UNIVERSIDAD

FACULTAD
Y

VERACRUZANA
DE

COMERCIO

ADMINISTRACION

AUDITORIA DE CUENTAS
POR COBRAR

TESIS QUE PARA OBTENER EL TITULO DE

CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR

PRESENTA

Ricardo Zamorano Lpez

I
UNIVERSIDAD
FACULTAD
Y

VERACRUZANA
DE

COMERCIO

ADMINISTRACION

AUDITORIA DE CUENTAS
POR COBRAR

TESIS QUE PARA OBTENER EL TITULO DE

CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR

PRESENTA

Ricardo Zamorano Lpez

A l<a mciiioi.'i.i I.UJ mi.n

padres.
A mis hurulemos.
A

Carmela.

PROLOGO.

Una de l a s a c t i v i d a d e s ms i m p o r t a n t e s do.l
C o n t a d o r Fblieo, es I r de examinar l o s E s t a d o s
F i n a n c i e r o s de una empresa, cen e l propsito do e
m i t i r una opinin i m p a r c i a l a c e r c a de 1 a v e r a c i d a d de e l l o s .
E s t a funcin se conoce con e l nombre de,Au
ditorr de E s t a d o s F i n a n c i e r o s , y d e b i d o a I n r e l e v a n c i a que t i e n e en e l desempeo p r o f -piona! d e l
C o n t a d o r Pblico i n d e p e n d i e n t e , he c o n s i d e r a d o i n t ^
r o s a n t e e l r e f e r i r m e o e l l e en cuanto n uno do s u s a s p o c t o s de mayor inters como es I n A u d i t o r i a denl a s Cuantas por Cobrar.
La Auditora de Cu. nt- r. por C o b r a r , un uno
de l o s a s p e c t o s ms importnr.tr:' d e l exanun que d o
l o s E s t a d o s F i n a n c i e r o s hace o l Contador Pblico
i n d e p e n d i e n t e , d e b i d o a que e s t e r u b r o p r e s e n t a o l a c t i v o de ms i n m e d i a t a d i s p o n i b i l i d a d pnrn l a om
p r e s a , despus d e l e f e c t i v o .
E l o b j e t i v e d .-gtc t r a b a j o , os pr8mtnrun panorama g e n e r a l d> as Cuenta o por C o b r a r , n u
c o n t r o l i n t e r n o , y su i m p o r t a n c i a d e n t r o d u i ncleo
de r e c u r s o s de l a empresa, as como e l examen de
e s t a s p a r t i d a s y de l o s p r o c e d i m i e n t o s n e c e s a r i o s - p a r n v e r i f i c a r su a u t e n t i c i d a d y correccin.
E l p r i m e r captulo e s t a d i r i g i d o a p r o p o r c i o n a r un c o n c e p t o de l a s Cuentas p o r C o b r a r , su
clasificacin desde d i v e r s o s puntos de v i s t a y su presentacin d e n t r o de l o s E s t a d o s F i n a n c i e r o s .
E l c o n t e n i d o d e l segundo captulo, es e l
e s t u d i o d e l c o n t r o l i n t e r n o e s t a b l e c i d o para l.r,a
Cuentos por C o b r a r , y l a uvaluacin i d e l mismo,

E l t e r c e r er.ptulo so r e f i e r e o l o s d:i
v e r s o s p r o c e d i m i e n t o s de a u d i t o r ir. a p l i c a b l e s >!examen de l ~ s Cuentas p o r C o b r a r .
P o r ltimo, en e l c u a r t o captulo, fe
h ? c c n una s e r i e de s u g e r e n c i a s pnr;" m e j o r a r e l con
t r o l i n t e r n o de Iris Cuentas p o r C o b r a r .
Q u i e r o h .cor p n t e n t e mi m a s i n c e r o i ^ r a
d e c i m i e n t o , a t o d a s ^ q u e l l - s p e r s o n a s , que con su
d e s i n t e r e s a d a col-boracin me nyudnron en e l de
s a r r o l l o de e s t a tsis.
A

Xnlrjpn-Ver. , d i c i e m b r e de 1969.

R i c a r d o Zamorano Lpez,

I N D I

CE.

CAPICULO PRBSRO.
GENERALIDADES
1. -Concepto de l o s Cuentas p o r C o b r a r
2. - O r i g e n de l a s Cuentas p o r C o b r a r
3. -Caractersticas e s p e c i a l e s de l a s
Cuentas p o r C o b r a r
4. -Manejo y V i g i l a n c i a de l a documentacin
que r e s p a l d a l a s Cuentas p o r C o b r a r
5. -Estimacin de Cuentas I n c o b r a b l e s
6. - P i n a n c i a m i t n t o de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r
CAPITULO SEGUNDO
ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL 1.NTUKN0.
1. - F l u j o de formas
a) . - F l u j o de c o b r o s
b) . - F a c t u r a
c) .-Forma de Cuentas p o r O o b r i r
d) .-Estado de cobro
e) . - R e g i s t r o de c u e n t a s p o r c o b r a r
2. - N i v e l e s de A u t o r i d a d
a) . - J e f e d e l Departamento de Crdito y
Cobranzas
b) . - S u p e r v i s o r de crditos c o n c e d i d o s
c) .-Empleados d e l departamento do crdito
y cobranza
3. -Polticas de cobro e s t a b l e c i d a s
a) .-Por medio de c o b r a d o r e s
b) .-Presentacin d e l c l i e n t e en e l d e p a r tamento de crdito.
c) .-Cobros forneos por c o r r e o
4-. - P a r t i d a s e s p e c i a l e s r e l a c i o n a d a s con l a s
cuentas por cobrar.
a) . - T r a t a m i e n t o de l o s f l e t e s i n c u r r i d o s
en v e n t a s a crdito
b) . - T r a t a m i e n t o do l o s d e v o l u c i o n e s s o b r o
ventas

d) . - T r a t a m i e n t o de l o s d e s c u e n t o s
e) .-Cancelacin de l a s c u e n t a s p o r
cobrar incobrables

o
6?

C. Ii-ULO TERCERO.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA APLICABLES A
LA REVISION DE L\S CUENTIS POR COBRAR.
1. -Relacin de c u e n t a s y documentos p o r
c o b r a r para su inspeccin,
2. -Investigacin y revisin de 1-\q v e n t a s
a crdito y s u s a u x i l i a r e s
3. - E f e c t i v o i n g r e s a d o por cobro de l a s
v e n t a s a crdito.

7
74
'/(

4. -Anlisis p o r antigedad de s a l d o s

JVi

5. - C o n f i r m a c i o n e s

79

6. - C o n t r o l l e l a s c o n f i r m a c i o n e s
a ) . - T i p o s de s a l v e d a d d e n t r o d e l
dictamen
7. - T r a t a m i e n t o de l a s cuenta c i n c e l a das c o b r a d a s .
a ) . - A s p e c t o f i s c a l de l a s c u e n t a s -~
canceladas cobradas.
CAPITULO CUARTO.
Sugerencias a l control

86
9C
'
97

interno.

1. -Polticas s e g u i d a s para
crditos

autorizar
.

2. - D i s t i n t a s formas p a r a e f o c t i u r c o b r o s
a ) . - C a r t a s sobre c o b r a n z a s
3. - V i g i l a n c i a sobre e l c o n t r o l do l o s
crditos p e n d i e n t e s .
4. - A c t i t u d do l o s c o b r a d o r e s '.ntc l o o
clientes
Bibliografa.

9"
r

101
104
119
12]
124

Nmero y pgina en que se enciulironl a s formas u t i l i z a d a s

en e l d e p a r t a

ment.
No.de J.\'i(
F-l
F-2

FACTURAS
NOTA DE CREDITO

25
26

F-3
P-4
F-5
F-6

NOTA DE CARGO
TARJETA A U Q L I A R DE CLIENTES EN CONTAB.
ESTADO DE COBRO
REG. DE DOCTOR POR COBRAR'

27
28
^}
30

F-7
F-8
F-9
F-10

REG. DE CU^NT\S POR COBRAR

CUENTAS POR COBRAR
TALONARIO DE PAGOS PARCIALES
CONTROL DE CUENTAS CANCELADAS

P-ll
F-l2

VALORES RECIBIDOS l'OR CORREO

REPORTE DE COBRANZAS

r-13
F-14-

CONTROL CUENTAS VENCIDAS NO COBRAD\S

LETRAS D i CAMBIO Y PAGARAS
T

31
32
33
3'l
3b
36
36-A

CAPITULO PRIMERO
1 *-CONCEPTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
"Las c u e n t a s por c o b r a r comprenden e n
g e n e r a l t o d o s l o s derechos de cobro que so p r e -
s e n t a n en l o s l i b r o s o en e l b a l a n c e b a j o d i s t i n t a s c l a s i f i c a c i o n e s y terminologas; se r e f i e r e
en g e n e r a l a l a representacin f i n a n c i e r a p o r l o c u a l se a d q u i e r e e l derecho legtimo de r e c i b i r
e f e c t i v o u o t r a c l a s e de b i e n e s o s e r v i c i o s " . ( 1 )
" E . L . K o h l e r expone en s u l i b r o do A u d i tora introduccin a l a prctica de l a contadura
pblica l o s i g u i e n t e : l a s c u e n t a s p o r c o b r a r r e
p r e s e n t a n c a n t i d a d e s a c a r g o de c l i e n t e s , a d e l a n t o s a f u n c i o n a r i o s y empleados y o t r o 3 t i p o s d o
i n t a n g i b l e s que pueden c o n s i d e r a r s e en p r o c e s o do
cobro y que se mantienen imicainonte con ese o b j o ~
t o . L a s c u e n t a s p o r c o b r a r a l c a n z a n muchas f o r
mas como s o n : c u e n t a s a b i e r t a s , documentos, acept a c i o n e s , r e c l a m a c i o n e s , y p l a n e s do pago a p a
zos cuyo o r i g e n es un c o n v e n i o o r a l o e s c r i t o ,
o r d e n de compra o c o n t r a t o , v e n t a s en t r u n o ! t o
(C.O.D.),prstamos,devoluciones de m a t e r i a l o s ap r o v e e d o r e s o sobre c a r g o de l o a m i s m o s , o t e . E n
cada caso se e s p e r a r e c i b i r c v e n t u a l m o n t e o f o c t l
vo o b i e n e s p o r una c a n t i d a d i g u a l a l monto de-l a deuda d e d u c i d a en muchas o p e r a c i o n e s de v e n t a
de un p o s i b l e d e s c u e n t o p o r p r o n t o pago y a m e
nudo e x i s t e l a p o s i b i l i d a d de o t r a s c o n c e s i o n e s . "
(2)
" K e s t e r c i t a c i e r t o s t i p o s de opera
c i o n e s que se efectan en d i v e r s o s n e g o c i o s l o s
c u a l e s l o s c o n s i d e r a como Cuentas p o r C o b r a r ;
(1) Ruz y Prieto.Auditora Prctica.Pg.209.
Q u i n t a Edicin.Mxico.Banca y Comercio.1962*
(2) E.L.Kohler.Auditora. Pg.241.Tercera Edicin
Mxico.Editorial Diana S.A. 1964.

1. -Depsitos p a r a r e s p o n d e r a daos y p e r j u i c i o s p a r a g a r a n t i z a r e l pago de g a s t o s a l a buena f en e l c u m p l i m i e n t o de

un c o n t r a t o .
2. - A n t i c i p o s a compaas s u b s i d i a r i a s y aempleados a c u e n t a de s a l a r i o s y g a s t o s
3. - R e c l a m a c i o n e s a a c r e e d o r e s p o r m e r c a n
cas daadas o d e v u e l t a s .
4. - R e c l a m a c i o n e s a p o r t e a d o r e s o a g e n c i a s de t r a n s p o r t e s p o r mercancas p o r d i d a s o averiados.
5. - R e c l a m a c i o n e s o departamentos u o f i o i
as g u b e r n a m e n t a l e s p o r d e s c u o n t o s y
concesiones percibidas*
6. - R e c l a m a c i o n e s a f u n c i o n a r i o s do l a e m
preso por d e s f a l c o s o n e g l i g e n c i a s .
7. - R e c l a m a c i o n e s a c l i e n t o s p o r d o v a l u
cinde envases".(3)
Las a n t e r i o r e s e x p l i c a c i o n e s son l o s
d i s t i n t o s c o n c e p t o s que v a r i o s a u t o r e s t i e n e n
de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r desde s u punto de v i s i ta propio.
P o r l o que se r e f i e r e a l concepto q u e
t i e n e n de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r Lus Ruz de Velzco y A l e j a n d r o P r i e t o C.P.T., l o c o n s i d e r o e l ms a c e p t a b l e , ya que a l r e f e r i r s e a l o s c u e n t a s p o r c o b r a r e s p e c i f i c a n que deben p r e s e n t o r s o b a j o
d i s t i n t a s c l a s i f i c a c i o n e s y terminologas.
(3)A.Patn U. PH.C.P.T.-Manual d e l Contador.Pg.
#245.Primera Reimpresin.Mxoo.Uteha.1947.

En cuanto a l concepto que t i e n e n Iohlor

y K e s t e r de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , despus de
mencionar l a s o p e r a c i o n e s que c o n s i d e r a n como t a l e s , no h a c e n una separacin adecuada para s u p r e
sentacin en e l b a l a n c e .
Desde mi punto de v i s t a p e r s o n a l , e x p o n go que l a s c u e n t a s p o r c o b r a r son t o d a s a q u o l l n s que r e p r e s e n t a n t o d o s l o s d e r e c h o s de cobro "i
f a v o r de l a e m p r e s a , p r o v e n i e n t e s o no de sus oper a c i o n e s normales y que se e s p e r a sern r e c u p e r a das en e f e c t i v o , b i e n e s o s e r v i c i o s ya seo que
estn r e p r e s e n t a d a s o no p o r ttulos de crdito.
2.-ORIGEN DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
E l o r i g e n de una Cuenta p o r C o b r a r e n
su forma ms comn empezar desd o l momento on que se efecte una v e n t a a crdito, 30 p r e s t o uns e r v i c i o p e n d i e n t e de c o b r o , e t c .
E l propsito en cuanto a l a e x l o t o n c i a de una cuenta p o r c o b r a r ser s u i n m e d i a t a c o n v o r
sin en e f e c t i v o .
"~
"Por l o que se r e f i e r e a l rengln de
v e n t a s nos i n t e r e s a n l a s e f e c t u a d a s a crdito
que s o n l a s que darn o r i g e n a una cuenta p o r c o brar.
P o r l o g e n e r a l l a mayora do l o s g r a n
des n e g o c i o s t i e n e n n e c e s i d a d de vender a crdito
sus p r o d u c t o s , y a s e a p o r f a b r i c a d o s en g r a n o s
c a l a o p o r encontrarse^bstente c o n c u r r i d o e l mcr
cado de l o s mismos artculos que f a b r i c a n , o r i g i
nndose tambin p o r e s t a situacin que se p r e s e n t e una c u e n t a p o r c o b r a r .

C l a r o est que con una poltica de v e n t a s a crdito i m p l a n t a d a , se presentarn sita

c i o n e s d i f e r e n t e s ; de e s t a s s i t u a c i o n e s e n c o n t r a mos que unas reportarn v e n t a j a s y o t r a s d e s v o n
tajas.
las

E n t r e l a s v e n t a j a s podemos m e n c i o n a r
siguientes:

a) . - P e r m i t e un mayor volumen de v e n t a s ,
aumentando p o r c o n s i g u i e n t e l a o b
tencin de u t i l i d a d e s ,
b) . - F a c i l i d a d p a r a r o d e a r s e do una
c l i e n t e l a e s t a b l e y n nicamente c l i e n t e s eventuales.
las

Dentro
siguientes:

de l a s d e s v e n t a j a s podemos c i t a *

o).-Una mala poltica de crdito o s t a

b l e c i d a p o r l a Administracin do l a
empresa puede a veces r e s p o n s a b i l i z a r l a de un p e l i g r o s o p a d o c l m i o n t o de l o s n e g o c i o s , c o n o c i d o con o l
nombre de sobre inversin do o u o n
tas por cobrar,
b) . - E l e f e c t i v o no se o b t i e n e s i n o h a s t a despus de consumarse l a v e n t a , dificultando asi l a disponibilidadde f o n d o s .
c) .-Ocasiona prdida,originada p o r cuen
tas incobrables.
O t r o o r i g e n de una c u e n t a p o r c o b r a r l o
podemos e n c o n t r a r p o r o p e r a c i o n e s p r o v e n i e n t e s de
s e r v i c i o s , aqu l a s cuentas p o r c o b r a r estn r e

presentadas p r i n c i p a l m e n t e por l o s cargos a s u s

c l i e n t e s c o n m o t i v o d e l s e r v i c i o que p r e s t a n ; e n cuanto a l o s s e r v i c i o s p o r a l q u i l e r e s podemos nion
c i o n a r l o s n e g o c i o s que tengan como p r i n c i p a l obj e t i v o e l a l q u i l e r de b i e n e s mueblas o i n m u e b l e s ,
aqu aparecern l a s cuentos p o r c o b r a r cuando s e haga e l cargo a l c l i e n i e p o r a l q u i l e r e s v e n c i d o s .
P o r o p e r a c i o n e s normales p r o p i a s d o l
g i r o d e l n e g o c i o , un o r i g e n de una cuenta p o r c o b r a r aparecer cuando se f i r m a n ttulos de crdit o ( l e t r a de cambio,pagar)pagaderos a p l a z o s .
Tambin se c o n s i d e r a o t r o o r i g e n de una
c u e n t a p o r c o b r a r a q u e l l o s c a r g o s a f a v o r de l a
empresa r e p r e s e n t a d o s p o r adeudos no o r i g i n a d o s
p o r o p e r a c i o n e s de compra-venta o b j e t o d o l nego-tc i o como a .continuacin se i n d i c a :
1. -Prstamos a empleados y f u n c i o n a r i o s
2. - A n t i c i p o a p r o v e e d o r e s
3. - A n t i c i p o s a cuenta de c o m i s i o n e s
4-. - R e c l a m a c i o n e s p e n d i e n t e s
5.-Depsito de garanta. (4)
Todos l o s orgenes de l ; i u c u e n t a s p o r
cobrar explicados anteriormente,los considero
aceptables y por e s t a r correctamente b i e n f u n d a
dos s u s orgenes, de acuerdo con l o s o p e r a c i o n e s
r e a l i z a d a s que d i e r o n l u g a r a su aparicin c o m o
una c u e n t a p o r c o b r a r .
Tambin c o n s i d e r o c o r r e c t a l a separacin
que se h i z o de l 3 s c u e n t a s p o r c o b r a r dividindol a s en g r u p o s , tomando en c u e n t a l a s quo estn
r e s p a l d a d a s p o r ttulos de crditos de a q u e l l a s
(4-)Vela Ramn B a l d o m e r o . T e s i s . B r e v e E s t u d i o de l a
Auditora de Cuentas p o r C o b r a r . Pg,//s. 8-9-10,
M o n t e r r e y N.L.1965.

que no l o estn, separando l a s c u e n t a s que no p r o

v i e n e n de o p e r a c i o n e s normales p r o p i a s d e l g i r o
d e l n e g o c i o agrupndolas en e l rengln de Deudores
Diversos.
3.-CARACTERISTICAS
COBRAR.

ESPECIALES DE LAS CUENTAS POR

"Por l o que se r e f i e r e a l a s c a r a c t e
rsticas e s p e c i a l e s que t i e n e n l a s c u e n t a s p o r
c o b r a r se pueden mencionar l a s s i g u i e n t e s ; :
a) .-Las c u e n t a s p o r c o b r a r nparucornen e l b i l a n c e g e n e r a l d o n t r o d e l
grupo d e l a c t i v o c i r c u l a n t e ( s i e i a p r e y cuando s u v e n c i m i e n t o sea
menor o un ao), y no c i r c u l a n t e
(cuando su v e n c i m i e n t o sea m a y o r
de un ao).
b) .-Se c o n s i d e r a i n d i s p e n s a b l e l o p r o
sentacin de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r ,
s e p a r a d a s en e l b a l a noo, 1 a a que
p r o v i e n e n de v e n t a s d o n t r o d e l g i r o
de l a s o p e r a c i o n e s d e l n e g o c i o , doa q u e l l a s c u e n t a s que no t u v i e r o n
este origen.
c) .-Las c u e n t a s y documentos por c o b r a r
no p r o v e n i e n t e s de v e n t a s , s o l o
pueden c l a s i f i c a r s e como a c t i v o c i r
c u l a n t e , s i s u recuperacin en e f e c t i v o u otros bienes o s e r v i c i o s hade r e a l i z a r s e d e n t r o d e l s i g u i e n t o c i c l o normal de o p e r a c i o n e s d e l neg o c i o , y e s t e no e3 mayor a un ao.
d) . - S o l o deben a p a r e c e r en e l b a l a n c e
l o s c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r

^Sg>**

1 ^ qiio

v a l u a d o s sobre l a base de ^ ^ r de
r a z o n a b l e m e n t e se e s p e r a
bienes
e l l o s en e f e c t i v o o en o'troto servicios,
den a e r ~
e ) . - L a s c u e n t a s p o r c o b r a r puo
f i n a n c i a d a s con f a c i l i d a d ,('>)
, , .
A continuacin menciono t r e s r e n g l ^ n e s d e l b a l a n c e en l o s c u a l e s a p a r e c e n e n u n c i a d a s l a s
cuentas por c o b r a r .
1. - C l i e n t e s .
2. -Documentos p o r C o b r a r .
3--Deudores D i v e r s o s .
Las c u e n t a s p o r c o b r a r en l o s r o n ^ U m o u
ae c l i e n t e s y documentos p o r c o b r a r t i e n e n l a
caracterstica e s p a c i a l de que pueden s e r n e g o c i a
b i e s o de f i n a n c i a r s e para l a adquisicin de ofuo
t i v o p o r p a r t e de l a emprosn que r e a l i c e l a s oper a c i o n e s de negociacin o f inanciomioiito,
E l f i n a n c i a m i e n t o do l a s c u e n t a s p o r
c o b r a r se efectuar siempre y cuando estn rsped
dadas c o n l a documentacin n e c e s a r i a ( como s o n : - f a c t u r a , p a g a r e , l e t r a de cambio) que 30a s o l i c i t a
da p o r l a institucin que se dedique en una de -sus a c t i v i d a d e s a f i n a n c i a r l a s c u e n t a s p o r c o b r a r .
Analizando l o s t r e s renglones d e l balan
ce i n d i c a d o s a n t e r i o r m e n t e , en l o s c u a l e s a p a r o - cen l a s c u e n t a s p o r cobrar,puedo d e c i r que:;
( 5 ) I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s Pblicos A.C.
Comisin de P r o c e d i m i e n t o s do Auditora.Bolo-tn No. 6.Pag.108

1. - C l i e n t e s , es e l s a l d o que aparece

en l o s l i b r o s de c o n t a b i l i d a d y a u x i l i a r e s , que
indicar que p r o v i e n e n de adeudos en cuenta ce
r r i e n t e p o r o p e r a c i o n e s e f e c t u a d a s a crdito,sin
haber de p o r medio documentos f i r m a d o s p o r d i c h o s c l i e n t e s . D e n t r o de e s t e rengln podemos m e n c i o n a r
l a s v e n t a s a crdito s i n documentos,prestacin deservicios.
2. -Documentos por c o b r a r ; e l o r i g e n douno o v a r i o s documentos, ser p o r o p e r a c i o n e s ofoe
t u a d a s o crdito que sean d e l g i r o p r o p i o d e l n c
gocio.
En e s t e rengln d e l b a l a n c e aparecernt o d a s l a s . c u e n t a s p o r c o b r a r r e s p a l d a d a s con ttul o s de crdito f i r m a d o s - l e t r a do cambio, pngnrpor l a p e r s o n a o institucin que l o tenga que p a
g a r a su v e n c i m i e n t o .
E s t o s documentos se llevarn c o n t r o l a
dos en un r e g i s t r o e s p e c i a l l l a m a d o de dooumontoop o r c o b r a r , e n e l c u a l se irn a p r e c i a n d o I o n v e n
c i m i e n t o s de l o s documentos, para p r e s e n t a r l o s a
su cobro..
E l s a l d o que aparecer en e l rengln
de c u e n t a s p o r c o b r a r , indicar que son o p e r a c i o
nes e f e c t u a d a s a crdito, comprobadas con uno o
v a r i o s documentos f i r m a d o s .
3. -Deudores D i v e r s o s . - E l s a l d o de cuent a s p o r c o b r a r que aparece
en e s t e rengln, l a
mayor p a r t e de l a s v e c e s estar formado p o r c a n t i dades c a r g a d a s , ya sea p o r prstamo a f u n c i o n a r l o s
y empleados, a n t i c i p o de s u e l d o s , r e c l a m a c i o n e s
p e n d i e n t e s , e t c . , p e r o que no son o r i g i n a d a s p o r e l g i r o propio d e l negocio.

E l s a l d o que aparece en l o s ^ l i b r o s dec o n t a b i l i d a d y a u x i l i a r e s , nos indicar que s o n ~ adeudos no o r i g i n a d o s p o r o p e r a c i o n e s nrmalos

del g i r o propio d e l negocio.
MANEJO Y VIGILANCIA LE LA DOCUMENTACION -JUI0 Rl i> Q
PALDAN LAS CUENTAS POR COBRAR.
"Es costumbre y como medida de s e g u r i
dad p a r a una empresa, g u a r d a r en s u poder h a s t a
que se efecten l o s c o b r o s , l a s f a c t u r a s o d o e u
montos f i r m a d o s p o r l o s c l i e n t e s .
Una buena medida adoptada para e l m a
n e j o y v i g i l a n c i a de l a documentacin que r e s p a l da l a s c u e n t a s p o r robrar, debe p r o v e e r
proced
m i e n t e s adecuados, a f i n de que t o d o s y cada unode l o s c a r g o s en l a s c u e n t o s de l o o c l i e n t e s pond i e n t e s p o r c o b r a r , estn r e s p a l d a d o p o r l a documentacin que a l mismo tiempo que f a c i l i t o I o n
a c t i v i d a d e s de c o b r o , pruebe l a e x i s t e n c i a d e l
adeudo a cargo d e l c l i e n t e .
Generalmente un departamento do crdit o y c o b r a n z a s debe de l l e n a r dos r e q u i s i t o s do l o s ms e s e n c i a l e s .
l o . - C u s t o d i a de l o s documentos quo ro
paldan l o s saldos.
2o.-Empleo de l o s documentos e x p e d i d o s
p a r a r e a l i z a r l a s g e s t i o n e s de c o b r a n z a s en l a s f e c h a s d o v e n c i m i o n t o de l o s r e s p e c t i v o s adeudos.(6)
En cuanto a l a manera ms p r e c i s a y
(6)Ruz y P r i e t o . Op.'Cit.Auditofa PrcticaP/>.-No.20.

e f e c t i v a p a r a o b t e n e r un buen manejo y v i g i l a n c i a
de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , en mi opinin e s t o depender d e l grado de e f i c i e n c i a c o n que so h a y a
establecido e l control interno.
P o r l o t o n t o , c o n s i e r o que d e n t r o deun s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o i m p l a n t a d o , l o s
puntos ms i m p o r t a n t e s a e f e c t u a r s e sern: un r e g i s t r o de c u e n t a s o documentos p o r c o b r a r para
e s t a r p e n d i e n t e de l o s documentos a su v e n c i m i e n t o | p a r a p r e s e n t a r l o s a su c o b r o . Debe o p t a r s e
por i m p l a n t a r un r e g i s + o o a r a e l c o n t r o l de l o s documentos d e s c o n t a d o que -muestre e l p a s i v o de>c o n t i n g e n c i a . Peridicamente se proceder a r e
v i s a r l o s s a l d o s no cobrados de documentos. P a r a l a cancelacin de l a s c u e n t a s i n c o b r a b l e s dobere x i s t i r un empleado encargado de e s t a a c t i v i d a d . E l empleado encargado d e l manejo de l a s c u e n t a s
p o r c o b r a r no debe t e n e r a c c e s o a l o s l i b r o s geno
r a l e s de l a empresa n i a l o s r e g i s t r o s de c a j a . """
Las c u e n t a s y documentos por c o b r a r
deben de g u a r d a r s e b a j o l l a v e en un a r c h i v e r o por
un empleado de confianza.Debern e n c o n t r a r s e o n
poder d e l abogado l a s cuentas p o r c o b r a r que como
r e s u l t a d o de l a m o r o s i d a d de l o o c l i e n t e s so 0111
prendan j u i c i o s en su c o n t r a . P a r a l a s c u e n t a s
v e n c i d a s no pagadas p o r l o s c l i e n t e s se r e g i s t r a rn en un c o n t r o l e s p e c i a l . L o s c o b r a d o r e s d e b o
rn e f e c t u a r s u s cobros mediante r e l a c i o n e s de
c l i e n t e s que se l e entregarn d i a r i a m e n t e . E n e l
d e p a r t a m e n t o de c o n t a b i l i d a d debern e x i s t i r I o s empleados n e c e s a r i o s encargados de o p e r a r l a s t a r
j e t a s a u x i l i e r o s de c l i e n t e s para un c o n t r o l mse f e c t i v o , debern e s t a r c o l o c a d a s en l o s t a r j e t e ros p o r zonas y p o r orden alfabtico.
Despus de e n u n c i a r e s t o s puntos do
c o n t r o l i n t e r n o , p a r a l o v i g i l a n c i a y manejo de l a

documentacin que r e s p a l d a
se puede d e c i r que s o n l o s
ms n e c e s a r i o s a t r a t a r en
s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o
por cebr-r.

l a s cuentas por cobrar,

puntos p r i n c i p a l e s y
l a inplantacin de un
aplicado a l a s eucntas-

5.-ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES.

En l a a c t u a l i d a d y en v i s t a d e l d e s a
r r o l l o que han t e n i d o l o s n e g o c i o s , se ha v i s t o
que es t o t a l m e n t e imprctico t r a t a r de vender a l c o n t a d o , y como c o n s e c u e n c i a de l o a n t e r i o r se ha
c o n s i d e r a d o n e c e s a r i o v e n d e r a crdito.
Es lgico p e n s a r que de l a s v e n t a s ofoo
t u a d a s do e s t a manera, a l g u n a s c u e n t a s no v a n a , s e r c o b r a d a s d e b i d o a m u l t i t u d de c i r c u n s t a n c i a s como son p o r muerte, mala f , desaparicin, o t e ,
y, en c o n s e c u e n c i a , l a empresa a l t e n e r o o n o c i
miento de sto tendr que i r estimando l a s f u t u
r a s prdidas en c o b r o s de crdito.
Desde l u e g o l a s prdidas en oobro d o
crdito podrn aumentar o d i s m i n u i r d e p e n d i e n d o
d e l t i p o o c l a s e de empresa de que se t r a t e .
A p a r t e de p r e v e r l a prdida en f u t u r o s
c o b r o s de crditos o t r o o b j e t o de e s t a estimacin
es e l de no c a n c e l a r l a s c u e n t a s p o r c o b r a r que
se c o n s i d e r a n de dudosa recuperacin, ya que s i
f i n a n c i e r a m e n t e se t i e n e n bases para pensar q u o
una c u e n t a es de dudoso recuperacin, cabe l a pos i b i l i d a d de que no se tengo l a c e r t e z a s u f i c i e n te para c a n c e l a r l a .
E s t a estimacin abarcar no s o l a m e n t e
l a s prdidas que se e s t i m e n en c u e n t a s de c l i e n t e s

s i n o tambin do o t r a s cuyo o r i g e n sea d i f e r e n t e a stas, tomando en cuenta que pueden p e r d e r s e crditos en r e c l a m a c i o n e s por f l o t e s , prstaraosa f u n c i o n a r i o s y empleados, e t c . , y en consecuen
c i a , d i c h a estimacin deber a b a r c a r tedas l a s
c u e n t a s p o r c o b r a r s u j e t a s a l r i e s g o de p e r d e r s e .
La c u e n t a l l a m a d a Estimacin para Cu en
tos i n c o b r a b l e s es de n a t u r a l e z a a c r e e d o r a , y
a n t e s de 1965 nos v a l i a m o s de e l l a para p r e v e r l a prdida p o r crditos, r e s p a l d a d o s por dooumen
t o s y c u e n t a s p o r c o b r a r a f a v o r do una empresa.
Se p r e s e n t a en e l b a l a n c e d e d u c i d a
d e l rengln de Cuentas p o r C o b r a r ; a n t e r i o r m e n t e
se i n c r e m e n t a b a de una manera p e r s o n a l p o r l o s
f u n c i o n a r i o s de l a empresa, f i j a n d o un p o r c e n t a j e o estimacin sobro X base, y c o n s i d e r a n d o
p a r a t a l estimacin l a s e x p e r i e n c i a s de aos a n t e r i o r e s , o s i se careca do stas, l a s o x p o r i o n
c i a s de empresas s i m i l a r e s en e l ramo. Cuando so
f i j a b a n p o r c e n t a j e s , e l e s t u d i o n e c e s a r i o para
c a l c u l a r l o s , e s t a b a basado en mtodos eotadoti
eos que permitin d e t e r m i n a r l o s do l a mejor f o r ma p o s i b l e .
Tambin se i n c r e m e n t a b a despus de
haber o b t e n i d o l o s r e s u l t a d o s buscados, habiendo
hecho un e s t u d i o d e t a l l a d o do l a s c u e n t a s que
forman e l r u b r o de c u e n t a s p o r c o b r a r . Dicho e s t u d i o puede h a c e r s e de todos l a s cuentas que
sean s i g n i f i c a t i v a s en e l s a l d o , o que su i n t i
guedad a m e r i t e un e s t u d i o e s p e c i a l .
P e r o de acuerdo con l a Ley d e l Impuon_
t o sobre l a Renta que entr en v i g o r e l p r i m o r o de enero de 1965, l o s c o n t r i b u y e n t e s para o f o c
t o s f i s c a l e s , no debern c o n s t i t u i r r e s e r v a s

p a r a p e r d i d a s p o r crditos i n c o b r a b l e s , segn l o
d i s p o n e e l artculo dcimo t r a n s i t o r i o d e l r a e n
c i c n o d o ordenamiento.
La Ley en su artculo dcime. t r a n s i t e ^
r i o e n u n c i a : a p a r t i r de l a f e c h a de v i g e n c i a de
e s t a l e y , nu se constituirn r e s e r v a s para p e r
d i d o s de cobro en crditos. L a s prdidas p o r er
d i t o s i n c o b r a b l e s se aplicarn c o n t r a l a s r e s e r vas c o n s t i t u i d a s con a n t e r i o r i d a d , y cuando o
t a s f u e r e n i n s u f i c i e n t e s se observar l o d i s $ u e e
t o en ste ordenamiento.
Como podemos darnos c u e n t a , Ja boy
d e l Impuesto sobre l a Renta ya no a c e p t a es Limac i o n e s como a n t e r i o r m e n t e se venan e f e c t u a n d o . P a r a una mayor informacin, en vil captulo I I se
d e t a l l a en forma ms a m p l i a e l t r a t a m i e n t o c o n t a b l e P o r l o q.e se r e f i e r e a l a estimacin p a r a
cuentas i n c o b r a b l e s .
6.-FINANCIAMIENTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
En n u e s t r o pas, e l f i n a n c l n r a l o n t o
de l o s c u e n t a s p o r c o b r a r es poco u s u a l , s o b r e todo en a q u e l l a s que no estn r e s p a l d a d a s p o r
ttulos de crdito.
E l f i n a n c i a m i e n t o que ms so u t i l i z o en l a s empresas e x i s t e n t e s es e l desouento do
documentos en una institucin de crdito; es dec i r , m e d i a n t e l a autorizacin de l a a u t o r i d a d cora.''
ptente de una institucin b a n c a r i a , s e puedo do
c o n t a r un documento en l a lnea de crdito que tengo a u t o r i z a d a un c u e n t a h a b i e n t e de un b a n c o ; se descontar e l documento y e l banco entregare l e f e c t i v o a l b e n e f i c i a r i o d e l mismo, deducan-

dol l o s i n t e r e s e s p o r e l tiempo que l o hayan

a c e p t a d o . E s t a a c t i v i d a d se r e a l i z a p o r l o gener a l , p a r a a l l e g a r s e fondos p a r a h a c e r f r e n t e a
adeudos exigidos,tambin para h a c e r depsitos en
l o s bancos y c u b r i r s e b r e g i r o s en una c u e n t a decheques, p o r a p a g a r documentos v e n c i d o s , e t c .
E l f i n a n c i a m i e n t o de un documento des
contado ser p o r e l tiempo que l o a u t o r i c e n e n
e l banco, y a s u v e n c i m i e n t o l o presentar p a r n s u c o b r o a l a p e r s o n a que e s t o cargado d i c h o documento.
..
"Otra forma de f i n a n c i a r l a s c u o n t a s p o r c o b r a r , aunque menos u s u a l que l a a n t e r i o r
d e s c r i t a , es e l l l a m a d o F i n a n c i a m i e n t o de c u o n
tas por cobrar abiertas.
C o n s i s t e en f i r m a r un c o n v e n i o con
una compaa f i n a n c i e r a para a d e l a n t a r fondos
c o n t r a l a s c u e n t a s p o r c o b r a r p o r un perodo dot e r m i n a d o , g e n e r a l m e n t e un ao, con uno clusula
en que se p r e v i e n e que e l c o n t r a t o puede t e r m i
n o r s e p r e v i o a v i s o e s c r i t o , ya sea de l a n e g o c i a
c i e n o de l a compaa f i n a n c i e r a con s e i s meneado anticipacin o l a f e c h a de terminacin e s t a
b l e c i d a en e l c o n t r a t o . E l c o n t r a t o e s t i p u l a e l p o r c e n t a j e de l a s c u e n t a s que adelantar l a compaa.
La t a s a vara de 75 a 30f dependiendo
de l a c a l i d a d de l a s c u e n t a s y de s u monto medio,
a s i como de l a posicin f i n a n c i e r a do l a n e g o c i a
cin, una t a s a de 80$ es l o n o r m a l .
*~
0

E l f i n a n c i a m i e n t o se efecta sobre l n
base de s i n notificacin, e s t o e s , a l c l i e n t e do
l a negociacin no se l e i n f o r m a que su c u e n t a ha

s i d o t r a s p a s a d a a una compaa f i n a n c i e r a . La no
gociacin efecta l o s c o b r o s y c o n v i e n e en e n t r e
g a r su i m p o r t e en l a forma o l que l o recibi a l a .
compaa f i n a n c i e r a l a c u a l l o s d e p o s i t a . La com
j-oa f i n a n c i e r o hace a r r e g l o s c o n e l banco paro
u s a r un endose en c l a v e , de modo, que s i l o s cheques son d e v u e l t o s a l o s c u e n t o s stos no se en
t e r r a l de que sus ouentas han s i d o f i n a n c i a d a s .
E n v i r t u d de que l a c a n t i d a d r e c i b i d o
de l a compaa f i n a n c i e r a a l a f e c h a d e l f i n a n c i a
miento es i n f e r i o r a l i m p o r t e de l a s c u e n t a s p e r
c o b r a r , l a negociacin r e t i e n e c i e r t o derecho oproporcin s o b r e l a s c u e n t a s , l a c u a l l e es aero
d i t a d a p o r l a compaa f i n a n c i e r a . C u a l e s q u i e r a d e v o l u c i o n e s , b o n i f i c a c i o n e s y descuentos r e d u
cen e l i m p o r t e de e s t a proporcin. S i o s t o so
e x t i n g u e o reduce a una c a n t i d a d que l a compaa
f i n a n c i e r a c o n s i d e r a como a m o r t i g u a d o r 'protector
i n s u f i c i e n t e , l a negociacin enva a fique U n u n cheque p o r una suma bstente para c r e a r una p r o teccin a c e p t a b l e .
A causa de l a r e s p o n s a b i l i d a d c o n t i n gente que l a negociacin asume en e l f i n a n c i a
miento de l a s c u e n t o s p o r c o b r a r a b i e r t a s , l a
operacin es de n a t u r a l e z a s i m i l a r a l d e s c u e n t o de documentos y puede r e g i s t r a r s e en forma aril_o
ga. Supongamos p o r e j e m p l o que se f i n a n c i a r o n
$10,000.00 de c u e n t a s p o r c o b r a r y que se l e
a d e l a n t a r o n a l a negociacin $8,000.00 en e f o c t l
v o ; e l a s i e n t o para r e g i s t r a r e l f i n a n c l a m i e n t o sera;

G A J A
PROPORCION RETENIDA DE
CUENTAS TRASPASADAS.
CUENTAS POR COBRAR
TRASPASADAS

S,000.00
2,000.00
10,000.00

Supongamos uno devolucin o bonificacin

de $1,750,00; seran n e c e s a r i o s l o s s i g u i e n t e s
asientos s
- o DEVOLUCIONES Y BONIFICACIONES SOBRE VENTAS.
1,750.00
PROPORCION RETENIDA DE
CUENTAS TRASPASADAS
1,750.,=
CUENTAS POR COBRAR TRASPASADAS.
1,750.00
CUENTAS POR COBRAR.
1,750.--

No debe h a c e r s e ningn a s i e n t o en e l l i b r o do c a j a p e r l o s c o b r o s sobre c u e n t a s t r a apa

s o d a s ; stos no p e r t e n e c e n a l a negociacin,Binoque deben r e m i t i r s e a l a compaa f i n a n c i e r a ; a l n cmbargo deben r e g i s t r a r s e en l o s l i b r o s do l a negociacin p o r a m o s t r a r l a reduccin en l a s c u e n
t a s p o r c o b r a r t r a s p a s a d a s y en l a r e s p o n s a b i l i
dad c o n t i n g e n t e . S i se cobro uno cuenta de :||2.000.=
con o s i n deduccin por d e s c u e n t o , e l a s i e n t o a c o r r e r debe s e r :
CUENTAS POR COBRAR
TRASPASADAS.
CUENTAS POR COBRAR.

2,000.00
2,000.=

Suponiendo que 30 h i z o un d e s c u e n t o d e
$ 400.00, se r e q u i e r e e l s i g u i e n t e a s i e n t o a d i

c i erial;
DESCUENTO SOBRE VENTAS
PROPORCION RETENIDA DE
CUENTAS TRASPASADAS"(7)

400,00
400.00

( 7 ) P i n n e y M i l l e r . C u r s o do C o n t a b i l i d a d
Intermedia.
Tomo I.-Segunda Edicin.-1967.-Mxico.Pg.//211'.
21a.UTEHA.

CAPITULO SEGUNDO
ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.
1.-FLUJO DE FORMAS.
En t o d a s l a s empresas se t i e n e n a d a p t a das un s i n nmero de formas de a c u e r d o a l a s n e c e s i d a d e s d e l g i r o p r o p i o - d e l n e g o c i o a que se d e d i que, stas p r o p o r c i o n a n a l a v e z un c o n t r o l ms
e x a c t o en c u a n t o a l a s o p e r a c i o n e s e f e c t u a d a s e n
c u a l q u i e r d e p a r t a m e n t o . Y es de suponerse que e s
t a s formas t i e n e n un m o v i m i e n t o c o n s t a n t e d e n t r o
de l a empresa a l c u a l se l e d e s i g n a con e l nombrede FLUJO DE P0R1VI/VS.
E l p r e s e n t e f l u j o de formas a l que m o
e s t o y r e f i r i e n d o , est adaptado a una empresa c u
ya p r i n c i p a l a c t i v i d a d est d i r i g i d a a e f e c t u a r
v e n t o s a crdito, y t i e n e un s u p u e s t o nombre do
"LA NACIONAL".
P a r a poder o p e r a r c o n c e d i e n d o crditos,
l a empresa t i e n e c r e a d o un d e p a r t a m e n t o de e r
d i t o y c o b r n z a s , en e l c u a l ha e s t a b l e c i d o un
c o n t r o l i n t e r n o adaptado a sus n e c e s i d a d e s y as.fc u i d a r en e s t a forma l o s a c t i v o s de l a empresa
p r o p o r c i o n a n d o informacin o p o r t u n o y v o r a z .
a

L a explicacin que a continuacin v o y a e f e c t u a r t i e n e por objeto dar a conocer e l

f l u j o que t i e n e n l a s formas en l o s d e p a r t a m e n t o s de a c u e r d o con e l nmero de empleados e x i s t e n t e s .
Comenzar en e l i n s t a n t e en que un
c l i e n t e se p r e s e n t e en e l departamento de v e n t a s a comprar a crdito c u a l q u i e r a r t i c u l o ; en e l dep a r t a m e n t o de v e n t a s formularn una f a c t u r a c o n
s e i s c o p i a s y enviarn de i n m e d i a t o a l d e p a r t a
ment de crdito e l o r i g i n a r o n t r e s c o p i a s .
En e l Departamento de crdito p r o c e d e rn a h a c e r una s e r i e de i n v e s t i g a c i o n e s a n t e a

co a u t o r i z a r un crdito; e s t a s i n v e s t i g a c i o n e s consistirn en r e v i s a r e l e x p e d i e n t e d e l c l i e n t e
si
s que l o hay ', a o r d e n a r que l o i n v s t i g u o n
s i es que no se t i e n e e x p e d i e n t e a l g u n o de l.
En caso de que se a u t o r i z a r ; e l crdito,
se enviar una c u p i a a u t o r i z a d a a l de p a r t a raen bode v e n t a s , o t r a a l departamento de e o n b a b i l i d a d y e l original
y una c o p i a se quedarn en d e l de
p a r t a m e n t o de crdito.
E l departamento de v e n t a s como har l a f a c t u r o c o n s e i s c o p i a s , enviar una a l almacny dos a l departamento de empaque y embarque, doste d e p a r t a m e n t o enviarn una c o p i a de 1.a f o c t u
r a a l c l i e n t e a l momento de e n v i a r l a mercancaT
S i p o r a l g u n a c i r c u n s t a n c i a no oo a u t o r i z o un crdito s o l i c i t a d o , l a f a c t u r a o n v l ida a l departamento de crdito c o n t r e s copias,sord e v u e l t a a l d e p a r t a m e n t o de v e n t a s con un 30II0que indicar que ha s i d o NEGADO.
A continuacin explicar e l f l u j o de
l a f a c t u r a p o r medio de una grfica.

20.-

Credito
y
Cobranzas

C o n t r i b u i d id

n-r

Ventos
Foct.
31

Almacn

Empaque
y
Embarque

GRAFICA N o . l FLUJO DE LAS FACTURAS.

FLUJO POR COBROS,-Por l o que se r e f i e r e a i f l u j o de formas para e f e c t u a r c o b r o s l o puedoe x p l i c a r en l n forma s i g u i e n t e :

E n e l departamento de crdito e x i s t e n om
p l e o d o s e n c a r g a d o s de l l e v a r a l c o r r i e n t e , l o s r e g i s t r o s de c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r , y a l
momento de v e n c e r cada c u e n t o stos i n f o r m a n
oportunamente e n v i a n d o l o s documentos o c u e n t a s
prximas a v e n c e r , a un empleado para que haga l o s
r e p o r t e s de c o b r a n z a ( f o r m a #12) paro e n t r e g a r l o s a i o t r o da j u n t o con l a s c u e n t a s y documentos-,
a l c o b r a d o r encargado de h a c e r l a c o b r a n z a en l a zona que l e c o r r e s p o n d a . Hago mencin que para
e f c t o de l l e v a r a cabo una c o b r a n z a mas rpida
y e f e c t i v a , l a c i u d a d en que se e n c u e n t r a l a e m p r e s a , l a tenemos d i v i d i d a en c u a t r o zona3; p o r
l o t a n t o segn l a zona en donde c o r r e s p o n d a co
b r a r , sern l a s c u e n t a s e n t r e g a d a s a l c o b r a d o r -
p a r a que se l a s hagan e f e c t i v a s .
t

Una v e z o b t e n i d o e l c o b r o do l a s c u e n t a s
a l f i n a l i z a r e l da, e l c o b r a d o r , ese mismo da-*en l o t a r d e a n t e s de t e r m i n a r s u s l a b o r e s con una
h o r a de anticipacin, entregar a l c a j e r o p r e v i o recuento inspeccionado por e l s u p e r v i s o r d e l d e p a r t a m e n t o , t o d o e l e f e c t i v o cobrado y e l Q a j o r o l e firmar de r e c i b i d o en e l r e p o r t e de oobranzas
( c o p i a ) que se quedar en poder d e l c o b r a d o r ,
E l c a j e r o listar t o d o s l o s c o b r o s i n d i v i d u a l e s , e s p e c i f i c a n d o l o s nombres de l o s c l i e n t e s que p a g a r o n s u c u e n t a ; ( c o n dos c o p i a s ) e n v i a r una de e s t a s c o p i a s a un empleado d e l d e p a r t a mento de crdito, d e s i g n a d o ms a d e l a n t e c o n l a - l e t r a A, e l c u a l proceder a h a c e r nota de crdi
t o ( ^ - 2 ) c o n t r e s c o p i a s , e l o r i g i n a l ser e n v i a do a l c l i e n t e , una c o p i a para e l encargado de

l l e v a r e l c o n t r o l de l o s r e g i s t r o s a u x i l i a r e s ,
o t r a c o p i a p a r a e l encargado de o p e r a r l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s en c o n t a b i l i d a d , y
o t r o a l departamento de C a j a .
E l c a j e r o tambin comprobar ese i n g r e s o
a l mandar a c o n t a b i l i d a d su pliza de i n g r e s o s de_
t a l l a n d o l o s c l i e n t e s que p a g a r o n , para que en
c o n t a b i l i d a d cerno l l e v a n s i s t e m a de plizas, de i n m e d i a t o abonarn en cada t a r j e t a a u x i l i a r q u e
l e l l e v a n a cada c l i e n t e .
P a r a e f e c t o s de una explicacin, ms comp l e t a vase l a grfica deseoda a continuacin:

Crdito
y
Cobranzas

l'V./;^

C .'brad .-res

""Clientes

Caja

JBOfiEDAD D LA BIBLIOTECA

GRAFICA No. 2.Cobros

Normales.-

LA
JALAPA. VE.

Crdito
y
Cobranzas

Cobradores

Clientes

GRAFICA No. 3.Cobros no e f e c t u a d o s .

S i se p r e s e n t a r a l a situacin de un nuevo c a r g o a un c l i e n t e , e l f l u j o de f i r m a s s e r a
e l mismo u t i l i z a d o en l a grfica No. 1.
En caso de que se p r e s e n t a r a l a situacin
de que s u r g i e r a una c u e n t a i n c o b r a b l e , e l f l u j o
de formas ser e l mismo que se presentara en l a grfica No,3 nicamente que e l c o b r a d o r a l d o v o l
v e r l a c u e n t a p o r c o b r a r a l Depto. de crdito l e ondr una n o t a de INCOBRABLE, para que ' l o s inves_
t i g a d o r e s d e l departamento i n v e s t i g u e n y una v o z cerciorndose de s u i n c o b r a b i l i d a d , informarn a l
j e f e d e l departamento para que a u t o r i c e l a b a j a de e s a cuenta y se c o n t r o l e como i n c o b r a b l e .
t

^ _

F-l
LA

N A C I O N A L

I n d e p e n d e n c i a No. 64 T e l
Veraera, V e r .
Vendido

Factura
No.

Fecha
REG.FED. C \US.
UNIDAD

D E S C R I P C I O N

REG.CAM.COMER
l-'roclo
U n i t a r i o TOTAL

|DEPTO. VENTAS AUTORIZACION DEPTO.CRED.

FIRMA DEL JEFE
I.-ORIGINAL - P a r a e l c l i e n t e cuando pague
Dpto.de Crdito
^1.-COPIA
"
" Contabilidad
"1.-COPIA
1.- "
"
" Almacn
1.-
"
" Embarque
1.- "
C l i e n t e e n v i a d a con l a mere.
1.- "
P a r a e l Dpto. de V e n t a s .

LA

N A C I O N A L
Ne.Progresivo

NOTA LE CREDITO

Pecha .
Referencia
Su o r d e n No. N t r a . P a c t . N o .

A PAVOR DE:

CON ESTA PECHA HEMOS ACREDITADO A SU APRZCIABLE CUENTA LO SIGUIENTE:

Precio
UNIDAD
D E S C R I P C I O N
CANTIDAD
IMPORTE
Unitario
P o r c o n c e p t o de devolucin

T O T A L
HECHA POR

REVISADA

1 . - C o p i a - J e f e d e l Depto.
1.-Copia-Almacn

AUTORIZADA
1.-Original-Client e
1.-Copia-Contabilidad

AUXILIARES
1 . - C a p i a empleado
ene. de Re. de
C. X C.

I"

*"

j o -L O it .-i i_/
IOTA DE CARGO
CARGO
CON

echa:
Referencia:

DE

ESTA

CANTIDAD

FECH

;Nm. P r o g r e s ivc

HT'CS

UNIDAD

CARG.OO

CONCEPTO

Por

SU

. ^ R ^ I A B L E

DESCRIPCION

DEL

CUENTA

LO

SIGUIENTE:

CARGO

PARCIaL

IEPOET1

c o n c e p t o de f l e t e s

T O T A L
HECHxj.

POR

REVISADA

1.-Original - Cliente
1 . - C o p i a - Depto. Cont.

AUTORIZADA

1 . - C o p i a - Ene. Reg.
1 . - C o p i a - J e f e Dpto.

AUXILIARES

N A C I O

N A L

TARJETA AUXILI.-.R DE CLIENTES

. NOMBRE DEL CLIENTE
DOMICII10
ZONA
EECHA

GOi

C 0 N C E ? T 0

L I M I T E DE CREDITO
VENDEDOR
FOLIO

DEBE

HABER

SALDO

L A

N A C I O N A L

P-5

5ST,_ZX) DE COBRO
Se c a r g a n i n t e r e s e s p o r
cuentas vencidas.

m.

LUGAR Y PECHA

LUGAR:

CON ESTA FECHA L E RECORDAOS EL VENCIMIENTO LE SU ./PRECIABLE CUENTA

en

SALDO MES
ANTERIOR

FECHA DEL
PROX. VEITC.

CANTID J)

SALDO
PENDIENTE

O B S E R V A C I O N E S

P * j

JEFE DEL DEPARTAMENTO

1.-Original - Cliente
1 . - C o p i a - Empleado B.
1 . - C o p i a - J e f e d e l Depto

LA

N A c i o :: a I

p-6

REGISTRO DE 1X3 CEMENTOS POR COBRAR

ZONA

PECHA

No.
PECHA
VENC.

VALOR
No. de CLASE DE . i CARGO DE NOMINAL
DOCTO. DOCUMENTO

GASTOS Y OBSERVA
PRO C.PIN. CIONES 1

LA
N A C I O N A L
REGISTRO DE"CUENTAS POR COBRAR
AO DE I<

ZONA No:

MES DE
PECHA

NUMS.

N 0 M B R E S

CONCEPTO

CTAS.POR
COBRAR
DEBE

PECHA
DE
COBRO
K

OBSERVA '
CIONES
*

F-8

CUENTAS POR COBRAS

ZONA;
LA NACIONAL
VERACRUZ,VER.

CUENTAS POR COBRAR

PECHA

PEB.6/68

NTJM.

DOMICILIO:

A CARGO DE

RECIBIMOS
[POR LOS CONCEPTOS INDICADOS
ABONESE

FORMULO
.1.1.1.-

A LA

CUENTA

REVISO

NUM.

REGISTRO

Original - Cliente
Copia
- Depto. de S e r v i c i o
Copia
- Contabilidad

AUXILIARES

APROBO

PEOPIEDAD DE LA BIBLIOTECA
OS

FACULTAD

LA

DE COMERCIO

JALAI'A. VE.R.

FORMA

RECIEO
ZONA

No.

DE

DE

PAGO

No:

TALONARIO

PARA

EFECTUAR

L NACIONAL.
INDEPENDENCIA
VERACRUZ,VER.

P.AIOS

PAROLALES

ZONA

No.

304

FECHA

No:
X

CANTIDAD - PAGADA

i-

NOMBRE

APELLIDOS

DIRECCION
SI

CaMBIO

DE

DIRECCION

CITE

La

UE

TELEF:
DOMIC:
OFNA:
TENGA ACTUALMENTI

E s t e t a l o n a r i o ser u t i l i z a d o p o r l o s c l i e n t e s que se p r e s e n t e n p e - T
ri ticamente a h a c e r pagos p a r c i a l e s en e l d e p a r t a m e n t o de crdito y c o b r a n
zas.

F-10

N A C I O N A L
CONTROL
BRABLES

ALO DE

A N U A L DE L A S C U E N T a S C A N C E L A D A S P O R
INCOCOMPROBADAS
CON L a DOCUMENTACION
NECESARIA.

19

NOMBRE DEL CLIENTE

No. DE
CUENT A

PECHA DE
EXPEDICION

FECHA

T O T A L
3 COPIAS
1 . . - O r i g i n a l -Anexo a l a declaracin f i n a l
1.-Copia- C o n t a b i l i d a d
1.Reg.de C t a s . p o r c o b r a r
1.- "
J e f e d e l departamento.
11

DE

VEN CIMIENTO

CANTIDAD
OBSERVACIONES
INCOBRABLE

FIRMA D E AUTORIZACION.

35,
> NACIONAL.
IBA CRUZ, VER.

E- No. 11

E E C H A
MES

D I A

A C

jTxiLORES RECIBIDOS POR CORREO.

RE DEL CLIENTE

No.
CHEQUE

VARIOS
BANCO
(Proced.) (Giro Post.)

OBSERVA
IMPORTE OTONES.

Vo. Bo.
jfe del Depto. de Crdito
BIDO POR

RECIBI DOCUMENTOS

APROBACION DE
DESCUENTOS

L.-Original - Depto. de Crdito y C o b r a n z a s ,

t.-Copia - C a j e r o p a r a i n g r e s a r f o n d o s

REGISTROS A U X I L I A RES.
SUPERVISOR

36.

H i, C I O N A I

P-#

12

F .E C H
A N 0

M E S

D I A

_____
.

1TB DE

z o m NO:

F A C T U R A
J

:BTES

NUM.

DESCUENTO

IMPORTE
COBRADO

IMFDRTE

T O T A L E S ;
3KENTOS

RECIBI IMPORTE
COBRADO
CAJERO

RECIBI DOCUMEN APROBAC.DE

TOS DEVUELTOS. DESCUENTOS
COBRANZA

-Original - Depto. Crdito y C o b r a n z a s .

Copia - Cobrador.
C:?ia - C o n t a b i l i d a d .

OBSERVACION]:l?Cf

L
CONTROL

No.
Cta.

NOMBRE

CLIENTE

DI

_x

N A C I O N

CUENTAS Y

SALDO

L.JA3

DEUDOR

1.30

DOCUMENTOS

DE
31-60

L.
POR

COBRAR

VENCIDOS

RETRASO
61-90

91-120

121-180

180

,_

NO

COERADOS
ULTIMO
FECH.-J.

,GO

IMPORTE

OBSERVACIONES

b.-FACTURA. La f a c t u r a es un documento que s i r v e ,

p a r a r e s p a l d a r o g a r a n t i z a r l a legtima p r o p i e d a d
de un b i e n .
E n muchas empresas p a r a o t o r g a r un crd i t o ,acostumbran a que e l c l i e n t e debe de renar
una s o l i c i t u d i m p r e s a en l a c u a l l e hacen una .
s e r i e de p r e g u n t a s , o l e p i d e n un nmero de d a t o s
que l o mayor p a r t e de l a s v e c e s r e s u l t a n m o l e s t o s p o r a e l s o l i c i t a n t e , l o c u a l no es recomend
b l e en v i r t u d de l a a c t u a l c o m p e t e n c i a que p r e v a l e c e en c u a l q u i e r c l a s e de n e g o c i o s . P o r l o
t a n t o , tomando en consideracin l a s s i t u a c i o n e s d e s f a v o r a b l e s c o n e s t e s i s t e m a de s o l i c i t u d e s do
crdito, l o p r e s e n t e empresa ha optado p o r s e g u i r
uno poltica ms a c e r t a d a p a r a c o n c e d e r crditos,
que c o n s i s t e en que a l p r e s e n t a r s e e l d i e n t o n i
d e p a r t a m e n t o de v e n t a s a s o l i c i t a r un p e d i d o ,
de i n m e d i a t o elaborarn una f a c t u r a con s e i s c o p i a s r e m i t i e n d o e l o r i g i n a l con t r e s c o p i a s a l
d e p a r t a m e n t o de crdito y c o b r a n z a s .
E n e l departamento de crdito t a n p r o n
t o r e c i b a n una f a c t u r a s o l i c i t a n d o crdito p r o
cedern, s i ' e l s o l i c i t a n t e ya ha s i d o c l i e n t e a n t e r i o r m e n t e , o i n v e s t i g a r e l e x p e d i e n t e que e x i s
t a de l, a h o r a , s i es un c l i e n t e nuevo que no se e n c u e n t r e e x p e d i e n t e a l g u n o de l, se proced
r en e l d e p a r t a m e n t o a o r d e n a r a dos i n v e s t i g a d o r e s empleados de l a empresa, i n v e s t i g u e n a l
s o l i c i t a n t e s i n que ste t a n g a c o n o c i m i e n t o de t a l a c t i v i d a d r e a l i z a d o p o r l o s empleados e n c a r gados de d e s a r r o l l a r e s a l a b o r . En e s t o c a s o , se
pedir a l c l i e n t e p o r medio d e l departamento dev e n t a s , que se p r e s e n t e en un trmino de t r o s
das, en e l l a p s o de l o s c u a l e s resolvern a u t o -

izar o no e l crdito s o l i c i t a d o .
S i y a e x i s t i e r a e x p e d i e n t e cono u i e n c i o
n* a n t e r i o r m e n t e , y se t i e n e un h i s t o r i a l c o m e r
c i a l a c e p t a b l e , e n t o n c e s se proceder de i n m e d i a t o a o t o r g a r e l crdito s o l i c i t a d o , a u t o r i z a n d o
1 o r i g i n a l y l a s t r e s copias a l jefe d e l d e p a r
tamento.
E l o r i g i n a l de l a f a c t u r a y una c o p i a
quedarn en p o d e r d e l departamento mencionado, yuna v e z que e l c l i e n t e t e r m i n e de pagar t o t a l m e n t e s u c u e n t a , se l e e n t r e g a r a e l o r i g i n a l de l a
f a c t u r a , uno c o p i a a u t o r i z a d a se enviar a l de
p a r t a m e n t o de v e n t a s , y o t r a pora e l departamento
de c o n t a b i l i d a d . E l departamento de v e n t a s , o n v i a
r tambin dos c o p i a s a l departamento de empaque
y embarque,para que ah se procoda a e n v i a r l a
mercanca acompaada c o n una c o p i o de l a f a c t u r a autorizada a l cliente.
L o s i n v e s t i g a d o r e s que mencion a n t o r i o r
mente, s o n empleados d e l departamento de crditoy c o b r a n z a s , l o s c u a l e s estn encargados oxclus:Lvamente de i n v e s t i g a r a l o s s o l i c i t a n t e s do e r
d i t o s p o r l o s medios que t e n g a n a s u a l c a n c e
Cuando y a hayan i n v e s t i g a d o a un c l i e n
t e y e l i n v e s t i g a d o r c o n s i d e r e que es s u f i c i e n t e l a informacin o b t e n i d a , se entregar t o d a l a i n formacin p o r e s c r i t o a l j e f e d e l departamento:
p a r a que conceda o no l a autorizacin d e l crdito.
S i e l crdito no es concedido, so d e v o l
ver e l o r i g i n a l de l a f a c t u r a con l a s c o p i a s a l d e p a r t a m e n t o de v e n t a s pero s i n a u t o r i z a r e l crd i t o c o n un s e l l o que-dir NEGADO i s i el'"crdito-es
c o n c e d i d o se seguir l a s e c u e n c i a que mencion
anteriormente.

GRAFICA No. 4." FLUJO FACTURA

4-0.

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C.-FORMA DE CUENT/.S POR COBRAR.La N a c i o n a l , empresa d e d i c a d a a o p ^ r r u c o n c e d i e n d o crditos, ha diseado y e s t a b i e c i a e l a forma de c u e n t a s p o r c o b r a r de acuerdo a s u s necesidades.
La forma de una cuenta p o r c o b r a r dobot e n e r t o d o s l o s r e q u i s i t o s n e c e s a r i o s p a r a P^"~~
d e r c u m p l i r s u funcin c o m p l e t a . E s t a contondre l nombre d e l n e g o c i o a que c o r r e s p o n d a , e l nomb r e especfico de s e r una c u e n t a p o r c o b r a r , o l d o m i c i l i o de l a empresa, e l r e g i s t r o f e d e r a l d e c a u s a n t e s , l a c a n t i d a d a c o b r a r , nombro de 1>.
p e r s o n a s q u i ^ h c o r r e s p o n d a l a c u e n t a , minio r o p r o
g r e s i v o , e s p a c i o n e c e s a r i o p a r a a n o t a r o l concep
t o , en l a p a r t e i n f e r i o r so l e pondr una r e d a c cin en donde se e s p e c i f i q u e h a b e r r e c i b i d o o l
i m p o r t e anotado en e l cuerpo de l a forma con nmero y l e t r a ; contendr l a indicacin do l a cuon
t a que se deba abonar y p o r ltimo llevar l a
f i r m o d e l que formul, revis y autoriz e l crdito.
Esoogerenos_como medelo l a forma No.8 que se e n c u e n t r a en e l grupo de l a s formas d i s e adas..
d.-ESTADO DE COBRO.E n cunto a l o que se r e f i e r e ,a l o s e s t a d o s de c o b r o , puede d e c i r s e que a l g u n a s emprosns t i e n e n i m p l a n t a d o en s u departamento de'crd i t o y c o b r a n z a s como una medida adecuada do con
t r o l i n t e r n o , e l e n v i a r a sus c l i e n t e s e s t a d o s - "
de cobro mensuales p a r a e v i t a r p o s i b l e s e r r o r e s

4-1.

que puedan a f e c t a r a a l g u n a s de l a s p a r t o s ( c o n p r a
d o r y v e n d e d o r ) . Segn l a forma #5.
E n l a p a r t e s u p e r i o r y enmedio de l a
h o j a ( f o r m o ) , a p a r e c e l a mencin de s e r E s t a d o de
Cobro m e n s u a l ; seguido- y a b a j o e l nombre de l a
compaa que est mandando e l e s t a d o de c o b r o , e n l a p a r t e s u p e r i o r i z q u i e r d a aparecern l o s m i m e
r o s y c l a v e s de e s t a c u e n t a , en l a p a r t e s u p e r i o r
y a l a derecho a l a a l t u r a de donde se e n c u e n t r a e l nombre d e l n e g o c i o aparecer una l e y e n d a q u e
d i c e : "se c a r g a n i n t e r e s e s p o r c u e n t a s v e n c i d a s " .
E n e l d e s a r r o l l o d e l e s t a d o de cobro se encuen
t r a n l a s columnas s i g u i e n t e s : una columna i n d i c a n
do e l s a l d o a n t e r i o r , o t r a para f e c h a d e l prximo
v e n c i m i e n t o , una t e r c e r a columna i n d i c a n d o l a can
t i d a d que deber e n v i a r e l c l i e n t e ; una c u a r t a
columna p a r a i n d i c a r e l s a l d o que quedar pendion
t e p a r a e l prximo raes, y una q u i n t a columna msancha p a r a l a s o b s e r v a c i o n e s que sean n e c e s a r i a s a n o t a r p a r a l a consideracin d e l c l i e n t e .
e.-REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR.P a r a l l e v a r un c o r r e c t o y adecuado c o n t r o l de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , se debo l l e v a r - t
una c u e n t a p o r cada c l i e n t e i n d i v i d u a l (forma #4
t a r j e t a a u x i l i a r de c l i e n t e s ) a l c u a l se l e c o n .
cedi un crdito d e t e r m i n a d o .
E s t a forma de t a r j e t a a u x i l i a r de c l i e n t e s s i r v e para c o n t r o l a r en forma i n d i v i d u a l el-*-,
crdito o t o r g a d o , dndose c u e n t a tambin de u n a
manera ms fcil y rpida d e l movimiento que t e n ga l a c u e n t a de cada c l i e n t e . C o n s t o en l a p a r t e s u p e r i o r y enmedio d e l nombre d e l n e g o c i o ; s e g u i do en l a p a r t e de a b a j o l a mencin de s o r t a r j e t a
a u x i l i a r de c l i e n t e s , s e g u i d o a b a j o en l a p a r t e -

izquiErda.-lleva e l rioabre d e l c l i e n t e , su d o m i c i
l i o , e l artculo que l e fu v e n d i d o y e l n o m b r e d e l vendedor.
E n e l cuerpo de l a t a r j e t a se e n c u e n t r a una p r i m e r a columna p a r a i n d i c a r l a f e c h a en l a
c u a l t i e n e movimiento deudor o a c r e e d o r l a t a r j e t a , s e g u i d o se e n c u e n t r a una columna ms a m p l i a que t i e n e como encabezado l a p a l a b r a CONCEPTO, en
l a c u a l se a n o t a e l m o t i v o p o r e l c u a l tuvo movim i e n t o d i c h a c u e n t a , seguidamente aparece una c o lumna que t i e n e como encabezado l a p a l a b r a POLIO,
en l a c u a l se a n o t a e l f o l i o d e l l i b r o a u x i l i a r
en e l c u a l se ha a s e n t a d o
l a misma operacin que
a p a r e c e en l a t a r j e t a ; p o r ltimo a p a r e c e n dos
columnas que son en l a s que se r e g i s t r a n l a s cant i d a d e s c a r g a d a s o abonadas, e s t a s columnas l i e
v a n e l encabezado l a p r i m e r a de DEBE y l a oegunda
e l de HABER; y p a r a f i n a l i z a r se e n c u e n t r a una ll
t i m a columna en l a c u a l aparecer e l s a l d o de l n cuenta a cargo d e l c l i e n t e .
El total
de t o d a s l a s c u e n t a s p o r co
b r a r i n d i v i d u a l e s , se c o n t r o l a n y se chocan con l a
c u e n t a de mayor que c o r r e s p o n d e en e l b a l a n c e a
una c u e n t a de a c t i v o c i r c u l a n t e ; tambin podr.
a d a p t a r s e u n s u b c o n t r o l cuando l a s cuentas p o r
c o b r a r se c l a s i f i q u e n en v a r i o s grupos, y cada g r u
po s e a l l e v a d o p o r e l empleado encargado de l l e v a r
l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s , en e l d e p a r t a
ment de c o n t a b i l i d a d .
L a c u e n t a de Mayor se cargar'cada f i n
de mes d e l i m p o r t e t o t a l de l a s v e n t a s a crdito,
y se abonar p o r e l t o t a l de todos l o s pagos quee f e c t u e n l o s c l i e n t e s d u r a n t e e l mes; su s a l d o
representar e l t o t a l de l a s c u e n t a s p e n d i e n t e s
por c o b r a r .

P a r a l l e v a r n a m e j o r c o n t r o l de l a s c u c a
t a s iKr c o b r a r y e s t a r p e n d i e n t e de s u v e n c i m i e n ^
t o p a r a cobrarlas s e adaptar tai r e g i s t r o do ~
c u e n t a s p o r c o b r a r como una medida de c o n t r o l i n t e m o ( f o r m a # ? R e g i s t r o de c u e n t a s p e r c o b r a r ) *
P a r a l a s c u e n t a s p o r c o b r a r amparadas
e o s ttulo de crdito!'letra de c a m b i o , pagar) s e
t i e n e e s t a b l e c i d o un. R e g i s t r o de documentos p o r
c o b r a r ( f o r m a #6} como una medida de c o n t r o l i n
t e m o e s t a b l e c i d a para e l mejor funcionamiento

d e l c o b r o de documentos a s u v e n c i m i e n t o ,
2.-HXVELES DE AUTORIDAD
Como tenemos e n t e n d i d o , a c t u a l m e n t e o n
t o d a s l a s empresas que o p e r a s o n g r a n e s c a l a , l a implantacin de u a s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o a
deeuado i m p l i c a l a asignacin de r e s p o n s a b i l i d a d e s $ y e s e n e l momento de l a asignacin de r u s
p o n s a b i l i d a d e s e n donde s u r g e n l a s jerarquas*
A l a b o r d a r e s t e toma me e s t o y r e f i r i e n d o
a l a s jerarquas e x i s t e n t e s e n e l d e p a r t a m e n t o de
crdito y c o b r a n z a s de l a s u p u e s t a empresa a, Nac i o n a l , en l a c u a l se ha i m p l a n t a d o un s i s t e m a de
c o n t r o l i n t e r n o adecuado a l d e p a r t a m e n t o c i t a d o .
E l p r e s e n t e d e p a r t a m e n t o o r g a n i z a d o cons
t a de doce empleados l o s c u a l e s estn d i s t r i b u i dos en l o forma s i g u i e n t e :
Un J e f e d e l d e p a r t a m e n t o de Crdito y
Cobranza
Un S u p e r v i s o r .
C u a t r o Empleados de O f i c i n a
Cuatro cobradores.
Dos i n v e s t i g a d o r e s .

a.-JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZAS.

P a r a que un departamento de Crdito y
C o b r a n z a s f u n c i o n e adecuadamente es i n d i s p e n s a b l e
que l a direccin d e l mismo se haga a t r a v o s de
un j e f e , e l c u a l debe de t e n e r una preparacin
muy e s p e c i a l , d e b i d o a que l a l a b o r a d e s a r r o l l a r
p o r l v i e n e a s e r l a consumacin d e l c i c l o e c o
nmico de l a empresa, adems debe de t e n e r una
e x p e r i e n c i a en e l manejo d e l p e r s o n a l que est
b a j o sus rdenes,y de e s a manera podr l l e v a r a
cabo s u s f u n c i o n e s de acuerdo o l a s n e c e s i d a d e s
y polticas e s t a b l e c i d a s p o r l a empresa.
Tambin tendr l a obligacin de e s t a r
v i g i l a n d o constantemente l a s a c t i v i d a d e s d e l p e r s o n a l a s u c a r g o p a r a e s t a r observando e l r e n d i
m i e n t o en c u a n t o a l d e s a r r o l l o de su t r a b a j o .
E l J e f e d e l departamento,responder ante
l a administracin de l a empresa, en c u a l q u i e r o l
tuacin crtica que s u r g i e r a en c o n t r a do l o s i n t e r e s e s de l a c i t a d a empresa p o r o p e r a c i o n e s e f o c
t u o d a s en e s t e d e p a r t a m e n t o .
Como f u n c i o n e s p r i n c i p a l e s de su t r a b a j o ,
tendr a s u c a r g o l a de a u t o r i z a r t o d o s l o s e r
d i t o s solicitados,despus- de h a c e r l o s i n v e s t i g a ciones convenientes a l c l i e n t e .
La delegacin de r e s p o n s a b i l i d a d e s y
o b l i g a c i o n e s que haga e l j e f e d e l departamento
a l o s e l e m e n t o s que l o i n t e g r a n , ser en forma
p r e c i s a a cada uno de e l l o s , pues a p e s a r do quet o d o s forman un e q u i p o , no es p o s i b l e r e s p o n s a b i l i z a r .a t o d o s p o r l o mala actuacin de uno de l o s
elementos.

4-5.-

b.-SUPERVISOR DE CREDITOS CONCEDIDOS.

P a r a comprobar t o d o s l o s d a t o s o b t e n i d o s
por l o s i n v e s t i g a d o r e s de l o s c l i e n t e s r e c i e n t e s a l o s c u a l e s l e han a u t o r i z a d o crdito, e x i s t i r a * un s u p e r v i d o r de crditos c o n c e d i d o s , e l c u a l med i a n t e una revisin e f e c t u a d a con d e t e n i m i e n t o do
ber v a l o r a r l o s d a t o s d e l c l i e n t e que l e f u e r o n enviados.
Los medios mas u s u a l e s para o b t e n e r u n a informacin completo de un c l i e n t e p a r a poder
o t o r g a r l e crdito s o n :
1. -Por l o s i n v e s t i g a d o r e s de l a n e g o c i a cin.
2. - A g e n t e s de V e n t a s .
Los a g e n t e s de v e n t a s s i r v e n como mediode informacin ya que en s u t r a b a j o t i e n e n l a f a c i l i d a d de p o d e r o b t e n e r r e f e r e n c i a s s u f i c i u n t o s de un g r a n nmero de p e r s o n a s .

Departamento de Crdito y

Cobranzas.

Solicitud
de crdito ii
| Investigacin

Referencias

Supervisor
Autorizacin
( J e f e d e l Dpto.)

Grfica No. 5- S e c u e n c i a s e g u i d a para

un crdito.

autorizar

c.-EMPLEADOS DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRAN

ZAS.
Los empleodos que l a b o r a n en e l d e p a r t a mento de crdito,estn s i t u a d o s en l u g a r e s adeca
dos a manera de que s u s a c t i v i d a d e s no se v e a n
interrumpidas entre e l l o s , y tienen asignadas s u s o b l i g o c i o n e s en cuanto a l t r a b a j o a d e s a r r o l l a r
p a r a l o g r a r e l mejor f u n c i o n a m i e n t o .
Como ye, expliqu l a s f u n c i o n e s que e j o c u
t a n e l J e f e d e l departamento en e l punto a) y l a s
d e l S u p e r v i s o r de s o l i c i t u d e s de crdito en e l
punto b ) , de ste mismo captulo, a continuncinme referir a l o s dems empleados que t r a b a j a n
ah mismo y a l a s l a b o r e s que desempean.
E x i s t e n c u a t r o empleados que desempean
sus l a b o r e s en e l departamento y se d i s p o n o de
c u a t r o c o b r a d o r e s l o c a l e s para e f e c t u a r l o s co
b r o s d i a r i o s ; se t i e n e n dos i n v e s t i g a d o r e s que se
encargarn de o b t e n e r r e f e r e n c i a s de l o s n u e v o s
clientes.
P a r a e f e c t o de e x p l i c a r e l t r a b a j o q u e
d e s a r r o l l o cada empleado en e l departamento de
crdito y d i s t i n g u i r l o s c o n mayor f a c i l i d a d , l o o d i f e r e n c i a r e m o s uno de o t r o p o r medio de l a s l e
t r a s A,B,C, y D.
E l empleado A tendr a s u c a r g o
las actividades siguientes:

efectuar

o).-Elaboracin a mquina de l a s n o t a s de cargo (P-2)

b).-Elaboracin a mquina de l a s n o t a s
de crdito (P-3)
j

48.

c).-Elaboracin a mquin
por cobrar.

de l a a C u e n t a s

Empleado B:
a) . - L i s t a r e l nombre de l o s c l i e n t e s
que e n v i e n v a l o r e s p o r c o r r e o ( P - l l )
b) . - E l a b o r a r un da ante3 de su c o b r o e l r e p o r t e de Cobranzas ( P - 1 2 ) .
c) -Documentar todos l o s crditos que
se e x p i d a n a cargo de l o s c l i e n t e s .
A l o s empleados que se l e s t i e n e a 3 i g n n
das l a s l e t r a s C y D desarrollarn e l t r a b a j o aT
guientes
~"
Empleado C:
a) . - R e g i s t r o de Cuentas p o r c o b r a r (P-7)
b) . - C o n t r o l de Cuentas v e n c i d a s ( P - 1 3 )
c) . - C o n t r o l de Cuentas p o r C o b r a r I n c o brables
Empleado D:
a) . - R e g i s t r o de Documentos p o r C o b r a r
(P-6)
b) . - C o n t r o l de Documentos v e n c i d o s ( E - 1 3 )
t).- "
"
"
por cobrar
incobrables

NOTA DE
CARGO

NOTA DE
CREDITO

CTAS.
POR
COBRAR

VALORES
CIBIDOS
CORREO

RE
POR

R E P O R T E DE
COBRANZAS

PAGARK
LETR/iS
DE

GRAPICA

NO.

6-

Asignacin do l a b o r e s .

C.

REG. DE DOCU
MENTOS POR O
BRAR.

CONTROL DE
DOCUMENTOS
VENCIDOS

CONTROL
CXC INCO
BRABLES.

GRAFICA No. 7-Asignacin de l a b o r e s .

3.-POLITICAS DE COBRO ESTABLECIDAS.

L a s polticas de c o b r o e s t a b l e c i d a s e n
e l departamento de crdito y c o b r a n z a s estn e n
cauzadas
a c o n t r o l a r l a s c u e n t a s , c o b r a r l a s opor
tunamente, u t i l i z a r l o s medios y formas adecuadas
para e l cobro y c o n t r o l a r e l e f e c t i v o cobrado.
E n ouanto. o u t i l i z a r l o s medios y f o r m a s adecuadas p a r a c o b r a r oportunamente l a s c u e n t a s
p e n d i e n t e s , se t i e n e n e s t a b l e c i d a s dos formas
adecuadas a sus n e c e s i d a d e s de c o b r o , que s o n ,
u t i l i z a n d o l o s medios p r o p i o s de l a empresa y l a utilizacin de t e r c e r a s p e r s o n a s .
E n t r e l o s medios p r o p i o s de c o b r o que
u t i l i z a e l departamento de crdito mencionar l o s
siguientes s
a) .-Cobradores empleados d e l departamento
b) .-Presentacin d e l c l i e n t e a pagar a l a empresa,
c ^ . - P o r medio d e l c o r r e o
d ) . - P o r medio de l o s e s t a d o s do c o b r o .
a).-POR MEDIO DE COBRADORES.
Los c o b r o s l o c a l e s se efectuarn p o r med i o de l o s c o b r a d o r e s empleados d e l departamentc
que l o s harn en forma d i a r i a p a r a l o c u a l l e s
ser e n t r e g a d o un r e p o r t e d i a r i o de c o b r a n z a s p o r
e l empleado a l que i d e n t i f i c a m o s con l a l e t r a B.
f

E s t o s c o b r a d o r e s , sern l o s encargados
do l l e v a r a cobo l a recuperacin de l o s crditosc o n c e d i d o s a l o s c l i e n t e s con l a ayuda de l o s
e n c a r g a d o s de c o n t r o l a r l o s r e g i s t r o s d i a r i o s del a s c u e n t a s p o r c o b r a r , que son l o s que estarn

p e n d i e n t e s de l o s v e n c i m i e n t o s de l o s c u e n t o s .
E s t e p r o c e d i m i e n t o de c o b r a r l a s c u e n t a s ,
debe de s e r e f i c a z para c o n s e g u i r que l o s c l i e n
t o s paguen, y c o n s e r v a r a l mismo tiempo s u r e s p o n
s a b i l i d a d de c u m p l i r con l o s s i g u i e n t e s pagos.
Adems l o s c o b r a d o r e s ,tendrn l a consig_
na de p r o p o r c i o n a r l e a l o s c l i e n t e s un t r a t a m i e n t o amable y corts, ya que en e s t a forma se o b t e n
drn ms fcilmente r e s u l t a d o s positivosy tam
b i e n auxiliarn a l departamento de v e n t a s .
En e l departamento de c o b r a n z a s sta
funcin es demasiado i m p o r t a n t e , ya que e l d i n e r o
i n m o b i l i z a d o en formas de c u e n t a s p o r c o b r a r n o
p r e s t a un s e r v i c i o a c t i v o en e l n e g o c i o .
P o r a que l o p r e s t e , deber de c o b r a r s e
en s u o p o r t u n i d a d con o b j e t o de t e n e r una r o t a
cin f a v o r a b l e de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , p a r a
l o c u a l es n e c e s a r i o c o n t a r con un s i s t e m a e f i
c i e n t e do c o b r a n z a s .
E l departamento de crdito, deber t a m
b i e n de p r o t e g e r a l a empresa en e l s e n t i d o do
b u s c a r l a formo ms a p r o p i a d a para l a remunera
cin a l o s c o b r a d o r e s . E n mi concepto c o n s i d e r o
que l a formo ms a p r o p i a d a , ser e l de i m p l a n t a r un s i s t e m a de remuneracin que no sea n i e l s a l a r i o f i j o n i a base de c o m i s i o n e s , s i n o una combinacin de ambos.
As e l c o b r a d o r recibir un pequeo s u e l
do,y aadido o ste una comisin basada on l a a n tigedad de l a s c u e n t a s que c o b r e , proporcionnd
l e en e s t a forma a l a v e z s e g u r i d a d e i n c e n t i v o .

b).-PRESENTACION DEL CLIENTE EN EL DEPARTAMENTODE CREDITO.

E n o l p r e s e n t o departamento de crdito
y e o b r o n z o a s e t i e n e e s t a b l e c i d o tambin como s i s _
temo de cobro,que e l c l i e n t e se p r e s e n t e a l dopar
tomento p e r s o n a l m e n t e y efecte s u s pagos en e l
propio establecimiento.
f

E s t a presentacin d e l c l i e n t e a l d e p o . r
tomento p a r a h a c e r sus pagos, t i e n e como o b j e t i
v o s p r i n c i p a l e s u l que se ponga e l c l i e n t e en
c o n t a c t o c o n l o s mercancas que se t i e n e n en
exhibicin y l a n e c e s i d a d de p o s e e r l o l e d e s p i e r t e e l deseo de una nueva compra de artculos;
tambin se t i e n e o p o r t u n i d a d de c o n o c e r a l c l i e n t e ms a m p l i a m e n t e ; o b i e n se pueden o f r e c e r o f e r
t a s de artculos en cada temporada y e l c l i e n t e *
o b t e n e r l o ms cmodamente.
E l c o n t r o l adecuado p a r a poder l l e v a r
a cabo l o e x p l i c a d o a n t e r i o r m e n t e es e l a l g u i e n
te? a l momento do e f e c t u a r s e l o v e n t a a crdito f ~
se l e entregar a l c l i e n t e un t a l o n a r i o e o i i t o n i o n
do t a n t o s t a l o n e s como pagos tenga que e f e c t u a r
e l c l i e n t e posteriormente.
Cada v e z que vence e l p l a z o en que debep a g a r s e una c u e n t a p a r c i a l m e n t e , e l c l i e n t e se
p r e s e n t a a l departamento de caja con s u t a l o n a r i o ,
paga y l e e n t r e g a e l t a l o n a r i o o l c a j e r o e l c u a l s e l l a l a s dos p a r t e s d e l t a l o n a r i o , cuerpo y
taln, y se guarda e l c u e r p o , o sea l o a r r a n c o
y l e d e v u e l v e o l c l i e n t e de nuevo su t a l o n a r i o , ,
E l cuerpo d e l t a l o n a r i o que l e queda a l c a j e r o
servir come comprobantes p a r a abonar l a c u e n t a
d e l c l i e n t e , ya que c o n t i e n e e l nombre d e l c l i e n -

t e , canti.:ad abonada, c l a v e , f e c h a e t c . , e l
taln quedar s e l l a d o y a d h e r i d o a l t a l o n a r i o
p a r a comprobar s u pago.
Todas l a s v e c e s que vaya e l c l i e n t e a
p a g a r s u cuenta p a r c i a l m e n t e , se repetir l a misma
operacin h a s t a que t e r m i n e de pagar en su t o t a l i d a d e l crdito a su c a r g o , y e n t o n c e s l e e n t r e
garn l a f a c t u r a d e l o b j e t o pagado.
E l c a j e r o enviar una c o p i a de l a l i s t a d i a r i a de t o d o s l o s pagos e f e c t u a d o s p o r l o s
c l i e n t e s , l a c u a l contendr e l nombre d e l c l i e n t e ,
c a n t i d a d pagada, nmero de c u e n t a , c l a v e , e t c . ,
a l empleado en c o n t a b i l i d a d encargado de c a r g a r
y abonar l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s p a
r a c o r r e r l e en l a t a r j e t a r su nombre e l abono i n
dicado por e l cajero
Tambin e l c a j e r o enviar a l o s e m p l e a
dos encargados d e l c o n t r o l de l o s r e g i s t r o s de
c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r , una c o p i a do l a l i s t a que l e envi a l encargado do mover l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s para que efecten
l o s m o v i m i e n t o s d e b i d o s en sus r e g i s t r o s .
E l c a j e r o guardar l a l i s t o o r i g i n a l , y 1c anexar t o d o s l o s cuerpos do l o s t a l o n a r i o s
a r r a n c a d o s a l t a l o n a r i o para comprobar sus i n g r e sos a c a j a .
En caso de que se p r e s e n t a r a c u a l q u i e r aclaracin que algn c l i e n t e s o l i c i t a r a l e h i c i e ran,
en e l a r c h i v o d e l c a j e r o encontrarn t o d o s
l o s comprobantes s e l l a d o s que debern c o i n c i d i r
con e l nmero de abonos que a p a r e c e n en l a s t a r
j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s y aparecer tambins u cancelacin en e l r e g i s t r o de c u e n t a s p o r c o
brar.

DEPTO.

CREDITO

REGISTROS

DE1TO.CONIABI
LIDAD.
TARJETAS A U I I
LIARES.

GRAFICA No. 7.-PRESENTACION DEL CLIENTE A PAGAR A L A CAJA

EN LA EMPRES^.

c).-COBROS FORANEOS POR CORREO.

Como uno poltico do cobro e s t a b l e c i d o
p o r e l departamento de crdito a sus c l i e n t e s
forneos,ser e l de e n v i a r l e s c o n c i n c o das de anticipacin o l v e n c i m i e n t o de su c u e n t a , un esta_
do de c o b r o ( f o r m a # 5) en e l c u a l se l e m u e s t r a
a l c l i e n t e e l s a l d o a n t e r i o r y e l pago que deber
hacer.
E s t a s formas de E s t a d o s de Cobro ya o s
t a r a n i m p r e s a s , y s o l o se anotar en e l l o s l a s
c a n t i d a d e s que c o r r e s p o n d a n , e l nombre d e l c l i e n te, e l lugar y focha.
Con e s t e s i s t e m a de cbrelos o b j e l i v o s p r i n c i p a l e s sern e l de r e c o r d a r l e a l c l i e n t e s u deuda p e n d i e n t e , e i n d i c a r l e e l envo de e f e c t i v o que debe h a c e r paro c u b r i r p a r c i a l o t o t a l m e n t e
su deuda.
E l empleado d e l departamento
encargado
do e n v i a r e s t o s E s t a d o s de Cobros, ser e l Superv i s e r eA l o s crditos c o n c e d i d o s , e l c u a l dobere s t a r p e n d i e n t e de l a s c u e n t a s que vayan a v e n
c o r c o n c i n c o das de anticipacin.
O t r a forma de c o b r o s que t i e n e e s t a b l o
c i d o e l departamento de crdito c o n l o s c l i e n t e s forneos, es e l envo de c a r t a s de cobro para quo
r e m i t a n e l e f e c t i v o p o r medio d e l c o r r e o , ya s e a en g i r o p o s t a l o en cheque.
D i c h a s c a r t a s debern e s t a r r e d a c t a d o s
en t a l forma,que t e n g a n como p r i n c i p a l e s o b j e t i vos e l c o n s e g u i r que e l c l i e n t e envi e l e f e c t i v o ,

i m p o r t e de l a c u e n t a y a l a v e z d e j a r e s t a b l e
c i d o , e l c o n s e r v a r que en e l c l i e n t e s i g a e x i s t i o n
do l a r e s p o n s a b i l i d a d de pagar.
E s t a s c a r t a s sern f o r m u l a d a s y e n v i a
das p o r e l J e f e d e l departamento t o n p r o n t o como
l e s sean p a s a d a s l a s l i s t a s de l o s c l i e n t e s moro
sos que se han r e t r a s a d o en sus pagos.
~*
E s t a s r e l a c i o n e s do c l i e n t e s morosos so_
rn e l a b o r a d a s p o r e l empicado encargado de l l e v a r e l c o n t r o l de l a s c u e n t a s p o r c o b r a r v e n c i
das.

CONTROL
!DE C.X.C:
iVENCIDAS.

EFPLEM)0

JEFE DEL DEPTC

i'
RELACIONES^ & E I ABOR \ CART\S
Y ENVIA
3

CLI'WES
MOROSOS

GRAFICA No. 9 - SECUENCIA SEGUIDA PARA RECORDARLE

A LOS CLIENTES-PAGUEN SU CUENTA
VENCIDA.

4.-PARTIDAS ESPECIALES RELACIONADAS CON LAS

CUENTAS POR COBRAR.
r

a).- J r a t a m i e n t o de l o s f l e t e s i n c u r r i d o s en
v e n t o s a crdito.
En a l g u n a s empresas en sus polticas
de v e n t o s a crdito e s t a b l e c i d a s , u t i l i z a n o i m
p l a n t a n d i s t i n t a s maneras en c u a n t o a l a a p l i c a cin de l o s gastos o r i g i n a d o s p o r concepto de
v e n t o s a crdito. E l p r e s e n t e departamento de
crdito y c o b r a n z a s , t i e n e i m p l a n t a d o en c u a n t o a l o s f l e t e s i n c u r r i d o s p o r v e n t a de mercancasa crdito l a s i g u i e n t e condicin de t r a n s p o r t e : L.o.B. punto de embarque, que s i g n i f i c a que e l vendedor s o p o r t a e l c o s t o de c o l o c a r l a m e r c a n
ca en l o s medios de t r a n s p o r t e s en l o s c u a l e s
se enviarn l a s mercancas a l comprador, pero o l
comprador c a r g a con t o d o s l o s g a s t o s de t r a n s p o r
te.
"Muchas v e c e s sucede que l o s g a s t o s dot r a n s p o r t e s son pagados p o r l o persona que so
gn 1 "os c o n d i c i o n e s de vento no l e c o r r e s p o n d e
p a g a r l o s . As p o r ejemplo un vendedor que do3
pache l a mercanca L. a B. punto de embarque,
puede p a g a r p o r a d e l a n t a d o l o s g a s t o s de f l e t e s p a r a comodidad de s u c l i e n t e y a g r e g a r t a l e s
g a s t o s en l a f a c t u r a .
P a r a i l u s t r a r e l caso supongamos que
l o s g a s t o s de t r a n s p o r t e s que i m p o r t a r o n $ 1 7 0 . 0 0
sobre un p e d i d o de $3,000.00 L. a B. punto de
embarque f u e r o n c u b i e r t o s p o r e l vendedor.
En l o s l i b r o s d e l vendedor se c o r r e r o n los siguientes asientos:

Cuantas p o r c o b r a r
Ventas
Vento de mercanca 1. a b.
punto de embarque.
Cuentas p o r c o b r a r
Caja
Pago de l o s c a r g o s de
t r o n s p . p a r a comodidad
del cliente.

$3,000.00
$3,000.00

170.00
$ 170.00

En l o s l i b r o s d e l comprador se corrern
los siguientes asientos;
Compras
$3,000.00
p l e t e s s/compras
170.00
Cuentas p o r pagar
Recepcin de l a F a c t .
p o r mercanca y g a s t o s
de t r a n s p o r t e pagado por adelantado."(8)

$3,170..00

Desde e l punto do v i s t a p a r a l a c o n v o
n i e n d a de l a empresa que vende a crdito,oonoi
doro que es e l s i s t e m a ms c o n v e n i e n t e que t i e n e
i m p l a n t a d o p a r a e l t r a t a m i e n t o de l o s f l e t e s ,
p o r que t o d o s l o s g a s t o s p o r concepto de f l o t c s se l e cargarn a l comprador en l a f a c t u r a , y a s i l a empresa no se ver en l a n e c e s i d a d de a u m e n
t a r l o s p r e c i o s de v e n t o .
b) .-TRATAMIENTO DE LAS DEVOLUCION 13 o OBRE VNTA3
A CREDITO
En e l t r a n s c u r s o de l a s o p e r a c i o n e s p o r
(8) P i n n e y M i l l e r . - C u r s o do C o n t a b i l i d a d - I n t r o d u c
ccin Pg.#90 - 2a. Edicin - 1967 UTEHA.
~

v e n t a s a crdito que efecte l a empresa, l a s

d e v o l u c i o n e s que s u r j a n , debern abonarse a l a c u e n t a d e l c l i e n t e a que c o r r e s p o n d a , m e d i a n t e
una n o t a de crdito a u t o r i z a d a p o r e l J e f e d e l d e p a r t a m e n t o ; mediante e s t o s n o t a s , se proceder
o h a c e r l o s abonos que c o r r e s p o n d a n p o r l a devolucin en l o s r e g i s t r o s de c u e n t a s p o r c o b r a r , y
en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s .
Desde e l momento en que n i c l i e n t e l e es a c e p t a d a l a devolucin p a r c i a l o t o t a l do l a mercanca a d q u i r i d a , e l j e f e d e l departamento

ordenar a l empleado encargado de e l a b o r a r l a s n o t a s de crdito ( f - 2 ) , p r o c e d e r a h a c e r l a p a r a l o c u a l l e darn l o s d a t o s c o m p l e t o s d o l c l i e n t e

y e l i m p o r t e de l a devolucin.
E l o r i g i n a l ser e n t r e g a d o a l o l i e n t e ; una c o p i a ser e n v i a d a a l departamento do c o n t a b i l i d a d p a r a que a c r e d i t e n l a t a r j e t a a u x i l i a r
d e l c l i e n t e p o r l a c a n t i d a d i n d i c a d a en l
notade crdito; o t r a o o p i a ser e n v i a d a a l empleadoencargado d e l c o n t r o l d e l r e g i s t r o de l a s c u e n
t as p o r c o b r a r ; y una c o p i a quedar en poder d e l
j e f e d e l departamento; o t r a c o p i a ser e n v i a d a a l
almacn para que sepan que' mercanca t i e n e n quer e c i b i r p o r devolucin sobre v e n t a s .
n

E l c l i e n t e cuando vaya a e f e c t u a r su
pago de l a cuenta p e n d i e n t e se encontrara' con
que s u c u e n t a estar d i s m i n u i d a p o r l a c a n t i d a d que import l a devolucin que h i z o
En caso de que a l momento de p a g a r , e l c l i e n t e s u c u e n t o , s e e n c o n t r a r a con que no l o
han hecho l a disminucin p o r e l i m p o r t e de l a de_
volucin que efectu, podr comprobar con l a n o t a de crdito l a disminucin que l e c o r r e s p o n d e a su cuenta.
Se tomarn en cuenta y se analizarn
t o d a s l a s q u e j a s de l o s c l i e n t e s que hayan t e n i do n e c e s i d a d de e f e c t u a r d e v o l u c i o n e s para e v i
t a r en todo l o p o s i b l e que s i g a n s u r g i e n d o devol u c i o n e s acompaadas de q u e j a s o r e c l a m o s .
Las causas p o r l a s que con ms f r e c u e n c i a se r e c i b e n q u e j a s o r e c l a m a c i o n e s son p o r
mala c a l i d a d d e l artculo, r o t u r a s o d e s p e r f o c
t o s en trnsito, d e s c o m p o s t u r a s , f a l t a de cum
p l i m i e n t o en l o s e s p e c i f i c a c i o n e s , e r r o r o s en o l
empaque y en e l embarque.
^Desous de haber c o n s i d e r a d o l o ante
r i o r , expongo l o s a s i e n t o s c o n t a b l e s a c o r r e r en
l o s l i b r o s de l a empresa en coso de habrsele
c o n c e d i d o a un c l i e n t e una devolucin o bonifiC
cin sobre v e n t a s a crdito.
Con l a c o p i o de l o n o t a de crdito quese manda a l departamento de c o n t a b i l i d a d , s i l a mercanca que d e v u e l v e e l c l i e n t e l a adquiri
a crdito corrern l o s s i g u i e n t e s a s i e n t o s s
Devoluciones y Bonificaciones
Sobre V e n t a s .
Cuentas p o r C o b r a r

XXXXX
XXXXX

S i e l c l i e n t e s o l i c i t a una bonificacin
y l e es c o n c e d i d a , en caso de que so enve e l
d i n e r o de l a bonificacin; (9)
Dev.

y B o n i f i c a c i o n e s s/Ventas
Caja
.

XXXXX
XXXXX

E l s a l d o deudor de l a cuenta de r o s u l t o i
dos D e v o l u c i o n e s y B o n i f i c a c i o n e s sobre v e n t a s ,
se presentar'en e l E s t a d o de Prdidas y G a n a n
c i a s como una deduccin de l a s v e n t a s t o t a l e s .
De acuerdo con l a s c u e n t a s de B a l a n c e
y de R e s u l t a d o u t i l i z a d a s en l o s a s i e n t o s que
corrern en e l departamento de c o n t a b i l i d v i d , con
s i d e r o que s o n l a s ms i n d i c a d a s p o r s u c l a r i d a d " ,
especificacin para una mejor comprensin en o l aspecto contable.
d).-TRATAMIENTO DE LOS DESCUENTOS.
Se acostumbra en muchas empresas conced e r d e s c u e n t o s c o m e r c i a l e s y p o r p r o n t o pago
d e n t r o de sus polticas de V e n t o s ; en l a p r e s e n t e empresa(La N a c i o n a l ) se t i e n e e s t a b l e c i d o e l s i s t e m a de d e s c u e n t o p o r p r o n t o pago,que son r e d u c c i o n e s o l o s p r e c i o s de v e n t a y s i r v e n c o m o
i n c e n t i v o p a r a que l o s c l i e n t e s paguen ms p r o n
t o sus c u e n t o s p e n d i e n t e s .
Los d e s c u e n t o s p o r p r o n t o pago son aquo_
l i a s d e d u c c i o n e s que se o f r e c e n y conceden l o s
n

(9) A . E i n n e y

M i l l e r - Op. Cit.Pg. 91

c l i e n t e s p a r a i n d u c i r l o s a p a g a r sus c u e n t a s
d e n t r o de un p l a z o a n t e r i o r o s u v e n c i m i e n t o .
P a r a que e l c l i e n t e se d p o r e n t e r a d o en una forma ms p r e c i s a de l o s d e s c u e n t o s p o r
p r o n t o pago que se l e o f r e c e n , e s t o s se i n d i c a
rn en l o s s i g u i e n t e s trminos: 2/10 n / 3 0 s i g n i f i c a que se conceder un d e s c u e n t o s d e l 2 /> s i l a
c u e n t a es pagada d e n t r o de l o s d i e z das s i g u i e n
t e s o p a r t i r de l a f e c h a .e su expedicin, y que
e l comprador r e n u n c i a n d o a l d e s c u e n t o puede apla_
z a r e l pago de l a f a c t u r a h a s t a 30 das despusde l a f e c h a .
p

Desde e l punto de v i s t o c o n t a b l e e l t r o
t a m i e n t o que l e dar e l vendedor en sus l i b r o s se i l u s t r a en e l s i g u i e n t e ejemplos
Caja
D e s c u e n t o p o r p r o n t o pago
Cuentas p o r C o b r a r
Cobro de F a c t . # X c o n 2#de d e s c u e n t o p o r p r o n t o pago.

XXXXX
XX
XXXXX

E l d i e n t o a l c u a l se l e concede e.L
d e s c u e n t o correr en sus l i b r o s e l s i g u i e n t e
asiento;
Cuentas p o r p a g a r
D e s c u e n t o s s o b r e compras
Caja

XXXXX
XX
XXXXX

E n e l e s t a d o de Prdidas y G a n a n c i a s
como l o s d e s c u e n t o s c o n c e d i d o s p o r o l v e n d e d o r
r e d u c e n e l i m p o r t e r e c i b i d o p o r l o s v e n t a s so
presentar como una deduccin de l o s mismas,Ejorn.
(10)
( l O ) P i n n e y M i l l e r - Op.Cit.Pg.95.

FBDHEDAD DE LA BlBUffTEC^
DE

Ventas

XXXXX

Menos:
Dev. y B o n i f i c a c i o n e s
sobre v e n t a s .
Descuentos s/v,ntas

XXX
XXX

Ventas Netas

XXX
XXXXX

E s t e s i s t e m a de d e s c u e n t o s p o r p r o n t o
pago en v e n t a s a crdito, como una poliifa de cobro que se t i e n e e s t a b l e c i d a en e l n e g o c i o , mep a r e c e b a s t a n t e a c e r t a d a y a c e p t a b l e desde e l
punto de v i s t a en que con e s t e s i s t e m a , l o s co
b r o s se a p r o n t a n t a n t o en" b e n e f i c i o d e l c l i e n t e como tambin en b e n e f i c i o d e l n e g o c i o p o r r e c i
b i r i n g r e s o s a n t e s de l o que se haba e s t a b l e c i do

CLIENTE

\
' i y?

RSG.

ct>/o

\
i NOTA
CREDITO

p -1

! JEFE
i DEL
; DEPTO.
i CONTAB.

GRAFICA No.10.-EXPLICACION TRATAMIENTO DE LOS

DESCUENTOS

e).-CANCELACION DE L\S CUENTAS POR COBRAR I N C O

BRABLES.
Con o l propsito de p r e s e n t a r r a s o n a b l e
mente l o s s a l d o s de l a s c u a n t a s p o r c o b r a r en e l "
B a l a n c e G e n e r a l , es n e c e s a r i o s e h^gan l o s a j u s t e s n e c e s a r i o s p a r a que e s t e rengln d e l B a l a n c e
p r e s e n t e e l s a l d o c o r r e c t o a l a terminacin de cada e j e r c i c i o c o n t a b l e .
Los a j u s t e s que su t e n g a n que l u c e r p o r
l a s c u e n t a s i n c o b r a b l e s debern s e r a u t o r i z a d o s p o r un f u n c i o n a r i o r e s p o n s a b l e , en e s t e c a s o e l J e f e d e l departamento de crdito y c o b r a n z a s , o l
c u a l despus de t e n e r comprobada l a i n c o b r a b i l i dad de una c u e n t a , proceder o a u t o r i z a r s u c a n celacin en l o s r e g i s t r o s , t a r j e t a s a u x i l i a r e s -de c l i e n t e s y f a c t u r a .
E n t r e l a s c a u s a s m?5s comunes que m o t i v a n l a cancelacin de c u e n t o s p o r c o b r a r e n c o n tramos l o s s i g u i e n t e s :
a K - I n s o l v e n c i a d e l deudor
b>.-Prescripcin.
c) .-Por i n c o s t e o b i l i d a d d e l c o b r o .
d) .-Por m o r o s i d a d d e l c l i e n t e .
Pora una mayor s e g u r i d a d en l a v i g i l a n c i a de l a s c u e n t a s c a n c e l a d a s por i n c o b r a b l e s ,
en l a p r e s e n t e 3mpresa se t i e n e i m p l a n t a d o un
c o n t r o l e s p e c i a l en donde se r e g i s t r a n l a s cuent a s que so d i e r o n de b a j a p o r i n c obra ble; s. E s t e c o n t r o l e s p e c i a l estar b a j o l a r e s p o n s a b i l i d a d d e l empleado encargado de l l e v a r l o s r e g i s t r o s
de c u e n t a s p o r c o b r a r y a l a v e z i n s p e c c i o n a d o
p o r e l J e f e d e l departamento de crdito.

que

E l t r a t a m i e n t o c o n t a b l e de l a s e u o n t n a se dan de baa p e r i n c o b r a b l e s es e l s i g s
Supongamos que e x i s t a n l o s s i g u i e n t e s -

saldos:
Cuentas p o r c o b r a r
E s t . p a r a Cuentas I n
cobrables.

$ 32,500.00
2,000.00

Concelamos $1,500.00 p o r i n c o b r a b l e ;
abonamos o c u e n t a s p o r c o b r a r $1,500.00 p i r a
d a r de b a j a l a p a r t e que no se va a c o b r a r y c a r
gamos a l a Estimacin p a r a c u e n t a s i n c o b r a b l e s .
Con e s t e a j u s t e e f e c t u a d o , l a s c u e n t a s p o r c o b r a r reflejarn en e l B a l a n c e a f i n de c a da e j e r c i c i o c o n t a b l e e l s a l d o c o r r e c t o p e n d i e n t e de c o b r o .
Ahora refirindonos a l a s p e c t o f i s c a l sobre l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , a c t u a l m e n t e l a L e y d e l Impuesto Sobre l a Renta en v i g o r es ms prc
t i c o y o b j e t i v a que 1 a n t e r i o r en e l a e n t l d o do
l a d e d u c i b i l i - J ad de prdidas en c o b r o s de crdit o s . E n e f e c t o l a nu.vu l e y en su artculo 20
fraccin V I , d i c e que s o n d e d u c i b l e s ; " l a s prdidas p o r crditos i n c o b r a b l e s " . P o r o t r a p a r t e , e l artculo 24 de l a misma l e y , i n d i c a que se
c o n s i d e r o p e r d i d a una cuenta cuando se c o n s u m e
e l p l a z o de prescripcin o a n t e s s i f u e r e n o t o r i a
l a i m p o s i b i l i d a d prctico de c o b r o , pero s i a l
guna cuenta c a n c e l a d a es c o b r a d a , se deber a c u m u l a r a l o s r e s u l t a d o s d e l e j e r c i c i o en que so r e g i s t r e e l pago.
E s t e artculo v i e n e a c o n f i r m a r l o onun
c i a d o a l p r i n c i p i o d e l prrafo a c e r c a de que l a -

l e y en v i g o r es ms prctica y o b j e t i v a que l a
a n t e r i o r , d e b i d o a que p e r m i t o l a cancelacin de
una c u e n t a con l a comprobacin a l a s a u t o r i d a d e s
f i s c a l e s de l a n o t o r i a i m p o s i b i l i d a d prctica de
c o b r o , es d e c i r que e l c a u s a n t e compruebe l i o b o r ne cho l a s g e s t i o n e s n e c e s a r i a s para roe "bar o l pago de l a c u e n t a , s i no l o ha hecho, deber e s p e r a r e l p l a z o de prescripcin que c o r r e s p o n d a
a l documento que s o p o r t a l a cuenta p o r c o b r a r
y e n t o n c e s podr c a n c e l a r l a .
La misma l e y en s u artculo dcimo t r a n
s i t o r i o , i n d i c a que a p a r t i r de l a f e c h a vio v i
g e n c i a ( l o . de E n e r o de 1 9 6 5 ) , no se constituirn
r e s e r v a s para prdidas en c o b r o s de crditos, yque d i c h a s prdidas se aplicarn cotro l a s r e
s e r v a s c r e a d a s c o n a n t e r i o r i d a d h a s t a que se ago
t e n , una v e z a g o t a d o s st^s, se observar l o dis"
p u e s t o p o r l a l e y , que como mencionamos a n t e r i o r
mente se aplicar a l o s r e s u l t a d o s d e l e j e r c i c i o .
En trminos g e n e r a l e s , podemos c o n c l u i r
que e s t e a s p e c t o de l o Ley d e l Impuesto sobre l a
R e n t a , est lgico y b i e n p l a n t e a d o , y que l a s
autoridades f i s c a l e s reconocieron l a s n e c o s i d a
des d e l c a u s a n t e a l no poner lmite a l a s deducc i o n e s p o r prdidas en cobros de crditos.

CAPITULO

TERCERO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA APLICABLES A LA R E V I

SION DE LAS CUANTAS POR COBRAR.
1.-RELACION DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
PARA SU INSPECCION Y REVISION.
P a r a e l buen xito en l a culminacin desu t r a b a j o ( l a opinin sobre l o s e s t a d o s f i n a n
c l e r o s ) , e t A u d i t o r debe p l a n e a r c o n toda a n t i c i pacin su t r a b a j o a d e s a r r o l l a r . E s t a planeacindeber s e r t a n a m p l i a como se r e q u i e r a , d e p e n d i e n
do d e l c o n o c i m i e n t o que tenga de l a compaa.
C o n s i d e r o que una planeacin adecuada
p a r a l a auditora de l a s Cuentas p o r C o b r a r , ser
a q u e l l a que tome en consideracin cuan.ie menos
l o s siguientes aspectos:
a) . - D i f e r e n t e s t i p o s de c u e n t a s p o r c o
b r a r e x i s t e n t e s ( C l i e n t e s , Documentos
por c o b r a r , Deudores d i v o r s o s . )
b) . - D e t e r m i n a r p r o c e d i m i e n t o s de a u d i t o r ra a p l i c a b l e s y f e c h a s o p o r t u n a s

de aplicacin.
. c).-Separacin de t r a b a j o s en revisin
p r e l i m i n a r y revisin f i n a l .
. d).-Relacin de c u e n t a s y documentos p o r
c o b r a r paro su inspeccin.
e).-Investigacin y revisin de l a s v e n t a s a crdito y sus a u x i l i a r e s .
. f ) . - E f e c t i v o i n g r e s a d o p o r cobro de l a s v e n t a s a crdito.
g) .-Anlisis por antigedad de s a l d o s
h) . - C o n f i r m a c i o n e s
i ) . - C o n t r o l de l a s c o n f i r m a c i o n e s .

La planeacin de l a auditora genoralmer

t e se c o n t r o l a mediante e l programa de t r a b a j o , - e l c u a l ha s i d o d e f i n i d o p o r l a Comisin de P r o
c e d i m i e n t o s de Auditora en su boletn No. 4 como;
"En e l s e n t i d o e s t r i c t o e l programa de t r a b a j o
e n u n c i a d o lgicamente ordenado y c l a s i f i c a d o , dl o s p r o c e d i m i e n t o s de auditora que h-n de emplear
s e , l a extensin que se l o s ha de d a r y l a o p o r
t u n i d a d en que se han de a p l i c a r . En o c a s i o n e s se
a g r e g a n a stos a l g u n a s e x p l i c a c i o n e s o d e t a l l e s de informacin c o m p l e m e n t a r i a , t e n d i e n t e s a i l u s t r a r a l a p e r s o n a que va a a p l i c a r l o s proced
m i e n t o s de a u d i t o r i a sobre caractersticas o p e
c u l i a r i d a d e s que debe c o n o c e r " . ( 1 1 )
D i c h o programa constar de l a s p r u e b a s
a efectuar y l o s procedimientos a p l i c a b l e s , d e -
h i e n d o m o d i f i c a r s e , ya sea amplindolo o roduci_n
d o l o , en cada coso de acuerdo con l a s c i r c u n s t a n cias.
E l p r e s e n t e captulo est d i r i g i d a o l a
aplicacin de p r o c e d i m i e n t o s de auditora sobrl o s c u e n t a s p o r c o b r a r e x i s t e n t e s en l a p r e s e n t o
empresa a u d i t a d a ; p o r l o t a n t o se deber s o l i c i
t a r informacin n e c e s a r i a t a n t o en e l departament o de crdito y c o b r a n z a s como en e l de c o n t a b i
l i d o d , v e n t a s , almacn, empaque y embarque, q u e
son l o s que estn r e l a c i o n a d o s con l a s o p e r a c i o
nes e f e c t u a d a s o crdito.
A p l i c a n d o l o s procedimjemtos p r e l i m i n a
r e s de auditora a l o s c u e n t a s p o r c o b r a r , comenzaremos p o r s o l i c i t a r o l departamento de crditouna relacin de iodos l o s c l i e n t e s con s a l d o s
(11) I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s Pblieos,/\.C,
Boletn No. 4 - Op. C i t . Pg. 68,

p e n d i e n t e s de c o b r o ; con e s t a relacin ebtenido.se procede a e f e c t u a r una inspeccin p o r medio de pruebas s e l e c t i v a s p a r a c e r c i o r a r s e c o n t r a

l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s en e l d e p a r tamento de c o n t a b i l i d a d s i es c o r r e c t o e l nombre
de l o s c l i e n t e s que a p a r e c e n en l a relacin y en
l a s c u e n t a s y documentos p o r c o b r a r . E l o b j e t i v o
que p e r s i g u e e l a u d i t o r c o n e s t e p r o c e d i m i e n t o es e l de v e r i f i c a r l a e x i s t e n c i a fsica do l o s documentos y, consecuentemente, que 11 e a p r e s a c u e n t a c o n l o s medios s u f i c i e n t e s de cobro p a r a h a c e r e f e c t i v a c u a l q u i e r c u e n t a . V e r i f i c a r en
l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s t o d a s l a s
o p e r a c i o n e s e f e c t u a d a s en e l l a s ; c o n t a r e l nmer o de t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i e n t e s para c o r
c l o r a r s e s i c o i n c i d e n con e l nmero de c l i e n t e s a c t i v o s anotados en l a relacin; i n v e s t i g a r en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s s i existen saldos vencidos p o r l o c u a l esas t a r j e t a s hayan t e n i d o pocom o v i m i e n t o ; s i e x i s t e n v a r i o s cargo3 a un niai.ioc l i e n t e , a s e g u r a r s e s i c o r r e s p o n d e n a e l , compro
bndolo c o n t r a l o s f a c t u r a s ; cuando e x i s t a n v a
r i o s c a r g o s a una misma t a r j e t a a u x i l i a r do c l i e n
t e s en d i f e r e n t e s f e c h a s , y e x i s t a n pocas part-""
das ahondadas, i n v e s t i g a r a qu se debe osa a i
tuacin e x i s t e n t e y hacrcelu n o t a r a l J e f e d o l Departamento de Crdito; i n v e s t i g a r l o s a b o n o s
l e n t o s y a que se deben; c o n f i r m a r s i e l cargo o c a r g o s que tenga un mismo c l i e n t e s en su t a r
j e t a estn de acuerdo con e l v a l o r d e l artculov e n d i d o comparndolo c o n t r a l a s f a c t u r a s ; r e v i
s a r s i l o s documentos p e n d i e n t e s de cobro t i e n e n
su f e c h o de v e n c i m i e n t o c o r r e c t a c o n t r a l o s r e g i s t r o s a u x i l i a r e s ; i n v e s t i g a r s i t o d o s l o s do cu
montos o f a c t u r a s han s i d o f i r m a d o s p o r e l c l i e n
t e ; en caso de que e l c l i e n t e hoya efecta, .o pagos p a r c i a l e s , cercirese de que stos estn anot a d o s a l d o r s o de l o c u e n t a o documento p o r co

b n r y que en l t a r j e t a a u x i l i a r e x i s t a d i c h o - pago p a r c i a l en l a mismo f e c h a anotada en l a cuen

t a ; r e v i s a r l a s f a c t u r a s e s c o g i d a s para compro
b a r s i l o s i n t e r e s e s c a r g a d o s a l c l i e n t e , han s i d o
c a l c u l a d o s c o r r e c t a m e n t e de acuerdo c o n 1 : f e c h a d e l crdito c o n c e d i d o y a l a f e c h a do cobro e s t a b l e c i d a en l a c u e n t a ; a s e g u r a r s e p o r m^dio de l a s
n e t a s de crdito s i todas l a s d e v o l u c i o n e s , b o n i f i c a c i o n e s y d e s c u e n t o s han d i d o o p e r t e e s en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c l i - . n t e s ; v e r i f i c a r en l a s
t a r j e t a s a u x i l i a r e s , r e g i s t r o s de c u e n t a s y d o
n t o s p o r c o b r a r , l i b r o s de c o n t a b i l i d a d , med i a n t e l a s n o t a s de crdito,si l a s more oicas vio
v u e l t o s f u e r o n dadas de b a j a en l - i s c u e n t a s de l o s c l i e n t e s ; c o n f i r m a r en e l almacn s i l a mercanca d e v u e l t a fu r e c i b i d a de acuerdo c o n l a n o t a de crdito e x i s t e n t e en e l departamento d e crdito y en e l de c o n t a b i l i d a d ; i n s p e c c i o n a r o l
c o n t r o l de l a s c u e n t a s dadas de b a j a p o r i n c o b r a
b l e s i n v e s t i g a n d o l a autorizacin p o r e l J e f e
d e l departamento; r e v i s a r l a s f a c t u r a s paro comprobar s i l o s f l e t e s f u e r o n cargados a l c u e n t e en caso de h a b e r s e o r i g i n a d o stos. V e r i f i c a r p o r
medio de pruebas s e l e c t i v a s como a n t e r i o r m e n t e se ha v e n i d o h a c i e n d o , l a s sumas de a l g u n a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de c u e n t a s p o r c o b r a r y l o s p a ses de l o s documentos o r i g i n a l e s a l o s a u x i l i a r o s
de c u e n t a s p o r c o b r a r . E x a m i n a r e i n v e s t i g a r l a s
c a n c e l a c i o n e s , a c l a r a r oon algn f u n c i o n a r i o o con e l j e f e d e l departamento l a c o b r a b i l i d a d doc i e r t a s c u e n t a s ; i n v e s t i g a r en l o s r e g i s t r o s dec o b r o de l o s documentos que v e n c i e r o n e n t r e l a
f e c h o d e l b a l a n c e y l a f e c h a de l a revisin; cl
s i f i c a r l o s s a l d o s en l a s r e l a c i o n e s de a c u o r d o con: C l i e n t e , Documentos p o r C o b r a r y D e u d o r e s
Diversos.
n

Todo e s t e t r a b o j o detallado,deber e f e c
t u a r l o e l a u d i t o r con sus a y u d a n t e s m e d i a n t e l a aplicacin de pruebas s e l e c t i v a s como mencion
a n t e r i o r m e n t e , y a que se llevara mucho tiempo yadems sera demasiado c o s t o s o para e l c l i e n t e ?
r e v i s a r t o d o s l a s c u e n t o s e x i s t e n t e s p o r crditos
concedidos.
S i despus de h a b e r r e a l i s a d o e l t r a b a j o
a n t e r i o r m e n t e d e s c r i t o , se t i e n e a l g u n a s u g e r e n c i a p a r a m o d i f i c a r e l programa en e l f u t u r o , i n d i c a r l o en memorndum en formo c l a r a y r a z o n a b l e
dicha sugerencia.
2.-INVESTIGACION Y REVISION DE LAS VENT\S A CRE
DITO Y SUS AUXILIARES.
Los p r o c e d i m i e n t o s de auditora a p l i c a dos a l a s v e n t a s a crdito p o r medio de l a a p l i cacin de pruebas s e l e c t i v a s , tendr p o r o b j e t i vo c e r c i o r a r s e d e l g r a d o de correccin y e f e c t i v i d a d con que f u e r o n r e g i s t r a d a s e s t a s o p e r a c i o nes.
Se comenzar a d e s a r r o l l a r e l t r a b a j o
procediendo a r e v i s a r l o s l i b r o s a u x i l i a r e s d o
v e n t a s en ese departamento,para
comparar t o d a s
l a s asentadas contra l a s f a c t u r a s expedidas; c o r
c i o r a r s e s i c o i n c i d e n e l nmero do l a f a c t u r a ycantidJad c o n t r a l o s d a t o s a n o t a d o s en e l l i b r o
de v e n t a s ; se inspeccionar l a pliza de s a l i d a de almacn c o n t r a l a pliza de d i a r i o e l a b o r a d a en c o n t a b i l i d a d , p a r a comparar l o s c a r g o s i n d i v i d u a l e s que c o r r e s p o n d a n a cada c l i e n t e ; se r e v i sarn l a s f a c t u r a s e s c o g i d a s para comprobar su c o r r e c t a autorizacin; se confirmar s i c o i n c i d o
l a c a n t i d a d que t i e n e cargada e l c l i e n t e en s u c u e n t a c o n t r a l a que tenga l a f a c t u r a a su nombre;

7 5

MtoEito&u

se debe c e r c i o r a r e l a u d i t o r s i a l o l i e n t e s
que se l e estn r e v i s a n d o sus c u e n t a s f u e r e n debidamente i n v e s t i g a .los,mediante e l i n f o r m e que
r i n d e n l o s i n v e s t i g a d o r e s a l J e f e d e l Departamen
t o ; se verificarn t o d a s l a s o p e r a c i o n e s aritmt i c a s e s c o g i d o s para s u revisin; se i n v e s t i g a r a
s i l o s p r e c i o s de v e n t a anotados en l o s f a c t u r a s
estn de acuerdo con los e s t a b l e c i d o s p o r l a emp r e s a ; v e r i f i c a r l o s descu u t o s para c e r c i o r a r s e
de que no e x i s t e n e r r o r e s en l a aplicacin en l a
c u e n t o d e l c l i e n t e ; r e v i s a r en l o s r e g i s t r o s d e c u e n t a s p o r c o b r a r s i l o s v e n c i m i e n t o s de l a s
c u e n t a s e s c o g i d o s no estn e q u i v o c a d o s ; c e r c i o r a r
se que l o s a r t i c u l e s que amparan l a s f a c t u r a s son
l o s mismos r e g i s t r a d o s en l a pliza de s a l i d a de
almacn; i n v e s t i g a r s i e l artculo a u t o r i z a d o pn_
r a s e r v e n d i d o a crdito,fu e l mismo que e n t r e g e l almacn a l departamento de embarque;oompro
b a r s i c o i n c i d e n l o s c a n t i d a d e s cargadas a l e l i e n
t e en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s en e l departamento"
de c o n t a b i l i d a d , c o n t r a l a c a n t i d a d anotada en o l
l i b r o a u x i l i a r de v e n t a s ; a s e g u r a r s e p o r m e d i o
de l a s n o t a s de crdito,si l a s d e v o l u c i o n e s d o l o s artculos f u e r o n a d m i t i d a s p o r e l J e f o d e l
departamento; c o n f i r m a r c o n t r a l a s n o t a s de crd i t o que l o s artculos a e v u e l t o s que l e d i e r o n
e n t r a d a en e l almacn,coinciden con l o s sonto
dos en l a pliza de e n t r a d a de almacn; r e v i s a r - ,
en que c o n d i c i o n e s f u e r o n r e c i b i d o s en e l a l m a
cn l o s artculos d e v u e l t o s .
P o r un perodo s e l e c c i o n a d o , e f e c t u a r
l a s pruebas s i g u i e n t e s : r e v i s a r l a s e c u e n c i a n u mrica de l a s f a c t u r a s y c o r t o s con e l da a n t e r i o r y p o s t e r i o r ; sumar l a s o p e r a c i o n e s en l a s
f a c t u r a s y c o n c i l i a r c o n t r a e l crdito a v e n t a s y e l corgo a c u e n t a s p o r c o b r a r ; r e v i s a r que e n e l caso de f a c t u r a s c a n c e l a d a s , s e hayan i n u t i l i -

zado e l o r i g i n a l y l a s c o p i a s de e s t e documento5
i n s p e c c i o n a r l a s e c u e n c i a numrica de t o d a s l a s f a c t u r a s y n e t a s de crdito; comprobar s i c o i n
c i d e n e l nmero de l a c o p i o de l a f a c t u r a que se
a r c h i v a en e l departamento de v e n t a s , c o n t r a e l nmero de l a c o p i a de l a f a c t u r a c o n que se autor i z a l a s a l i d a de l a mercanca en e l almacn;
comprobar que l o s artculos e n t r e g a d o s en e l a l macn son l o s que ampara l a factura sto se com
probar mediante l a p a l i z a de s a l i d a de almacn.
S i despus de haber e f e c t u a d o e l t r a b a j o a n t e r i o r m e n t e d e s c r i t o , se t i e n e a l g u n a suger e n c i a para m o d i f i c a r e l programa en e l f u t u r o , i n d i c a r l o p o r medio de memorndum en forma c l a r a
y razonable dicha sugerencia.
3.-EFECTIVO INGRESADO POR COBRO DE LAS VENTAS A
CREDITO.
P a r a e x p l i c a r l o s p r o c e d i m i e n t o s do a u ditora a p l i c a b l e s a l e f e c t i v o recib.<o p o r co<
b r o de c u e n t a s o r i g i n a d a s p o r v e n t a s a crdito,recordar que e x i s t e n c o b r a d o r e s para e f e c t u a r
e s t a s o p e r a c i o n e s de c o b r o s loe,les, que e l
c l i e n t e se p r e s e n t a a l departamento a pagar y
que se r e c i b e n p o r c o r r e o f o n d o s p o r p.igo do
cuentos.
E l A u d i t o r , de e n t r e l a s c u e n t a s que c
c o j a p a r a a u d i t a r , s i a l g u n a s f u e r o n cobradas

p o r e l cobrador,deber c e r c i o r a r s e s i e l e f e c t i vo r e c i b i d o en c a j a p o r esa c u e n t a es l a m i s m a
c a n t i d a d que amparaba l a c u e n t a a n t e s de c o b r a r l a , s i d i c h a c a n t i d a d es l a misma que aparece en
l e s r e g i s t r o s y en l a s t a r j e t a s a u x i l i a r e s de
c l i e n t e s , y adems, s i en l a relacin de c u e n t a s

p a r a e l cobro aparece l a misma c a n t i d a d ; i n v e s t i g a r en l a pliza de i n g r e s o de c a j a s i c o i n c i d e

l a c a n t i d a d abonada p o r e l c l i e n t e , c o n l a abonada en l a t a r j e t a a u x i l i a r ; a s e g u r a r s e que l a m i s ma c a n t i d a d que aparece abonada en una t a r j e t a
de c l i e n t e sea Ir, misma que l a que e l c l i e n t e , l e entreg a l o o b r o d o r ; i n v e s t i g a r s i l a c u e n t a c o
b r a d a c o i n c i d e con l a c a n t i d a d que entreg e l
c l i e n t e a l c o b r a d o r segn s u r e p o r t e d i a r i o de
cobranza. En caso de que e l c l i e n t e se haya p r o
s e n t a d o a l departamento de c a j a a p a g a r , p o r m e
d i o de s u t a l o n a r i o , se debern i n v e s t i g a r l a s
cuentas escogidas,
asegurndose de que - - -
c o i n c i d e l a c a n t i d a d anotada en e l cuerpo d e l
taln c o n l a anotada en l a pliza de i n g r e s o , con
l a i n d i c a d a en e l r e g i s t r o y con l a abonada on
c o n t a b i l i d a d o cada t a r j e t a a u x i l i a r de c l i e n t e s .
S i una c u e n t a l a h u b i e r a n i d o pojj, i n d o
por c o r r e o , se deber i n v e s t i g a r s u s abonos i . i e
d i a n t e l a s r e l a c i o n e s en l a s c u a l e s se l i s t a n l o s
c l i e n t e s que envan f o n d o s p o r e s t e medio, y s e proceder o comparar l a c a n t i d a d anotada on l a l i s t a que c o r r e s p o n d a a l c l i e n t e e s c o g i d o , para c e r c i o r a r s e s i c o i n c i d e e s t a c a n t i d a d con l a i n g r e s a d a a c a j a segn l a pliza de i n g r e s o , so
ver s i c o i n c i d e con e l abono operado en l a t a r j e t a a u x i l i a r d e l c l i e n t e en c o n t a b i l i d a d , y deber c e r c i o r a r s e e l a u d i t o r que l a c a n t i d a d e n
v i a d a p o r e l c l i e n t e es l a misan anotada en e l E s t a d o de c o b r o , y l a misma a s e n t a d a en l o s rugs
t r o s ; l a documentacin e n v i a d a para su cobro s o controlar p o r medio de l a relacin de c o b r a n z a s .

4-.- ANALISIS POR ANTIGEDAD DE SALDOS.

E l paso i n i c i a l para l a confirmacin, es l a obtencin de uno relacin de todas l a s Cuen
t a s p o r c o b r a r ( C l i e n t e s , documentos p o r c o b r a r - deudores d i v e r s o s ) , que de s e r p o s i b l e e s t o c a
s i f i c a d a por antigued
3 de s a l d o ; una v e z o b t e n i d a sta, se checar
Lectivamente c o n t r a I o s a u x i l i a r e s y e l mayor
E s t e anlisis, p o r antigedad de s a l d o s ,
es o t r o de l o s p r o c e d i m i e n t o s de auditora a p l i c a b l e s a l a s c u e n t a s p o r c o b r a r , con e l o b j e t o de comprobar que d i c h o s s a l d o s son c o r r e c t o s y que estn amparados c o n l a documentacin r e s p e c tiva .
En e l caso de l a s c u e n t a s y documentosp o r c o b r a r , e l anlisis de s a l d o s t i e n e Una i m
p o r t a n c i a t a l , porque se puede comprobar q u i e n e s
son l o s c l i e n t e s que se a t r a s a n en sus pagos, l a
antigedad de l o s s a l d o s y p r i n c i p a l m e n t e s i n o hay malos manejos p o r p a r t e de l a s p e r s o n a s quomanejan l o s v a l o r e s que amparan l a s c u e n t a s (Pac
t u r a s , L e t r a s de cambio,Pagars).
~~
Despus de h a b e r o b t e n i d o e l anlisis p o r antigedad de s a l d o s , s e proceder a a p l i c a r l a tcnica de l a confirmacin a todos a q u e l l o s s a l d o s e s c o g i d o s en forma s e l e c t i v a p a r a invest
gar s i estos son c o r r e c t o s .
En e l s i g u i e n t e rengln de ste m i s m o
captulo explicar en trminos ms a m p l i o s l a
tcnica de l a confirmacin.

5.- CONFIRMACIONES."Dentro de l a s tcnicas bsicas de a u d i tora ms i m p o r t a n t e s que comunmente c o r r e s p o n d e h a c e r a l A u d i t o r , e s l a confirmacin de c i e r t o s

hechos p o r c o r r e s p o n d e n c i a . C o n f i r m a r q u i e r e d e
c i r o b t e n e r una declaracin e s c r i t a , de a l g u i e n
f u e r a d e l n e g u c i o que se est a u d i t a n d o , s o b r e
a l g u n o s hechos de i m p o r t a n c i a p a r a e l A u d i t o r y s o b r e l o s c u a l e s esa p e r s o n a est c a l i f i c a d a p a r a
h a c e r una declaracin. L a s c a n t i d a d e s que l o s
c l i e n t e s deben a l n e g o c i o en c u e n t a s c o r r i e n t e s
o en documentos,se c o n f i r m a n o b t e n i e n d o de e l l o s una declaracin d e l monto de sus adeudos. E l p r o c e d i m i e n t o de c o n f i r m a c i o n e s t i e n e una u t i l i d a d
muy a m p l i a y, g e n e r a l m e n t e su c o n s i d e r a que es e l
mtodo de verificacin ms i n d i c a d o "(12)
Una v e z que e l A u d i t o r ha e s c o g i d o l a
forma de c i r c u l a r de confirmacin a emplear, d o
be p r o c e d e r a l a seleccin de l a s c u e n t a s a c o n
f i r m a r y a su c o n t r o l .
E l a l c a n c e que va a d a r l e a e s t e proced
miento,debe e s t a r basado en e l r e s u l t a d o d e l o s t u
d i o d e l c o n t r o l i n t e r n o que p r e v i a m e n t e habr c f o c
t u a d o , en s u j u i c i o y madurez p r o f e s i o n a l as c o mo de l a s c o n d i c i o n e s e s p e c i a l e s de la. Empresa.
La f e c h a a l a que se v a n a s o l i c i t a r l a s
c o n f o r m i d a d e s de s a l d o s quedar a j u i c i o d e l A u d i
t o r , pero estar,, i g u a l m e n t e , l i g a d a con o l r o s u T
t a d o de l o evaluacin d e l c o n t r o l i n t e r n o ; s i st e es a c e p t a b l e se podra s o l i c i t a r l a c o n f o r m i d a d
( 1 2 ) - D e b e r e s de l o s C o n t a d o r e s J u n i o r s y u e n i o r
I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s Pblicos
C C . A . - 1 9 6 5 - Pg. 3 1 ,

s o b r e s a l d o s a n t e r i o r e s , o p o s t e r i o r e s en d e t e r minadas c i r c u n s t a n c i a s , a l a f e c h a d e l c i e r r e
d e l e j e r c i c i o , cuidando de h a c e r p o s t o r i o r m e n t e l a conexin n e c e s a r i o con l o s s a l d o s a l f i n d e l ejercicio.
Sobre l a s r e l a c i o n e s p o r antigedad dos a l d o s o b t e n i d a s de l a Compaa, e l A u d i t o r oseo
ger l a s c u e n t a s a c o n f i r m a r , y a n o t a r a e l nmero
de c l a v e que l e s c o r r e s p o n d a ; l a c l a v o puede s e r
un nmero o l e t r a , o l a combintcin de ambos,
que l e p e r m i t a a l A u d i t o r i d e n t i f i c a r de manerarpida y e f i c a z a l momento de r e c i b i r l a C o n t e s tacin e l t i p o de cuenta y c i r c u l a r que fu e n
viada.
"La Comisin de P r o c e d i m i e n t o s de A u d i tora en su boletn'No. 6 c o n s i d e r a que uno d e
l a s pruebas ms e f e c t i v a s p a r a d e t e r m i n a r l a a u t e n t i c i d a d de l a s Cuentas y Documentos p o r c o b r a r d e n t r o d e l rgimen de p r o p i e d a d d e l n e g o c i o ,
es l a Confirmacin p o r c o r r e s p o n d e n c i a d i r e c t u m o n
t e de l o s deudores de l o s s a l d o s a s u c a r g o . Con
secuentemente se c o n s i d e r a que e l A u d i t o r , no
podr d e c l a r a r haber i r a c t i c a d o e l examen de l o o
e s t a d o s f i n a n c i e r o s de acuerdo con l a s normas
de Auditora generalmente a c e p t a d a s s i no r e c u
rri a l p r o c e d i m i e n t o de confirmacin d i r e c t a
de l o s d e u d o r e s , t a n t o de adeud >s r e p r e s e n t a d o s p o r ttulos de crdito, como de adeudos no r e
p r e s e n t a d o s de sta manera, t a n t o p o r concepto de adeudos p r o v e n i e n t e s de v e n t a s como p o r c u a l q u i e r o t r o c o n c e p t o , c o n excepcin de l o s d e r e
chos c o n o c i d o s comunmente como pagos a n t i c i p a
dos" ( 1 3 ) .
( 1 3 ) - - I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s Pblicos
Boletn No. 10 - Pg. #10.

P o r l o que se r e f i e r e o. l o s d i f e r e n t e s f o r m a s o tcnicas de confirmacin de s a l d o s ,

cabe h a c e r n o t a r que l a o p o r t u n i d a d o a l c a n c e de
l a s mismas y l o s tcnicas a e m p l e a r quedan a j u i
ci d e l A u d i t o r , pero que en l a Auditora de
Cuentos p o r C o b r a r , l a tcnica de l a c o n f i r m a
cin es o b l i g a t o r i o ya que l o s e f e c t o s que p r o d u
cen o l e m i t i r un Dictamen t i e n e n una i m p o r t a n c i a "
demasiado c o n s i d e r a b l e ya que es l a tcnica quecomprueba l a e x i s t e n c i a y r e a l i d a d de l o s s a l d o s
a f a v o r de l o empresa a u d i t a d a .
"En c u a n t o a l a forma de c o n f i r m a r I o s s a l d o s se puede o p t r p o r e m i t i r l a s en forma pos i t i v a o negativa.
n

La confirmacin p o s i t i v a c o n s i s t e en
e n v i a r a l deudor l a confirmacin pidindolo quoc o n t e s t e a l A u d i t o r , t a n t o s i est conformo c o n e l s a l d o a s u cargo como s i no l o est.
E s t o tcnica so s u b d i v i d e a s u v e z en:
Confirmacin P o s i t i v a D i r e c t a y
Confirmacin P o s i t i v o I n d i r e c t a
Lo Confirmacin P o s i t i v a es D i r e c t a
cuando en l a s o l i c i t u d de confirmacin se suini
n i s t r a n a l c o n f i r m a n t e l o s d a t o s do l a conpaay se l e p i d e que se r e c t i f i q u e c e n t r o sus p r o p i o s
datos.
Lo confirmacin P o s i t i v a es I n d i r e c t a , cuando no se l e e n t r e g a n a l c o n f i r m a n t e d a t o s , y
s o l a m e n t e se l e p i d e
que p r o p o r c i o n e a l A u d i
t o r l o s d a t o s de l a s o p e r a c i o n e s conforme a s u s propias fuentes
de informacin o a sus p r o p i o s conocimi cntos.

Confirmacin N e g a t i v a ; e s t a tcnica con

s i s t e en que en l a s o l i c i t u d se l e p i d e a l c o n
f i r m a n t e que c o n t e s t e a l A u d i t o r nicamente en e l caso de no e s t a r conforme con l o s d o t , s de
l a empresa" (14)
Como se mencion a n t e r i o r m e n t e , lo, tcn i c a , l a o p o r t u n i d a d y e l a l c a n c e quedan o. j u i
ci d e l A u d i t o r , pero cabe h a c e r n o t a r que en
n u e s t r o pas, dada l a f a l t a de cooperacin de
l o s c l i e n t e s , considero p r e f e r i b l e e l procedimion
t o p o s i t i v o , c o n I M S razn, cuando se presuma
que puedan e x i s t i r i n e x a c t i t u d e s o i r r e g u l a r i d a des en l a s c u e n t a s o cuando l o s c l i e n t e s r e p r e
s e n t e n una p a r t e i m p o r t a n t e d e l a c t i v o .
D e n t r o d e l p r o c e d i m i e n t o P o s i t i v o acons e j o e l D i r e c t o p a r a l a confirmacin de l a s cuon
t a s p o r c o b r a r p o r l a s r a z o n e s a n t e s mencionadas".
Una v e z e s c o g i d o e l p r o c e d i m i e n t o do
confirmacin o u t i l i z a r y l i s t o s l o s s a l d o s de l a s c u e n t o s que voy a ocupar para c o n f i m a r i n a , se proceder* ^ e l a b o r a r l a confirmacin ( l a s
c u a l e s ya estarn i m p r e s a s para p o n e r l e y l e u d a tos n e c e s a r i o s ) .
Una v e z t e r m i n a d a s de f o r m u l a r todas
l a s c o n f i r m a c i o n e s a e n v i a r , se discutir con a l gn f u n c i o n a r i o competente s i no t i e n e i n c o n v o
n i e n t e en e l envo de a l g u n a confirmacin. P o r l o
que r e s p e c t a a l o s t i p o s de c o n f i r m a c i o n e s que
mencion a n t e r i o r m e n t e , a continuacin muestro a l
gunes modelos de confirmacin.
( 1 4 ) . - I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s Pblicos
Boletn No. 2. -Op..Cit. _Pg. No. 11

Modelo de Confirmacin P o s i t i v a
Directa.
MEMBRETE DE LA COMPAIA.
Pe ola.
Nombre.
Direccin
Muy seores n u e s t r o s :
P o r e l mutuo inters de u s t e d e s y do
e s t a Compaa una v e s a l ao n u e s t r o s A u d i t o r e s d e l Despacho
v e r i f i c a n algunas d e
n u e s t r a s c u e n t a s para a s e g u r a r s e de que l a s h e
mes manejado c o r r e c t a m e n t e . E s t e ao s e l e c c i o n a r o n s u cuenta paro s o l i c i t a r s u c o n f o r m i d a d u
observaciones respecto a l saldo a l
do
de
.
P a r a ayudarnos a n o s o t r o s y a n u e s b r o s A u d i t o r e s l e s s u p l i c a m o s c o n f i r m a r l a correccin
de n u e s t r o s r e g i s t r o s , f i r m a n d o e l taln de sta
c a r t a y regrosndolo d i r e c t a m e n t e a n u e s t r o s
A u d i t o r e s a l A p a r t a d o P o s t a l No.
Mxico,D.F. ,
en e l sobre p o r t e a d o que se acompaa.
Agradecemos de antemano su p r o n t a r o o
p u e s t a y nos r e p e t i n o s sus o t o n t ' s y seguros s e r
vidores.
Nombre de l a Compaa.
F i r m a del_ f u n c i o n a r i o .
DespacHo
Direccin
E l s a l d o de$_
que apareca a n u e s tro cargo(favor) a l
de_
de
en l o s
l i b r o s de l a Compaa__
oroc o r r e c t o ( i n c o r r e c t o ) con l a s s i g u i e n t e s obsc'rvac i o n e s : ( s i l o s h a y , f a v o r de d a r d e t a l l e de
ollas
Nombre d e l C l i e n t e
Nm. de clave-

Modelo de Confirmacin P o s i t i v o

Indirecta.

MEMBRETE DE LA COMPAIA.
Pecha
Nombre
Direccin
Muy seores n u e s t r o s :
Con m o t i v o de l a revisin de n u e s t r a s c u e n t a s , que estn l l e v a n d o a cabo n u e s t r o s Aud i t o r e s , Despacho
Apartado P o s t a l
Nm.
Mxico,D.F., s u p l i c a m o s a u s t e d e s

e n v i a r d i r e c t a m e n t e a d i c h o s seores una l i s t a de f a c t u r a s o p a r t i d a s de c u a l q u i e r c o n c e p t o que nos adeudaban a l

de
do
;
para e s t e o b j e t o s u p l i c a m o s v a l e r s e d e l anexo-y sobre p o r t e a d o que
panamos.
Agradecemos de antemano su p r o n t o r e s p u e s t a y nos r e p e t i m o s sus a t e n t o s y seguros

servidores.
Nombre ele l a Compaa
Firma

d e l Funcionario.

E l anexo a que se hice mencin en e s t a

confirmacin sera una h o j a s i n membrete dirig
da a l despacho d e l A u d i t o r y se usaran unas
columnas que i n d i c a r a n : R e f e r e n c i a , f e c h a , i m
p o r t e ; en e s t e r^nexo se pondra l a c l a v e de l a circular.

MODELO DE CONFIFuA!\CION NEGATIVA.

Pecha.
Nombre
Direccin
Muy Seores N u e s t r o s ;
P o r mutuo inters Je u s t e d e s y de e s t o
Conpao una v e z a l ao n u e s t r o s A u d i t o r e s d e l despacho
v e r i f i c a n a l g u n a s de
n u e s t r a s c u e n t a s ara a s e g u r a r s e que l a s homosn a n e j a d o c o r r e c t a m e n t e . E s t e ao s e l e c c i o n a m o s su c u e n t a para s o l i c i t a r s u c o n f o r m i d a d u o b s e r
vacinos r e s p e c t o a l s a l d o a l
vio
~
Les s u p l i c a m o s c o n t e s t a r d i r e c t a m e n t e a
n u e s t r o s A u d i t o r e s a l A p a r t a d o P o s t a l Nm.
Mxico,D.P., nicamente en e l caso de no os'tnrc c n f o r m e s oon e l s a l d o que aparece en e l talnde l a p r e s e n t e , valindose d e l sobre p o r t e a d o
que se acompaa.
Atentamente.
Nimbre de l a Compaa.
'Firma d e l F u n c i o n a r i o .
Despacho.
Direccir

E l s a l d o de $
que apareca a
n u e s t r o cargo ( f a v o r ) a l /
de
de
en l o s ^ l i b r o s d l a Compaa
' .'
,
es i n c o r r e c t o con l a s S i g u i e n t e s o b s e r v a c i o n e s

Nombre d e l C l i e n t e .
Nm. de C l a v e

CONTROL LE LAS CONFIRMACIONES.

"Otro de l o s puntos ms i m p o r t a n
t e s que se p r e s e n t a n en e l p r o c e d i m i e n t o de c o n firmacin de s a l d o s p a r a e l A u d i t o r , es l a n e c e s i d a d de mantener un c o n t r o l sobre l a s s o l i c i t u des de confirmacin y de l a s c o n t e s t a c i o n e s obte
n i d a s . S i en c u a l q u i e r momento hay una o p o r t u n i dad de que l a confirmacin c a i g a en manos de
a l g u i e n que pueda f a l s i f i c a r una confirmacin
que h u b i e r a p r o d u c i d o i n f o r m e s que no estn d e
acuerdo con l o s l i b r o s , o en c u a l q u i e r o t r a f o r ma pueda m a n i p u l a r l a s c o n t e s t a c i o n e s a l a s s o l i
c i t u d e s de confirmacin, e l p r o c e d i m i e n t o ha f a l l a d o . S i l a e v i d e n c i a que se obtenga ha de s e r f i d e d i g n a , no debe p e r m i t i r s e violacin a l g u n a
a l o s resultados.
Una confirmacin se o b t i e n e en c o n t e s t a
cin a una s o l i c i t u d . E n l o mayora de l o s casos
l a s o l i c i t u d p r o v i e n e de l a Ca., que se examino.
E n r e a l i d a d no hay razn para que a q u e l a quinse s o l i c i t a l a confirmacin deba m o l e s t a r s e p a r a
c o n t e s t a r a c u a l q u i e r o t r o que nw sea l a C a . ,
i n t e r e s a d a . P o r l o t o n t o es una prctica g e n e r a l i z a d a que l a s o l i c i t u d de confinuncin se hagao cuando menos se f i r m e p o r un f u n c i o n a r i o de l a
compaa, ms que p o r e l mismo A u d i t o r .
E s t o q u i e r e d e c i r que l a s c o n f i r m a c i o
nes una v e z h e c h a s , deben de t u r n a r s e a l a Compa
na p a r a f i r m a (a menos que sean formas impresas"
con membrete de c l i e n t e ) .
E x i s t e o t r o hecho que d i f i c u l t a e l c o n
t r o l de l a s c o n f i r m a c i o n e s . E n muchos casos l a
compaa que se est exominando p r e p a r a l a s s o
l i c i t u d e s de confirmacin j u n t o con l o s s o b r e s

en l o s c u a l e s se envan p o r c o r r e o . E l A u d i t o r
nicamente sealar que' c u e n t a s p o r c o b r a r s o n
l a s que deben c o n f i r m a r s e , y l o s f u n c i o n a r i o s
de l o compaa ordenarn que un emplea .o e s c r i b a
a mquina l a informacin n e c e s a r i a en l a s formas
que se l e p r o p o r c i o n e n .
S i e l A u d i t o r desea mantener un c o n t r o l
adecuado se har n e c e s a r i o tomar l a s n e d i d a a
siguientes;
Una v e z que e l c l i e n t e ha p r o p a r a d o l a s
c i r c u l a r e s , se devolvern a l A u d i t o r y sto l a
verificar s e l e c t i v a m e n t e en su a s p e c t o do n o m
b r e , i m p o r t o y direccin c o n t r a l a relacin. Y a s a t i s f e c h o e l A u d i t o r de l a v e r a c i d a d y a u t e n
t i c i d a d de l a s c i r c u l a r e s , pondr on olas 1.a
c l a v e que ser i g u a l a l a c o n s i g n a d a en l a r e l a cin.
Las c i r c u l a r e s ya v e r i f i c a d a s y con s u c l a v e estarn l i s t a s para su envo, e l c u a l so har, de p r e f e r e n c i a en un sobre de v e n t a n a y
anexando un sobre p o r t e a d o para l contestacin,
d i r i g i d o precisamente a l A u d i t o r .
n

Ya ensobradas l a s c o n f i r m a c i o n e s se
depositarn p e r s o n a l m e n t e en e l c o r r e o . L o s d o s p u n t o s a n t e r i o r e s (colocacin de l a c l a v e y d o
psito en e l c o r r e o ) son de v i t a l i m p o r t a n c i a
que l o s haga e l A u d i t o r p e r s o n a l n e n t e , y a que en su
d e f e c t o no podr t e n e r l o s e g u r i d a d de que l a s
c i r c u l a r e s l l e g a r o n a s u d e s t i n o y que f u e r o n
p r e c i s a m e n t e l a s que l seleccion.
Los s o b r e s en que se enven l a 3 s o l i c i t u d e s de confirmacin p o r c o r r e o deben de l l e v a r

e l menorete con l o direccin d e l A u d i t o r poro que

en coso de devolucin pueda e n t e r a r s e de oque
l i a s que no han s i d o e n t r e g a d a s a l d e s t i n a t a r i o .
Con l o mencionado a n t e r i o r m e n t e , e l Aud i t o r ha c o n t r o l a d o e l p r i m e r envo 1c l a s c i r c u
l o r e s y ahora debe empezar a c o n t r o l a r l a s que v a n l l e g a n d o y e l envo de l o segunda c o n f i r m a
cin."(15)
l a s c i r c u l a r e s que va r e c i b i e n d o e l Aud i t o r pueden s e r :
o ) . - C i r c u l a r e s conformes, es d e c i r , q u e estn de acuerdo con e l s a l d o n o n
c i o n a -o en l a confirmacin.
b) . - C i r c u l a r e s que estn i n c o n f o r r i e o
con s u s a l d o .
c) . - C i r c u l a r o s d e v u e l t a s por c o r r e o .
La culminacin d e l procedimieiil.- de
confirmacin de s a l d o s , es l o obtencin d e l r e
sumen de verificacin, ste se obtendr en l a
f e c h a que e l A u d i t o r c o n s i d e r e c o n v e n i e n t e c o n s i
derando l a s c o n f i r m a c i o n e s r e c i b i d a s .
~
E s t e resumen c o n s i s t e en l l e g a r a l a obtencin de l a s c i f r a s de verificacin p o r ste-p r o c e d i m i e n t o . A continuacin n u e s t r o e j e m p l o de
un resumen de verificacin.
( 1 5 ) - Deberes de l o s C o n t a d o r e s Jnior y SniorSuplemento d e l Manual d e l CP.-Publicacin
d e l I n s t i t u t o Mexicano de C P . - E . C A . 1 9 6 5 .

Resumen de Verificacin P Cireularizacin.

P o r c e n t a j
Saldo a l 31-XII-68
de Cuentas por C.
Cuentas C i r c u l a r i zadas
a)

Nn.

'

Importe

Ndmoro

fc

Importe

~
;

XX

XX

Circulares conformes r e c i b i d o s .

Circulares inconformes a c l a r a d a s r e c i b i
dos.

- X-

- X -

Circulares

devueltas

por c o r r e o .
C i r c u l a r e s no contes_
tadas..

Los t o t a l e s marcados ( a ) sern i g u a l e s , l o s p o r c e n t a j e s sern o b t e n i d o s de l a s i g u i e n t e forma:

a) E l p o r c e n t a j e marcado "XX" ser c o c i e n t o r e s u l t a n t e de l a divisin e n t r e l a s cuentas c i r c u l a r i z a d a s y e l saldode l a s cuentas p o r cobrar.
b) . - E l p o r c e n t a j e marcado "X" se o b t e n dr d i v i d i e n d o coda rengln e n t r e l a s cuentas

circularizadas.

9 0

HomiimAmM
OE LA
FACULTAD OS COM/ii"--JALAPA, Wrt,

TIPOS DE SALVEDAD DENTRO DEL DICTAMEN.

Si l a g e r e n c i a de l a empresa no q u i e r e
que se c o n f i r m e algn adeudo, l a razn do sta
negacin se consignar en l o s p a p e l e s de t r a b a j o
y se aplicar algn p r o c e d i m i e n t o s u p l e t o r i o por a c e r c i o r a r s e de s u a u t e n t i c i d a d . E n caso do
que d i c h o s a l d o s e a de i m p o r t a n c i a , deber
o r i g i n a r una s a l v e d a d que se mencionar d e n t r o d e l p r i m e r prrafo d e l d i c t a m e n , o sea una s a l v o
dad de a l c a n c e .
La Comisin de P r o c e d i m i e n t o s de A u d i t o
ra d e l I n s t i t u t o M e x i c a n o de C o n t a d o r e s P b l i
e o s , en s u boletn No. 2, ha d e f i n i d o l a s s a l v e dades como " e x c e p c i o n e s p a r c i a l e s a a l g u n a de l a s
a f i r m a c i o n e s genricas d e l d i c t a m e n o r d i n a r i o " , l o que q u i e r e d e c i r , que e l A u d i t o r va a d e l i m i t a r s u r e s p o n s a b i l i d a d sobre a q u e l l a s c u e n t a s op a r t i d a s de l a s que no se pudo c e r c i o r a r u o b t e n e r e v i d e n c i a s u f i c i e n t e de s u correccin.
" E x i s t e n t r e s c l a s e s de s a l v e d a d e s en cuanto a l a p a r t e d e l d i c t a m e n que a f e c t a n , a sabei
Salvedad a l alcance
S a l v e d a d a l a opinin
S a l v e d a d a l a l c a n c e y o l opinin
en C o n j u n t o .
;

Cabe h a c e r mencin que una s a l v e d a d oun c o n j u n t o de e l l a s , dependiendo de s u i n p o r t a n

c i a en relacin con l a s dems p a r t i d a s de l o a -~
e s t a d o s f i n a n c i e r o s , pueden p r o v o c a r l o negacin
de opinin o b i e n un d i c t a m e n n e g a t i v o .

91.

O C U L T A D

En cuanto o l a s s a l v e d a d e s p o r f a l t a de cireularizacin, e s t a s a l v e d a d nace o so o r i

g i n a cuando cumpliendo i n d i c a c i o n e s d e l c l i e n t e no se c o n f i r m a n l a s Cuentas p o r C o b r a r , o b i e n
p o r r a z o n e s de tiempo u o t r a s c i r c u n s t a n c i a s rise o n f i r m a n stas.
A l r e s p e c t o de e s t a s a l v e d a d , l a Comisin de P r o c e d i m i e n t o s de Auditora en s u b o l o
tn "No. 6, ha expresado "Se c o n s i d e r a que e l Au_
d i t o r no podra d e c l a r a r h a b e r p r a c t i c a d o e l examen de l o s e s t a d o s f i n a n c i e r o s de acuerdo con
normas l e auditora g e n e r a l m e n t e a c e p t a d a s s i no
recurri a l procedimiento- de confirmacin d i r e c t a de l o s deudores.(16)
P o r f a l t a de confirmacin d e l s a l d o
pueden s u r g i r t r e s s i t u a c i o n e s :

1. -Que no se c o n f i r m e n l a s c u e n t o s po- r o se u t i l i c e algn i.itodo substtu

t o y mediante ste se c e r c i o r e e l A u d i t o r de l a a u t e n t i c i d a d , r e c u p e r a b i l i d a d y valuacin de l a s C u e n
tos por Cobrar.
2. -Que no se c o n f i r m e n l a s Cuentas p o r
c o b r a r y se a p l i q u e n p r o c e d i m i e n t o s
s u p l e t o r i o s poro que stos r e s u l t e n
n e g a t i v o s , y en c o n s e c u e n c i a , o l
A u d i t o r no pueda c e r c i o r a r s e de l a autenticidad, recuperabilidad y valuacin de l a s Cuentas p o r C o b r a r .
( 1 6 ) . - I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s PblicosA.C. Op. C i t . Pg. #4-7

E n e l p r i m e r o de l o s cosos sefa unos a l v e d a d a l a l c a n c e y e l d i c t a m e n podra e s t a r r e d a o t a d o en l a s i g u i e n t e f o r m a .

A l o s Seores A c c i o n i s t a s de
La N a c i o n a l .
Henos examinado e l b a l a n c e g e n e r a l del a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e .lo
1968 y e l c o r r e s p o n d i e n t e e s t a d o de r e s u l t a d o s
p o r e l ao t e r m i n a d o en esa f e c h a . N u e s t r o e x a
men se efectu de acuerdo con normas de a u d i t o
ra g e n e r a l m e n t e a c e p t a d a s y, en c o n s e c u e n c i a ,
incluy l o s pruebas s o b r e l a documentacin, l i
b r o s y r e g i s t r o s de c o n t a b i l i d a d y o t r o s p r o c o
d i m i e n t o s de auditora que c o n s i d e r a m o s n e c o s a
r i o s en l o s c i r c u n s t a n c i a s , e x c e p t o que p o r pe t i
cin de l a Empresa no s o l i c i t a m o s c o n f i r m a c i o n e s
d i r e c t o s de l o s s a l d o s de l o s c u e n t a s p o r c o b r a r ,
s i n embargo nos c e r c i o r a m o s de l a r a z o n a b i l i d a d de d i c h o s s a l d o s p o r medio de o t r o s p r o c e d i m i e n tos.
En n u e s t r a opinin, e l b a l a n c e g e n e r a l
y e l e s t a d o de r e s u l t a d o s que se acompaan, p r e s e n t a n r a z o n a b l e m e n t e l a situacin f i n a n c i e r a do
l a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de
1968 y l o s r e s u l t a d o s de sus o p e r a c i o n e s p o r e l ao t e r m i n a d o en eso f e c h a , de acuerdo con p r i n c i p i o s de c o n t a b i l i d a d g e n e r a l m e n t e a c e p t a d o s , a p l i c a d o s s o b r e bases s e m e j a n t e s o l o s d e l e j e r cicio anterior.

Mxico,D.E.
4 de f e b r e r o de 1969.

En e l segundo de l o s c o s o s ,
A u d i t o r no c o n f i r m a y tampoco u t i l i z a
m i e n t o s s u p l e t o r i o s se podr r e d a c t a r
men de l a s i g u i e n t e forma; expresando
dad a l a l c a n c e y a l a opinin:

cuando e l
proced
e l dictal a salve-

A l o s Seores A c c i o n i s t a s de
La N a c i o n a l .
Hemos examina l o e l b a l a n c e g e n e r a l del a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de
1968 y e l c o r r e s p o n d i e n t e e s t a d o de r e s u l t a d o s
p o r e l ao t e r m i n a d o en esa f e c h a . N u e s t r o e x a
men se efectu de acuerdo c o n normas de a u d i t o
ra g e n e r a l m e n t e a c e p t a d a s y, en c o n s e c u e n c i a , incluy l a s pruebas s o b r e l o documentacin, l i
b r o s y r e g i s t r o s de c o n t a b i l i d a d y o t r o s proced
m i e n t o s de auditora que c o n s i d e r a m o s n e c e s a r i o s
en l a s c i r c u n s t a n c i a s , e x c e p t o que p o r peticinde l a empresa no s o l i c i t a m o s c o n f i r m a c i o n e s d i
r e c t a s de l o s s a l d o s de l a s Cuentos p o r C o b r a r
n i a p l i c a m o s o t r o s p r o c e d i m i e n t o s p a r a 3U c o n
firmocin.
E x c e p t o p o r e l s a l d o de:$
doCuentas p o r C o b r a r que en v i r t u d de l a s l i m i t a
c i e n e s a n t e s mencionadas no pudimos c o m p r o b a r ,
en n u e s t r a opinin, e l b a l a n c e g e n e r a l y e l e s
t a d o de r e s u l t a d o s que se acompaan, p r e s e n t a r
r a z o n a b l e m e n t e l a situacin f i n a n c i e r a do l a Emp r e s a L a N a c i o n a l , a l 31 de D i c i e m b r e de 1968 yl o s r e s u l t a d o s de sus o p e r a c i o n e s p o r e l ao t o r
minado en esa f e c h a , de acuerdo con p r i n c i p i o s de c o n t a b i l i d a d g e n e r a l m e n t e a c e p t a d o s , a p l i c a
dos s o b r e bases semejantes a l a s d e l e j e r c i c i o
anterior.
C.P.T.
Mxico,S.E.
4- de f e b r e r o de 1969.

En e l t e r c e r o de l o s c o s o s , cuando n o se c o n f i r m a n l e s s a l d o s y adems l o s p r o c e d i m i e n
tos supletorios resultan negativos, l a salvedadpodr quedar redactis en l s i g u i e n t e formas
n

A l o s Seores A c c i o n i s t a s de
La N a c i o n a l .
Hemos examinado e l b a l a n c e g e n e r a l del a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de
1968 y e l c o r r e s p o n d i e n t e e s t a d o de r e s u l t a d o s p o r e l ao t e r m i n a d o en esa f e c h a . N u e s t r o examen
se efectu de acuerdo con normas de auditora g
n e r a l m e n t e a c e p t a d a s y, en consecuencia,incluyl a s pruebas de l a documentacin, l i b r o s y r e g i s t r o s de c o n t a b i l i d a d y l o s dems p r o c e d i m i e n t o s de auditora que consideramos n e c e s a r i o s en l a s c i r a u n s t a n c i a s , e x c e p t o que p o r peticin de l a
Empresa no s o l i c i t a m o s c o n f i r m a c i o n e s de Cuentas
por cobrar.
An cuando a p l i c a m o s p r o c e d i m i e n t o s
s u p l e t o r i o s poro v e r i f i c a r l a a u t e n t i c i d a d de l a s
c u e n t a s p o r c o b r a r , l o s r e s u l t a d o s o b t e n i d o s no
f u e r o n s u f i c i e n t e s para c e r c i o r a r n o s de l o a n t e rior.
En n u e s t r a opinin, e l b a l a n c e g e n e r a l ,
s u j e t o a l o s e f e c t o s que p u d i e r a p r o d u c i r l o men
c i o n o d o en e l prrafo a n t e r i o r , y e l e s t a d o de re
s u l t a d o s que se acompaan p r e s e n t a n razonoblornen
t e l a situacin f i n a n c i e r a de l a Empresa La N a c i o n a l , a l 31 de d i c i e m b r e de 1968, y l o s r e s u l t a d o s de sus o p e r a c i o n e s ^ o r e l arlo t e r m i n a d o en
" e s a f e c h a , de acuerdo c o n p r i n c i p i o s de C o n t a b i
l i d a d generalmente a c e p t a d o s a p l i c a d o s sobre b a ses semejantes a l o s d e l e j e r c i c i o a n t e r i o r .
C.P.T.

Mxico,D.P.
4 de f e b r e r o de 1969

7.-TRATAMIENTO DE LAS CUENTAS CANCELADAS COBRA

DAS.
Una v e z que una c u e n t a se ha c a n c e l a d o
p o r i n c o b r a b l e , c o n l a d e b i d a autorizacin c o
r r e s p o n d i e n t e , a l g u n a s v e c e s sucede que un c l i e n
t e despus de h a b e r d e j a d o p a s a r b a s t a n t e t i e m p o ,
o c u r r a a l a empresa a pagar una cuenta que lia
ban c a n c e l a d o , y a que h a b i e n d o r e c u r r i d o o t o d o s
l o s medios a s u a l c a n c e para s u cobro n.< l o
hicieran posible.
En cuso de que se p r e s e n t a r a sta s i tuacin en l a empresa, l o ms a c o n s e j a b l e os ent r e g a r l e l a c u e n t a o documento que se tena c a n c e l a d o ya que se podr d i s p o n e r de e l l a p o r e n
c e n t r a r s e debidamente a r c h i v a d a .
E l e f e c t i v o ingresado a l a caja repercutir en e l a s p e c t o o o n t a b l o ^ y a que cuando
e s t a informacin l l e g u e a l departamento de c o n
t a b i l i d a d , s e encontrarn c o n que osa c u e n t a ya no e x i s t e p o r h a b e r l a c a n c e l a d o p o r no poder
hacer e f e c t i v o su cobro.
A l e n c o n t r a r s e ante e s t a situacin,
desde e l punto de v i s t a c o n t a b l e , se podrn a p l i c a r t r e s s o l u c i o n e s ( se recordar que cuando s c cancel esa cuenta se h i z o e l c rgo a l a e s t i m a cin para c u e n t a s i n c o b r a b l e s y se acredit o
Cuentas p o r C o b r a r ) .
l a . - S e cargar l a c a n t i d a d cobrada a
Cuentas por C o b r a r y se abonar fil a estimacin.
2.-Se cargar a Cuentas p o r C o b r a r y se abonar a o t r o s i n g r e s o s .

3a.-Se cargar a Cuentas p o r c o b r a r y

se abonar a Prdidas p o r Cuentas
Incobr i b l e s .
De e s t a s t r e s s o l u c i o n e s se optar poll a que se c o n s i d e r e ns c o n v e n i e n t e a j u i c i o
d e l Contador encargado de e f e c t u a r l o s a s i e n t o s contables.
A l a p l i c a r l o s p r o c e d i m i e n t o s do A u d i tora e l A u d i t o r deber i n v e s t i g a r s i l a s c u e n
tas canceladas fueron a u t o r i z a d a s por l a a u t o r i dad competente, deber c e r c i o r a r s e s i l o cancela_
cin de una cuenta p o r i n c o b r a b l e e s t a d e b i d a n e n
t e comprobado como l o ordena l o Sra.de Hda. y C P . mediante l a Ley d e l I.S.R., en su artculo24; investigar e l p r o c e d i m i e n t o c o n t a b l e empleri
do p o r e l cobro de una cuenta c a n c e l a d a ; r e v i s a r s i d i c h o cobro fu i n g r e s a d o a l a c a j a .
a ) . - A s p e c t o F i s c a l de l a s Cuentas c a n c e l a d a s c o bradas.
Dosde e l momento en
debidamente l a i n c o b r a b i l i d a i
cancelacin de una c u e n t a p o r
e x i s t i r ese a c t i v o a f a v o r de

que se comprob
y se outuriz l a
c o b r a r dej de
l a empresa.

P o r l o t a n t o en caso de que se p r e s e n tarn i n g r e s o s p o r c u e n t a s c a n c e l a d a s a n t e r i o r

mente, l o empresa en que se p r e s e n t a r a c 3 t e c a
so podr o p t a r p o r e l u d i r i m p u e s t o s por concepto
d e l pago r e c i b i a o ; pero l a Secretara de H a c i e n da y Crdito P u b l i c o p r e v i e n d o que se p u d i e r a
p r e s e n t a r e s t a situacin, e s t a b l e c e en l a Ley d e l
Impuesto sobre l a Renta en su A r t . 24 que, todos
l o s i n g r e s o s o b t e n i d o s p o r c u e n t a s que ya haban-

s i d o c a n c e l a d a s , se acumularn a l o s r c s u l t a d o s d e l e j e r c i c i o 6n que se s u s c i t e l a recuperacinde una c u e n t a i n c o b r a b l e .

E l A u d i t o r proceder a i n v e s t i g a r s i
por l o s i n g r e s o s obtenidos por cuentas c a n c e l a
das se acat l o d i s p u e s t o en e l prrafo segundod e l A r t . 24 de l a Ley de. I.S.R.; adems deberc e r c i o r a r s e en e l c o n t r o l de c u e n t a s c a n c e l a d a s s i r e a l m e n t e e s t a b a r e g i s t r a d a l a cuenta como i n
cobrable.

CAPITULO CUARTO.
SUGERENCIA AL CONTROL INTERNO.

1.-Polticas s e g u i d a s p a r a a u t o r i z a r
crditos.-El p r e s e n t e captulo e s t a encausado
a h a c e r una s e r i e de s u g e r e n c i a s que he c o n s i d e rado c o n v e n i e n t e s , no porque l a empresa est mal
o r g a n i z a d a n i porque su c o n t r o l i n t e r n o sen d e f i
cente, s i n o porque a medida que un n e g o c i o t i o n
de a aumentar, se hace n e c e s a r i o h a c e r s u g e r e n
c i a s y a c t u a l i z a r a l a empresa a l a s n e c e s i d a d e s
v i g e n t e s y m e j o r a r en sta forma, t o d a s l a s f u n c i o n e s que se l l e v e n o cabo en e l l a .
P o r c o n s i g u i e n t e , despus de haber efcc_
tuado un e s t u d i o y evaluacin d e l c o n t r o l i n t e r no de l a empresa, he c o n s i d e r a d o n e c e s a r i o expon e r una s e r i e de s u g e r e n c i a s en t o d o s l o s tomasd e l p r e s e n t e captulo, con e l propsito di: mejor a r e l s i s t e m a de c o n t r o l i n t e r n o i m p l a n t a d o y ayudar en e s t a forma a o b t e n e r ms fcilmente
l o s r e s u l t a d o s que se b u s c a n en todo n e g o c i o .
Comenzar traanlo e l tema r e f e r i d o a
l a s polticas que se deben s e g u i r para o t o r g a r
crditos para m e j o r a r e s t e s i s t e m o .
P o r polticas de crdito se e n t i e n d e
que s o n e l c o n j u n t o de normas que se d i c t a n c o n e l o b j e t o de h a c e r ms gil y r a z o n a b l e l a a p r o bacin de l o s crditos.
S i n embargo, e s t a s normas deben do f o r m u l a r s e tomando en consideracin l o s d i v o r s o s
f a c t o r e s que i n t e r v i e n e n en l a fijacin de o s a s polticas, d e n t r o de l a s c u a l e s podernos mencionar
las siguientes:

1. -Merend d e l p r o d u c t o y l a c o m p e t e n c i a .
2. -Mrgenes de r i e s g o sobre l o s t r a n s a c c i o n e s de crdito.
3. - C o n o c i m i e n t o o r e f e r e n c i a a c e r c a d e l clieiite.
4. - I n f l u e n c i a d e l p r o d u c t o desde e l punt o de v i s t a c a l i d a d y p r e c i o de v e n
ta.
5. - P r e s t i g i o y novedad d e l p r o d u c t o .
6. - C a p a c i d a d do f i n a n c i a m i u n t o d e l c l i e n
te.
7. -Elocucin de l a c o b r a n z a tomando e n
c u e n t a 1-is costumbres d e l medio.
Debemos r e c o n o c e r , que l o s r e c u r s o s f i
n a n c i c r o s l i m i t a d o s do una empresa en p a r t i c u l a r ,
pueden o b l i g a r a una moderacin en cuanto a cuen
t a s p o r c o b r a r mayor que l a que sera i d e a l d e s de e l punto de v i s t a d e l r e n d i m i e n t o sobre l a
inversin; s i l a d i s p o n i b i l i d a d de f o n d o s es l i m i t a d a , su uso en l o s i n v e n t a r i o s , e l e q u i p o y o t r o s r e n g l o n e s d e l a c t i v o que o f r e c e n un r e n d i m i e n t o an ms a l t o , puede d i c t a r una s e v e r a ro_n
triccin en l a administracin d e l crdito; o o l l a posicin d e l n e g o c i o es t o n p r e c a r i a , que una
prdida grande en c u e n t a s malas resultara desas_
t r o s a , puede s e r p r u d e n t e una c a u t e l a extrema or
l a poltica c r e d i t i c i a , aunque r e s u l t e c o s t o s a en o p o r t u n i d a d e s d e s a p r o v e c h a d a s de u t i l i d a d e s y
rendimientos.
De acuerdo con l a s polticas de crdito,
que se e n c o n t r a r o n en v i g o r en l a empresa a u d i t a da, se hace s u g e r e n c i a de que p a r a m e j o r a r d i c h a s
poltic i s es recomendable m a r c a r l e a cada c l i e n t e
un margen de crdito de acuerdo a su c a p a c i d a d de
pago que se l e haya i n v e s t i g a d o ; tambin se debe-

de tomar en cuenta para o t o r g a r crditos a f o i

n e o s , que stos c l i e n t e s se e n c u e n t r e n en l u g a r e s
a c c e s i b l e s de t r a s l a d o , para que en caso do q u e
en a l g u n o s de stos crditos se A i f i c u l t e su e o
b r o , t r a s l a d a r s e con f a c i l i d a d a l l u g a r en dondev i v e e l c l i e n t e , s i n que sto o c a s i o n e g a s t o s ele_
v a d o s y mucho p e r d i d o de t i e m p o ; ser e o n v e n i e n
t e t e n e r un empleado d i s p o n i b l e para que efectuc o b r o s forneos de todos a q u e l l o s c l i e n t e s que so
r e t r a s e n en sus pagos, para que su c u e n t a no so vaya
quedando r e z a g a d a ; debe de p r e v e r s e que e n caso de que e x i s t a n c l i e n t e s que v i v a n en .Lugares
en que no liaya s e r v i c i o de c o r r e o , i n d i q u e n e l
l u g a r ms c e r c a n o en que se p r e s t e e s t o s e r v i c i o ,
l a direccin de a l g u n a casa p a r t i c u l a r o un negoc i o p a r a mandarle ah l o s E s t a d o s de Cobro p a r a
que l o pasen a r e c o g e r ; ser n e c e s a r i o que l a emp r e s a tenga a su disposicin vehculos de su p r o p i e d a d p a r a r e p a r t i r l a mercanca v e n d i d a que
ocupa demasiado e s p a c i o .
2 . - D i s t i n t a s formas para e f e c t u a r o o b r o s .
E n t r e l a s d i s t i n t a s formas para e f e c t u a r c o b r o s , voy a mencionar l a s e f e c t u a d a s p o r medio de c a r
ta
de c o b r a n z a s ; en una c r t a de e s t a n a t u r a l e z a
p a r a c o n s i d e r a r s e e f e c t i v a , debe e s t a r e s c r i t a ,
t e n i e n d o en cuenta p r i n c i p a l m e n t e dos o b j e t i v o s j
n

1. - C o n s e g u i r e l d i n e r o .
2. - C o n s e r v a r l a buena v o l u n t a d d e l
cliente.
Pero a n t e s , de adentrajm.' a l a e x p l i c a
cin y s u g e r e n c i a s , de l a s d i s t i n t a s formas p a r a e f e c t u a r c o b r o s por medio de c a r t a s , he c o n s i d e r a
do n e c e s a r i o m o s t r a r l o s d i s t i n t o s t i p o s de c l i e n
t e s ( compradores ) que se pueden e n c o n t r a r .
*~

OTIEDADMLA BIBLIOTECA''
D: LA
JALAPA, VEO.

"Desde e l punto de v i s t o de l o s c o b r o . n
z a s , l o s c o m p n d o r e s pueden d o s i f i c a r s e como s i gue :
1. -Compradores que p a s a n p o r a l t o l a s
c u e n t a s , s e n c i l l a m e n t e a causa de n e g l i g e n c i a o
de malos mtodos de l l e v a r l o s n e g o c i o s .
2. -Compradores que no t i e n e n p r e s e n t e
l a s o p o r t u n a s f e c h a s de pago, a causa de l o r o d u
c i l o do sus c u e n t a s .
3. -Compradores que p o d r e n pagar c o n p r o n
t i t u d , pero o l v i d a n l a s f e c h a s de pago, a c a u s a do que suponen, que es mucho ms b e n e f i c i o s o p a r a e l l o s u t i l i z a r en sus o p e r a c i o n e s e l d i n e r o
d e l a c r e e d o r , que e l suyo que t i e n e n d e p o s i t a d o on o l banco.
4. -Compradores que s o n temporalmente
l e n t o s en l o s pagos pero que u s u a l m o n t e pagan at i e m p o , es d e c i r pagan a tiempo cuando l a s f o c h a s
de v e n c i m i e n t o de l a s f a c t u r a s de l o s a c r o e d o r o o
c o i n c i d e n con l o s p u n t o s e s t a c i o n a l e s c u l m i n a n
t e s en sus n e g o c i o s .
5. -Compradores que s o n econmicamente l e n t o s en l o s pagos.
6 . -Compradores que son temporalmente
l e n t o s a causa de c i r c u n s t a n c i a s c o m e r c i a l e s docarcter l o c a l .
cia

7. -Compradores que b o r d e a n l a i n s o l v e n o que son en r e a l i d a d i n s o l v e n t e s .

8. -Compradores que son d e l i b e r a d a m e n t c fraudulentos."(17).

(17).-S.M.Brown L. D o r i s - M a n u a l d e l D i r e c t o de Empresas Pg.IO36.-la.Edicin 1959 UTHEA.

Despus Je h a c e r l o distincin de l o s
t i p o s d i s t i n t o s de compradores que nos podemos
e n c o n t r a r y que p o r su r e t r a s o en sus pagos d a n
o r i g e n a que se l e s p r e s i o n e en l a formo de co
"bro, he c o n s i d e r a d o n e c e s a r i o , h a c e r s u g e r e n c i a s
para l a forma de e s c r i b i r c a r t a s de c o b r a n z a s .
Las s i g u i e n t e s s u g e s t i o n a s pin den u t i l i z a r s e como gua para e s c r i b i r c a r t a s do c o b r a n z a s .
" l . - S e a animoso, o p t i m i s t a y c o n s t r u c t i vo a l c o n s i d e r a r l a situacin d e l deudor.
2. - R e p r o s e n t e s e mentalmente o i n d i v i d u a l
mente a l a c r e e d o r , compruebe l a razn de su moros i d a d , sus n e g o c i o s , su ubicacin y situacin.
3. -Adopte l a a c t i t u d d e l u s t e d , lalo -no s i g n i f i c a que ese pronombre p e r s o n a l p r e c i s o u t i l i z a r l o c o n s t a n t e m e n t e , s i n o que d e t r a s do cn_
da p a l a b r a e x i s t a una consideracin de simpa tah a c i a e l caso d e l i n d i v i d u o en cuestin.
. 4.-Tenga c u i d a d o con l a g r a v e d a d . Una c a r t a de c o b r a n z a s demasiado c o r t a r e o u i t a demas i a d o seca y da una impresin de i n o p o r t u n i d a d y
obscuridad..
5. - E l tono f r e n t e o l a s c a r t a s de c o b r a n
zas debe emplearse cuando e s t o r e s u l t o p o s i b l e , - on trminos de j u s t i c i a y buena volunta:!. No de
be ^ c o n s t i t u i r una seal de i m p a c i e n c i a o i r r i t a - cin. S i n embargo, hay o c a c i o n e s en que se h a c e n o c e s a r i o una c a r t a enrgica.
6. -Fjese un p l a n d e f i n i d o p a r a e s c r i b i r
c a r t a s de c o b r a n z a s hacindolo de p r e f e r e n c i a p o r
l a s maanas, de e s t a manera l e s queda l a t a r d e
l i b r e p a r a r e a l i z a r o t r a s t a r e a s r e l a t i v a s a crditos.

Adems de sto, l a s c o r t o s pueden as

d e p o s i t a r s e en e l c o r r e o a l f i n a l de l a j o r n a d a , l o c u a l reduce a l mnimo l a s d i s c r e p a n c i a s en l o s
e s t a d o s de c o b r o , e n t r e e l momento en que l a c a r t a f u e e s c r i t a y a q u e l en que fu d e p o s i t a d a a l correo.
7 . - O m i t i r s e cuando e l l o
sea p o s i b l e ,
p a l a b r a s t a l e s como e x i g i r , i n s i s t i r , demanda, o b l i g a r , manejar, i m p o s i b l e , i n c a p a z y m o l e s t o . E s t a s son p a l a b r a s n e g a t i v a s que slo s i r v e n p a ra i r r i t a r a l c l i e n t e " ( 1 8 ) .
Como podemos darnos cuenta l a s recomend a c i o n e s dadas, son s u g e r e n c i a s p r o p i c i a s para r e d a c t a r c a r t a s de c o b r a n z a s y o b t e n e r en e s t o forma r e s u l t a d o s p o s i t i v o s en cuanto a c o b r o s .
P o r l o t a n t o es recomendable tomar o n
consideracin l a s a n t e r i o r e s s u g e r e n c i a s p a r a do
e s t a manera m e j o r a r e l s i s t e m a de c o b r o s p o r
correspondencia.
3--CARTAS SOBRE COBRANZAS.
Despus de haber expuesto una s e r i e des u g e r e n c i a s para r e d a c t a r c o r t a s sobre c o b r a n z a s ,
he optado p o r h a c e r una explicacin ms d i r e c t a s o b r e l a s c a r t a s de c o b r a n z a s c o n t o d o s l o s r e
q u i s i t o s n e c e s a r i o s , de acuerdo a l a s c i r c u n s t a n
cias existentes.
"An cuando l a s c i r c u n s t a n c i a s de c a d a caso i n d i v i d u a l m o d i f i c a n n e c e s a r i a m e n t e l o s p r o
(18).-S.M. Brown- L . D o r i s - M a n u o l d e l D i r e c t o r do
Empresas. Op. Ct. Pg. 1037.

c e d i m i e n t o s do c o b r o , l o c o r r e s p o n d e n c i a do c o
b r a n z a s se basa en g r o n p a r t e , en l o s e f e c t o s
a u m e n t a t i v o s de l a repeticin y de l a v a r i e d a d de l o s l l a m a m i e n t o s . La c u e n t a no pagada pasara travs de l a s e t a p a s s i g u i e n t e s de c o r r e s p o n d e n
c i a de c o b r a n z a s ;
1. - R e c o r d a t o r i o .
2. -Averiguacin.
3. -Llamamiento.
4. -Demanda.
1.-Formas de R e c e r d a t o r i o s . - V a m o s a d a r
p o r s u p u e s t o en l a p r i m e r a e t a p a que e l c l i e n t e no ha pagado s u s c u e n t a s d e b i d o a o l v i lo o d e s
c u i d o , p o r l o que se hoce n e c e s a r i o l l a m a r l e l a atencin a l c l i e n t e sobre l a situacin en que so
encuentra su cuenta.
Cuando sto sucede cabe emplear un r e
c o r d a t o r i o suave e i n o f e n s i v o , e l c u a l puede adapt a r c u a l q u i e r a de l a s formas s i g u i e n t e s :
A . - D u p l i c a d o de l a f a c t u r a o d e l e s t a d o
de cuenta con una f a s e recordtorio 5
un r e c o r d a t o r i o puede c o n s i s t i r e n
un d u p l i c a d o de l a f a c t u r a o d e l e s t a d o de c u e n t a , en l a c u a l f i g u r a
e s c r i t a a mquina, en forma d e s t a c a da o estampada con un s e l l o , a l g u n a f r a se c orno s t a s ;
Cuenta s o b r e v e n c i d o .
Grenos p o r f a v o r
Vuenta v e n c i d a , g i r e p o r f a v o r
Le agradecemos s u p r o n t o remisin do
fondos.

Por f a v o r envenos un choque.

Puede u s t e d e n v i a r n o s un
cheque p o r f a v o r ?
Por f a v o r praste usted atencin a e s t a c a r t a .

EDO.DE COBRO.

B. - E t i q u e - t a s . -Ms f u e r z o _uin que una

f r a s e e s c r i t a a mquina o estd mpadacon un s e l l o , l a t i e n e ui~n e t i q u e t o pegada a l d u p l i c a d o de una f l e t u r a
o de un e s t a d o de c u e n t a s d e n t r o dol o f a s e de l o s r e c o r d a t o r i o s

Le agradeceremos su p r o n t a remisin do fondo:

E T I Q U E

T i\

C.-Tarje-tas Impresos. -Una de l a s formas

de r e c o r d a t o r i o puede tambin consi_s
t i r en una t a r j e t a i m p r e s a , s i n s a l do n i f i r m a , en l a c u a l se l l e n a n
l o s d e t a l l e s r e l a t i v o s a l e s t a d o del a c u e n t a d e l c l i e n t e . A menudo e s
tas t a r j e t a s son p r e f e r i b l e s a l a s
c a r t a s p a r a e n v i a r l a s como p r i m o r r e
c o r d a t o r i o , p u e s t o que on i u p e r s o
nles y l o s c l i e n t e s comprenden quetambin o t r o s compradores morosos l o s
estn r e c i b i e n d o d e n t r o do 1 'S mis
mas c i r c u n s t a n c i a s . Deben e s t . i r r e
d a c t a d i s en trminos c o r t e s e s p a r a
mostrar equidad, recordar l a s condic i o n e s de crdito c o n v e n i d l a o impre

s i o n o r o l c l i e n t e p o r s u carcter
impersonal o i n p a r c i a l . S i e l p r i v i l e g i o de l a c u e n t a a b i e r t o ha de r e s
ponderse t e m p o r a l m e n t e , e n t o n c e s l a t a r j e t a debe c o n s t i t u i r s e una a d v e r t e n c i a a l c l i e n t e pero s i n que o l i o sea causa de o f e n s a .
A continuacin se p r e s e n t a n a l g u n o s b r e
ves e j e m p l o s que pu den u t i l i z a r s e en l i s tarj_e
t a s de sta c l a s e ;
Respetuosamente s o l i c i t a m o s l a i n
mediata atencin de Ud., a su c u e n t a
ya s o b r e v e n c i d a .
E s t e es un n u i v o r e c o r d a t o r i o a m i s t o s o de que n u e s t r a s c o n d i c i o n a s de
v e n t a s s o n o r d i n a r i a m e n t e de p ig t o t a l a f i n de mes.
Quiz u s t e d ha d e j a d o que e s t a cuen
t a l e p a s a r a i n a d v e r t i d a . Le' r o g a mos que l e p r e s t o atencin a h o r a .
Le enviamos e s t e e s t a d o de c u e n t a
a l o s f i n e s c o m p a r a t i v o s y como r e c o r d a t o r i o d e l c o n v e n i o mutuo en
cuanto a l a s c o n d i c i o n e s do v e n t a s .
LA NACIONAL
VERACRUZ,VER.
Respetuosamente s o l i c i t a m o s l o i n
m e d i a t a atencin de Ud., a su
cuenta s o b r e v e n c i d a .
1

T A R J E T A

I M P R E S A

D.-Combinacin de un e s t a d o de cuento y
un mensaje r e c o r d a t o r i o . - L a c o r r e s
p e n d e n c i a de r e c o r d a t o r i o s paro l a p r i m e r a etapa de una s e r i e de c a r t a s
de c o b r a n z a s puede combinarse c o n
un e s t a d o de c u e n t a , o b i e n puede
c o n s i s t i r en una breve c a r t a - f o r m a e
modelo impreso conforme a p a r e c e a
continuacin:
Muy seores n u e s t r o s :
S i u s t e d e s no l o han hecho a u n
tendran l o a m a b i l i d a d de e n v i a r n o s
un cheque con e l f i n de c u b r i r s u
c u e n t a s o b r e v e n c i d a p o r v a l o r de;

.?

Les quedamos muy a g r a d e c i d o s

p o r s u p r o n t a atencin.
De u s t e d e s a t e n t a m e n t e .
LA

NACIONAL.

TERCER ESTr.DO DE COBRO

E.-Anlisis de l a antigedad de l a deuda y r e c o r d a t o r i o . - Un e s t a d o a n a l i zando e l s a l d o s o b r e v e n c i d o , do a c u e r

do con l o s compras mensuales p i \ s e n t e s , ha demostrado s e r una forma o
f e c t i v a paro i n i c i a r l a s campaas de
cobranza c o n t r a cuentas s o b r o v o n c i
das.
E . - C a r t a s basadas en e l d e s c u i d o . - S i e l
departamento de c o b r a n z a s desea u t i l i z a r e l r e c u r s o d e l d e s c u i d o en una
c a r t a de r e c o r d a t o r i o , e n t o n c e s puede emplearse l a s i g u i e n t e c a r t a como
gua:
A p r e c i a d o seor:
Su cuenta con n o s o t r o s p r e s e n t a
un s a l d o de $
que a c t u a l m e n t e
est s o b r e v e n c i d o . P o s i b l e m e n t e s o
t r a t a de un d e s c u i d o ; p o r l o t a n t o , llamamos su atencin sobre e l l o .
Despus de h a b e r e x p u e s t o una s e r i e deformas y modelos de r e c o r d a t o r i o s , yo me i n c l i n o
por s u g e r i r se u t i l i c e l a t a r j e t a i m p r e s a p o r
c o n s i d e r a r l a mas c o n v e n i e n t e a l o empresa, por s e r ms econmica e s t a forma de r e c o r d a t o r i o ,
l l a m a r ms l o atencin y p e r s u a d i r con ms f u e r za a l c l i e n t e para que pague.
Segunda etapa de c o b r a n z a s . - L a segundaetapa de c o b r a n z a s proceder en e l caso de q u e
despus de h^ber e n v i a d o uno o dos r e c o r d a t o r i o s ,
no se hoya l o g r a d o r e s p u e s t a p o r p a r t e d e l c l i e n

t e ; - a n t e e s t a situacin d i r e c t a r e s p e c t o a l p o r quera cuenta ne ha s i d o pagada. Existe a l g u n a razn legtima para l a demora? o b i e n , Lo queest h a c i e n d o e l deudor es d a r l a r g o a l a s u n t o
todo cuanto puede?. S i e l a c r e e d o r no t i e n e u n
r e p r e s e n t a n t e que se t r a s l a d e h a s t a l a regin d e l
deudor, entonces se ver o b l i g a d o o e s c r i b i r y
a v e r i g u a r l o c a u s a . Tiene relacin con l a m o r
canca o con l o s s e r v i c i o s d e l a c r e e d o r ? L o s
c o b r o s d e l deudor son l e n t o s ? Los c i r c u n s t a n c i a s
l o c a l e s son difciles?. S i e l deudor c o n t e s t a
dando una explicacin, e n t o n c e s e l a c r e e d o r debe
o f r e c e r l e todo l o ayuda que pueda para c o n t r i
b u i r a que r e s u e l v a sus d i f i c u l t a d e s .
Ante sta c i r c u n s t a n c i o ser n e c e s a r i a g i r a r una s e r i e de c a r t a s a l g o i n s i s t e n t e s p a r a v e r s i es p o s i b l e l o g r a r c o b r a r l a cuenta pon
d i e n t e ; p o r l o t a n t o a continuacin f i g u r a n ojom
pos de c a r t a s que pueden u t i l i z a r s e o l a Q-~
gunda etapa de l o s e r i e de c o b r a n z a s " ( 1 9 ) .
E l modelo de c a r t a que a continuacin
expongo, puede s e r a p l i c a d o en caso de h a b e r l o
mandado v a r i o s r e c o r d a t o r i o s o l c l i e n t e , y que
no haya pagado n i c o n t e s t a d o .

( 1 9 ) . -S.M.Brown - L. D o r i s . - M a n u a l d e l l)ir,;t,,.
de empresas. Op. Ct. Pgs. 1035-1039-104-1
1043-1045..
0

V e r a c r u s , V e r . , a 14 de enero do 1969-

Mancera Hermanos, S.A.

Av. Jurez #354.
G-uadala j a r a , J a l .
Muy seores n u e s t r o s :

Son n u e s t r o s nuevos c l i e n t e s
y sta es o t r a forma de comunicacin c o n u s t e d e s .
N u e s t r o s t r e s e s t a d o s de cobro y n u e s t r a o a r t a
d e l 3 de d i c i e m b r e , que l e s enviamos no hnn r e c i
b i d o todava contestacin.
~"
0, es que no l l e g a m o s a u n acuerdo sobre e l crdito que l e s e r o n e c e s a r i o ? Hemos cometido algn e r r o r a l h a c e r e l c a r g o ?
Como q u i e r e n u s t e d e s que t r a m i t e m o s s u c u e n t a ? .
Les rogamos que sobre t o d o
sean f r a n c o s y nos d i g a n s i hemos cometido a l g u na alteracin en s u c u e n t a , pues u s t e d e s nos encontrarn enteramente d i s p u e s t o s a r e c t i f i c a r l o .

Quedamos suyos

afectsimos

E l o b j e t i v o de e s t a c a r t a . e s e l de p e r s u a d i r a un buen c l i e n t e a que pague, en caso do

haberse r e t r a s a d o .
V e r a c r u z j V e r . , a 3 de f e b r e r o de 1969.
Campos Hermanos,S.A.
Av. V. C a r r a n z a #2798.
Col I n d u s t r i a l .
Mxico 12,D.P.
Muy a p r e c i a d o seor n u e s t r o s
Es ms b i e n una novedad para n o s o t r o s , e l que hoy tengamos que e s c r i b i r l e a u s t e d en
relacin con s u o p r e c i a b l e c u e n t a , con o t r o obj e t o que no sea e l a g r a d e c e r l e e l que cubra u u
c u e n t a , pues un c l i e n t e como u s t e d , c o n s t i t u y e una bendicin p a r a una casa c o m e r c i a l .
Pero, t a l parece, a
r e g i s t r o s estn e q u i v o c a d o s ,
por i m p o r t e de $2,786.50, no
e l tiempo p r e c i s o que u s t e d

no s e r que n u e s t r o s
su c u e n t a do j u n i o ,
ha s i d o pagado o n
acostumbra.

Hemos cometido a l g u n a alteracin a s u c u e n t a , o e x i s t e n c i r c u n s t a n c i a s e s p e c i a l e s quehan impedido e l pago de e s t a c u e n t a . ?

Le saludamos muy

atentamente.

PROPIEDAD DELABIBUOEC*
O.
F A C U L T A D

DL

LA
C O M

JALAPA. VER.

E s t a c a r t a proceder, s i se p r e s e n t a r a l a situacin de que un c l i e n t e no q u i s i e r a pagar

su c u e n t a , argumentando e l no h a b e r r e c i b i d o l a mercanca en buenas c o n d i c i o n e s .
V e r a c r u z , V e r . , a 10 de enero do 1969.

Jimnez y Ca.,S.A.
Av. 20 de noviembre # 329
Veracruz Ver.
f

Muy seores n u e s t r o s :

Existe algn problema en relacin c e n i a s mercancas que l e s f u e r o n e n v i a d a s ? ponen

u s t e d e s en duda l a c a l i d a d do l o s artculos?
S i es as, l o nico que u s t e d e s t i e n e n que h a c e r es comunicrnoslo s i as l o desean, yn o s o t r o s tendremos mucho g u s t o en r e v i s a r l a f a c
t u r a d e t a l l a d a m e n t e con u s t e d e s .
A h o r a , s i todo est a satisfaccin de u s t e d e s , pero no han p r o c e d i d o a e n v i a r n o s e l i n .
p o r t e de s u c u e n t a , a buen seguro que desearn h a c e r l o hoy mismo.

Somos de u s t e d e s A t t o s . y S s . Se,

"Tercero etopo de c o b r a n z a - C a r t a eonl l a m a m i e n t o s . - L a t e r c e r a etapa de una s e r i e - de c o b r a n z a s depender en g r a n p a r t e de l a r e s p u e s t a r e c i b i d a a l a segunda. S i e l deudor r e s p o n d e con a l g u n a q u e j a legtima, o s i l a s c i r c u n s t a n
c i a s a l margen de su d o m i c i l i o hacen i m p o s i b l e
e l pago, l a nueva c o r t a d e l a c r e e d o r adoptar un
carcter p e r s o n a l adecuado. S i n embargo, s i n o
ha h a b i d o una r e s p u e s t a , e n t o n c e s es que o b v i a
mente e l deudor est t r o t a n d o de r e h u i r e l pago,
y en ese caso, es p r e c i s o de h a c e r l e una l l a m a d a
de atencin ms enrgica. Envesele a ese

cobro dudoso - , ya sea una l e t r a de c a m b i o o b i e n una c a r t a muy f u e r t e ; procrese i n d u c i r l o

a l pago de s u deuda, apelando a m o t i v o s t a l e s
como e l o r g u l l o p e r s o n a l , a l d e b e r , l a j u s t i o l a y l a r e s p o n s a b i l i d a d , i n c l u s i v e e n t e r a r l o de que
en caso de no pagar se har una mala recomen la
cin do l.
Un l l a m a m i e n t o de o r g u l l o d i r i g i d o a
un nuevo c l i e n t e . - La s i g u i e n t e c a r t a e n v i a d a en
t e r c e r l u g a r en una s e r i e de c o b r a n z a s a un nuevo c l i e n t e , hoce un l l a m a m i e n t o a l o r g u l l o por l a p r o p i a reputacin e n t r e sus a s o c i a d o s " ( 2 0 ) .

(20) .-S.M.Brown L. D o r i s . -Manual d e l . D i r e c t o r do

Empresas 0p. Ct. Pg. 1046-1047.

V e r a c r u z , V e r . , a 3 de f e b r e r o de 1969.

S r . Rosendo Martnez 0.
Av. San J u a n de Letrn #746.
Coatzocoalcos,Ver.

Apreciado

seor Martnez:

Lamentamos mucho comprobar que su cuenta so

v a h a c i e n d o gradualmente mayor y que sus compras
d u r a n t e e l c o r r i e n t e mes han e x c e d i d o con nuchoa sus pagos.
Siempre hemos c o n s i d e r a d o l a f i r m a de uotod
como uno de n u e s t r o s c l i e n t e s e j e m p l a r e s , y estn_
nos seguros de que e x i s t e a l g u n a razn j u s t i f i c a ^
da p o r l a c u a l se est r e t r a s a n d o ahora on l o s pagos. S i t a l es e l caso quiero u s t e d c o m u n i c a r
n o s l o ? . 0 b i e n , mejor an, pase u s t o d p o r nuos-t r a s o f i c i n a s y t r a t e e l asunto) con n o a o t r o s , do
forma que podamos a j u s t a r l o o satisfaccin de
ambas p r t e s .
a

Queremos que u s t e d sep'' jue a p r e c i a m o s g r a n

demente s u f a v o r y que dse irnos c o n t i n u a r n u e s t r a s r e l a c i o n e s c o m e r c i a l e s . E s t a cuenta ya est
s o b r e v e n c i d a a c t u a l m e n t e en 60 das, y sabemos que u s t e d no querr que t a l situacin p e r s i s t a .
S i no f u e s e cmodo para u s t e d e l v e n i r a
n u e s t r a s o f i c i n a s , entonces b a s t a con que l l a m e a i s u s c r i t o p o r telfono y as podremos a j u s t a r su cuenta.
A t e n t a m e n t e .

V e r a c r u z , V e r . , a 23 do marzo do 1969.

A l b e r t o Rodrguez A.
Av. I n s u r g e n t e s #345
Coatzacoolcos,Ver.
Estimado

seor:

Recordar u s t e d que cuando nos h i z o s u

p e d i d o en enero ltimo, nos proporcion a l g u n a a r e f e r e n c i a s a l a s c u a l e s l e s e s c r i b i n i o s c on o b j e
t o de a b r i r una cuenta a nombre de u s t e d . N o s o
t r o s no l o conocamos, pues nunca habamos hecho
n e g o c i o con u s t e d en l o que esas p e r s o n a s y u s
t e d mismo nos d i j e r a n ; y una v e z que nos comunic a r o n que acostumbraba a s a l d a r sus c u e n t a s conp r o n t i t u d , ya confiamos en u s t e d s i n ningn geno
r o de duda.
~"
S i n embargo, en l u g a r de pagar sus
c u e n t a s prontamente a c o n s e n t i d o en d e j a r l a s s i n
s a l d a r , de forma que a e s t a s f e c h a s comprobai,lasque hay p e n d i e n t e s p o r su p a r t e dos f a c t u r a s doenero p o r e l i m p o r t e de $1,866.40 y de $2,134.55
r e s p e c t i v a m e n t e , L e hemos e s c r i t o t r e s veces sobre
esas f a c t u r a s s i n xito a l g u n o . Ms, n a t u r a l m e n t e ,
quiz haya a l g u n a razn p o r l a c u a l no ha p o d i d o
s a t i s f a c e r esas c u e n t a s ; pero creemos que s i
t a l es e l caso u s t e d d e b i e r a e s c r i b i r n o s y no
p e r m i t i r que nos formemos o su respecte; un j u i
ci errneo sobre l o forma en l a c u a l u s t e d a
t i e n d e sus o b l i g a c i o n e s .
Quiere h a c e r n o s e l f a v o r de e n v i a r n o s
un cheque p o r $4,000.95 de forma que no nos v e a mos o b l i g a d o s a marcar su cuenta como do ^ago rao
roso?,
~"
Atentamente

suyos.

C u a r t a etapa de c o b r a n z a . - Despus doh a b e r r e c u r r i d o a todos l o s medies p o s i b l e s p a r a

c o b r a r una c u e n t a , y no habindose o b t e n i d o n i n gn r e s u l t a d o , s a t i s f a c t o r i o p o r p a r t e d e l c l i e n t e , y dndonos cuenta que a q u e l es n e g l i g e n t e en
extremo, i r r e s p o n s a b l e o que no t i e n e intoncinde p a g a r , no habr o t r a medida ms c o n v e n i e n t e que l a de e n t r e g a r l e l o cuenta a un abogado para
que proceda a demandarlo, c l a r o est, siempre ycuando e l monto de l
cuenta sea de consideracin,
t e n i e n d o en cuenta que muchos o l i e n t e s t r a t a n de
e v i t a r e l c u m p l i m i e n t o de sus o b l i g a c i o n e s l e g a l e s , s u e l e n poner en un p l a z o de j u i c i o , cantida_
des o c a l i d a d e s de artculos i n v o l u c r a d o s y d e
i n t e n t a r , c u a l q u i e r o t r a cosa p o s i b l e , a f i n deh a c e r e l e s f u e r z o de cobranza t a n f a t i g o s o q u o
e s t e seo abandonado.
n

En caso de no s e r c o s t e a b l e , h a c e r una.
demanda en c o n t r a de un c l i e n t e moroso porque s u
cuento no seode mucha consideracin, l o ms i n d i
codo s e r a e n t r e g a r l a a una A g e n c i a de C o b r a n z a s p a r a que p r e s i o n e a l c l i e n t e y l o g r e h a c e r e f e c t i v a l a cuenta.
E s t a s a g e n c i a s actan caracterstica
mente c o n g r a n energa y estn o r g a n i z a d a s p a r a r e a l i z a r d i c h a s o p e r a c i o n e s con un mnimo de
g a s t o s , l o que no sucede cuando e l v e n d e d o r o p l i
ca l a accin d i r e c t a en e l caso de l a s c u e n t a s pequeas que i n c l u y e n g a s t o s l e g a l e s y e s f u e r z o s
a d m i n i s t r a t i v o s que no van en proporcin con l a s
c a n t i d a d e s que se estn cobrando.
C l a r o est, que cuando se proceda como
a n t e r i o r m e n t e se menciona, se tendr e n t e n d i d o
de antemano, que a l c l i e n t e que se t r a t e c o n e s t o s medidos t a n enrgicas, ser un c l i e n t e p o r d i

do, o seo que ya no nos volver o comprar, n i l a empresa l e volver a d a r crdito.

C u a l q u i e r a de e s t a s dos medidas t o n a d a s
p a r a e l cobro de una cuenta difcil, sern conven i e n t e s en ltima i n s t a n c i a para r e c u p e r a r crdit o s difciles de h a c e r e f e c t i v o s .
3.-VIGILANCIA SOBRE EL CONTROL DE J.OSCREDITOS PENDIENTES.
Una de l a s l a b o r e s i m p o r t a n t e s que tambin debe de t e n e r e l Departamento de Crdito o
s u c a r g o , es l a de v i g i l a r o s u p e r v i s a r l a s cuent a s p a r a poder t e n e r l a s e g u r i d a d de que l o s c o
b r o s son p r e s e n t a d o s rpidamente a l o s c l i e n t e s ,
y que se r e c u e r d e n a stos sus adeudos cuando son
l e n t o s en e l pago a n t e s de que su m o r o s i d a d se
c o n v i e r t a en s e r i a .
Se ha e s c r i t o , mucho sobre i i formo de
convencer efectivai.lente o l o s c l i e n t e s m o r o s o s ,
p a r a que puedan o b t e n e r una liquidacin rpida,
s i n o f e n d e r a l c l i e n t e s i n poner en p e l i g r o l o o
negocios futuros.
Sera una buena medida para b e n e f i c i e de l a empresa, e s t a b l e c e r e l s i s t e m a de d e s c u e n t o s
p o r p r o n t o pago, as de e s t a manera e l c l i e n t e
podra b u s c a r l a m n e r a de pagar ms p r o n t o s u
c u e n t a para o b t e n e r de e s t a formo,una disminucin
en s u deudo a d q u i r i d a .
n

Otra s u g e r e n c i a que he c o n s i d e r a d o n e c e s a r i a exponer e s , l a de c r e a r un nuevo p u e s t o , designando a l nuevo empleado como s u p e r v i s o r d o

crditos v e n c i d o s ; ste empleado se encargar do-

su t a r d a n z a p o r l o s c u a l e s no ha c u b i e r t o su cuenta
qu
se encu n r r a v e n c i d a .
Adems, e l departamento .lo er l i t o t i e n e
un arma ms e f e c t i v a a su disposicin, para o b l i g a r
a pagar a l o s c l i e n t e s f i j o s , o sean ->quellos q u e
estn comprando constantemente; esta, arma c o n s i s t e en suspender a l c l i e n t e l o s crditos s o l i c i t a d o s s i
no concede l a atencin n e c e s a r i a a l o s crditos pon
dientes.
En e l caso le c l i e n t e s i m p o r t a n t e s que
e s t 'n r e c o n o c i e n d o su deuda pero que estn en l i f i cultsd.es f i n a n c i e r a s que l e s es .ifeil h a c - r o
c u b r i r su adeudo, se deben de a p l i c a r tcticas
i f e - r e n t e s . Lo ms c o n v e n i e n t e ser no i n s i s t i r
de una minera muv enrgica a l c l i e n t e ' , y
^ue p U e
de r e s u l t a r que l se .leel .ro i n s o l v e n t e .
Muchas veces r e s u l t a ms convenanfeop a r a o l a c r e e d o r b u s c a r un compromiso de liquida-ion con
e l c l i e n t e en a p r i e t o s que p r o d u z c a n COIO *v"suntado
e l pago de una p o r t e de l a deuda m i e n t r a s se p e r m i te a l c l i e n t e c o n t i n u a r sus n g o c i o s en e-so o que
e j e r c i e r a e l comercio.
Pero pue e s u c e d e r en caso de que e l c l i e n
te tenga o t r a s muchas deudas como sucede g e n e r a l
mente,un acomodo de liquidacin puede no s e r f a c t i b l e a menos que l o s lemas a c r e e d o r e s que no h a y a n
recib lo a satisfaccin su pago pu le e x i g i r e l
c u m p l i m i e n t o de sus derechos l e g a l e s y l l e v a r a l
deudor ante l o s t r i b u n a l e s ; como cuestin prcti
ca no es fcil .hacer que a c r e e d o r e s l i s p e r s o s o c o i n c i - o n en posponer o l l e g a r a un a r r e g l o sobro oun demandas de p j g o . En l a r e a l i d a d l a e x p e r i e n c i a
e x i g e qur l a p o s i b i l i d a d l e un a r r e g l o d l i q u i d a
cin sea b i e n i n v e s t i g a d o a n t e s de r e c u r r i r a l ueor.as drstico e l o s medios lgalos completos que
suele-s demostrar s e r remdios s o l o lo nombres"

ACTITUD DE LOS COBRADORES ANTE LOS CLIENTES.

P a r a l l e v a r a cabo l a s c o b r a n z a s , l e
be l e e x i s t i r un p l a n s i s t e m a t i c e , cuyo f u n d a r o n
t o est d e t e r m i n a d o en >jron - a r t e por l o s p l a z o s
le c . b r . s e s t i ; . u l a .es, ..or e l e s t a b l e c i m i e n t o .
Debe ,:e e x i s t i r , un ::tu.-.:> uniAno l e
env s Le Esta.:os l e Cobros, y t( Las l a s f a s e s
le p r o c e s e l e l a cobranza .'o-ben l e e s t . i r c e o r l i
nados e n ^ f o r n a t a i ,que e l t r a b a j o p r o s i g o s i n congestinj an en ponilos l e g r a n a c t i v i d a d .
Pero ^ r e s c i n d i e n d o l e l a manera en que
se o r g a n i z a y a p l i c a e l p l a n g e n e r a l , es i m p o s i b l e l o g r a r xito en l a s c o b r a n z a s , s i i
que od
m i n i s t r a n d i c h o p l a n c a r e c e n de c i e r t a , ^ u u i i d a l e s i m p o r t a n t e s , s i e n d o una de e l l a s l a e x p e r l e n
cia.
"~
o

En cuanto o l o s c o b r o r e s , seuelo dec i r , que l a l a b o r i o s i d a d , l a i n t e l i g e n c i a , l a

p e r s e v e r a n c i a son c u a l i d a d e s para l o g r a r un buen
t r a b a j o .Le c o b r a n z a . Ms e l c o b r a d o r e f i c i e n t e , debe d e m o s t r a r o t r a s a p t i t u d e s que por r a z o n e s
de c o n v e n i e n c i a s , se expresarn con l a p a l a b r a
diplomacia.
Las costumbres y l a s e x p e r i e n c i a s comer
ciles de l o s c l i e n t e s d i f i e r e n muchsimo e n t r o -

s i , y tambin sus caractersticas i e r s e n a l e s ;

s o l o un agente de c o b r a n z a s i n e r t e utilizara e l
mis o mtooc varo t o d o s .
Cada cuenta v e n c i d a , es un problema
d i s t i n t o y e l c o b r a d o r que q u i e r e t e n e r xito, es e l que posee s u f i c i e n t e c r i t e r i o , paro tr."
t a r cada case cor.o s i f u e r a e l nico.
1

E l c o b r a d o r debe de d e m o s t r a r f i r m o z n s i n s e r r u d o , su mejor a m a no es l a alteracins i n o l a persuacin. S i e l deudor t i e n e l a v o l u n t a d de pagar pero

carece de medios, se acudirs i s e r v i c i o c o m e r c i a l para a y u d a r l o a l a r e h a b i litacin; s i se toaede pagar, pero no q u i e r e h a
c e r l o , deber l e e j e r c e r c i e r t a presin sobre
l, pero e s t o se har en l o p o s i b l e de nodo d e
c o n s e g u i r e l d i n e r o y a l mis .o t i e n d o c o n s e r v a r l a cuenta.
Es recomendable que se ponga en p r c
t i c a , l a rotacin de c o b r a d o r e s en l a s d i s t i n t a s
zonas de cobranza para e f e c t u a r c o b r o s ; ya eune s t a medida se c o r r i g e e l d e f e c t o a l o o Cobradores e n e l aasc de que se c o n s i d e r e n i n d i s ^ o n s a
!J 1 O S
Tambin sera recomendable, toman lo
sto como una s u g e r e n c i a , que se e s t a b l e z c a para
l o s c o b r a d o r e s , e l ae o t o r g a r l e seriestramente
. r e r i o s , d i p l o m a s , una comida, unos v a c a c i o n e s
con g a s t o s pagados a l c o b r a d o r que l o g r a r a co
b r a r l a mayor c a n t i d a d en e l tiempo e s t a b l e c i d o ,
ya que en e s t a forma se lograr aumentar l o s
i n g r e s o s p o r concepto de c o b r o s .

PROFIEDAD DE LA BIBLIOTECA
DE LA
F A C U L T A D

DE

COMESCI

JALAfA.VEfi.

123v

Todas l a s s u g e r e n c i a s a n t e r i o r e s e x
p u e s t a s , l a s hago con e l f i n le m e j o r a r e l s i s t e n a de cobranzas y a c t i t u d de l o s c o b r a d o r e s , p a r a o b t e n e r en e s t a f o r n a , r e s u l t a d o s p o s i t i v o s
y l o g r a r c o n ns f a c i l i d a d l a consumacin d e l c i c l o econmico.

R u i s y Prieto.-Auditora Prctica.-Mxico 1962.

E.L.Kohler.-Auditora.-Mxico 1962
C.P.T. A. Patn U.-Manual d e l C o n t a d o r . R e i m p r e sin. -Mxico 1947.
v..A. Patn.-Tratado de C o n t a b i l i d a d me vi i a y s u p e r i o r . - B u e n o s A i r e s . 19b4
E g b e r t James C. H o l b r o o k E l m o r , A ' l d r i c l i . -Prctico C o m e r c i a l Nortamericana.-Torcer a edicin.-Buenos A i r e o .
Holmes W. A r t h u r C. P. A.-Auditora . -b\\ .unda ldiicin.-Mxico 1965.
r

I n s t i t u t o Mexicano de C o n t a d o r e s Pblicos!
a) .-Normas y Proc - d i m i t n t o s de A u d i t o r i a
Mxico.1965.
b) .-Deberes de l o s C o n t a d o r e s Pblicos Jnior
y Snior". P r i m e r o Edicin.-Mxico.1965.
P i n n e y M i l l e r . - C o n t a b i l i d a d Introduccin Interino
d i a . Segunda Edicin.-Pxico 1967.
S.Ivi.Brown L. D o r i s . - M a n u a l d e l D i r e c t o r do Em
p r e s a s . - P r i m e r a edicin,1959.
Ley d e l Impuesto

Sobre l a R e n t a .

Tesis.
V e l o Ramn Baldomero E.-C.P."Breve e s t u d i o de
l o Auditora de Cuentas p o r C o b r a r " ' . - U n i v e r
s i d a d de Nuevo Len.-1965.