-PROCEDIMIENTO

1 -Pgina 1 de
7
CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7

CONTENIDO:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. GENERALIDADES
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5

PROTECCION DE LOS DOCUMENTOS

IDENTIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
REVISION o ACTUALIZACION DE LOS DOCUMENTOS
CONTROL DE CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS
CONTROLES A LOS REGISTROS

5. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
1.

OBJETIVO

Garantizar que el control de los documentos y registros resultantes del desarrollo

de las actividades de la organizacin, se realice de forma eficaz y segn los
lineamientos de la GUIA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD
OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA CONTRATISTAS RUC ACTUALIZACION
VIGENTE y las necesidades de la organizacin.

2.

ALCANCE

Las actividades que involucran el manejo de los documentos tales como; diseo,
revisin, aprobacin, distribucin, identificacin, divulgacin, almacenamiento,
control de cambios a documentos y documentos obsoletos de origen interno y
externos y el control e identificacin de los documentos y registros externos que
conforman el Sistema de Gestin S.S.T.A.

Elaborado:

Revisado:

Coordinador SSTA
Representante
de laS.S.T.A
Gerencia
DOCUMENTO CONTROLADO SISTEMA
DE GESTION

Aprobado:
Gerente

-PROCEDIMIENTO
2 -Pgina 2 de
7
CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

3.

CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7

DEFINICIONES

DOCUMENTO: Informacin
y su medio de soporte,
ejemplo: Registro,
especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma; el medio de
soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o
muestra patrn o una combinacin de stos.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeadas; los registros pueden utilizarse por
ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de
verificaciones.
DOCUMENTO INTERNO: Documento perteneciente a la organizacin; creado,
controlado y distribuido segn las necesidades internas ejemplo: manuales,
procedimientos, formatos, instructivos, planos, etc.
DOCUMENTOS EXTERNOS: Documentos recibidos por la organizacin a travs
de un proveedor (catlogos, manuales de operacin, fichas tcnicas, hojas de
seguridad), por clientes (especificaciones, informes, planos, manuales, etc.) y de
otras entidades ya sean publicas privadas (Resoluciones, decretos, normas
tcnicas, etc.).
MANUAL: Documento que contiene la descripcin de actividades que deben
realizarse de acuerdo a las necesidades de una organizacin.
INSTRUCTIVO: Documento que describe que contiene indicaciones muy
precisas como realizar ejecutar una actividad especfica ejemplo: ensear el
manejo de un aparato, realizar diversas actividades, efectuar trmites, operar
maquinaria, etc.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o tarea
asignada.
PROGRAMA: Documento que describe un conjunto de actividades generales a
realizar en un determinado periodo de tiempo.
PLANES: Documento que describe la
especificas.

ejecucin de una serie de actividades

DOCUMENTO CONTROLADO SISTEMA DE GESTION S.S.T.A

-PROCEDIMIENTO
3 -Pgina 3 de
7
CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

4.

GENERALIDADES

4.1

PROTECCION DE LOS DOCUMENTOS.

CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7

Todos los documentos y formatos emitidos e implementados por la organizacin y

que estn controlados e identificados en el sistema de gestin S.S.T.A, deben
estar protegidos contra posibles modificaciones, que puedan ser realizadas por
personal no autorizado, por tal razn se deben aplicar restricciones de edicin a
travs de la implementacin de una contrasea, la cual ser administrada por el
coordinador SSTA.
4.2

IDENTIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS Y FORMATOS.

ENCABEZADO
El encabezado de los documentos y formatos est compuesto por:
PROCEDIMIENTO DE
ACCIONES

CODIGO: PD-02
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISION: 00
PAGINA 3 - 3

LOGOTIPO: Imagen corporativa de la empresa con la sigla J&D SERVICIOS

ELECTROMECANICOS S.A.S.
TITULO NOMBRE DEL DOCUMENTOS: Describe el nombre que identifica el
procedimiento, instructivo, protocolo, manual formato.
CDIGO: Combinacin nica de letras y nmeros para cada documento. Se
establece de la siguiente manera: Las dos primeras letras corresponden al tipo de
documento, las letras que le siguen identifican el Proceso y el consecutivo
corresponde a un nmero de dos dgitos. Cada proceso tendr su propio
consecutivo
Iniciales Descripcin
PR
Procedimiento
FO
Formato
IN

Instructivo

Iniciales
Descripcin
MA
Manual
PL
Plan
Otros
DO
Documentos

DOCUMENTO CONTROLADO SISTEMA DE GESTION S.S.T.A

-PROCEDIMIENTO
4 -Pgina 4 de
7
CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7

VERSIN: Indica las actualizaciones realizadas al documento a travs de

implementacin.
VIGENCIA: Indica la fecha en el cual fue creado actualizado el documento, para
su aplicacin.
REVISION: Indica el nmero de veces que se ha revisado el documento. (Esto
solo aplica para los documentos.)
PGINA: Indica el nmero de pginas que conforman el documento; los formatos
no requieren control de pginas
PIE DE PGINA: El pie de pgina consta de:
ELABORADO: Nombre y cargo de la persona que elaboro el documento.
REVISADO: Nombre y cargo de la persona que revis el documento.
APROBADO: Nombre y cargo de la persona que aprob el documento.
Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

Coordinador S&SO.

Representante de la Gerencia

Gerente

Los Procedimientos (PR), Instructivos (IN), Manuales (MA), Planes (PL) y Otros
Documentos (DO) del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud en el Trabajo, se
manejan como Copia Controlada. Para identificarlos como tal se ubica en el
margen inferior izquierdo del pie de pgina la leyenda COPIA CONTROLADA. Los
documentos determinados como COPIA CONTROLADA, deben incluir en la parte
inferior, en letra Arial ocho (8), la siguiente leyenda:
COPIA CONTROLADA
La versin vigente de este documento se encuentra disponible en la carpeta
SGSST de NOMBRE DE EMPRESA
Este documento impreso se considera COPIA CONTROLADA
Los formatos (FO) y documentos externos del Sistema de Gestin de la Calidad se
manejan como COPIA NO CONTROLADA.

4.3

REVISION o ACTUALIZACION DE LOS DOCUMENTOS

Todos los documentos emitidos e implementados por la organizacin y que estn

controlados e identificados en el sistema de gestin S.S.O.A, tales como:
DOCUMENTO CONTROLADO SISTEMA DE GESTION S.S.T.A

-PROCEDIMIENTO
5 -Pgina 5 de
7
CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7

procedimientos, instructivos, planes, programas manuales, deben ser revisados

actualizados mnimo (1) una vez al ao, con el fin de verificar su adecuacin a
las necesidades de la organizacin y alineacin a los requisitos establecidos en la
GUIA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE
PARA CONTRATISTAS RUC ACTUALIZACION VIGENTE; la revisin
actualizacin ser realizada por el coordinador de S&SO conjuntamente con los
responsables de procesos; la revisin de los documentos requeridos se registrara,
en el LISTADO MAESTRO DOCUMENTO y en el encabezado de cada
documento revisado; la autorizacin para realizar la revisin de los documentos se
registrara a travs de una SOLICITUD DE CAMBIOS de manera general.
4.4

CONTROL DE CAMBIOS A DOCUMENTOS

Cualquier necesidad de crear, modificar retirar un documento formato, debe

comunicrsele al coordinador de SSTA a travs de un formato de SOLICITUD
DE CAMBIOS formato FM-09, quien presentara ante la gerencia al
representante de la gerencia dicha solicitud y se determine el rechazo
aprobacin de la solicitud.
Si la solicitud es aprobada se realizan los cambios al documento o registros y se
actualiza el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS o LISTADO
MAESTRO REGISTROS; de igual forma se divulgan y distribuyen copias
controladas del documento o registro a los funcionarios involucrados en el proceso
de forma digital o fsica y se registra su distribucin a el LISTADO DE
DISTRIBUCIN.

4.5

CONTROLES A LOS REGISTROS

Todos los registros emitidos e implementados por la organizacin (internos

externos), tales como: formatos controlados en el sistema de gestin, resultados
de exmenes, certificados, permisos de trabajo, actas, etc.; deben ser controlados
bajo los siguientes aspectos:
ALMACENAMIENTO: Lugar establecido por la organizacin, en el cual se archiva
temporal definitivamente un registro relacionado con el sistema de calidad:
puesto de trabajo, oficina, etc.
PROTECCIN: Mecanismo establecido por la organizacin para permitir la
conservacin del documento registro, evitando su deterioro alteracin:
Carpetas, catlogos, AZ, bolsillos plsticos, proteccin contra escritura, etc.
DOCUMENTO CONTROLADO SISTEMA DE GESTION S.S.T.A

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6 -Pgina 6 de
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DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7

RECUPERACIN: Mecanismo que permite acceder e identificar los registros que

han sido diligenciados y almacenados.
RETENCIN: Es el tiempo que el registro debe permanecer en la dependencia, el
tiempo puede estar determinado por requisitos estatutarios o reglamentarios; la
retencin es determinada por la organizacin segn sus necesidades: Retiro
empleado, retiro proveedor, cada vez que se actualice el documento, retiro del
equipo en tiempo (ao, meses, das, etc.).
DISPOSICIN: La disposicin final de los registros, se realiza de acuerdo a la
metodologa establecida por la organizacin: Conservacin total, eliminacin,
microfilmacin, archivo muerto reciclaje.
Los controles establecidos por la organizacin a los registros resultantes de la
implementacin del sistema de gestin, se describen en el formato LISTADO
MAESTRO REGISTROS FM-12.

5.

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

1. Identificacin del
Documento
Registro

2. Control de
Documentos y
Registros.

3. Cambios en los
documentos o
registros

COMO

QUIEN

REGISTRO

1) DOCUMENTOS INTERNOS: Documentos pertenecientes a

la empresa y del Sistema Gestin S.S.T.A tales como:
Manuales, procedimientos, instructivos.
2) DOCUMENTOS EXTERNOS: Documentos recibidos de
clientes tales como: planos, especificaciones, etc., de los
proveedores: catlogos, lista de precios, fichas tcnicas, hojas
de seguridad, certificados de calidad, normas tcnicas, etc.

Responsables
de Procesos

Listado Maestro
Documentos,
Listado Maestro
Registros

3) REGISTROS: Son todos aquellos formatos pertenecientes a

los sistema de gestin, en los cuales se registran los resultados
de la implementacin de las actividades establecidas en la
organizacin y documentos recibidos de entes externos que se
clasifican como registros.
Los documentos internos y externos, se registran y controlan Coordinador de
en el LISTADO MAESTRO DOCUMENTOS formato FM-11; los
SSTA,
registros internos o externos, se registran y controlan en el Responsables
LISTADO MAESTRO REGISTROS formato FM-12.
de Procesos
Para la creacin, modificacin, revisin retiro de documentos
o registro, se diligencia el formato SOLICITUD DE CAMBIOS
formato FM-09. Esta solicitud debe estar aprobada por la
gerencia. Durante la aprobacin se debe verificar si la solicitud
afecta algn cumplimiento de requisito del cliente, de ley, de la
empresa, la gua RUC u otras normas de aplicacin.

DOCUMENTO CONTROLADO SISTEMA DE GESTION S.S.T.A

Representante
de la Gerencia,
Coordinador
SSTA,
Responsables
de Procesos

Listado Maestro
Documentos,
Listado Maestro
Registros

Solicitud de Cambio

-PROCEDIMIENTO
7 -Pgina 7 de
7
CONTROL
DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

CDIGO: PD-01
VIGENCIA: 05/10/2016
VERSION: 01
REVISIN: 00
PGINA 5 - 7

Una vez aprobada la solicitud de: retiro, modificacin, revisin o

creacin de un documento o registro; este debe ser divulgado
por el responsable del proceso quien en reunin con los
involucrados explica las modificaciones realizadas y se
distribuye a travs de los medios establecidos en la empresa:
Digital o copias fsicas; estas son entregadas a los
responsables de cada proceso y se registrara su entrega en el
LISTADO DE DISTRIBUCION formato FM-10, en el cual cada
funcionario firmara como constancia de recibo; todos los
formatos distribuidos portaran una marca de agua "COPIA
CONTROLADA" y los documentos portaran la marca de agua
DOCUMENTO CONTROLADO; los documentos o registros
identificados con estos sellos, solo servirn de gua; en caso de
entregar un archivo digital, este ser ubicado en el medio de
almacenamiento escogido por el responsable (USB, CD, PC,
otro); a partir de su difusin es responsabilidad de cada
responsable de proceso, que su personal utilice los formatos
actualizados los cuales no portaran la marca de agua de
COPIA CONTROLADA. El documento se registrar en el
4. Divulgacin y
LISTADO MAESTRO DOCUMENTOS o LISTADO MAESTRO
Distribucin.
REGISTROS.
Aprobada la solicitud, se realizan los cambios al documento o
registros y se actualiza
el
LISTADO
MAESTRO
DOCUMENTOS o LISTADO MAESTRO REGISTROS; de igual
forma se divulgan y distribuyen copias controladas del
documento o registr a los funcionarios involucrados en el
proceso de forma digital o fsica y se registra su distribucin en
el LISTADO DE DISTRIBUCIN. La identificacin del cambio,
5. Control y Registro quedara registrada en el formato de SOLICITUD DE
de Documentos
CAMBIOS.
Los documentos o registros que han sido modificados, se
retiran del sistema, de los puntos de consulta y de circulacin,
si se requiere se anexara la versin anterior u obsoleta del
6. Control de
documento formato a la solicitud de cambio, de lo contrario se
Documentos
destruye de manera inmediata se utiliza como papel
Obsoletos
reutilizable.
Para proteger y almacenar la informacin del Sistema de
Gestin S.S.T.A, se realizara mensualmente una copia de
soporte back-up mensual, en una memoria USB, archivo en
el cual se identificara con la fecha de la copia y el periodo al
7. Proteccin de
que corresponde y se guardara en el puesto de trabajo del
Documentos.
Coordinador SSTA.

DOCUMENTO CONTROLADO SISTEMA DE GESTION S.S.T.A

Coordinador
SSTA

Listado Maestro
Documentos,
Listado Maestro
Registros, Lista de
Distribucin.

Coordinador
SSTA

Listado Maestro
Documentos,
Listado de
Distribucin,
Solicitud de
Cambios

Coordinador
SSTA

Solicitud de
Cambios

Coordinador
SSTA

Memoria USB