LA DIRECCIN
PROFESIONAL DE PROYECTOS
MDULO:
Guayaquil Ecuador
Material protegido por las leyes locales e internacionales de propiedad intelectual.
, PMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMI-ACP, CSM , CSPO & ITIL

Ing. Fernando Padilla, DBA(e), E-MBA, MSc-PM, MPM, GPM-b
Cualquier
reproduccin parcial o total queda totalmente prohibido
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Proceso de Estrategia
Organizacional
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Fuente: Hope, A., y Moehler, R.

(2014).
Ing. Fernando Padilla, DBA(e), E-MBA, MSc-PM, MPM, GPM-b, PMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMI-ACP, CSM, CSPO & ITIL
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Gobernanza Corporativa
Gobernanza est asociada a las palabras gobierno, gobernar, y control:
Gobierno se define como la oficina, autoridad o funcin de gobernar
(gobernabilidad es el cmo se gobierna).
Gobernar se define como tener el control de s mismo (gobernanza
como la actividad de gobernar).
Control tiene que ver con la capacidad de decidir, definir lmites o delegar
autoridad.
Gobernanza es un conjunto de decisiones y procesos realizados para
reflejar las expectativas sociales a travs de la direccin o liderazgo del
gobierno. En el contexto de la organizacin es el sistema por el cual las
compaas son dirigidas y controladas, provee un marco de trabajo para
la toma de decisiones basadas en la transparencia y responsabilidad.
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La importancia de la gobernanza radica en que es un sistema a travs del
cual las compaas son gestionadas y controladas, es un elemento clave
en el esfuerzo para alcanzar eficiencia econmica y el crecimiento.
La gobernanza provee un marco de trabajo para la toma tica de

decisiones, y las acciones gerenciales dentro de la organizacin basada en
la transparencia, responsabilidad, y roles definidos.
Sin una estructura de gobernanza, una organizacin corre el riesgo de

tener conflictos e inconsistencias para alcanzar sus metas, procesos, y
recursos.
La gobernanza efectiva se preocupa de crear las condiciones para contar

con reglas ordenadas y la accin colectiva, mejorando la transparencia
operacional y financiera.
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Autoridades
Reputacin
Interesados
Gobernando
Relaciones
Planeacin
Estratgica
Gestin PP&P
Visin
RSE
Gobernanza de la
Organizacin
ROI a Largo
Plazo
Innovacin y
Desarrollo
Gestin del
Cambio
Organizacional
tica
Motivacin y
Liderazgo
TIC
OH&S
Medio
Ambiente
Comunidades
Tributacin
Fuente: Too, E. G., y Weaver,

W. (2013).
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Relacin con la Gestin
La gobernanza no es gestin, y las funciones deben estar separadas:

El sistema de gobernanza es responsable por el establecimiento de la
estrategia y el uso efectivo de los recursos
El xito depende en gran medida del sistema de gestin de la
organizacin, dentro del marco de trabajo de la gobernanza.
Los gestores ejecutivos son responsables del establecimiento de medidas

de rendimiento, es decir, crear una organizacin capaz de alcanzar los
objetivos definidos por el sistema de gobernanza.
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Gobernanza del Proyecto
La gobernanza del proyecto debera tomar

lugar dentro de la gobernanza de la
organizacin (enfocndose en las reas que
relacionan las actividades de los proyectos y
programas), y los trminos gobernanza del
proyecto y gobernanza de la gestin del
proyecto son usados como sinnimos
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Se preocupa de la alineacin de los objetivos del proyecto con la
estrategia organizacional, de tal manera que los proyectos sean
entregados satisfactoriamente, en cuanto a su contribucin prevista con
la estrategia corporativa y las expectativas de los interesados.
Para alcanzar los objetivos organizacionales y de los proyectos, las

conceptualizaciones de la gobernanza del proyecto necesitan tomar en
cuenta la naturaleza multi-nivel, lo cual ocurre en las intersecciones de
los proyectos, programas, y portafolios.
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La gobernanza de un proyecto involucra un conjunto de relaciones entre la gestin del proyecto,
su patrocinador, su propietario y otros interesados. Provee la estructura a travs de la cual los
objetivos del proyectos son establecidos, y el medio de alcanzarlos y monitorear el rendimiento son
determinados (Turner, J. R., 2009)
Alineacin de los objetivos del proyecto con la estrategia de la organizacin por el patrocinador y
el equipo del proyecto. Una gobernanza del proyecto es definida y requerida para ajustarlo dentro
del gran contexto del programa, pero separado de la gobernabilidad organizacional (PMI, 2013)
Gobernanza, aplicada a portafolios, programas, proyectos, y gestin de proyectos, coexiste
dentro del marco de trabajo de la gobernanza corporativa. Comprende el sistema de valor,
responsabilidades, procesos y polticas que permiten a los proyectos alcanzar los objetivos
organizacionales y adoptar la mejor implementacin para todos los interesados (Mller, R., 2009)
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Elementos Clave
Los elementos clave deberan estar alineados con la estrategia de la

organizacin, basados en el compromiso de la gestin y los principios
ticos:
- Roles y responsabilidades.
- Enlace de los objetivos del proyecto con los objetivos de la organizacin.
- Proceso y niveles para la toma de decisiones.
- Metodologas.
- Competencias.
- Proceso de comunicacin.
- Proceso de control.
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Estructuras y Roles
Fuente: Turner, J. R. (2009).
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La Cadena de Valor
Innovacin
Seleccin
Proyecto
Salidas
Dominio de la Gestin
de Proyectos
Usado por la
Organizacin
Resultados
Alineamiento
Estratgico
Beneficios
Fuente: Too, E. G., y Weaver,
W. (2013).
Dominio de la Gestin Organizacional
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Rol del Patrocinador
El patrocinador es responsable por las actividades que abarcan todo el

ciclo de vida del proyecto:
- Definicin de los requerimientos del negocio.
- Establecer la estrategia del proyecto con las prioridades del caso.
- Estar de acuerdo con la definicin del proyecto incluyendo los objetivos.
- Definicin del criterio de xito del proyecto.
- Monitoreo continuo del entorno de negocio del proyecto.
- Estar pendiente de la realizacin del beneficio del proyecto.
- Aplicacin de las polticas, procedimientos y mtodos para tomar e implementar las
decisiones efectivas que soportan el trabajo del proyecto o programa.
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El xito o fracaso de los proyectos es dependiente del soporte de la alta

gestin, y como tal, las capacidades del patrocinador tienen un impacto
importante sobre el rendimiento del proyecto.
El patrocinador es un enlace critico entre los niveles ejecutivo y

estratgico de la organizacin, y la entrega efectiva de los beneficios para
los que fue creado el proyecto/programa.
El patrocinador soporta la gobernanza del proyecto en dos enfoques:

- Enfoque externo, mirar el proyecto desde el punto de vista del cliente en la definicin de
los beneficios del negocio, el monitoreo del entorno, y la realizacin del beneficio.
- Enfoque interno, proveer al PM y PT con el soporte respectivo.
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Alta Gobernanza
Alta Gobernanza
Bajo Soporte
Alto Soporte
Baja Gobernanza
Baja Gobernanza
Bajo Soporte
Alto Soporte
Bajo
Alto
Alto
Bajo
Necesidad por Gobernanza
Representando los
intereses de la
organizacin permanente
Necesidad por Soporte
Representando los intereses de la

organizacin temporal
Fuente: Crawford, L., Cooke-Davies,

T., Hobbs, B., Labuschagne, L.,
Remington, K., y Ping, C. (2008)
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La PMO Estratgica
La importancia de la PMO puede resumirse en los siguientes tems:

- Prestacin de consultora interna (experiencia).
- Conocimiento de gestin de proyectos.
- Aplicacin de estndares de gestin para proyectos.
- Desarrollar competencias en gestin de proyectos.
- Coordinar mltiples proyectos.
Una PMO efectiva soporta la gobernanza del proyecto asegurando que la

informacin sea til, relevante, exacta y completa; y proveer una
valoracin interpretativa y predictiva para la gestin de alto nivel.
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Normalizacin de la Desviacin
Los proyectos son ms propensos a una desviacin durante el proceso de
desarrollo, como con los aspectos tcnicos, comerciales, o del entorno que
pueden llevar a una no-conformidad con los estndares esperados.
La desviacin del plan puede ser un elemento normal en el desarrollo de

la mayora de proyectos , y los esfuerzos para estabilizar la situacin
pueden ser vistos como un componente del proceso del proyecto.
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CONOCIMIENTO
RIESGOS
(Conocido Conocidos)
(Conocido Desconocidos)
- Estado futuro predecible.
- Estados posibles identificados.
- Datos del proyecto.
- Resultados ambiguos.
- Evidencia verificable independientemente
- Variables cuatificables.
- Acciones conocidas de contingencia.
CONOCIMIENTO VIRGEN
INCERTIDUMBRE
(Desconocido Conocidos)
(Desconocido Desconocidos)
- Hechos investigables.
- Conocimiento escondido.
- Habilidades e informacin no compartidas.
- Relaciones desconocidas entre variables.
- Recursos no explotados.
- Eventos impredescibles.
- "De modo inesperado".
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Falacia Estratgica
Ocurre cuando se est en procesos para ganar un negocio, concurso en

licitaciones competitivas, o como parte de las negociaciones del alcance
final con un cliente.
La falacia se refiere el uso deliberado de informacin engaosa o falsa

para propsitos particulares, siendo las caractersticas comunes:
- Inters propio u oportunismo (proyectos millonarios con numerosos interesados).
- Informacin asimtrica o privilegiada.
- Diferencias en preferencias de riesgo y horizontes de tiempo (tomar ventaja).
- Claridad en la rendicin de cuentas (responsabilidad de decisiones crticas).
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Dinmica en la Planificacin y Programacin
La dinmica se refiere a la adopcin de comportamientos normalizados

por las mltiples patologas que ocurren (con mayor frecuencia) durante
la planificacin y programacin de los proyectos:
- Problemas de percepcin de lo que sucede en el proyecto.
- Manipulacin o apropiacin del proceso de planificacin.
- Presiones de los altos ejecutivos para ajustar artificialmente los cronogramas.
- Estimaciones infladas con porcentajes arbitrarios.
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Dinmica en la Planificacin y Programacin
Las dinmicas negativas que resultan de la normalizacin de la desviacin

del comportamiento son:
- Desviacin optimista por la creencia del equipo del proyecto que estn a un nivel de
riesgo menor, y crean planes irreales.
- Friccionar al plan, ajustes tardos hechos por los altos mandos de acuerdo a sus opiniones
preconcebidas (con pobre informacin).
- Inadecuado soporte de los recursos para el proyecto (impacto en costos y cronograma).
- Forzar al equipo a trabajar hacia atrs en el desarrollo del cronograma.
- Falta de entrenamiento relevante en gestin de proyectos.
- Gestin superficial del riesgo durante la fase de planeacin.
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Remediacin
I. Analizar procesos de operacin estndar
II. Educar a los miembros de la organizacin
III. Clarificar estndares de comportamiento apropiado
IV. Asegurar transparencia en la organizacin
V. Recompensar el cumplimiento de nuevas normas
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Indicadores Principales
Indicadores de
Rendimiento
KPI01 Costo total/esfuerzo (resultado de requerimientos adicionales)
KPI02 Costo total/esfuerzo (resultado de requerimientos no claros)
KPI03 Rendimiento del cumplimiento del plan (basado en hitos)
KPI04 Variacin del cronograma (a nivel de proyecto)
KPI05 Variacin del cronograma (a nivel de paquete de trabajo)
KPI06 Proyeccin del cronograma (entregables)
KPI07 Variacin del esfuerzo (a nivel de proyecto)
KPI08 Proyeccin del esfuerzo
KPI09 Variacin del costo (a nivel de proyecto)
KPI10 Variacin del costo (a nivel de paquete de trabajo)
KPI11 Proyeccin del costo
KPI12 N de no-conformidades durante pruebas de aceptacin
KPI13 N de no conformidades durante perodo de soporte/garanta
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Indicadores de
Sostenibilidad
KPI01 Uso de nueva tecnologa
KPI02 Generacin de nuevas capacidades
KPI03 Generacin de nuevas competencias
KPI04 Crecimiento de competencias del equipo de proyecto
KPI05 Valor de activos a ser reutilizados en futuros proyectos
KPI06 Nueva generacin de negocios
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Indicadores de
Satisfaccin
KPI01 Satisfaccin del usuario final
KPI02 Satisfaccin del propietario
KPI03 Satisfaccin de los miembros del equipo
KPI04 Satisfaccin de los proveedores principales
KPI05 Satisfaccin de los contratistas
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Indicadores de
Gestin
KPI01 Efectividad de la comunicacin (alineacin organizacional)
KPI02 Claridad de roles y responsabilidades
KPI03 Respeto y confianza
KPI04 Colaboracin
KPI05 Soporte del patrocinador
KPI06 Toma efectiva de decisiones
KPI07 Mantenimiento del caso de negocio
KPI08 Cumplimiento de estndares/metodologas
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Relevancia
Rendimiento
PM
PMO
Directorio
Relevancia
mandatoria
Muy alta
relevancia
Alta relevancia
Fuente: Bernardo, M. R. (2014).
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Relevancia
Sostenibilidad
PM
PMO
Directorio
Relevancia
mandatoria
Importante
relevancia
"Bonito" tener
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Relevancia
Satisfaccin
PM
PMO
Directorio
Muy importante
relevancia
Importante
relevancia
"Bonito" tener
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Relevancia
Prcticas de PM
PM
PMO
Directorio
Relevancia
mandatoria
Muy importante
relevancia
Importante
relevancia
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Contenido General
01 Visin Ejecutiva de la
Direccin de Proyectos
02 Planificacin y xito de los

Proyectos
03 Gobernanza de la Gestin
Basada en Proyectos
04 Oficina de Gestin de
Proyectos (PMO)
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INDICADORES DE GESTIN DE DESEMPEO

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INDICADORES DE GESTIN DE DESEMPEO

Fuente: Hope, A., y Moehler, R.

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La gobernanza provee un marco de trabajo para la toma tica de

Sin una estructura de gobernanza, una organizacin corre el riesgo de

La gobernanza efectiva se preocupa de crear las condiciones para contar

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Fuente: Too, E. G., y Weaver,

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La gobernanza no es gestin, y las funciones deben estar separadas:

Los gestores ejecutivos son responsables del establecimiento de medidas

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La gobernanza del proyecto debera tomar

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Para alcanzar los objetivos organizacionales y de los proyectos, las

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La importancia de la PMO puede resumirse en los siguientes tems:

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