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PASOS EN LA PLANEACIN

Tomadode:http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capi
tulo1/Pages/1.4/143Pasos_planeacion.htm.
Paraquealgoselleveacabo,esnecesariotenerencuentaunaseriedepasos,ymssiseest
tratando de planear algo. Ya se haba mencionado que la planeacin es la formulacin,
seleccinyvisualizacindeactividadesfuturas,quesecreeseannecesariasparaalcanzarlos
resultadosdeseados,esmuyimportanteporquepermiteunaeficienciaenlasaccionesdelas
personas y las organizaciones produciendo un adecuado funcionamiento de todo el proceso
administrativo,dondesepuedeaplicarelcontroleircorrigiendoenelcaminoparareducirla
incertidumbreydartranquilidadalfuncionamientodelaorganizacin.

Conunabuenaplaneacinsepuederesponderoportunamentealoscompromisosadquiridos
con los dems. Por ejemplo, cuando en una empresa comercial un cliente solicita un pedido
grande, para ser entregado en quince das, si en esta empresa existe una buena planeacin
probablemente se podr entregar el pedido a tiempo de lo contrario se incurrir en
incumplimiento al cliente, hecho que desacredita enormemente la imagen de la empresa,
comoocurrienuncasocitadoenlaRevistadeGerentes:unempresariotenaunnegociode
encuadernacin, con posibilidad de crecer en el futuro, pero en su etapa ms importante
empez a decaer porque el dueo no tuvo en cuenta que el negocio iba a progresar en tan
cortotiempo;unodelosclientesleofrecibuenasretribucionessilaceptabaunospedidos
extras,elencuadernadoraceptlapropuesta,leentregaronunanticipoyempezatrabajar
enesepedido,perosusotrosclientescomenzaronareclamarporretrasosenlaentregadesus
pedidos.

El encuadernador emple ms personas y abri otro turno de trabajo, pero esto no fue
suficienteporquelosretrasoseincumplimientosseseguanpresentando,dadoqueenalgunas
ocasiones el segundo turno se detena por falta de insumos por lo cual los costos se
aumentaban y el anticipo de dinero empez a ser insuficiente, se atrasaron los pagos al
personal y esto produjo descontento general, algunos empleados renunciaron y otros no
cumplansulaborconeficiencia,elresultadofinal:unnegocioenquiebradebidoalretirode
susclientes.14

Loanteriornosdemuestraquelacarenciadeplaneacinescatastrfica,enestecasosedeba
dar respuesta a muchas cuestiones como: qu costos nos ocasionar en nuevo contrato?,
Qu cantidad de personal y de materia prima sern necesarias para cumplir este nuevo
compromiso?,Podemoscumplirdemandasinafectarlaexistente?.

Lospasosdelaplaneacinconstituyenunprocesoracionalparaellogrodelosobjetivosysu
seguimientosepuederealizarencualquierplaneacin.Lospasospuedensermssimplesyde
mayoraplicabilidaddependiendodeltipodeplan,perogeneralmentelosochopasossonde
aplicacingeneral.

Las etapas de la planeacin son importantes tanto para programas importantes y de gran
envergaduracomoparaprogramaspequeosdebidoasuimportantecontenido.

Lospasosdelaplaneacinconstituyenunprocesoracionalparaellogrodelosobjetivosysu
seguimientosepuederealizarencualquierplaneacin.Lospasospuedensermssimplesyde
mayoraplicabilidaddependiendodeltipodeplan,perogeneralmentelosochopasossonde
aplicacingeneral.

1. CONCIENCIA DE OPORTUNIDADES
No es estrictamente parte del proceso de planeacin, advertir una oportunidad, es el punto
inicialrealdelaplaneacin,Sedebeconocerlaposicinenlaquenosencontraremosalaluz
delospuntosfuertesylasdebilidades,comprenderporquesedeseareducirlaincertidumbrey
saber cuales son las expectativas de ganancias. La fijacin de objetivos realista depende de
este conocimiento, la planeacin exige un diagnstico realista de la situacin de las
oportunidades.

Por esto es conveniente hacer un estudio preliminar de las oportunidades futuras y la


capacidad de verlas con claridad y por completo, un conocimiento de dnde estamos y de
nuestrasfuerzasydebilidadesycomprenderlosproblemasquesequieranresolver,ascomo
saberloquesedesealograr,buscandoestablecerobjetivosposibles.

Comoejemplo,podemoscitaraIBM,cuandoestaempresaempezaincursionarenelmedio,
existamuchacompetenciaylaempresanotenamuchaexperienciaylaamenazaprovenade
poderosas compaas, los colaboradores de IBM decidieron hacer de esta empresa una
ganadoraenelmercadocomercial,porlocualtrabajaronduroenlafuerzadeventas,deesta
manerala satisfaccin del cliente setomcomopilarbsicoparalacompaa,hecho quele
genersuposteriorxitoenelmercado.

2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Consiste en establecer objetivos para la empresa en general y luego para cada rea de esta,
realizando lo anterior para el corto y largo plazo. Los objetivos explican los resultados
esperados, sealan los pasos a seguir as como su prioridad, y que se debe lograr con las
estrategias,polticas,procedimientos,reglas,presupuestosyprogramasconlosquesecuenta.
Los objetivos de la empresa determinan la direccin de los planes principales y definen los
objetivosdecadadepartamentoqueasuvezcontrolanlosdepartamentossubordinadosyas
sucesivamente,reflejandolajerarquaorganizacional.

3. CONSIDERACIN O DESARROLLO DE PREMISAS


Premisassonsuposicionessobreelambienteenelqueelplanhadeejecutarse,dehechoel
principio bsico de las premisas de planeacin es cuanto mayor sea el nmero de personas
encargadas de la planeacin que entiendan y estn de acuerdo en utilizar las premisas
congruentesdelproceso,tantomscoordinadaserlaplaneacindelaempresa15
Desarrollar, divulgar y obtener acuerdos para utilizar premisas crticas de planeacin, stas
son:pronsticos,polticasaplicablesbsicasyplanesexistentesenlacompaa.Sonsupuestos
acercadelmedioambienteenelquedebeejecutarseelplan.

Para el desarrollo de estas premisas es importante tener en cuenta preguntas como: Cul
ser el mercado?, Qu volumen de ventas manejar?, Qu precios?, Qu avances
tecnolgicosdeboconseguir?,Qucostos?,Cmofinanciarlaexpansin?,Culessonlas
tendenciasalargoplazo?,entreotraspreguntasglobalesquedebemoshacer.

Noesrentablenirealistahacersuposicionessobrecadadetalledelambientefuturodeunplan
debido a que el futuro es muy complejo. Por consiguiente las premisas estn limitadas a
suposiciones que aparentan ser crticas o estrategias para un plan, es decir aquellas que
influyenmsensuoperacin.

4. DETERMINACIN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIN


Consiste en buscar y examinar cursos alternativos de accin, especialmente los que no son
muy evidentes, ya que en muchas ocasiones la alternativa razonable que no es muy obvia

puedeserlamejor.Elproblemanoradicaenencontraralternativassinoenreducirsunmero
paraanalizarlasmsprometedoras.

5. EVALUACIN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIN


Despusdebuscarloscursosalternativosyexaminarsusfortalezasydebilidades,elsiguiente
paso es evaluarlos mediante una comparacin entre estos y las metas antes fijadas. Ya que
existe gran cantidad de cursos para todas las situaciones y son muchas las variables que se
deben analizar, en este paso de la planeacin la investigacin de operaciones y las tcnicas
matemticasydecomputacintienensuprincipalaplicacinenlaadministracin.

6. SELECCIN DE UN MDULO DE ACCIN


Enestepasoseadoptaelplandepuntorealdelatomadedecisiones,yaqueeladministrador
debedecidirsiseguirvarioscursosenlugardelmejor.

7. FORMACIN DE PLANES DERIVADOS


Se aconseja este sptimo paso ya que muchas veces cuando se toma una decisin, la
planeacinestcompleta,portalmotivosenecesitanplanesderivadospararespaldarelplan
bsico.

8. EXPRESIN NUMRICA DE LOS PLANES A TRAVS DEL


PRESUPUESTO
En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al establecimiento del plan,
medianteunaexpresinnumricaconvirtindolosenpresupuestos.Lospresupuestosglobales
deunaempresasonlasumatotaldelosingresosylosgastos,conlasutilidades,presupuestos
de las principales partidas del balance general (efectivo y gastos de capital). Si los
presupuestos son bien elaborados sirven de medio para sumar los diversos planes y fijar
estndaresimportantescontralosquesepuedamedirelavancedelaplaneacin.

Enelsiguientecuadrosepresentaunresumendelasetapasdelaplaneacinanteriormente
explicadas:

Figura1.PasosdelaPlaneacin.16

14.GALEANO, Jorge A.La planeacin a su alcance.Bogot.D.C.,Serie


de conocimientos prcticos.Norma,1994.
15.KOONTZ, Wehirich. Administracin Global.:Mc Graw Hill.
16 KOONTZ.Harold. Administracin una Perspectiva Global. Dcima
Edicin. Mc Graw Hill,p.131.