Direccin y Gestin de proyectos

Proyectos en Sistemas Informticos

Universidad de Valencia
5 Ingeniera Informtica
1 Crdito. Pedro Morillo Tena

Direccin y Gestin de proyectos

Temario (1 crdito):
Introduccin a la teora de Proyectos Informticos (2s)
Gestin del Alcance en proyectos (1s)
Gestin del Tiempo (2s)
Gestin de Costes (1s)
Gestin de Riesgos (1s)

Administracin de Proyectos
Introduccin a la teora del proyectos
informticos

Definicin de proyecto
Concepto:
Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y
supervisadas que, con recursos finitos, tienen como
objetivo crear un producto o servicio nico (A.Domingo)
Caractersticas:
Persecucin de uno o varios objetivos
Actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas
Disponibilidad limitada de recursos
Limitacin temporal
Resultados nicos

El factor tiempo
Tiene principio definido y tiene fin definido.
Algo est terminado cuando los objetivos han sido
cumplidos o cuando el proyecto se termina se hayan o no
cumplido los objetivos.

Concepto Esfuerzo Temporario. No es sinnimo

de duracin, puede durar 1000 h/h o 1.000.000 h/h
Otros aspectos
Sentido de la oportunidad (market window)
Dedicacin del Equipo de proyecto (armado ad-hoc)

Producto Unico o Servicio

Significa algo no hecho antes
Las caractersticas que lo distinguen deben
elaborarse progresivamente, en pasos, de a uno
por vez, en forma cuidadosa y detallada.
Estas caractersticas deben ser descriptas en forma
amplia al comienzo del proyecto y luego mas
detalladas para que todo el equipo de proyecto lo
entienda.
Muchsima precaucin si estos alcances se hacen
bajo contrato llave en mano.
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Proyecto Exitoso
Desarrollo en tiempo y dentro del presupuesto
Cumple objetivos de acuerdo a las especificaciones requeridas
Satisface a los usuarios
Mantenible.
Nota:
Menos del 50% de los grandes proyectos de tecnologa terminan en tiempo.

Peter Jager
7

Causas de Fracasos

Fallos en los recursos (humanos, tiempo)

Visin ligera del alcance
Requerimientos incorrectos o incompletos
Determinacin de objetivos inadecuada o incorrecta
Falta de tcnicas adecuadas
Incapacidad para comunicarse con la comunidad de usuarios
Falta de capacidad de la organizacin para soportar el desarrollo de proyecto.
Conflictos humanos dentro del grupo proyecto
Errores tecnolgicos, adquisicin errnea de hardware y software
Problemas con proveedores
Errores en la cuantificacin del proyecto
Problemas de liderazgo del grupo de proyecto
Fallos metodolgicos
Fallos en la Evaluacin y Control
Fuente: Robert Block
The politics of Project

Tipos de proyectos
Proyecto Clsico. Memoria + Planos + P.Condiciones +
Presupuestos + Prototipo. Concepto de Anteproyecto

Proyecto de Investigacin. Memoria de Investigacin.

Estudios y Anlisis. Aspectos tcnicos, econmicos o
sociales de un determinado problema.

Estudios de Viabilidad.
Proyecto Industrial.Servicio terminados <> Unidades
recurrentes
Proyectos Externos vs. Proyectos Internos

Terminologa econmica
Costes.Valor de los factores de produccin que se ponen en
juego y se consumen en la actividad.

Gastos. Intercambio de un factor de produccin por otro. Al

consumirse aparece el termino de costes.

Ingresos. Diferentes: monetarios, materiales, intangibles.

Margen. Ingresos Costes.
Beneficios. Margen Costes de Oportunidad.

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Fases de un proyecto
Toda la trayectoria de un proyecto est compuesta por Procesos.
Un proceso es un conjunto de acciones que dan un determinado
resultado.
Los procesos o fases de un proyecto se pueden agrupar en 5
categoras:

1.- Inicio
2.- Evaluacin + Preparacin de oferta
3.- Ejecucin
4.- Control
5.- Cierre
11

Interaccin entre Grupos de

Procesos

Inicio
Inicio

Evaluacin
Evaluacin

Control
Control

Flechas representan
flujos de documentos e items
documentables

Ejecucin
Ejecucin

Cierre
Cierre

12

Grupos de Procesos por Fase

Fases previas

Fase de diseo
Inicio

Fases posteriores

Evaluacin

Control

Ejecucin

Fase de puesta en marcha

Inicio

Evaluacin

Cierre
Control

Flechas representan
flujos de documentos

Ejecucin

Cierre

13

Solapamiento de Procesos

14

Comunicacin entre Procesos

Del
proceso
anterior

INPUT

Documentos o items
documentables
que sern
considerados

TECNICAS

Mecanismos que transforman

Inputs en Outputs

OUTPUT

Al proceso
siguiente

Documentos
resultados
del proceso

15

1.-Fase de Inicio
Procesos de Inicio

Organizacin
Organizacin
de
de lala Fase
Fase

A procesos de
Evaluacin

16

Inicio
Es el proceso que reconoce que existe un nuevo proyecto o
que un proyecto existente puede pasar a otra fase.
En muchas organizaciones un proyecto no empieza hasta
no contar con el estudio de factibilidad o preliminar previo
En general, proyectos son autorizados a partir de:
Estudios de demanda de mercado
Necesidades de negocio
Requerimiento de un cliente
Avance tecnolgico
Requerimiento legal
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2.- Fase de Evaluacin

Procesos centrales

De fase de
Evaluacin

Definicin
Definicin
Alcance
Alcance

Secuencia
Secuencia
Actividades
Actividades
Definicin
Definicin
Actividades
Actividades

Desarrollo
Desarrollo
Plan
Plan

Duracin
Duracin
Estimada
Estimada
Actividades
Actividades

Evaluacin
Evaluacin
Recursos
Recursos
Estimacin
Estimacin
Costos
Costos

A fase de
Ejecucin

Evaluacin
Evaluacin
Alcance
Alcance

Presupuesto
Presupuestode
de
Costos
Costos
Desarrollo
Desarrollo
Plan
Plande
de
Proyecto
Proyecto

Evaluacin
Evaluacin
Riesgos
Riesgos

Procesos Facilitadores
De fase
de control

Evaluacin
Evaluacin
Calidad
Calidad

Evaluacin
Evaluacin
Organizacional
Organizacional

Toma
Tomade
dePersonal
Personal

Evaluacin
Evaluacin
de
deComunicaciones
Comunicaciones

Identificacin
Identificacin
de
de
Riesgos
Riesgos

Evaluacin
Evaluacin de
de
riesgos
riesgos

Cuantificacin
Cuantificacinde
de
riesgos
riesgos

Evaluacin
Evaluacin
Respuesta
Respuestariesgos
riesgos

Evaluacin
Evaluacin
de
de Logstica
Logstica
yyCompras
Compras

Evaluacin
Evaluacin
Cotizaciones
Cotizaciones

18

Evaluacin
Es la ms importante de todas.
Tiempo de dedicacin proporcional al
alcance del proyecto y a la complejidad o
facilidad del mismo.
Sujeto a frecuentes iteraciones.
Como no es ciencia exacta el mismo
proyecto para dos equipos distintos podr
tener dos planes distintos.
19

3.- Fase de ejecucin

Procesos ejecucin
Ejecucin
Ejecucin del
del
Plan
Plan de
de
Proyecto
Proyecto

De Proceso
de Evaluacin

A Proceso
de Control

Procesos Facilitadores
De Proceso
de Control

Verificacin
Verificacin
Alcance
Alcance

Aseguramiento
Aseguramiento
Calidad
Calidad

Desarrollo
Desarrollodel
del
Team
Team

Distribucin
Distribucin
de
deInformacin
Informacin
Manejo
Manejo
Cotizaciones
Cotizaciones

Seleccin
Seleccin
Proveedor
Proveedor

Administracin
Administracin
de
de
Contratos
Contratos

20

4.- Fase de control

Procesos control
Reporte
Reporte
Performance
Performance

Control
Control
de
de Cambios
Cambios

A Procesos de
Ejecucin
Evaluacin
Control

De Proceso
de Ejecucin

Procesos Facilitadores
Control
Controlde
decambio
cambio
de
dealcance
alcance

Control
Controlde
de
Programas
Programas

Control
Controlde
de
Calidad
Calidad

Monitoreo
Monitoreoyy
Control
Controlde
de
riesgos
riesgos

Control
Control
de
deCostos
Costos

21

5.- Fase de cierre

Procesos de cierre
De Procesos
de Control

Cierre
Cierre de
de
Contratos
Contratos

Cierre
Cierre
Administrativo
Administrativo

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Gestin de Proyectos
Es la aplicacin de conocimiento, perfiles, herramientas y
tcnicas para proyectar actividades que permitan cumplimentar las
expectativas y necesidades de los actores que el proyecto
requiere.
Implica realizar un compromiso permanente entre:
Alcance, tiempo, costos y calidad
Requerimientos explcitos (necesidades) e implcitos
(expectativas) de los actores
Recursos disponibles (personas y dinero)

23

Aspectos claves

1.- Ciclo de Vida de los proyectos

2.- Actores - Interesados
3.- Estructura de la Organizacin
4.- Manejo de perfiles
5.- Influencias Socio-econmicas
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(I) Ciclo de Vida de los proyectos

z
z

Divisin de proyectos en Fases, disminuye

incertidumbre.
Puede tener fases muy generales o muy
detalladas, con componentes como ckeck-list,
formularios que dan sustento y estructura al
proyecto, el conjunto que componen todo esto
se denomina Metodologa de gestin de
proyectos.
Ciclo de vida

25

Caractersticas
Define que trabajo debe ser hecho en cada fase
Cada fase tiene siempre al menos un entregable.
Cada fase puede necesitar la aprobacin de de la fase
anterior para seguir con la siguiente.
Cada fin de fase define un kill point, fin de fase o
milestone.
La prctica de fases solapadas se denomina fast tracking
Costos y asignacin de grupos staff.
Bajo al principio
Altos a mediados del proyecto
Menores al terminar

Ciclo de vida

26

Caractersticas (cont...)
La probabilidad de xito va creciendo a medida que avanza
el proyecto.
El ciclo de vida de un proyecto no es lo mismo que un
ciclo de vida de un producto
Si bien pueden definirse ciclos de vida estndar, no hay
nmero determinado de fases para cada proyecto, muchos
son similares pero muy pocos son idnticos

Ciclo de vida

27

Tipos de Ciclo de vida de los proyectos

Cascada
Por refinamiento o mejora continua
Con emisin gradual (combinacin de
ambos anteriores)
Estndares institucionales
Prototipado
Incremental
28

Por cascada
Secuencia ordenada de transiciones de una fase a la otra segn un
orden lineal
Fase A
Fase B
Fase C
Fase D
) Asume que los requerimientos se congelan hasta su terminacin
) Si el proyecto es muy largo, debe cuidarse la obsolescencia tecnolgica
) Se detectan los errores cuando se termina el proyecto, osea cuando se consumieron
el 99% de los recursos

29

Por Refinamiento
Secuencia ordenada de transiciones de una fase a la otra segn un
orden lineal con retroalimentacin en cada fase
Fase A
Fase B
Fase C
Fase D

) No hase falta esperar hasta terminar para desarrollar el producto

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Estndares institucionales

Ejemplos:

ESA PSS-05-0
Norma utilizada por la Agencia Espacial Europea (ESA) para sus
desarrollos de software.

IEEE 1074-1989
Norma definida por el IEEE
Define Fases y Subprocesos

Descripcin de cada actividad

Entradas y salidas para cada una de ellas
Relacin entre procesos
Productos obtenidos por cada fase
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Prototipado

Se utiliza cuando el cliente no tiene muy en claro que es lo que necesita, o la

viabilidad del proyecto no es muy segura.
Fases clsicas de este ciclo

Anlisis de factibilidad y especificacin de requisitos

Diseo y desarrollo del prototipo
Prueba del prototipo
Refinamiento iterativo del prototipo
Refinamiento de las especificaciones de requisitos
Diseo e implementacin del sistema final

Tres tipos de prototipos

Desechable
Maqueta
Evolutivo
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Un ciclo de vida habitual de un

proyecto
Fase 1: Iniciacin del proyecto
+

Fase 2: Entusiasmo

Fase 3: Desilusin

Fase 4: Caos

Fase 5: Bsqueda del culpable

Fase 6: Acusacin del inocente

Fase 7: Promocin de los que no participaron

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(II) Actores de un Proyecto

Individuos y organizaciones activamente involucrados en el proyecto

o interesados, por estar afectados en forma negativa o positiva por la
ejecucin o xito del proyecto.

Actores

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Incluye a

Jefe o Gerente de Proyectos

responsable del manejo

Cliente
el que usa el producto final o servicio

Desarrollador
aquel que involucra personal para hacer el trabajo

Sponsor o Auspiciante
que provee los recursos financieros (efectivo y/o especies)

Decisor
aquel que decide lanzarlo, generalmente coincide con el sponsor

Afectados
aquel que se perjudica o beneficia con la puesta en marcha del proyecto
Actores

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Adems, no deben dejar de

considerarse

Interesados Internos y externos al proyecto

Dueos y Socios
Proveedores
Miembros del grupo y sus familias
Entes de Gobierno - Polticas
Organizaciones permanentes o temporarias de
lobbies(grupos de presin)
Ciudadanos comunes
Sociedad en gral.
Actores

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(III)Estructura de Organizaciones
Organizaciones basadas en Proyectos
Consultoras
Organizacin por Proyectos

Organizaciones con Cultura y estilo propio

Estructuras para organizar Proyectos

Influencia de las Organizaciones

37

Organizacin de Proyectos
Funcional
Por proyectos
Matricial
Dbil
Balanceada
Fuerte

Influencia de las Organizaciones

38

Funcional
Coordinacin
de Proyectos

Jefe Ejecutivo

Jefe Funcional

Jefe Funcional

Jefe Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Areas involucradas en actividades de Proyectos

39
Influencia de las Organizaciones

Por Proyectos
Coordinacin
de Proyectos

Jefe Ejecutivo

Gerente de Proyectos

Gerente de Proyectos

Gerente de Proyectos

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Areas involucradas en actividades de Proyectos

Influencia de las Organizaciones

40

Organizacin Matricial (dbil)

Jefe Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Coordinacin
de Proyectos

Areas involucradas en actividades de Proyectos

41
Influencia de las Organizaciones

Organizacin Matricial

(Balanceada)

Jefe Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Jefe de Proyecto

Staff

Staff

Coordinacin
de Proyectos
Areas involucradas en actividades de Proyectos

42
Influencia de las Organizaciones

Organizacin Matricial (Fuerte)

Jefe Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Jefe de Jefes de
Proyectos

Staff

Staff

Staff

Jefe de Proyectos

Staff

Staff

Staff

Jefe de Proyectos

Staff

Staff

Staff

Jefe de Proyectos

Coordinacin
de Proyectos
Areas involucradas en actividades de Proyectos
Influencia de las Organizaciones

43

Matriz dedicacin de Recursos

segn Organizacin
Tipo
Organizacin

Balanceada

Limitada

Baja a
moderada

Moderada
a alta

Alta a
casi total

0-25 %

15-60 %

50-95 %

85-100 %

Part-time

Part-time

Full-time

Full-time

Full-time

Part-time

Part-time

Part-time

Full-time

Full-time

Poca o
ninguna

Porcentaje Performance
Virtualmente
del personal afectado
Ninguno
Full time

Rol Lder de
proyecto
Personal
administrativo staff

Fuerte

Por
Proyectos

Dbil

Caractersticas

Autoridad Lder
de proyecto

Matricial

Funcional

Influencia de las Organizaciones

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(IV) Manejo de perfiles

Conocimientos multidisciplinarios
Liderazgo y gerencia
Comunicaciones
Negociaciones
Resolucin de Problemas
Influenciando el hacer hacer

Manejo de perfiles

45

Conocimientos multidisciplinarios
Finanzas, ventas y marketing, investigacin y
desarrollo, manufactura y distribucin
Evaluacin estratgica, tctica y operativa
Manejo de estructuras organizaciones,
administracin de personal, incentivos
Manejo de motivacin, delegacin, supervisin,
armado de equipos, manejo de conflictos
Manejo de la presin

Manejo de perfiles

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Liderazgo vs Gerenciar
Gerenciar
Producir resultados claves esperados por los
actores o interesados
Manejo de contingencias y alternativas

Liderar
Establecer direcciones
Alinear grupo de trabajo
Motivar e inspirar
Manejo de perfiles

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Comunicaciones
Involucra el intercambio de informacin
Escrita, oral y escuchar

Manejo de voz
Lenguaje corporal
Tcnicas de presentacin
Estilos de escrituras

Interna a la organizacin y hacia lo externo

Formal e Informal
Vertical y Horizontal
Manejo de perfiles

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Negociacin
Un proyecto es una negociacin constante desde el
comienzo hasta el final

Tiempo
Alcance
Recursos
Costos
Trminos de contrato
Asignacin de recursos

Manejo de perfiles

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Influenciando el hacer
Capacidad de hacer que se haga
Entendimiento de estructura de red formal e
informal de todas las organizaciones
involucradas
Requiere entender manejos polticos y de
poder

Manejo de perfiles

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(V) Influencias Socioeconmicas

Estndares y Regulaciones
Internacionalizacin
Diferencias culturales

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