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INDICADORES DE GESTIN DE DESEMPEO


GOBERNANZA DE PROYECTOS

CONSTRUCCIN DE INDICADORES DE
RENDIMIENTO PARA LA DIRECCIN
PROFESIONAL DE PROYECTOS
MDULO:

GOBERNANZA DE PROYECTOS
Guayaquil Ecuador
Material protegido por las leyes locales e internacionales de propiedad intelectual.

, PMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMI-ACP, CSM , CSPO & ITIL


Ing. Fernando Padilla, DBA(e), E-MBA, MSc-PM, MPM, GPM-b
Cualquier
reproduccin parcial o total queda totalmente prohibido

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Proceso de Estrategia
Organizacional

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Fuente: Hope, A., y Moehler, R.


(2014).

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Gobernanza Corporativa
Gobernanza est asociada a las palabras gobierno, gobernar, y control:
Gobierno se define como la oficina, autoridad o funcin de gobernar
(gobernabilidad es el cmo se gobierna).
Gobernar se define como tener el control de s mismo (gobernanza
como la actividad de gobernar).
Control tiene que ver con la capacidad de decidir, definir lmites o delegar
autoridad.
Gobernanza es un conjunto de decisiones y procesos realizados para
reflejar las expectativas sociales a travs de la direccin o liderazgo del
gobierno. En el contexto de la organizacin es el sistema por el cual las
compaas son dirigidas y controladas, provee un marco de trabajo para
la toma de decisiones basadas en la transparencia y responsabilidad.
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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Gobernanza Corporativa
La importancia de la gobernanza radica en que es un sistema a travs del
cual las compaas son gestionadas y controladas, es un elemento clave
en el esfuerzo para alcanzar eficiencia econmica y el crecimiento.

La gobernanza provee un marco de trabajo para la toma tica de


decisiones, y las acciones gerenciales dentro de la organizacin basada en
la transparencia, responsabilidad, y roles definidos.

Sin una estructura de gobernanza, una organizacin corre el riesgo de


tener conflictos e inconsistencias para alcanzar sus metas, procesos, y
recursos.

La gobernanza efectiva se preocupa de crear las condiciones para contar


con reglas ordenadas y la accin colectiva, mejorando la transparencia
operacional y financiera.
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GOBERNANZA DE PROYECTOS
Autoridades
Reputacin

Interesados

Gobernando
Relaciones

Planeacin
Estratgica
Gestin PP&P

Visin

RSE

Gobernanza de la
Organizacin

ROI a Largo
Plazo

Innovacin y
Desarrollo

Gestin del
Cambio
Organizacional

tica

Motivacin y
Liderazgo

TIC

OH&S

Gobernanza Corporativa

Medio
Ambiente

Comunidades

Tributacin

Fuente: Too, E. G., y Weaver,


W. (2013).

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Gobernanza Corporativa
Relacin con la Gestin

La gobernanza no es gestin, y las funciones deben estar separadas:


El sistema de gobernanza es responsable por el establecimiento de la
estrategia y el uso efectivo de los recursos
El xito depende en gran medida del sistema de gestin de la
organizacin, dentro del marco de trabajo de la gobernanza.

Los gestores ejecutivos son responsables del establecimiento de medidas


de rendimiento, es decir, crear una organizacin capaz de alcanzar los
objetivos definidos por el sistema de gobernanza.

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Gobernanza del Proyecto

La gobernanza del proyecto debera tomar


lugar dentro de la gobernanza de la
organizacin (enfocndose en las reas que
relacionan las actividades de los proyectos y
programas), y los trminos gobernanza del
proyecto y gobernanza de la gestin del
proyecto son usados como sinnimos

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Gobernanza del Proyecto


Se preocupa de la alineacin de los objetivos del proyecto con la
estrategia organizacional, de tal manera que los proyectos sean
entregados satisfactoriamente, en cuanto a su contribucin prevista con
la estrategia corporativa y las expectativas de los interesados.

Para alcanzar los objetivos organizacionales y de los proyectos, las


conceptualizaciones de la gobernanza del proyecto necesitan tomar en
cuenta la naturaleza multi-nivel, lo cual ocurre en las intersecciones de
los proyectos, programas, y portafolios.

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Gobernanza del Proyecto


La gobernanza de un proyecto involucra un conjunto de relaciones entre la gestin del proyecto,
su patrocinador, su propietario y otros interesados. Provee la estructura a travs de la cual los
objetivos del proyectos son establecidos, y el medio de alcanzarlos y monitorear el rendimiento son
determinados (Turner, J. R., 2009)
Alineacin de los objetivos del proyecto con la estrategia de la organizacin por el patrocinador y
el equipo del proyecto. Una gobernanza del proyecto es definida y requerida para ajustarlo dentro
del gran contexto del programa, pero separado de la gobernabilidad organizacional (PMI, 2013)
Gobernanza, aplicada a portafolios, programas, proyectos, y gestin de proyectos, coexiste
dentro del marco de trabajo de la gobernanza corporativa. Comprende el sistema de valor,
responsabilidades, procesos y polticas que permiten a los proyectos alcanzar los objetivos
organizacionales y adoptar la mejor implementacin para todos los interesados (Mller, R., 2009)

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Gobernanza del Proyecto


Elementos Clave

Los elementos clave deberan estar alineados con la estrategia de la


organizacin, basados en el compromiso de la gestin y los principios
ticos:
- Roles y responsabilidades.
- Enlace de los objetivos del proyecto con los objetivos de la organizacin.
- Proceso y niveles para la toma de decisiones.
- Metodologas.
- Competencias.
- Proceso de comunicacin.
- Proceso de control.
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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Estructuras y Roles

Gobernanza del Proyecto

Fuente: Turner, J. R. (2009).

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Gobernanza del Proyecto


La Cadena de Valor
Innovacin

Seleccin

Proyecto

Salidas
Dominio de la Gestin
de Proyectos

Usado por la
Organizacin

Resultados

Alineamiento
Estratgico

Beneficios
Fuente: Too, E. G., y Weaver,
W. (2013).

Dominio de la Gestin Organizacional

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Gobernanza del Proyecto


Rol del Patrocinador

El patrocinador es responsable por las actividades que abarcan todo el


ciclo de vida del proyecto:
- Definicin de los requerimientos del negocio.
- Establecer la estrategia del proyecto con las prioridades del caso.
- Estar de acuerdo con la definicin del proyecto incluyendo los objetivos.
- Definicin del criterio de xito del proyecto.
- Monitoreo continuo del entorno de negocio del proyecto.
- Estar pendiente de la realizacin del beneficio del proyecto.
- Aplicacin de las polticas, procedimientos y mtodos para tomar e implementar las
decisiones efectivas que soportan el trabajo del proyecto o programa.
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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Gobernanza del Proyecto


Rol del Patrocinador

El xito o fracaso de los proyectos es dependiente del soporte de la alta


gestin, y como tal, las capacidades del patrocinador tienen un impacto
importante sobre el rendimiento del proyecto.

El patrocinador es un enlace critico entre los niveles ejecutivo y


estratgico de la organizacin, y la entrega efectiva de los beneficios para
los que fue creado el proyecto/programa.

El patrocinador soporta la gobernanza del proyecto en dos enfoques:


- Enfoque externo, mirar el proyecto desde el punto de vista del cliente en la definicin de
los beneficios del negocio, el monitoreo del entorno, y la realizacin del beneficio.
- Enfoque interno, proveer al PM y PT con el soporte respectivo.
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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Alta Gobernanza

Alta Gobernanza

Bajo Soporte

Alto Soporte

Baja Gobernanza

Baja Gobernanza

Bajo Soporte

Alto Soporte

Bajo

Alto

Alto
Bajo

Necesidad por Gobernanza

Representando los
intereses de la
organizacin permanente

Rol del Patrocinador

Gobernanza del Proyecto

Necesidad por Soporte

Representando los intereses de la


organizacin temporal

Fuente: Crawford, L., Cooke-Davies,


T., Hobbs, B., Labuschagne, L.,
Remington, K., y Ping, C. (2008)

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Gobernanza del Proyecto


La PMO Estratgica

La importancia de la PMO puede resumirse en los siguientes tems:


- Prestacin de consultora interna (experiencia).
- Conocimiento de gestin de proyectos.
- Aplicacin de estndares de gestin para proyectos.
- Desarrollar competencias en gestin de proyectos.
- Coordinar mltiples proyectos.

Una PMO efectiva soporta la gobernanza del proyecto asegurando que la


informacin sea til, relevante, exacta y completa; y proveer una
valoracin interpretativa y predictiva para la gestin de alto nivel.
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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Normalizacin de la Desviacin
Los proyectos son ms propensos a una desviacin durante el proceso de
desarrollo, como con los aspectos tcnicos, comerciales, o del entorno que
pueden llevar a una no-conformidad con los estndares esperados.

La desviacin del plan puede ser un elemento normal en el desarrollo de


la mayora de proyectos , y los esfuerzos para estabilizar la situacin
pueden ser vistos como un componente del proceso del proyecto.

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Normalizacin de la Desviacin
CONOCIMIENTO

RIESGOS

(Conocido Conocidos)

(Conocido Desconocidos)

- Estado futuro predecible.

- Estados posibles identificados.

- Datos del proyecto.

- Resultados ambiguos.

- Evidencia verificable independientemente

- Variables cuatificables.
- Acciones conocidas de contingencia.

CONOCIMIENTO VIRGEN

INCERTIDUMBRE

(Desconocido Conocidos)

(Desconocido Desconocidos)

- Hechos investigables.

- Conocimiento escondido.

- Habilidades e informacin no compartidas.

- Relaciones desconocidas entre variables.

- Recursos no explotados.

- Eventos impredescibles.
- "De modo inesperado".

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Normalizacin de la Desviacin
Falacia Estratgica

Ocurre cuando se est en procesos para ganar un negocio, concurso en


licitaciones competitivas, o como parte de las negociaciones del alcance
final con un cliente.

La falacia se refiere el uso deliberado de informacin engaosa o falsa


para propsitos particulares, siendo las caractersticas comunes:
- Inters propio u oportunismo (proyectos millonarios con numerosos interesados).
- Informacin asimtrica o privilegiada.
- Diferencias en preferencias de riesgo y horizontes de tiempo (tomar ventaja).
- Claridad en la rendicin de cuentas (responsabilidad de decisiones crticas).

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Normalizacin de la Desviacin
Dinmica en la Planificacin y Programacin

La dinmica se refiere a la adopcin de comportamientos normalizados


por las mltiples patologas que ocurren (con mayor frecuencia) durante
la planificacin y programacin de los proyectos:
- Problemas de percepcin de lo que sucede en el proyecto.
- Manipulacin o apropiacin del proceso de planificacin.
- Presiones de los altos ejecutivos para ajustar artificialmente los cronogramas.
- Estimaciones infladas con porcentajes arbitrarios.

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Normalizacin de la Desviacin
Dinmica en la Planificacin y Programacin

Las dinmicas negativas que resultan de la normalizacin de la desviacin


del comportamiento son:
- Desviacin optimista por la creencia del equipo del proyecto que estn a un nivel de
riesgo menor, y crean planes irreales.
- Friccionar al plan, ajustes tardos hechos por los altos mandos de acuerdo a sus opiniones
preconcebidas (con pobre informacin).
- Inadecuado soporte de los recursos para el proyecto (impacto en costos y cronograma).
- Forzar al equipo a trabajar hacia atrs en el desarrollo del cronograma.
- Falta de entrenamiento relevante en gestin de proyectos.
- Gestin superficial del riesgo durante la fase de planeacin.
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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Normalizacin de la Desviacin
Remediacin
I. Analizar procesos de operacin estndar
II. Educar a los miembros de la organizacin
III. Clarificar estndares de comportamiento apropiado
IV. Asegurar transparencia en la organizacin

V. Recompensar el cumplimiento de nuevas normas

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Indicadores Principales

Indicadores de
Rendimiento

KPI01 Costo total/esfuerzo (resultado de requerimientos adicionales)

KPI02 Costo total/esfuerzo (resultado de requerimientos no claros)

KPI03 Rendimiento del cumplimiento del plan (basado en hitos)

KPI04 Variacin del cronograma (a nivel de proyecto)

KPI05 Variacin del cronograma (a nivel de paquete de trabajo)

KPI06 Proyeccin del cronograma (entregables)

KPI07 Variacin del esfuerzo (a nivel de proyecto)

KPI08 Proyeccin del esfuerzo

KPI09 Variacin del costo (a nivel de proyecto)

KPI10 Variacin del costo (a nivel de paquete de trabajo)

KPI11 Proyeccin del costo

KPI12 N de no-conformidades durante pruebas de aceptacin

KPI13 N de no conformidades durante perodo de soporte/garanta

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Indicadores Principales

Indicadores de
Sostenibilidad

KPI01 Uso de nueva tecnologa

KPI02 Generacin de nuevas capacidades

KPI03 Generacin de nuevas competencias

KPI04 Crecimiento de competencias del equipo de proyecto

KPI05 Valor de activos a ser reutilizados en futuros proyectos

KPI06 Nueva generacin de negocios

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Indicadores Principales

Indicadores de
Satisfaccin

KPI01 Satisfaccin del usuario final

KPI02 Satisfaccin del propietario

KPI03 Satisfaccin de los miembros del equipo

KPI04 Satisfaccin de los proveedores principales

KPI05 Satisfaccin de los contratistas

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Indicadores Principales

Indicadores de
Gestin

KPI01 Efectividad de la comunicacin (alineacin organizacional)

KPI02 Claridad de roles y responsabilidades

KPI03 Respeto y confianza

KPI04 Colaboracin

KPI05 Soporte del patrocinador

KPI06 Toma efectiva de decisiones

KPI07 Mantenimiento del caso de negocio

KPI08 Cumplimiento de estndares/metodologas

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Indicadores Principales
Relevancia

Rendimiento

PM

PMO

Directorio

Relevancia
mandatoria
Muy alta
relevancia
Alta relevancia
Fuente: Bernardo, M. R. (2014).

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Indicadores Principales
Relevancia

Sostenibilidad

PM

PMO

Directorio

Relevancia
mandatoria
Importante
relevancia
"Bonito" tener
Fuente: Bernardo, M. R. (2014).

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Indicadores Principales
Relevancia

Satisfaccin

PM

PMO

Directorio

Muy importante
relevancia
Importante
relevancia
"Bonito" tener
Fuente: Bernardo, M. R. (2014).

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Indicadores Principales
Relevancia

Prcticas de PM

PM

PMO

Directorio

Relevancia
mandatoria
Muy importante
relevancia
Importante
relevancia
Fuente: Bernardo, M. R. (2014).

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GOBERNANZA DE PROYECTOS

Contenido General

01 Visin Ejecutiva de la
Direccin de Proyectos

02 Planificacin y xito de los


Proyectos

03 Gobernanza de la Gestin
Basada en Proyectos

04 Oficina de Gestin de
Proyectos (PMO)

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