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PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIN
Qu hacer?
La planeacin es la fase inicial de todo proceso administrativo, toda
organizacin requiere de esta etapa preliminar para el logro de una
eficiencia mxima. La planeacin es un proceso continuo, y por
supuesto siempre est sujeto a cambios, sujeto siempre al desarrollo
constante de la empresa. Para desarrollar adecuadamente la
planeacin es necesario llevar a cabo una serie de etapas que son
conocidas tambin como elementos fundamentales de la planeacin.
ELEMENTOS
1. Visin.
La visin no es ms que una proyeccin de lo que la organizacin
desea ser en un largo plazo, una declaracin de la visin responde a
esta pregunta: Qu queremos llegar a ser?
2. Misin.
La misin no es ms que el propsito fundamental que tiene la
organizacin, empresa o institucin. En otras palabras la misin es
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una declaracin de la razn de ser de una empresa. Esta declaracin


debe responder a una pregunta clave: Cul es nuestro negocio?
3. Objetivos.
El punto de partida de la accin administrativa consecuentemente de
la planeacin, es la fijacin de objetivos. Un objeto es un fin a
alcanzar. Si una organizacin o empresa, dentro de su planeacin no
considera sus objetivos, simplemente esa empresa ser como un
mero barco a la deriva del mar.
Los objetivos son claves, y deben ser siempre especificados dentro de
la organizacin misma, cada miembro del personal, debe saber qu
objetivos se persiguen solo de esa manera podr enfocar sus
esfuerzos a la realizacin de lo que la empresa quiere alcanzar.
Los objetivos de toda empresa, representa los resultados que la
empresa desea obtener. Fijando siempre un plazo, y por supuesto un
curso de accin para lograrlo. Las empresas, organizacin, proyectos,
por muy micro o macro que estos sean, si carecen de objetivos
concretamente definidos, simplemente como empresa, muy
difcilmente tendrn xito.
Lineamientos Para la Fijacin de Objetivos.
En funcin de su importancia, es necesario observar determinados
lineamientos para la fijacin de los objetivos que se pretenden
alcanzar.

Es imprescindible siempre establecer los objetivos por escrito.


No confundir el objetivo con el medio para alcanzarlos.
Evitar confusiones, encontrando semejanzas y diferencias entre
el objetivo con otros objetivos que tengan cierto parentesco o
bien se le parezca.
Al establecer los objetivos es necesario la aplicacin de seis
preguntas bsicas en la administracin: Qu, cmo, Quin,
Dnde, Cundo, y Por qu?
El objetivo debe ser perfectamente claro y bien definido para
darse a conocer a todos, de manera que pueda ser entendido
para su perfecta realizacin.
Deben ser estables, es decir fijar los objetivos, sin ser
cambiados durante el proceso de planeacin.

Clasificacin de los Objetivos

Objetivos Gerenciales: Son establecidos por los miembros de


mayor jerarqua de la organizacin o bien de la empresa. As
mismo estos objetivos abarcan toda la empresa, en toda su
extensin.
Objetivos Departamentales: Estos objetivos tienen a
limitarse a los departamentos, y siempre deben ser
subordinados por los objetivos gerenciales.

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Objetivos Operacionales: Son los que se establecen en los


ltimos niveles de la jerarqua empresarial, y por supuesto son
subordinados por los objetivos gerenciales y departamentales.

Objetivos en Funcin del Tiempo


Objetivos a Largo y Corto Plazo: Los primeros se establecen para
realizarse en un perodo mayor de un ao, y los segundos en un
perodo menor a 12 meses o bien un ao.
4. Estrategias.
En otras palabras estrategia no es ms que El Arte del General, su
etimologa proviene del griego: Strategas que significa
estrictamente un general. Estrategia se refera a la forma de dirigir las
fuerzas militares para derrotar al enemigo o disminuir las
consecuencias de una derrota.
Para fines administrativos las estrategias son indispensables para el
desarrollo de un plan en cualquier organizacin. Las estrategias son
cursos de accin general o alternativas, que muestra la direccin y el
empleo general e inteligente de los recursos disponibles con que
cuenta la empresa. Y por supuesto tambin es el empleo general de
los esfuerzos de toda la organizacin.
El contar con una amplia gama de alternativas o estrategias para
seleccionar, ayuda a elegir la ms adecuada para minimizar
dificultades en el logro de los objetivos.
5. Polticas.
Las polticas son una gua para orientar la accin o criterios a seguir
para la toma de decisiones, en problemas que se reten una y otra
vez, dentro de la empresa misma. La determinacin de polticas, no
est reservada exclusivamente para la alta gerencia, sino a los dems
niveles que existen en la empresa.
6. Reglas o Normas.
Las reglas describen la accin o no accin requerida y especifica.
Regula la conducta de cada miembro de la organizacin.
7. Programas.
Un programa establece la secuencia de acciones que habr de
realizarse y el tiempo que tomar para ejecutar cada una de las
partes del programa mismo.
8. Procedimientos.
Son una serie de tareas concatenadas que forman el orden
cronolgico y la forma de establecida de ejecutar el trabajo, que deba
hacerse de forma repetitiva. Estos son de vital importancia para
cualquier organizacin o empresa, y mximo lo son para la planeacin

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porque estos establecen la secuencia de operaciones que deben


seguirse.
9. Presupuestos.
Son estados de resultados anticipados a travs de los cuales, los
planes son traducidos a trminos financieros. Permiten al ejecutivo
ver claramente que el capital ser gastado, por quien y donde, que
costo, ingresos, unidades o productos. De esta manera podr dirigir
mejor el plan dentro de los lmites del presupuesto. Aparte de ser
instrumentos de planeacin tambin son elementos de control.
Clasificacin de Presupuestos:

Presupuestos Financieros: Son los presupuestos financieros,


cuando se estiman elementos en unidades monetarias, es decir
costos, utilidades, gastos, ingresos, egresos, etc.
Presupuestos No Financieros: Son los que no se cuantifican
monetaria mente, es decir se cuantifican solo en cantidades,
por ejemplo: produccin, horas-hombre, desperdicios, etc.
ORGANIZACIN
Cmo hacer?

Se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y


los rganos involucrados en su administracin; establecer relaciones
entre ellos y asignar atribuciones de cada uno.
ELEMENTOS
1. Divisin del trabajo
Separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una
funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo.
Jerarquizacin
Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de
rango, grado o importancia.
Departamentalizacin
Es el agrupamiento de las funciones y actividades especficas dentro
de una estructura organizacional.
Tipos:
- Funcional. Es la agrupacin de actividades comunes u homogneas
para formar una unidad de organizacin.
- Territorio o geogrfica. Se divide el trabajo en departamentos, que
representan reas o localidades geogrficas.
- Producto. Se organiza la departamentalizacin alrededor de
determinados productos o lneas de productos.
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- Equipos o proceso. Es el medio lgico cuando las mquinas o el


equipo empleado requiere de aptitud esencial para su manejo o son
de gran capacidad, lo cual elimina la divisin orgnica; o bien cuando
los elementos tcnicos exigen de una localizacin concentrada.
- Clientes. Est divisin est basada en la clientela.
Asignacin de funciones
Comprende la especificacin de tareas, actividades y funciones para
cada uno de los cargos de la organizacin.

2. Coordinacin
Es la sincronizacin de los recursos y esfuerzos de un grupo social,
con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el
desarrollo y consecucin de los objetivos.
DIRECCIN
Que se haga!
Esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia
del administrador en la realizacin de los planes, obteniendo una
respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicacin,
la supervisin y la motivacin.
ELEMENTOS
1. Toma de decisiones.
La responsabilidad ms importante del administrador es la toma de
decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo as
como el motor de los negocios y en efecto de la adecuada seleccin
de alternativas depende en gran parte el xito de cualquier
organizacin.
Una decisin puede variar en trascendencia, sea cual sea la decisin
es necesario:
-

Definir el problema: Para tomar una decisin es bsico definir


perfectamente cul es el problema que hay que resolver y no
confundirlo con los colaterales.
Analizar el problema: Una vez determinado el problema es
necesario desglosar sus componentes, as como los
componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder
determinar posibles alternativas de solucin.
Evaluar las alternativas: Consiste en determinar el mayor
nmero posible de alternativas de solucin, estudiar ventajas y
desventajas que implican, as como la factibilidad de su

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implementacin, y los recursos necesarios para llevar acabo de


acuerdo con el marco especifico de la organizacin.
Elegir entre alternativas: Una vez evaluadas las diversas
alternativas, elegir la ms idnea para las necesidades del
sistema, y la que redite mximos beneficios.
Aplicar la decisin. Consiste en poner en prctica la decisin
elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo
de la misma.

2. Integracin.
La integracin comprende la funcin a travs de la cual el
administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner
en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los
planes.
Existen ciertas reglas de administracin, necesarias para lograr la
efectividad:
El hombre adecuado para el puesto adecuado: En otras
palabras esto quiere decir que el hombre debe de poseer las
caractersticas que la empresa establezca para desempear un
puesto.
De la provisin de elementos necesarios: A cada miembro de la
empresa debe proporcionrsele los elementos necesarios para
hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.
De la importancia de la introduccin adecuada. El momento en
que el elemento humano ingresa a una empresa es
trascendental, pues de l dependern su adaptacin al
ambiente de la empresa.
La integracin comprende 4 etapas:
a) Reclutamiento. Obtencin de los candidatos para ocupar los
puestos de la empresa.
b) Seleccin. Mediante la utilizacin de ciertas tcnicas, elegir
entre los diversos candidatos al ms idneo para el puesto, de
acuerdo con los requerimientos del mismo.
c) Introduccin o induccin. Articular o armonizar adecuadamente
al nuevo elemento con los objetivos de la empresa, y con el
ambiente organizacional.
d) Capacitacin y desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e
incremento de las capacidades del personal, para lograr su
mxima eficiencia.
3. Motivacin.
La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez que
la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del
trabajo tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los
estndares o patrones esperados. Mltiples son las teoras que
existen en relacin con la motivacin, pero todas pueden agruparse
en dos grandes tendencias:
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Teoras de contenido.
Teoras de aprendizaje o del enfoque externo.

Ambos tipos de teoras han sido de gran trascendencia en la


explicacin de la conducta organizacional, ya que a travs de ellas se
describe la razn por la cual los empleados son productivos, o lo que
impulsa su conducta, a la vez que se aportan datos valiosos para
mejorar dicha conducta.
4. Comunicacin.
La comunicacin es un aspecto clave en el proceso de direccin. La
comunicacin puede ser definida como el proceso a travs del cual se
transmite y recibe informacin en un grupo social.
El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de
comunicacin eficaces; cualquier informacin desvirtuada origina
confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que
van en detrimento del logro de los objetivos.
Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicacin, se
mencionara su clasificacin ms sencilla:
- Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la
organizacin y fluye a travs de los canales organizacionales.
- Informal. Surge de los grupos informales de la organizacin y no
sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organizacin.
Este tipo de comunicacin es de gran importancia, ya que por su
carcter no formal puede llegar a influir ms que la comunicacin
formal e, inclusive, ir en contra de esta; el administrador debe tratar
de lograr que los canales de comunicacin formal se apoyen en las
redes informales.
Estos dos tipos de comunicacin a su vez pueden ser:
- Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno
inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, ordenes,
instrucciones.
- Horizontal. Se da en niveles jerrquicos semejantes: memorndum,
circulares, juntas, etc.
- Verbal. Se transmite oralmente.
- Escrita. Mediante material escrito o grfico.
Requisitos de la comunicacin efectiva
Una buena comunicacin implica la existencia de los siguientes
requisitos:
Claridad. La comunicacin debe ser clara; para ello, el lenguaje en
que se exprese y la manera de transmitirla, debe ser accesibles para
quien va dirigida.

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Integridad. La comunicacin debe servir como lazo integrador entre


los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la
cooperacin necesaria para la realizacin de los objetivos.
Aprovechamiento de la organizacin informal. La comunicacin es
ms efectiva cuando la administracin utiliza la organizacin informal
para suplir canales de informacin de la organizacin formal.
Equilibrio. Todo plan de accin administrativo debe acompaarse del
plan de comunicacin para quienes resulten afectados.
Moderacin. La comunicacin debe ser estrictamente necesaria y lo
ms concisa posible, ya que el exceso de informacin puede accionar
burocracia e ineficiencia.
Difusin. Preferentemente, toda la comunicacin formal de la
empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a travs de los
canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo.
Evaluacin. Los sistemas y canales de comunicacin deben revisarse
y perfeccionarse peridicamente.
5. Liderazgo supervisin.
La supervisin consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal
forma que las actividades se realicen adecuadamente.
Este trmino se aplica por lo general a niveles jerrquicos inferiores
aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo
esta funcin; por esto, de acuerdo con el criterio personal de las
autores, se considera la supervisin, el liderazgo y los estilos de
gerenciales, como sinnimos, aunque referidos a diversos niveles
jerrquicos.
El liderazgo, o supervisin, es de gran importancia para la empresa,
ya que mediante l se imprime la dinmica necesaria a los recursos
humanos, para que logren los objetivos.
En esta funcin confluyen todas las etapas de direccin anteriormente
estudiadas, y su importancia radica en que de una supervisin
efectiva dependern:

La productividad del personal para lograr los objetivos.


La observancia de la comunicacin.
La relacin entre jefe-subordinado.
La correccin de errores.
La observancia de la motivacin y del marco formal de
disciplina.

Por lo tanto, el liderazgo est ligado con la supervisin y, de acuerdo


con los diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa,
variar el grado de eficiencia y productividad dentro de la misma.
CONTROL
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Cmo se hizo?
Implica la medicin de lo logrado en relacin con el estndar y la
correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los
objetivos de acuerdo con el plan.
ELEMENTOS
1. Establecimiento de estndares
Consiste en establecer los estndares o criterios de evaluacin o
comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de
base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro
tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin:

Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad


de existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de
horas, entre otros.
Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida,
control de calidad de produccin, especificaciones del producto,
entre otros.
Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un
determinado producto, tiempo medio de existencias de un
producto determinado, entre otros.
Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de
administracin, costos de ventas, entre otros.

2. Medicin de resultados.
Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la
aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de
acuerdo con los estndares. El establecer dichas unidades es uno de
los problemas ms difciles, sobre todo en reas con aspectos
eminentemente cualitativos. Es virtualmente imposible mencionar
todas las unidades de medida susceptibles de aplicarse; a manera de
ejemplo pueden mencionarse algunas: tiempo por pieza producida,
porcentaje de material rechazado, horas-mquina utilizadas, etc.
3. Comparacin del desempeo con el estndar establecido.
Consiste en comparar el desempeo con lo que fue establecido como
estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error
o falla con relacin al desempeo esperado.
4. Deteccin de desviaciones.
Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias
que se presentan entre la ejecucin y la planeacin.
5. Correccin.
El objeto del control es prever y corregir los errores. El tomar accin
correctiva es funcin de carcter netamente ejecutivo; no obstante,
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antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin


es un sntoma o una causa. Un ejemplo frecuente de esta situacin
sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que algo
no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de
incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta
baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una
publicidad muy pobre.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin ms
estrecha entre la planeacin y el control.
6. Retroalimentacin.
Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la
retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr el tiempo. De la calidad de la informacin,
depender el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

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