13 Agenda Aspectos Fundamentales sobre Gestin Documental. Digitalizacin.

Aspectos
Fundamentales Proceso de digitalizacin Tipos de Escner. Tipologa de documentos. Fotografa Digital.
Conclusiones

14 Aspectos Fundamentales de la Digitalizacin Formato de las Imgenes Resolucin de las

Imgenes Calidad de las Imgenes Memoria que ocupa una imagen Compresin de las Imgenes OCR:
La conversin de documentos escritos a documentos electrnicos

15 1. Formato de las Imgenes Algunos de los factores que se debe tener en cuenta a la hora de elegir un
formato de archivo para visualizacin son los siguientes: Resolucin. Calidad de imagen. Cantidad de
memoria que ocupa. Nivel de compresin. Hay mltiples formatos de archivo disponibles en el mercado.
Podemos saber el formato de una imagen gracias a su extensin. Estos son algunos de los ms
utilizados: TIFF: mejor resolucin y compatible con IBM y Mac. GIF y JPEG: los ms comunes para las
imgenes de accesoWeb. PDF: se usa frecuentemente para imprimir y ver documentos de mltiples
pginas.

16 1. Formato de las Imgenes

17 2. Resolucin de las Imgenes Es el nmero de pxeles mostrados en la imagen por las unidades de
longitud. Normalmente se mide en Pxeles por Pulgada (ppi), aunque tambin es muy habitual medirla en
Puntos por Pulgada (dpi) La resolucin es directamente proporcional al numero de Pxeles que se usen
para representar cada unidad de rea. La resolucin, en ocasiones, marca la calidad de la imagen,
aunque para determinar la resolucin de una imagen hay que tener en cuenta el medio de distribucin
final. Imagen de alta resolucin: Mayor nmero de pxeles para representar cada unidad. Reproduce ms
detalle Hay transiciones de color ms sutiles. Imagen de baja resolucin: Menor nmero de pxeles para
representar cada unidad. Reproduce menos detalles. Hay menos transiciones de color.

18 EJEMPLO Escaneado de una pgina de 8 x 10 pulgadas a 200 ppp. Esta pgina slo se va a leer en
un monitor de ordenador. 90% de los pxeles han sido desechados. La imagen se ajusta pero el texto ya
no se lee. 3. Calidad de las Imgenes La calidad de las imgenes no siempre viene representada por el
uso de una resolucin mayor. Para obtener una buena calidad lo primero es tener en cuenta el tipo de
documento escaneado. Los pxeles slo representan la informacin que tiene el documento. No hay que
pensar que por muchos ppp que se le pongan a un documento va a tener mejor calidad. Actualmente,
los software grficos permiten retocar las imgenes con el finalidad de mejorar los documentos originales:
se puede eliminar manchas oscuras, limpiar fondos, dar nitidez al texto.

19 4. Memoria que ocupa una imagen La memoria que ocupan los documentos est en relacin con la
resolucin que se utilice en el escaneado de los documentos. A continuacin se muestra una tabla que
resume la cantidad de memoria que ocupan algunos documentos a diferentes resoluciones y colores:

20 4. Memoria que ocupa una imagen Imagen de 24 KB en formato JPEG. Tamao medio

21 FOTO DE 24 MB

22 5. Compresin de las Imgenes Tiene la finalidad de reducir el tamao de los archivos para facilitar
su almacenamiento, procesamiento y transmisin. Existen tcnicas de compresin estndar y patentadas.
Se recomienda usar tcnicas estndar porque son totalmente compatibles con cualquier software de
recuperacin. Se caracteriza por tener o no tener prdida de informacin del documento original
Compresin sin prdida: no desecha informacin, y por tanto cuando se descomprime la imagen es
idntica al original. (Utilizado para el escaneado bitonal) Compresin con prdida: compensa o desecha
informacin menos importante basada en un entendimiento de la percepcin visual. (Utilizado para el
escaneado tonal).

23 6. OCR OCR (Optical Character recognition) : Software de reconocimiento ptico de caracteres.

Convierte una documento escaneada en texto. Ventajas: Posibilita las bsquedas a texto libre por todo el
texto del documento. Indizacin automtica: puede directamente capturar informacin del texto. Se puede
manipular, corregir o insertar comentarios, como a cualquier documento de texto normal. Inconvenientes:
Tiene muchas limitaciones. No reconoce documentacin escrita, o por lo menos en bajo porcentaje.
Necesita untiempo de entrenamiento bastante importante. El nivel de xito no es muy alto incluso con
softwares muy potentes.

24 Agenda Aspectos Fundamentales sobre Gestin Documental. Digitalizacin. Aspectos Fundamentales

Proceso de digitalizacin Tipos de Escner. Tipologa de documentos. Fotografa Digital. Conclusiones

25 1. Preparacin de los Documentos 2. Proceso de Escaneado 3. Indizacin de los Documentos 4.

Grabacin de las imgenes Proceso de Digitalizacin

26 1. Preparacin de los documentos En esta fase se deben realizar fundamental estas dos tareas:
Limpiar los documentos de elementos externos y acomodarlos para poder ser escaneados: Quitar grapas,
clips, marcos de las diapositivas, etc. Desdoblar los documentos. Separar los documentos por lotes para
ser procesados ms fcilmente. Los criterios para separar los documentos pueden ser: Tamaos y
formatos Caractersticas de los documentos como por ejemplo, el color o si estn impresos o manuscritos.
Resoluciones

27 Escaneado de los documentos: Los documentos se introducen en las unidades de captura (caso de
escner de alto volumen) Se supervisa que la entrada de documentos se haga de una forma correcta. Se
revisa la calidad con la que salen las imgenes que se van procesando. Finalizado el proceso, se vuelve a
colocar los documentos en su estado original. Tratamiento de la imgenes por medio de software
especializados. Estos softwares permiten: Visualizar las una imgenes ya digitalizadas. Manipular las
imgenes ya sea para mejorar su calidad, modificar su contenido o cambiar su apariencia. Las
parametrizaciones habituales son: Formato de la imagen: Resolucin o tamao que se quiere conseguir.
Color de la imagen: B/N, color o escala de grises. Pgina a doble cara o sencilla, etc. 2. Proceso de
Digitalizacin

Una vez digitalizadas las imgenes, lo ms habitual es someterlas a un proceso de indizacin. Existen
varios fundamentalmente tres formas de indizar: Indizacin manual: una vez que la imagen ha sido
procesada, se sacan los trminos clave por los que luego va a ser recuperado el documento. Captura de
ndices de forma automtica: se entrena al escner para que capture algunos trminos que siempre se
encuentran en el mismo lugar de la pginas (muy til en formularios). Para esto hay que someter los
documentos a un OCR. Marcadores: Slo en el caso de que la imagen se encuentre en formato PDF.
Este sistema te permite poner un marcadores en las palabras por las que se quiere recuperar el
documento. 3. Indizacin de los Documentos

29 El dispositivo de grabacin se elegir en funcin de: Uso posterior de las imgenes Frecuencia con la
que se vayan a consultar las imgenes Volumen de documentos escaneados y peso de los mismos. Tipo
de acceso que se desea tener: on line / off line. Los dispositivos ms utilizados son: CD-ROM DVD Cintas
magnticas Servidores 4. Grabacin de las imgenes

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Proceso de digitalizacin Tipos de Escner. Tipologa de documentos. Fotografa Digital. Conclusiones

31 Tipos de Escner

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Proceso de digitalizacin Tipos de Escner. Tipologa de documentos. Fotografa Digital. Conclusiones

33 Tipologa de Documentos

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Proceso de digitalizacin Tipos de Escner. Tipologa de documentos. Fotografa Digital. Conclusiones

35 Fotografa Digital Entendemos por Fotografa Digital aquellas tomadas con cmaras digitales. Tiene
gran aceptacin por parte de los profesionales. El formato digital se basa en el almacenamiento de la
imagen mediante dgitos. Se mantendr inalterable a lo largo del tiempo. La reproduccin puede ser
repetida tantas veces como se desee. Los duplicados son de la misma calidad que los originales. Se
pueden realizar retoques informticos. Es una tecnologa relativamente inmadura. La calidad es suficiente
para la mayora de los trabajos profesionales pero es inferior a la que se puede conseguir
con materiales qumicos. VENTAJAS INCONVENIENTES

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Proceso de digitalizacin Tipos de Escner. Tipologa de documentos. Fotografa Digital. Conclusiones

37 Conclusiones La digitalizacin es una herramienta muy til dentro de un Sistema de Gestin

Documental. Para llevar a cabo la digitalizacin es necesario realizar un estudio previo que nos permita
saber: - Qu es lo que queremos digitalizar (tipos de documentos, tamaos, etc.) - Cmo lo vamos a
digitalizar (resolucin, formato, calidad, etc.) - Para qu vamos a digitalizar (acceso ms rpido, archivado
menos costoso, etc.)

38 Conclusiones Los principales beneficios de la digitalizacin son: - Acceso mucho ms rpido a la

documentacin. - Ahorro de espacio fsico en las oficinas. - Copia de la documentacin original,
inalterable a lo largo del tiempo. La digitalizacin es un proceso costoso y complicado ya que requiere de
una buena tecnologa: software y hardware.
Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos106/digitalizacion-como-recurso-gestiondocumental/digitalizacion-como-recurso-gestion-documental2.shtml#ixzz3q1lsokCN