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Guia Asambleas
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TABLA DE CONTENIDO
1. CLASES DE REUNIONES
1.1 Ordinarias
1.2 Extraordinarias
1.3 Reuniones de segunda convocatoria
1.4 Reuniones por derecho propio
1.5 Reuniones universales
1.7 Reuniones no presenciales
1.8 Otros mecanismos para toma de decisiones
2. CONVOCATORIA
2.1 Medio
2.2 Antelacin
2.3 Quin debe hacer la Convocatoria
2.4 Contenido de la Convocatoria
2.5 Modificaciones a la Convocatoria
3. PODERES
3.1 Verificacin de poderes
3.2 Requisitos formales de los poderes
3.3 Sujetos legitimados para ser apoderados
3.4 Prcticas ilegales, no autorizadas e inseguras
4. QURUM, SISTEMAS DE VOTACIN Y MAYORAS
4.1 Qurum deliberatorio
4.2 Sistemas de Votacin
Mayoras
4.3.1 Mayoras ordinarias
4.3.2. Mayoras especiales
4.4 Qurum y mayoras decisorias en las reuniones de segunda convocatoria
4.4.1 Unidad de voto
5. DOCUMENTOS ESPECIALES QUE DEBEN SOMETERSE A
CONSIDERACIN DE LOS ACCIONISTAS EN LAS ASAMBLEAS
5.1 En las reuniones ordinarias o extraordinarias con temario de ordinarias
5.1.1 El informe de Gestin
5.1.2 Estados financieros completos del respectivo ejercicio.
Proyecto de distribucin de utilidades.
5.1.4 Dictamen sobre los estados financieros.
5.1.5 Informe Especial que deben presentar los Grupos Empresariales
5.2 Para decidir sobre escisiones, fusiones o transformaciones
5.3 Para decidir sobre aumento del capital autorizado o disminucin del
suscrito
6. DEBERES REFERENTES AL SUMINISTRO DE INFORMACIN
RELEVANTE
7. EFECTOS DE LA INOBSERVANCIA DE LAS NORMAS QUE RIGEN LAS
ASAMBLEAS O JUNTAS DE SOCIOS
8. SUSPENSIONES
9. ASPECTOS RELATIVOS A LAS ACTAS DE LAS REUNIONES
9.1 Contenido y requisitos de las actas
9.2 Elaboracin y aprobacin de las actas
PRESENTACIN
Por cuanto la ley comercial contiene varios preceptos que se relacionan con las
asambleas de accionistas de los emisores de valores, los cuales han dado
lugar a numerosas consultas, este Despacho ha considerado conveniente,
tanto para las sociedades como para los administradores, los accionistas y los
terceros en general, recoger en este instructivo los criterios que ha expuesto al
atender tales consultas con el propsito de facilitar la aplicacin de las normas
y requisitos que deben tenerse en cuenta para lograr un adecuado desarrollo
de las reuniones del mximo rgano social y divulgar al mercado, en forma
adecuada, las decisiones adoptadas y otros aspectos relacionados con las
mismas.
Los diversos aspectos que abarca han sido recogidos y agrupados por temas,
para que su manejo y consulta sea fcil.
Finalmente, no sobra advertir, que el presente instructivo resulta til, no slo
para las sociedades con acciones inscritas en el Registro Nacional de Valores y
Emisores, sino tambin para los emisores de ttulos distintos a acciones.
1.
CLASES DE REUNIONES
1.1
Ordinarias
1.2
Extraordinarias
1.3
Esta clase de reunin debe llevarse a cabo no antes de diez (10) das hbiles
ni despus de treinta (30) das hbiles, contados desde la fecha fijada para la
primera reunin, y su citacin deber surtirse teniendo en cuenta que la reunin
ha de tener lugar dentro de dicho lapso. En atencin a que esta clase de
reunin es una consecuencia del hecho que en la reunin de primera
convocatoria no se cont con el qurum requerido, su convocatoria deber
cumplir nicamente con los requisitos de medio y antelacin previstos para el
efecto, sin que sea necesario incluir en ella el orden del da.
Sin embargo, tratndose de reuniones extraordinarias de segunda
convocatoria, deber incluirse el orden del da de que trata el artculo 182 del
Cdigo de Comercio.
En las reuniones de segunda convocatoria, al igual que en las reuniones por
derecho propio, podr sesionarse vlidamente con cualquier nmero plural de
asociados, respetando en todo caso las mayoras exigidas en los estatutos o en
la ley para las distintas clases de decisiones. Lo anterior de conformidad con el
artculo 429 del Cdigo de Comercio, previsin que es aplicable a todos los tipos
societarios en virtud de la norma general contenida en el artculo 186 del Cdigo
de Comercio.
No obstante, en las reuniones de segunda convocatoria de sociedades que
negocien sus acciones en el mercado pblico de valores se podr sesionar y
decidir vlidamente con uno o varios asociados, cualquiera que sea el nmero
de acciones representadas.
1.4
usualmente se celebran dentro de los tres primeros meses del ao, por lo cual
en tales casos el plazo para la realizacin de dichas asambleas vence el 31 de
marzo de cada ao.
No obstante, cuando haciendo uso del derecho otorgado en el mismo artculo,
estatutariamente se fije para la realizacin de la asamblea ordinaria una fecha
o poca que se encuentre por fuera del primer trimestre del ao, la reunin por
derecho propio se llevar a cabo el primer da hbil siguiente a la fecha o
poca prevista en los estatutos para la celebracin de la asamblea ordinaria. A
manera de ejemplo, si en los estatutos se estipula que la reunin ordinaria
debe llevarse a cabo en el primer semestre del ao, y a 30 de junio el
representante legal no ha efectuado la convocatoria, la reunin por derecho
propio deber celebrarse el primer da hbil del mes de julio.
Por otra parte, en el evento en que la sociedad tenga establecidos en sus
estatutos varios ejercicios dentro de un mismo ao calendario, existir una
reunin por derecho propio para cada corte, teniendo en cuenta los lineamientos
antes sealados.
1.5
Reuniones universales
1.7
Reuniones no presenciales
1.8
El artculo 20 de la Ley 222 de 1995 establece que sern vlidas las decisiones
del mximo rgano social cuando quiera que todos los asociados expresen por
escrito el sentido de su voto. Para ese fin los socios o miembros debern
allegar, en forma conjunta o separada, el documento en el que se exprese su
voto dentro del trmino de un (1) mes, contado a partir de la fecha sealada para
el efecto en la comunicacin a travs de la cual se someta a su consideracin el
asunto objeto de la decisin.
El representante legal deber informar a los socios o miembros de junta
directiva, dentro de los cinco (5) primeros das siguientes a la recepcin de los
documentos por medio de los cuales se exprese el voto, si la decisin fue
aprobada o improbada, de conformidad con las mayoras establecidas.
Es de precisar que si alguno de los socios o miembros no expresa el sentido de
su voto o se excede del trmino de un (1) mes sealado en el artculo 20 de la
Ley 222 de 1995, las decisiones adoptadas sern ineficaces, de conformidad
con el pargrafo del artculo 21 de la mencionada Ley. Si bien se exige que
todos los socios o miembros expresen el sentido de su voto, las decisiones
podrn tomarse con la mayora decisoria exigida por los estatutos o la ley.
Esta norma procura que todas y cada una de las personas que integran el
capital social de una determinada compaa, puedan opinar sobre todos los
aspectos que competen al desarrollo de la entidad. Adems, la norma pretende
que se logre consultar la opinin del cien por ciento de sus asociados y que,
para cada punto motivo de votacin, se cuente con la constancia por escrito de
la forma en que cada interesado expres su voto.
Finalmente, es del caso aclarar que el artculo 20 de la de la Ley 222 de 1995
se puede aplicar a toda clase de sociedades (con ttulos inscritos en el
mercado pblico de valores o no), a todo tipo societario (annimas, limitadas,
2.
2.1
CONVOCATORIA
Medio
Por ser el mecanismo para citar a los asociados a la reunin del mximo
rgano social, la convocatoria debe realizarse por el medio previsto en los
estatutos sociales. En el evento en que el contrato social guarde silencio sobre
el particular, el medio que se debe utilizar ser la publicacin de un aviso en un
diario de amplia circulacin en el domicilio principal de la sociedad, de
conformidad con lo dispuesto en el artculo 424 del Cdigo de Comercio.
Si en los estatutos sociales se encuentra establecido como medio para la
convocatoria una comunicacin escrita dirigida a los accionistas, la sociedad
emisora respectiva deber establecer mecanismos para garantizar la
actualizacin permanente en sus archivos de las direcciones de los asociados,
y conservar los documentos que acrediten la fecha y forma de envo a todos y
cada uno de los accionistas, los cuales podrn ser verificados en cualquier
momento por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Si el aviso de convocatoria fuere publicado por un medio radial, televisivo u otro
similar, deber conservarse en los archivos sociales una copia del mismo,
mediante una grabacin en la que pueda constatarse la totalidad del mensaje,
y una constancia de la fecha en la cual se hizo la convocatoria, expedida por la
entidad a travs de la cual se efectu.
2.2
Antelacin
que resultara procedente aplicar la antelacin mnima del artculo 424 del
Cdigo de Comercio, es decir, cinco (5) das comunes. Todo lo anterior sin
olvidar que la reunin slo podr realizarse a partir del da dcimo siguiente al
de la primera reunin.
Como se seal anteriormente, para efectos del conteo de los das de
antelacin en la convocatoria no deben contarse el da de la citacin ni el da
de la celebracin de la reunin. Si las oficinas donde funciona la administracin
de la sociedad laboran ordinariamente los das sbados, estos se tendrn
como hbiles para tal fin.
2.3
2.4
Contenido de la Convocatoria
2.5
Modificaciones a la Convocatoria
Una vez convocado el mximo rgano social con plena observancia de las
formalidades legales y estatutarias del caso, no es viable una modificacin a la
fecha, sitio o cualquier otra estipulacin contenida en el aviso respectivo, si se
tiene en cuenta que la convocatoria equivale a un acto jurdico generador de
efectos vinculantes frente a los destinatarios de la misma, no obstante en el
evento en que existiera aprobacin expresa de todos y cada uno de los socios
que representen el cien por ciento (100%) del capital suscrito o social, sera
factible tal modificacin. .
En todo caso es de advertir que si la convocatoria obedece a una orden dada
por la entidad que ejerza vigilancia o control sobre la respectiva sociedad, para
dicha modificacin se requerira autorizacin previa de tal entidad.
En caso de no darse lo presupuestos bsicos de la convocatoria, o en caso que
la misma sufra variaciones no subsanadas por la aprobacin expresa de todos y
cada uno de los asociados o por los medios establecidos en los estatutos para el
efecto, habr de entenderse que la misma no se surti debidamente, de manera
que la administracin deber convocar nuevamente a la asamblea general de
accionistas a reunin de primera convocatoria, por el medio y con la antelacin
requerida en los estatutos sociales.
3.
PODERES
3.1
Verificacin de poderes
Antes de iniciar la reunin para la cual el mximo rgano social fue convocado
y previamente a que los asociados comiencen a deliberar, es necesario que se
produzca la verificacin de la calidad de quienes asisten a la reunin, es decir,
si los mismos lo hacen en nombre propio o en calidad de representantes o
apoderados de los accionistas.
3.2
3.3
3.4
2.
3.
Admitir como vlidos poderes conferidos por los accionistas, sin el lleno
de los requisitos establecidos en el artculo 184 del Cdigo de Comercio.
4.
5.
6.
7.
4.
4.1
4.2
Sistemas de Votacin
Mayoras
4.3.1 Mayoras ordinarias
Segn lo previsto en el artculo 68, inciso segundo, de la Ley 222 de 1995, las
decisiones se tomarn por mayora absoluta (o sea mitad ms uno) de los
votos presentes, con excepcin de las mayoras decisorias sealadas en los
artculos 155, 420 numeral 5 y 455 del Cdigo de Comercio. En los estatutos
de las sociedades cuyas acciones se encuentren inscritas en el Registro
Nacional de Valores y Emisores y negocien sus acciones en bolsa, podr
pactarse un qurum inferior pero nunca uno superior al establecido en tal
disposicin. En cuanto a las mayoras decisorias, resulta imperativo para
dichas sociedades que las decisiones se adopten por mayora de los votos
presentes, salvo las excepciones a que se ha hecho mencin.
De igual manera es preciso sealar que el artculo 68 se aplica exclusivamente
a las sociedades annimas, por estar ubicado dentro del Captulo VII del Ttulo
I de dicha ley, que se refiere a esta modalidad societaria.
Respecto de las sociedades de responsabilidad limitada, segn el artculo 360
del Cdigo de Comercio, salvo que estatutariamente se estipule una mayora
superior, las reformas estatutarias se aprobarn con el voto favorable de un
nmero plural de asociados que represente, cuando menos, el setenta por
ciento de las cuotas en que se halle dividido el capital social (no simplemente
las que se hallen presentes en la respectiva reunin).
Como se seal anteriormente, iniciadas las deliberaciones, la sociedad debe
establecer medidas de control tanto para el ingreso como para la salida de
asociados del recinto donde se est realizando la sesin, a efectos de
determinar con exactitud las mayoras existentes al momento de adoptar cada
deliberacin, previendo la suficiencia de qurum en el desarrollo de la sesin.
Con base en lo anterior, al momento de someterse a consideracin del mximo
rgano social cualquier proposicin, habr de determinarse clara y
especficamente la mayora con la cual se apruebe o impruebe cada una de
ellas, dejando constancia tanto de los votos a favor como de los votos en
contra o en blanco.
Debe recordarse que, de conformidad con el artculo 197 del Cdigo de
Comercio, cuando se trate de elegir las personas que deben conformar una
misma junta u otro cuerpo colegiado, los votos en blanco solo se computan
para determinar el cuociente electoral. En consecuencia, el nmero de votos en
4.3.2.
Mayoras especiales
Finalmente, es preciso reiterar que las sociedades que negocien sus acciones
en el mercado pblico de valores no podrn pactar en sus estatutos mayoras
decisorias diferentes a las previstas en la ley, salvo las excepciones que sta
misma prev y a las cuales se ha hecho referencia.
4.4.1
Unidad de voto
La unidad del derecho de voto ha de ser la regla general. Sin embargo, por
excepcin es aceptado el fraccionamiento cuando media la desmembracin del
derecho de dominio y existen prendas o anticresis, o en ciertos eventos de
transferencia de acciones a ttulo de fiducia mercantil, en el cual el titular vota
con algunas de las acciones, en todo caso en un mismo sentido, y uno o varios
terceros pueden ejercer el derecho de voto correspondiente a alguna o algunas
de las acciones y en caso tal, pueden ejercerlo en un sentido distinto al del voto
del titular.
5.
5.1.1
El informe de Gestin
5.1.2
No obstante, para las acciones que hayan sido transadas a travs de la Bolsa
de Valores de Colombia en los das prximos a la fecha de distribucin de la
asamblea de accionistas, deber darse cumplimiento a lo dispuesto para el
efecto en el numeral 3.2.2.3.7.4. del Reglamento General de la Bolsa de
Valores de Colombia sobre la fecha exdividendo. Por fecha ex dividendo
deber entenderse aquel lapso durante el cual toda transaccin de acciones
que se realice a travs de una bolsa de valores, se efecta sin comprender el
derecho a percibir los dividendos que se encuentren pendientes.
Por otra parte, en caso de registrarse prdidas en el ejercicio respectivo o en
ejercicios anteriores, resulta importante recordar que el Cdigo de Comercio
contempla una serie de normas sobre reparto de utilidades en las sociedades
annimas, aplicables en lo pertinente a todas las formas societarias; entre
stas se encuentra el artculo 456, el cual prescribe que las prdidas se
enjugarn con las reservas que hayan sido destinadas especialmente para ese
propsito y, en su defecto con la reserva legal; las reservas cuya finalidad fuere
la de absorber determinadas prdidas no se podrn emplear para cubrir otras
distintas, salvo que la asamblea as lo decida. En igual sentido, advierte que si
la reserva legal fuere insuficiente para enjugar el lquida de capital, se debern
aplicar a este fin los beneficios sociales de los ejercicios siguientes.
Es del caso entonces reiterar que, conforme al precepto invocado, en
concordancia con el artculo 151 del Cdigo de Comercio, se encuentra la
prohibicin distribuir utilidades mientras no se hayan absorbido las prdidas
que afecten el capital, -esto es cuando a consecuencia de las mismas se
reduzca el patrimonio neto por debajo de dicho capital-, y han de respetarse las
reglas precisas para enjugar las mismas, de modo tal que si en un ejercicio
resultan prdidas y no se constituyeron reservas para enjugarlas, se deben
apropiar las utilidades necesarias para absorberlas; de ser insuficientes, se
destinarn en su totalidad para enjugar las prdidas, y se afectar la reserva
legal para cubrir el faltante. Si, por ltimo, dicha reserva no es suficiente para
enjugar las prdidas, se debern aplicar a ese fin las utilidades de los ejercicios
siguientes, de manera que solo hasta cubrir la totalidad de las prdidas habr
lugar a repartir utilidades, todo con el propsito de reintegrar el capital inicial a
travs de las utilidades futuras.
De otro lado, de acuerdo con el artculo 459 del Cdigo de Comercio, la
asamblea podr tomar u ordenar las medidas conducentes al restablecimiento
del patrimonio por encima del cincuenta por ciento del capital suscrito, como la
venta de bienes sociales valorizados, la reduccin de capital suscrito, la
emisin de nuevas acciones, etc. Estas medidas operan como una forma de
restablecer el patrimonio por encima del cincuenta por ciento del capital
suscrito, esto es, como una manera de enjugar las prdidas que ubican a la
sociedad en la causal de disolucin prevista en el artculo 457, numeral 2. Es
por eso que la liquidacin prevista en el aludido artculo 459 no forma parte del
captulo IV del Ttulo VI del Libro Segundo del Cdigo de Comercio,
denominado Balances y Dividendos, sino del captulo V de dicho Ttulo VI,
denominado Disolucin y Liquidacin de la sociedad annima.
5.1.4
Si los estados financieros del ejercicio anterior fueron examinados por otro
contador pblico, se debe indicar esta situacin, el tipo de dictamen emitido y
en el caso de que se trate de un dictamen con salvedades, las razones que lo
originaron, tomando en consideracin la naturaleza y la validez corriente de la
salvedad.
Cuando los estados financieros de ejercicios anteriores no hayan sido
dictaminados, se debe hacer constar este hecho en el dictamen, advirtiendo
que dichos estados financieros se presentan nicamente para fines
comparativos y que el respectivo revisor fiscal no expresa opinin alguna sobre
ellos.
6.
DEBERES REFERENTES
INFORMACIN RELEVANTE
AL
SUMINISTRO
DE
7.
Al tenor del artculo 188 del Cdigo de Comercio, las decisiones adoptadas en
una reunin celebrada de conformidad con lo dispuesto en el artculo 186
ibdem, obligan a todos los asociados, incluyendo a los ausentes en la reunin
o a los disidentes de las determinaciones. Lo anterior siempre que tales
decisiones tengan el carcter de generales y se encuentren ajustadas a la ley o
a los estatutos, pues las decisiones que no tengan tal carcter sern
inoponibles a los socios ausentes o disidentes.
Las determinaciones adoptadas en contravencin a lo dispuesto en el referido
artculo 186 sern ineficaces, esto es, no producirn efectos ni entre los
accionistas ni frente a terceros, sancin esta que opera de pleno derecho sin
necesidad de declaracin judicial, de conformidad con lo dispuesto en el
artculo 897 del Cdigo de Comercio.
De otra parte, es de sealar que se predicarn absolutamente nulas las
decisiones adoptadas sin el nmero de votos previstos en los estatutos o en la
ley, o excediendo los lmites del contrato social, atendiendo el hecho que la
capacidad de la sociedad se circunscribe al desarrollo de la empresa o
actividad prevista en su objeto, tal como lo prev el artculo 99 del Cdigo de
El Ttulo I de la Parte Primera de la Resolucin 400 de 1995 fue subrogado
por el Decreto 3139 de 2006.
3
8.
SUSPENSIONES
9.
9.1
9.2
5
6