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DOCUMENTOS INSTITUCIONALES:

CORRESPONDENCIAS.
El trmino correspondencia tiene varios significados, uno de ellos alude a la
comunicacin escrita que se establece entre por lo menos dos personas por medio
de una carta. Quien la recibe se conoce bajo el nombre de destinatario mientras
que al que la enva se le llama remitente. Existen varios tipos de cartas. Para
nuestro inters, revisaremos definiciones y ejemplos de cartas comerciales.
1. CARTAS COMERCIALES
Se entiende por cartas aquellos medios que son utilizados para transmitir algo por
va escrita. Es redactada por un emisor hacia un receptor. Existen diversas
clasificaciones de cartas pudiendo ser estas formales o no. Un ejemplo son las
cartas comerciales. Este tipo de cartas es utilizada en relaciones comerciales de
empresas con: otras empresas, con empleados o particulares (y viceversa). En
este tipo de cartas, su contenido est relacionado con operaciones comerciales,
negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa.
Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, de solicitud, de crdito, de
propaganda, de cobro, etc.
PARTES DE LA CARTA COMERCIAL.

Una Carta comercial debe ser escrita de manera formal y contiene las siguientes
partes:

1. Margen: Espacio entre el borde de la hoja y el texto que se escribe. Las


mrgenes recomendadas son:

MARGEN IZQUIERDA: 4 cm. MARGEN DERECHA: 3 cm.


MARGEN SUPERIOR: 4 cm.

MARGEN INFERIOR: 2 cm.

2. Tipo y tamao de letra: Tipo: ARIAL Tamao: 12


3. Membrete: Conformado por el logotipo, el nombre, direccin y dems seas de
identificacin de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del
papel. Esta informacin puede distribuirse entre el encabezado y el pie de pgina
de la hoja que se est utilizando.

4. Referencia: Cdigo o nmero consecutivo.


5. Localidad y Fecha: Indica la informacin completa del lugar desde donde se
escriben las cartas as como el da mes y ao.
6. Destinatario: Son los datos de identificacin de la persona al cual va a ser
enviada la carta. Debe contener: profesin, nombre y apellidos, cargo, empresa y
la ciudad del destinatario.
7. Asunto: Es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de
una lnea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la
carta.
8. Saludo: Es una frase corta con mensaje de cortesa que se incluye antes de
escribir el texto de la carta.
9. Texto: Es el conjunto de prrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue
escrita la carta, se recomienda que los prrafos sean cortos escritos con lenguaje
claro, preciso, natural y espontneo.
10. Despedida: Son expresiones con lo que se da por concluida la expresin del
mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesa, tanto de saludo
inicial y la relacin entre el emisor y receptor.
11. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo
hace en nombre y representacin de otra.
12. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza
por lo expresado en la carta.
13. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han
intervenido en el dictado o digitacin de la carta.
14. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaa uno o varios
documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

CARACTERSTICAS DE UNA CARTA COMERCIAL


Las cartas comerciales tienen las siguientes caractersticas:

Es breve y precisa.
Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud.
Busca dar informacin completa.
Recurre a un vocabulario exacto y corts.
Usa oraciones completas organizadas correctamente.
No abrevia las palabras.
Utiliza una puntuacin adecuada al sentido de lo que se quiere expresar

ESTILOS O FORMAS DE DISPOSICIN DE LAS CARTAS COMERCIALES


1. Estilo Bloque Extremo: Es el estilo ms fcil y cmodo por cuanto todas las
lneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo
siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios
verticales.
2. Estilo Bloque: Este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia
consiste en que la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma
se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
3. Estilo Semibloque: Es el estilo ms elegante y uno de los ms usados en el
Comercio. Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se
distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez
espacios.
4. Estilo Sangrado: Es un estilo que se diferencia del semibloque en los
siguientes aspectos: cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera,
lleva una sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma
manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la
firma.
EJEMPLO DE CARTAS COMERCIAL SEGN SUS ESTILOS.
A continuacin se presenta un ejemplo de elaboracin de una carta comercial de
acuerdo a los estilos mencionados.

1. ESTILO BLOQUE EXTREMO.

OF-CE-023
Florencia Caquet, 30 de Febrero de 2015.
(Se dejan dos espacios)

Ingeniero
LUIS ALBERTO VEGA IRIARTE
Rector
Institucin Educativa Instituto Tcnico Industrial
La ciudad
(Se dejan dos espacios)

ASUNTO: Alquiler polideportivo cubierto.


(Se dejan dos espacios)

Cordial saludo.
Mediante la presente me permito solicitar su colaboracin, para que me sea
alquilado el polideportivo cubierto de la Institucin Educativa Instituto Tcnico
Industrial Sede principal, durante los das 01 y 02 de Marzo del ao 2015, con el
objetivo de llevar a cabo dos jornadas de capacitacin laboral a nuestros
funcionarios en el horario de 08:00 a 12:00 m. en los das mencionados.
(Se deja dos espacios)

De antemano agradezco su diligencia y espero recibir de manera pronta, la


respuesta positiva a sta solicitud.
(Se dejan dos espacios)

Cordialmente,
(Se dejan tres espacios)

(Firma)
ALEJANDRO SANCHEZ BENJUMEA
Gerente EXCELLERE
ANEXO (1 Folio): Fotocopia de la cdula

Digit: E. Suarez

Carrera 30 No. 23A-12 Barrio El Centro - TEL: (+098) 4397649 PBX: (+098) 434 00 00
Pgina Web: www.excellere.org

2. ESTILO BLOQUE.

OF-CE-023
Florencia Caquet, 30 de Febrero de 2015.
(Se dejan dos espacios)

Ingeniero
LUIS ALBERTO VEGA IRIARTE
Rector
Institucin Educativa Instituto Tcnico Industrial
La ciudad
(Se dejan dos espacios)

ASUNTO: Alquiler polideportivo cubierto.


(Se dejan dos espacios)

Cordial saludo.
Mediante la presente me permito solicitar su colaboracin, para que me sea
alquilado el polideportivo cubierto de la Institucin Educativa Instituto Tcnico
Industrial Sede principal, durante los das 01 y 02 de Marzo del ao 2015, con el
objetivo de llevar a cabo dos jornadas de capacitacin laboral a nuestros
funcionarios en el horario de 08:00 a 12:00 m. en los das mencionados.
(Se deja dos espacios)

De antemano agradezco su diligencia y espero recibir de manera pronta, la


respuesta positiva a sta solicitud.
(Se dejan dos espacios)

Cordialmente,
(Se dejan tres espacios)

(Firma)
ALEJANDRO SANCHEZ BENJUMEA
Gerente EXCELLERE
ANEXO (1 Folio): Fotocopia de la cdula

Digit: E. Suarez

Carrera 30 No. 23A-12 Barrio El Centro - TEL: (+098) 4397649 PBX: (+098) 434 00 00
Pgina Web: www.excellere.org

3. ESTILO SEMIBLOQUE.

OF-CE-023
Florencia Caquet, 30 de Febrero de 2015.
(Se dejan dos espacios)

Ingeniero
LUIS ALBERTO VEGA IRIARTE
Rector
Institucin Educativa Instituto Tcnico Industrial
La ciudad
(Se dejan dos espacios)

ASUNTO: Alquiler polideportivo cubierto.


(Se dejan dos espacios)

Cordial saludo.
Mediante la presente me permito solicitar su colaboracin, para que me
sea alquilado el polideportivo cubierto de la Institucin Educativa Instituto Tcnico
Industrial Sede principal, durante los das 01 y 02 de Marzo del ao 2015, con el
objetivo de llevar a cabo dos jornadas de capacitacin laboral a nuestros
funcionarios en el horario de 08:00 a 12:00 m. en los das mencionados.
(Se deja dos espacios)

De antemano agradezco su diligencia y espero recibir de manera pronta,


la respuesta positiva a sta solicitud.
(Se dejan dos espacios)

Cordialmente,
(Se dejan tres espacios)

(Firma)
ALEJANDRO SANCHEZ BENJUMEA
Gerente EXCELLERE
ANEXO (1 Folio): Fotocopia de la cdula
Digit: E. Suarez

Carrera 30 No. 23A-12 Barrio El Centro - TEL: (+098) 4397649 PBX: (+098) 434 00 00
Pgina Web: www.excellere.org

4. ESTILO SANGRADO

OF-CE-023
Florencia Caquet, 30 de Febrero de 2015.
(Se dejan dos espacios)

Ingeniero
LUIS ALBERTO VEGA IRIARTE
Rector
Institucin Educativa Instituto Tcnico Industrial
La ciudad
(Se dejan dos espacios)

ASUNTO: Alquiler polideportivo cubierto.


(Se dejan dos espacios)

Cordial saludo.
Mediante la presente me permito solicitar su colaboracin, para que me
sea alquilado el polideportivo cubierto de la Institucin Educativa Instituto Tcnico
Industrial Sede principal, durante los das 01 y 02 de Marzo del ao 2015, con el
objetivo de llevar a cabo dos jornadas de capacitacin laboral a nuestros
funcionarios en el horario de 08:00 a 12:00 m. en los das mencionados.
(Se deja dos espacios)

De antemano agradezco su diligencia y espero recibir de manera pronta, la


respuesta positiva a sta solicitud.
(Se dejan dos espacios)

Cordialmente,
(Se dejan tres espacios)

(Firma)
ALEJANDRO SANCHEZ BENJUMEA
Gerente EXCELLERE
ANEXO (1 Folio): Fotocopia de la cdula
Digit: E. Suarez

Carrera 30 No. 23A-12 Barrio El Centro - TEL: (+098) 4397649 PBX: (+098) 434 00 00
Pgina Web: www.excellere.org

2. MEMORANDOS
Los memorandos son comunicaciones, con un mnimo de partes, que aceleran el
flujo de la comunicacin en las empresas. Se utilizan para tramitar, confirmar,
requerir y comunicar informacin.
Casi siempre, los memorandos son ms fciles de escribir que las cartas porque
se conoce a la persona destinataria y no exigen demasiada planificacin.
Adems, la parte destinataria est familiarizada con el asunto y el lenguaje o
terminologa que se usa en la empresa. No hace falta incluir, por tanto, una
explicacin que sera indispensable si el mensaje se enviase a alguien fuera de la
compaa.
A pesar de que los memorandos se clasifican como comunicaciones internas,
pueden crearse memorandos para enviarse fuera de la empresa. Se envan a un
pblico estrechamente relacionado con ella. (Usuarios, proveedores, etc.)
Contrario a lo que se cree muchas veces, todos los memorandos no son cortos o
breves. Aun cuando no tienen tantas partes como una carta, tambin se crean
memorandos extensos.
Tampoco debe atriburseles un carcter informal siempre. El asunto por el que se
crean, as como la persona a la que se dirigen, sirven para establecer su carcter
formal o informal.
Existe, hoy da, una prctica incorrecta, bastante generalizada, del memorando
(memo) que supone su exclusiva utilizacin para regaar o amonestar a los
empleados y empleadas de una empresa. El memorando se crea verdaderamente
para comunicar diferentes tipos de mensajes.
Los memorandos requieren:
-

Oraciones cortas y largas (Un balance entre ellas)


Vocablos sencillos y familiares
Voz activa y verbos simples
Concisin
Forma estandarizada o modelo
Tratar un solo asunto.
Enumerar los aspectos o tems que se incluyan (tres o ms).

PARTES DE UN MEMORANDO:

Mrgenes y tipo de letra igual que la carta comercial.


Membrete
Rotulo: MEMORANDO y Referencia.
Fecha

Parte destinataria
Parte remitente (con su firma o sus iniciales*)
Asunto
Texto
Iniciales de referencia
Firma