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1- La Comunicacin, Definicin y Funciones

La comunicacin se refiere a la transmisin de informacin mediante smbolos comunes,


los cuales pueden ser verbales o no verbales. As, comunicacin es la transferencia de
informacin y de significados de una persona a otra. La comunicacin es vital e
imprescindible para el comportamiento de las organizaciones, los grupos y las personas. En
general, la comunicacin cumple cuatro funciones bsicas
1. Control: Cuando los individuos siguen normas y procedimientos de trabajo, o cuando
comunican un problema laboral a su superior inmediato, provocan que la comunicacin
tenga una funcin de control.
2. Motivacin. La comunicacin propicia la motivacin cuando se define lo que debe hacer
una persona, se evala su desempeo y se le orienta sobre las metas y resultados que debe
alcanzar.
3. Expresin de emociones. La comunicacin en un grupo representa una alternativa para
que las personas expresen sus sentimientos de satisfaccin o insatisfaccin.
4. Informacin. La comunicacin facilita la toma de decisiones individuales y grupales al
transmitir datos que identifican y evalan cursos de accin alternativos.

Partes del proceso de comunicacin


La comunicacin es un proceso que sigue un flujo bien definido. El proceso de
comunicacin tiene siete partes:
1. Fuente. Es el emisor o comunicador que inicia la comunicacin al codificar un
pensamiento.
2. Codificacin. Para que el mensaje sea transmitido debe ser codificado, es decir, sus
smbolos deben ser traducidos a una forma que se pueda transmitir adecuadamente a travs
del canal escogido.
3. Canal. Es el vehculo por medio del cual se transmite el mensaje.

4. Decodificacin. Para que el mensaje sea comprendido, el receptor debe traducir sus
smbolos. La decodificacin es el proceso que utiliza el receptor para traducir el mensaje en
su mente.
5. Receptor. Es el sujeto al cual se dirige el mensaje. Es el destinatario final de la
comunicacin.
6. Realimentacin.: es el proceso que permite verificar si el mensaje ha sido transmitido
con xito. La realimentacin indica si el mensaje fue comprendido.
7. Ruido. Son los factores que pueden distorsionar un mensaje. Se puede presentar en
cualquier etapa del proceso de comunicacin

Las Barreras de la comunicacin


El proceso de comunicacin no siempre funciona correctamente En todo proceso de
comunicacin existen barreras que representan obstculos o resistencias. Son variables no
deseadas que interfieren en el proceso y hacen que el mensaje enviado sea diferente al
recibido. Podemos distinguir tres tipos de barreras para la comunicacin humana:
1. Barreras personales. Son las interferencias que se derivan de las limitaciones, las
emociones y los valores de cada persona. Las barreras ms comunes en situaciones de
trabajo son los hbitos deficientes para escuchar, las percepciones, las emociones, las
motivaciones, etc.
2. Barreras fsicas. Son las interferencias que se presentan en el entorno donde ocurre el
proceso de comunicacin. Algunos ejemplos son: un acontecimiento que distraiga, una
puerta que se abre durante la clase, la distancia entre las personas, entre otros.
3. Barreras semnticas. Son las limitaciones o distracciones que se derivan de los smbolos
que se utilizan para la comunicacin. Las palabras u otros lenguajes, como los gestos, las
seales o los smbolos, pueden tener diferentes sentidos para las personas involucradas en
el proceso y ello puede distorsionar los significados. Estos tres tipos de barreras se pueden
presentar en forma simultnea y provocar que el mensaje sea filtrado, bloqueado o
distorsionado

2- Tipos de Comunicacin Interpersonal


En la comunicacin interpersonal, el proceso es evidentemente ms complejo porque cada
persona tiene su propio sistema cognitivo, percepciones, valores y motivos personales, todo
lo cual constituye una pauta personal de referencia para interpretar las cosas.
Hay dos tipos de comunicacin interpersonal: la verbal y la no verbal.
La comunicacin verbal: utiliza palabras habladas o escritas para compartir informacin
con otros. El idioma es fundamental para la comunicacin verbal.
La comunicacin no verbal: consiste en compartir informacin sin utilizar palabras para
codificar los pensamientos. Los elementos utilizados comnmente para codificar
pensamientos en la comunicacin no verbal son los gestos, los tonos de voz y las
expresiones faciales o corporales.

3- Canales de comunicacin informales que utilizan muchas organizaciones


Los canales informales de comunicacin surgen de forma espontnea entre las personas,
independientemente te de los canales formales, y no siempre se apegan a la jerarqua de
autoridad. La comunicacin informal coexiste con la formal, pero puede trascender los
niveles jerrquicos o cortar cadenas de mando verticales para conectar en forma virtual a
cualquier persona de la organizacin. Muchas organizaciones estimulan a sus directivos a
usar canales informales de comunicacin como:
1. Pasear por la organizacin. Es una tcnica de comunicacin que utilizan muchos
directivos para hablar directamente con los trabajadores mientras caminan o pasean por la
empresa.
2. Cadenas de rumores o de racimos de uva. Se trata de una red de comunicacin informal,
de persona a persona, que no est sancionada oficialmente por la organizacin.

4- Barreras Organizacionales, interpersonales e individuales


Algunas barreras organizacionales, interpersonales e individuales son:

1. Filtracin. Se entiende como la manipulacin de la comunicacin por parte del emisor de


modo que el receptor la vea de manera ms favorable.
Percepcin selectiva: En el proceso de comunicacin, tanto el emisor como el receptor ven
y escuchan en forma selectiva, con base en sus propias necesidades, motivaciones,
experiencias y caractersticas personales
3. Sobrecarga de informacin: Las personas tienen una capacidad limitada para procesar la
informacin. La sobrecarga se presenta cuando el volumen o la cantidad de datos es enorme
y sobrepasa la capacidad del destinatario para procesarlos.
4. Distorsin: Se presenta cuando el mensaje sufre una alteracin, desviacin o
modificacin que cambia su contenido y significado originales.
5. Omisin. Se presenta cuando la fuente o el destinatario omite, cancela o corta por alguna
razn ciertos aspectos o partes importantes de la comunicacin.

5- Comunicacin Organizacional
Definicin
La comunicacin organizacional es el proceso mediante el cual las personas intercambian
informacin en una organizacin. La comunicacin organizacional, como la interpersonal,
no es perfecta, sino que se transforma a lo largo del proceso, lo cual provoca que el
destinatario casi siempre reciba un mensaje diferente al enviado originalmente, pues la
intencin se transforma en el proceso de comunicacin, ya que funcionan como un cuello
de botella donde muchos significados se quedan en el camino.
Tipos de canales formales
Los canales de comunicacin formal son los que fluyen dentro de la cadena de mando o
responsabilidad definida por la organizacin. Existen tres tipos de canales formales:
1.Las comunicaciones descendentes:
Son los mensajes enviados de la directiva a los subordinados, es decir, de arriba hacia
abajo.

Las comunicaciones descendentes generalmente tratan los siguientes asuntos: a- Definicin


de objetivos y estrategias. b- Instrucciones para el trabajo y racionalidad. Son indicaciones
sobre cmo se debe hacer el trabajo y cmo relacionarlo con otras actividades de la
organizacin. c- Prcticas y procedimientos. d- Realimentacin sobre el desempeo. Y eAdoctrinamiento.
2. Las comunicaciones ascendentes:
Son los mensajes que fluyen de los niveles ms bajos a los ms altos de la jerarqua
organizacional.
Hay cinco tipos de informacin ascendente:
a) Problemas y excepciones. Son mensajes que describen desviaciones o anomalas en el
desempeo rutinario y normal, y buscan llamar la atencin de la directiva.
b) Sugerencias para mejorar. Son mensajes con ideas para mejorar los procedimientos
relacionados con las tareas para aumentar la calidad y la eficiencia.
c) Informes de desempeo. Son mensajes que incluyen reportes peridicos que informan a
la administracin acerca del desempeo de personas o unidades de la organizacin.
d) Informacin contable y financiera. Son mensajes que se refieren a costos, pago de
cuentas, volumen de ventas, utilidades proyectadas, rendimiento sobre la inversin y otros
e) quejas y reclamaciones.
3- Las comunicaciones horizontales:
Son el intercambio lateral o diagonal de mensajes entre colegas o compaeros. Su propsito
no es slo informar, sino tambin solicitar actividades de apoyo y coordinacin.
Existen tres categoras de comunicacin horizontal:
a) Solucin de problemas interdepartamentales: Son los mensajes que intercambian
miembros de un mismo departamento sobre el cumplimiento de las tareas.
b) Coordinacin interdepartamental: Son mensajes entre diferentes departamentos para
facilitar el cumplimiento de proyectos o tareas comunes.

c) Asesora del staff para los departamentos de lnea: Son mensajes de especialistas del staff
a los administradores de lnea para ayudarles en sus actividades.

6- Comunicacin en equipos
En un entorno globalizado y competitivo, las organizaciones utilizan los equipos para
enfrentar problemas complejos. As, cuando las actividades de los equipos son difciles,
todos sus miembros deben compartir la informacin en una estructura descentralizada para
resolver eficazmente los problemas. En tales condiciones, los equipos requieren un flujo
libre de informacin en todas direcciones. Los miembros deben dedicar gran parte de su
tiempo a procesar informacin y a discutir problemas.
El trabajo en equipo casi siempre exige una intensa comunicacin. En una red centralizada
en un lder o supervisor, los miembros del equipo se comunican por medio de ella para
resolver problemas o tomar decisiones. En una red descentralizada, los miembros se
comunican libremente entre s. Todos los miembros procesan informacin hasta llegar a un
consenso sobre una decisin. La red centralizada de comunicacin ofrece soluciones ms
rpidas a problemas simples. Los miembros transmiten la informacin relevante al lder o
supervisor para que ste tome las decisiones. La red descentralizada es ms lenta para
manejar problemas simples porque la informacin pasa por diferentes personas que unen
las piezas y resuelven el problema.
Adems de la centralizacin o descentralizacin de la comunicacin, existe otro aspecto
importante que se debe tomar en cuenta, la complejidad de los problemas que el equipo
enfrenta. De esta manera, la red centralizada produce pocos errores al manejar problemas
simples y muchos cuando se trata de problemas complejos. La red descentralizada es menos
exacta cuando se trata de problemas simples y ms exactos frente a problemas complejos.

Cmo debe darse una buena comunicacin en las organizaciones para mejorar la
organizacin organizacional?