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Una cosa a la vez (monotarea vs. multitare...

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Una cosa a la vez (monotarea vs. multitarea) de Devora Zack


Todos sabemos que no podemos estar en dos lugares al mismo tiempo, sin embargo muchos creen que nuestra
mente s puede hacer dos cosas al mismo tiempo y a eso lo llaman Multitasking. Lamentablemente esta idea es
falsa, nuestra mente slo puede hacer una cosa a la vez y lo nico que se consigue intentado hacer varias cosas
a la vez es hacer mal todas ellas. Todos tenemos vidas muy agitadas con infinidad de cosas por hacer, pero eso
no quiere decir que podamos hacerlas todas juntas. Por eso la autora sugiere el singletasking, es decir ordenar
las actividades que tenemos que hacer de forma tal que se pueda hacer una a la vez lo ms eficientemente
posible y recuperando el control de la situacin. A travs de informacin sobre neurociencia y consejos sencillos,
la autora nos ayudar a separar la paja del trigo, enfocarnos en una actividad a la vez y ser mucho ms
eficientes.
Introduccin
Has mirado alguna vez el reloj al terminar el da y te has preguntado qu has hecho con el tiempo? Ests
permanentemente ocupado y, no obstante, tienes la sensacin de no haber logrado nada? Tu lista de cosas
pendientes crece en lugar de encoger a pesar de todo tu empeo?
En un esfuerzo baldo por compensar el tsunami al que llamamos vida, intentamos afrontar varias tareas al
mismo tiempo y conseguimos una desenfrenada vida de distraccin. Perdemos la concentracin,
incrementamos el estrs y nos preocupamos sin sentido por cosas que no guardan ninguna relacin con lo que
estamos haciendo.
La atencin fragmentada (multitarea) resquebraja los resultados. Pero existe una alternativa creble y superior:
la monotarea, el verdadero antdoto a nuestro mundo frentico.
En las investigaciones que llev a cabo para escribir este libro, la idea de renunciar a la multitarea result ser
sorprendentemente controvertida. Hubo quien incluso se enfureci, negndose a aceptar que la monotarea fuera
remotamente viable. Y es que la multitarea es una expectativa cultural arraigada, entrelazada en el tejido de
nuestra poca.
Pero la monotarea no es ningn lujo; es una necesidad. Este libro proporciona un sistema con unas herramientas
polivalentes que te ayudan a devolver la atencin a lo que ms importa. Con l, aprenders a controlar tu mente
y tu entorno y a todas esas personas molestas que se entrometen entre t y tu potencial. Adquirirs
conocimientos que te permitirn terminar sistemticamente todo lo que comiences. Al meterte de lleno en una
tarea cada vez, en cada momento, hars ms cosas, al tiempo que disfrutars de unas relaciones ms intensas y
slidas.
El mito de la multitarea
La ceremonia de inauguracin de los Juegos Olmpicos de Invierno, celebrados en Sochi (Rusia) en el ao 2014,
fue un excelente ejemplo de cmo estar ausente durante una experiencia cumbre. Imagina que la dedicacin y el
compromiso de toda una vida han dado sus frutos: alguien ha conseguido una plaza en el equipo olmpico. El
momento ha llegado; el mundo se prepara para observar su esplendor en la ceremonia de inauguracin. Sin
embargo, la mayora de los deportistas en aquella ceremonia ni estaban inmersos en el glorioso momento ni
respondan con saludos a la multitud. En vez de eso, miraban fijamente sus dispositivos mviles, haciendo vdeos
y autorretratos con los cuales recordar el acontecimiento ms tarde. El deseo de captar el momento es
comprensible, pero seguro que habra bastantes vdeos profesionales de gran calidad donde escoger despus!
Por qu son tantas las personas que se ven arrastradas por la carga de la multitarea? Colectivamente, somos
boicoteados por plagas de los tiempos modernos como las siguientes:
Demasiado que hacer, demasiado poco tiempo.
Vida desordenada, mente desordenada.

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Montaas crecientes de exigencias diarias.


Torbellinos de distracciones.
Muchos reaccionamos a la alarmante acumulacin de responsabilidades dividiendo nuestra atencin entre
tareas. Nos hallamos en medio de una creciente corriente hacia lo que Linda Stone denomina la atencin parcial
continua, y prestamos una atencin superficial y simultnea a flujos de informacin que rivalizan entre s.
Viviendo en nuestro big bangpersonal, nos sentimos incapaces de mantener el ritmo del universo en frentica
expansin que rodea nuestras vidas. Desafortunadamente, siempre escucho lo mismo: Cuanto ms intento
mantenerme al da, ms agobiado me siento.
Son legin las personas vctimas de la idea equivocada de que la multitarea es necesaria para enfrentarse a esta
sobrecarga. Pero la multitarea es engaosa. En lugar de aliviar las exigencias, aumenta nuestros problemas.
De hecho, a lo que nos referimos coloquialmente como multitarea recibe el nombre tcnico decambio de tarea,
esto es, moverse rpida (e ineficazmente) de una tarea a otra. Como explica el doctor Eyal Ophir, neurocientfico
de la Universidad de Stanford: En realidad, los humanos no podemos hacer varias cosas a la vez, lo que
hacemos es cambiar de tarea cambiar rpidamente de una tarea a otra.
El intento de hacer varias cosas a la vez exige que el cerebro cambie la atencin con suma rapidez, en algo
menos de una dcima de segundo. Estas prdidas de concentracin llevan a una mala utilizacin del tiempo y
agotan nuestra capacidad mental.
La multitarea bloquea la entrada del flujo de informacin a la memoria a corto plazo. Los datos que no consiguen
acceder a esta memoria no se pueden transferir para que la memoria a largo plazo los recupere. De ah la
paradoja de la multitarea: realmente reduce nuestra capacidad para concluir lo que nos traemos entre manos.
Como vemos, la gente no puede hacer muy bien varias cosas a la vez, y cuando dice que puede, est
engandose. Aunque siempre habr quien diga: Yo puedo mantener una conversacin y vaciar el lavavajillas.
Soy capaz de escuchar la radio y conducir!. Pero realizar dos tareas inconexas al mismo tiempo cuando al
menos una no requiere ningn esfuerzo consciente no es a lo que nos referimos como multitarea.
Aunque hay casos en que dedicarse a dos actividades que no compiten puede ser beneficioso, hay que escoger
con cuidado. Apretar una pelota antiestrs mientras se asiste a una teleconferencia puede ser una liberacin
positiva. En cambio, consultar el correo electrnico es una distraccin. Hacer estiramientos mientras se ve un
concurso de televisin es bastante ms beneficioso que apoltronarse sin ms en el sof. Dedicarse a dos
actividades que no entran en conflicto cuando al menos una es automtica es algo generalmente inocuo;
entregarse a dos tareas que rivalizan puede cobrarse un precio muy alto.
Y no solo hablamos de las consecuencias peligrosas de la multitarea (por ejemplo, utilizar el telfono mientras se
conduce cuadruplica el riesgo de sufrir un accidente), sino de sus efectos en nuestra propia calidad de vida y en
nuestras relaciones con los dems.
El cambio constante de tareas es la anttesis de la concentracin. Nos resulta difcil evaluar en qu medida estn
operando nuestros procesos mentales, porque muchos de ellos son inconscientes.
Entonces, si conocemos las desventajas de intentar hacer varias cosas a la vez, por qu seguimos
arrastrndonos en busca de ms?
En primer lugar, hay una multitud de distracciones tentadoras que nos persiguen a todas horas. Ni siquiera
podemos ver la televisin sin dejar de ver el anuncio de otro programa desplazndose en letras gigantes por la
parte inferior de la pantalla.
Otro atractivo de la multitarea es el ansia de novedades. Este hecho ayuda a explicar la razn de que nos
sintamos tentados por la multitarea incluso cuando sabemos que es una equivocacin. Cuando los estmulos
indican un cambio de statu quo, la dopamina se libera y la adrenalina recorre el torrente sanguneo a toda

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velocidad con independencia de que tales cambios se consideren positivos o negativos. Este caudal de
neurotransmisores contribuye a la atraccin por las nuevas tareas en detrimento de lo que estemos haciendo en
ese momento.
La buena noticia es que podemos alcanzar nuestras metas aprendiendo a reducir las distracciones. Es una
habilidad que se puede adquirir.
El principio de la monotarea
Intentar hacer muchas cosas a la vez est relacionado con la obsesin con estar ocupado, y, en consecuencia,
con sentirse agobiado. Mientras esperaba para subir a un avin cerca de un ruidoso e invasivo televisor de
circuito cerrado del aeropuerto, o de pasada que un viajero le deca a otro: Somos permanentemente
bombardeamos con informacin intil. Estoy de acuerdo. Una leccin que aprend en la Escuela de
Comunicacin Annenberg de la Universidad de Pensilvania fue que los medios de comunicacin no pueden
decirte qu pensar, pero s en qu tienes que pensar. Y, por desgracia, lo que los medios de comunicacin
suelen decirnos que pensemos es, en la mayora de los casos, bastante mediocre.
Antes, las noticias consistan en un informativo vespertino de una hora difundido a travs de unas cuantas
emisoras. Ahora se nos ofrecen noticias las veinticuatro horas, los siete das de la semana, y desde unas fuentes
informativas prcticamente interminables. Nuestra capacidad de atencin disminuye a la velocidad de la luz. Los
anuncios de televisin y los vdeos musicales empalman a menudo treinta imgenes o ms por minuto. La
multitarea se refleja en los medios de comunicacin que nos rodean mientras los segmentos de informacin se
presentan en fragmentos en constante disminucin. Nos bombardea lo confuso, mientras ensean a nuestros
cerebros a evitar la reflexin.
Carl Jung, el fundador de la escuela de psicologa analtica, describi su visita a frica en 1925 en estos
trminos: Mis acompaantes y yo tuvimos la buena fortuna de saborear el mundo de frica Nuestra vida en el
campamento se revel como uno de los interludios ms encantadores de mi vida. Disfrut de la divina paz de
una tierra todava primigenia Miles de kilmetros me separaban de Europa, madre de todos los demonios. Los
demonios no podan alcanzarme aqu; no haba telegramas, ni llamadas telefnicas, ni cartas, ni visitantes. Las
fuerzas de mi psiquismo liberado se derramaban de nuevo por las extensiones primigenias.
Noventa aos despus, los demonios tecnolgicos han cambiado de forma, pero nos enfrentamos a los
mismos problemas que indica Jung en su relato.
A pesar de las promesas de dispositivos que harn nuestras vidas ms fciles y sencillas, lo cierto es que estas
corren un peligro creciente de aislamiento social y de amenaza a la intimidad y la seguridad. Mentalmente
ausentes de aquellos que estn presentes fsicamente, escuchamos a medias mientras conversamos
electrnicamente con personas fsicamente ausentes.
Por otra parte, hay una epidemia de la ocupacin que se extiende como las malas hierbas por un csped. Sin
embargo, la actividad frentica y la supuesta recompensa no guardan relacin. Mantenerse ocupado no implica
necesariamente que ests trabajando con eficacia.
Demasiadas personas llenan sus vidas con una accin desproporcionada con relacin a los resultados tangibles;
hay relativamente pocas actividades lo bastante valiosas para merecer el tiempo que se les dedica. En
consecuencia, estamos distrados y descontentos y vivimos unas vidas de creciente presin profesional.
Gestionar nuestro tiempo de manera diferente puede mejorar notablemente nuestro estilo de vida. Y nuestro
mejor aliado tiene un nombre: monotarea. La monotarea significa estar aqu y ahora, enfrascado en una cosa
cada vez. Se caracteriza por una gran energa y una concentracin intensa que producen unos resultados y un
respeto por los dems excepcionales.
La monotarea nos obliga a abordar las cosas de una en una con exclusin de las dems exigencias del momento
presente. Puedes ocuparte de tu siguiente tarea una vez que hayas trabajado en esta. Lo cual no exige terminar

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la tarea inicial, tan solo acabar el perodo de tiempo actual dedicado a ella.
Recupera el control
El cerebro se ve superado por exigencias que se baten en duelo. Intentar hacer varias cosas a la vez libera
cortisol, la hormona del estrs, lo que disminuye la capacidad para procesar la informacin. El estrs asociado
al intento de hacer varias cosas a la vez hace que las neuronas del cerebro se contraigan, reduce la capacidad
de resolucin de problemas y disminuye la de la regulacin emocional, la resiliencia y el control de los impulsos.
Sumergirse en una experiencia implica asignar plena atencin a la labor que se est realizando. Cuando te
entregas de lleno a una tarea entras en estado de flujo, un concepto puesto de relieve en el libro Fluir, de Mihaly
Csikszentmihalyi. Concentrarse profundamente en una tarea se traduce en un estar absorto en una actividad
hasta el extremo de lograr un nivel de competencia ms elevado que el habitual. Pero el cambio constante entre
tareas elimina la posibilidad de experimentar el flujo. El flujo necesita un estado de monotarea. La concentracin
en una tarea aumenta la creatividad y la confianza, lo que se traduce en mejores resultados.
El pasado y el futuro. Poner mala cara por el pasado y preocuparse por el futuro son unos incansables ladrones
de tiempo que nos roban nuestro derecho a la monotarea. Con demasiada frecuencia nos vemos atrados por la
trampa de pensar en lo que podramos haber sido si las cosas no se hubieran torcido, o de preocuparnos por un
posible desenlace que puede que jams se d. Ambos viajes representan unas enormes prdidas de tiempo, en
especial si los hacemos una y otra vez.
No podemos cambiar el pasado, predecir el futuro o controlar a los dems. Solo podemos hacer una cosa cada
vez en este momento para contribuir de la forma ms positiva posible a nuestras vidas, nuestro trabajo y al
mundo que se arremolina a nuestro alrededor.
El primer paso es tomar conciencia. Repara en qu se entretienen tus pensamientos cuando te diriges al trabajo,
te ests empezando a dormir o en un momento de ocio antes de una reunin. Aflora alguna espina que tengas
clavada del pasado? O te asalta alguna preocupacin habitual sobre el giro que pueda dar la vida en un futuro?
El aparcamiento. La monotarea no exige rechazar los pensamientos que no estn en consonancia con tu actual
cometido. Antes bien, es una prctica que te permite dejar de lado las ideas que no guardan relacin hasta que
llegue el momento de reorientar tu mente.
Tal vez te resulte familiar el concepto de aparcamiento en relacin con las reuniones. Somos demasiados los
que nos hemos sentido frustrados por reuniones de trabajo para tratar determinadas cuestiones donde la gente
empieza a irse por las ramas. Por ejemplo: puede que se haya planteado una reunin para hablar de una nueva
estructura de presentacin de informes, lo cual lleva a que alguien suscite la necesidad de unas evaluaciones de
rendimiento bianuales. Su idea podra ser vlida, pero carece de una relevancia directa. A partir de ah, empiezan
a suscitarse otros asuntos que guardan an menos relacin con el inicial, y de pronto los asistentes se
encuentran bloqueados colectivamente en una maraa de asuntos. El reloj avanza sobre las cabezas de los
presentes.
Afortunadamente se puede aplicar la tcnica del aparcamiento, un papelgrafo o pizarra blanca en la que el
orientador de la reunin elabora una lista de asuntos suscitados que es mejor reservar para que sean tratados en
el momento adecuado. Una lista visible hace que la recopilacin de los temas del aparcamiento sea clara y
explcita. Puedes adaptar esta tcnica cuando trabajes independientemente, para centrarte en la tarea en curso
sin permitir que tus pensamientos terminen divagando. Cuando te embarques en una tarea, mantn a mano un
lugar determinado para anotar los temas para tu aparcamiento particular. Puedes crear una pgina de Notas en
tu telfono inteligente, utilizar una libreta de papel o aplicaciones en lnea como Evernote o Trello. No te
recomiendo los Post-it, el dorso de las recetas o los sobres del correo basura desechado. Esto es algo que
aprend por las malas (se pierden o los tiras sin darte cuenta). Cuando se te ocurra una idea que no est
relacionada con tu tarea en curso, no permitas que te distraiga de lo que habas empezado. Antala y vuelve a lo
que estabas haciendo.

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Hacer una pausa para anotar una idea secundaria no disminuye tu compromiso con la monotarea. Pongamos por
caso que ests trabajando en una habitacin con luz natural, al atardecer, y que el sol se empieza a poner. La
habitacin se ensombrece. Te echas para adelante en tu sitio y piensas: No voy a encender la luz porque
estoy concentrado en mi trabajo, o te levantas un segundo para accionar el interruptor de la luz y vuelves a la
tarea, mejor equipado para trabajar? Al igual que es absurdo estar sentado en la oscuridad, sin modificar tu
entorno para facilitar un avance correcto, sacar una idea de tu cabeza y plasmarla en una pgina a veces es
necesario para mantener una concentracin plena. Si tengo una revelacin inesperada, quiero apresarla de
inmediato. La saco de mi cabeza y la plasmo en un papel, para examinarla, ampliarla o desecharla ms tarde. Si
no escribo una idea para el futuro, o la olvido o trato de mantenerla en lugar destacado en mi cabeza, lo que la
convierte en una distraccin de mi labor principal.
Anotar a mano una o dos palabras aclara la mente, reduciendo la distraccin. Mucha gente me dice que tiene
una memoria espantosa, poniendo eso como excusa para perder ideas, no cumplir con sus obligaciones, pasar
por alto los plazos y olvidar metas prometidas. La mayora tenemos una memoria en mayor o menor medida
defectuosa. Pero la calidad de la memoria es irrelevante! Lo que importa es implantar un sistema para controlar
tus procesos mentales.
La separacin. Vivimos en un mundo de artilugios que combinan mltiples funciones. En el telfono inteligente,
una navaja suiza de los tiempos modernos, se combinan una multitud de elementos. Quin habra imaginado
hace veinte aos que un telfono podra incluir una cmara, un despertador, un mapa y una linterna y eso para
empezar. La sustitucin de varios dispositivos por uno solo es una ventaja ampliamente reconocida de los
telfonos inteligentes. Pero tiene algn aspecto negativo?
Piensa en esto. Un da lleno de dificultades se aproxima a su fin; ests listo para irte a dormir. Lo ltimo que
haces antes de cerrar los ojos es poner el despertador para la maana siguiente. Al utilizar la funcin de
despertador de tu celular, te das cuenta de que se han acumulado inesperadamente tres mensajes de correo
electrnico, lo que provoca que te desveles. Cualquier experto en sueo nos aconseja que creemos una
atmsfera apacible, silenciosa y tranquila antes de irnos a la cama. Recuerdas cuando leer un buen libro te
relajaba para amodorrarte de forma apacible? Un dispositivo mvil descontrolado es el antichupete.
Yo apagaba mi despertador apagando pues eso, apagando mi despertador. Entonces, pas a utilizar la alarma
de mi telfono inteligente. Menos cosas que llevar en mis viajes de negocios! Sin embargo, ahora mi da
empieza con una embestida de tuits, sms y mensajes. Y si le echo un vistazo a la hora en mitad de la noche y
accidentalmente veo un correo inquietante? Ya me puedo olvidar de volver al bendito estado de sueo.
Haba empezado a poner mi lista de la compra en la seccin de Notas de mi telfono. Es fcil de actualizar y
siempre va conmigo. Y el inconveniente? Cuando iba de compras, tambin me topaba con las llamadas
perdidas de los clientes, los correos electrnicos e Instagram. Adems, era propensa a recorrer los pasillos con
la cabeza gacha, mirando la pequea pantalla con los ojos entrecerrados. Le estoy agradecida a la inmensa
funcionalidad que aportan los ordenadores. El reverso de la moneda es que ahora estamos a una tentadora
pulsacin de tecla de internet.
Yo aplico una poltica de silenciamiento de los dispositivos mviles durante mis disertaciones. Si hay un mensaje
que hay que contestar, le pido a la gente que se vaya fuera para que ninguna llamada ni mensaje de texto se
produzca en el espacio comn. En la mayora de los casos, los asistentes guardan sin ms sus telfonos. Es
realmente genial estar en un programa, a veces con cientos de personas, donde todo el mundo est concentrado
en los intervinientes y debates que tienen delante.
Y qu hay de volver a utilizar un despertador de verdad? Existe una multitud de diseos fantsticos y modelos
estilizados para viaje. Escribe tu lista de la compra en un papel o imprime la versin electrnica antes de ir a la
tienda. Cuando hagas un trabajo minucioso en tu ordenador, considera la opcin de desconectarte de la red a fin
de concentrarte realmente en el documento. Es fcil hacer que nuestras mentes se salgan por la tangente.
Separar las funciones ayuda.
Vallas. Cuanto ms nos alejamos de la tentacin, mejor situados estamos para seguir adelante con nuestras

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mejores intenciones. La tecnologa no es el problema; tu manera de gestionarla en tu vida es el quid de la


cuestin. Digamos que ests sentado a tu mesa de trabajo atendiendo la llamada de un cliente. Te recuestas en
tu silla, frente al ordenador. Un mensaje instantneo cruza velozmente la pantalla: algunos colegas estn
recogiendo el almuerzo en un establecimiento de la misma calle; deseas que te encarguen algo? Al no querer
perder la oportunidad de una entrega personal de tu restaurante tailands favorito, contestas rpidamente y
encargas el almuerzo. En ese momento oyes que el cliente pregunta: Ests de acuerdo con esta estrategia?.
Por desgracia, no recuerdas nada de la afirmacin que precedi a su pregunta.
Existen infinitas variaciones de la situacin anterior. Es sumamente difcil no contestar al mensaje en el momento;
unos cuantos segundos de tu tiempo y estars sentado ante una comida inesperada y deliciosa. Sin embargo, el
precio acaba siendo un poquito ms alto que lo que cuesta el almuerzo. Casi te puedo garantizar que tu cliente
repar en la ligera pausa entre su pregunta y tu respuesta. Y tu peticin de que repitiera lo que acababa de decir
no ha mejorado precisamente la opinin que tena sobre tu competencia.
No te estoy sugiriendo que resistas estoicamente el impulso de responder a los mensajes emergentes; es
realmente muy difcil ignorar las distracciones. As que cortemos esto de raz. Podemos levantar vallas que
impidan que las distracciones lleguen hasta nosotros cuando estamos ocupados en otro lugar. Cuando tengo que
concentrarme en una reunin, llamada telefnica, proyecto o tarea fundamental, disminuyo las distracciones
antes de que se produzcan. Empiezo preparando mi lugar de trabajo. Silencio todos los timbres, taidos y
seales acsticas. De hecho, los mantengo en silencio la mayor parte del tiempo. Tambin desconecto las
alertas visuales y los mensajes de las redes sociales. Si prefieres dejar conectadas estas alertas, entonces dales
la vuelta, cbrelas o apaga las pantallas durante las reuniones o las llamadas programadas. No mires a
hurtadillas. Adems de todo esto, adecento mi mesa de trabajo: el desbarajuste tambin es una distraccin.
Digamos que quieres dedicar tus energas a hacer una sola cosa pero no puedes dedicar mucho tiempo a una
llamada telefnica. Es fcil. Simplemente hzselo saber a tu interlocutor desde el principio: Me alegro de que
hablemos. Dispongo de quince minutos para que tratemos el plan para la reunin de maana. Cuando falten
cinco minutos, recurdaselo amablemente. Acto seguido, dedica toda tu atencin a esta breve conversacin.
Algunos creemos errneamente que, dado que no somos visibles para la otra persona, podemos escabullirnos
con xito para atender pequeos extras durante una llamada. Deshazte de esta idea equivocada para lograr
unos resultados ms slidos y ahorrar tiempo a la larga.
Es infinitamente mejor ser plenamente consciente durante una breve llamada telefnica, que serlo solo
parcialmente en una larga. Al hacerlo, ests demostrando respeto por el tiempo de la otra persona.
Por ltimo, llega a conocer tus dispositivos. Aprende qu funciones internas o aplicaciones existen para ayudarte
en tu empeo de tener un estilo de vida marcado por la monotarea. Tienes una funcin de Favoritos o Grupos?
Esto te permite cribar los mensajes de correo electrnico para recibir solo los de tu familia, por ejemplo. La
opcin de No molestar tambin es habitual en la mayora de los dispositivos y es bastante til. Considera
asimismo las opciones para rechazar los mensajes emergentes en la pantalla del ordenador de tu casa, si son
ms un obstculo que una ayuda en tu vida familiar.
Tu da a da
Cmo se las arreglan algunas personas para hacer tantas cosas todos los das? La Harvard Business
Review public un reportaje sobre los hbitos laborales de los empleados sumamente eficaces. Adems de
ponerse inmediatamente a trabajar segn llegan, estos empleados tambin hacen descansos regulares a lo largo
del da. Integrar un tiempo de recuperacin en su jornada diaria los hace mas eficientes en general. Pero lo ms
importante es que las personas con un gran rendimiento hacen una sola cosa cada vez, incluso durante el
almuerzo: no trabajan mientras disfrutan de su comida del medioda. A continuacin veremos otras estrategias
que pueden transformar tu da en una jornada dinmica, no en una que avance a base de impulsos externos.
No estara de ms que hicieras una lista de tus actividades a lo largo de tres das; escoge tres das de trabajo de
un futuro inmediato que sean ms o menos normales. Adopta un mtodo til de anotar tu actual uso del tiempo
durante ese perodo. La idea es obtener una verificacin de la realidad de en qu diablos se te va el tiempo.

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Delegar. A muchos nos invade un sudor fro al considerar siquiera la idea de la delegacin (lase: renunciar al
control absoluto). Sin embargo, delegar es importante, no solo para liberar tu tiempo, sino tambin para que se
desarrollen profesionalmente aquellos que trabajan contigo. Asimismo, recurrir a los dems cuando realmente
sea necesario que se impliquen te puede ahorrar mucha tensin relacionada con meterte de lleno en tareas que
todava no se te han exigido.
Primero, lo primero. Si hay una ingente y acuciante tarea que te sientes tentado a evitar, hazla lo antes posible
en el da. Haz de tripas corazn.
Aplazar una tarea crucial puede representar una pesada carga mental que te dificultar muchsimo ms aplicar la
monotarea a todo lo dems.
Tareas agrupadas. Cules son los grupos relacionados de tareas que quiz hagas varias veces al da durante
una jornada normal? En mi caso, algunos ejemplos seran leer y responder mensajes, llevar cosas (artculos,
documentos para firma, cartas para el correo) a otros despachos de mi edificio, devolver llamadas telefnicas y
asistir a entrevistas concertadas. Para utilizar esta tcnica del agrupamiento de tareas, empieza identificando
tareas parecidas. Luego, agrpalas en unos cuantos segmentos durante el da en lugar de permitir que los
mismos tipos de actividades interrumpan permanentemente tu trabajo.
Las tareas agrupadas ahorran tiempo. Los mensajes de texto y correos electrnicos son una constante y
peligrosa amenaza de distraccin durante todo el da? Las redes sociales te tientan a abandonar las tareas de
mayor envergadura, en detrimento de los proyectos inminentes? Si es as, puede que decidas probar la
agrupacin de tareas. Empieza restringiendo el ocuparte de los mensajes de correo electrnico en tres
segmentos de veinte minutos a lo largo del da: al llegar, antes de la comida y antes de marcharte.
Quiz esta forma de proceder te genere dudas. Acaso la gente no tiene la expectativa de que se le contestar a
los mensajes con rapidez? La tentacin de la multitarea se ve acentuada cuando nos sentimos obligados a
satisfacer las exigencias aparentes o las supuestas expectativas de los dems, antes que nuestras propias
prioridades. Esto suele ir ligado a un deseo ansioso de ser valorado. Pero no te estoy sugiriendo que respondas
a los correos electrnicos una vez a la semana. Tres veces al da es una frecuencia razonable. Adems, muchas
cadenas de correos electrnicos son innecesariamente largas debido a la frecuencia con que se realiza el
intercambio de comunicaciones. Las cadenas de conversaciones se pueden eliminar o abreviar escribiendo al
final del mensaje, por ejemplo:
No se requiere contestacin.
Gracias, nos despedimos por hoy.
Responder nicamente si hay algn cambio.
[El compaero] puede encargarse, no es necesario enviarme copia.
Fantstico. Entonces hasta luego.
Estar desconectado las siguiente dos horas.
Contacta con [el compaero] para los preparativos.
Digamos que has estado fuera de la oficina unos cuantos das y regresas para encontrarte una avalancha de
peticiones en forma de mensajes, documentos y luces intermitentes. Que no cunda el pnico. Tengo un sistema
para abordar esta misma situacin. La llamo la 1 10 1, y es una versin de la agrupacin de tareas. Haz un
repaso inicial de todas las peticiones que esperan y ocpate inmediatamente de cualquiera que se pueda
resolver en un minuto o menos. Aqu podra incluirse una rpida contestacin a un correo electrnico, la
aprobacin de un proyecto, la contestacin a un correo de voz o una peticin de programacin de una reunin.
Acto seguido, ocpate de las tareas que se puedan terminar en menos de diez minutos. Aborda este grupo lo
ms pronto posible en el da. Las peticiones restantes son aquellas que te llevan hasta una hora de tu tiempo;
inclyelas en tu agenda para los siguientes das. Lo mejor es hacer la mayor cantidad posible de cosas por la
maana, antes de que la oficina bulla de actividad.
El Post-it. El humilde Post-it es tu primera lnea de defensa. Ya ests al timn de un despacho con puerta, en
cubculo o en un mostrador en una planta difana de un ministerio, los Post-its son tus amigos. Escribe tu

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propsito en ellos y colcalos en la puerta, a la entrada o en el borde de tu mesa.


Esto no te pone fuera del alcance de manera indefinida. El mayor perodo de tiempo para no estar disponible
debera ser de unos noventa minutos. De todas formas, es mejor limitar la duracin de tus sesiones dedicadas a
una actividad y parar antes de que te agotes. Sers ms productivo y tu entusiasmo por la tarea ser mayor.
Puedes escribir amablemente en el Post-it la hora de finalizacin, a saber: Por favor, volved despus de las
13.30!.
Yo soy contraria a la aplaudida poltica de puertas abiertas, la cual presupone que las interrupciones se esperan
y son bienvenidas. Estar disponible para todo el mundo a todas horas implica que no ests atento a ninguno,
nunca.
No es el nuevo s. Repite despus de m: Decir no no me convierte en poco servicial!. Est muy bien
que no siempre puedas responder a las consultas de manera inmediata. Cmo ibas a poder?
Tu agenda. Cuando elabores un plan de trabajo para tus obligaciones semanales, incluye al menos dos bloques
abiertos de media hora de tiempo cada da para las tareas agrupadas y estar disponible para los acontecimientos
inesperados.
Adopta el enfoque de la consulta de un mdico de familia. Si quieres concertar una cita para un chequeo anual
rutinario, puede que te digan que la siguiente hora libre es dentro de un mes. Sin embargo, si llamas a las ocho
de la maana con fiebre y mareos, te darn hora esa misma maana. Esto es as porque los especialistas dejan
horas libres en sus agendas para atender las emergencias. Este es un modelo ideal para un profesional
ocupado. Con l, no necesitas dejarlo todo para atender a un compaero conversador. Sin embargo, si tu agenda
es un bloque compacto, no estars disponible para las calamidades que inevitablemente se presentarn.
Y qu pasa con los merodeadores, esa gente que se pasa por tu despacho aleatoria y regularmente sin ningn
asunto o intencin claro que tratar? O qu me dices, pongamos por caso, si ests instalado en una oficina
abierta que carece por completo de lmites?
Un merodeador se planta en tu puerta, rebosa de felicidad por los ltimos fichajes de su equipo de ftbol. T
tienes que cumplir un plazo improrrogable. Y puedes reaccionar de alguna de estas formas:
Levantando la vista, sealando que ests muy ocupado, y volviendo a bajarla.
Sonriendo y sealando los auriculares, utilizados para prevenir las conversaciones indeseadas.
Respondiendo: Genial. Tengo mucho que hacer, y volviendo a tu faena.
La realidad es que la lista de lo que puedes hacer o decir para evitar a los devoradores de tiempo es infinita.
Solo tienes que hacerlo. Una expresin agradable y una sonrisa clida mientras transmites la noticia de que no
ests disponible para el parloteo ayudan mucho.
Algunas personas que trabajan en oficinas difanas se lamentan de que la monotarea es imposible; despus de
todo, las distracciones abundan y las barreras son inexistentes. No desesperes. La monotarea no depende de los
entornos de ensueo. Quienes se comprometen con la monotarea tienen ms capacidad para bloquear las
distracciones que quienes cambian de tareas con regularidad. La monotarea requiere dedicacin y
responsabilizacin personal. No podemos trabajar segn el capricho de las personas y acontecimientos que nos
rodean.
Y qu pasa esos das en que no eres capaz de sintonizar con tus mximos poderes de concentracin? La
mayora de las oficinas abiertas poseen algunas salas tranquilas. Utilzalas si las necesitas.
Demuestra tu consideracin siendo concienzudo a la hora de hacer saber a la gente cundo puede esperar a
tener una respuesta, y asegrate de que cumples. Acurdate de restablecer tu buzn de voz y las respuestas
automticas del correo electrnico para tus mensajes salientes habituales. Esto es bastante ms efectivo y
respetuoso que intentar estar disponible cuando realmente no lo ests.

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Una cosa a la vez (monotarea vs. multitare...


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Tus interacciones
No hace mucho me invitaron a que impartiera una sesin de formacin de nuevos lderes para cimentar la
confianza entre Liz, una alta ejecutiva de reciente nombramiento, y su recin heredado equipo de treinta
empleados. Liz se puso en contacto conmigo porque crea en el valor de fortalecer la comunicacin entre los
grupos de trabajo. Estaba dispuesta a invertir el tiempo y los recursos necesarios para una sesin de formacin
fuera del lugar de trabajo de un da de duracin, con el fin de lograr su objetivo de establecer una slida relacin
de trabajo con su departamento.
Empezamos el curso puntualmente a las 9 de la maana. Liz lleg cuarenta y cinco minutos tarde, sin resuello,
explicando que haba tenido que arreglar un conflicto de ltima hora en la oficina. Ese fue el principio del fin. A lo
largo del curso estuvo fuera de la sala ms de la mitad del tiempo.
Mi nueva lder estaba orgullosa de su capacidad para la multitarea. Liz estaba realizando (lase tachando de
su lista) un curso de trabajo en equipo para integrarse en el suyo, al mismo tiempo que se ocupaba de los
asuntos de la oficina. En realidad, podra haber gestionado estos ltimos con ms eficacia a su vuelta. No haba
ningn asunto de vida o muerte. Puedo asegurar que Liz malgast un montn de tiempo y recursos en una
formacin que consigui lo contrario de lo que pretenda, que era hacer que confiaran en que estaba involucrada
sinceramente en su equipo.
Por desgracia, los efectos del curso se perdieron. Sin duda, los asistentes establecieron vnculos entre ellos y
aprendieron muchas habilidades tiles de comunicacin. Pero el comentario ms frecuente en las evaluaciones
de seguimiento fue el siguiente: Por qu no estaba participando la lder del equipo?. La difusa atencin de Liz
solo contribuy a reforzar la percepcin de que aquello le traa sin cuidado. Eso fue lo que el equipo aprendi de
la experiencia.
Al igual que la mayora de los altos ejecutivos, Liz es una persona muy ocupada. Y estar ocupado no es algo que
convenza a un equipo que est a tu cargo; estar presente fsica y mentalmente s. Liz le dijo a su equipo que
ellos eran su prioridad, y sin embargo sus acciones no se correspondieron con sus palabras. Despus del curso,
uno de los asistentes me envi por correo electrnico una apropiada cita de Lewis Cass: La gente puede dudar
de lo que digas, pero siempre creer en lo que hagas.
La mxima es cierta: las acciones son ms elocuentes que las palabras. Esto tambin puede jugar a tu favor. La
formacin de equipos y dirigentes es una inversin que reporta unos beneficios que pueden superar incluso a la
formacin tcnica. Un estudio de liderazgo dirigido por el psiclogo Daniel Goleman encontr que la capacidad
para las relaciones interpersonales es dos veces ms importante que el coeficiente intelectual (CI) y la
experiencia tcnica como indicador de la eficacia del personal directivo superior.
Una conversacin que mantuve recientemente con un cliente sobre su nuevo supervisor discurri de la siguiente
manera:
l me respeta.
Cmo lo sabes?
Me escucha. Y sabe que le aprecio porque presta atencin a lo que le estoy diciendo.
Demostrar sincera y permanentemente estas conductas con los dems en tu entorno de trabajo indica que ests
implicado en la monotarea.
Ests comiendo con un compaero y tu telfono no deja de vibrar? Ests reunido con un empleado y aparece
un correo electrnico importante? Cmo puedes dedicarte a la monotarea cuando te ves acosado por peticiones
urgentes y encontradas? Solo hay una solucin posible: da prioridad a la persona que tienes a tu lado.
Y qu tal desarrollar la monotarea en familia? En los viajes en coche, habitualmente estis conectados por

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separado? Cmo puedes utilizar el tiempo de los viajes para enriquecer tus relaciones? Los psiclogos de
familia dicen que el coche es un sitio ideal para mantener conversaciones importantes porque no es necesario el
contacto visual, circunstancia que hace que a los adolescentes en particular les sea ms cmodo sincerarse.
La monotarea te permite recuperar el control de tus relaciones.
Conclusin
Una vez que tomes una decisin sobre lo que vas a hacer en un momento determinado, no cuestiones ni te
apartes de tu plan dedicndote furtivamente a otra tarea simultnea. Decidas lo que decidas, hazlo a fondo; de lo
contrario, te ests perdiendo vivir de verdad. En palabras de Georgia OKeeffe: Nadie ve de verdad una flor;
son tan pequeas. No tenemos tiempo, y ver lleva tiempo, como lleva tiempo tener un amigo. Esta cita me
recuerda que tengo que estar realmente presente all donde est. Tambin me inspira para tomar mejores
decisiones. Aun as, tambin me equivoco a menudo.
Y es que incluso estando firmemente convencida, cambiar las conductas exige vigilancia. En 2010, la
Universidad de Harvard involucr a 2250 adultos para que valoraran los niveles de estado de nimo e implicacin
a intervalos aleatorios. Result que la felicidad estaba directamente relacionada con una dedicacin intensa a las
tareas. Como corolario, el estudio tambin hall que las personas que se distraan fcilmente tenan menos
probabilidades de ser felices.
El psiclogo Viktor Frankl habra tenido algo que aadir a esta charla. Gran parte del trabajo de su vida lo dedic
a discernir qu hace que algunas personas se sientan satisfechas, con independencia de las circunstancias. Y
descubri una estrecha correlacin entre la felicidad y dos procesos mentales: la capacidad para detectar el
significado en todos los momentos de la vida, y la de librarse de la autodestructiva obsesin por los resultados.
Haz ms cosas, hacindolas de una en una. Pues resulta que, despus de todo, tienes tiempo suficiente. Es solo
cuestin de cmo decides invertirlo.

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