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(Definicin
En los ltimos aos muchas empresas han incorporado nuevos sistemas de gestin
que permiten la automatizacin en la ejecucin de los procesos con el fin de
aumentar la cantidad y eficacia en la gestin de los servicios que realiza. Estos
sistemas denominados flujo de trabajo son sistemas informticos que permiten la
integracin de los distintos procesos as como, el control automtico de los
elementos que participan en los mismos, desde personas y ordenadores hasta
informacin y documentacin.
FIGURA No.1:
1.7 La Administracin.
La administracin es una de las actividades humanas ms importantes. Desde que
los seres humanos comenzaron a formar grupos para cumplir propsitos que no
podan alcanzar de manera individual, la administracin ha sido esencial para
garantizar la coordinacin de los esfuerzos individuales.
Perodo
5000 a.c.
4000-2000 a. c.
4000 a.C.
Contribuyente
Principales aportaciones
Sumerios
Egipcios
Hebreos
Perodo
Contribuyente
Principales aportaciones
2000 1700 a. C.
Babilnicos
500 a. C.
Chinos
500-200 a.C.
Griegos
Romanos
1300
Venecianos
HAROLD KOONTZ; HEINZ WEIHRICH. Administracin una Perspectiva Global. 12 Ed. Mxico, MX: MC GRAW HILL, 2004.
ISBN: 970-10-3949-1 (Pg. No.6)
ETIMOLOGIA DE LA ADMINISTRACIN. Administracin. [En lnea] 1 Ed. Mxico, MX: [Consultada: 20 abril 2007] disponible
en http:// etimologias.dechile.net/?administracio.n
3 , 4, 5
MONOGRAFIAS. Historia de la administracin. [En lnea] 1 Ed. San Salvador, SV: [Consultada: 20 abril 2007] disponible
en http://www.monografias.com/trabajos7/admi/admi.shtml
Se da en el
Exceso del haber sobre el debe de una cuenta. Diferencia entre ingresos y gastos en un negocio
RAMON GARCIA PELAYO Y GROSS. Larousse Diccionario Manual Ilustrado Enciclopdico, 8 Ed., Mxico,MX, Larousse,
1997, ISBN: 970-607-686-7.
Completar las actividades para conseguir las metas de la organizacin; se define como: hacer las cosas correctas
ROBBINS P., STEPHEN; COULTER, MARY. Administracin. 8 Ed. Mxico, MX: Pearson Educacin, 2007, ISBN: 970-261049-4. ( Pg. 8).
8
Capacidad de obtener los mayores resultados con la mnima inversin; se define como: hacer bien las cosas
ROBBINS P., STEPHEN; COULTER, MARY. Administracin. 8 Ed. Mxico, MX: Pearson Educacin, 2007, ISBN: 970-261049-4 ( Pg. 7).
b) Especificidad.
Aunque la Administracin va siempre acompaada de otros fenmenos de ndole
distinta en la empresa (funciones econmicas, contables, productivas, mecnicas,
jurdicas, etc.), el fenmeno administrativo es especfico.
c) Unidad Temporal.
Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno administrativo, ste
es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se estn
dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos
administrativos. As, por ejemplo, no por hacer los planes, se deja de mandar,
controlar, organizar, etc.
d) Unidad jerrquica.
Todo aquel que dentro de un organismo social tiene carcter de jefe, participa en
distintos grados y modalidades dentro de la misma Administracin. As, por
ejemplo, en una empresa forman "un solo cuerpo administrativo, desde el
gerente general, hasta el ltimo mayordomo.
10
1.
2.
3.
4.
Unidad de mando. Esto significa que los empleados debern recibir rdenes
slo de un superior.
5.
6.
7.
8.
9.
Cadena escalar. Fayol concibe esto como una cadena de superiores desde
los niveles ms elevados hasta los ms bajos, los cuales habrn de observarse
normalmente, pero no se respetarn cuando el hecho de seguirlos
escrupulosamente fuera perjudicial.
10. Orden. Al dividir el orden en material y social, Fayol sigue el sencillo adagio
de un lugar para todas las cosas (todas las personas) y todas las cosas (todas
12
administrativo.
integracin y control.
Estas
son:
planeacin,
organizacin,
direccin,
13
D ireccin
C ontrol
3 . O tra s
2 . R e s t r ic c io n e s
1 . O p o r tu n id a d e s
e x te rn a s
Integracin de
personal
5. G obiernos
6. C om unidad
7. O tros
V a r ia b le s e in f o r m a c i n
R e v it a liz a c i n d e l s is te m a
O rganizacin
F a c ilit a d o s p o r la c o m u n ic a c i n , q u e t a m b i n
C o n o c im ie n to s a d m in is tra tiv o s ,
m etas de los reclam antes y uso
d e lo s in su m o s (P a rte 1 . E l
fu n d a m e n to d e la te o ra y la
p r c tic a d e la a d m in is tra c i n
global)
E m pleados
C onsum idores
P roveedores
A ccionistas
u n e a la o r g a n iz a c i n c o n e l a m b ie n te e x te r n o .
1.
2.
3.
4.
A M B IE N T E E X T E R N O
A M B IE N T E IN TE R N O
P laneacin
H um anos
C apital
A dm inistrativos
Tecnolgicos
P roductos
A M B IE N TE E X TE R N O
9
1. B ienes
2. S ervicios
3. G anancias
4. S atisfaccin
5. Integracin de M etas
6. O tros
14
La planeacin implica los diferentes planes, los cuales se pueden clasificar en:
1) Misin o propsito: se identifica la funcin, tarea bsica de una empresa,
institucin o de una parte de sta.
2) Objetivos o metas: son los fines que se persiguen por medio de una actividad
de una u otra ndole.
3) Estrategia: es la determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de una
empresa y la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos
necesarios para su cumplimiento.
4) Polticas: son enunciados, criterios generales que orientan o encausan el
pensamiento en la toma de decisiones.
5) Procedimientos: son planes por medio de los cuales se establece un mtodo
para el manejo de actividades futuras.
6) Reglas: en ellas se exponen acciones o prohibiciones especficas, no sujetas a
la discrecionalidad de cada persona.
7) Programas: son los conjuntos de metas, polticas, procedimientos, reglas,
asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos
necesarios para llevar a cabo un curso de accin dado.
8)
15
COMPARACIN DE
ALTERNATIVAS CON BASE
EN LAS METAS PROPUESTAS
Qu alternativa ofrece mayores
posibilidades de cumplir las
metas propuestas al menor
costo y mayores ganancias?
ELECCIN DE UNA
ALTERNATIVA
ESTABLECIMIENTO DE
OBJETIVOS O METAS
CONSIDERACIN DE
PREMISAS DE PLANEACIN
En qu condiciones (internas o
externas) operar lo planeado?
definidos?
Desarrollo de presupuestos
como:
Volumen y precio de ventas
Gastos de operacin necesarios
para los planes
Inversin en bienes de capital
10
HAROLD KOONTZ; HEINZ WEIHRICH. Administracin una Perspectiva Global. 12 Ed. Mxico, MX: MC GRAW HILL, 2004.
ISBN: 970-10-3949-1 (Pg. 28)
16
Si bien los pasos para la formulacin de una estrategia pueden variar, el proceso
puede fundamentarse, al menos conceptualmente, en los elementos bsicos
reunidos en la Figura No.4.
Orientacin
ejecutiva
Valores
Visin
Insumos
Personas
Capital
Habilidades
adminisrativas
Habilidades
tcnicas
Otros
Meta de los
grupos
interesados
*Empleados
*Consumidores
*Proveedores
*Accionistas
*Gobiernos
*Comunidad
*Otros
Anlisis de la
organizacin
Perfil
empresarial
Propsito
Objetivos
principales
Intencin
estratgica
Amenazas y
oportunidades
externas
presentes y
futuras
Desarrollo de
estrategias
alternativas
Planeacin a
mediano y
corto plazo
Evaluacin
y decisin
estratgica
Instrumentacin
Direccin
Control
Reingeniera
Estructura
organizacional
Integracin
de personal
Debilidades
y fortalezas
internas
Evaluacin y
decisin
estratgica
17
Tipos de Organizacin:
a) Organizacin formal: se entiende, en general, como la estructura intencional
de funciones en una empresa organizada formalmente.
b) Organizacin informal: es una red de relaciones interpersonales que surge
cuando se asocia la gente.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
DIVISIN ORGANIZACIONAL - El departamento: con el trmino departamento se
asigna a un rea, divisin o sucursal en particular de una organizacin, sobre la cual
un administrador posee autoridad respecto del desempeo de actividades
especficas.
18
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN11
DEPARTAMENTALIZACIN
CARACTERSTICAS
1. FUNCIONAL
2. GEOGRFICA
3. DE PRODUCTOS
4. DE PROCESOS
5. DE CLIENTES
11
HAROLD KOONTZ; HEINZ WEIHRICH. Administracin una Perspectiva Global. 12 Ed. Mxico, MX: MC GRAW HILL, 2004.
ISBN: 970-10-3949-1 (Pg. 236)
19
21
disponibles
el
reclutamiento,
seleccin,
contratacin,
ascenso,
23
24
25
Algunas
de
ellas
son
necesidades
primarias,
como
los
liderazgo
tiene
significados
diversos.
Harry
Truman,
ex
presidente
26
Los comits son uno de los recursos ms comunes de las organizaciones. Ya sea
que les llame consejo, comisin, fuerza de tarea, equipo, equipo autodirigido,
grupo de trabajo autodirigido o grupo de trabajo autnomo, su naturaleza esencial
es similar. Esta caracterstica de accin grupal es la que distingue a los comits de
otros recursos organizativos, an cuando todos los comits implican la toma grupal
de decisiones.
Todo comit pasa por cuatro diferentes etapas: 1) formacin (conocimiento de los
miembros del grupo entre s), 2) tormenta (los miembros del grupo determinan el
objetivo de su accin conjunta; surgen conflictos), 3) reglamentacin (el grupo
conviene normas y ciertas reglas de conducta) y 4) desempeo (el grupo se aplica a
su tarea). Estas caractersticas son propias de la mayora de los grupos, pero estos
pasos no necesariamente siguen la misma secuencia.
Las funciones que cumplen las personas de los comits son muy especficas.
Algunas buscan informacin, otras la proporcionan. Algunas intentan alentar a las
dems a contribuir, otras son seguidores. Finalmente, algunas intentan coordinar las
acciones del grupo o concertar negociaciones cuando surgen conflictos, mientras
que otras adoptan un papel ms agresivo.
Aunque existen muchas buenas razones en pro de la existencia de los comits, stos
no dejan de presentar ciertas desventajas. Los comits son costosos, pueden
resultar un compromiso del tipo mnimo comn denominador en los que apenas si
se salva lo esencial, pueden conducir a la indecisin, ser autodestructivos y provocar
27
Un equipo es un nmero
Existen
tambin
los
denominados
equipos
autodirigidos,
de
los
cuales
2)
trazar planes para conseguirlas, 3) organizar los recursos humanos y de otro tipo de
la manera ms eficaz y eficiente, 4) elegir, desarrollar y evaluar a los miembros de la
organizacin, 5) dirigir, orientar, motivar y crear un ambiente en el que las personas
quieran dar su aportacin, y 6) controlar el desempeo.
29
La
ofrezcan
el
vnculo
de
comunicacin
que
hace
posible
la
administracin.
30
Para empezar, el administrador tiene que darse cuenta de la distincin entre datos e
informacin. La tecnologa de la informacin abarca diversos temas de anlisis, como
las
clases
de
hardware,
software
una
variedad
de
tecnologas:
Productividad.
Es sin duda, una de las principales preocupaciones de los administradores del siglo
XXI. Es la relacin insumos-productos en cierto perodo, con especial consideracin
a la calidad. Esta definicin puede aplicarse a la productividad de las organizaciones,
administradores, personal staff y operarios. La medicin del trabajo manual es
relativamente fcil, pero se vuelve ms difcil en referencia al trabajo intelectual.
y
31
Abarca empleados y
proveedores, lo mismo que las personas, los bienes y los servicios. El objetivo es
crear una organizacin comprometida con el mejoramiento continuo de los procesos
de trabajo.12
1.
Enfoque intenso en el cliente. Los clientes no son slo los de fuera que
compran los productos o servicios de la organizacin, sino tambin los clientes
internos que tratan y atienden a otros integrantes de la organizacin.
2.
Muy bueno no es
4.
5.
Mediciones precisas.
ROBBINS P., STEPHEN; COULTER, MARY. Administracin. 8 Ed. Mxico, MX: Pearson Educacin, 2007, ISBN: 970-261049-4 (Pg. 43)
32
2. MARCO TERICO.
2.1
EL SALVADOR
MUNICIPIO DE
COJUTEPEQUE
13
14
33
Sus lmites:
Norte
Sur
Este
: Municipio de El Carmen
Oeste
Descripcin
Tiene una extensin de 31.4 Km2, con una poblacin de
Extensin
Territorial
Demografa y
Territorio
Tasa y Proyeccin
de Crecimiento
Poblacional
Divisin Poltica
Administrativa
34
Esta poblacin era solo indgena; fue hasta principios del siglo XVII, 1659, cuando
comenzaron a llegar a la zona, familias de origen espaol.
En 1839, fue la residencia del Gobierno Federal del General Francisco Morazn,
obtuvo ttulo de Ciudad Leal el 20 de noviembre de 1846.
Fue Capital del Estado y asiento de las autoridades por haberse trasladado el
Gobierno Federal de San Salvador, debido a la ruina de la capital originada por el
terremoto del 16 de abril de 1854.
Cojutepeque hoy en da, sirve como punto intermedio para la compra venta local y
fornea de diversos artculos; pues su ubicacin geogrfica, que conecta a la zona
oriental, paracentral y occidental, a travs de la carretera panamericana, hace del
Municipio un lugar idneo para la comercializacin.
2.2
El edificio de la Alcalda Municipal de Cojutepeque tiene una larga historia que inicia
en el ao 1800. En un principio, naci como el Cabildo de San Juan; sin embargo,
con el tiempo se decidi que sera utilizado para albergar a la Escuela de Varones de
Cojutepeque. Fue en 1974 cuando el centro escolar se traslad y el edificio pas a
ser la sede del Destacamento Militar n.5 hasta 1996. En 1997 la Alcalda Municipal
35
de Cojutepeque regres a su ubicacin original cuando era tan solo un cabildo. Los
terremotos de 2001 cambiaron de nuevo el curso de la historia y la Alcalda Municipal
de Cojutepeque sufri serios daos que obligaron a los usuarios y empleados a
acomodarse en medio del hacinamiento y el peligro por los daos. La segunda planta
del lugar qued inhabilitada.
Fue en agosto de 2004 cuando la municipalidad por fin estrena las remodeladas
instalaciones con las que actualmente cuenta, las cuales permitieron mejorar las
condiciones para el ofrecimiento de servicios a los ciudadanos. El proyecto de
reconstruccin del edificio municipal fue realizado por el Fondo de Inversin Social
para el Desarrollo Local (FISDL) y el gobierno local, con apoyo de la Agencia de los
Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID).
La
2.3
Visin.
2.4
Misin.
2.5
Polticas institucionales.
a los
37
objetivos
operativos/actividades
definidos
estarn
adecuadamente
la identificacin
2.6
Estructura Divisional:
Es el tipo de organizacin que divide a la institucin en unidades administrativas,
descentralizando la autoridad y sus funciones.
38
Sindicatura
Secretaria Municipal
Auditoria Interna
Despacho Municipal
Gestin de Cooperacin
CAM
Unidad de Gnero
Comunicaciones y Prensa
Asesora Legal
Gerencia General
Comit Tcnico
UACI
Medio Ambiente
Subg. Planif. y Des. Urb.
15
Subgerencia administrativa
Subgerencia Financiera
Proyectos
Alumbrado
Recursos Humanos
Tesorera
Mantenimiento
Rastro
Servicios Generales
Contabilidad
Mercados
Informtica
Intendencia
Centro de Documentacin
Biblioteca
Cementerio
39
2.7
PERSONAL
12
7
2
2
1
3
2
9
44
1
4
1
4
2
--12
11
2
5
2
3
2
8
69
3
3
2
1
5
2
1
2
4
3
3
10
247
40
2.8
42
3. MARCO LEGAL.
La base legal del presente documento est constituida por las siguientes leyes y
reglamentos:
RELACIONADAS
CON
LAS
Los artculos 202 al 207 (captulo VI, seccin segunda) de la Constitucin Poltica
de la Repblica de El Salvador definen la eleccin, requisitos para formar parte de
los Concejos Municipales, sus obligaciones y prohibiciones, incluye adems
informacin sobre la autonoma de los municipios.
Art. 202.- Para el Gobierno Local, los departamentos se dividen en Municipios,
que estarn regidos por Concejos formados de un Alcalde, un Sndico y dos o ms
Regidores cuyo nmero ser proporcional a la poblacin.
objetivo
del
Cdigo
Municipal
radica
en
desarrollar
los
principios
43
las polticas y
actuaciones
nacionales
orientadas al
bien
comn,
TTULO III
DE LA COMPETENCIA MUNICIPAL
CAPTULO NICO
Art. 13.- El Municipio regular las materias de su competencia y la prestacin de
los servicios por medio de ordenanzas y reglamentos.
TTULO IV
DE LA CREACIN, ORGANIZACIN Y
GOBIERNO DE LOS MUNICIPIOS
CAPTULO II
De la Organizacin y Gobierno de los Municipios
Art. 24.- El Gobierno Municipal estar ejercido por un Concejo, que tiene carcter
deliberado y normativo y lo integrar un Alcalde, un Sndico y el nmero de
Regidores o Concejales que se establecen en la siguiente forma:
44
Dos Concejales o Regidores en los Municipios que tengan hasta diez mil
habitantes.
respectivamente.
De
los
artculos
en
mencin,
derivan
las
CAPTULO III
De los Instrumentos Jurdicos
Art. 32.- Las ordenanzas son normas de aplicacin general dentro del municipio
sobre asuntos de inters local. Entrarn en vigencia ocho das despus de su
publicacin en el Diario Oficial.
Art. 33.- Los reglamentos constituyen normas, disposiciones y mandatos sobre el
rgimen interno municipal y de prestacin de servicios. Entrarn en vigencia ocho
das despus de ser decretados.
Art. 34.- Los acuerdos son disposiciones especficas que expresan las decisiones
del Concejo Municipal sobre asuntos de gobierno, administrativos o de
procedimientos con inters particular. Surtirn efectos inmediatamente.
45
Las autoridades nacionales estn obligadas a colaborar para que las decisiones
municipales tengan el debido cumplimiento.
TTULO V
DEL CONCEJO Y DE LOS
FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS
CAPTULO II
DEL ALCALDE
Art. 47.- El Alcalde representa legal y administrativamente al Municipio. Es el
titular del gobierno y de la administracin municipal.
Sndico,
Regidores
Secretario
del
Concejo,
necesarios para
sucesos.
16
46
47
Art. 48.- Debido a que cada unidad de la organizacin debe contar con un manual
de polticas y procedimientos administrativos, ser necesario que se incluya en el
contenido de dicho documento, el diseo de los formularios necesarios para las
actividades correspondientes, adems deber indicarse el objetivo o finalidad de
dicho formato.
La utilizacin de este tipo de documentos deber tener la funcin de control
inmediato y deber formar parte de la documentacin de respaldo para los
egresos, para que puedan ser verificados en los procesos de auditoria.
48
Art. 63.- A efecto de darle cumplimiento a esta normativa, se establece que cada
jefe de unidad, proceso o funcin ser responsable ante la mxima autoridad de
presentar el informe de evaluacin de su sistema de control interno, enfatizando
en los resultados obtenidos y a la vez proponiendo los cambios necesarios a
efecto de anticiparse a los riesgos que se originan por las nuevas situaciones.
Dicha actividad deber realizarse por lo menos una vez al ao, ya que se
considera un periodo prudencial de evaluacin.
TTULO I
CAPTULO NICO
DISPOSICIONES FUNDAMENTALES
FINALIDAD Y PREEMINENCIA DE ESTA LEY
Art. 1.- La presente Ley tiene como finalidad establecer los principios bsicos y el
marco normativo general que requieren los Municipios para ejercitar y desarrollar
su potestad tributaria, de conformidad con el Art.204 ordinales 1 y 6 de la
Constitucin de la Repblica (Art.3 ordinales 1 y 6 del Cdigo Municipal).
Esta Ley por su carcter especial prevalecer en materia tributaria sobre el Cdigo
Municipal y otros ordenamientos legales.
50
CAPTULO I
DISPOSICIONES FUNDAMENTALES
RGANO DE LA ADMINISTRACIN TRIBUTARIA
Art. 72.- La determinacin, aplicacin, verificacin, control y recaudacin de los
tributos municipales, conforman las funciones bsicas de la Administracin
Tributaria Municipal, las cuales sern ejercidas por los Concejos Municipales,
Alcaldes Municipales y sus organismos dependientes, a quienes competer la
aplicacin de esta Ley, las leyes y ordenanzas de creacin de tributos municipales
las disposiciones reglamentarias y ordenanzas municipales atingentes.
51