Está en la página 1de 85

Monografias.

com > Administracion y Finanzas > Recursos Humanos


Descargar

Imprimir

Comentar

Ver trabajos relacionados

Gestin de la Comunicacin Interna en las


Organizaciones
Enviado por carlacirigliano

Gestin de la Comunicacin Interna en las Organizaciones:


hacia un marco terico y definicin de herramientas de trabajo
1.
2.

Qu es gestionar la comunicacin?

3.

Los destinatarios

4.

Participacin: la piedra angular

5.

Planificacin

6.

Hacia un Plan de Comunicacin Institucional Interno

7.

Herramientas de Gestin

8.

Bibliografa Consultada

El presento trabajo tiene una finalidad prctica: constituirse como material de consulta
rpida para todos aquellos que busquen mejorar la comunicacin interna en las
organizaciones donde se desempean. Se trata de organizar una Gestin en la
Comunicacin Interna y darle el valor que se merece.
Introduccin
Comunicar puertas adentro es desarrollar en las relaciones de trabajo un ambiente de
sinceridad, de escucha y de circulacin de la informacin. Para ello, primeramente,
resulta importante implementar diagnsticos y planificaciones participativas. Si no se
estimula la habilidad de la escucha al otro, no hay feedback y se pierde el sentido. Como
dira Prieto Castillo (1999) , se produce la "entropia comunicacional". Si no se sabe
escuchar, se corre el riesgo de comunicar muy bien la informacin que no le interesa a

nadie y adems se trunca otra va de intercambio para generar creatividad y espritu de


equipo.
La comunicacin interna sirve a que la misin y la historia de la organizacin sean
compartidas por todos. En las corrientes vinculadas al managment esto se lo vincula con la
"motivacin personal". Ignorar los planes generales de trabajo suele conducir a la
fragmentacin y al desconocimiento del sentido de las propias acciones en una
organizacin.
Antes de implementar un plan hay que conocer la organizacin, realizar un diagnstico. En
este caso como se trata solamente de la Comunicacin Interna se pude:
-Realizar un relevamiento y anlisis de las ofertas y demandas de comunicacin
-Entrevistas a integrantes
-Anlisis de documentos: por documentos definimos todo material normativo o de difusin
que utiliza la organizacin en sus diversos formatos y soportes.
-Observacin
-Diagramar un FODA (Analisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
Una vez concluida esta etapa, se analizara el material procesado. De la interpretacin de
los datos se identificarn cules son los actores generadores y receptores de informacin,
los flujos informativos, el volumen y tipo de informacin que reciben y generan, demandas
potenciales
Qu es Gestionar la Comunicacin?
Gestionar la comunicacin implica definir un conjunto de acciones
y procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de recursos de
comunicacin para apoyar la labor de las organizaciones.
A travs de la Gestin en la Comunicacin Interna se facilita el despliegue de todo el
aparato comunicacional destinado al personal con el objeto de:

Promover la comunicacin entre los miembros

Facilitar la integracin entre las realizaciones personales y las institucionales

Reducir los focos de conflicto interno a partir del fortalecimiento de la cohesin de


los miembros

Contribuir a la creacin de espacios de informacin, participacin y opinin

No hay que olvidar que la Comunicacin Interna de toda organizacin esta inmersa en
la Cultura Organizacional. Es decir, por el conjunto de valores, referencias, hbitos,
ritos, signos etc. Que fundamentan la concepcin que la organizacin tiene de s misma.
Esta cultura se debe tomar como punto de partida y marco para la implementacin de una
gestin ya que condiciona la comunicacin.
Los destinatarios
Cuando se habla de "Pblico Interno" , se lo remite solamente al personal de una
organizacin dada. Pero tambin es importante considerar en la estrategia a todos aquellos
pblicos cercanos como los proveedores o familiares del personal que indirectamente
comparten la cotidianeidad de la institucin y se pueden identificar con ella.

En este aspecto, vale la pena apuntar que la comunicacin externa tambin tiene su relacin
con la interna. Todo lo que se comunica hacia fuera, a travs de los medios de
comunicacin, tambin repercute en el pblico interno. Si diseamos una campaa
de publicidad insitucional, en contradiccin con los mensajes que circulan puertas adentro
se pueden producir focos deconflictos importantes.
Participacin: la piedra angular
La participacin, tan temida por algunas organizaciones, resulta fundamental y no se
reduce solamente a saber lo que ocurre. Es necesario la previsin de espacios emergentes de
comunicacin que faciliten formar, tener y tomar parte en los procesos orientados a la
creacin de valores en las organizaciones, sentimientos de pertenencia y valoracin del
integrante como recurso humano. En otras palabras, se trata de involucrar en lugar de
convencer e imponer , de fomentar la toma de decisiones a partir de la experiencia de sus
propios integrantes, de favorecer la integracin entre los objetivos institucionales y los
individuales, de contar con el personal como recurso estratgico, como Cliente Interno
(como les gusta diferenciar en el marketinginstitucional de vanguardia) y no solamente
como un eslabn en la cadena de montaje.
Las instancias de participacin se distinguen en tres niveles que suponen grados distintos
de compromisos:
Informacin: Contar con informacin sobre la organizacin permite a cada integrante
saber dnde esta parado.
Opinin: para facilitar la incorporacin de la experiencia de los integrantes de la
organizacin. A esto algunos autores lo denominan "activo intangible". Todo ello en pos
del desarrollo institucional. La opinin presupone el conocimiento de la informacin. Se
trata de sumar puntos de vistas, de identificar problemas que otros no observaron.
Toma de Decisiones: vinculada con el desarrollo de la autonoma necesaria en cada rea.
Es el nivel superior de la participacin y presupone los dos niveles anteriores.
Diagnostico y planificacin:
De acuerdo al aspecto que nos convoca, se privilegiar el anlisis de la comunicacin
interna:
Este propone:
- Identificar a los actores responsables de las tareas de comunicacin institucional
- Reconocer la percepcin que los actores tienen de su propia tarea, su imagen de la
institucin, su percepcin de otros miembros de la organizacin y sus interlocutores
- Identificar y analizar las relaciones entre los grupos de la organizacin
- Analizar el contenido y la forma de los mensajes
- Evaluar los flujos y recursos comunicacionales
En tanto y en cuanto el diagnstico es una forma de construir el proceso participativo de la
organizacin, es conveniente que lo realice un grupo y no una sola persona ya que la
complejidad de miradas lo hacen ms enriquecedor. En palabras de Pichn Riviere, "a
mayor heterogeneidad, mayor productividad".
Definir los pasos a seguir:
1. Pre diagnstico: Evaluar la viabilidad y la factibilidad del diagnstico. Estn dadas
las condiciones polticas y materiales para iniciar un proceso de diagnostico?

2. Objetivos generales y especficos: el objetivo general determina qu es lo que se


quiere diagnosticar y explcita el propsito del anlisis. De este objetivo se desprenden los
objetivos especficos.
3. Marco conceptual : son las nociones tericas a las que se recurre para analizar la
situacin de comunicacin. Se refieren al campo de la comunicacin, a los objetivos del
diagnostico u otras disciplinas de la teora social.
4. Marco metodolgico y herramientas: seleccionar las tcnicas (cualitativas o
cuantitativas) e instrumentos que se utilizarn para el relevamiento de la informacin
5. Realidad Comunicacional: describir las situaciones de comunicacin y los actores,
posteriormente se analizar y valorar las debilidades y fortalezas en funcin de su incidencia
en la gestin. De esta forma, se podr comprender cmo cada uno de los actores se
constituye en la trama compleja de las relaciones y las prcticas sociales. Todo ello con el
objetivo final de entender los procesos organizacionales.
6. Debilidades, fortalezas y trayectos causales decisivos: definir las debilidades y
fortalezas asociadas a la gestin, el contexto inmediato y el orden estructural de la sociedad.
Las debilidades y fortalezas refieren a hechos, situaciones, capacidades, logros considerados
positivos o negativos para la gestin.
Identificar los trayectos causales, en otras palabras, la red de debilidades asociadas entre s
por relaciones de causalidad.
Establecer los nudos crticos, es decir, aquellas debilidades de mayor relevancia por su
incidencia sobre otras y tienen la posibilidad de convertirse en futuros frentes de accin.
Adems, es pertinente una accin inmediata.
7. Tendencias: realizar las proyecciones a partir de la extrapolacin hacia el futuro a partir
de las debilidades y fortalezas identificadas. Describen un futuro previsible en el caso que la
organizacin no adopte medidas para modificar el rumbo de los acontecimientos.
8. Lneas de Accin: se construyen como respuesta a aquellos aspectos de la
comunicacin identificados como nudos crticos. Las lneas son orientaciones que denotan
la importancia y la necesidad de operar sobre determinados puntos.
9. Escenarios: el concepto de escenario refiere al conjunto de condiciones y supuestos en
que el plan se sita. Los escenarios se tipifican como: optimista, probable o pesimista. Ellos
ayudan a imaginar alternativas frente a futuras contingencias.
Planificacin
La planificacin es una herramienta gua para la organizacin. sta ordena los pasos y los
medios, partiendo del diagnostico previo. De acuerdo al marco terico se diferencian tres
tipos de planificacin:
- Tradicional o normativa
-Estratgica
-Prospectiva
De acuerdo, a la poltica explicitada que lleva como eje importante la participacin la
planificacin conveniente es la tercera. La Planificacin Prospectiva concibe a la
planificacin como una oportunidad para la produccin colectiva de conocimiento en el
marco de un proceso educativo participativo. Las personas y la organizacin se fortalecen
en sus capacidades de gestin a partir de las generacin de compromisos recprocos entre
los integrantes, la organizacin y la sociedad. Se disea las futuras alternativas a partir de

instancias colectivas de produccin del conocimiento, tanto en lo referido al anlisis de la


situacin actual como a la formulacin de las alternativas para su transformacin.
Establecer el contenido de los pasos de la planificacin:
1.

Objetivos general y especficos: el objetivo general se operativiza a travs de los


objetivos especficos que indican los caminos para alcanzarlo y orientan
los programas a desarrollarse.

2.

Metas y resultados esperados: las metas son la expresin cuantitativa del logro de
los objetivos especficos de la planificacin. Los resultados esperados son la
explicitacin de los servicios y/o productos que se espera generar a partir de las
actividades previstas en la programacin.

3.

Criterios de accin polticos y estratgicos: los primeros estn vinculados con la


misin, la visin, la cultura organizacional y el ideal de comunicacin. Son
los principios rectores y valores esperados que la organizacin desea observar durante
su ejecucin. En cambio, los criterios de accin estratgicos, son lneas maestras de
accin para abordar situaciones de comunicacin especficas reconocidas en el
diagnstico.

4.

Programacin: implica ordenar y describir lo que queremos en nuestra organizacin


para alcanzar los objetivos, los resultados esperados y las metas. En la planificacin se
diferencian el plan de los programas y proyectos. Un programa es un conjunto de
proyectos relacionados entre s y un proyecto es una serie de actividades concretas.

5.

Cuadros de correspondencia: verifica la correspondencia entre los objetivos


especficos, los resultados esperados y las actividades comprendidas en los proyectos.

6.

Calendarizacin: ordena cronolgicamente las actividades para su posterior


seguimiento.

7.

Evaluacin:

Evaluacin de proyecto: se pregunta si debe realizarse o no un proyecto y cmo


debe hacerse.

Evaluacin continua: observa la ejecucin del proceso. Sirve para detectar las
dificultades e introducir los mecanismos de correccin.

Evaluacin de resultados: determina en qu medida el proyecto alcanz su


propsito (metas y resultados esperados) y cules son los efectos secundarios.

Hacia un Plan de Comunicacin Institucional Interno


Una organizacin es producto de la confluencia de varias dimensiones: sus objetivos, los
mecanismos organizativos y lo econmico. La Comunicacin atraviesa transversalmente a
la institucin en todas sus dimensiones. A raz de ello, podemos reconocer diversos mbitos
de la comunicacin en las organizaciones:
Ambito de la informacin: se compone de normas y datos que permiten que la
organizacin funciones de acuerdo al objetivo definido.

Ambito de divulgacin: son las novedades y elementos que buscan captar a las personas,
convenrserlos, persuadirlos y sumar su voluntad a los fines de la organizacin. Los
boletines, las publicaciones, son algunos de los elementos que se pueden implementar.
Ambito de formacin y socializacin: tiene por meta reforzar en forma explcita la
cultura institucional. En este marco se insertan las actividades de capacitacin, las
actividades recreativas y las celebraciones.
Ambito de participacin: es la participacin destinada a que cada uno se exprese, darle
la palabra y ofrecerle el reconocimiento. Puede incluirse el trabajo en equipo, el
reconocimiento a las iniciativas, las sugerencias y las propuestas.
Un Plan incluye en s mismo para comunicar la visin, los objetivos, los valores de la
organizacin. Para su desarrollo y ejecucin previamente se necesita contar con la decisin
poltica de la mxima autoridad sino quedar en un cajn y el esfuerzo habr sido en vano.
Declogo de atributos para una Gestin en Comunicacin, segn Norberto Chavez:
Pertinencia: ajuste a la identidad y los objetivos de la organizacin.
Sinergia: apoyo recproco entre mensajes. Uno corrobora al otro. Una sinergia clsica se da
entre la publicidad y la prensa de una empresa.
Sntesis: concentracin y especificidad. La comunicacin eficaz tiene alto grado de
concentracin y especificidad. Concentracin en contenido y especificidad en contenido y
en oportunidades. El contexto del mensaje define al mensaje, aporta significacin.
Dinamicidad: Evolucin adaptativa permanente. La comunicacin debe estar adaptndose
permanentemente sin perder el estilo.
Herramientas de Gestin
Es importante la generacin de distintos Soportes de Comunicacin Interna para que sea
ms rica la comunicacin. Los mismos pueden ser orales, escritos, audiovisuales, digitales
etc. Las Nuevas Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (NTIC) abren el abanico de
posibilidades e integran distintas modalidades generando soportes Multimedia e
Hipermedia. El desarrollo de este ltimo tema merece captulo aparte.

Carta al Personal:

Las cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir informacin importante
tales como resultados, cambios en la organizacin, etc. Su ventaja radica en la rapidez de su
llegada y el impacto que provoca el remitente. Por ello, se aconseja no realizarlas en forma
mltiple con un destinatario comn sino personalizada.

Carteleras:

Este ancestral pero efectivo medio de comunicacin se debe colocar en un lugar de


trnsito seguro del personal. Puede contener informacin general, normativas
institucionales e informaciones que intercambia el personal. Es necesario que su contenido
este ordenado para que visualmente sea de rpida lectura y notorio el cambio peridico de
su informacin. Es necesario, para evitar malos entendidos, consignar en cada mensaje los
remitentes y su fecha.

Cuadernillo de Bienvenida:

Cualquier persona que ingresa a una Institucin nueva necesita saber a dnde se ha
incorporado. Para ello algunas organizaciones disean este material que tentativamente

puede incluir: una sntesis histrica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes,
etc.

Manuales de estilo:

Son guas sistematizadas de procedimientos institucionales que renen la informacin


tcnica, organizativa, histrica, etc. Ayudan a organizar y coordinar las actividades.
Adems, como la dimensin de la comunicacin es amplia colabora indirectamente en la
imagen creando una sinergia de discursos no necesariamente verbales; evitando
contradicciones.

Folletos:

Sobre temas particulares como las coberturas de las ART o Qu hacer frente a un accidente
laboral? se pueden disear sencillos y prcticos trpticos para el personal en el contexto de
campaas de concientizacin inerna.

Publicacin Institucional:

Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es que en ella
confluyen informaciones de diferentes reas. As, se produce una comunicacin ascendente,
descendente y lateral. Adems, la identificacin de los integrantes con su contenido
conlleva, por lado, la valoracin como persona y , por otro, un sentimiento de pertenencia.
Estas publicaciones se adecuan a los hbitos de lectura de cada cual y crea una cita
peridica entre la redaccin y el personal.

Reuniones:

Las reuniones son un espacio de comunicacin para: informar, capacitar, reflexionar, tomar
decisiones, etc. Lo importante es contar con espacio acorde y convocar a los participantes
con la debida antelacin.

Lnea abierta o Lnea directa:

Es una lnea telefnica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias,
temores, etc. en un contestador. Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organizacin y
es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su nombre y sector. Los mensajes sern
revisados por el responsable y a los pocos das se deben contestar los mensajes.

Buzn de Comunicaciones:

Permiten que todos los integrantes de la organizacin se expresen con libertad y puedan
hacer conocer a los niveles superiores de la organizacin su planteo. No deben tenerse en
cuenta los mensajes annimos.

Medios electrnicos

Las relaciones hombre-espacio/ hombre-hombre, en el contexto de la Revolucin Cientfico


Tecnolgico, cada vez se producen menos frente a frente. Un nmero creciente de redes se
intercalan y organizan la interaccin. A partir de ello resulta necesario suscitar nuevas
relaciones de intercambio, no slo de individuo a individuo, sino tambin de los individuos
con la organizacin como espacio de pertenencia. Entre las posibilidades que puede poner
en marcha una empresa se puede citar:

E-mail: sus ventajas son: rapidez, interactividad, multidifusin, facilidad de fijacin del
destinatario.
Intranet: es una red interna. Presenta la ventaja de ser un medio rpido e instantneo. Slo
se necesita colocar las computadoras en red.
Listas de distribucin y foros de discusin por internet: puede servir para motivar a los
integrantes en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas
pertinentes seran institucionales.
En la pgina web institucional se puede prever un rea restringida slo para los integrantes
de la institucin e implementar los foros.

Evaluar:

La evaluacin del proceso peridica es necesaria para analizar la posibilidad de realizar


ajustes en el rumbo si lo fuera necesario. Los datos obtenidos darn lugar a acciones
futuras. Si no se toman en cuenta estos datos o no investigan ser difcil mantener
una estructura de comunicacin interna. Los mtodos ms difundidos son las encuestas y
sondeos de opinin interno.
Tambin hay que considerar las evaluaciones previas a iniciar un proyecto o un plan,
durante su ejecucin y, posteriormente, su impacto. Es decir, si se cumplieron los objetivos
fijados, las metas y los resultados esperados.
Bibliografa Consultada:
Daniel Prieto Castillo, La Comunicacin en la Educacin, Ediciones Ciccus La
Cruja, Argentina, 1999.
Francois Eldin, El Managment de la Comunicacin, Edicial S.A, Argentina,
1998.
Alejandro R. Balza y Karina Aphal, Desarrollos en la Comunicacin Interna ,
comunicologos.com.
Jesica Croci, Comunicacin Indoor, Monografas.com
Leonardo Enrique Sayago, Investigacin en Comunicacin Organizacional,
Licencomunicacion.com.ar
Lic. Mnica Mara Viada, Comunicacin Institucional: la comunicacin bien
entendida empieza por casa, licencomunicacion.com.ar

Trabajo realizado por:


Carla Cirigliano,
Comunicadora Social y Tec. en Comunicacin de las Organizaciones

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos15/comunic-interna/comunicinterna.shtml#ixzz4LEDKEbjE

Anlisis de la gestin de la comunicacin en los


sectores industriales tradicionales valencianos

Autores: Roco Blay Arrez, Mara Teresa Benlloch Osuna, Guillermo Sanahuja Peris
Localizacin: Doxa Comunicacin: revista interdisciplinar de estudios de
comunicacin y ciencias sociales, ISSN 1696-019X, N. 18, 2014, pgs. 55-82
Idioma: espaol

Texto completo (pdf)

Resumen
Esta investigacin tiene como objeto conocer la prctica de la funcin de la

comunicacin en los sectores tradicionales industriales valencianos. Tras profundizar en los


pilares tericos del "corporate" y en la casustica de estos sectores se desarrolla una
metodologa cualitativa en la que han participado profesionales de estos sectores,
representantes de las asociaciones sectoriales y profesionales de la comunicacin. La
principal conclusin extrada a lo largo de la investigacin plantea que estos sectores a
pesar de haber tenido una cierta evolucin, todava presentan un modelo caduco de
comunicacin, centrado en la publicidad, las ventas y el corto plazo.

Monografias.com > Administracion y Finanzas


Descargar

Imprimir

Comentar

Ver trabajos relacionados

La Comunicacin en la Gestin de Proyectos


Enviado por Santa Muguercia

1.

Resumen

2.

Introduccin

3.

Consideraciones acerca de la dimensin comunicativa en la gestin de


proyectos

4.

Una mirada a las fases del proyecto desde la comunicacin: El


diagnstico

5.

La comunicacin y la ejecucin del proyecto

6.

Las estrategias de comunicacin en un proyecto sociocultural

7.

A modo de cierre

8.

Bibliografa

Resumen
Reflexiones acerca de la comunicacin en los proyectos socioculturales como eje transversal
en todo el proceso del proyecto para facilitar de toma de decisiones, las relaciones con
las instituciones y las relaciones interpersonales de los involucrados en el proyecto
Palabras clave: proyectos socioculturales diagnstico-comunidad actores-estrategias

Introduccin
La dcada de los noventa signific cambios sustanciales en la sociedad cubana y como parte
de ellos, el trabajo comunitario adquiri una dimensin particular, porque propiciaba la
participacin social y la autogestin como vas para la solucin de problemas puntuales en
el mbito local y a los que el Estado no poda ofrecer una atencin inmediata.
La complejidad de las condiciones conllev la bsqueda de vas que permitan la bsqueda
de alternativas para el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos y de sus
escenarios vivenciales A partir de esta situacin los proyectos socioculturales ocuparon un
espacio importante en las posibilidades de cambio en las comunidades
La comunidad paso a ser el principal escenario para realizar diferentes experiencias que al
generar propuestas, estaban encaminadas hacia la defensa de los
valores y principios del sistema social cubano.
La gestin de proyectos socioculturales es una de las alternativas para satisfacer
necesidades, y lograr dinamizar y materializar los procesos de transformacin que apuntan
al desarrollo ciudadano en los diferentes espacios de convivencia
Los proyectos sociales y culturales se caracterizan, por tener a la comunidad como espacio
donde se encuentran las unidades sociales con ciertas caractersticas entre las que se
destacan: su organizacin, un lugar establecido, todos los elementos de la vida social y sus
instituciones, jerarquas e intereses, as como manifestaciones de la conciencia social, entre
las que se sealan el sentido de pertenencia y el de comunin.
Los proyectos socioculturales son entendidos como un conjunto de acciones planificadas
que involucran y articulan a personas interesadas en provocar cambios o transformaciones
en su realidad y en sus modos de actuacin.
La forma en que son planificados e implementados algunos de los proyectos nos remite a
una propuesta metodolgica conocida como gestin de proyectos que se orienta hacia la
solucin de problemas concretos y que contribuyen al desarrollo humano Esta propuesta se
caracteriza por estimular procesos participativos con una concepcin dialctica e integral,
al tiempo que privilegia la construccin colectiva del conocimiento, el trabajo articulado y
grupal; ubica a los actores involucrados como sujetos de su propia
transformacin potencia y desarrolla capacidades; prioriza varias dimensiones como: la
educativa comunicativa,ambiental,economico-financiera, investigativa, tica, esttica,
artstica directiva, humanista y de gnero.
Los proyectos se nutren de procesos endgenos; es decir, que nacen de la propia
comunidad, adems contribuyen al fortalecimiento de redes sociales y al establecimiento de
relaciones entre las instituciones y organizaciones que estn presentes en la comunidad y
fuera de ella.
Todo esto hace que las personas cambien, desarrollen capacidades y habilidades que les
permiten gestionar soluciones a sus problemas y con ello hacer sostenibles sus proyectos en

la base y como parte de estos procesos se encuentra la comunicacin como elemento clave,
no slo porque es imprescindible la relacin interpersonal, sino porque se trabaja en grupo.

Consideraciones acerca de la dimensin comunicativa en la


gestin de proyectos
La comunicacin es inherente al ser humano, ya sea en la trasmisin de informacin, como
reguladora de los comportamientos y para canalizar los estados afectivos. En los proyectos
socioculturales es una dimensin que se genera de forma natural.
Si pensamos en la informacin, por ejemplo, considerada como un componente esencial en
el proceso de comunicacin, nos percatamos de cun til puede ser contar con informacin
oportuna y pertinente en cada fase del ciclo de vida de un proyecto, porque permite ser ms
conscientes a los participantes de las actividades y procesos, tomar decisiones ms certeras,
ofrecer un tratamiento acorde con los problemas y disminuir los riesgos.
En cuanto a los comportamientos, permite la convivencia y la comprensin necesarias para
la relacin grupal y por ultimo el aspecto afectivo propicia sentimientos de unin,
de amor por lo que se realiza y a las personas con quienes se comparte, lo que es muy
importante a la hora de involucrar y persuadir en aras de lograr cooperacin para las
diferentes acciones de beneficio comn.
La comunicacin, en sentido general, contribuye a desarrollar procesos de sensibilizacin y
articulacin entre los distintos actores involucrados. Permite identificar fortalezas,
oportunidades, amenazas y debilidades que pueden viabilizar o entorpecer el camino del
proyecto y crear un clima favorable de trabajo al interior del grupo gestor. Esta dimensin
constituye un enlace necesario entre las dems dimensiones y propicia la participacin. . .
En el orden del crecimiento personal, la comunicacin contribuye al desarrollo de las
capacidades y habilidades que deben tener los gestores de proyectos, como son: habilidad
de dilogo, coordinacin, elaboracin y estructura de mensajes, mediacin de conflictos,
escucha, conocimiento del interlocutor, dominio de la comunicacin extraverbal, por solo
mencionar algunos elementos que constituyen pequeos pilares que forman la base de los
futuros procesos de participacin, articulacin y gestin.
La comunicacin es un complemento til para el proyecto y es posible incorporarla
conscientemente como una dimensin; se puede ofrecer un tratamiento integral a los
problemas de comunicacin con el objetivo de fortalecer el funcionamiento del grupo
gestor, la articulacin de actores, estimular la participacin, as como la promocin y la
divulgacin Sin embargo, no es recomendable disear e implementar un conjunto de
acciones de comunicacin a ciegas, primero es necesario conocer los problemas y
profundizar en otros elementos a travs de un diagnstico de comunicacin
con carcter participativo.

Una mirada a las fases del proyecto desde la comunicacin:


El diagnstico
Un acercamiento al diagnostico de comunicacin nos revela las posibilidades de conocer
cono es el comportamiento de los procesos de comunicacin en la comunidad, en las
instituciones y sobre todo entre las personas, de esta manera l se evidencia la comunicacin
comunitaria, institucional e interpersonal respectivamente.
El diagnstico de comunicacin en el proyecto sociocultural, permite profundizar en los
problemas, mediante un anlisis de causa y efecto; posibilita valorar a las relaciones
personales y grupales que se establecen al interior del grupo gestor; indaga en experiencias
de comunicacin vividas por los habitantes de la comunidad; profundiza en las necesidades

informativas de los individuos, grupos y actores claves, as como en las caractersticas de


la poblacin; permite establecer las relaciones de las instituciones, las personales y
de poder; adems, considera en qu medida y cmo la comunicacin actuar en los
procesos que el proyecto genere.
Una de las cuestiones que se hace necesario puntualizar es identificar la presencia y
actividad de lderes formales e informales, quienes a veces coinciden con ser lderes de
opinin y gozan de prestigio e influencia en determinados grupos. Estos lderes pueden
servir como portavoces para socializar informaciones que por otros canales serian ms
difciles de trasmitir.
Tambin se encuentran las fuentes formales e informales generadoras de mensajes. En el
espacio geogrfico de la comunidad coexisten diversas instituciones sociales, las cuales se
convierten en fuentes generadoras de mensajes e informacin con un carcter oficial y estn
presentes en ellas los grupos informales y amigos que pueden, en un momento
determinado, ser fuentes trasmisoras de informacin.
Algunas de las instituciones tambin intervienen directamente en el diagnstico ya que
pueden tener identificados determinados tipos de pblicos necesarios para el proyecto.
Otros elementos que pueden ser diagnosticados son las relaciones que se establecen entre
instituciones e individuos y los flujos de comunicacin entre ellos, adems de los espacios
comunicacionales formales e informales que se generan en su interaccin, es decir, cmo
circula la informacin en la comunidad.
Se diagnostican tambin de manera importante, las necesidades comunicativas e
informativas de los actores involucrados en el proyecto, cuestin imprescindible para el
trabajo en grupo, en cuanto a la comprensin de las tareas a asumir y el
conocimiento preciso y oportuno de las diferentes situaciones que se suceden en la
comunidad.
En otro sentido resulta vlido poder establecer , el papel de los medios de
comunicacin ms efectivos en la comunidad, ya que mediante estos puede fluir una
comunicacin que ayude a entender los beneficios del proyecto y las acciones que el mismo
propone al escenario comunitario
Resulta necesario entre las tcnicas e instrumentos metodolgicos para realizar el
diagnstico de comunicacin, incluir los instrumentos cualitativos y cuantitativos. que
propiciarn una mirada integradora del objeto de estudio La informacin obtenida se
ordena, se procesa y se analiza con el fin de llegar a conclusiones que allanen el camino del
proyecto en su dimensin comunicativa
Identificacin
En la fase de identificacin las comunicaciones han de crear las condiciones que permitan
sensibilizar, motivar y comprometer a todos y para ello es vital la realizacin del diagnstico
que facilita el anlisis de la realidad en la que se acta, los entornos sociales, los sistemas de
relaciones y los recursos para la consecucin de los objetivos propuestos entre otros
aspectos a considerar.
Desde la planificacin
Despus de realizado el diagnostico de comunicacin, en la fase de planificacin, se deben
realizar los ajustes correspondientes para poder trabajar con los resultados y si es posible
integrarlos en una estrategia de comunicacin. que tendr en cuenta las otras fases del
proyecto

La planificacin considera a la comunicacin como facilitadora de los procesos grupales


necesarios para la toma de decisiones relacionadas con la organizacin del trabajo, en esta
fase hay que tener en cuenta que la estrategia de comunicacin debe integrar todas
las herramientas comunicacionales: promocin , relaciones
pblicas, protocolo, publicidad etc alrededor de los objetivos y las acciones, de forma que el
proyecto genere confianza y credibilidad en los pblicos ,logrando una coherencia en
su discurso-accin.
Son importantes los pblicos los mensajes y los medios. Los pblicos ya estarn bien
identificados y caracterizados, los mensajes han de ser tratados con un enfoque creativo, y
sern dinmicos, entendibles, construidos desde y para los pblicos involucrados La
estrategia de medios deber contribuir a la utilizacin de los canales ms usados para
garantizar su efectividad

La comunicacin y la ejecucin del proyecto


En esta fase el sentido de comunicar se articular a los diferentes actores viabilizando la
cooperacin y la integracin en aras del desarrollo de todo lo propuesto La integracin de
todas las acciones requiere de un sistema de comunicacin que posibilite el intercambio de
significados entre los involucrados de manera satisfactoria.
En este momento se refuerzan las relaciones con instituciones y personalidades que apoyan
al proyecto para que pueda cumplir su misin. Se hace imprescindible que todos los canales
determinados en el diagnostico , sean utilizados, ya que las acciones planificadas comienzan
a sucederse con una dinmica que requiere un flujo de comunicacin interno y externo
efectivo para que todos los involucrados estn en sintona y no surjan barreras que puedan
entorpecer los objetivos y su cumplimiento .
Control de la comunicacin o comunicacin en el control?
En esta fase la dimensin comunicativa no deber ser evaluada por s sola, sino
en funcin del proyecto. Es decir se debe medir la eficiencia y eficacia de la comunicacin
en funcin del proyecto. La comunicacin asegura la retroalimentacin a los gestores, y
contribuye a la reflexin colectiva entre lo programado y lo ejecutado, los cumplimientos de
los objetivos y los resultados alcanzados.
Es importante medir la comunicacin grupal al interior del grupo gestor, cmo circula la
informacin y cmo es su relacin con los colaboradores ms activos de la comunidad;
tambin es necesario valorar en esta etapa final si se ha favorecido o no el proceso de
articulacin de actores con la implementacin de acciones de comunicacin.
Otros elementos que merecen ser evaluados son: la elaboracin
de productos comunicativos; la recepcin de mensajes (incluyendo las distorsin,
decodificacin e interpretaciones realizadas); la pertinencia de los medios empleados las
acciones de Relaciones Publicas. Adems, se puede incluir en la mirada evaluativa, el nivel
de informacin que tiene la poblacin sobre el proyecto y su relacin con la participacin y
la cooperacin
Para realizar la evaluacin es muy til contar con un conjunto
de variables e indicadores que resumen lo que es necesario evaluar. Estas herramientas
debern estar expresadas en la estrategia de comunicacin e integradas a todas las fases del
proyecto
Los diseos comunicacionales en cada fase marcan sus propias acciones y armonizan y
hacen coherente la gestin

Las estrategias de comunicacin en un proyecto


sociocultural
Cuando se concluye el procesamiento de la informacin obtenida durante el diagnstico,
podemos decir que contamos con el mapa de comunicacin del proyecto, donde se describe
cmo funciona el proyecto y la comunidad.
Este documento contiene todos los elementos necesarios para crear una estrategia de
comunicacin que facilitar el desarrollo del proyecto. Es aqu donde se percibe la relacin
entre la informacin obtenida durante el diagnstico y la estrategia de comunicacin como
propuesta alternativa La estrategia resume la intencin y el cmo se quiere orientar el terna
de comunicacin no slo hacia la comunidad, sino tambin hacia el interior del propio
proyecto.
La estrategia o estrategias del proyecto son un conjunto de acciones programadas y
planificadas que se implementan a partir de ciertos intereses y necesidades en un espacio
de interaccin humano y en un tiempo determinado, para lo que se necesita disponer de
determinados recursos.
Debe tenerse en cuenta en el momento de disear una estrategia de comunicacin
participativa, la definicin clara y precisa de los objetivos comunicativos y los
coprotagonistas de la estrategia. Este es uno de los aspectos que legitima el carcter
participativo de este conjunto de acciones. Una representacin de los pobladores de la
comunidad y algunos miembros del grupo gestor deben disear e implementar la estrategia
de comunicacin. En la elaboracin de los productos comunicativos tambin debe estar una
representacin de la comunidad; son ellos quienes dominan los cdigos de lenguaje para
llegar a la comunidad, pues son parte de ella.

A modo de cierre
La comunicacin debe reconocerse como una dimensin importante en el desarrollo de un
proyecto sociocultural y como un elemento que ayuda a tener una visin ms integral de la
transformacin de lo que se pretende cambiar.
La dimensin comunicativa, constituye la base de importantes procesos que garantizan
el xito del proyecto como son: la articulacin de actores, la participacin, la capacitacin,
la integracin y fortalecimiento del grupo gestor, el conocimiento y difusin de informacin
sobre el proyecto y la relacin proyecto- comunidad.
La estrategia de comunicacin forma parte de un conjunto de estrategias que marchan
paralelas al proyecto. Sin embargo, una estrategia comunicativa diseada con un sentido
integrador puede llegar a convertirse en un sistema de comunicacin que acompaa y
facilita el desarrollo del proyecto y su xito

Bibliografa
Colectivo de Autores de CIERI: Compilacin Bibliogrfica sobre gestin de proyecto.
Ciudad de La Habana, Cuba, 2000
Colectivo de autores: Gestin de Proyectos Gua para actores.ACPA Ciudad de La Habana,
Cuba, 2005
Carranza Martnez, Julia La gestin de proyectos socioculturales Seleccin de lecturas
Coleccin Punto de partida. Centro Nacional de Superacin Para la Cultura, Cuba, 2010.
Cohen, E y R Franco El lenguaje de los proyectos, Mxico, 2000.
Kapln, Mario: "El comunicador popular". Editorial Beln, Quito, 1985.

Linares Fleites, Cecilia; Sonia Correa Cajigal y Pedro E. Moras Puig: "La participacin.
Solucin o problema?". Centro de Investigacin y Desarrollo de la Cultura Cubana Juan
Marinello, Cuba, 1996.
Marchoni, Marco: "Comunidad participacin y desarrollo". Editorial Popular, Espaa,
1999.
Moreno Aragn, Jorge .Gestin de proyectos sociales y culturales Universidad de La
Habana, Cuba, 1999.
Roncal Preteli, Odar: "El papel de la comunicacin en proyectos de desarrollo local",
en: Revista Pobreza urbana y desarrollo. Ao 6. No.13, diciembre, 1996.
__________________: "Trabajo Comunitario. Seleccin de lecturas". Asociacin de
Pedagogos de Cuba. CIE Graciela Bustillos, Cuba, 1999.

Autor:
Lic. Santa Muguercia Ortiz
Esp. Juana Irene Horman Fure.
Profesoras Asistente, de la Carrera de Comunicacin Social de la Universidad Jess
Montan Oropesa, de la Isla de la Juventud. Cuba

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos91/comunicacion-gestion-proyectos/comunicacion-gestionproyectos.shtml#ixzz4LEEjKNkb

Transcripcin de GESTIN DE LAS COMUNICACIONES


DEL PROYECTO

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES


DEL PROYECTO
Planificacin de las Comunicaciones
Gestionar las Comunicaciones
Controlar las Comunicaciones
IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN DE LA COMUNICACIN EN EL
PROYECTO
Gerencia de las Comunicaciones
La gestin de las comunicaciones del proyecto incluye todos los
procesos requeridos para asegurar la apropiada y oportuna
generacin, recoleccin, distribucin, almacenamiento, recuperacin,
y destino final de la informacin del proyecto.
Determina las necesidades de informacin y comunicaciones de los
interesados del proyecto
Definicin del Proceso
Entradas
Herramientas y Tcnicas
Salidas
Plan para la Direccin del Proyecto

Contiene informacin acerca de como se ejecutar, monitorear,


controlar y cerrar el proyecto.
Registro de Interesados
Proporciona informacin respecto a los interesados del proyecto, que
se utiliza para realizar el plan de comunicaciones.
Factores Ambientales de la Empresa
Estructura de la organizacin.
Normas gubernamentales.
Infraestructura.
Recursos humanos existentes.
Administracin de personal.
Condiciones del mercado.
Tolerancia al riesgo de los interesados.
Activos de los Procesos de la Organizacin
Son de particular importancia para la planificacin de las
comunicaciones:
Lecciones aprendidas.
Informacin histrica.
Anlisis de Requisitos de Comunicacin
El anlisis de los requisitos de comunicacin determina las
necesidades de informacin de los interesados del proyecto. Estos
requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la
informacin necesaria con un anlisis del valor de dicha informacin.
Tecnologa de la Comunicacin
Las metodologas usadas para transferir informacin pueden variar
significativamente.
Los factores de la tecnologa de comunicaciones que pueden afectar
el proyecto son:
Urgencia de la necesidad.
Disponibilidad de la tecnologa.
Facilidad de uso.
Entorno del proyecto.
Sensibilidad y confidencialidad.
Modelo de Comunicacin
Los mtodos utilizados para transferir informacin entre los
interesados del proyecto pueden variar considerablemente.
La secuencia de pasos de un modelo bsico de comunicacin es la
siguiente:
Codificar.
Transmitir.
Decodificar
Confirmar
Retroalimentacin
Mtodos de Comunicacin
Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para
compartir la informacin entre los interesados del proyecto. De
manera general, estos mtodos pueden clasificarse en:
Comunicacin interactiva
Comunicacin de tipo Push (empujar)
Comunicacin de tipo Pull (tirar)

Reuniones
El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones necesita del
debate y del dilogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la
manera ms adecuada de actualizar y comunicar la informacin del
proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha informacin por
parte de los interesados.
Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plan debe contener la siguiente informacin:
Los requisitos de comunicacin de los interesados.
La informacin que se comunicar, incluido el idioma, formato,
contenido y nivel de detalle.
El motivo de distribuir dicha informacin.
El plazo y la frecuencia para distribuir la informacin y para recibir el
acuse de recibo.
La persona responsable de la comunicacin.
La persona responsable de autorizar la comunicacin.
la persona o grupos que recibirn la informacin.
Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la informacin,
tales como memorandos, correo electrnico y/o comunicados de
prensa.
Los recursos asignados para las actividades de comunicacin,
incluidos el tiempo y el presupuesto.
El proceso de escalamiento, con identificacin de los plazos y la
cadena de mando (nombres) para el escalamiento de aquellos
incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior.
El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las
comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla; un
glosario de la terminologa comn.
Diagramas de flujo de la informacin que circula dentro del proyecto,
los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la
lista de informes y los planes de reuniones, etc.
Restricciones en materia de comunicacin, generalmente derivadas
de una legislacin o normativa especfica, de la tecnologa, de las
polticas de la organizacin, etc.
Distribucin de Informacin
Poner la informacin necesaria, disponible a los interesados del
proyecto de una manera oportuna.
Definicin de Procesos
Entradas
Herramientas y Tcnicas
Salidas
Plan de Gestin de las Comunicaciones

Proporciona:
Requisitos de comunicacin.
Informacin a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel
de detalle.
Responsable de comunicar.
Persona o grupo receptor.
Mtodos o tecnologa usada.
Frecuencia de la comunicacin.
Mtodo de escalamiento para temas polmicos no resueltos.
Mtodo de actualizacin y refinamiento del plan.
Glosario de terminologa comn.
Habilidades de comunicacin.
Sistemas de recopilacin y recuperacin de informacin.
Mtodos de distribucin de informacin.
Proceso de lecciones aprendidas.
Lecciones Aprendidas
Durante todo el ciclo de vida del proyecto el equipo de proyecto
identifica lecciones aprendidas relativas a los aspectos tcnicos, de
gestin, y de procesos.
Las lecciones aprendidas se compilan, formalizan, y almacenan a
travs de toda la duracin del proyecto.
Distribucin de Informacin
Son parte de las habilidades generales de gestin y se usan para
intercambiar informacin.
Estas habilidades incluyen el asegurar que las personas correctas
reciben la informacin correcta en el momento adecuado, tal como ha
sido definido en el plan de gestin de las comunicaciones.
Tambin incluyen el arte de gestionar los requerimientos de los
interesados.
Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones).
Cambios solicitados.
Documentacin de Lecciones Aprendidas
Causas.
Razonamiento detrs de la accin correctiva.

Otros tipos de informacin relacionada a la distribucin de


informacin.
Definicin de Procesos
Entradas
Herramientas y Tcnicas
Salidas
Plan para la Direccin del Proyecto
Los requisitos de comunicacin de los interesados.
Distribucin de la informacin.
Plazo y frecuencia.
Responsable .
Recepcin de la informacin.
Comunicaciones del Proyecto
El estado de los entregables.
El avance del cronograma .
Los costos incurridos.
Registro de Incidentes
Se registra los incidentes generales del proyecto con un responsable.
Se da prioridades para dar las soluciones.
Datos del Desempeo del Trabajo
Se hace un anlisis comparativo entre la lnea base y el resumen de la
informacin recopilada.
Activos de los Procesos de la Organizacin
Tecnologas especficas de comunicacin disponibles.
Medios de comunicacin permitidos;
Seguridad de informacin.
Sistemas de Gestin de la Informacin
El director del proyecto informa a los interesados una informacin
relativa como: costos, al avance del cronograma y al desempeo del
proyecto.
Reuniones
Se necesita del debate con el equipo del proyecto para ver la manera
mas efectiva de actualizar y comunicar el desempeo del proyecto .
Juicio de Expertos
Son necesarios con relacin a detalles tcnicos o de gestin.
Informacin de desempeo del Trabajo
Resume los datos de desempeo recopilados,
proporcionan informacin sobre el avance del proyecto, requerido por
los diferentes interesados.
Solicitudes de cambio
Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el

desempeo futuro del proyecto.


Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto
Actualizaciones al plan de gestin de las comunicaciones.
Actualizaciones a los documentos del proyectos
Informes de desempeo, registro de incidentes.
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin
Los formatos de informe y la documentacin de las lecciones
aprendidas. Puede incluir causas de los incidentes.
Profesor: Ral Daz Rojas

10.1. Planificar la Gestin de las


Comunicaciones del Proyecto
22 JANUARY, 2013 / GLADYS GBEGNEDJI CASTAO

El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones,


permite determinar las necesidades de informacin de los
interesados en el Proyecto y as poder determinar cmo se
llevarn a cabo las comunicaciones.
A la hora de planificar las comunicaciones del Proyecto,
debera darse respuesta a las siguientes preguntas:

La planificacin de las Comunicaciones a menudo est


estrechamente vinculada a los tipos de organizaciones
propietarias del Proyecto (promotora, ejecutante, etc.) as
como a factores ambientales de cada empresa (entorno
interno y externo). Efectivamente, la estructura y cultura de la
organizacin de las empresas propietarias tendrn un efecto
importante sobre los requisitos de Comunicaciones del
Proyecto.
Entradas

Plan para la Direccin del Proyecto


Registro de interesados
Factores Ambientales de la Empresa: Todos los factores
Activos de los Procesos de la Organizacin: Por ejemplo,
las lecciones aprendidas y la informacin histrica.

Herramientas y tcnicas

Anlisis de Requisitos de Comunicaciones: Determinar


las necesidades de informacin de los interesados en el
Proyecto. El Director del Proyecto debe determinar la
cantidad de canales o rutas de comunicacin
potenciales, siendo stas igual a: n(n-1)/2, donde n es la
cantidad de interesados
Tecnologas de las Comunicaciones: Determinar qu tipo
de tecnologa se utilizar para la distribucin de la
informacin. Los factores que pueden afectar son:

Modelos de Comunicacin: La imagen muestra un


modelo de comunicacin bsica, que representa cmo la
informacin se enva y se recibe entre dos partes,
definidas como el emisor y el receptor.

Como consecuencia de
ruidos en el contexto, una mala codificacin, grandes
distancias entre los miembros del equipo, hostilidad,
lenguajes, culturas, experiencias, niveles de educacin,
etc., el mensaje original puede sufrir cambios o malas

interpretaciones.
Est
os cambios o malas interpretaciones entre emisor y
receptor pueden crear grandes inconvenientes durante
la gestin del Proyecto, por lo que es de suma
importancia una comunicacin efectiva.
Mtodos de comunicacin: Podemos clasificarlos
en Comunicacin interactiva(intercambio
multidireccional), Comunicacin de tipo Push (enviada a
receptores especficos) y Comunicacin de tipo
pull (grandes volmenes de informacin)
Reuniones: Del equipo de Proyecto
Salidas

Plan de Gestin de las Comunicaciones: Requisitos de


comunicacin, Idioma, Formato, Contenido, Nivel de
detalle, Plazo y frecuencia, Motivo, Responsables,
Receptores, Mtodos o tecnologas, Diagramas de flujo
de la informacin, Restricciones, etc.
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Por
ejemplo, el cronograma del Proyecto, Registro de
Interesados o la Estrategia de gestin de los interesados.

FUENTES DE INFORMACIN :
PMB OK 5 TH

ED IC I N

DI RE CT OR P ROF ES IO NA L DE PROY EC TO S

AUTOR :

PABLO LLED

GL A DY S G BE GNE DJ I C AS TA O P MP

La importancia de la comunicacin en la gestin de


proyectos
Tiempo estimado de lectura: 8 minutos

Facebook, Twitter, Google, internet, blogs, correo


electrnico, telfono, Whatsapp desde siempre una de las principales preocupaciones del ser
humano ha sido comunicarse. Queremos compartir datos, transmitir una idea, ampliar
conocimientos, en definitiva, recibir y transmitir informacin.
Desde la perspectiva de un responsable de proyecto, la comunicacin es una de las
habilidades clave que tiene que cuidar y potenciar.
Sin embargo, y a pesar de esa importancia, es curioso que algo que hacemos continuamente,
tanto en nuestra vida personal como profesional, muchas veces no le dedicamos el tiempo
suficiente, sobre todo en algo tan relevante como un proyecto.
Por qu falla la comunicacin en los proyectos?, Por qu algo tan natural como
comunicarse puede suponer un importante quebradero de cabeza y llevar incluso al fracaso de
proyectos?
Algunas de las causas ms comunes son:

Informacin errnea, incompleta, excesiva, inconsistente o sesgada.

Interlocutor no vlido.

Manejo de los tiempos inadecuados.

Medios de transmisin incorrectos.

Falta de claridad.

La comunicacin supone una parte importante de nuestro da a da y deberamos


prestarle la atencin que se merece: un responsable de proyecto invierte la mayor parte de
su tiempo (pudiendo llegar en momentos a superar ms de las 2/3 partes) en comunicarse: con
su equipo de trabajo, los clientes del proyecto, los usuarios, los proveedores, los gestores de su
organizacin, compaeros de trabajo con los que interacta, etc Esta comunicacin se
realiza de diversas formas: negociando, reportando el estado de un proyecto, asignando trabajo
al equipo, obteniendo informacin de la ejecucin del proyecto, etc

Lo primero que tenemos que tener claro, aunque a veces parecemos olvidarlo, es que en
cualquier comunicacin siempre hay dos puntos de vista: la parte transmisora y la parte
receptora. Estos dos puntos de vista se pueden relacionar de una
forma sncrona/simultnea (comunicaciones presenciales, videoconferencias,) o de
forma asncrona (correos, informes, blogs,) y tenemos que cuidarlas por igual:muchas veces
pensamos tanto en lo que queremos transmitir que no prestamos atencin a lo que nos
estn transmitiendo y perdemos informacin valiosa para entender el entorno.

A la hora de poder comunicarnos de forma eficiente tenemos que identificar los tipos de
comunicacin que podemos utilizar, ya que afectar a la forma en que debemos de transmitir el
mensaje (no podemos escribir un correo electrnico como si estuviramos escribiendo un
Whatsapp, o un documento funcional como si estuviramos redactando una novela). Las
formas son tan importantes como el fondo (continente vs. contenido).

En toda comunicacin tenemos que tener en cuenta diferentes


dimensiones:

Interna, con el equipo de trabajo/proyecto, y Externa, con el


cliente/usuarios/proveedores

Formal vs. Informal. Informes, presentaciones, documentos vs. correos electrnicos,


conversaciones de pasillo o telefnicas.

Vertical, hacia los distintos niveles de la estructura organizativa, y Horizontal, entre los
compaeros.

Oficial y No Oficial. Comunicacin con organismos oficiales o interna de la compaa,


y comunicacin con compaeros, colaboradores.

Escrita vs. Oral.

Verbal vs No Verbal. A veces le prestamos poca atencin a la comunicacin no verbal


pero, como nos comportamos ante un interlocutor (actitud, postura, comportamiento,
distracciones), puede suponer una barrera a la hora de comunicarnos.

Estas diferentes dimensiones debern determinar nuestra actitud y cmo enfocamos la


comunicacin con nuestro interlocutor y en nuestro proyecto. Segn muchas
encuestas, mejorar la comunicacin se sita entre las principales medidas para mejorar
la ejecucin de los proyectos.

Qu podemos hacer para nuestra comunicacin?


Planificar y preparar la comunicacin. En un proyecto no podemos dejar la

comunicacin a la improvisacin. Tenemos que tener claro qu queremos transmitir, cuando


hacerlo, cmo hacerlo, qu soporte vamos a usar y, sobre todo, quienes sern nuestros
interlocutores. Hay que limitar al mximo la improvisacin, para evitar el riesgo de decir lo
que no se debe.
Utilizar un lenguaje simple. Esto es muy importante en un entorno altamente

especializado, sobre todo en comunicaciones con usuarios. Muchas veces tendemos a usar
un lenguaje que slo entendemos en nuestro mbito de trabajo (ingenieros, ). Tenemos
que comunicar pensando en quien recibe el mensaje, no en quien lo emite.
Obtener feedback del receptor. Este punto nos permite reforzar la comprensin del

mensaje. Tenemos que asegurarnos que nuestro interlocutor ha entendido lo que queremos
transmitir.
Establecer mltiples canales de comunicacin. Tenemos que definir cuales son las

lneas de comunicacin principales en nuestro proyecto, y formalizarlas/controlarlas:


informes, redes sociales corporativas, intranets, etc
Determinar la sensibilidad del receptor respecto a la informacin que se va a

transmitir.
En comunicaciones presenciales (cara a cara), prestar atencin al lenguaje corporal

del receptor. Esto nos dar pistas de si la informacin se est recibiendo correctamente.

Comunicar en el momento adecuado, y con el formato y medios correctos.

Reforzar las palabras con acciones. Debemos de evitar actitudes tipo haz lo que
digo, no lo que hago.
Escucha activa. Esto significa que tenemos que escuchar y entender la comunicacin

desde el punto de vista del que habla.


En definitiva, tenemos que tener siempre presente que Una comunicacin de proyectos
efectiva asegura que la persona adecuada dispone, en el momento apropiado, de la
informacin requerida, utilizando los medios y los formatos adecuados.
La importancia de una buena comunicacin se ha convertido en algo indispensable para lograr
el xito en los proyectos y en la gestin de las organizaciones.

Carlos Gonzlez Jardn (@cgjardon) es Consultor y Formador en Direccin de


Proyectos. Con ms de 18 aos de experiencia en el sector TI, su actividad gira entorno a la
Direccin de Proyectos TI y estndares de calidad como CMMi. Es Ingeniero Tcnico en
Informtica por la Universidad de Vigo, Master Executive por ICAI/ICADE y Certificado PMP por
el Project Management Institute (PMI). Actualmente es Consultor en Gestin de Proyectos
en Tecnocom.

31


Albert 15:11 el 16/08/2015Enlace permanente | Responder
Interesante post, ya que la comunicacin es una de las bases de una buena gestin
de proyectos, y su falta uno de los motivos de fracasos. Esto es as porque al final
todo se basa en las personas que forman parte del equipo del proyecto y su
capacidad de trabajar conjuntamente y ordenadamente.
Para ayudar al director del proyecto a conseguir una buena comunicacin (fcil y
organizada), existen herramientas especficas. Adjunto un enlace a un post que
muestra las caractersticas de estas herramientas, su uso dentro del proyecto, y
algunas de las disponibles.

http://www.recursosenprojectmanagement.com/herramientas-decolaboracion/

Albert 2:46 el 11/09/2015Enlace permanente | Responder


Totalmente con lo dicho en este artculo, ya que los proyectos los ejecuta el equipo,
por tanto conseguir una buena comunicacin bidireccional entre el director del
proyecto y el equipo es bsico.
Para ayudar en este aspecto adjunto un enlace a un artculo que trata sobre
diferentes herramientas existentes que ayudan a mejorar la comunicacin dentro de
un proyecto.

http://www.recursosenprojectmanagement.com/herramientas-decolaboracion/

Jaime 15:05 el 16/10/2015Enlace permanente | Responder


Estimado Carlos.
Que medidas preventivas puedo adoptar al inicio de un proyecto para evitar
problemas de comunicacin en el desarrollo del mismo?

Carlos 15:07 el 15/12/2015Enlace permanente | Responder


Hola Jaime
Lo primero disculpa la tardanza en contestar esta pregunta.
Desde mi punto de vista uno de los aspectos ms relevantes a la hora de
evitar problemas de comunicacin es identificar todas las personas
afectadas/participantes en el proyecto (anlisis de stakeholders) para
establecer cuales son las expectativas del proyecto y que informacin hay
que reportarle y cada cuanto tiempo. Muchas veces el problema es que la
informacin no se transmite en momento y forma adecuada. La
comunicacin no puede ser como una tarifa plana. En proyectos
complejos se har necesario establecer un plan completo de
comunicacin que establecer no slo con QUIEN nos tenemos que
comunicar, sino QUE comunicar, COMO comunicarlo (herramientas) y
CUANDO (periodicidad).
Este tema da para mucho ya que, por ejemplo, una simple reunin de
seguimiento de proyecto tiene una liturgia que tenemos que preparar en
detalle en funcin de los objetivos y quin asistir.
Un Saludo

10.1. Planificar la Gestin de las Comunicaciones


Es el proceso que permite desarrollar un enfoque y pla adecuado para las comunicaciones
teniendo en cuenta las necesidades y requerimientos de los interesados y los activos de la
organizacin que se encuentren disponibles.
Entradas
Plan para la Direccin del Proyecto
Contine informacin acerca de como se ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el
proyecto.
Registro de Interesados
Proporciona informacin respecto a los interesados del proyecto, que se utiliza para realizar
el plan de comunicaciones.
Factores ambientales de la empresa

Entre los factores que afectan el proceso planificar la gestin de las comunicaciones, se
encuentra: la estructura de la organizacin.
Activos de los procesos de la organizacin
Aqu se encuentran entre otros: las lecciones aprendidas y la informacin histrica puesto
que pueden proporcionar conocimiento respecto a las decisiones tomadas en asuntos de
comunicacin como a los resultados de dichas decisiones en el marco de proyectos
similares anteriores. Se pueden utilizar como informacin orientativa para planificar las
actividades de comunicacin del proyecto en curso.
Herramientas y tcnicas
Anlisis de Requisitos de Comunicacin
El anlisis de los requisitos de comunicacin determina las necesidades de informacin de
los interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de
la informacin necesaria con un anlisis del valor de dicha informacin.
Tecnologa de la Comunicacin

Los mtodos utilizados para transferir informacin entre los interesados del
proyecto pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede
utilizar como mtodos de comunicacin tcnicas que vayan desde conversaciones breves
hasta reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta materiales
extensos que se pueden consultar en lnea.
Modelos de Comunicacin
Los modelos de comunicacin utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio
de informacin pueden variar de un proyecto a otro y tambin entre las diferentes etapas
de un mismo proyecto.
Mtodos de Comunicacin
Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para compartir la
informacin entre los interesados del proyecto. De manera general, estos mtodos pueden
clasificarse en:

Comunicacin interactiva

Comunicacin de tipo Push (empujar)

Comunicacin de tipo Pull (tirar)

Reuniones

El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones necesita del debate y del dilogo
con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera ms adecuada de actualizar y
comunicar la informacin del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha
informacin por parte de los interesados.

Salidas
Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plann debe contener la siguiente informacin:

Los requisitos de comunicacin de los interesados.

La informacin que se comunicar, incluido el idioma, formato, contenido y


nivel de detalle.

El motivo de distribuir dicha informacin.

El plazo y la frecuencia para distribuir la informacin y para recibir el acuse


de recibo.

La persona responsable de la comunicacin.

La persona responsable de autorizar la comunicacin.

la persona o grupos que recibirn la informacin.

Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la informacin, tales


como memorandos, correo electrnico y/o comunicados de prensa;

Los recursos asignados para las actividades de comunicacin, incluidos el


tiempo y el presupuesto;

El proceso de escalamiento, con identificacin de los plazos y la cadena de


mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan
resolverse a un nivel inferior;

El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a


medida que el proyecto avanza y se desarrolla; un glosario de la terminologa
comn;

Diagramas de flujo de la informacin que circula dentro del proyecto, los


flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de
informes y los planes de reuniones, etc., y

Restricciones en materia de comunicacin, generalmente derivadas de una


legislacin o normativa especfica, de la tecnologa, de las polticas de la
organizacin, etc.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


Entre los documentos a actualizar se encuentra el cronograma del proyecto y el registro de
interesados.
10.1. Planificar la Gestin de las Comunicaciones
Es el proceso que permite desarrollar un enfoque y pla adecuado para las comunicaciones
teniendo en cuenta las necesidades y requerimientos de los interesados y los activos de la

organizacin que se encuentren disponibles.


Entradas
Plan para la Direccin del Proyecto
Contine informacin acerca de como se ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el
proyecto.
Registro de Interesados
Proporciona informacin respecto a los interesados del proyecto, que se utiliza para realizar
el plan de comunicaciones.
Factores ambientales de la empresa
Entre los factores que afectan el proceso planificar la gestin de las comunicaciones, se
encuentra: la estructura de la organizacin.
Activos de los procesos de la organizacin
Aqu se encuentran entre otros: las lecciones aprendidas y la informacin histrica puesto
que pueden proporcionar conocimiento respecto a las decisiones tomadas en asuntos de
comunicacin como a los resultados de dichas decisiones en el marco de proyectos
similares anteriores. Se pueden utilizar como informacin orientativa para planificar las
actividades de comunicacin del proyecto en curso.
Herramientas y tcnicas
Anlisis de Requisitos de Comunicacin
El anlisis de los requisitos de comunicacin determina las necesidades de informacin de
los interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de
la informacin necesaria con un anlisis del valor de dicha informacin.
Tecnologa de la Comunicacin

Los mtodos utilizados para transferir informacin entre los interesados del
proyecto pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede
utilizar como mtodos de comunicacin tcnicas que vayan desde conversaciones breves
hasta reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta materiales
extensos que se pueden consultar en lnea.
Modelos de Comunicacin
Los modelos de comunicacin utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio
de informacin pueden variar de un proyecto a otro y tambin entre las diferentes etapas

de un mismo proyecto.
Mtodos de Comunicacin
Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para compartir la
informacin entre los interesados del proyecto. De manera general, estos mtodos pueden
clasificarse en:

Comunicacin interactiva

Comunicacin de tipo Push (empujar)

Comunicacin de tipo Pull (tirar)

Reuniones
El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones necesita del debate y del dilogo
con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera ms adecuada de actualizar y
comunicar la informacin del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha
informacin por parte de los interesados.

Salidas
Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plann debe contener la siguiente informacin:

Los requisitos de comunicacin de los interesados.

La informacin que se comunicar, incluido el idioma, formato, contenido y


nivel de detalle.

El motivo de distribuir dicha informacin.

El plazo y la frecuencia para distribuir la informacin y para recibir el acuse


de recibo.

La persona responsable de la comunicacin.

La persona responsable de autorizar la comunicacin.

la persona o grupos que recibirn la informacin.

Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la informacin, tales


como memorandos, correo electrnico y/o comunicados de prensa;

Los recursos asignados para las actividades de comunicacin, incluidos el


tiempo y el presupuesto;

El proceso de escalamiento, con identificacin de los plazos y la cadena de


mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan
resolverse a un nivel inferior;

El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a


medida que el proyecto avanza y se desarrolla; un glosario de la terminologa
comn;

Diagramas de flujo de la informacin que circula dentro del proyecto, los

flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de


informes y los planes de reuniones, etc., y

Restricciones en materia de comunicacin, generalmente derivadas de una


legislacin o normativa especfica, de la tecnologa, de las polticas de la
organizacin, etc.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


Entre los documentos a actualizar se encuentra el cronograma del proyecto y el registro de
interesados.
10.1. Planificar la Gestin de las Comunicaciones
Es el proceso que permite desarrollar un enfoque y pla adecuado para las comunicaciones
teniendo en cuenta las necesidades y requerimientos de los interesados y los activos de la
organizacin que se encuentren disponibles.
Entradas
Plan para la Direccin del Proyecto
Contine informacin acerca de como se ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el
proyecto.
Registro de Interesados
Proporciona informacin respecto a los interesados del proyecto, que se utiliza para realizar
el plan de comunicaciones.
Factores ambientales de la empresa
Entre los factores que afectan el proceso planificar la gestin de las comunicaciones, se
encuentra: la estructura de la organizacin.
Activos de los procesos de la organizacin
Aqu se encuentran entre otros: las lecciones aprendidas y la informacin histrica puesto
que pueden proporcionar conocimiento respecto a las decisiones tomadas en asuntos de
comunicacin como a los resultados de dichas decisiones en el marco de proyectos
similares anteriores. Se pueden utilizar como informacin orientativa para planificar las
actividades de comunicacin del proyecto en curso.
Herramientas y tcnicas
Anlisis de Requisitos de Comunicacin
El anlisis de los requisitos de comunicacin determina las necesidades de informacin de
los interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de
la informacin necesaria con un anlisis del valor de dicha informacin.
Tecnologa de la Comunicacin

Los mtodos utilizados para transferir informacin entre los interesados del
proyecto pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede
utilizar como mtodos de comunicacin tcnicas que vayan desde conversaciones breves
hasta reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta materiales
extensos que se pueden consultar en lnea.
Modelos de Comunicacin
Los modelos de comunicacin utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio
de informacin pueden variar de un proyecto a otro y tambin entre las diferentes etapas
de un mismo proyecto.
Mtodos de Comunicacin
Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para compartir la
informacin entre los interesados del proyecto. De manera general, estos mtodos pueden
clasificarse en:

Comunicacin interactiva

Comunicacin de tipo Push (empujar)

Comunicacin de tipo Pull (tirar)

Reuniones
El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones necesita del debate y del dilogo
con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera ms adecuada de actualizar y
comunicar la informacin del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha
informacin por parte de los interesados.

Salidas
Plan de Gestin de las Comunicaciones
El plann debe contener la siguiente informacin:

Los requisitos de comunicacin de los interesados.

La informacin que se comunicar, incluido el idioma, formato, contenido y


nivel de detalle.

El motivo de distribuir dicha informacin.

El plazo y la frecuencia para distribuir la informacin y para recibir el acuse


de recibo.

La persona responsable de la comunicacin.

La persona responsable de autorizar la comunicacin.

la persona o grupos que recibirn la informacin.

Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la informacin, tales


como memorandos, correo electrnico y/o comunicados de prensa;

Los recursos asignados para las actividades de comunicacin, incluidos el


tiempo y el presupuesto;

El proceso de escalamiento, con identificacin de los plazos y la cadena de


mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan
resolverse a un nivel inferior;

El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a


medida que el proyecto avanza y se desarrolla; un glosario de la terminologa
comn;

Diagramas de flujo de la informacin que circula dentro del proyecto, los


flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de
informes y los planes de reuniones, etc., y

Restricciones en materia de comunicacin, generalmente derivadas de una


legislacin o normativa especfica, de la tecnologa, de las polticas de la
organizacin, etc.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


Entre los documentos a actualizar se encuentra el cronograma del proyecto y el registro de
interesados.

Fomentando la Comunicacin del Proyecto Es planeacin, proceso y gente!


Por Suresh Malladi [ acerca del autor ]
La gente y sus expectativas crean un ambiente ms grande en donde los proyectos se llevan a cabo.
La comunicacin puede concretar o deshacer proyectos. Los administradores de proyectos tienen la gran
responsabilidad de construir modelos de comunicacin slida que ayude, como instrumento para tener
informacin clara, concisa y oportuna para atender las metas, expectativas, tareas, revisiones,
retroalimentacin y el asesoramiento requerido durante el ciclo del proyecto para promover el xito y la
transparencia en el proyecto.

As, la comunicacin puede ser una herramienta estratgica no solo para el proyecto y comunicacin
externa sino tambin para la comunicacin interna y la mejora.

La administracin y comunicacin de proyectos se estn volviendo ms complejas conforme proyectos


multiregiones entran al panorama. El desafo se multiplica si involucra trabajar con vendedores. Teniendo
proveedores globales puede hacerlo todava ms complejo. Se debera tener un modelo robusto de
comunicacin para manejar la comunicacin de proyectos internos, proyectos internos geogrficamente
esparcidos

proyectos
de
vendedores
externos.
El objetivo de un modelo de comunicacin debe ser:

Proporcionar
comunicacin
precisa
y
concisa
Involucrar a todos los stakeholders necesarios y mantener contacto regularmente para mantener
transparencia
durante
todas
las
transacciones.
Tener canales claros de comunicacin con roles y responsabilidades bien definidas.
Facilitar revisiones y retroalimentacin de las entregas de proyectos y el rendimiento del proyecto ya sea
interna
o
externamente.
Aclarar
dudas,
superar
desafos
y
prevenir
riesgos
que
afecten
al
proyecto

Crear
una
relacin
de
confianza
entre
las
partes.
Entrenar, motivar y asesorar los equipos del proyecto.
El propsito de este artculo es proporcionar informacin sobre que debera de contemplar un
Administrador de Proyectos en sus modelos de comunicacin, ms all de un mero reporte del progreso
del proyecto. Las siguientes secciones cubren algunos de los puntos que un Administrador de Proyectos
debe tener en mente mientras idea su estrategia de comunicacin.
Un buen modelo de comunicacin empieza por el principio
Los Administradores deberan darse cuenta de que la comunicacin trasciende durante todo el ciclo de
vida del proyecto. Un modelo de comunicacin debera ser desarrollado en una etapa temprana del
proyecto, debera ser implementado en su totalidad y el plan debera mantener a
los stakeholders informados en contacto en intervalos bien definidos. El plan de comunicacin debe ser
construido basado en los requerimientos del proyecto y su ejecucin. Los administradores pueden tomar
ventaja del histrico de informacin, normas, plantillas, etc. y adaptarlos como los requerimientos del
proyecto actual lo requieran. Todos los roles necesarios y las responsabilidades deben estar claramente
definidos al igual que quin tiene que comunicar qu, cundo, cmo y dnde. Se debern definir canales
apropiados de escalamiento. La periodicidad de la informacin debe ser determinada, considerando los
requerimientos de todos los stakeholders del proyecto. Los Administradores de proyectos deberan
identificar los componentes del modelo de comunicacin, nodos de comunicacin, construir y revisar los
planes de comunicacin, reconocer donde est fallando el modelo de comunicacin, reconocer la
necesidad de diferentes estilos de comunicacin de losstakeholders y peridicamente evaluar la
efectividad de el plan de comunicacin. La flexibilidad debe incluirse como parte del plan de comunicacin
para cumplir con los requerimientos cambiantes del proyecto.
Identificar a todos los stakeholders y comunicar claramente las expectativas
Los Administradores de Proyectos deberan identificar todos los stakeholders y sus necesidades de
comunicacin. Diversos stakeholders estarn involucrados en diferentes etapas del proyecto y sus
expectativas, requerimientos y necesidades varan. Un Administrador de Proyectos debe hacer hincapi
en involucrar a todos los stakeholders para aprovechar la experiencia y especializacin.
Mecanismos estructurados deberan usarse para conocer, priorizar y entregar requerimientos del proyecto
de acuerdo a las expectativas de los stakeholders. Tambin se debera dejar claro que ser entregado en
el proyecto y por que algo no ser entregado.
El administrador de Proyectos debe comunicar de manera clara que se espera de losstakeholders y el
tiempo y ritmo en el que sern requeridos y lo que recibirn a cambio. Cuando se trabaje con proyectos
en Outsourcing, los Administradores de Proyectos del cliente y el proveedor debern determinar las lneas
de comunicacin, roles y responsabilidades; quin comunicar a quin, qu ser entregado. En proyectos
dispersados geogrficamente, se debe tomar en cuenta el ambiente creciente, el cual trae consigo
diferencias lingsticas y culturales, para asegurar que la informacin es comunicada, procesada,
interpretada y absorbida como se esperaba. Si t eres un Administrador de Proyectos del proveedor,
deberas saber con quin trabajar del lado del cliente. Si t eres Administrador de Proyectos del cliente, t
deberas asignar una clara lnea de comando de quin se comunicar con el proveedor, quin pasar las
entradas de informacin, retroalimentacin, revisiones, resultados, etc. Tambin deberas establecer una
clara lnea de comunicacin de cmo el proveedor entreg la informacin y los entregables sern
evaluados y absorbidos de regreso a la organizacin del cliente.

El Outsourcing podra crear resistencia interna y un plan de comunicacin claro deber ser redactado e
implementado por la alta direccin en el cual se definir como los miedos internos de la organizacin
sern apaciguados, como los empleados sern motivados, como deberan de trabajar con el punto de
contacto del cliente y del punto de contacto del proveedor, etc.
Tenga un robusto enfoque a los procesos
La comunicacin del proyecto maneja la entrega y revisin de un conjunto de artefactos del proyecto.
Estos incluyen los entregables del proyecto y los artefactos de comunicacin del proyecto como reportes,
predicciones, retroalimentacin, etc. Procesos robustos debern estar implementados para capturar la
informacin para su futuro uso. Los Administradores de Proyectos deberan determinar la entrega y
documentacin necesaria para una comunicacin exitosa. Las plantillas y normas pueden ser tiles en
ste mbito.
Cuando se trabaje con proveedores, las plantillas que pueden ser entendidas mutuamente debern ser
negociadas, incluyendo el formato, contenido, modo y frecuencia de entrega. Llevar a cabo sesiones de
revisin y el capturar las lecciones aprendidas, deber ser realizado al final de cada etapa o proyecto.
Ningn proyecto est terminado si no se realizan las revisiones/auditorias finales del proyecto y to todas
las lecciones aprendidas deberan ser capturadas en el repositorio de proyectos de la organizacin.
Todos los artefactos del proyecto y la documentacin tambin deberan ser recolectados en los activos del
proceso organizacional para futuras referencias. Los registros positivos se volvern en buenas prcticas y
los resultados negativos pueden servir como elementos de accin para mejorar la eficacia y eficiencia de
la organizacin. Las revisiones finales deberan tambin checar que se ha hecho bien y que podra
haberse hecho bien. Cuando se trabaje con proveedores, el equipo del cliente y el del proveedor deberan
revisar entre ellos en intervalos designados el progreso del proyecto y lecciones aprendidas. La
comunicacin deber vigilar los remedios sugeridos durante tales sesiones y como estn siendo
implementados.
Procedimientos Operativos Estndar los cuales listan las suposiciones que son comnmente entendidas
debern estar disponibles para evitar malos entendidos. Ambas partes deberan entender el lenguaje
puesto que esto ayuda a comprender la manera de tomar decisiones. El proveedor y el cliente deberan
adems proporcionar una perspectiva general de la cultura interna en vez de solo transmitir lo que se va a
realizar. Al exponer la cultura interna, ayudar a que ambas partes entiendan un contexto ms grande en
el que el proyecto se llevar a cabo y el entendimiento mutuo crear una relacin entre las dos partes. Un
error comn es que cuando ya se han identificado las prcticas de comunicacin, rara vez son
incorporadas dentro de los procedimientos de IT. Estas normas deberan de ser discutidas internamente
dentro de la organizacin para hacer de los stakeholders parte integral del proyecto, programa o proceso
de administracin de portafolios. Todos los stakeholders del proyecto deberan estar adecuadamente
educados en estas habilidades importantes.
La consistencia en la comunicacin ser mayor si el equipo se subscribe a formatos predefinidos y
plantillas operacionales. Los estndares deberan estar establecidos para formato, lenguaje,
nomenclatura, procesos de administracin de proyectos y componentes tcnicos. La comunicacin se
vuelve ms desafiante cuando involucra equipos virtuales. Normas especficas de comunicacin y las
herramientas a usar deberan ser claramente identificadas puesto que las dinmicas de grupo juegan un
rol en la comunicacin asncrona entre equipos virtuales.
El equipo debera tener la oportunidad de hacer borradores de protocolos que dicten cuando se debe usar
cada herramienta. Cada miembro del equipo debera participar activamente en las juntas de equipo,
cualquiera que sea el formato, tomando responsabilidad de ser escuchado y entendido. Mtodos ya
aceptados para estar en contacto con miembros del equipo durante el ciclo de vida del proyecto son tiles
y pueden servir de puntos de inicio para discutir ideas, temas e informacin. Un calendario de
comunicaciones, tan detallado como el plan de administracin de comunicaciones, debera ser
establecido de forma que sea flexible y pueda ser ajustado en caso de ser necesario a causa de
condiciones dinmicas. Comunicacin ms frecuente podra tener que ser permitida para que los
miembros del equipo se sigan sintiendo conectados.
La atencin a sentimientos, prioridades y percepciones es igual de importante y se vuelve ms desafiante
en un ambiente virtual cuando se transmite informacin. Los procesos de comunicacin y los
procedimientos pueden requerir modificaciones para asegurar cohesin y compromiso entre los miembros
del equipo. Tiempo de sobra y una agenda especfica son necesarios para una participacin completa
durante las juntas. Mtodos son necesarios para revisar la comprensin. El plan debera tambin
especificar quien hablar y cul ser el tiempo lmite para hablar o responder a ideas o hacer

sugerencias. La contingencia y medidas de seguimiento debern implementarse para manejar variables


como tecnologa o la unanimidad falla en las juntas virtuales.
Promueva ser abierto y la transparencia
El progreso de un proyecto debera ser reportado en forma oportuna con informacin precisa. El
proporcionar informacin honesta, aunque esta sea negativa ayudar a tomar acciones para corregir el
curso del proyecto. Los Administradores de Proyectos deberan usar las herramientas y tcnicas
apropiadas para estar al tanto de los signos vitales del proyecto contra los rangos de varianza. Una vez
que la varianza es identificada, los Administradores de Proyectos deberan comunicarlo a todos
los stakeholders no solo para informar el estatus sino para que tambin vean si pueden ayudar con su
especializacin a corregir tales varianzas. El monitoreo de la varianza y las acciones correctivas tambin
deberan ser notificadas a todos los stakeholders.
Este reportaje honesto no solo ayudara a tomar acciones oportunas sino tambin ayudar a cultivar
confianza y responsabilidad entre los stakeholders. Los Administradores de Proyectos tambin deberan
involucrar a los miembros del equipo durante fases como finalizacin de diseo, revisin de proyecto,
aceptacin de proyecto, etc. pues esto har que se sientan importantes y asuman la responsabilidad del
proyecto. Involucrar a los miembros del equipo durante el levantamiento de requerimientos y diseo
tambin ayudar a tener ms ideas de cmo cumplir, mediante un diseo de solucin ptimo, con los
requerimientos propuestos.
La comunicacin abierta debe ser fomentada para que todo miembro del equipo se sienta cmodo
contribuyendo en las discusiones y debates. Los debates y discusiones deberan ser manejados
apropiadamente para ser un foro til para proporcionar informacin, ideas y formas para compartir
informacin entre el equipo. Las polticas de comunicacin deberan proporcionar un ambiente que
asegure que la informacin compartida es valiosa para el proyecto.
Tenga ms responsabilidad hacia las personas y ms all
Los Administradores de Proyectos necesitan darse cuenta de que tienen un rol relacionado con los
equipos de los proyectos. Los Administradores de Proyectos deberan darse cuenta que el entrenamiento
y la educacin que necesitan los miembros del equipo y debera encargarse de que se obtenga. Los
proyectos pueden tener efectos negativos en la organizacin y los Administradores de Proyectos deberan
tener planes para minimizar lo negativo e impulsar lo positivo. Mientras haya Outsourcing,
los stakeholders de la organizacin tendrn inseguridades y miedos que pueden adversamente impactar
el rendimiento. Los Administradores de Proyectos deberan explicar cmo el desarrollo por Outsourcing
puede ser benfico al trabajo actual y cul ser el rol que cada personal interno deber jugar para
contribuir en este ejercicio. Esto permitir que los empleados internos sepan no slo que estn a salvo
sino tambin cmo trabajar bajo este nuevo escenario para absorber la sabidura y aplicarla a su trabajo
actual una vez que el proveedor haga la transferencia de conocimientos y la transicin del proyecto. Los
Administradores de Proyecto deberan tambin darse cuenta de que tienen la gran responsabilidad de
motivar a los empleados. Un rea que los Administradores de Proyectos ignoran una vez que las fases o
proyectos terminan es sentarse con los empleados para proporcionarles retroalimentacin de su
rendimiento durante el proyecto. El tener revisin de compaeros o revisiones de 360 grados puede
ayudar a sugerir ms contribuciones de los empleados. Los Administradores de Proyectos deberan hacer
esto peridicamente, no solo para asesorar a los empleados, sino tambin para identificar las reas de
mejora y ayudarlos a trazar planes para mejorar. Retroalimentacin honesta y asesoramiento puede
fomentar a los individuos y crea una sana relacin con ellos.
Los Administradores de Proyectos tienen mayor responsabilidad hacia la profesin de Administracin de
Proyectos. Los Administradores de Proyectos pueden hablar o escribir acerca de sus experiencias de
proyectos y pueden compartir sus logros y fracasos con la comunidad de la administracin de proyectos.
Esto los ayuda a compartir que funcion y qu no.
Conclusin
En resumen, la comunicacin del proyecto se est volviendo ms compleja da tras da debido al gran
nmero de stakeholders involucrados y su bagaje de ideas, vistas, percepciones y puntos de vista. Un
modelo slido de comunicacin apoyado por procesos debera estar implementado para explicar los
requerimientos de los diversos stakeholders. Los Administradores de Proyectos deberan darse cuenta de
que el motivo es incluir toda la informacin y personas necesarias y que el lema es proporcionar
comunicacin honesta y oportuna acerca del proyecto. El tener un enfoque hacia la gente y el proceso es
importante para hacer efec

tiva la comunicacin.

Gerencia de Proyectos
Este sitio esta diseado con el propsito de compartir con los alumnos de Gerencia de
Proyectos del rea de Ingeniera de Sistemas de la Universidad Rmulo Gallegos San
Juan de los Morros Estado Gurico. Los documentos que se presentan en cada entrada
son el producto de la investigacion realizada por los estudiantes de diferentes lapsos
academicos, quienes han compilado el materias desde medios impresos y electronicos.
Gracias a todos ellos y sean bienvenidos todos los aportes a este sitio!!

CURSO INTENSIVO 2013

Pgina principal

Elsi Valenzuela
Ingeniero Agroindustrial (UNELLEZ) Magister en Ingenieria Industrial Mencin
Logistica de Operaciones y Gerencia de Proyectos (UC)Doctora en Ciencias de la
Educacion (UNERG) Doctorando en Ciencias Gerenciales (UNEFA) Asignaturas
impartidas: Qumica II y Qumica IV (UCV) Estadstica General y Aplicada (IUTIIUTEPAL-IUTAJS) Fsica I y Mecnica Aplicada (UNERG-IUPSM) Organizacin y
Gestin Empresarial (UNERG) Gerencia de Proyectos (IUTI-IUTEPAL-IUTAJSIUTAR-IUPSM) Tutor de pasantias y trabajo especial de grado desde 1995
(IUTEPAL-IUTAJS-IUTAR-IUPSM)
Ver todo mi perfil
mircoles, 6 de agosto de 2008

GESTION DE LA COMUNICACION
Provee un lazo crtico entre las personas y las ideas necesarias para el xito del proyecto, en
donde todas las personas deben estar preparadas para recibir y enviar informacin en el
lenguaje adecuado.
Gerenciar la comunicacin en el proyecto es asegurarse de que la informacin es generada en
el momento, con la calidad y cantidad adecuada y que sigue un proceso consecuente para su
distribucin, almacenamiento y final eliminacin.
El proceso de la comunicacin arranca directamente del nivel gerencia y por tanto debe
garantizar en xito del proceso comunicacional. Esta es la comunicacin formal que sigue los
canales de mando delimitados en la estructura organizativa. Paralelamente se genera una
comunicacin informal entre los diversos individuos entre departamentos.
Planificacin de la Comunicacin
Contempla determinar las necesidades de informacin y comunicacin de los involucrados en
el proyecto. Quien necesita qu, cuando y cmo se les puede proveer. Implica definir la
tecnologa a utilizar para comunicarse y las restricciones para formular un plan gerencial de
informacin, donde se indica el mtodo de recolectar la informacin, las listas de distribucin de
los distintos reportes que deben circular, los formatos para producir la informacin con la
cantidad y calidad adecuada y el cronograma con que deben ser actualizados.
La planificacin de las comunicaciones es una de sas reas de la gerencia de proyectos a la
que no se le suele dar mucha importancia cuando los proyectos son relativamente pequeos y
manejados dentro del departamento.

Distribucin de la Informacin
Consiste en hacerle llegar la informacin requerida a los miembros del equipo en el momento
adecuado, llevando el record histrico de los sucesos en el proyecto y verificando que todas las
personas involucradas reciban la informacin preparada.
En este punto es fundamental conversar sobre la imperiosa necesidad de que la distribucin de
la informacin debe ser personaliza hacia lo que realmente cada miembro del equipo requiere
recibir.
Reportes de Progreso

Implica la elaboracin y distribucin de los reportes de progreso y cambios a lo largo de la vida


activa del proyecto, estos reportes de progreso son la fotografa del proyecto a medida que se
avanza en sus actividades, y son el punto de partida para los procesos de control y la toma de
decisiones sobre los posibles estimados de terminacin del proyecto.
Los reportes de progreso incluyen los siguientes aspectos:
1.- Responsables del proyecto, de la planificacin y de las comunicaciones.
2.- Avance fsico del periodo de reporte y acumulado.
3.- Avance financiero del periodo de reporte y acumulado.
4.- Principales riesgos del proyecto.
5.- Planes de accin para resolver los riesgos detectados.
Interrelacin en la Comunicacin
Implica la elaboracin y distribucin de los reportes de progreso y cambios a lo largo de la vida
activa del proyecto. Estos reportes de progreso son la fotografa del proyecto a medida que se
avanza en sus actividades, y son el punto de partida para los procesos de control y la toma de
decisiones sobre los posibles estimados de terminacin del proyecto.
La calidad del proceso comunicacional, depende en gran parte, de la cantidad de personas
involucradas. La probabilidad de que exista un canal roto es pequea y el lder del proyecto
puede intervenir y apoyar el proceso para asegurarse de que la comunicacin es de calidad.
Un lder de proyecto no puede intervenir y apoyar cada una de las conexiones para garantizar
la calidad necesaria. Por ello, se trata de involucrar la menor cantidad de personas que sean
absolutamente indispensables en el proyecto.
Manejo de stakeholders:
A medida que avanza el proyecto y se empieza los primeros entregables, los diversos
stakeholders del proyecto presionan para ver satisfechas sus necesidades. Una buena
gerencia mantiene un procesos de comunicacin activo llevando seguimiento de los temas
tratados siguiendo la metodologa PMBOK.
Participacin Efectiva en Reuniones
Es un evento donde participan personas relacionadas para expresar opiniones y tomar
decisiones en conjunto. En un proyecto, la necesidad de reunirse es vital para alinear esfuerzos
e intercambiar informacin.
Fases:
1. Deteccin de la necesidad
2. Preparacin
3. Invitacin
4. Iniciacin
5. Desarrollo
6. Cierre
Actitudes en la Comunicacin
Las que ayudan a construir una comunicacin efectiva:
Facilitador
Iniciador
Solucionador
Indagador
Clarificador
Concluyente
Armonizador

Bloqueadores ms comunes en la comunicacin:

Agresor
Bloqueador
Ausente
Monopolizador
Saltador
Abogado del Diablo
Bases para construir un sistema de comunicacin efectiva

Project office: se recomienda buscar un espacio fsico unido donde se ubique al equipo,
para que los puestos de trabajo estn cercanos y puedan interactuar fcilmente.

War room: puede ser muy til el tener un sitio donde el grupo del proyecto sabe que se
puede reunir, donde las personas puedan buscar la informacin actualizada.

Pick-off/subset meetings: son reuniones al inicio o al intermedio del proyecto.

Intranet.

Project support office.


Publicado por Elsi Valenzuela en 8/06/2008 11:22:00 a. m.

Reacciones:
Enviar por correo electrnicoEscribe un blogCompartir con TwitterCompartir con
FacebookCompartir en Pinterest
Etiquetas: GESTION DE LA COMUNICACION

1 comentario:
Albert Garriga Rodriguez dijo...
Interesante post, ya que la comunicacin es una de las bases de una buena
gestin de proyectos, y su falta uno de los motivos de fracasos. Esto es as
porque al final todo se basa en las personas que forman parte del equipo del
proyecto y su capacidad de trabajar conjuntamente y ordenadamente.
Para ayudar al director del proyecto a conseguir una buena comunicacin (fcil
y organizada), existen herramientas especficas. Adjunto un enlace a un post
que muestra las caractersticas de estas herramientas, su uso dentro del
proyecto, y algunas de las disponibles.
http://www.recursosenprojectmanagement.com/herramientas-de-colaboracion/
domingo, agosto 16, 2015 5:42:00 p. m.
Publicar un comentario en la entrada

Enlaces a esta entrada


Crear un enlace

Entrada ms recienteEntrada antiguaPgina principal


Suscribirse a: Enviar comentarios (Atom)

Archivo del blog

2009 (1)

2008 (14)

agosto (14)

PMBOK

MATRIZ DEL MARCO LOGICO

GESTION DE LOGISTICA

GESTION DE RECURSOS HUMANOS

GESTION DEL TIEMPO

GESTION DE LA COMUNICACION

GESTION DE RIESGOS

GESTION DE COSTOS

ENLACES DE INTERES

BIENVENIDA

OBJETIVOS DE LA ASIGNATURA

GESTION DE LA PLANIFICACION

GESTION DE ALCANCE

EL PROYECTO Y EL PLAN ESTRATGICO

Las comunicaciones en un
proyecto: ideas clave

Gracias a las buenas prcticas y lecciones aprendidas extradas de miles de proyectos y gracias,
tambin, a la literatura sobre direccin de proyectos, existe un acuerdo universal acerca de que una
comunicacin eficaz es un factor crtico de xito en cualquier entorno de proyecto.

Es posible que cuentes con los mejores talentos en tu equipo, con las especificaciones ms
detalladas, y las herramientas ms completas. Sin embargo, a menos que t y tu equipo os
comuniquis con eficacia, el proyecto fallar. Como mnimo, tendrs problemas si no gestionas
adecuadamente las expectativas e intereses de todos los stakeholders (partes interesadas) del
proyecto. Existe a su vez un acuerdo general en la profesin, y recogido en la literatura
especializada, que:
"Un buen Project Manager debe invertir entre el 75% y 90% de su tiempo en actividades de
comunicacin."
En este punto es importante descatar la definicin del PMBOK Guide (Project Management Body of
Knowledge), del Project Management Institute, sobre qu significa en concreto la Gestin de la
Comunicacin en un proyecto: La gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los
procesos requeridos para garantizar que la generacin, la recopilacin, la distribucin, el
almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final de la informacin del proyecto sean
adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo
comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos
(en todos los niveles de la organizacin) como externos a la misma. Una comunicacin eficaz crea
un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes
entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses
diversos en la ejecucin o resultado del proyecto.
Vemos pues que nos debemos ocupar no slo del flujo de informacin, de quin lo recibe y por qu,
sino delproceso de almacenamiento y archivo. Vemos que son temas muy relacionados tambin
con la Gestin del Conocimiento!
Hay muchos factores que contribuyen a la comunicacin eficaz dentro de un proyecto, y podemos
mencionar los tres principales:

Las habilidades interpersonales del Project Manager y su equipo.

El liderazgo, en cuanto a la capacidad de evitar o resolver conflictos.

Un fluido sistema de comunicacin a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Deseo compartir contigo algunos datos que corroboran la importancia de la gestin de las
comunicaciones en los proyectos:

De acuerdo con una encuesta de Bull Survey de 1998, la causa principal de fracaso de los
proyectos
(57%) era las malas comunicaciones entre las partes interesadas relevantes.

De acuerdo con The Standish Group, una importante institucin de investigacin sobre
tecnologas de informacin, slo el 34% de los proyectos se completan a tiempo y dentro del
presupuesto. Standish Group estima que el 51% incurre en sobre costes o excede sus
cronogramas, mientras que el 15% restante se cancela. Aunque estos resultados muestran una
gran mejora desde su primer estudio en 1994, las tasas son todava alarmantes. En otras
palabras, parece que hay slo una oportunidad en tres de que tu prximo proyecto tenga xito.
Sin embargo, tu prximo proyecto no tiene por qu depender de las probabilidades, si conoces
las causas ms comunes de problemas en los proyectos. Hay consenso en que los factores
principales que pueden hacer fracasar un proyecto son:
1.

La falta de informes de estado de proyecto objetivos;

2.

Una pobre comunicacin dentro del equipo de proyecto y con los stakeholders
clave;

3.

Resistencia interna a las herramientas de administracin de proyectos y


metodologas;

4.

Solicitudes de cambio innecesarias durante el desarrollo;

5.

Inadecuada planificacin inicial del proyecto.

Como puedes apreciar, las razones 1 a 3 estn relacionadas con cuestiones comunicacionales.
Cmo llevamos a cabo pues unos buenos procesos de comunicacin, dada su importancia? Para ello
me permito darte cuatro ideas clave Debes tener en cuenta:

Que las actividades y responsabilidades de comunicacin dependern de cada proyecto en


particular. No hay una solucin nica para todos los proyectos, ya que un proyecto pequeo
no requerir las mismas exigencias de comunicacin que un proyecto grande o complejo.
Cualquier teora debe ser adaptada a la prctica de nuestro da a da, a nuestra realidad.

Que lo ms importante es que todas las comunicaciones deben ser efectivas y precisas.
Tanto
orales
como
escritas,
tanto
informales
como
formales.
Nuestras reuniones, presentaciones e informes de progreso son la clave para ello.

Que las comunicaciones siempre deben considerar las necesidades y expectativas de


los stakeholders: quin debe saber qu, por qu, y cuando. La estrategia de comunicaciones
elegida debe orientarse a que los interesados estn informados y comprometidos con el
proyecto. ?Hablamos pues de compromiso, no slo de informacin perecedera

Que debemos tener en cuenta los factores ambientales y los activos de los procesos de la
organizacin: hay que ser conscientes de nuestro entorno, de las polticas que lo rigen, y de su
cultura.

En la prctica, unos aspectos muy importantes y que trataremos en siguientes posts son cmo llevar
a cabo reuniones de proyecto efectivas, cmo realizar presentaciones orales de proyecto, y cmo
elaborar buenos informes de progreso de proyecto. As que continuar!...