Plan de comunicaciones

Para [Nombre del proyecto]

Control del documento

Documento Informacin

Informacin
[Sistema de gerencia del documento #]
[Nombre del dueo]
[Fecha]

Documento identificacin
Dueo del documento
Fecha de la edicin
ltima
fecha
de
[Fecha]
modificacin
Nombre del archivo
[Nombre]

Historial del documento

Versin
[1.0]

Fecha de
edicin
[Fecha]

la Cambios
[Seccin, pginas y texto revisados]

Aprobaciones al documento
Papel
Patrocinador de proyecto
Grupo de revisin del
proyecto
Encargado de proyecto

Encargado de calidad
(si fuera aplicable)
Encargado de
adquisiciones
(si fuera aplicable)
Encargado de
comunicaciones
(si fuera aplicable)
Administrador de oficina de
proyecto
(si fuera aplicable)

Nombre

Firma

Fecha

Contenido
GUA DE LA PLANTILLA
1. REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIN
1.1. LISTADO DE RECEPTORES DE COMUNICACIONES
1.2. REQUERIMIENTOS DE LOS RECEPTORES

2. PLAN DE COMUNICACIONES
3. PROCESO DE COMUNICACIONES
3.1. ACTIVIDADES
3.2. ROLES
3.3. DOCUMENTOS

4. APNDICE
4.1. DOCUMENTACIN SUPLEMENTARIA

Gua de la plantilla
Qu es un plan de comunicaciones?
Una causa comn de fracaso de los proyectos es la ausencia de comunicaciones
claras. Un plan de comunicaciones es un documento que describe los pasos y
actividades necesarios para asegurar que las comunicaciones entre los participantes
del proyecto sean claras, concisas, relevantes y oportunas. En este plan se describe la
informacin que debe distribuirse entre las partes interesadas del proyecto para
mantenerlos informados de los avances del proyecto.
Ms especficamente, el plan incluye:

Una lista completa de todos los receptores de comunicaciones durante el proyecto

Una identificacin de los requerimientos de informacin de cada una de las partes
interesadas
Un programa de comunicaciones estableciendo frecuencias y medios a utilizar
Un proceso para gestionar las comunicaciones a lo largo del proyecto.

Cundo se usa un plan de comunicaciones

Un plan de comunicaciones se debe documentar desde el comienzo del proyecto,
durante la fase del planeamiento. El plan se emprende antes de la fase de ejecucin
para asegurarse de que las comunicaciones entre los interesados y afectados por el
proyecto se adelantes en forma fluida y son contratiempos, para evitar malos
entendidos, desde el comienzo del proyecto. Inmediatamente despus que se haya
documentado el plan, el proceso de gestin de comunicaciones ser empleado para
supervisar y para controlar las comunicaciones en el proyecto.
El proceso de gerencia de comunicaciones se termina solamente cuando concluya el
proyecto.

Cmo utilizar esta plantilla

Este documento proporciona una gua acerca de los temas incluidos que
generalmente se incluyen en un plan de comunicaciones. Se pueden agregar, quitar o
redefinir secciones a su juicio para resolver sus circunstancias particulares. Se han
agregado tablas, diagramas y grficos de ejemplo (donde sea conveniente) para
proporcionar direccin adicional sobre cmo completar cada seccin relevante.

1. Requerimientos de comunicaciones
El primer paso en la elaboracin de un plan de comunicaciones es identificar los
receptores de informacin y de comunicaciones del proyecto. Luego se identifican las
necesidades de comunicacin del proyecto, junto con las frecuencias, los medios a
emplearse y los tipos de comunicacin (formales, verbales, informales) y los formatos
que se usarn. De este modo, los participantes del proyecto sabrn cmo se llevarn a
cabo las comunicaciones del proyecto.

Definicin
Proporcione una definicin formal para el trmino comunicaciones para este
proyecto. Por ejemplo:
La comunicacin se define como cualquier intercambio de informacin entre una o
varias personas que participan en forma activa o pasiva en el desarrollo del proyecto y,
por lo tanto, requieren estar oportuna y adecuadamente informadas acerca de los
avances y pormenores del proyecto durante su vigencia.

Las comunicaciones se pueden producir de diferente manera; entre otras:

Documentos del proyecto (ej. planes, cronogramas)

Informes de avance
Reuniones formales de discusin de avances y problemas
Reuniones de definicin de procesos, procedimientos, estndares, criterios, etc.
Reuniones de toma de decisiones
Reuniones de revisiones (ej. Calidad de procesos, calidad de entregables)
Comunicados pblicos

1.1 Listado de receptores de comunicaciones

La comunicacin efectiva se logra al diseminar la informacin necesaria a la audiencia
correcta en el momento oportuno a travs de los medios adecuados. Para identificar la
audiencia correcta con quienes se deben establecer las comunicaciones es
necesario elaborar un listado de las partes interesadas (stakeholders) del proyecto.
Un stakeholder de comunicaciones puede ser una persona interna o externa al
proyecto, quien requiere informacin peridica acerca del estado del proyecto. Las
personas internas son aquellas que trabajan directamente en el desarrollo del
proyecto. Las personas externas son aquellas que se ven afectadas en alguna forma
por los resultados del proyecto. Por ejemplo, un patrocinador del proyecto requiere ser
informado acerca del estado general de avance del proyecto, mientras que un cuerpo
o comisin externo podra necesitar estar informado acerca de la conformidad legal o
regulatoria del proyecto. A continuacin se presenta una lista de ejemplo de posibles
stakeholders o receptores de comunicaciones:

Patrocinador del proyecto / cliente

Comit directivo
Gerente del proyecto
Lder temtico
Miembro del equipo de trabajo
Gerente de calidad
Gerente de compras
Gerente de comunicaciones

1.2

Comunidad de usuarios
Proveedores y contratistas
Organizaciones externas pblicas y privadas (bancos, oficina de impuestos,
etc.)

Identificacin de los requerimientos de comunicaciones

Identifique los requerimientos de comunicaciones probables para cada receptor

completando la tabla siguiente:

Nombre del
receptor

Rol del receptor

Organizaci
n del
receptor

Nombre de
cada receptor

Enuncie el rol del receptor

Enuncie el
equipo, grupo
u organizacin
a la cual
pertenece el
receptor

Requerimient
o de
informacin
Describa la
informacin del
proyecto que
cada receptor
requiere. Por
ejemplo: informe
de avance,
niveles de
recursos,
problemas,
riesgos,
conformidad y
entregas.

2. Plan de comunicaciones
Conociendo la informacin adecuada y los receptores correctos, el paso siguiente es
elaborar el programa de comunicaciones para asegurar comunicaciones oportunas.
En este paso se identifican las actividades de comunicacin. Estas actividades son un
grupo de tareas que se deben llevar a cabo para diseminar la informacin entre los
receptores en forma regular o peridica. A manera de ejemplo, estas actividades
pueden incluir la publicacin de boletines, comunicados de prensa, informes de
avance, materiales de presentacin, documentos, pginas web, memorandos internos,
actas de reuniones, etc.
Se puede usar la siguiente tabla para programar las actividades de comunicaciones.
Actividades de comunicaciones
ID Actividad

Informacin
(qu)

Receptores
(quines)

Asigne un
identificador
nico a cada
actividad

Enuncie la
informacin que
se distribuir a
cada receptor
durante cada
actividad

Liste los
receptores de
informacin para
cada actividad

Rangos de
tiempo
(cuando)
Identifique
los rangos
de tiempo y
frecuencias
para la
distribucin
de la
informacin

Mtodos
(cmo)
Seleccione los
mtodos de
distribucin (ej.
Informes,
presentaciones
, reuniones,
email, memos,
pagina web)

Documente cualesquier supuestos y restricciones tenidas en cuenta en la elaboracin

de la tabla anterior.

3 Proceso de comunicaciones
(NOTA refirase al proceso de gestin de riesgo por un ejemplo completo)

3.1 Propsito
Describa el propsito de la gerencia de comunicaciones y el proceso general para la
identificacin de receptores e informacin a ser distribuida, las frecuencias y
periodicidad de las comunicaciones y los mtodos de comunicacin dentro del
proyecto.

3.2 Actividades
Proporcione una representacin diagramtica de las actividades de comunicaciones
que se llevarn a cabo para satisfacer los requerimientos de comunicaciones de los
receptores dentro del proyecto.

3.3 Roles y Responsabilidades

Defina los roles y las responsabilidades de todos los recursos implicados con el
proceso de comunicaciones dentro del proyecto.

4 Apndice
Adjunte cualquier documentacin que usted crea es relevante al plan de
comunicaciones. Por ejemplo:

 Otra documentacin del proyecto (caso del negocio, estudio de viabilidad, trminos
de referencia, plan del proyecto, plan de recursos, plan financiero, plan de calidad)
Polticas de gerencia de riesgo, estndares, pautas o procedimientos de organizacin
Documentacin de comunicaciones de otros proyectos relacionados
Otra informacin o correspondencia relevante.