Socializacion Administrativa 2011 Universidad Nacional

Sistema de Informacin Integrado para la Gestin Administrativa y Financiera SIIGA-FCE
03/Febrero/2011
Juan Camilo Santamara, Jefe de Unidad Administrativa
03/Febrero/2011
Programa
Invitamos a la comunidad administrativa de la Facultad de Ciencias Econmicas a participar en la SOCIALIZACIN DE RESULTADOS:
PRIMERA FASE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SIIGAF FCE, actividad que se realizar el
jueves 3 de febrero a partir de la 1:30 p.m. en el saln 305 del edificio 311.
PROGRAMA
I.
1:30 PM
Palabras Profesor Gerardo Meja Vicedecano Acadmico
II.
1:45 PM
Presentacin general de SIIGAF - FCE.

Juan Camilo Santamara, Jefe de Unidad Administrativa.
III.
2:00 PM
Aplicativo Ficha de Nuevo Proyecto Presentacin y Preguntas

Mnica Montoya y Jess Rueda, Oficina de Propuestas CID
IV.
2:30 PM
Aplicativos de Hojas de Vida Persona Natural Persona Jurdica.

Ruben Francisco Manrique, Ingeniero de desarrollo Oficina de Sistemas CID
Alexis Mendoza, Asistente Administrativo Unidad Administrativa
V.
3:00 PM
Sesin de Preguntas
VI.
3:15 PM
Aplicativo de Solicitud de Orden Contractual Sesin de Preguntas

Alfonso Javier Segura, Profesional Unidad Administrativa
VII. 3:35 PM
Receso - Refrigerio
VIII. 3:45 PM
Directrices de Tesorera
Claudia Ins Cordero, Tesorera
IX.
4:00 PM
Aplicativo Soporte Tcnico

Jose Joaqun Parrado, Coordinador Oficina de Sistemas CID
X.
4:10 PM
Aplicativo de Infraestructura - CEFEI

Soporte Operativo SIIGAF
03/Febrero/2011
Antecedentes
Necesidad de optimizar, organizar,
controlar
e
informar
los
procedimientos de adquisicin de
bienes y servicios, infraestructura,
gestin documental y administracin
de la informacin, integrando el uso
de tecnologas de informacin y
comunicacin
para
gestionar
adecuadamente los recursos de la
Facultad de Ciencias Econmicas Universidad Nacional de Colombia.
Incremento en Re-procesos
Descentralizacin de la informacin
Desintegracin de sistemas informacin
Tramites adicionales
Debilidad en el seguimiento y control
Inadecuada administracin espacios y

equipos
Gasto excesivo de recursos
Duplicidad en procedimientos
03/Febrero/2011
Alcance
El Sistema de Informacin Integrado
para la Gestin Administrativa y
Financiera SIIGAF-FCE proyecta
una serie de mdulos que asiste en
la
planeacin,
ejecucin
y
seguimiento de los procesos,
subprocesos y procedimientos de
apoyo a la misin de la Facultad de
Ciencias Econmicas.
1. Acceso nico (100%)
2. Hoja de vida Persona Natural (100%)
3. Hoja de vida Persona Jurdica (100%)
4. Ficha de Nuevo Proyecto (100%)
5. Control de Espacios Fsicos y Equipos (90%)
6. Resoluciones (20%)
7. Adquisicin de Bienes y Servicios

(Contratacin 100%, Estmulos 0% y Pagos 0%)
03/Febrero/2011
Cmo ingresar?
www.fce.unal.edu.co
Unidades de Apoyo
Administrativa
Enlaces a Aplicativos
www.cid.unal.edu.co
Gestin Administrativa
NOTA: Trabajar en: Mozilla Firefox o Internet Explorer versin 8 o
superior.
|
03/Febrero/2011
Acceso nico
Usuario
de la U.N
Contrasea de la
U.N
nicamente se
requiere usuario y
N de Cdula para
validar
03/Febrero/2011
03/Febrero/2011
Resultados
Modelamiento y validacin del procedimiento
administrativo para adquisicin de bienes y servicios:
Responsabilidades.
Optimizacin de proceso de contratacin: 5 das en
elaboracin, aprobacin y perfeccionamiento.
Automatizacin del control y seguimiento al proceso
de contratacin.
Herramienta de administracin y control de espacios
fsicos CID - MOVILIDAD.

Optimizacin del uso en la infraestructura.
03/Febrero/2011
Resultados
Centralizacin de la informacin.
Interoperabilidad de los sistemas de informacin.
nico usuario de acceso. (Usuario de correo institucional).
Consultas giles y rpidas.
Se evita la duplicidad documental.

Accesibilidad permanente
informacin-Internet.
los
sistemas
03/Febrero/2011
de
10
A futuro:
Sistema de Indicadores
Resoluciones
Procesos de pago (Cumplido, acta de liquidacin, formato Informe
actividades)
Integracin a desarrollo de aplicativo de seguimiento de proyectos CID.
Chat Integrado al SIIGA
ATI y Estmulos Acadmicos: SAR y RAG. Impresin formatos
(Programacin modular del sistema (Framework)

Propuesta de Integracin con QUIPU.
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11
Mnica Montoya y Jess Rueda, Oficina de Propuestas CID
03/Febrero/2011
12
03/Febrero/2011
13
DIRECTOR DE PROYECTO
OFICINA DE PROPUESTAS
ASISTENTE DE DIRECCIN
SECRETARA ACADMICA
ASISTENTE DE DIRECCIN
OFICINA DE SEGUIMIENTO
UNIDAD AMINISTRATIVA
EJECUCION DEL PROYECTO
03/Febrero/2011
14
Director de proyecto
Solicitud de usuario
del aplicativo a la
Oficina de
Propuestas
Entrega de la
propuesta tcnica
Diligenciamiento de
la ficha con apoyo
de la Oficina de
Propuestas
03/Febrero/2011
15
Oficina de propuestas
Recepcin de
la propuestas
tcnica.
Revisin de la
consistencia de
la informacin
Revisin de la
ficha en el
aplicativo.
Remisin a
Asistente de
Direccin
03/Febrero/2011
16
Asistente de direccin
Recepcin de
la ficha
Recepcin de
la propuesta
tcnica
Agregar
minuta
Remisin a
Secretara
Acadmica
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17
Secretara acadmica
Recepcin de
la ficha
Recepcin de
la propuesta
tcnica
Recepcin de
la minuta
Agregar
resolucin del
consejo
acadmico
Remitir
aprobacin a
Asistente de
Direccin
03/Febrero/2011
18
Asistente de direccin
Recepcin de la
aprobacin de la
Secretara Acadmica
Subir aprobacin al
aplicativo
Remite a Seguimiento
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19
Oficina de seguimiento y Unidad administrativa

OFICINA DE
SEGUIMIENTO
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Registra en el
aplicativo
perfeccionamiento
del contrato
Asignacin del
cdigo QUIPU
al contrato
03/Febrero/2011
20
Oficina de seguimiento y Unidad administrativa

OFICINA DE
SEGUIMIENTO
Verificacin de
las condiciones
de ejecucin del
contrato
INFORMA A
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Ejecucin del
contrato
03/Febrero/2011
21
Ruben Francisco Manrique, Ingeniero de desarrollo Oficina de Sistemas CID

Alexis Mendoza, Asistente Administrativo Unidad Administrativa
03/Febrero/2011
22
03/Febrero/2011
23
Alfonso Javier Segura, Profesional Unidad Administrativa
03/Febrero/2011
24
03/Febrero/2011
25
Interfaz Asistente Administrativo
03/Febrero/2011
26
Interfaz Solicitud
Asistente
Proyecto
Revisin Solicitud
Contrato
Presupuesto
Revisin
Ordenador Gasto
Notificacin
Interventor
Notificacin
Contratista
03/Febrero/2011
27
Interfaz Asistente Administrativo
03/Febrero/2011
28
Interfaz Solicitud CDP
Asistente
Proyecto
Presupuesto
Revisin y Aprobacin
03/Febrero/2011
29
03/Febrero/2011
30
Procedimiento de Adquisicin
1
INVITACIN A
PRESENTAR
OFERTA
Solicitud de
CDP
2
RECEPCIN
EVALUACIN
OFERTAS
SELECCIN
CONTRATISTA
OFERTAS
5
SOLICITUD DE
ORDEN
CONTRACTUAL
ORDEN
CONTRACTUAL
O CONTRATO
MANUAL DE CONVENIOS Y CONTRATOS CIRCULAR 31S Gerencia
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Invitacin Presentar Oferta

a. INVITACIN DIRECTA
Cuando el solicitante hace
conocer la invitacin a
cotizar a determinado
nmero
de
posibles
oferentes, sea uno o varios
proveedores.
CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS
Fecha
Oferentes presentados
Cumple requisitos (cumple/rechazado)
Calificacin
Seleccionado
Nombres y funcin del Comit evaluador
b. INVITACIN PBLICA
Cuando el solicitante hace

conocer la invitacin al
pblico en general (pagina
Web)
Firmas del Comit evaluador
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Directriz Tcnica Concepto Tcnico

DIRECTRIZ TCNICA
Conjunto de caractersticas y
especificaciones tcnicas de los bienes
y/o servicios a adquirir, definidas por la
instancia competente, requeridas a los
proponentes para garantizar eficiencia,
vigencia tecnolgica, conectividad,
compatibilidad e interoperabilidad.
Ausencia/incumplimi
ento de la Directriz
entonces
CONCEPTO.
Esto ya esta
definido por la
instancia.
CONCEPTO TCNICO
Proceso mediante el cual se evalan y verifican
las especificaciones o caractersticas tcnicas
de los bienes y/o servicios ofrecidos por los
proponentes, para determinar si se adecuan a
las directrices tcnicas y a los requerimientos
institucionales.
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03/Febrero/2011
34
Solicitud de Orden Contractual

QU?
Descripcin
Perfil u Objeto social
precisa
y
detallada de las razones
que tiene el solicitante para
la adquisicin de un
bien/servicio,
dada
su
conveniencia institucional,
su correspondencia con el
objetivo de un proyecto
especfico, y los motivos
que conlleven a la
invitacin y seleccin
directa, cuando sea el
PARA QU?
JUSTIFICACIN
Actividades, Pertinencia
institucional o del
Proyecto
caso.
POR QU?
Descripcin de la
seleccin directa
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Solicitud de Orden Contractual

SUMINISTRO DE
COMPRA DE
Comnmente Entregas
Parciales
Comnmente 1 entrega
OBJETO
PRESTACIN DEL
SERVICIO
INTERVENCIN
FSICA
Servicios profesionales, Tcnicos,

Auxiliares; Mantenimiento, Alquiler,
Traducciones, Consultora, etc.
GENERAL
Obras nuevas, adecuaciones, ampliaciones,

demolicin, nter. espacio pblico, modificacin,
reforzamiento, restauracin, reparaciones locativas
ARRENDAMIENTO Espacios, equipos, oficinas,

salones, etc.
DE
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Tiquetes Areos
OBJETO GENERAL
Suministro de
tiquetes areos
en tarifa
econmica para:
destino xxx /
nacionales /
internacionales
OBLIGACIONES ESPECIFICAS
Nombre del
viajero, destino
ida-regreso
VALOR
COTIZACIN
Tasa aeroportuaria
Tarifa
Valor total
del tiquete
incluido IVA
IVA Tarifa
Combustible
IVA Combustible
Descuento
Nombre del
viajero, destino
ida-regreso
Tarifa
administrativa
IVA Tarifa
administrativa
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Tiquetes Areos
Tasa aeroportuaria
Tarifa
IVA Tarifa
Combustible
IVA Combustible
Descuento
Tarifa administrativa
IVA Tarifa administrativa
COTIZACIN
OBJETO
GENERAL
VALOR
OBLIGACIONES
ESPECIFICAS
Valor total
del tiquete
incluido IVA
Suministro de
tiquetes areos en
tarifa econmica
para: destino xxx /
nacionales /
internacionales
Nombre del
viajero, destino
ida-regreso
03/Febrero/2011
38
Principales Motivos de Devolucin
Soportes incompletos
Hoja de Vida desactualizada
Justificacin inconclusa
RUT desactualizado
Creacin del Tercero
Correo electrnico inexistente
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39
Claudia Ins Cordero, Tesorera
03/Febrero/2011
40
03/Febrero/2011
41
03/Febrero/2011
42
Recepcin de cumplidos y los soportes:
PARA LA
ENTREGA DE LOS
CUMPLIDOS SE
DEBER
VERIFICAR:
EN CUANTO A LOS
APORTES A
SEGURIDAD
SOCIAL.
Nmero del contrato.

Cdigo del proyecto.
El nmero de pago.
Que las fechas de los informes de actividades correspondan a lo
estipulado en el contrato. (Otros antes de la terminacin del contrato).
El cumplido firmado por el correspondiente interventor. Si es necesario
cambio de interventor realizar la correspondiente solicitud de otros.
Presentar el soporte de pago, para verificar el cotizante, el periodo y los

montos.
Los aportes deben corresponder al periodo que origina el pago.
El valor de los aportes no podrn estar por debajo de salario mnimo ni
tampoco por encima del 40% del pago.
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Recepcin de cumplidos y los soportes:
LOS TRAMITES
ANTE EL
ALMACN
GENERAL
ACTAS DE
LIQUIDACIN
Los cumplidos y las facturas se deben radicar en la Unidad

Administrativa durante la vigencia del contrato y de manera
oportuna dar trmite a la entrega de cumplidos.
La descripcin de la factura debe corresponder con el objeto
general del contrato y al detalle de los elementos e indicar el
nmero de la Orden de Compra u Orden de Prestacin de
Servicios.
Cuando corresponda a la elaboracin de libros, junto al cumplido
se debe enviar la Resolucin de Distribucin y el respectivo
depsito legal.
Las facturas deben venir a nombre de la Universidad Nacional de
Colombia, NIT 899.999.063-3.
Cuando los elementos sean de consumo y no requieran ser
ingresados por el almacn, se deber dar trmite de la factura de
manera inmediata en la Unidad Administrativa.
Cuando un contrato se termina se deben diligenciar correctamente

los formatos de actas de liquidacin de contratos.
Cuando el contrato tiene un saldo que debe ser anulado, se debe
diligenciar correctamente los formatos de actas de liquidacin de
saldos.
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44
03/Febrero/2011
45
Proceso de pagos
PASO 1
PASO 2
Recibir el
cumplido con
los
documentos
correctos y
completos.
(Asistente
Administrativo)
PASO 5
PASO 3
Elaborar la
orden de pago
correspondiente
(Profesional de
Tesorera).
Verificar y
Revisar la
orden de
pago.
(Tesorera).
PASO 6
Revisar ingresos
del proyecto.
(Profesional de
Tesorera).
PASO 4
Aplicar el giro en el
sistema Financiero
(Quipu)
(Profesional de
Tesorera)
Autorizar las
hojas de ruta
por parte del
Ordenador
del Gasto.
(Decano)
PASO 7
Aplicar el giro en el
Banco.
(Preparador
Aprobador).
CINCO DAS HBILES (tenga en cuenta que el Banco Popular demora dos das hbiles en hacer
efectivo el abono en la cuenta del contratista o proveedor)
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46
Proceso de pagos
En caso de que el contratista salde la cuenta bancaria registrada en el
sistema financiero quipu, deber reportar a la tesorera el nmero de la
cuenta, tipo y banco para el respectivo cambio en contabilidad. El Sistema
financiero Quipu solo admite por cada tercero tener una sola cuenta
bancaria registrada activa para el giro, la cual debe estar nicamente a
nombre del beneficiario del giro.
En caso que el contratista efecte un cambio en el tipo de rgimen

contributivo (de rgimen simplificado a rgimen comn o viceversa);
el contratista o proveedor deber informarlo haciendo llegar a la
tesorera, una copia del Rut actualizado para efectuar el respectivo
cambio en contabilidad.
El interventor ser responsable de una primera revisin de la factura (art.

617 del estatuto tributario) donde se relacione adecuadamente el objeto
del contrato en la factura y entregarlas en la Tesorera para el trmite
oportuno. Con dicha revisin previa se evitarn reprocesos y demoras en
el trmite de recepcin y proceso de pago.
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Factura de venta
art. 617 del estatuto tributario
Cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la
discriminacin del IVA pagado. (SIEMPRE DEBER ESTAR EXPEDIDA A NOMBRE DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, NIT 899.999.063 3).
4. Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de
venta.
5. Fecha de su expedicin.
6. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.
7. Valor total de la operacin.
8. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
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03/Febrero/2011
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Facturacin y Cartera
Resolucin Rectora 511 del 2007
La solicitud para la expedicin de facturas deber radicarse con dos (2) das
de anticipacin para la respectiva revisin, elaboracin y firma (Captulo
3, numerales 8 y 9).
La solicitud deber hacerse mediante oficio dirigido al Tesorero, y se deben

referenciar los datos del interventor o persona contacto dentro la entidad
contratante; as como telfono, direccin y cargo dentro de la misma y
deber estar firmada por el director del proyecto.
Las facturas deben ser radicadas en la entidad deudora dentro de los dos (2)
das hbiles siguientes a su expedicin y remitir a la Tesorera el radicado de
la misma, dentro de los dos (2) das hbiles posteriores a la entrega de la
factura en la entidad.
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De requerirse la anulacin de una factura, el director o coordinador del
proyecto generador del ingreso deber sustentar por escrito el motivo de la
anulacin, atendiendo nicamente los casos en los cuales se pueden anular
facturas, establecidos en la resolucin 511 de 2007. Para la anulacin debe hacer
entrega de la factura original y sus respectivas copias.
Los Interventores y Directores de proyectos, convenios o contratos, directores
de laboratorios, coordinadores de cursos de educacin continuada, cursos de
extensin, cursos libres, diplomados, seminarios y dems funcionarios que
desarrollen actividades de venta de bienes y servicios que se generen desde la
dependencia a su cargo, que soliciten la expedicin de facturas o documentos
equivalentes son responsables de efectuar adecuadamente la radicacin de
estos documentos.
En caso de que la Universidad haya radicado la factura oportunamente y la
entidad deudora por omisin, no haya gestionado el pago al interior de su
empresa, la Universidad no anular ni repetir el documento, sino enviar una
copia para que se proceda al pago.
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Si la dependencia que llev a cabo la venta del bien o servicio, una vez
transcurridos los sesenta (60) das calendario de vencimiento de los
ttulos que prestan mrito ejecutivo, considera que la obligacin no
debe ser trasladada a cobro por jurisdiccin coactiva deber antes del
vencimiento del trmino establecido informar a la respectiva tesorera
las justificaciones respectivas, caso en el cual, se suscribir acta donde
se prorrogue el plazo de envo a la Oficina Jurdica respectiva.
Cuando el proyecto vaya a realizar un acuerdo de pago con entidades

pblicas o privadas deber informarse a la Tesorera y entregar los
formatos establecidos para dichos acuerdos de pago. Asimismo
debern seguirse los lineamientos de acuerdos de pago establecidos en
la Resolucin 511 de 2007.
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03/Febrero/2011
53
Registro de Ingresos y rdenes de pago estudiantes

(coordinacin de posgrados)
Al inicio del semestre deben enviarse los soportes de creacin de
terceros en Quipu de los estudiantes admitidos a los posgrados,
junto con la fotocopia de la cdula de ciudadana.
Verificar permanentemente los requerimientos de soportes, ajustes

y correcciones solicitados va correo electrnico referente al Sistema
de Informacin Universitas XXI.
Una vez emitida una orden de pago, se deber hacer seguimiento al

pago de la misma. De presentarse una modificacin o invalidacin
del recibo, se deber informar a la Tesorera, la causal de esta
anulacin, debidamente justificada y soportada.
03/Febrero/2011
54
Registro de Ingresos y rdenes de pago estudiantes

(coordinacin de posgrados)
Depurar y revisar los registros de los estudiantes prximos a graduarse,
antes de solicitar la expedicin de paz y salvos, para evitar reprocesos y
demoras en la expedicin de los paz y salvos.
Antes de la expedicin de los recibos deben verificarse los conceptos y

montos a cobrar a fin de evitar cambios en los recibos ya expedidos,
debido a que generan errores en el momento de la conciliacin de
ingresos.
Para las devoluciones de dineros autorizados por Resolucin del

Consejo de Facultad, se deber anexar fotocopia de la cdula del
beneficiario de la devolucin
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55
03/Febrero/2011
56
AVANCES
Resolucin No. 1566 del 2009
Los procedimientos para otorgar avances y realizar legalizaciones estn reglamentados por medio de la
Resolucin No. 1566 del 2009. Los formatos han sido ratificados por los procesos y procedimientos
de Tesorera en la pagina de la Tesorera Nacional, Divisin Nacional Administrativa y Financiera.
1.
Solicitud de Avance:
ARTCULO 28. La solicitud de avance se tramitar con cinco (5) das hbiles de antelacin para
viajes nacionales y con diez (10) para viajes internacionales, al inicio de la comisin o de la
actividad objeto del avance.
Se debe adjuntar los siguientes formatos debidamente diligenciados y firmados por el docente,
administrativo o contratista que solicita el avance:
Diligenciar y firmar el formato de Autorizacin de descuento por avance no legalizado
2.
(Cdigo: U-FT-12.004.010).
Elaborar y firmar la resolucin de autorizacin del gasto:

Se podrn autorizar en una sola resolucin los gastos de viticos y gastos de viaje, de varios
docentes y administrativos o contratistas indicando los datos de cada uno y el tipo de vinculacin,
siempre y cuando se genere de manera individual el registro presupuestal, es decir, se debe
elaborar una orden de pago para cada funcionario o contratista, de tal manera que se cause el
anticipo a cada uno de ellos, y efecte el giro a cada uno de los beneficiarios del avance.
03/Febrero/2011
57
AVANCES
PASO 1
PASO 3
PASO 2
Oficio
Solicitud
de
Avance.
Adjuntar
formatos.
PASO 6
Elaborar la
Resolucin
de Avance.
PASO 7
Autorizar la
orden de
pago y
Resolucin
por parte del
Ordenador
del Gasto.
(Decano).
Revisar
ingresos del
proyecto.
(Profesional
de
Tesorera).
PASO 4
PASO 5
Elaborar
la orden
de pago.
Generar la
disponibilidad
presupuestal.
PASO 8
Aplicar el
giro en el
sistema
Financiero
(Quipu)
(Profesional
de Tesorera)
Verificar y
Revisar la
Orden de
pago y
sus
anexos.
PASO 9
Aplicar el
giro en el
Banco.
(Preparador
Aprobador).
O
Expedicin
de cheque.
SOLICITUD CON CINCO DAS HBILES VIAJES NACIONALES Y DIEZ DAS HBILES VIAJES INTERNACIONALES
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58
AVANCES
PASO 1
PASO 3
PASO 2
Oficio
Solicitud
de Avance.
Adjuntar
formatos.
PASO 6
Elaborar la
Resolucin
de Avance.
Revisar
ingresos del
proyecto.
(Profesional
de Tesorera).
PASO 5
Elaborar
la orden
de pago.
Generar la
disponibilidad
presupuestal.
PASO 7
Autorizar la
orden de
pago y
Resolucin
por parte del
Ordenador
del Gasto.
(Decano).
PASO 4
PASO 8
Aplicar el
giro en el
sistema
Financiero
(Quipu)
(Profesional
de Tesorera)
Verificar
y Revisar
la Orden
de pago
y sus
anexos.
PASO 9
Aplicar el
giro en el
Banco.
(Preparador
Aprobador).
O Expedicin
de cheque.
SOLICITUD CON CINCO DAS HBILES VIAJES NACIONALES Y DIEZ DAS HBILES VIAJES
INTERNACIONALES
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03/Febrero/2011
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LEGALIZACIONES
2.1. DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA LEGALIZACIN DE AVANCES POR CONCEPTO DE
VITICOS Y GASTOS DE VIAJE, GASTOS DE TRANSPORTE Y ESTADA, AUXILIO O
GASTOS DE MARCHA, O AUXILIO DE VIAJE
a)
Formato Legalizacin de avances (Cdigo: U-FT-12.004.001), debidamente diligenciado y firmado

por el responsable del avance.
b)
Formato Declaracin Explcita (Cdigo: U-FT-12.004.005), en donde se indique que efectivamente se

dio cumplimiento al concepto por el cual se gir el avance. Este requisito tambin aplica para
legalizar los dineros que fueron otorgados bajo la modalidad de apoyo econmico y que cubran
parcialmente los gastos de manutencin, alojamiento, y transporte. Cuando se trate de un avance
autorizado a varios beneficiarios se podr legalizar con una sola declaracin explcita.
c)
Formato Recibo a Satisfaccin Legalizacin de Avance (Cdigo: U-FT-12.004.011).
d)
Comprobante de consignacin o recibos de caja por concepto de reintegros de recursos por menor
valor legalizado o por las retenciones a que haya lugar, de ser el caso. El beneficiario del avance debe
realizar el reintegro a la cuenta bancaria 22-0012-72008-2, cuenta de ahorros banco Popular Fondo
Especial Facultad de Ciencias Econmicas Cdigo de Recaudo asignado y relacionar el nmero del
avance en la consignacin.
03/Febrero/2011
61
LEGALIZACIONES
TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES ARTCULOS DE LA
RESOLUCIN NO. 1566 DEL 2009:
ARTCULO 46. Los avances por concepto de viticos y gastos de viaje, gastos de
transporte y estada, apoyos econmicos, auxilio o gastos de marcha o auxilio de
viaje y adquisicin de bienes o servicios, debern ser legalizados dentro de los cinco
(5) das hbiles siguientes a la finalizacin del objetivo del avance, o del
vencimiento del plazo establecido, en los casos de adquisicin de bienes o servicios.
Las fechas de los documentos soporte deben corresponder a las de inicio de la
comisin o de la actividad objetivo del desplazamiento hasta la fecha de su
terminacin.
Todo beneficiario de un avance deber reintegrar a la tesorera los recursos que no

se gastaron, as como el valor de las retenciones a las que hubiere lugar y presentar
la consignacin en el momento de la legalizacin del avance a la cuenta bancaria 220012-72008-2, cuenta de ahorros Banco Popular Fondo Especial Facultad de
Ciencias Econmicas .
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62
LEGALIZACIONES
ARTCULO 54. El valor del avance no legalizado por parte del docente o
administrativo, dentro del trmino establecido en la presente resolucin, se
descontar, previa verificacin de la capacidad de endeudamiento por parte de la
Oficina de Personal o de la dependencia que haga sus veces, del sueldo o de las
prestaciones sociales, teniendo como soporte la documentacin enviada por parte
de la dependencia encargada de efectuar la legalizacin. (Tesorera).
Estos casos, debern ser informados, mediante escrito a la Oficina de Control

Interno Disciplinario o quien haga sus veces, para lo de su competencia.
ARTCULO 55. Los avances no legalizados girados a contratistas se debern

descontar del saldo de la respectiva orden contractual.
Estos casos, debern ser informados, mediante escrito a la Oficina de Control

Interno Disciplinario o quien haga sus veces, para lo de su competencia.
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LEGALIZACIONES
2.2. DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA LEGALIZACIN DE AVANCES POR
CONCEPTO DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
a)
Formato Legalizacin de avances (Cdigo: U-FT-12.004.001), debidamente

diligenciado y firmado por el responsable del avance.
b) Formato Relacin de reembolso o legalizacin de gastos por concepto de cajas

menores y avances por compras (Cdigo: U-FT-12.004.006), debidamente
diligenciado y firmado, donde detalle las facturas o documentos equivalentes que
soporten los gastos para los cuales fue utilizado el avance concedido.
c)
Facturas o documentos equivalentes correspondientes a la adquisicin de bienes

y/o servicios, segn instructivo Requisitos de facturacin para legalizacin de cajas
menores y avances (Cdigo: U-IN-12.004.001). A la factura proforma por compras
al exterior no le aplica la legislacin colombiana en materia tributaria.
d) Orden de Entrada al Almacn, si los elementos son devolutivos.

e)
Comprobante de consignacin, en caso de que haya lugar, por concepto de

retencin en la fuente de impuestos nacionales, distritales y territoriales que se
hayan practicado a los proveedores de bienes y servicios, segn instructivo Tarifas
Retencin en la Fuente por Renta, IVA e Impuesto de Timbre.
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LEGALIZACIONES
2.2 DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA LEGALIZACIN DE AVANCES POR
CONCEPTO DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
f)
Comprobante de consignacin o recibos de caja por concepto de reintegros de

avances, por menor valor legalizado, cuando haya lugar a ste.
g) Formato Recibo de pago (Cdigo: U-FT-12.004.003), debidamente
diligenciado para los casos contemplados en el numeral 2 de la Circular No.
066 del 24 de julio de 2007 emitida por la Divisin Nacional de Contabilidad,
cuando al proveedor del bien o servicio le sea imposible, por razones de
ubicacin geogrfica o causas extremas, aportar los documentos que contiene
la informacin mnima requerida para la creacin de terceros en el Sistema de
Gestin Financiera. Se debe tener en cuenta que anualmente el gobierno
nacional modifica las tarifas y bases de la retencin en la fuente.
h) Fotocopia del RUT o cdula de ciudadana, segn sea el caso, de acuerdo
con lo establecido en las circulares de la Divisin Nacional de Contabilidad
No. 045 del 11 de mayo de 2007 y 066 del 24 de julio de 2007, cuando se
requiera la creacin del tercero de los proveedores de bienes y/o servicios en
el Sistema de Gestin Financiera.
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LEGALIZACIONES
2.3 DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA LEGALIZACIN DE AVANCES
POR CONCEPTO DE GASTOS DE INSCRIPCIN A UN EVENTO
ACADMICO, CIENTFICO, ARTSTICO, CULTURAL O DEPORTIVO
a)
Apoyos econmicos para eventos nacionales:

I.
Certificado de asistencia.
II.
Se debe adjuntar a la legalizacin los documentos relacionados
en los literales a),c) y h) del numeral 2.2 de la presente circular y
slo en los casos que aplique los documentos relacionados en
los literales e) y f).
b)
Apoyos econmicos para eventos internacionales

I.
Certificado de asistencia.
II.
Formato de creacin de terceros, debidamente diligenciado.
III.
Se debe adjuntar a la legalizacin el documento relacionado en
el literal a) del numeral 2.2 de la presente circular y slo en los
casos que aplique el documento relacionado en el literal f).
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LEGALIZACIONES
RECOMENDACIN SOBRE LA ADQUISICIN DE

TIQUETES AREOS
Para la adquisicin de tiquetes areos, se recomienda que la
compra se realice a travs de una Orden Contractual,
evitando en lo posible que se autorice el valor
correspondiente para la compra a travs de avance. Lo
anterior, en atencin a los inconvenientes que se generan al
momento de efectuar el proceso de legalizacin y adems al
hecho de que la Universidad pierde la oportunidad de sumar
millas para otros tiquetes.
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LEGALIZACIONES
CONTROLES PARA EL COBRO DE DINEROS GIRADOS PARA AVANCES Con el fin

de mitigar los riesgos que se presentan en el proceso de cobro de cheques en las
entidades bancarias girados para avances, es indispensable que los beneficiarios
cumplan con el tiempo de trmite establecido en la resolucin de Rectora No. 1566
del 14 de octubre de 2009 para que el rea administrativa pueda tomar las medidas
de seguridad necesarias inherentes a esta operacin.
Desde la Tesorera se podr solicitar:
Solicitar a la entidad bancaria atencin preferencial para el cobro del cheque.

Informar al beneficiario del avance que podr solicitar a la entidad financiera
proteccin especial para el traslado de los recursos desde el banco hasta el lugar
de domicilio, segn corresponda.
Informar al docente o administrativo o contratista que podr autorizar el abono
electrnico a su cuenta bancaria, de los recursos que le sern girados por
concepto de viticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estada o
adquisicin de bienes y servicios.
Todos los formatos e instructivos citados en la presente circular, pueden ser consultados en el sitio
web http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/tesoreria/index.html en la ruta: Poltica y
Normatividad>Avances, legalizaciones y cajas menores>.
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RECOMENDACIN FINAL
De acuerdo con las recomendaciones de la Gerencia

Nacional Financiera y Administrativa, las diferentes
dependencias de la Facultad debern brindar apoyo y
suministrar los soportes documentales y la
informacin requerida que sea solicitada por la
Tesorera y la Unidad Administrativa, mediante
comunicaciones por correos electrnicos y oficios. La
respuesta deber darse de manera oportuna, para
facilitar los procesos contables, administrativos,
financieros y de control.
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Interfaz Solicitud
Informacin Responsable
Datos Modulo Hoja de Vida
Fecha inicial y final
Necesidades
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Interfaz Administrador
Solicitud de
Oficinas
Solicitud de
Mantenimiento
Optimizacin de recursos
Control de espacios y
equipos
Responsable permanente
Celeridad en la asignacin
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GRACIAS

Socializacion Administrativa 2011 Universidad Nacional

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Aplicativos de Hojas de Vida Persona Natural Persona Jurdica.

Aplicativo de Solicitud de Orden Contractual Sesin de Preguntas

Aplicativo Soporte Tcnico

Aplicativo de Infraestructura - CEFEI

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Desintegracin de sistemas informacin

Debilidad en el seguimiento y control

Inadecuada administracin espacios y

Gasto excesivo de recursos

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1. Acceso nico (100%)

2. Hoja de vida Persona Natural (100%)

3. Hoja de vida Persona Jurdica (100%)

4. Ficha de Nuevo Proyecto (100%)

5. Control de Espacios Fsicos y Equipos (90%)

7. Adquisicin de Bienes y Servicios

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