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5.

1
Mtodos de organizacin
de los datos

ndice del tema:


1. Ordenacin de
datos
2. Filtrado de datos
3. Agrupaciones y
esquemas
4. Bsqueda de datos

1. Ordenacin de datos
Una de las operaciones ms usuales que se realiza sobre un conjunto de
registros de datos es la ordenacin de los mismos segn algunos criterios
determinados. La ordenacin puede ser un fin en s mismo, para presentar la
informacin a conveniencia, o bien, puede constituir el punto de partida para la
realizacin de subsiguiente operaciones de anlisis de la informacin.
Veremos a continuacin lo fundamental respecto a la ordenacin de la
informacin apoyndonos en un conjunto de registros como el que se muestra
en la siguiente figura, donde se tiene informacin acerca del nmero
de ALUMNOS y de GRUPOS de los cursos de distintos centros docentes
(CENTRO y DENOMINACIN) de educacin secundaria:

Cada registro (cada fila) corresponde a un determinado CURSO de


un TURNO de enseanza (Matutino, Vespertino, Nocturno o Distancia) en
una ETAPA (ESO, BAChillerato, Ciclos Formativos, ...) y para

una FAMILIA y CICLO (en el caso de los ciclos formativos estas columnas
aportan informacin relevante, pero no en otros casos).
Se observa que existen varias filas relativas a un mismo centro, pero que stas
no son contiguas. Parece lgico que una forma ms razonable de presentar la
informacin es aqulla en la que las filas de un mismo centro apareciesen de
forma consecutiva. As pues, vamos a ordenar la informacin segn la
columna CENTRO (el cdigo del centro). Las funciones Orden ascendente
y Orden descendente

que se encuentran en la barra superior de Excel:

simplifican mucho esta tarea. Haciendo clic en una celda de la


columna CENTRO (en su encabezado, por ejemplo) y despus en la
funcin Orden ascendente

las filas se ordenan segn el centro en orden ascendente (es decir, de la A a la


Z si se tratase de valores alfabticos, o del 0 al 9 si se trata de valores
numricos) de modo que los cdigos "menores" aparecen al principio:

Nota: al realizar esta operacin se ordena la informacin de todas las columnas


de los registros en funcin de la primera, no slo se ordena el contenido de la
primera columna.

De manera anloga, una ordenacin descendente,


(de la Z a la A si se
tratase de valores alfabticos, o del 9 al 0 si se trata de valores numricos),
sita en primer lugar a los centros con los cdigos de valor numrico ms alto:

Nos podramos hacer la pregunta: hasta qu fila de datos se produce la


ordenacin?, puesto que, habiendo hecho clic en una celda de la primera
columna, nos hemos despreocupado de cuntas filas tiene el rango de datos.

Pues bien, el algoritmo de ordenacin, antes de comenzarla, detecta dnde se


encuentra la ltima fila que contiene datos y opera con ella y todas las
anteriores. Qu sucedera, entonces, con un rango de datos en el que hubiese
"huecos", es decir, filas vacas, como en el siguiente ejemplo:

Si hacemos clic en el encabezado y llevamos a cabo la ordenacin ascendente


veremos que sta slo se realiza en las cuatro primeras filas de datos:

permaneciendo inalterado el orden de las filas posteriores. Podramos todava


ordenar una disposicin de datos con huecos, como la anterior? Efectivamente,
podramos en primer lugar seleccionar toda la columna haciendo clic en la
designacin de columna (A, por ejemplo) y hacer clic en
este modo, se ordena la columna a pesar de los huecos:

-->

. Al seleccionar de

Hagamos una precisin: esto ocurrira exactamente as, sin ms pormenores, si


esta columna no estuviese acompaada por otras a su derecha. Pero como lo
est, antes de realizarse la ordenacin, se obtiene una advertencia:

Qu significado tiene este aviso? Al seleccionar una columna, el algoritmo de


ordenacin entiende que debe ordenar slo los datos de sta, sin afectar a las
dems. Pero, no obstante, como detecta que existen columnas con datos
adyacentes (a la derecha), presenta la advertencia relativa a que se han
encontrado otros datos junto a los seleccionados y ofrece la alternativa Qu
desea hacer?:
Ampliar la seleccin, en cuyo caso el resto de columnas se ordenan segn la
primera, como antes;
Continuar con la seleccin actual, de forma que se ordena exclusivamente la
columna seleccionada, en cuyo caso se podran producir resultados no
deseados, como trasladar celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de
la misma fila. Si el resultado no es el que se desea, siempre se puede
hacer clic en Deshacer

Ordenacin segn varios criterios


En lo anterior slo se ha explicado cmo ordenar segn un solo criterio, pero en
muchos de los casos prcticos se necesita llevara a cabo segn mltiples
criterios. Esto se puede hacer utilizando la opcin de men Datos > Ordenar:

que da paso a la ventana homnima que permite la ordenacin hasta por tres
criterios:

Si, por ejemplo, en el campo Ordenar por se selecciona CENTRO con


sentido Ascendente:
Nota: La lista de categoras que se muestra aqu es la que detecta el algoritmo
de ordenacin en el conjunto de datos seleccionado.
Y antes de utilizar Ordenar no es preciso seleccionar antes
las filas y columnas; simplemente se podra hacer clic
sobre alguna de las celdas de datos. El proceso de
ordenacin selecciona entonces todos los datos (contiguos)
disponibles antes de mostrar la ventana Ordenar.

y se dejan vacos los campos Luego por, la ordenacin que se lleva a cabo es la
misma que cuando se usa Orden ascendente

; y si se hace clic en la

casilla Descendente el resultado es el mismo que cuando se usa Orden


descendente

Ordenacin por tres criterios


Si, por el contrario, se utilizan todos los criterios de ordenacin en el orden
conveniente, por ejemplo, primero por CENTRO, luego por ETAPA y luego
por FAMILIA, y con el sentido de ordenacin que se necesite:

se obtiene un conjunto de registros ordenados segn lo solicitado:

Nota: obsrvese que en etapa se ha solicitado una ordenacin Descendente, de


forma que para cada centro los registros segn la secuencia alfabtica inversa:
IP, ESO, CF, BAC.
Para obtener resultados ptimos en la ordenacin, el rango de datos a ordenar
deber tener etiquetas o encabezados de columna (las etiquetas de la primera
fila), como se ha manejado implcitamente en todo lo anterior. Y si las
columnas no tienen etiqueta de encabezado? En este caso Ordenar presentar
en los campos los literales Columna A, Columna B, etc., en lugar de las
etiquetas de encabezado:

pero, por lo dems, la ordenacin es totalmente anloga.


Ordenacin por cuatro criterios
Para conseguir este tipo de ordenacin, deber primero ordenarse por el
criterio de ordenacin de menor importancia (el cuarto) y, despus, ordenador
por los tres criterios primarios. As supongamos, por ejemplo, que queremos
ordenador los datos
de ALUMNOS yGRUPOS por CENTRO, ETAPA, FAMILIA y CURSO. En primer lugar
deberemos ordenar nicamente por curso:

y, posteriormente, por los otros tres criterios:

de modo que el resultado es la ordenacin segn cuatro criterios


(hasta CURSO inclusive, aunque hemos prescindido de la ordenacin
por CICLO):

Hasta el momento nos hemos limitado a ordenaciones de tipo ascendente o


descendente, pero igualmente se pueden realizar segn otros patrones, por
ejemplo, por das de la semana, por meses, u otro tipo de orden. Para
conseguirlo hay que utilizar el botn Opciones de la ventana Ordenar:

y en el Primer criterio de ordenacin seleccionar algunos de los patrones de

orden predeterminados (Normal es el patrn de orden alfabtico que hemos


utilizado hasta ahora):

El usuario podra crear su propio patrn de ordenacin, si fuese conveniente.


Por ejemplo, y siguiendo con el ejemplo de datos de ALUMNOS-GRUPOS,
imaginemos que queremos ordenar elTURNO segn la secuencia: M - V - N - D
(que no es alfabtico directo ni inverso). En primer lugar habra que crear
una lista personalizada de Excel que siga esta secuencia. Esto se hace
escribiendo esta secuencia en algn lugar de la hoja de clculo (obsrvese a la
derecha en la siguiente imagen ) y, mediante la opcin de men Herramientas
> Opciones,

y la ficha Listas personalizadas, Importar la nueva lista escribiendo o


usando

, la referencia del rango donde est la secuencia:

con lo que queda registrada una nueva lista denominada M, V, N, D:

de forma que en Ordenar, accediendo a Opciones: se podra elegir


para TURNO:

esta secuencia como primer criterio de ordenacin:

Ordenacin por columnas en lugar de por filas


En lo anterior hemos aceptado implcitamente que la ordenacin se realizaba
por filas, es decir, que se movan las filas arriba o abajo, segn conviniera al
criterio de ordenacin. Qu sucede si quisiramos llevar a cabo una
ordenacin por columnas, es decir, de izquierda a derecha? La solucin es
inmediata: simplemente en las Opciones de Ordenar se puede elegirOrdenar de
izquierda a derecha, en lugar de Ordenar de arriba hacia abajo, que s la opcin
predeterminada:

Observaciones generales sobre la ordenacin de datos:


Para excluir de la ordenacin la primera fila de datos, si se trata de un
encabezado de columna, en el men Datos, hgase clic en Ordenar y, a
continuacin, eljase S en El rango de datos tiene fila de encabezamiento.
Para realizar una ordenacin que distinga maysculas de minsculas, en el
men Datos hgase clic en Ordenar, luego en Opciones y, a continuacin,
seleccinese Distinguir maysculas de minsculas.
En una ordenacin ascendente, MS Excel utiliza el siguiente orden:
- Nmeros: se ordenan desde el nmero negativo menor al nmero positivo
mayor.
- Texto alfanumrico: se ordenar de izquierda a derecha, carcter por
carcter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Excel colocar
la celda detrs de la celda que contenga la entrada "A1" y antes de la celda
que contenga la entrada "A11".
El texto puro y el texto que incluye nmeros se ordenarn del siguiente
modo:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ +
<=>ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
Los apstrofos (') y guiones (-) no se tienen en cuenta, con una excepcin: si
dos cadenas de texto son iguales salvo por un guin, el texto con el guin
se ordenar en ltimo lugar.
- Valores lgicos: FALSO precede a VERDADERO.
- Espacios en blanco: siempre se colocan en ltimo lugar.
- Valores de error: todos los valores de error son iguales en cuanto a orden.
En una ordenacin descendente, el orden se invierte salvo en las celdas en

blanco que siempre se colocan al final.

2. Filtrado de datos
Los filtros constituyen una forma rpida y sencilla de buscar un subconjunto de
datos que cumpla unas determinadas condiciones (o criterios) dentro un
conjunto (o rango) ms amplio, con objeto de trabajar exclusivamente con
dicho subconjunto.
A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los datos: de un rango
filtrado se muestran nicamente las filas de datos que cumplen los criterios
que se especifiquen y se ocultan temporalmente las filas que no los cumplen.
As, el filtrado permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e
imprimir el subconjunto filtrado sin necesidad de reorganizar ni de ordenar el
conjunto original.
Para ilustrar el filtrado volvamos al conjunto de datos de ejemplo utilizado en
la primera seccin de este tema:

La aplicacin de un filtro sencillo permite inmediatamente apartar los datos


correspondientes, por ejemplo, a un solo centro sin necesidad de reorganizar

(mover, borrar, etc.) los datos originales:

Para obtener el subconjunto filtrado de la imagen anterior se ha aplicado a los


datos un filtro simple que se podra expresar textualmente como "Obtener
aquellas filas de datos cuyo valor en la columna DENOMINACIN sea JUANA DE
PIMENTEL". Obsrvese en el rea de numeracin de las filas (a la izquierda de
la imagen) que slo son visibles algunas de ellas: 24, 95, 100, 105, ... -es decir,
las que contienen el nombre del centro solicitado en la columna B
(DENOMINACIN)- y que a partir de la 287 estn vacas. El resto permanecen
ocultas por no cumplir el criterio exigido. Pero los datos originales permanecen
inalterados en cuanto a contenido y posicin en las celdas.
MS Excel proporciona dos utilidades para filtrar datos:
Autofiltro, que usa filtros basados en criterios simples;
Filtro avanzado, indicado para el uso de criterios ms complejos.

2.1 Autofiltros
Un autofiltro consiste en el establecimiento automtico por parte de Excel de
determinadas condiciones para el filtrado de los datos de un conjunto (es decir,
para la seleccin de ciertos datos especficos dentro del conjunto), sin
necesidad de que el usuario intervenga salvo cuando tenga que aplicar el filtro
a su conveniencia.
Si el usuario hace clic en alguna celda del rea del conjunto de datos y utiliza la
opcin de men Filtro > Autofiltro:

>

sta queda marcada en el men y automticamente en los encabezados de


columna del conjunto de datos aparecern unas flechas de Autofiltro
a la
derecha de los rtulos de columna:

y si se hace clic en una de las flechas, en la de la columna DENOMINACIN, por


ejemplo, se despliega una lista que contiene todos y cada uno de los nombres
de centro diferenciados que Excel ha encontrado en dicha columna, adems de
otras opciones denominadas (Todas), (Diez mejores...) y (Personalizar...):

Si se elige en la lista una denominacin de centro, Excel filtra todas las filas
excepto las correspondientes a esta denominacin:

>

Y despus de filtrar una columna, si es preciso centrarse en informacin an


ms especfica, se puede filtrar otra columna y luego otra, y as
sucesivamente, haciendo clic en la flecha situada junto al ttulo de cada
columna. De hecho, ahora se podra filtrar la ETAPA para quedarse nicamente
con los ciclos formativos, por ejemplo:

de modo que se muestran todos los ciclos impartidos por el centro:

para despus filtrar algn CICLO en particular:

y observar slo los alumnos y grupos de este ciclo:

Obsrvese que MS Excel indica las columnas filtradas dibujando las flechas de
autofiltro en color azul.
Notas:
Se pueden filtrar las columnas en el orden que convenga; los filtros se
aplicarn progresivamente. Cada filtro aplicado restringe los datos sobre los
que se aplicar el filtro siguiente, ya que cuando se aplica un filtro a una
columna, los nicos datos disponibles para las dems columnas sern los
valores visibles del rango filtrado. Por ejemplo, tras el filtrado de CENTRO y
ETAPA que hemos realizado en el ejemplo, en la lista CICLO slo aparecen dos
ciclos:

mientras que si hubiramos desplegado la lista CICLO antes de haber filtrado


ninguna otra columna hubisemos obtenido una lista con muchas ms
opciones:

Al hacer clic en la flecha autofiltro

de una columna slo aparecen en la

lista las 1000 primeras entradas nicas de dicha columna.


Las hojas de clculo claras y ordenadas son fciles de filtrar. Si los datos de la
hoja no estn ordenados, es conveniente organizarlos antes de filtrarlos.
Cuando se preparan los datos de una hoja de clculo para filtrarlos conviene
tener en cuenta estas pautas:
Usar ttulos: la fila superior de cada columna debe contener un ttulo que
describa el contenido de la misma, como CENTRO o FAMILIA.
No mezclar datos: los datos de cada columna deben ser todos del mismo tipo.
No se debe mezclar texto con nmeros, o nmeros con fechas.
No interrumpir los datos: los datos no deberan interrumpirse con filas o
columnas en blanco (salvo que esto cumpla algn propsito especfico),
aunque pueden quedar celdas en blanco debido a la ausencia de algn dato.
Mantener los datos separados: los datos que desean filtrar deben estar en su
propia hoja de clculo. Si esto no es posible, deberan separarse de otros datos
mediante una fila o una columna en blanco.
Para deshacer el autofiltrado aplicado en una columna no hay ms que, en la
lista del autofiltro, seleccionar la opcin (Todas) -se refiere a todas las
opciones-:

Esto desaplica el filtro en dicha columna (y desaparece el color azul de la


flecha del autofiltro). Para desaplicar todos los autofiltros, se podran desaplicar
uno a uno los de cada columna, pero existe una forma ms rpida, consistente
en utilizar la opcin de men Datos > Filtro > Mostrar todo:

lo que recupera la visin integral de todos los datos.


Por otro lado, para desactivar los autofiltros definidos en un conjunto de datos
no hay ms que utilizar de nuevo la opcin de men Datos > Filtro > Autofiltro:

de modo que inmediatamente se desmarca la opcin Autofiltro y se retiran


todas las flechas de autofiltro de las columnas, de modo que los accesos a los
filtros no quedan disponibles.

Autofiltros personalizados
Hasta ahora hemos tratado la forma ms "automtica" posible de utilizar un
autofiltro, pero con l se pueden realizar tambin algunas operaciones
personalizadas. En las exposiciones precedentes hemos podido ver que en las
listas de autofiltro existen las opciones (Diez mejores...) y (Personalizar...).
Vamos a centrarnos en ellas.

Supongamos que una columna contiene datos numricos, como en el caso


de GRUPOS y ALUMNOS, por ejemplo. Al hacer clic en (Diez mejores...):

se abre la ventana Autofiltro de las diez mejores:

Esta permite establecer los parmetros necesarios para filtrar los 10 (u otra
cantidad)elementos o porcentajes superiores o inferiores, es decir, para filtrar
una cierta cantidad de los valores numricos mayores o menores que existen
en la columna. Por ejemplo, si se desean mostrar los 5 mayores valores de la
columna se podra elegir: Mostrar superiores / 5 / elementos. O si una columna
contiene 100 nmeros y se desean visualizar slo los 20 menores valores, se
podra elegir: Mostrar inferiores / 20 / por ciento (es decir, se muestra el 20%
de los mayores nmeros existentes). Si en nuestro conjunto de datos de
ejemplo se utiliza el "autofiltro de las diez mejores"
eligiendo Mostrar superiores / 10 / elementos sin tener aplicado ningn otro
autofiltro se obtiene:

por tanto, los 10 cursos que tienen el mayor nmero de alumnos de todo el
conjunto. Supongamos que ahora aplicamos previamente el autofiltro
en DENOMINACIN que elige slo el centro JUANA DE PIMENTEL:

y despus el filtro de "las diez mejores" en ALUMNOS; quiz esperamos que se


muestren los 10 cursos del IES JUANA DE PIMENTEL que tienen mayor nmero
de alumnos, pero el resultado es ste:

es decir, no se visualiza nada. Por qu? A diferencia del autofiltro bsico, el de


"las diez mejores" se aplica sobre la totalidad de las filas de datos y no sobre
un subconjunto que ya ha sido filtrado. As pues, como en el IES JUANA DE
PIMENTEL no hay nmeros de alumnos tan elevados como en los 10 casos
mayores del conjunto de cursos de todos los centros, no aparece ningn

resultado. Es decir, "las 10 mejores" se refiere a los 10 casos "mejores" del


conjunto total y no de un subconjunto previamente filtrado.
Nota: el filtro (Diez mejores...) puede utilizarse tambin con fechas.
Todava existe otra posibilidad de personalizacin en los autofiltros: la
opcin(Personalizar...) de su desplegable. Al elegir sta, se muestra la
ventana Autofiltro personalizado donde se pueden definir actual criterios de
filtrado para la columna de datos actual estableciendo dos condiciones basadas
en operadores de comparacin: igual, mayor o menor, y operadores de
texto: contiene, comienza por, termina por, ... Y se pueden relacionar ambas
condiciones mediante operadores lgicos: Y y O. El operador Y exige que
ambas condiciones se cumplan simultneamente mientras que el
operador O indica que debe cumplirse una u otra, pero no necesariamente
ambas.
Por ejemplo, si queremos seleccionar nicamente aquellos cursos (en el sentido
de niveles, no de grupos) cuyo nmero de alumnos es mayor que 30 y menor o
igual que 60 utilizaramos los siguientes parmetros:

lo que arroja el resultado:

Cuando en una de las columnas existen celdas vacas, es decir, en las que no
se ha introducido ningn valor, en su lista de autofiltro aparecen, adems de
los valores nicos detectados en la columna, las opciones (Vacas) y (No
vacas).
Su uso es inmediato: si se escoge la opcin (Vacas) se muestran nicamente
aquellas filas en la que la celda correspondiente a la columna del autofiltro est
vaca:

Vase que la celda CENTRO en esta imagen est vaca. Si se elige la opcin (No
vacas) se muestran todas las filas cuya celda contiene algn valor.

El Autofiltro personalizado es compatible con cualquier otro autofiltro aplicado


previamente en otra columna (como se constata en el ejemplo anterior, donde
se ha aplicado un autofiltro previo en la DENOMINACION del centro) y se puede
utilizar tanto con valores numricos como alfanumricos. Es muy til para
buscar elementos no disponibles directamente en la lista deAutofiltro de las
columnas, como son:
Valores incluidos en un intervalo entre dos nmeros especficos.
Valores no incluidos en un intervalo, como todas las fechas anteriores o
posteriores a un par de fechas especficas.
Valores iguales o distintos a otro valor.
Texto especfico que forma parte de otro texto.
...

2.2 Filtro avanzado


La utilidad de Filtro avanzado permite filtrar un conjunto de datos en contexto,
al igual que el comando Autofiltro, pero no muestra automticamente
desplegables para las columnas. En lugar de ello, el usuario debe disear y
escribir los criterios segn los cuales desea filtrar los datos. As pues, el filtro
avanzado requiere ms trabajo por parte del usuario pero tambin puede
proporcionar resultados ms especficos que los autofiltros debido a que
permite manejar criterios de filtrado ms complejos.
Para iniciar el Filtro avanzado hay que utilizar la opcin de men Datos > Filtro
> Filtro avanzado:

En respuesta se abre la ventana Filtro avanzado y, si previamente se ha hecho


clic sobre alguna celda del conjunto de datos que estamos interesados en
filtrar, Excel detecta automticamente el rango de datos y lo selecciona:

En la ventana de filtro avanzado fijmonos por el momento en el campo Rango


de la lista. ste se refiere al conjunto de celdas (lista de celdas) donde se

hallan los datos. Como Excel ya ha detectado dnde se encuentran, rellena


automticamente este campo con el texto $A$1:$I$292, que significa que los
datos se encuentran entre las columnas A e I, y entre las filas 1 y 292.
Nota: la expresin $A$1:$I$292 es, a los efectos actuales, equivalente a sta
ms sencilla: A1:I292. El carcter $ que aparece en la primera nicamente
indica una forma absoluta y no relativa de nombrar las filas y columnas, lo cual
no es relevante para nuestra discusin actual.
Si Excel no hubiese seleccionado correctamente el rango de datos o si nosotros
cambiamos de idea en cuanto a este rango, podramos seleccionar uno nuevo
sin ms que hacer clic en el botn
hasta presentar slo el rango:

, momento en el que se retrae la ventana

y se puede seleccionar el nuevo rango de celdas haciendo clic con el puntero


en la celda superior izquierda (A1, por ejemplo) y arrastrndolo sin soltar la
pulsacin hasta la celda que defina el lmite inferior derecho (G12, por
ejemplo):

En este instante podemos volver a hacer clic en el botn


ventana completa de Filtro avanzado.

y se recupera la

Bajo el campo correspondiente al rango de datos se halla el Rango de criterios:

que es el aspecto clave del filtro avanzado. El rango de criterios es un conjunto


de celdas en las que el usuario deber escribir los criterios o condiciones que
se aplicarn para el filtrado del rango de datos. La cuestin es cmo debemos
escribir estos criterios? Cuando estudiamos losautofiltros personalizados vimos
que en una columna de datos podamos definir dos condiciones del tipo mayor
que, igual que, etc., y concatenarlas mediante operadores Y y O para exigir que
ambas se cumplieran simultneamente o no. Pues bien, mediante el filtro
avanzado haremos algo similar, pero est limitado a slo dos condiciones. Y,
mientras que el autofiltro personalizado lo definamos utilizando listas
desplegables y casillas de marcado, el filtro avanzado debemos definirlo
escribiendo "a mano" las condiciones en determinadas celdas de la hoja de
clculo.
Veremos cmo utilizar el filtro avanzado mediante diversas situaciones
aplicadas al conjunto de datos de ejemplo que venimos utilizando.
Comencemos por algo sencillo: filtrar, entre todos los datos, las filas que
corresponden a un slo centro. Sabemos por lo dicho en el prrafo anterior que
el filtro avanzado nos pide escribir las condiciones en algunas celdas de la hoja
de clculo. Lo haremos en las columnas libres que hay a la derecha de los
datos, aunque podramos hacerlo en cualquier otro lugar libre de la hoja (o,
incluso, en otra hoja del mismo libro).
Como vamos a filtrar los datos en funcin del nombre del centro, escribimos en
la columna K1 el ttulo DENOMINACION, coincidente con el de la columna de
nombres de centro:

y debajo, en la columna K2, escribiremos la denominacin del centro con cuyos


datos queremos quedarnos. Ahora utilizamos la opcin de men Datos > Filtro

> Filtro avanzado y en el Rango de criterios escribimos el rango de celdas


K1:K2 (o lo seleccionamos mediante el botn

Nota: obsrvese que hemos dejado una columna libre (sin datos) entre el
conjunto de datos y la columna donde definimos los criterios. Esto, adems de
contribuir al orden general, ayuda a que Excel pueda detectar
automticamente el rango de datos sin mezclarlo con del de criterios.
Al hacer clic en Aceptar obtenemos el resultado:

es decir, slo se visualizan las filas correspondientes al nombre del centro


escrito en el rango de criterios, es decir, el criterio que hemos diseado
escribiendo en una columna DENOMINACION y debajo JUANA DE

PIMENTEL equivale a la condicin que se puede describir como Mostrar slo los
datos de los centros cuya DENOMINACION sea igual a JUANA DE PIMENTEL. Este
resultado no es gran cosa, ya que lo podamos conseguir mucho ms
fcilmente mediante un autofiltro, pero tengamos un poco de paciencia y
compliquemos un poco ms las cosas.
Nota: en la figura anterior vemos que en la columna K ha desaparecido el
nombre de centro que escribimos como criterio; lgicamente, si al producirse el
filtrado se oculta la fila 2, el nombre desaparece.
Deshagamos el filtrado actual mostrando de nuevo todos los datos:

y definamos ahora un rango de criterios como el siguiente, donde aadimos a


la derecha el ttulo ETAPA (igual que el de la columna de datos) y debajo el
literal CF (ciclos formativos):

Antes de explicar por qu lo hacemos, veamos su resultado cuando en el rango


de datos escribimos el conjunto de celdas K1:L2:

El resultado es:

es decir, se han filtrado todos los datos (todas las filas) excepto las
correspondientes al centro y a la etapa indicados en los criterios. Por tanto, el
efecto de definir un filtro avanzado como ste es equivalente a establecer las
condiciones Mostrar slo los datos de alumnos y grupos de centros
cuya DENOMINACION sea igual a JUANA DE PIMENTEL Y cuya ETAPA sea igual
a CF. Lo que quiere decir que escribir dos condiciones, una en cada columna del
rango de criterios, equivale a que deban cumplirse una Y la otra
simultneamente.
Sigamos complicndolo. Aadamos a los criterios una columna y una fila ms.
La columna tendr el ttulo FAMILIA (igual que la columna de datos).
Escribamos debajo del nuevo ttulo el literal ADM (familia profesional de
Administracin y Gestin) y en la nueva fila el nombre de otro centro, de la
misma etapa y de la familia SAN (familia profesional de Sanidad):

y convirtamos el conjunto de celdas K1:M3 en rango de criterios:

Cuando aplicamos este filtro avanzado (recordemos: opcin de men Datos >
Filtro > Filtro avanzado) se obtiene:

es decir, la lista de los alumnos y grupos que pertenecen a la familia de


Administracin en el centro JUANA de PIMENTEL ms los que pertenecen a la
familia de Sanidad en el centro ISABEL DE CASTILLA.

Nota: se observa que las filas de cada centro no aparecen contiguas porque el
conjunto de datos no estaba previamente ordenado; si lo estuviese, se habra
visualizado de forma contigua.
Por tanto, el efecto de definir un filtro avanzado como el anterior es
equivalente a establecer las condiciones Mostrar slo los datos de alumnos y
grupos del centro cuyaDENOMINACION es igual a JUANA DE PIMENTEL y que
son de la ETAPA de ciclos formativos y de laFAMILIA de Administracin O los
del centro cuya DENOMINACION es igual a ISABEL DE CASTILLA yque son de
la ETAPA de ciclos formativos y de la FAMILIA de Administracin. Lo que quiere
decir que escribir dos condiciones, una en cada fila del rango de criterios,
equivale a que se cumplan una O la otra y, por tanto, se muestran los que
cumplen la primera ms los que cumplen la segunda. Y recordemos que las
condiciones que se escriben en columnas diferentes de una misma fila deben
cumplirse simultneamente. Ahora el filtro avanzado juega un papel
fundamental porque estos criterios de estructura ms compleja no podran
definirse mediante autofiltros (ni siquiera personalizados).
Compliquemos todava un grado ms el diseo y aplicacin de filtros
avanzados. Para ello, antes, vamos a introducir una columna ms en el
conjunto de datos. Supongamos que queremos calcular la ratio por grupo en
cada centro. Podemos insertar una nueva columna tras GRUPOS: y rotularla
con el ttulo RATIO:

->

-->

A continuacin hagamos el clculo de la ratio en funcin del nmero de alumno


y grupos de cada turno, curso, etc. Para ello no hay ms que, en cada fila,
dividir el nmero de alumnos por el nmero de grupos; hagmoslo en la
primera fila de datos escribiendo la frmula =H2/I2 y pulsando INTRO, de forma
que Excel muestra el valor que resulta de computar dicha frmula:

-->

Frmula que significa Dividir el contenido de la celda H2 (n de ALUMNOS) por


el contenido de la celda I2 (n de GRUPOS). Ahora extendamos la frmula al
resto de la columna, haciendo clic con el puntero en el cuadradito situado en la
parte inferior y a la derecha de la celda y "tirando" hacia abajo:

-->

de modo en la fila 3 de la columna RATIO se escribe automticamente la


frmula =H3/I3, en la fila 4 la frmula =H4/I4 y as sucesivamente, y Excel
muestra los valores resultantes de cada divisin. As, la hoja queda:

Supongamos que queremos detectar los cursos de 2 ciclo de ESO y de


Bachillerato de un par de centros -los mismos que hemos manejado antes- que
tengan una ratio menor que una dada, digamos, 20 alumnos en cada grupo de
ESO y 25 en Bachillerato. Podemos escribir los siguientes criterios:

Analicmoslos poco a poco:


la primera fila selecciona los casos del centro cuya DENOMINACION es igual
a JUANA DE PIMENTEL y cuya ETAPA es ESO y de su segundo ciclo (CURSO >
2) y cuya RATIO no supera los 20 alumnos (RATIO <= 20);
la segunda fila selecciona los casos del centro cuya DENOMINACION es igual
a JUANA DE PIMENTEL y cuya ETAPA es BAC(hillerato) y cuya RATIO no supera
los 25 alumnos (RATIO <= 25);
la tercera y cuarta filas seleccionan lo casos anlogos a los anteriores en el
caso del centro cuya DENOMINACION es igual a ISABEL DE CASTILLA.
Adems, por estar en filas diferentes, los cuatro criterios anteriores no son
mutuamente excluyentes sino incluyentes. Terminada la definicin de los
criterios del filtro:

al hacer clic en Aceptar el resultado de este filtro complejo es el deseado:

Podramos todava complicar ms el diseo de los filtros utilizando frmulas,


por ejemplo, en las celdas que definen los criterios, pero lo visto es suficiente
en la mayor parte de los casos prcticos.
Comentemos, para finalizar, un par de opciones del filtro avanzado a las que
todava no hemos prestado atencin. Hasta el momento hemos utilizado
implcitamente la opcin predeterminada Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
Pero existe tambin la posibilidad deCopiar a otro lugar: sealando que los
resultados del filtro se deben Copiar a:

As, si hemos indicado que el filtro debe Copiar a: A300, en lugar de mostrarse
las filas de resultados en su ubicacin original simplemente por ocultacin del
resto, se copian comenzando en la celda A300 (debajo del rango de datos, que
finaliza en la fila 292):

Esto resulta til si queremos mantener permanentemente los resultados del


filtro para compararlos con los que se obtienen con otras condiciones de
filtrado, por ejemplo, que podramos copiar ms abajo todava. O para realizar
operaciones slo con estas filas, etc.
Para finalizar, si tomamos como rango de datos slo las columnas A y B
(CENTRO yDENOMINACIN), dejamos el rango de criterios vaco y marcamos la
casilla Slo registros nicos:

el resultado del filtro ser el de mostrar slo una fila por cada centro (se
muestra la primera de cada centro):

Esto sirve para aislar, en una lista donde hay datos repetidos, slo aquellos que
son nicos y diferentes de los dems. En el ejemplo anterior, esto supone que
las 292 filas del rango completo de datos slo contienen los 21 centros
diferentes cuyo cdigo y nombre se muestran en las columnas A y B (los datos
del resto de columnas seran en este caso irrelevantes)
Nota: si hubisemos realizado un filtrado marcando Slo registros nicos pero
tomando como rango de datos todo el conjunto A1:J292 en lugar de slo sus
dos primeras columnas, el filtro hubiese dado como resultado el propio
conjunto completo, ya que en cada fila completa siempre hay algn dato que la
hace diferente de las dems y, por tanto, nica.

3. Agrupaciones y esquemas
MS Excel puede crear un esquema de los datos incluidos en una hoja en el que
se pueden mostrar y ocultar detalles al hacer clic con el ratn. Un esquema
sirve para mostrar rpidamente slo las filas o columnas que ofrecen
resmenes o encabezados de secciones de la hoja de clculo.

Hoja de clculo con un esquema de datos de tres niveles (vanse llaves y


botones en el lado izquierdo)
Veremos que determinadas utilidades de Excel pueden crear automticamente
esquemas de los datos con varios niveles de detalle, como es el caso de la
utilidad Subtotales automticosque estudiaremos en el prximo tema. Aunque
los esquemas se pueden utilizar en un contexto ms general que el del clculo
de subtotales de datos, la explicacin que se ofrecer all ser suficiente para
obtener la visin prctica necesaria de lo que es un esquema de datos en
Excel.
No obstante, opcionalmente se puede obtener ahora una explicacin de lo que
es un esquema en las siguientes pginas del sitio web de Microsoft Office
Online:
Crear un esquema con una lista de datos en una hoja de clculo
Realizar un esquema en una hoja de clculo

4. Bsqueda de datos
Cuando una hoja de clculo comienza a contener una cantidad elevada de
datos resulta necesaria una utilidad que permita localizar rpidamente un
determinado valor ente todo el conjunto. Aunque es una utilidad bastante

elemental de Excel, Buscar y reemplazar permite localizar rpidamente un


dato, si fuese necesario, substituirlo por otro.
Para buscar datos debemos usar la opcin de men Edicin > Buscar:

que abre la ventana Buscar y Reemplazar:

En el campo Buscar se puede escribir directamente el texto o los valores


alfanumricos que se desean localizar Dentro
de la Hoja de datos actual o dentro del Libro (de
todas las hojas que componen el libro).
Se puede Buscar Por filas o Por columnas, de modo
que si hay ms de una aparicin del texto buscado
se prosiga la bsqueda en vertical u horizontal.
Se puede tambinBuscar dentro de lasFrmulas,
de los Valores o de los Comentarios. De forma

predeterminada Excel busca en las frmulas que se han podido escribir en las
celdas de la hoja. Esto tiene su importancia y
podra generar cierta confusin al no localizar los
datos que se esperan. Vemoslo con un ejemplo.
Supongamos que queremos buscar el valor
numrico 23,3 en la hoja de clculo. En la
siguiente imagen vemos que en la celda J7 (de la columna RATIO) existe un
valor 23,3333 , de forma que estamos seguros de que al realizar una bsqueda
escribiendo 23,3 en el campoBuscar se localizar dicha celda. Pero si est
fijado Buscar dentro de: Frmulas, el proceso de bsqueda no encuentra el
valor y muestra un mensaje en ese sentido:

Por qu sucede esto? Recordemos de lo visto en la seccin 2.2 Filtro


avanzado que en las celdas de la columna ratio no se haban escrito valores,
sino frmulas del estilo =H2/I2 que calculaban en cada fila el nmero de
alumnos dividido por el nmero de grupos. As pues, al intentar buscar el valor
concreto 23,3 en frmulas como =Hn/In, Excel no encuentra coincidencias. Sin
embargo, si se fija Buscar dentro de: Valores, entonces Excel s encuentra
coincidencias y se posiciona directamente en la celda J7:

Si hubiera ms celdas donde figurase el valor 23,3 al pulsar Buscar siguiente,


se localizaran.
Por otra parte, si se buscase 23,3 estando marcada la casilla Coincidir con el
contenido de toda la celda no se encontraran coincidencias, ya que 23,3 no es
exactamente igual que el valor de la celda J7, que es 23,3333.
El botn Buscar todo permite localizar de una sola vez todas las coincidencias
que se producen en la Hoja (o en el Libro). Por ejemplo, si en Buscar se
escribe valle y se hace clic enBuscar todo, se localizan todas las apariciones del
texto valle (sin importar maysculas o minsculas si no hemos marcado la
casilla Coincidir maysculas y minsculas) y se muestran en un cuadro que se
abre justo debajo de los botones:

Se observa una lista de todas las coincidencias, indicando cada una


el Libro actual, la Hoja y la Celda donde se han encontrado, junto con el valor
situado en esas celdas (que no necesariamente siempre es el mismo; vase
que en este ejemplo el valor vara de ARAVALLE, aVALLE DEL TITAR, etc.,
puesto que no se ha marcado la casilla Coincidir con el contenido de toda la
celda y todos esos valores incluyen el texto valle). Se puede hacer clic
entonces en cada una de las filas de esta lista de coincidencias para que Excel
nos lleve a la celda correspondiente:

Todava se pueden realizar bsquedas ms precisas si se utiliza el


botn Formato:

Al hacer clic en la opcin Formato de este men se abre la tpica ventana


donde se fija el formato de las celdas de la hoja de clculo: tipo de valor

numrico, alineacin del contenido, tipo de fuente, borde, trama de fondo, etc.:

En esta ventana se puede elegir un formato en particular pasando por las


distintas pestaas (fichas) de la ventana y Excel localizar las coincidencias del
texto que hayamos escrito en el campo Buscar y que adems se encuentre en
celdas que tienen el formato elegido.