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DEPARTAMENTO DE

INSPECCIN Y CONTROL DE
MEDICAMENTOS

GUA SOBRE EL CONTENIDO DE LA


MEMORIA TCNICA
PARA LA INDUSTRIA FARMACUTICA

Versin Histrico del documento


01
Se publica el documento inicial basado en el PE-008
Explanatory notes for Industry on the preparation of a site
master file de noviembre de 2002 y sus posteriores
modificaciones.
02
Se revisa el documento gua tras la entrada en vigor de la
versin 4 del PE-008 de enero 2011.
03
Se actualiza la introduccin y formato. Se introduce un apartado
2.6 de descripcin de cambios desde la ltima inspeccin. Se
incluye en el apartado de 2.3 los almacenes subcontratados.Se
incluyen referencias ms especficas para fabricacin de
principios activos

Fecha
Julio
2008

Abril
2011
Abril
2014

Fecha de publicacin en la web AEMPS: 12/05/2014

CORREO ELECTRNICO
sgicm@aemps.es

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C/ CAMPEZO, 1 EDIFICIO 8
28022 MADRID
TEL: 91 822 52 01 / 02
FAX: 91 822 52 47

INTRODUCCIN

Los laboratorios farmacuticos (fabricantes e importadores), tal y como establece el


artculo 7 del Real Decreto 824/2010 de 25 de junio, por el que se regulan los
laboratorios farmacuticos, los fabricantes de principios activos de uso farmacutico y
el comercio exterior de medicamentos y medicamentos en investigacin; los fabricantes
de principios activos estriles o de origen biolgico, segn artculo 23 del mismo real
decreto; as como los laboratorios titulares de la autorizacin de comercializacin y
representantes locales del titular de autorizacin de comercializacin para el
almacenamiento de medicamentos en Espaa, segn artculo 38 del citado real
decreto, han de disponer de una memoria tcnica de conformidad con la presente gua.

Esta gua tiene como objetivo orientar a la industria farmacutica a la hora de elaborar
la memoria tcnica de cara a la autoridad reguladora que planifica y realiza las
inspecciones de Normas de Correcta Fabricacin (en adelante NCF) y est basada en
el documento de la PIC/S Explanatory notes for Industry on the preparation of a site
master file PE-008, de noviembre de 2002 y sus posteriores modificaciones.

La gua es aplicable para todos los tipos de operaciones de fabricacin, tales como
produccin,
acondicionamiento
y
etiquetado,
anlisis,
reetiquetados
y
reacondicionados, etc, de todos los tipos de medicamentos. Los epgrafes de la misma
podran usarse tambin en la preparacin de la memoria tcnica de establecimientos
de sangre y tejidos, o de un fabricante de principios activos farmacuticos.

El contenido de la memoria tcnica debe reflejar tanto la poltica del sistema de calidad
y las actividades de garanta de calidad de la empresa como las operaciones de
fabricacin y/o control que se realizan en las plantas; en el caso de que estas
operaciones sean parciales, la memoria tcnica deber describir nicamente la parte
que corresponda, indicando para el resto, segn proceda, no aplicable. Los laboratorios
farmacuticos titulares de autorizacin de comercializacin que dispongan de
instalaciones de almacenamiento autorizadas debern elaborar la memoria tcnica
describiendo las operaciones que correspondan al almacenamiento. Tambin se debe
reflejar en la memoria tcnica cualquier otra actividad relacionada con las NCF que se
realice en edificios adyacentes.

La memoria tcnica debe proporcionar informacin clara y concisa sobre las


actividades relacionadas con las NCF de los laboratorios farmacuticos y de los
fabricantes de principios activos, ya que es la herramienta que emplean las autoridades
para la planificacin y la realizacin de las inspecciones de NCF. Por ello, la memoria

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tcnica debe ser lo ms detallada posible, aunque se recomienda que no contenga ms


de 25-30 pginas en tamao DIN-A4 (sin contar con los anexos). Siempre que sea
posible, se emplearn planos o esquemas (en DIN-A4) en vez de redacciones. . La
documentacin, incluyendo los planos, debe resultar legible al ser impresa en tamao
A4.

La memoria tcnica debe formar parte de la documentacin del sistema de calidad de


la industria farmacutica y, por lo tanto, se debe mantener actualizada. Deber incluirse
un nmero de edicin, la fecha en la que se hace efectiva, la fecha en la cual se ha
revisado y el historial de revisiones. Debe revisarse regularmente para asegurarse que
est actualizada y que describe las actividades actuales. Cada anexo puede llevar una
fecha de efectividad individual, para permitir una actualizacin independiente.

El formato y los encabezados de la memoria tcnica deben ser los establecidos en este
documento.

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CONTENIDO DE LA MEMORIA TCNICA

1. INFORMACIN GENERAL DE LA COMPAA


1.1 Informacin de contacto de la empresa
- Nombre y sede social de la empresa.
-

Nombre y direccin de la instalacin, edificios y unidades productivas localizadas


en la planta.

Informacin de contacto de la empresa (incluir el telfono de contacto 24 horas


de la persona responsable para la gestin de defectos de calidad o retirada de
productos, as como correo electrnico de contacto).

Identificacin numrica de la instalacin como por ejemplo, coordenadas GPS,


D-U-N-S (Data Universal Numbering System1), nmero de la instalacin
(nmero identificativos nico proporcionado por Dun y Bradstreet) o cualquier
otro sistema de localizacin geogrfica.

1.2 Actividades de fabricacin autorizadas /declaradas


- Copia de la autorizacin en vigor (adjuntar como anexo 1) emitida por la
autoridad competente, o cuando proceda, referencia a la base de datos de
EudraGMP. Si la autoridad competente no emite autorizaciones, esto se debe
indicar.
-

Para principios activos: actividades declaradas en RUESA.

Breve descripcin de las actividades de fabricacin, importacin, exportacin,


distribucin y cualquier otra actividad autorizadas por la autoridad competente
incluyendo actividades / formas farmacuticas autorizadas. Se describirn
igualmente aquellas que no estn cubiertas por la autorizacin pero autorizadas
por autoridades extranjeras. Detallar las formas farmacuticas segn los
trminos estndares de la Farmacopea Europea.

Listado de los productos de cada instalacin, clasificados por formas


farmacuticas, incluyendo las DOE de los principios activos farmacuticos
empleados. Incluir como anexo 2, siempre y cuando no est cubierto con el
anexo 1 o por la EudraGMP.

Se requiere una referencia D-U-N-S para las memorias tcnicas de compaas localizadas fuera de la
UE/EEE remitidas a las autoridades de la UE/EEE.
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Informacin sobre las sustancias txicas o peligrosas manejadas en la


instalacin.

Listado de las inspecciones de NCF de la instalacin en los ltimos 5 aos,


incluyendo las fechas y el nombre/pas de la autoridad competente que realiz la
inspeccin. Se adjuntar como anexo 3 una copia del certificado de NCF en
vigor o referencia a la base de datos de EudraGMP, si est disponible.

1.3 Otras actividades realizadas in situ


- Descripcin de otras actividades no farmacuticas realizadas in situ, si procede.

2. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE LA EMPRESA


2.1 Descripcin del sistema de calidad de la empresa
- Informacin de los sistemas de calidad implantados en la empresa y referencias
a los estndares pertinentes.
-

Responsabilidades relacionadas con el mantenimiento del sistema de calidad,


incluyendo a la gerencia.

Informacin sobre las actividades para las cuales la empresa est acreditada y
certificada, incluyendo las fechas y el contenido de las acreditaciones, as como
el nombre del ente acreditador.

2.2 Procedimiento de liberacin de productos terminados


- Descripcin detallada de los requerimientos de cualificacin (formacin y
experiencia laboral) de la persona autorizada/Director Tcnico/Persona
Cualificada responsable de la certificacin y liberacin de los productos al
mercado.
-

Descripcin general del procedimiento de certificacin y liberacin de lotes.

Papel desempeado por la persona autorizada/Director Tcnico/Persona


Cualificada en relacin con la cuarentena y la liberacin de productos
terminados y en la evaluacin del cumplimiento con la autorizacin de
comercializacin.

Acuerdos entre personas autorizadas/Directores Tcnicos/Personas Cualificadas


cuando hay varias implicadas.

Declaracin sobre si la estrategia de control emplea Tecnologa Analtica de


Procesos (PAT, Process Analytical Technology) y/o Liberacin en tiempo real o
Liberacin paramtrica.

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2.3 Gestin de proveedores y terceros contratados


- Breve resumen sobre el establecimiento/conocimiento de la cadena de
suministro y el programa externo de auditoras.
-

Breve descripcin de la poltica de cualificacin de los terceros contratados, los


fabricantes de principios activos farmacuticos, y otros proveedores de
materiales crticos.

Medidas tomadas para asegurar que los productos fabricados cumplen con las
guas de Encefalopatas Espongiformes Transmisibles.

Medidas que se adoptan al sospecharse o identificarse productos falsificados,


productos a granel (por ejemplo, comprimidos no acondicionados), principios
activos farmacuticos o excipientes.

Empleo de asistencia externa cientfica, analtica o tcnica para la fabricacin o


el anlisis.

Listado de fabricantes, laboratorios o almacenes contratados, incluyendo la


direccin y la informacin de contacto y los diagramas de flujo de las cadenas de
suministro para las actividades de fabricacin, control de calidad y
almacenamiento y distribucin subcontratadas; por ejemplo, esterilizacin del
material de acondicionamiento primario por proceso asptico, anlisis de
materias primas, etc. Listado de proveedores de principios activos farmacuticos
y materiales crticos. Debern presentarse como anexo 4.

Breve resumen de las responsabilidades compartidas entre el contratante y el


contratado con respecto al cumplimiento de la autorizacin de comercializacin
(si no se ha incluido ya en el punto 2.2).

2.4 Gestin de riesgos para la calidad (QRM)


- Breve descripcin de la poltica de la empresa en QRM.
-

Describir el alcance y objetivo de la QRM, incluyendo una breve descripcin de


aquellas actividades que se realizan de forma corporativa y las que se realizan
de forma local; mencionando si el sistema QRM evala la continuidad del
suministro.

2.5. Revisiones de calidad de producto


- Breve descripcin de la metodologa usada.

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2.6. Cambios relevantes en instalaciones, equipos, sistemas, procesos y


actividades subcontratadas desde la ltima inspeccin.
- Listado y breve descripcin de los cambios relevantes en instalaciones, equipos,
sistemas, procesos y actividades subcontratadas desde la ltima inspeccin de
NCF.

3. PERSONAL
-

Organigrama, mostrando la relacin entre las posiciones de calidad, produccin


y control de calidad (adjuntar como anexo 5). Incluir a la gerencia y a la
persona(s) autorizada(s)/Persona(s) Cualificada(s).

Nmero de empleados en las reas de calidad, produccin, control de calidad,


almacenamiento y distribucin.

Breve descripcin de la poltica de formacin de la empresa; programas de


formacin inicial y formacin continuada, procedimiento de cualificacin del
personal.

4. INSTALACIONES Y EQUIPOS
4.1 Instalaciones
- Breve descripcin de la planta/instalacin; tamao de la planta/instalacin y
listado de los edificios. Si la produccin para distintos mercados, por ejemplo,
mercado nacional, UE, USA, etc, se realiza en distintos edificios, los edificios se
listarn indicando el mercado de destino (si no se ha identificado en el punto
1.1).
-

Plano simple o descripcin de las reas de fabricacin, indicando la escala (no


se requieren planos arquitectnicos o de ingeniera).

Diseo y flujos de proceso del rea de produccin, indicando la clasificacin de


las salas, las presiones diferenciales con las reas adyacentes y las actividades
de produccin que se realizan en cada sala, por ejemplo, mezcla, llenado,
almacenamiento, acondicionado, etc. Adjuntar como anexo 6.

Diseo de las reas de almacenamiento y almacn, con descripcin de las reas


especiales para el manejo de materiales altamente txicos, peligrosos y
sensibilizantes, si aplica.

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Breve descripcin de las condiciones especficas de almacenamiento, si aplica, y


no est indicado en los planos.

4.1.1 Breve descripcin de los sistemas de climatizacin.


- Principios para definir las especificaciones del suministro de aire, temperatura,
humedad, presiones diferenciales y frecuencia de renovacin del aire, nivel de
recirculacin (%).
-

Diseos de los filtros y eficiencia de los mismos, sistema de alarma, lmites de


ensayo y cambios.

Poltica de recualificacin y mantenimiento del sistema.

4.1.2 Breve descripcin de los sistemas de agua.


- Especificaciones del agua producida y/o utilizada.
-

Esquemas de los sistemas de produccin y distribucin de agua, adjuntar como


anexo 7.

Sistema de control, poltica de muestreo y frecuencia de anlisis.

Mtodo y frecuencia de sanitizacin.

4.2 Equipos
4.2.1 Listado de los equipos principales empleados en produccin y en el laboratorio
de control, y sus piezas crticas, adjuntar como anexo 8.
-

Descripcin del sistema de mantenimiento preventivo, responsabilidades y


registro.

Breve descripcin de la poltica general de la empresa para cualificaciones,


validaciones y calibraciones.

4.2.2 Limpieza y sanitizacin.


-

Breve descripcin de los mtodos de limpieza y sanitizacin para las superficies


en contacto con el producto (por ejemplo, limpieza manual, limpieza automtica
in situ, del ingls automatic clean in place, CIP, etc.)

Poltica de validacin de la limpieza de la compaa y mtodos de evaluacin


para comprobar la eficacia de la misma.

Agentes de limpieza y calidad del agua empleada en la limpieza.

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4.2.3 Sistemas informatizados crticos para las NCF.


-

Descripcin de los sistemas informatizados crticos para las NCF (excluyendo


los PLCs, Programmable Logic Controllers).

Poltica de validacin de los sistemas informatizados.

5. DOCUMENTACIN
-

Descripcin del sistema de documentacin de la empresa (electrnico, manual).

Cuando los documentos o registros sean almacenados o archivados fuera de la


instalacin (incluyendo la informacin de farmacovigilancia cuando aplica):
listado de tipos de documentos/registros; nombre y direccin del lugar de
almacenamiento y tiempo estimado de recuperacin de los documentos
archivados fuera de la instalacin.

Breve descripcin de los sistemas de preparacin, revisin, liberacin,


distribucin, control y archivo de los documentos.

Listado de procedimientos de trabajo generales y especficos (adjuntar como


anexo 9)

6. PRODUCCIN
(Puede hacerse referencia al anexo 1 2)
6.1 Tipo de productos fabricados, incluyendo una descripcin de:
- Listado de formas farmacuticas de los productos de uso humano y/o veterinario
fabricados en la instalacin.
-

Listado de formas farmacuticas de medicamentos en investigacin fabricados,


incluyendo de forma detallada la informacin relativa a las reas de produccin y
el personal responsable de los medicamentos en investigacin en el caso de que
sea diferente a la de los procesos de fabricacin comerciales.

Listado de principios activos fabricados.

Indicar las sustancias txicas y/o peligrosas manejadas; por ejemplo: sustancias
de gran actividad farmacolgica y/o con propiedades sensibilizantes, agentes
biolgicos, etc.

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Indicar, si procede, si los productos se fabrican en instalaciones dedicadas o por


campaas de produccin.

Indicar si se aplica tecnologa PAT (Process Analytical Technology). Si procede,


resumen general de sobre la tecnologa relevante en asociacin con los
sistemas informatizados.

6.2 Validacin de procesos


- Breve descripcin de la poltica general de validacin de procesos.
-

Poltica de reprocesado y retrabajo.

6.3 Gestin de materiales y de almacn


- Procedimientos para el manejo de materiales de partida, de acondicionamiento,
productos a granel y terminados, incluyendo el muestreo, la cuarentena, la
liberacin y el almacenamiento.
-

Procedimientos para el manejo de materiales y productos rechazados.

7. CONTROL DE CALIDAD
-

Descripcin de las actividades de control de calidad realizadas en la instalacin


referentes a anlisis fsicos, qumicos, microbiolgicos y biolgicos.

8. DISTRIBUCIN, RECLAMACIONES, DEFECTOS DE CALIDAD DE PRODUCTOS


Y RETIRADAS
8.1 Distribucin (parte correspondiente bajo la responsabilidad del fabricante)
- Tipo y localizacin (UE/EEE, USA, etc) de las compaas a las que se envan los
productos desde la instalacin (distribuidores, fabricantes, etc).
-

Descripcin del sistema que se usa para verificar que cada cliente/receptor est
legalmente autorizado para recibir medicamentos desde el fabricante.

Breve descripcin del sistema para asegurar durante el transporte las


condiciones de conservacin apropiadas; por ejemplo, control/monitorizacin de
temperatura.

Procedimientos para la distribucin del producto y mtodos mediante los cuales


se asegura la trazabilidad.

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Medidas que se toman para evitar que los productos se desven al canal ilegal
de distribucin.

8.2 Reclamaciones, defectos de calidad de productos y retiradas de productos


- Breve descripcin del sistema de gestin de las reclamaciones, los defectos de
calidad de los productos y de las retiradas del mercado.

9. AUTOINSPECCIONES
-

Breve descripcin del sistema de autoinspeccin, enfocado en los criterios


usados para seleccionar las reas que se someten a autoinspeccin,
disposiciones prcticas y actividades de seguimiento.

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Listado de anexos
Anexo 1. Copia de la autorizacin en vigor.
Anexo 2. Listado de formas farmacuticas fabricadas incluyendo las DOE/DCI de los
principios activos empleados. Listado de principios activos fabricados.
Anexo 3. Copia del certificado de NCF en vigor.
Anexo 4. Listado de fabricantes, laboratorios y almacenes contratados, incluyendo las
direcciones y la informacin de contacto, los diagramas de flujo de las cadenas de
suministro de las actividades subcontratadas. Listado de proveedores de principios
activos farmacuticos y materiales crticos para medicamentos o listado de
proveedores de materiales de partida para principios activos.
Anexo 5. Organigramas.
Anexo 6. Diseo del rea de produccin, indicando los flujos de personal y material, la
clasificacin de las salas, las presiones diferenciales con las reas adyacentes; y
diagramas de flujo de cada uno de los tipos de procesos de fabricacin por forma
farmacutica o por principio activo, segn corresponda.
Anexo 7. Diseo esquemtico de los sistemas de produccin y distribucin de agua.
Anexo 8. Listado de los principales equipos empleados en produccin y en el
laboratorio de control.
Anexo 9. Listado de procedimientos de trabajo generales y especficos.

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