Capitulo IT CARACTERISTICAS DEL PROYECTO 2.1 Introduccién Los proyectos pasan por diferentes etapas de desarrollo, En su origen puede ser dificil determinar o describir su alcance, puesto que todavia ¢s una idea que debe madurar para tomar cuerpo. Pero antes de iniciar su materializacién 0 en las fases iniciales de ella, es necesario definir con precisién los aspectos funda- ‘mentales que caracterizarén al proyecto. En general, estos aspectos son: ~ Funcién que debe cumplir el proyecto (produccién esperada, tanto en volumen como en calidad del producto). - Definicién o alcance del proyecto. En adquisicién de equipos, se ex- presa en Términos de Referencia (capacidad, rendimientos, especifica- ciones, garantias, uso de repuestos, etc.). En una obra civil, esta defini- cin se expresa en Planos y Especificaciones. = Programa de materializacién del proyecto, - Presupucsto. Estos cuatro aspectos (Funcién, Descripeién, Programa y Presupuesto) de- terminan el marco de referencia del proyecto para dirigir su materializacién. 2.2 Etapas del proyecto Entre los dos hitos extremos de un proyecto: la idea inicial y el término de su materializacién, es conveniente agrupar las sucesivas actividades en tapas relativamente bien definidas. Cada etapa es, entonces, una parte deCapi :CARACTERISTCAS DEL. PROYECTO que el proyecto debe suspenderse o modificarse. El Jas etapas corrientes que se aplican a un proyecto se ha sefialado Ja oportunidad en que es necesario revisar los resultados del proyecto para decidir su curso posterior. Las etapas difieren no s6lo en su ubi también, en la tecnologia fundamental que emplean (evaluacién econé- ‘mica, disefio, construccidn) y en los recursos materiales y econémicos que requieren. Por ello, la divisién en fases facilta la administeacién de los recutsos y el control de los resultados en distintas etapas del desarrollo, jn en la vida del proyecto sino, En un proyecto se pueden identificar cuatro fases 0 etapas: a) Fase de Gestacién, en la que aparece la idea del proyecto y se hace un estudio muy basico para darse cuenta de si tiene alguna racionalidad. b) en la que se evaliia el 9 ierfa de Ejecucién, en la que se realiza el diseio y la co 0 gjecucién del proyecto, d) Fase de Opera in de la obra8 AmninasTRACIoN DE PROYECTOS CVILES | Maris Camper, Luis Femando cin Las dos primeras conforman el periodo de preinversién, por cuanto atin no se estd seguro de que convenga hacer el proyecto, de modo que los recursos fisicos y monetarios que se comprometen no son muy altos. La inversion puede asignarse a gastos generales de la empresa o al presupuesto de su divisién de desarrollo. La crapa siguiente, que comprende disefio y construccién, pertenece al periodo de inversién del proyecto, debido a que ya se ha resuelto hacerlo realidad y es necesario colocar ls recursos nevesatios para ello. El proyecto debe cefirse al presupuesto que determiné el Informe de Factbilidad, 2.2.1 PASE DE GESTACION “La idea del proyecto nace de una necesidad insatisfecha, de politicas insa- tsfechas, de politicas generales, de un plan de desarrollo, de otros proyec- {08 0 estudios 0 porque la realizacién del proyecto puede parecer atractiva Sin embargo, este paso no se limita a describir en términos generales la idea del proyecto, Esta idea hay que afnarlay presentarla de manera apropiada a fin de tomar la decisién de continuar sus estudios. En la etapa de idea debe realizarse un esfuerzo para determinar las posiblessoluciones al pro- blema por resolver y descartar aquellasclaramente no viable, Esta etapa iene como objetivo generar soluciones e informacién para decidir acerea de la conveniencia de emprender estudios adicionales’. [1] 2.2.2 PASE DE DEFINICION O INGENIERIA DE DESARROLLO Corresponde al periodo en el que se efectian los estudios necesatios para tomar la decisién de rechazar o de llevar adelante el proyecto. Si las conclu- siones son positivas la fase termina con la aprobacién formal del proyecto, la indicacién de la fecha de su inicio y la asignacién de los recursos. En esta fase se distinguen tres suberapas, correspondientes a sucesivos estudios, cada vez de mayor profuundidad en la medida que sus resultados son favorables: Estudios a nivel de perfil {as informaciones necesarias pata evaluar los costos y eneficios del pro- yecto se obtienen de fuentes disponibles, tales como banco de datos de la empresa o de instituciones técnicas, de revistas y bibliotecas, compar. con proyectos similares, ete. No ¢s necesario atin agotar el analisis de alter. ‘CARACTERISTICAS DEL. PROYECTO nativas. El resultado del estudio debe materializarse en un informe a nivel de perfil que permitirs decidir el paso siguiente (rechazar o continua) Estudios de prefactibilidad Para estos estudios suele requerirse informacién mds espectfica, lo que exi- ge realizar algunas investigaciones de terreno, averiguar precios de los in- sumos principales, ijar el valor de los ingresos esperados, calcular el costo del financiamienco, determinar los costos de operacién, etc. También se lad de los resultados frente a desviaciones de nds relevantes del proyecto (precios, plazos, tasas de interés). nes se vacian en el informe de prefactibilidad, que determi- na las diferentes opciones, selecciona las mejores y define los antecedentes complementarios que requiere el estudio final. Estudios de factibilidad Es una profundizacién de los estudios de la etapa anterior, “En la etapa de factibilidad se tiene como objetivo reducir al méximo la incertidumbre as0- ciada con la realizacién de un gran proyecto de inversién. En este sentido, esta etapa es la ultima en el proceso de adquirir mayores conocimientos y, por lo tanto, menor incertidumbre a expensas de mayores costos en nuevos estudios. En la etapa de factibilidad deberd analizarse minuciosamente la alternativa recomendada en la etapa anterior, prestando especial atencién al tamatio éptimo del proyecto, su entrada en operacién, su estructura de financiamiento, su organizaci6n administrativa, ec.” [1]. No obstante, siempre sera necesario realizar con posterioridad las investigaciones de te- reno que requiera la ingenieria bisica y de det: Esta etapa finaliza con el informe de factibilidad, que tiene una impor- ia capital en el proyecto, puesto que determina el rechazo, la postergacién n del proyecto, con todos los compromisos econémicos que ello im- plica, Habitualmente incluye un disefto preliminar de la mejor alternativa. Muchos estudios de factibilidad y prefac técnica y arquitecténica del proyecto y se elaboran los ma- nnuales necesarios. Sin embargo, en muchos casos, es preciso realizar el disefio definitivo una vex decidida la ¢jecucién del 8 disefios definitivos y de en la frontera entre los es- proyecto. De cualquier manera,0 ADMINISTRACION DE PROYECTOS CWVILES | Marto Campero, as Fernando Alani Caracteristicas relevantes de la fase de definicién = Objetivo: saber si el proyecto es conveniente - Técnicas de mayor uso: * ingenieria afin al proyecto + evaluacién de proyecto ~ Cualidad necesaria en el jefe de proyecto: creatividad y objetividad - Costo bajo: generalmente no excede del 3% de la inversién total - Precisién del presupuesto: Entre -15% y +20% 2.2.3 INGENIERIA DE EJECUCION O FASE DE INVERSION Corresponde al perfodo del proyecto desde las activi cio, hasta el fin de las pruebas y puesta en servicio. Su rasgo principal es que compromete la parte mis significativa de las inversiones del proyecto, Pudiendo alcanzar hasta el 95% del toral. Se entiende, entonces, la im. portancia que una buena gestién durante este periodo puede tener en el resultado econémico final En esta fase se distinguen varias subetapas: Disefio Es el perfodo en el cual el proyecto pasa de su de liminar hasta el de disefio de detalles, nivel que permite su construccidn, La secuencia intermedia comprende, habitualmente, la transformacién del disento preliminar en un anteproyecto que debe ser aprobado por las autoridades. A continuacién se procede a desarrollar el disefio a un que suele lamarse de ingenieréa bdsia, cuya caracter cuando no permite construir, es suficiente para estimar complejidad de la obra, determinar aproximadamente el volumen de los elementos més importantes y los precios unitarios. Los disefios a esta altu- n de disco pre- obra. Todos presupuesto con una pr I paso siguiente es ejecutar los di nieria de detalle con el que finalmente se disefios a este nivel final deben cumplir con la condicién de fandamentalmente el disefio bisico, de 1 w los precios unita para esta etapa fluctiia entre terreno, prosp. mercado, etc, iones, ensayos, levantamientos topogrificos, estudios de ‘CARACTERISTICAS DEL PROYECTO Ejecucién de obras Es el periodo en que se material actividades principales: Planificacién de la construccién: = Programacién = Organizacién = Financiami an las obras. Comprende las siguientes ~ _ Licitacién de obras - Construccién - Montajes y prucbas de puesta en servicio Lainversién que compromete esta etapa fluctaa entre el 85% y 95% del presupuesto del proyecto, por lo que resulta muy importante la capacidad de direccién y gestin de las autoridades responsables. Recepcién del Proyecto Esta es una actividad fundamental en la vida del proyecto, puesto deja al descubierto todos los errores que no fueron detectadbos y corregidos cn las etapas de disefio, adquisicién de equipos y ejecucién, Exige una planificacién extremadamente cuidadosa y llevada adelante bajo la respon- sabilidad del equipo multidisciplinario que debe dar su visto bueno a los resultados de la puesta en servicio (diseftador, proveedor, constructor y operador del mandante). Oeriaes dalpeen cee ase pes ee mena pa iis cortiente es que se inicie con la puesta en marcha inicial, una vez q ue a) Se han dado por terminadas las obras civiles, con verificacién de di- mensiones y cumplimiento de especificaciones (constructor e inspec- tor de la obra). b) Los equipos estin montados y probados individualmente, con verifi- cacién de la calidad oftecida por el fabricance y aceptada por el man- dante (proveedor, inspector de obra y operador durante la exploracién comercial) EH periodo de puesta en marcha permite corregirdeféctos de secuencia o de continuidad del proceso, hasta demostrar que el conjunto esta confor- me con lo prevsto, Se continta con las prucbas de recepcién, propiamente tales, para confirmar el cumplimiento de valores garantizados (capacidad, rendimientos).El tiempo y costo de la etapa de recepcién dependeri de la con del proyecto, Pero la incertidumbre del proceso y el natur los valores previstos. Por ello, es conveniente di ios mi : feniente dejar amplios margenes par contingencias. : —- Desde el punto de vista presupuestari, es necesario tomaren cuenta que el proceso tendré un costo que dependers de la calidad de lo hecho en tapas anceriores, gasto que puede prolongarse hasta que termine el perfodo periodo de inspeccién final que da por terminada la obra. Las modificacio- nes en esas instancias tendrdn un costo muy inferior al que resultard si se descubren y corrigen durante la puesta en marcha y recepcién. Influencia del director del proyecto en los resultados La participacién temprana de un director del proyecto capaz tiene una imporcancia capital en los resultados de proyecto, puesto que es en sus n donde es posible introducir ideas ereativas, disefios econé- es, organizaciones y programas adecuados, etc. E |a flexibilidad del proyecto es grande; a medida que pasa el neran gastos clasticidad (Fig. 2 Mpo, se Be~ se toman decisiones 0 compr. so == — co bela ig i ° ! i aaa ‘ : me i : a } i e ow 8 7 | == are a Fig. 2.3. Copia: CARACTERISTICAS DEL PROYECTO {Cémo influye cl administrador de proyecto en el costo durante la etapa de ingenieria de ejecucién? 1. Area de diseno: Comprobando que ellos representan la combinacién ide menor costo entre la obra misma y rendimientos de equipos), su facilidad para cons de disefio + ingenieria de construccién) y los costos 2, Avea de construccién: Buscando eficiencia en la contratacién de obras Eleccién de: ~ Tipo de contrato Bases administrativas y técnicas ~ Plazos de construccién (valor éptimo) Fjecucis = Coordinacién entre contratista = Resolucién oportuna de confictos, omisiones, Control de calidades y plazos = Suministros oportunos = Ingenieria de valor dudas © imprevistos 3. Area de su propia organizaciér ~ Gestién de direccidn y coordinacién = Control de recursos = Control de programas cas relevantes de la fase de ejecucién as metas del proyecto fa afin al proyecto Sn de proyectos iderazgo y capacidad de gestion - Costo - Precisi generalmente superior al 95% de Ia inversién roral del presupuesto: Entre -5% y +10% 2.3 Secuencia de las etapas ral de las fases del proceso de materializacién de un pro~ argo, dependiendo de las ca- ro La secuencia yecto civil es Disefio-Construccidn, Sin emb:4, avsnrasmeacibw DE PROVECTOS CIVILES/ Mario Campero Luis Fernando Atri al mandante, esta secuencia natural conviene traslaparlaen alguna medida A modo de ejemplo, el esquema siguiente muestra las siguientes opciones que se dan en las obras i __ fierce Fig. 24, Métodos de contratar la ejecucién. Comparacién esquemitica _ Puede observarse que Ia Secuencia Fast Track, que traslapa parte del fio (generalmente, disefio de detalle) con las primeras actividades de sjecucién (licitaci6n), disminuye el plazo total del proyecto. Para su ap ‘én es necesario tomar en cuenta que el contratista ha fijado precios in contar con la rotalidad de los antecedentes, los que recibird incluso en las primeras etapas de construccidn. En consecuencia, el jefe de proyecto debe tener especial cuidado en que la ingenieria de det de a la ingenieri se acomo- basica que sirvié para determinar los precios; en caso contrario los precios pueden no representar el costo real de la obra. Un método alternativo, posible de utilizar en algunos proyectos, asignar al constructor la responsabilidad sobre la ingenieria de detalle, de tal modo que asume las consecuencias en costo y modo qu en costo y plazo que deriven de esta La Secuencia Negoc por efecto de que se inicia ‘én permite reducir atin mds el plazo de la obra, el proceso de licitacién sélo con un predisefio 0 Capt: CARACTERISTCAS DEL. PROYECTO anteproyecto del trabajo. El precio del trabajo se acuerda en una negocia- ci6n directa entre uno o dos candidatos de absoluta confianza del duenio. dela obra. Enire las ventajas de una negociacién pueden destacarse: a) Ahorro en el plazo de término (adelanto de la operacién comercial) y b) Ahorro en costo total porque pueden encontrarse soluciones constructivas econémi- cas en conjunto con el constructor. EI mayor inconveniente es que puede quedar duda de si se ha conse- ‘guido el precio mas bajo del mercado. De aqui la necesidad del lazo de confianza entze los participantes, logrado por medio de una relacién de largo plazo. 2.3.1 NECESIDAD DE CUMPLIR CON LA SECUENCIA DE FASES La secuencia de las fases habituales de un proyecto: estudios de prefactibi lidad y de factibilidad, tienen por objeto hacer las inversiones menores po- les, pero suficientes, para obtener la informacidn que requiere el estudio de la evaluacién econémica. Los esquemas secuenciales de trabajo tienen, por supuesto, un cardcter general, de modo tal que su aplicacién estricta no es necesaria en todos los proyectos. Con alguna frecuencia, el director de proyecto tendra deseos de fundir las etapas de prefactibilidad y Factibi- lidad para economizar tiempo y aprovechar las ventajas circunstanciales de una puesta en servicio anticipada. Este es el caso de productos cuya venta es fundamentalmence de temporada. No debe olvidarse, sin embargo, que la decisign de materializar el proyecto se fundamenta en los resultados del estudio econdmico, de manera que los antecedentes en que se apoya el estudio deben ser suficientemente completos y confiables como para asegurar que los resultados no cambiarin cuando se recoja la informacién gue requiere el proceso de disefio. Si la etapa que nos salcéramos fuese la de prefactibilidad, haciéndose de inmediato la inversién que requiere ol estudio de factibilidad, y sus resultados econémicos fuesen negativos, s€ lamentarfa haber omitido la etapa anterior que pudiera haber advertido lad. Mas peligroso atin puede resulta el iniciar los disefios basado sdlo en que el andlisis cconémico a nivel de prefactibilidad fue fa- vorable, puesto que, con mejores antecedentes, el informe de factibilidad podria haber sido desfavorable. En el caso de obras civiles, la decision de “saltarse” una de las etapas puede apoyarse en los resultados del anilisis de sensibilidad que comple- menta la evaluacién econémica de la etapa anterior. de esa posi16 Anwanasteaciow pe PROYECTOS CVILES Maro Campero, Lis Fernando Alecia Supongamos que, en la etapa de prefactibilidad, los resultados econé- icos (TIR y VAN) son satisfactorios para un presupuesto de inversion considerado razonable. No obstante, a nivel de prefactibilidad los antece. dentes de base son incompletos y generan resultados cuya prec el rango de 15 % a + 25% (Fig. 2.5.. 23. influencia de cada etapa en los costos del proyecto. Se observa que, incluso en los inicios del periodo de operacin (particularmente durante la puesta en marcha) es posible influir para hacer correcciones menores. No obstante, el costo de operacién (gasto en recur- $05, epuestos, etc.) quedaré determinado por lo hecho durante la etapa de Ingenieria de desatro 20% ee L 10% | Face — 15% ' Cae Fig. 2.5. Precision de los Presupuestos segin la etapa del proyecto Esta incertidumbre en los costos se reduce si se mejora la informacién, para lo cual hay que invertir tiempo y dinero. Los nuevos antecedentes per. ‘mien revisar el valor de lainversidn y repetir la evaluacién téenico-econd: 2, Para tomar la decisién de evitarse una fase de los estudios, zat la sensibilidad de los i aa que la del presupuesto, el TIR disminuiria del 15 % al 5 %. En caso de que el ducfio tenga proyectos alternativos 1CAS DEL PROYECTO lidad mayor que el 5 %, por lo que no le inte- jores al 10 %, probablemente no quiera iniciar el proyecto con ese nivel de riesgo y prefierainvertir algo més en estudios para bajar la incertidumbre en los costos, es decir, clegira proseguir con el «Smicos del proyecto fuesen tan buenos como los D, puede ser que convenga iniciar de inmediaco las circunstancias, o pucsta en servicio del proyecto. TR la importancia en el desarrollo del proyecto de su estudio en aremos finalmente, la influencia que pueden tenet una cual- quiera sobre la etapa siguiente:LB ADMIMsTRACION DE PROYECTOS CIVLES/ Maro Campero, Lai Fernando Alarm Prefactibilidad y Factibilidad Si en la primera no se han investigado todas las opciones posible, pudiera suceder que: a) El estudio de fact mejor. b) Esta opcién mejor se descubra tarde, perdiéndose el trabajo anterior. idad se desarrolle para una opcién que no es la lidad es deficiente, el efecto sobre la etapa posterior serd semejante al caso anterior, pero de mayor impacto econémico, Disefio y Bjecucién Un disefio defectuoso debe corregirse en la etapa de ejecuci teriora la eficiencia, los costos y los plazos del proceso. Estadisticamente, es el factor més frecuente de conflictos contractuales Diseio, Ejecucién y Operacién Un mal disefio o deficiente construccién pueden generar: a) Que no se alcancen las metas de produccién, 5) Que los errores deban repararse antes o durante las pruebas de puesta en servicio, comprometiendo la fecha establecida para la marcha co- mercial. PUESTA EN PER(ODO DE eee eee a eaves GARANTIA Fig. 2.7. Recepeién del Proyecto Capitulo Us CARACTERISTICAS DEL, PROVECTO Bibliografia MEJIA, FRANCISCO, Manual de Identifiacién, Preparacién y Evaluacién de Proyec- tos. Cuadernos del ILPES, Santiago 1995, PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, Project Management Body of Knowledge 1996. AMERICO, Direceién de Proyectos. Ediciones del Colegio de Ingenieros de 1993, PAULSON, BOYD C. Desinging to reduce construction cost, journal of the construc- tion Division. ASCE, 1976.