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PERFIL DE PUESTO

Cdi
go:
Edici
n:
Fec
ha:

IDENTIFICACIN DEL PUESTO


DENOMINACIN DEL PUESTO: Secretaria de Gerencia
DEPARTAMENTO: Gerencia

DEPENDE DE: Gerencia General

PERSONAL A SU CARGO: N/A


HORARIO DE TRABAJO: 8:00 am 6:00
Tipo de contratacin: Tiempo completo
p.m.
UBICACIN FSICA DEL PUESTO: Edificio Torre Alfa, Col. Lomas del Guijarro, 100 metros
adelante del Ministerio Pblico. 1er nivel
GENERALIDADES
OBJETIVO DEL PUESTO:
Apoyar en labores secretariales administrativas a la Gerencia General con la finalidad de
hacer ms eficientes los tiempos, facilitar la bsqueda de informacin y suministrar los
artculos y/o servicios requeridos.
OBJETIVO ESPECFICO:
Ejecutar actividades de carcter administrativo relacionadas con la recepcin, almacenamiento y
entrega de documentos de clientes internos y externos de la empresa, manteniendo la debida
reserva y confidencialidad de la informacin proporcionada.
Poseer habilidades en redaccin, comunicacin efectiva y calidad de servicio con clientes externo
e interno, manejo de informacin confidencial y prudencia.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
FUNCIONES:
Llevar el control de la agenda de la Gerencia.
Apoyar en la logstica de eventos institucionales, al interior y exterior.
Contestar y canalizar las llamadas telefnicas recibidas en la Gerencia.
Organizar y controlar el archivo fsico y computacional de la Gerencia.
Recepcin y despacho de la informacin externa.
Conocer las responsabilidades que poseen otros miembros de la empresa, transmitir o
canalizar la informacin recibida a quien corresponda.
Manejar agenda de trabajo del Gerente General.
Realizar tareas de apoyo tales como elaboracin de cartas y documentos, scanner, entre
otros. Realizar las solicitudes de materiales de oficina, despacho y mantencin de stock de los

mismos.
RESPONSABILIDADES:
Agendar los compromisos, juntas y proyectos de la Gerencia.
Canalizar las llamadas telefnicas segn corresponda y tomar nota de los recados cuando el
personal de la Gerencia esta de sesionando o ausente.
Enviar correspondencia y materiales de forma interna y usuarios externos que tienen
relacin con la Gerencia.
Recepcin y Distribucin de correspondencia manteniendo la prudencia y confidencialidad
de los documentos
APTITUDES

Capacidad de comunicacin: Contacto continuo con clientes internos, externos o terceros ya


sea va email, telfono o de manera presencial. Redaccin de cartas y documentos, etc

Capacidad de organizacin: Control de documentacin e informacin, gestin del tiempo

Capacidad de trabajo en equipo: Coordinacin con sus compaeros para desarrollar


determinadas tareas, compartir responsabilidades y objetivos.

Dinamismo: Desarrollo de diferentes actividades al mismo tiempo, para lo cual necesita


adaptarse rpidamente a los cambios, as como, iniciativa para enfrentar situaciones difciles.

Capacidad de razonamiento: Resolucin de problemas cotidianos basndose en el


razonamiento lgico, extrayendo conclusiones y aprendiendo de la experiencia.

POSICION DENTRO DEL ORGANIGRAMA